Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

MỞ ĐẦU

1.Lí do chọn đề tài

Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thếgiới (WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưngcũng đặt ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và pháttriển.

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thịtrường thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán Đối với bất kì mộthợp đồng kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán nhưthế nào, phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng cóđem lại thuận lợi gì cho doanh nghiệp không Do vậy, mỗi doanh nghiệp cầnphải có những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanhtoán để tạo niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính củadoanh nghiệp mình.

Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cụ thể về kế toánthanh toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã banhành các Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanhnghiệp khi vận dụng vào thực tế Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộcvào đặc thù riêng của từng ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinhrất nhiều vấn đề trong việc tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với ngườibán và người mua.

Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần May Thăng Long được tìmhiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, thấy được tầm quantrọng cũng như thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua củaCông ty còn một số tồn tại cần hoàn thiện, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công tyCổ phần May Thăng Long”.

2.Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Với mục đích nhằm nâng cao hiểu biết về công tác kế toán thanh toánvới người bán và người mua, tạo cơ hội so sánh đối chiếu thực tế với nhữngkiến thức lý thuyết chuyên ngành đã được học từ đó tìm ra những điểm khácbiệt cũng như những tồn tại cần phải hoàn thiện.

Tuy nhiên với vai trò là sinh viên thực tập tốt nghiệp chưa có kinhnghiệm thực tế nên việc nghiên cứu tìm hiểu còn nhiều giới hạn, các kiếnnghị đưa ra mới chỉ dựa trên những lí luận được học ở nhà trường và quá trìnhtìm hiểu ở Công ty.

3.Tên và kết cấu của đề tài

Đề tài: “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người muatại Công ty Cổ phần May Thăng Long” ngoài mở đầu, kết luận đề tài bao

gồm 3 phần sau:

-Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần May Thăng Long

-Phần 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người muatại Công ty Cổ phần May Thăng Long

-Phần 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người muatại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS.Nguyễn Văn Công đã tận tìnhhướng dẫn và các cô chú anh chị trong phòng Kế toán tài chính của Công tyCổ phần May Thăng Long đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này!

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAYTHĂNG LONG

1.1.Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinhdoanh tại Công ty Cổ phần May Thăng Long có ảnh hưởng đến kếtoán thanh toán với người bán và người mua

1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần May Thăng Long được thành lập từ 08/05/1958 theoquyết định của Bộ Ngoại thương Khi thành lập Công ty mang tên Công tyMay mặc xuất khẩu (thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm) và cũnglà Công ty xuất khẩu đầu tiên của Việt Nam Trụ sở văn phòng Công ty đóngtại số 15 phố Cao Bá Quát – Hà Nội.

Tháng 7/1961, Công ty chuyển địa điểm làm việc về số 250 phố MinhKhai, thuộc quận Hai Bà Trưng, hiện nay là trụ sở chính của Công ty

Năm 1979, Xí nghiệp được Bộ Công nghiệp đổi tên thành Xí nghiệpMay Thăng Long.

Cuối năm 1989 và đầu những năm 90, khi Liên Xô và các nước ĐôngÂu tan rã thì mọi thách thức, khó khăn càng đè nặng lên Công ty, thị trườngtiêu thụ sản phẩm của Công ty gần như mất hết Đứng trước khó khăn này,lãnh đạo Công ty đã quyết định tổ chức lại sản xuất, trang bị lại gần như toànbộ các phương tiện, dụng cụ ở tất cả các công đoạn sản xuất, cải tạo nâng cấpnhà xưởng, văn phòng làm việc Đồng thời, Công ty chú trọng đến việc tìmkiếm và mở rộng thị trường mới Công ty đã ký nhiều hợp đồng gia công vàký hợp đồng bán sản phẩm cho nhiều công ty của Pháp, Thụy Điển đồng thờicũng đã tiếp cận với thị trường các nước Châu Á như: Trung Quốc, Nhật Bản.Thực hiện việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước và địa phươngtrong thời kỳ đổi mới, tháng 6/1992 Xí nghiệp được Bộ Công nghiệp nhẹ (nay

là Bộ Công nghiệp) cho phép chuyển đổi tổ chức từ Xí nghiệp thành Công tyvà giữ nguyên cái tên ý nghĩa “Thăng Long” theo quyết định số 218 TC/LĐ-CNN Công ty May Thăng Long ra đời, đồng thời cũng là mô hình Công tyđầu tiên trong các Xí nghiệp May mặc phía Bắc được tổ chức thực hiện theocơ chế đổi mới.

Năm 1995, Công ty đã mở thêm được nhiều thị trường mới và quan hệhợp tác với nhiều công ty nước ngoài có tên tuổi ở thị trường EU, Nhật Bản,Mỹ Từ năm 2000 Công ty bắt đầu thực hiện theo hệ thống quản lý ISO9001:2000 và hiện đang xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêuchuẩn ISO 14001.

Thực hiện Quyết định số 165/TCLĐ-BCN ngày 14/10/2003 của BộCông Nghiệp về việc chuyển Công ty May Thăng Long thành Công ty Cổphần May Thăng Long, Nhà nước nắm cổ phần chi phối 51%, một phần vốncủa Nhà nước tại doanh nghiệp được bán cho cán bộ công nhân viên Công ty(49%).

Theo phương án cổ phần hoá:

Vốn điều lệ của Công ty : 23.306.700.000đồngVốn điều lệ được chia thành : 233.067 cổ phầnMệnh giá thống nhất của mỗi cổ phần : 100.000đồng

Năm 2006, thực hiện phương án bán phần vốn Nhà nước tại Công tyCổ phần May Thăng Long được phê duyệt theo Quyết định số 600/QĐ-TĐDMVN ngày 13 tháng 10 năm 2006 của Hội đồng quản trị Tập đoàn dệtmay Việt Nam về việc “Quyết định giá khởi điểm bán cổ phần phần vốn Nhànước tại Công ty Cổ phần May Thăng Long”, Công ty đã tổ chức thành côngđợt bán đấu giá này Ngày 15/02/2007 Công ty chuyển đổi chủ sở hữu vàchuyển thành Công ty 100% cổ phần do các cổ đông góp vốn

Công ty Cổ phần May Thăng Long là đơn vị tiên phong trong ngànhDệt May Việt Nam của phía Bắc về việc chuyển đổi mô hình tổ chức từdoanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần Nhà nước nắm giữ cổ phần chiphối 51% và trong một thời gian rất ngắn lại chuyển đổi tiếp thành công ty cổphần 100% cổ phần do các cổ đông góp vốn

Hiện nay, Công ty là đơn vị liên kết của Tập đoàn Dệt May Việt Nam.Trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành của Công ty Cổ phần MayThăng Long có thể nói đây là một chặng đường đầy gian nan thử thách vàphấn đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao Công ty đãđược Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều huân chương cao quý.

Sự đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty là mộthướng đi đúng hướng với nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự đón đầu củanền kinh tế hội nhập sẽ mở ra một viễn cảnh mới cho Công ty trong nhữngnăm tới.

1.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Công ty Cổ phần May Thăng Long được tổ chức và hoạt động theoLuật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và điều lệ Công ty được Đạihội đồng cổ đông bất thường nhất trí thông qua ngày 06/02/2007 Bộ máyquản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến.

Mối quan hệ giữa các nhân viên trong Công ty được thực hiện theomột đường thẳng Người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của ngườiphụ trách cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn vềkết quả công việc của những người dưới quyền mình Bộ máy tổ chức gồm:Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc vàbộ máy giúp việc Bộ máy giúp việc bao gồm các phòng ban và các xí nghiệptrực thuộc Các phòng ban bao gồm: Văn phòng Công ty, Phòng Kế toán tàichính, Phòng Kỹ thuật chất lượng, Phòng Quản lý sản xuất và Phòng Thị

trường Các xí nghiệp trực thuộc gồm có 3 xí nghiệp tại trụ sở chính, 1 xínghiệp phụ trợ, 1 xí nghiệp dịch vụ đời sống tại trụ sở chính và 1 xí nghiệp tạiNam Định Ngoài ra, Công ty còn có một hệ thống các cửa hàng và đại lý,trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm.

Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, làcơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông quyếtđịnh những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của Công ty quy định Đặc biệtcác cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngânsách tài chính cho năm tiếp theo Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quảntrị và Ban Kiểm soát của Công ty.

Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyềnnhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyềnlợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổđông HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những cánbộ quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Côngty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quyđịnh.

Ban Kiểm soát: là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hộiđồng cổ đông bầu ra Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợppháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty;hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc.

Ban Tổng giám đốc bao gồm 4 người:

-Tổng giám đốc điều hành: quyết định tất cả các vấn đề liên quan đếnhoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việcthực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các Phó Tổng giám đốc, giámđốc điều hành Công ty là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu tráchnhiệm trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải

quyết những công việc đã được Tổng giám đốc uỷ quyền và phân công theođúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.

-Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giámđốc về kỹ thuật sản xuất, thiết kế của Công ty

-Phó Tổng giám đốc sản xuất: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giámđốc, trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh.

-Phó Tổng giám đốc nội chính: có trách nhiệm giúp việc cho Tổnggiám đốc về mặt đời sống của công nhân viên

Dưới Ban Tổng giám đốc là các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ:-Văn phòng Công ty: có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộmáy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, Lao động tiền lương, bảo vệ anninh chính trị trật tự an toàn trong Công ty; Đào tạo; y tế và thực hiện côngtác hành chính đời sống quản trị.

-Phòng Kế toán tài chính: có chức năng trong việc lập kế hoạch sửdụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế,tổ chức công tác hạch toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quảnlý tài chính Nhà nước.

-Phòng Kỹ thuật chất lượng: có chức năng hoạch định chiến lược pháttriển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, chỉ đạo giámsát các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩmtrong Công ty

-Phòng Quản lý sản xuất: có chức năng lập kế hoạch sản xuất, theo dõicác mặt hàng, làm các thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá Quản lý cáckho hàng, quản lý các tài sản máy móc thiết bị của Công ty, nâng cấp hoặcthay thế máy móc thiết bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham gia giám sát cáchoạt động đầu tư về máy móc thiết bị của Công ty và các công trình đầu tưxây dựng cơ bản.

-Phòng Thị trường: có chức năng nghiên cứu, khảo sát thị trường trongvà ngoài nước, thị hiếu của khách hàng để từ đó xác định mục tiêu, phươnghướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được kết quả cao nhất Đồng thờitổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá.

Trong các xí nghiệp (XN) thành viên có Ban giám đốc xí nghiệp, giúpviệc cho Ban giám đốc là các nhân viên thống kê xí nghiệp và nhân viênthống kê phân xưởng Dưới các trung tâm và cửa hàng có cửa hàng trưởng vànhân viên cửa hàng.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổphần May Thăng Long được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần May Thăng Long

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó Tổng giám đốc sản

Phó Tổng giám đốc nội

chínhPhó

Tổng giám đốc kỹ

Văn phòng

Công ty

Phòng Kế toán

tài chính

Phòng Kỹ thuật

chất lượng

Phòng Thị trườngPhòng

Quản lý sản xuất

Xí nghiệp

dịch vụ đời

Giám đốc các xí nghiệp thành viên

Các xí nghiệp

Nhân viên thống kê phân xưởngNhân viên thống

kê xí nghiệp

1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổphần May Thăng Long

1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất sao cho phù hợp vớiquy mô của doanh nghiệp cũng như trình độ của cán bộ quản lý và cán bộ kếtoán, bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long được tổ chức theomô hình kế toán tập trung.

Toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện trọn vẹn tại phòng Kếtoán tài chính của Công ty, dưới xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc không cócác bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên hạch toán thống kê Mọi sốliệu sẽ được gửi lên phòng Kế toán Công ty để xử lý, trên cơ sở đó đưa ra cácbáo cáo cung cấp cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan,các bộ phận cần thông tin trong Công ty

Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ kiểu trựctuyến tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phầnhành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Các nhân viên trong bộmáy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công laođộng theo từng phần hành trong bộ máy kế toán Phòng Kế toán tài chính củaCông ty gồm có 8 kế toán viên với các chức năng nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng (trưởng phòng Kế toán tài chính): là người tổ chức điềuhành mọi hoạt động trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tàichính Tổ chức thông tin và tư vấn cho ban quản trị doanh nghiệp các thôngtin về tài chính.

Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: giúp việc cho trưởng phòng,thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắngcùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc công; là người chịu

trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán và thực hiện công tác kếtoán cuối kì.

Kế toán thanh toán: có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từgốc, viết phiếu thu chi trên cơ sở đó theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phátsinh trong ngày, có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng thực hiện các khoảnvay ngắn hạn và trung hạn Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiếtrồi đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng; lập kế hoạch tiền mặt gửilên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch

Kế toán vật tư: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụdụng cụ theo phương pháp thẻ song song, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợpsố liệu, lập Bảng kê nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tínhgiá thành Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiếnhành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẽ tìmnguyên nhân và biện pháp xử lý, lập Biên bản kiểm kê.

Kế toán Tài sản cố định và nguồn vốn: chịu trách nhiệm phân loại, theodõi tình hình tăng giảm tài sản cố định của Công ty, tính khấu hao theophương pháp tuyến tính; theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của Công ty

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ tínhlương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên Công ty.Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng của các xí nghiệp và đơn giá lương, hệ sốlương, đồng thời nhận các bảng thanh toán lương do các nhân viên thống kê ởcác xí nghiệp gửi lên, kế toán tổng hợp số liệu, lập Bảng tổng hợp thanh toánlương và Bảng phân bổ số 1.

Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả củaCông ty với người bán và người mua, đồng thời kế toán công nợ ghi Sổ chi tiếtcho từng đối tượng và cuối tháng lập NKCT số 5, NKCT số 10 và BK số 11.

Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có tráchnhiệm tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ thông qua các báo cáo của các xínghiệp gửi lên để từ đó tính giá thành sản phẩm của từng loại thành phẩmnhập kho

Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thànhphẩm, quản lý TK 155 và ghi Sổ chi tiết tài khoản đó, cuối tháng lập NKCTsố 8 và Bảng kê số 8.

Tại các xí nghiệp thành viên các nhân viên thông kê có nhiệm vụ theodõi và lập các báo cáo gửi lên cho phòng kế toán Về mặt quản lý nhân viênthống kê chịu sự quản lý của xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kếtoán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra.

Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần May Thăng Long được khái quátbằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Kế toán trưởng

Kếtoánvật tư

Kế toántiềnlươngvà cáckhoảntríchtheolương

Kế toántập hợpchi phívà tính

Nhân viên thống kê của các xí nghiệp và phân xưởng

tiêuthụ

1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán

Hiện nay Công ty Cổ phần May Thăng Long đang áp dụng hình thứcNhật ký chứng từ để ghi sổ Công tác kế toán tại Công ty hầu hết đều làm trênmáy vi tính, phần mềm kế toán máy mà Công ty đang sử dụng là phần mềmcủa Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam Việc ghi sổ được thực hiện theo Quyếtđịnh 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tàichính.

Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được thực hiện nhưsau:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thanh toán với người bán như: Hoáđơn mua hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng hoặc Hoá đơn bán hàng), Phiếu nhậpkho, Phiếu chi tiền mặt, Giấy báo Nợ của ngân hàng… chứng từ sau khi đãkiểm tra kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kếsẵn của phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thôngtin được tự động nhập vào các Sổ chi tiết TK 331 (SCT 331), Bảng tổng hợpchi tiết thanh toán với người bán, NKCT số 5 và Sổ Cái TK 331 (SC 331).Thông tin kế toán sẽ được kiểm tra đối chiếu khi in ra giấy.

Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tàichính Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được khái quát bằngsơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán tại Công tyCổ phần May Thăng Long

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được thực hiện nhưsau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người mua như:Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộibộ, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng…sau khi kế toán kiểm tra chứng từsẽ lấy số liệu nhập vào phần mềm kế toán Sau đó các dữ liệu sẽ được tự độngchuyển sang các sổ chi tiết TK 131 (SCT 131), Bảng tổng hợp chi tiết thanhtoán với người mua, Bảng kê số 11 (BK số 11), NKCT số 8 và Sổ Cái TK 131(SC 131) Các sổ sẽ được kiểm tra đối chiếu sau khi đã in ra giấy.

Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập các báo cáo tài chính.Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được khái quát bằng sơ đồsau:

Chứng từ thanhtoán với người

Bảng tổng hợpchứng từ gốc

-SCT 331

-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán

-NKCT số 5-SC 331

Báo cáo tài chínhPhần

mềm kếtoán

Máy vi tính

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua tại Công tyCổ phần May Thăng Long

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối nămChứng từ thanh

toán với người mua

Phần mềm kế

-BK số 11-NKCT số 8-SC 131

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚINGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

MAY THĂNG LONG

2.1.Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phầnMay Thăng Long

2.1.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng

Công ty Cổ phần May Thăng Long là doanh nghiệp chuyên sản xuấthàng may mặc xuất khẩu nên nguồn nguyên liệu, trang thiết bị máy móc phụcvụ cho sản xuất có nguồn gốc cả trong nước và quốc tế Do vậy người bán củaCông ty bao gồm cả người bán trong nước và người bán quốc tế

-Phương thức thanh toán: các hình thức thanh toán đang áp dụng tạiCông ty rất đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng nhà cung cấp khác nhau.

+ Đối với người bán trong nước: Công ty sử dụng chủ yếu là phươngthức thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bù trừ công nợ và bằng chuyểnkhoản Thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻkhông thường xuyên Còn thanh toán bằng uỷ nhiệm chi và thanh toán bù trừcông nợ áp dụng đối với người bán thường xuyên hoặc cho các nghiệp vụphát sinh có giá trị lớn.

+ Đối với nhà cung cấp quốc tế: Công ty thường sử dụng phương thứcchuyển tiền bằng điện (T/T), bằng thư, thanh toán qua thư tín dụng (L/C).Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng phương thức thanh toán quốc tế khác nhưbằng hối phiếu hay bằng séc.

-Thời hạn thanh toán: với những hợp đồng có giá trị không quá lớnhoặc hợp đồng mua hàng với người bán không thường xuyên Công ty thườngsử dụng hình thức thanh toán ngay Còn với những hợp đồng mua hàng vớicác nhà cung cấp thường xuyên Công ty được nhà cung cấp cho phép trả

chậm và thời hạn thanh toán còn tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cungcấp, từng hợp đồng.

-Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: cáckhoản công nợ bằng ngoại tệ của Công ty đều được quy đổi sang đồng ViệtNam và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VND Khi hạch toán các nghiệp vụ liênquan đến ngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế khi cáckhoản nợ đó phát sinh.

+ Trong kì hoặc cuối kì, khi phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá, kếtoán Công ty sẽ tính ra khoản chênh lệch và khoản chênh lệch này sẽ đượchạch toán vào bên Nợ hoặc bên Có TK 4131 theo công thức:

Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoảnphải trả người bán

+ Cuối kì, khi đánh giá lại các khoản thanh toán với người bán bằngngoại tệ nếu phát sinh các khoản chênh lệch thì được hạch toán qua TK 4131:

Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kì - Tỷ giá ghisổ) * Giá trị của khoản phải trả người bán

Cuối kì, kế toán kết chuyển khoản chênh lệch này sang TK 635 hoặcTK 515 để xác định kết quả kinh doanh.

-Tài khoản sử dụng: để theo dõi các khoản thanh toán với người bán kếtoán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán” Tài khoản này được chi tiết theotừng nhóm khách hàng (nhóm người bán vật tư hàng hoá, nhóm người nhậnthầu đầu tư xây dựng…) và từng nhóm khách hàng này lại được chi tiết theoloại tiền tệ dùng để thanh toán Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

-Số tiền đã trả nợ hoặc trả trước cho người bán

-Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua đượchưởng trừ vào số nợ phải trả

-Giá trị tài sản đã mua trả lại người bán-Xử lý nợ không có chủ

-Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoáiBên Có:

-Số tiền phải trả cho người bán tăng trong kỳ do mua chịu-Giá trị tài sản nhận từ người bán trừ vào số tiền đã trả trước-Số tiền trả trước còn thừa nhận lại từ người bán

-Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Dư Nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bánDư Có: Số tiền còn nợ người bán

2.1.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong nước

Bộ chứng từ dùng cho thanh toán với người bán trong nước gồm có: Chứng từ mua hàng gồm: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hoá đơn giá trịgia tăng do người bán lập, Vận đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bảngiao nhận tài sản…

Chứng từ thanh toán gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiềntạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Uỷ nhiệm chi.

Ví dụ 1: Ngày 02/01/2008 Công ty Cổ phần May Thăng Long mua dầu

máy may Spinesstic 10 của Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại508 lít dầu, đơn giá 29.000đ/lít, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, phươngthức thanh toán bằng chuyển khoản Công ty chưa thanh toán (hạn thanh toánlà 30 ngày).

Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

Sau khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá (mẫu Hợp đồngmua bán hàng hoá - Phụ lục số 01), nhân viên phòng thị trường sẽ thực hiệnxúc tiến hợp đồng Khi người bán gửi hoá đơn cho Công ty ngày 02/01/2008và hàng đã về nhập kho, bộ phận phụ trách cung tiêu viết phiếu nhập kho, thủ

kho kiểm nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăngnhư sau:

Bi u 2.1: M u Hóa ểu 2.1: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng ẫu Hóa đơn giá trị gia tăng đơn giá trị gia tăngn giá tr gia t ngị gia tăng ăng

HOÁ ĐƠN

Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101473411

Người mua hàngNgười bán hàngThủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu Phiếu nhập kho như sau:

Bi u 2.2: M u Phi u nh p khoểu 2.1: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng ẫu Hóa đơn giá trị gia tăng ếu nhập kho ập kho

Phòng Quản lý sản xuất Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKTNgày 1 tháng 11 năm 1995

Số lượng

Đơn giá(VND)

Thành tiền(VND)Theo

Bộ chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán công nợ, sau khi kiểm trachứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm và được tổ chức bảoquản lưu trữ chứng từ tại kế toán phần hành

Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm như sau:

HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁSố chứng từ 0071003

Ngày hoá đơn 02/01/2008

Tên khách CTCP Kho vận và Dịch vụ thương mại

Địa chỉ 473 Minh Khai – Hà Nội

Người giao hàng Phạm Viết Quyên

Diễn giải chung Mua dầu máy may Spinesstic 10

TK Có

33111-Phải trả người bán vật tư hàng hoá-VND

Tỷ

Đối ứngTK

giáThành tiền

Nhiên liệu-Dầu máy may Spinesstic

Tiền hàng: 14.732.000

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ-VAT

Tổng thanh

Hạn thanh toán: 30 ngày

Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự độngkết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331,NKCT số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12).

Ví dụ 2: Ngày 03/01/2008 Công ty Cổ phần May Thăng Long ký hợp

đồng mua một số phụ tùng may của Công ty TNHH Cơ khí May Hoàng Hà.Tổng giá trị của lô hàng chưa thuế giá trị gia tăng là 29.300.000 VND, thuế

suất VAT 5% Công ty trả tiền trước tiền hàng cho Công ty TNHH MayHoàng Hà 15.000.000 VND bằng chuyển khoản Ngày 05/01/2008, hàng vềnhập kho, số tiền còn lại Công ty thanh toán vào tháng sau.

Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

Sau khi thực hiện việc ký kết hợp đồng, theo yêu cầu phải đặt trước tiềnhàng của Công ty TNHH May Hoàng Hà, kế toán thanh toán viết uỷ nhiệmchi sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản tại Ngânhàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ chuyển cho ngân hàng Mẫu Uỷ nhiệmchi như sau:

Biểu 2.3: Mẫu Uỷ nhiệm chi

UỶ NHIỆM CHI

PAYMENT ORDER

Số/Seq No:….Ngày/Date:03/01/2008

ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU (APPLICANT):

CTCP MAY THĂNG LONG

Số CMT/ID/PP:

Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place:Số TK/ A/C No:12082370010882

Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG

ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM

ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG

NGÂN HÀNG NHẬN/ RECEIVING BANK

Giao dịch viên Kiểm soátReceived by Verified byNGÂN HÀNG GỬI/ SENDING BANK

Giao dịch viên Kiểm soátReceived by Verified by

KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN

Chief Accountant Account Holder

Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chitiền và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng Mẫu Giấy báo Nợnhư sau:

Biểu 2.4: Mẫu Giấy báo Nợ

NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ

PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN GIẤY BÁO NỢ

Ngày 03 tháng 01 năm 2008

Số chứng từ: Số chuyển tiền:Số giao dịch:

Ngày giờ trả:3h ngày 03/01/2008TK ghi Có: TK 11211

Người trả tiền: Công ty Cổ phần May Thăng Long Số tài khoản: 12082370010882

Điạ chỉ: 250 Minh Khai, Hà Nội

Người hưởng: Công ty TNHH Cơ khí Hoàng HàSố tài khoản: 102010000026431

Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội Số tiền: 15.000.000 VND

Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn.

Nội dung: Đặt trước tiền mua phụ tùng may bằng VND

Giao dịch viên

Phòng nghiệp vụ

(Ký, họ tên)

Sau khi nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán tiếnhành nhập dữ liệu vào máy như sau:

GIẤY BÁO NỢ (CHI) NGÂN HÀNGLoại phiếu chi 7- Trả trước tiền hàng

Ngày nhập 03/01/2008

Ngày lập phiếu chi 03/01/2008

Mã khách KH33111-0111

Tên khách Công ty TNHH cơ khí May Hoàng Hà

Địa chỉ 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

PS NỢ

Phải trả người bánhàng hoá dịch vụ-

Biểu 2.5: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng

HOÁ ĐƠN

Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Ngày 05 tháng 01 năm 2008

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀĐịa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà NộiSố tài khoản:102010000026431

Điện thoại: MS: 0101096869Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: TM_CK MS: 0101473411

STTTên hàng hoá, dịch vụ

Số lượng Đơn giáThành tiền

1 Con lăn JUKI- LK 1850 chiếc 100 28.000đ 2.800.000 đ2 Cần dao LK 1850 chiếc 200 25.000đ 5.000.000 đ 3.

Bộ 2 kim cơ động JUKY-

Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 1.465.000 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 30.765.000 đSố tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu bảy trăm sáu mười lăm nghìn đồng chẵn.

Người mua hàngNgười bán hàngThủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Sau khi kiểm tra xong chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau:

HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁSố chứng từ 0037295

Ngày nhập 05/01/2008

Ngày hoá đơn 05/01/2008

Tên khách CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀ

Địa chỉ 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

Người giao hàng Phạm Viết Quyên

Diễn giải chung Mua phụ tùng may

TK Có

33111-Phải trả người bán vật tư hàng

Phụ tùng thay thế-con

lăn JUKI- LK 1850 100 28.000 2.800.000 HDMH13715232

Phụ tùng thay thế -cần

Phụ tùng thay thế- bộ 2 kim cơ động JUKI-

LH 3168-3/16 100 215.000 21.500.000 HDMH137

Tiền hàng: 29.300.000

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá

dịch vụ-VAT 5% Tiền thuế: 1.465.000

Tổng thanh

Hạn thanh toán: 30 ngày

Số liệu sau khi được nhập vào phần mềm, chương trình sẽ tự động kếtchuyển số liệu sang Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331,NKCT số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12).

2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế

Bộ chứng từ sử dụng trong thanh toán với người bán quốc tế khác nhaulà khác nhau, nó phụ thuộc vào từng phương thức thanh toán được áp dụng.Nhìn chung bộ chứng từ bao gồm:

Bộ chứng từ nhập khẩu: Hợp đồng ngoại thương - Sales of Contract,Hoá đơn thương mại - Invoice, Vận đơn - Bill of lading, Giấy chứng nhậnxuất xứ hàng nhập khẩu, Giấy chứng nhận chất lượng hàng nhập khẩu, Tờkhai hải quan hàng nhập khẩu, Biên lai thuế giá trị gia tăng,…

Bộ chứng từ thanh toán: nếu thanh toán bằng hình thức thư tín dụng thìgồm có: Giấy cam kết, Yêu cầu mở thư tín dụng, Thư tín dụng (L/C); nếuthanh toán bằng hình thức chuyển tiền bằng điện hoặc bằng thư thì gồm có:Lệnh chuyển tiền, Giấy báo Nợ…

Ví dụ 3: Ngày 05/11/2007 Công ty Cổ phần May Thăng Long ký hợp

đồng nhập khẩu hàng hoá số 01/TL-NAXIS/2007 với Công ty TNHH HONGKONG NAXIS Mặt hàng nhập khẩu là nhãn sử dụng PLCE-96 B-TCP-0725,giá trị của lô hàng là 1463.70 USD (theo giá CIF) Phương thức thanh toán làđiện chuyển tiền Ngày 01/01/2008 hàng cập cảng và về nhập kho của Côngty Đến ngày 05/01/2008 Công ty thanh toán toàn bộ tiền hàng như phươngthức thanh toán đã yêu cầu.

Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ này như sau:

Sau khi ký hợp đồng ngoại thương và nhận được bộ chứng từ nhậpkhẩu do bên xuất khẩu gửi thì kế toán thanh toán sẽ gửi lệnh chuyển tiền tớiNgân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộchứng từ và đủ khả năng thanh toán Ngân hàng sẽ trích tài khoản của Công tyđể chuyển tiền, đồng thời ra lệnh bằng điện báo cho ngân hàng nước ngoài đểchuyển trả cho người nhận tiền.

Mẫu Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá dịch ra tiếng Việt Nam có nội dungcủa Hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước Mẫu Lệnh chuyển tiền bằngđiện như sau:

Biểu 2.6: Mẫu Lệnh chuyển tiền

Kính gửi: Sở giao dịch Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Currency amount in figures

Số tiền bằng chữ: US Dollar one thousand four hundred sixty three and cents

seventy only

Amount in word

Người ra lệnh: (Tên và địa chỉ đầy đủ) Tài khoản số

Thang Long Garment Joint Stock Company Account number

250 Minh Khai Str Ha Noi Viet Nam

Ordering customer (full name and address)Ngân hàng trung gian

Ngân hàng người thụ hưởng (Tên và địa chỉ đầy đủ)

Beneficiary Bank (SWIFT CODE): SMBCHKHH

The Sumitomo Mitsui Banking Corporation, Hong Kong Branch

7-8/F One International Finance Center, 1 Habour View street, Central, Hong Kong

Người thụ hưởng: HONGKONG

Địa chỉ: RM 19-30, 18/F., Corporation

Park, 11 On Lai St,.Siu Lek Yuen, Shatin Account number

Address N.T,Hong Kong

Nội dung thanh toán: Chuyển tiền mua phụ liệu của HĐ số 01/TL-NAXIS/2007

Detail of payment

Mọi chi phí có liên quan

trong nước Việt Nam [x] Do chúng tôi chịu

Charges in Vietnam for [ ] Do người thụ hưởng chịu

Mọi chi phí có liên quan

ngoài Việt Nam [x] Do chúng tôi chịu

Charges outside Vietnam for [ ] Do người thụ hưởng chịu

Cam kết của Công ty

-Xác nhận chưa thanh toán cho hợp đồng nói trên hoặc lô hàng có liên quan

-Đảm bảo lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy định hiện hành của chính phủ về điều hành xuất nhập khẩu và quản lý ngoại hối.

-Cam kết thanh toán những khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện lênh chuyển tiền này do chỉ dẫn thanh toán không chính xác gây nên.

Hà Nội, Ngày 05 tháng 01 năm 2008

Sau khi tiền đã chuyển cho người bán NAXIS, nhận được giấy báo Nợcủa ngân hàng kế toán thanh toán của Công ty tiền hành nhập số liệu vàomáy Biết rằng tỷ giá lúc ghi nhận nợ là 15.790 VND/USD và tỷ giá lúc thanhtoán là 15.670 VND/USD Chênh lệch tỷ giá phát sinh kế toán tính ra khoảnchênh lệch và định khoản vào phần mềm như sau:

Phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang các sổ chi tiết TK 331, Bảngtổng hợp chi tiết thanh toán với người bán, NKCT số 5 và Sổ Cái TK 331(Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12).

Ví dụ 4: Ngày 03/12/2007 Công ty Cổ phần May Thăng Long ký hợp

đồng nhập khẩu hàng hoá với Công ty TNHH U.R Label & Printing MặtNợ TK 33112-112: 1463,70 * 15.790 = 23.111.823

Có TK 112211: 1463,70 * 15.670 = 22.936.179

Có TK 4131 : 1463,70 * (15.790-15.670) = 175.644

hàng là nhãn mác SMART-3B-19 Tổng giá trị của lô hàng là 2.625,94 USD(Theo giá CIF) Phương thức thanh toán qua thư tín dụng không thể huỷngang.

Bộ chứng từ trong nghiệp vụ này bao gồm: Bộ chứng từ nhập khẩu,Giấy cam kết, Yêu cầu mở thư tín dụng, Thư tín dụng.

Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ này như sau:

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, ngày 03/12/2007 kế toán thanhtoán tiến hành mở L/C phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã ký Kế toán gửigiấy cam kết (Phụ lục số 02) tới Ngân hàng Ngoại thương ngày 05/01/2008kèm theo đó là giấy yêu cầu mở thư tín dụng (Phụ lục số 03).

Ngày 07/01/2008, Ngân hàng chấp nhận cho Công ty mở L/C với tỷ giá15.990 VND/USD Ngân hàng sẽ gửi một bản copy L/C cho Công ty và gửimột bản chính cho Ngân hàng ở Hồng Kông để báo cho người xuất khẩu biếtrằng L/C đã mở Mẫu Thư tín dụng có nội dung như sau:

Biểu 2.7: Mẫu Thư tín dụngTHƯ TÍN DỤNG

Số: 12010300853201

Địa điểm: Ngân hàng Ngoại thương Việt NamNgày mở: 07/01/2008

L/C không thể huỷ ngang

Người yêu cầu mở L/C: Công ty Cổ phần May Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hà Nội, Việt Nam

Tài khoản số: 011370077943

Người thụ hưởng: U.R LABEL & PRINTING Co., LtdĐịa chỉ: RM 19-301, 118/F., Corporation Park, 113 On Lai

St,.Siu Lek Yuen, Shatin, HONG KONG

Tài khoản số: 08676968

Ngân hàng mở L/C: Ngân hàng Ngoại thương Việt NamNgân hàng thông báo: CITIBANK HONG KONGSố tiền mở L/C: 2.625,94 USD

Số tiền bằng chữ: US Dollar two thousand six hundred twenty five and cents

ninety four only

Thời gian hiệu lực của thư tín dụng: 90 ngàyThời hạn trả tiền của thư tín dụng: 30 ngàyThời hạn giao hàng: chậm nhất 19/01/2008Nội dung liên quan đến hàng hoá:

Nội dung liên quan đến vận chuyển hàng hoá:

Những chứng từ mà người thụ hưởng phải xuất trình:

Cam kết của ngân hàng:

Chúng tôi cam kết với những người ký phát hoặc người cầm phiếutrung thực rằng các hối phiếu được ký phát và chiết khấu phù hợp với cácđiều khoản của thư tín dụng này sẽ được thanh toán khi xuất trình và các hốiphiếu được chấp nhận theo điều khoản của tín dụng sẽ được thanh toán.

Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo

Ký, họ tên Ký, họ tên

Khi nhận được bản copy thư tín dụng, kế toán thanh toán tiến hành địnhkhoản như sau:

Nợ TK 112212-L/C : 2625,94 * 15.990 = 41.988.780,6 Có TK 112212: 2625,94 * 15.990 = 41.988.780,6

Sau khi Ngân hàng Ngoại thương kiểm tra tính phù hợp của được bộchứng từ thanh toán do bên xuất khẩu gửi qua Ngân hàng ở Hồng Kông vàCông ty chấp nhận thanh toán Ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ cho Công tyđể tiến hành ghi nhận hàng

Ngày 09/01/2008 hàng về nhập cảng và nhập kho Công ty, tỷ giá là15.600 VND/USD Hoá đơn giá trị gia tăng hàng nhập khẩu dịch ra tiếng Việtcó nội dung tương tự như hoá đơn giá trị gia tăng hàng mua trong nước Mặthàng nhãn mác là loại phụ liệu nhập cho hàng nhận gia công của Công ty nênkhông thuộc đối tượng chịu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng Kế toáncông nợ sẽ tiến hành định khoản vào phần mềm như sau:

Nợ TK 15241: 2625,94 * 15.600 = 40.964.664

Có TK 33112-102: 2625,94 * 15.600 = 40.964.664

Ngày 22/01/2008 Công ty nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàngNgoại thương về việc đã thực hiện thanh toán cho người bán thông quaphương thức L/C, tỷ giá là 15.580 VND/USD (Giấy báo Nợ có mẫu tương tựnhư mẫu Giấy báo Nợ đã trình bày ở phần trên) Phần chênh lệch tỷ giá Côngty hạch toán vào TK 4131, kế toán định khoản vào phần mềm như sau:

Nợ TK 33112-102: 2625,94 * 15.600 = 40.964.664Nợ TK 4131: 2625,94 * (15.990-15.600) = 1.204.116,6 Có TK 112212-L/C : 2625,94 * 15.990 = 41.988.780,6

Sau khi số liệu được cập nhật vào máy, chương trình tự động kếtchuyển sang các Sổ chi tiết của TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán vớingười bán Các mẫu sổ có mẫu như sau:

Biểu 2.8: Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 33111

Công ty Cổ phần May Thăng Long

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Đơn vị tính: VND

33111-Phải trả người bán vật tư hàng hoá - VND

Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008

STT Ngàytháng Chứngtừ Diễn giải TK đốiứng Nợ Có

33111-0010-Phải trả người bán vật tư hàng hoá – VND - CTCP KHO VẬN VÀDỊCH VỤ THƯƠNG MẠI

HĐ 0071003

Mua dầu máy

HĐ 0071003

Tiền VAT 10% của dầu máy

HĐ 0037295

Nhập phụ tùng

HĐ 0037295

Nhập phụ tùng

HĐ 0037295

Nhập phụ tùng

HĐ 0037295

Biểu 2.9: Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 33112

Công ty Cổ phần May Thăng Long

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Đơn vị tính: VND

33112-Phải trả ngựời bán vật tư hàng hoá- Ngoại tệ

Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008

STT thángNgày Chứngtừ Diễn giải TK đốiứng Nợ Có

33112-112-Phải trả người bán vật tư hàng hoá- Ngoại tệ- CTTNHH HONG KONG NAXIS

Nhập kho nhãn

22/1/2008 PN2007

Thanh toán bằng L/C

112212-L/C 40.912.145,222/1/2008 PN2007