Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

-Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: các khoản công nợ bằng ngoại tệ của Công ty đều được quy đổi sang đồng Việt Nam và theo dừi trờn đơn vị tiền tệ là VND. Tài khoản này được chi tiết theo từng nhóm khách hàng (nhóm người bán vật tư hàng hoá, nhóm người nhận thầu đầu tư xây dựng…) và từng nhóm khách hàng này lại được chi tiết theo loại tiền tệ dùng để thanh toán.

Mẫu Phiếu nhập kho

Công ty trả tiền trước tiền hàng cho Công ty TNHH May Hoàng Hà 15.000.000 VND bằng chuyển khoản. Sau khi thực hiện việc ký kết hợp đồng, theo yêu cầu phải đặt trước tiền hàng của Công ty TNHH May Hoàng Hà, kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm chi sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ chuyển cho ngân hàng.

Mẫu Uỷ nhiệm chi UỶ NHIỆM CHI

Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chi tiền và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng.

Mẫu Giấy báo Nợ

Khi hàng đã được kiểm nhận và nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho và chuyển bộ chứng từ cho kế toán công nợ.

Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng

Bộ chứng từ sử dụng trong thanh toán với người bán quốc tế khác nhau là khác nhau, nó phụ thuộc vào từng phương thức thanh toán được áp dụng. Bộ chứng từ nhập khẩu: Hợp đồng ngoại thương - Sales of Contract, Hoá đơn thương mại - Invoice, Vận đơn - Bill of lading, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu, Giấy chứng nhận chất lượng hàng nhập khẩu, Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, Biên lai thuế giá trị gia tăng,…. Sau khi ký hợp đồng ngoại thương và nhận được bộ chứng từ nhập khẩu do bên xuất khẩu gửi thì kế toán thanh toán sẽ gửi lệnh chuyển tiền tới Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và đủ khả năng thanh toán Ngân hàng sẽ trích tài khoản của Công ty để chuyển tiền, đồng thời ra lệnh bằng điện báo cho ngân hàng nước ngoài để chuyển trả cho người nhận tiền. Mẫu Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá dịch ra tiếng Việt Nam có nội dung của Hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước.

Mẫu Lệnh chuyển tiền Công ty Cổ phần May

-Đảm bảo lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy định hiện hành của chính phủ về điều hành xuất nhập khẩu và quản lý ngoại hối. -Cam kết thanh toán những khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện lênh chuyển tiền này do chỉ dẫn thanh toán không chính xác gây nên. Sau khi tiền đã chuyển cho người bán NAXIS, nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán thanh toán của Công ty tiền hành nhập số liệu vào máy.

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, ngày 03/12/2007 kế toán thanh toán tiến hành mở L/C phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã ký. Ngân hàng sẽ gửi một bản copy L/C cho Công ty và gửi một bản chính cho Ngân hàng ở Hồng Kông để báo cho người xuất khẩu biết rằng L/C đã mở.

Mẫu Thư tín dụng THƯ TÍN DỤNG

Sau khi Ngân hàng Ngoại thương kiểm tra tính phù hợp của được bộ chứng từ thanh toán do bên xuất khẩu gửi qua Ngân hàng ở Hồng Kông và Công ty chấp nhận thanh toán. Ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ cho Công ty để tiến hành ghi nhận hàng. Hoá đơn giá trị gia tăng hàng nhập khẩu dịch ra tiếng Việt có nội dung tương tự như hoá đơn giá trị gia tăng hàng mua trong nước.

Mặt hàng nhãn mác là loại phụ liệu nhập cho hàng nhận gia công của Công ty nên không thuộc đối tượng chịu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Ngày 22/01/2008 Công ty nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng Ngoại thương về việc đã thực hiện thanh toán cho người bán thông qua phương thức L/C, tỷ giá là 15.580 VND/USD (Giấy báo Nợ có mẫu tương tự như mẫu Giấy báo Nợ đã trình bày ở phần trên).

Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Công ty Cổ phần May Thăng Long

Sau đó phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu sang sổ NKCT số 5 và Sổ Cái TK 331.

Mẫu Sổ Cái tài khoản 331 Công ty Cổ phần May Thăng Long

+ Đối với người mua trong nước và quốc tế thường xuyên thì hạn thanh toán thường là 60 ngày nhưng cũng tuỳ thuộc vào từng loại hợp đồng và mức độ tin cậy đối với từng khách hàng. + Đối với người mua không thường xuyên và giá trị hợp đồng mua hàng hoá lớn Công ty thường yêu cầu khách hàng trả trước một số tiền để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng. Với những hợp đồng có giá trị lớn nếu khách hàng thanh toán sớm sẽ được hưởng mức chiết khấu là 5% giá trị của hợp đồng còn lại thường là mức 1% giá trị hợp đồng.

+ Xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái: trong kì hoặc cuối kì các nghiệp vụ thanh toán với người mua bằng ngoại tệ phát sinh khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái thì sẽ hạch toán tương tự với các nghiệp vụ thanh toán với người bán bằng ngoại tệ như đã trình bày ở phần trên. Tài khoản này được chi tiết theo từng nhóm khách hàng (Khách hàng là các công ty dệt may, các công ty thương mại…), và các nhóm khách hàng này lại được chi tiết theo loại tiền tệ dùng để thanh toán.

Mẫu G iấy báo Có

Mẫu Hợp đồng mua bán hàng hoá và Hoá đơn giá trị gia tăng được lập tương tự như nghiệp vụ thanh toán với người bán trong nước. Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ này như sau: sau khi Công ty thực hiện ký kết hợp đồng và hai bên đã thoả thuận các điều kiện thực hiện hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành xem xét hàng trong kho của Công ty để chuyển cho khách hàng đúng thời gian quy định. Ngày 23/01/2008 Công ty tiến hành xuất kho hàng hoá đồng thời kế toán thành phẩm viết hoá đơn giá trị gia tăng gửi cho khách hàng.

Bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế bao gồm: Bộ chứng từ hàng xuất khẩu (Hợp đồng ngoại thương, Hoá đơn thương mại, Vận đơn, Phiếu đóng gói…), Hoá đơn giá trị gia tăng, Chỉ thị nhờ thu, Giấy báo Có…. Bộ chứng từ trong nghiệp vụ này gồm có Bộ chứng từ xuất khẩu, Hoá đơn giá trị gia tăng, Chỉ thị nhờ thu (gửi ngân hàng chuyển nhờ thu), Chỉ thị nhờ thu (gửi ngân hàng thu hộ).

Mẫu Chỉ thị nhờ thu gửi Ngân hàng Ngoại thương CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trên cơ sở Công ty đã giao hàng cho công ty nhập khẩu, Công ty phát hối phiếu đòi tiền Công ty KWINET kèm bộ chứng từ hàng hoá gửi đến Ngân hàng Ngoại thương để nhờ thu hộ. Ngân hàng Ngoại thương sẽ gửi hối phiếu, bộ chứng từ hàng hóa kèm theo chỉ thị nhờ thu gửi Ngân hàng CYC của Đan Mạch để nhờ thu hộ tiền. Ngân hàng CYC của Đan Mạch giữ lại bộ chứng từ gốc, gửi hối phiếu và bản sao chứng từ cho Công ty KWINET, Công ty này sẽ kiểm tra đối chiếu chứng từ và quyết định có thanh toán hay không.

Nếu đồng ý thanh toán, Ngân hàng CYC thực hiện các bút toán chuyển tiền và gửi hối phiếu đã chấp nhận cho Ngân hàng Ngoại thương. Ngân hàng Ngoại thương tiến hành thanh toán cho Công ty Cổ phần May Thăng Long thông qua tài khoản tại ngân hàng.

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

Với người mua Công ty chi tiết theo tính chất của từng người mua như người mua là các công ty dệt may, công ty chuyên kinh doanh…Như vậy việc chi tiết các tài khoản này vừa tạo điều kiện thuận tiện cho kế toỏn trong hạch toỏn cũng như trong theo dừi cỏc đối tượng này trên hệ thống sổ sách của Công ty. Tuy nhiên trong các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua bằng ngoại tệ Cụng ty chỉ theo dừi trờn cỏc TK 111, TK 112 chi tiết thành cỏc loại tiền tệ tương ứng, chứ khụng theo dừi trờn TK 007 như vậy sẽ rất khú khăn trong việc quản lý lượng nguyên tệ của Công ty. Hệ thống sổ sách kế toán Công ty đang sử dụng khá đầy đủ, Công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ NKCT lên số lượng sổ sách là khá lớn nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán làm cho công tác ghi sổ được giảm nhẹ đi rất nhiều và vẫn đảm bảo số lượng sổ theo quy định.

Theo dừi việc thanh toỏn với người bỏn (người mua) bằng ngoại tệ trờn các sổ chi tiết có mẫu giống như sổ chi tiết thanh toán bằng đồng Việt Nam như vậy sẽ không thấy được lượng nguyên tệ của từng đối tượng thanh toán là bao nhiêu và rất khó khăn trong việc xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chúng phát sinh. Các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ ở Công ty Cổ phần May Thăng Long diễn ra thường xuyên do vậy nếu sử dụng tỉ giá thực tế để hạch toán sẽ làm cho khối lượng công việc kế toán trong kỳ sẽ gây khó khăn cho nhân viên kế toán do phải thường xuyên cập nhật tỉ giá và rà soát lại tỉ giá trên sổ sách.