TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC o0o BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP Đơn vị thực tập: Chi nhánh Công ty cổ phần Tara Giáo viên hướng dẫn: TS. Chu Thị Thủy Sinh viên thực tập: Họ và tên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : K47U4 Mã sinh viên: 11D210195 HÀ NỘI – 2015 Phần 2. Tình hình hoạt động quản trị nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara 2.1. Tình hình nhân lực và chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự của Chi nhánh công ty cổ phần Tara 2.1.1. Tình hình nhân lực của phòng Hành chính – nhân sự của công ty Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính- Nhân sư Hiện nay, phòng Hành chính – Nhân sự của Tara bao gồm 4 người, trong đó có một trưởng bộ phận, một nhân viên hành chính, một nhân viên nhân sự, một nhân viên tạp vụ. Đội ngũ nhân viên của phòng đều là nhân lực trẻ, năng động, tất cả đều đạt trình độ đại học (trừ nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ là lao động phổ thông). 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – nhân sự của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Chức năng: - Hoạch định chiến lược nhấn sự, quản trị nguồn nhân lực - Tuyển dụng nhân sự theo đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty - Đào tạo định hướng và phát triển nhân viên - Đảm bảo các chế độ lương thưởng, phúc lợi, BHXH, BHYT. Trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật - Giao tế nhân sự, xây dựng văn hóa công ty - Quản trị công tác hành chính trong toàn Công ty Nhiệm vụ: - Hoạch định chiến lược, mục tiêu nhân sự dài hạn, ngắn hạn, tham mưu cho Tổng giám đốc - Định hướng phát triển nguồn nhân lực và thiết lập cơ cấu tổ chức theo nhu cầu quản trị và phát triển của công ty - Xây dựng chương trình quản trị mục tiêu và phát triển MBO. Triển khai thiết lập mục tiêu và đánh giá thành tích nhân viên của Phòng giám sát việc giao mục tiêu và đánh giá thành tích của CBNV toàn Công ty - Xây dựng từ điển năng lực, tổ chức thực hiện đánh giá năng lực nhân viên 2.1.3. Tổ chức phòng Hành chính – nhân sự Theo sơ đồ 2.1 và như đã trình bày trong mục 2.1.1, phòng Hành chính – Nhân sự hiện bao gồm 4 nhân viên, nằm ở các vị trí: trưởng bộ phận, nhân viên hành chính, nhân viên nhân sự và nhân viên tạp vụ. Tổ chức và phân chia công việc trong phòng khá rõ ràng, mỗi vị trí đảm nhận một nhiệm vụ riêng, không chồng chất lên nhau, đảm bảo tạo thành một quy trình liên tục. Trong đó nhân viên hành chính chuyên phụ trách quản lý VPP, TSCĐ, phần mềm điện thoại, phần mềm chấm công và các giấy tờ hành chính liên quan, nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm về tính lương, trả thưởng, giải quyết các chế độ phúc lợi theo chính sách Công ty và theo luật định (như BHXH, BH AON, Trợ cấp, Thuế TNCN…) và phụ trách công tác tuyển dụng, trưởng bộ phận là người hoạch định chiến lược, mục tiêu bộ phận và chịu trách nhiệm điều hành quản lý dựa theo chiến lược công ty đề ra. 2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường quản trị nhân lực tới hoạt động quản trị nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Hoạt động quản trị nhân lực của Tara chịu tác động bởi các nhân tố môi trường, có thể chia thành 2 nhóm: nhóm nhân tố môi trường bên ngoài và nhóm các nhân tố thuộc môi trường bên trong. Nhóm các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài bao gồm: tình hình kinh tế vĩ mô, thị trường lao động, luật pháp, văn hóa xã hội, khoa học kĩ thuật công nghệ, đối thủ cạnh tranh. Ví dụ như Công ty tuân thủ đúng chính sách pháp luật về thời gian làm việc không quá 48 tiếng/tuần; các quy định lương tối thiểu; tham gia các chế độ bảo hiểm xã hội. Nhóm các nhân tố thuộc môi trường bên trong bao gồm: Sứ mạng, mục tiêu kinh doanh của công ty, chiến lược kinh doanh của công ty, môi trường văn hóa và yếu tố nhà quản trị. Các nhân tố này tác động trực tiếp lên các hoạt động quản trị nhân lực, chẳng hạn như các kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo nhân lực của công ty để đáp ứng nhu cầu và thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3. Thực trạng hoạt động quản trị nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara 2.3.1. Thực trạng về quan hệ lao động của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Tình hình quan hệ lao động tại Tara diễn ra theo cơ chế hai bên: sự giàn xếp, hợp tác trực tiếp ngữa người quản lý và nhân viên hoặc tập thể nhân viên nhằm đạt được sự thỏa thuận, thống nhất đối với những vấn đề hai bên cùng quan tâm. Quan hệ lao động được thể hiện chủ yếu thông qua các hoạt động đối thoại, thương lượng giữa hai bên. Nội dung đối thoại, thương lượng xoay quanh các vấn đề như: lương, thưởng, lương làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, các loại phụ cấp, trợ cấp, các chương trình phúc lợi, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Kết quả của việc đối thoại, thương lượng giữa đại diện của quản lý và nhân viên sẽ được quy định cụ thể trong thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động. 2.3.2. Thực trạng về tổ chức lao động của Chi nhánh Công ty Cổ phần Tara Nội dung tổ chức lao động tại công ty bao gồm các nội dung chính: Tổ chức và phục vụ nơi làm việc; Tổ chức chế độ làm việc và nghỉ ngơi; Phân công lao động và hợp tác lao động. Tổ chức lao động khoa học tại công ty hoàn toàn hợp lý và giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc đồng thời đảm bảo tính khoa học, sự an toàn, phát triển toàn diện của NLĐ góp phần củng cố mối quan hệ của con người trong lao động. 2.3.3. Thực trạng về định mức lao động của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Công tác định mức lao động khá phức tạp vì thực chất đây là sự tập hợp một chuỗi các công việc liên quan chặt chẽ đến nhau như xây dựng, xét duyệt, ban hành áp dụng, quản lý thực hiện và sửa đổi các định mức lao động. Do đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực phân phối nên rất khó định mức được cụ thể, tuy nhiên công ty xây dựng chỉ tiêu doanh số cần đạt được trong một tháng cho các vị trí như nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh…và lấy đó làm cơ sở trả lương trả thưởng. 2.3.4. Thực trạng về hoạch định nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Công tác hoạch định nhân lực của công ty chỉ thể hiện qua các hoạt động tác nghiệp như lập các kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo và phát triển hàng năm của công ty. Các kế hoạch này đều do chuyên viên nhân sự chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch. Tại công ty, hoạch định nhân lực nhằm đảm bảo cho công ty có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Giúp công ty chủ động thấy trước được các khó khăn về nhân lực và quản lý nhân lực do môi trường kinh doanh và tìm các biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức về nhân lực, nhận rõ các hạn chế và cơ hội để phát triển nguồn nhân lực đảm bảo sắp xếp đúng người, đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết; sẵn sàng có nhân lực phục vụ cho các hoạt động, linh hoạt ứng phó với sự thay đổi trên thị trường; chủ động hơn với những thay đổi trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp; gắn kết các hoạt động quản trị nhân lực lại với nhau: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, 2.3.5. Thực trạng về phân tích công việc của doanh nghiệp Phân tích công việc được tiến hành khi: công ty mới được thành lập hoặc chương trình phân tích được thực hiện lần đầu tiên; khi phát sinh thêm một công việc mới; khi công việc thay đổi do thay đổi chiến lược kinh doanh. Sản phẩm cuối cùng của phân tích công việc là 3 tài liệu: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc. 2.3.6. Thực trạng về tuyển dụng nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Hiện nay do quy mô công ty đang ngày càng mở rộng và phát triển, hơn nữa do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty nên nhu cầu về nhân lực khá lớn. Do vậy, công tác tuyển dụng được xem là một trong những khâu quan trọng nhất của hoạt động quản trị nhân lực. Quy trình tuyển dụng của Chi nhánh công ty Cổ phần Tara: Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng Bước 2: Lên kế hoạch và thông báo tuyển dụng Bước 3: Tiếp nhận và lọc hồ sơ Bước 4: Phỏng vấn vòng 1 Bước 5: Phỏng vấn vòng 2 (kiểm tra năng lực chuyên môn) Bước 6: Thông báo kết quả phỏng vấn tới ứng viên Bước 7: Thủ tục nhận việc cho nhân viên mới Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng chính thức 2.3.7. Thực trạng về đào tạo và phát triển nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Công tác đào tạo nhằm đảm bảo cho NLĐ trong công ty được đào tạo, bồi dưỡng, trang bị kiến thức về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức ngoại ngữ và các kiến thức bổ trợ khác nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên, nguồn lao động thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc được giao. Theo yêu cầu của công việc, hằng năm Trưởng Đơn vị phân tích và xác định nhu cầu đào tạo nhân viên. Căn cứ theo nhu cầu đào tạo và ngân sách của các Đơn vị đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, Phòng HCNS tiến hành thực hiện các thủ tục đào tạo. Cán bộ nhân viên được đề cử đào tạo phải có cam kết về thời gian phục vụ cho Công ty, cụ thể: (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) Bảng 2.1: Cam kết thời gian phục vụ sau quá trình đào tạo 2.3.8. Thực trạng về đánh giá nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Đánh giá nhân lực là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người (nhóm người) lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với người lao động. Tại Tara tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc định kì 6 tháng 1 lần cho nhân Stt Học phí Thời gian phục vụ 1 Từ trên 05 triệu à 10 triệu 06 tháng 2 Từ trên 10 triệu à 30 triệu 01 năm 3 Từ trên 30 triệu à 50 triệu 02 năm 4 Từ trên 50 triệu à 80 triệu 03 năm 5 Từ trên 80 triệu à 120 triệu 04 năm 6 Trên 120 triệu 05 năm viên chính thức, và sau 2 tháng đối với nhân viên thử việc. Công tác đánh giá nhân lực sử dụng phương pháp thang điểm do nhân viên tự đánh giá và người quản lý trực tiếp đánh giá, kết quả đánh giá làm cơ sở cho hoạt động đãi ngộ nhân lực như trả lương, trả thưởng. 2.3.9. Thực trạng về trả công lao động của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Công ty đã xây dựng và ban hành quy chế trả lương. Quy chế quy định hết sức chặt chẽ, rõ ràng các quy định, cách thức và hình thức trả lương cho người lao động. a) Phần lương Tiền lương của một nhân viên bao gồm tiền lương cơ bản cộng với các khoản phụ cấp (nếu có) cộng với lương phụ trội (lương làm thêm giờ). Cơ sở dùng để tính lương ngày, lương giờ và tiền lương thực nhận hàng tháng là số ngày làm việc theo chế độ trong tháng và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tiền lương tháng thực nhận xác định theo công thức sau: Lương một tháng = Lương 1 ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp Tùy vào từng vị trí chức danh công việc mà công ty quy định các khoản phụ cấp khác nhau như phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, phụ cấp tiếp khách, phụ cấp ăn trưa. c) Khen thưởng - Thưởng trực kinh doanh - Thưởng bộ phận gián tiếp d) Bảo hiểm xã hội - Đối tượng được tham gia bảo hiểm xã hội: Cán bộ nhân viên ký hợp đồng lao động chính thức với Công ty có hợp đồng lao động thời hạn từ 03 tháng trở lên. - Mức tham gia bảo hiểm xã hội: người lao động đóng 10,5%; Công ty đóng 20% 2.3.10. Thực trạng về hiệu quả sử dụng lao động của chi nhánh công ty cổ phần Tara Từ khi thành lập tới nay, Chi nhánh công ty CP Tara đã từng bước sắp xếp, điều chỉnh, phân công đúng người, đúng việc, tuyển dụng những cán bộ trẻ có năng lực chuyên môn, góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, tạo bầu không khí làm việc lành mạnh và thoải mái trong công ty. Công ty luôn tìm cách vươn lên trong mọi lĩnh vực, từ việc tổ chức nguồn lao động, phân bổ hợp lý nguồn lao động giữa các phòng ban đến công tác khen thưởng, kích thích tác động vào đời sống của nhân viên trong công ty. Chính vì vậy mà doanh thu và lợi nhuận của công ty liên tục tăng qua các năm. Qua đó ta thấy thực trạng sử dụng lao động mang lại hiệu quả khá tốt. 2.3.11. Thực trạng về hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng của chi nhánh công ty cổ phần Tara Chi phí cho tuyển dụng bao gồm: chi phí đăng tuyển online, chi phí vé xe cho nhân viên tới phỏng vấn, chi trả lương thực tập, tuyển dụng qua trường đại học. Cụ thể, chi phí tuyển dụng 2013-2014 (đơn vị: triệu đồng): STT NỘI DUNG NĂM 2013 NĂM 2014 1 Chi phí trả vé xe 2,088,000 4,410,000 2 Chi trả lương thực tập 1,216,277 14,254,793 3 Đăng tuyển online 3,500,200 3,942,400 4 Tuyển dụng qua trường đại học 100,000 - TỔNG 6,904,477 22,607,193 (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) Bảng 2.2: Chi phí tuyển dụng năm 213-2014 Với mức chi phí trên, hoạt động tuyển dụng diễn ra thường xuyên liên tục với hiệu quả tốt đồng thời đảm bảo cung cấp kịp thời đủ số lượng lao động có yêu cầu tuyển mới cho mỗi bộ phận/phòng ban. 2.3.12. Thực trạng về hiệu quả sử dụng chi phí đào tạo của chi nhánh công ty cổ phần Tara Tara đã xây dựng được một hệ thống các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo và phát triển hợp lý với chiến lược hoạt động và kinh doanh, chính sách nhân sự của công ty. Quy trình đào tạo phải trải qua các bước chặt chẽ và đánh giá kết quả đào tạo ngay trước, trong và sau quá trình đào tạo. Qua đó, quá trình đào tạo và phát triển của Tara đã có một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và sãn sàng cống hiến. 2.3.13. Thực trạng về hiệu quả sử dụng tiền lương của chi nhánh công ty cổ phần Tara Việc áp dụng trả công lao động theo các nguyên tắc cạnh tranh, công bằng và đảm bảo tài chính doanh nghiệp đã giúp công ty tạo được động lực cho nhân viên làm việc. Các quy định, chính sách liên quan đến trả công được đưa ra dựa trên những xem xét, đánh giá năng lực làm việc; thành tích thực hiện công việc; kinh nghiệm nghề nghiệp; trình độ chuyên môn;… của nhân viên. Ngoài ra, công ty còn chú trọng đến môi trường làm việc, tạo bầu không khí hưng phấn, thoải mái và giá trị công việc nhằm khai thác tối đa khả năng sáng tạo và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. . 2015 Phần 2. Tình hình hoạt động quản trị nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara 2.1. Tình hình nhân lực và chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự của Chi nhánh công ty cổ phần. quản lý dựa theo chi n lược công ty đề ra. 2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường quản trị nhân lực tới hoạt động quản trị nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Hoạt động quản trị nhân. Thực trạng hoạt động quản trị nhân lực của Chi nhánh công ty cổ phần Tara 2.3.1. Thực trạng về quan hệ lao động của Chi nhánh công ty cổ phần Tara Tình hình quan hệ lao động tại Tara diễn ra