XÂY DỰNG HỆ THỐNG NHÂN SỰ KẾ HOẠCH MARKETING TRONG 6 THÁNG ĐẦU CỦA NHÀ HÀNG THE LIGHT. CHƯƠNG 1: NHÂN SỰ TRONG NHÀ HÀNG THE LIGHT Nhà hàng The Light trực thuộc khách sạn 5 sao Timesquare có quy mô khá lớn khoảng 250 khách thuộc phân khúc cao cấp. Vì thế, nhân sự của nhà hàng phải là nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản theo chuẩn của the Light. Nhân sự nhà hàng chia thành 7 bộ phận, trong đó có 4 bộ phận riêng: Phục vụ, Bếp, Bar, Vệ Sinh; còn lại các bộ phận: Hành chính (Sale Marketing, Kế Toán, Thu mua), An ninh, Kỹ Thuật được tận dụng từ khách sạn để tối ưu chi phí tuyển dụng, đào tạo, lương,… 1.1. Bộ phận điều hành 1.1.1. Tổng quản lý nhà hàng Điều hành hoạt động kinh doanh • Tổ chức điều hành và giám sát để việc hoạt động kinh doanh trôi chảy. • Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, công tác chuẩn bị, bố trí, phục vụ chất lượng thực phẩm, thức uống, công cụ lao động, vệ sinh, đảm bảo an toàn lao động, PCCC và ANTT trong bộ phận. Nhân sự • Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên các bộ phận. • Khích lệ động viên và xây dựng đội ngũ nhân viên với tinh thần làm việc tập thể. • Tiến hành đánh giá hiệu suất và thiết lập các mục tiêu. • Tối ưu hóa quy trình làm việc và năng suất. • Phê chuẩn việc điều động nhân sự làm việc làm việc ngoài giờ của bộ phận ẩm thực. Kế hoạch • Kết hợp với giám đốc Kinh doanh tiếp thị của khách sạn và nhân viên kinh doanh điều tra thị trường xu hướng ẩm thực để đưa ra kế hoạch kinh doanh biện pháp thích hợp nhằm tăng thị phần và doanh số. • Cập nhật và tiếp cận những kỹ thuật mới trang thiết bị mới để ứng dụng trong kinh doanh và phục vụ nhà hàng. • Kết hợp với bếp trưởng và các quản lý thuộc quyền thiết lập thực đơn định chuẩn tiêu chuẩn và phương cách triển khai các chương trình tiếp thị quảng cáo ẩm thực. • Kết hợp và giám đốc tài chính kế toán trưởng lập kế hoạch ngân sách chi phí trong năm của bộ phận. Giao tiếp • Định vị và duy trì thăm hỏi khách hàng quen thuộc giao tế để tìm kiếm khách hàng tiềm năng. • Tiếp đón những khách hàng quan trọng. • Theo dõi và xử lý các khiếu nại phàn nàn của khách hàng trực tiếp hay các review. • Chủ động xây dựng hình ảnh của nhà hàng. • Nỗ lực mở rộng phạm vi tiếp cận của nhà hàng thông qua các chương trình khuyến mãi đến đối tượng khách hàng mục tiêu. • Xây dựng và duy trì mối quan hệ nội bộ với các phòng ban bộ phận trong khách sạn Kiểm soát chất lượng và chi phí • Đảm bảo duy trì việc cung cấp chất lượng món ăn thức uống và phục vụ tiêu chuẩn đề ra. • Đảm bảo việc sử dụng và bảo quản các trang thiết bị dụng cụ phục vụ đúng cách an toàn vệ sinh sạch sẽ và trong điều kiện sẵn sàng phục vụ tốt. • Có biện pháp sử dụng điện, nước, thực phẩm, văn phòng phẩm, hàng hóa một cách hợp lý và tiết kiệm. • Phê duyệt các yêu cầu đặt hàng mua hàng trang thiết bị dụng cụ bộ phận ẩm thực. • Kiểm kê hàng tồn kho qua phần mềm kiểm kê kho tự động và đặt hàng nguồn cung hàng hóa cho nhà hàng. • Giám sát chất lượng nguồn cung và tiến hành đàm phán với các nhà cung ứng. 1.1.2. Thư ký • Tiếp nhận và phân phát công văn giấy tờ của bộ phận ẩm thực truyền đạt ý kiến chỉ đạo của giám đốc ẩm thực đến các bộ phận ẩm thực, bếp, trực thuộc. • Thu phát, sao chụp, soạn thảo, in ấn, bảo quản và lưu giữ các tài liệu hợp đồng, chứng từ, văn bản, biểu mẫu, đơn từ, hồ sơ nhân viên của bộ phận ẩm thực. • Thiết lập và quản lý các chứng từ hồ sơ khách hàng các chương trình sự kiện liên quan đến bộ phận ẩm thực. • Đăng tải các thông báo, giấy tờ lên mạng nội bộ để thông tin đến toàn thể nhân viên bộ phận. • Lập dự trù để xuất văn phòng phẩm làm giấy tờ đề nghị mua vào giấy đề nghị duyệt chi, giấy xin xe. • Bố trí các cuộc họp bộ phận, chuẩn bị tài liệu ghi biên bản và chỉnh lý các tài liệu cuộc họp. • Tiếp khách nghe và trả lời điện thoại nhận gửi fax, thư từ, tài liệu, thực đơn theo tiêu chuẩn và quy trình mẫu. • Thống kê tổng hợp các thông tin, tài liệu báo cáo cho giám đốc ẩm thực. • Lên lịch làm việc cho nhân viên trong bộ phận thông qua phần mềm lập lịch trình. • Chấm công của bộ phận văn phòng ẩm thực theo dõi và tổng hợp ngày công của bộ phận ẩm thực. • Bảo đảm việc tổ chức duy trì hoạt động của văn phòng đúng giờ dọn sạch sắp xếp lịch hẹn vào cuộc họp theo yêu cầu của giám đốc ẩm thực và nhắc nhở về việc này. 1.2. Bộ Phận Phục vụ 1.2.1. Quản lý Phục vụ • Bố trí phân công các ca làm việc hàng tuần của nhân viên dưới quyền, điều động nhân viên theo yêu cầu công việc, theo dõi chấm công hàng ngày qua phần mềm quản lý lịch trình. • Kiểm tra và giám sát tất cả các hoạt động chuẩn bị nhà hàng trước giờ mở cửa để kịp thời chuyển đổi nhằm đảm bảo dịch vụ và phục vụ có chất lượng tốt. • Kiểm tra an toàn vệ sinh, vệ sinh cá nhân, trang phục nhân viên phục vụ. • Phổ biến và kiểm tra sự hiểu biết thực đơn của nhân viên phục vụ. • Kiểm tra và theo dõi việc đặt bàn qua phần mềm quản lý đặt bàn. • Bảo đảm và quản lý việc sử dụng và bảo quản tất cả các máy móc trang thiết bị và dụng cụ trong nhà hàng hoạt động hiệu quả. • Tìm hiểu ý kiến của khách và nhân viên để đánh giá cải tiến chất lượng phục vụ, nhu cầu huấn luyện. • Tham dự các cuộc họp của bộ phận ẩm thực, báo cáo tình hình hoạt động và dự kiến tình hình công việc kinh doanh của nhà hàng. Tổ chức các cuộc họp hàng ngày định kỳ với các trưởng ca hoặc các nhân viên nhà hàng để trao đổi thông tin kiểm tra phổ biến hãy bố trí công việc. • Theo dõi kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân viên nhằm đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao nhất. Bảo đảm công việc trong giao ca khi nhận sổ ghi chép đầy đủ và rõ ràng. Phụ trách công tác huấn luyện tại chỗ, đào tạo, đánh giá nhân viên. 1.2.2. Giám Sát Giám sát nhân viên • Tham gia đề xuất tuyển dụng các chức danh cho bộ phận nhà hàng. • Tham gia đào tạo nhân viên mới. • Tổ chức hướng dẫn, kèm cặp nhân viên theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của nhà hàng. • Lên lịch công việc cho nhân viên hàng tuần và điều chỉnh phát sinh.(nếu được giao). • Sắp xếp điều động nhân viên thực hiện công việc.