THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 2.1.Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long 2.1.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng Công ty Cổ phần May Thăng Long là doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu nên nguồn nguyên liệu, trang thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất có nguồn gốc cả trong nước và quốc tế. Do vậy người bán của Công ty bao gồm cả người bán trong nước và người bán quốc tế. -Phương thức thanh toán: các hình thức thanh toán đang áp dụng tại Công ty rất đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng nhà cung cấp khác nhau. + Đối với người bán trong nước: Công ty sử dụng chủ yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bù trừ công nợ và bằng chuyển khoản. Thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ không thường xuyên. Còn thanh toán bằng uỷ nhiệm chi và thanh toán bù trừ công nợ áp dụng đối với người bán thường xuyên hoặc cho các nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn. + Đối với nhà cung cấp quốc tế: Công ty thường sử dụng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T), bằng thư, thanh toán qua thư tín dụng (L/C). Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng phương thức thanh toán quốc tế khác như bằng hối phiếu hay bằng séc. -Thời hạn thanh toán: với những hợp đồng có giá trị không quá lớn hoặc hợp đồng mua hàng với người bán không thường xuyên Công ty thường sử dụng hình thức thanh toán ngay. Còn với những hợp đồng mua hàng với các nhà cung cấp thường xuyên Công ty được nhà cung cấp cho phép trả 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2 chậm và thời hạn thanh toán còn tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp, từng hợp đồng. -Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: các khoản công nợ bằng ngoại tệ của Công ty đều được quy đổi sang đồng Việt Nam và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VND. Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh. + Trong kì hoặc cuối kì, khi phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá, kế toán Công ty sẽ tính ra khoản chênh lệch và khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán vào bên Nợ hoặc bên Có TK 4131 theo công thức: Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoản phải trả người bán + Cuối kì, khi đánh giá lại các khoản thanh toán với người bán bằng ngoại tệ nếu phát sinh các khoản chênh lệch thì được hạch toán qua TK 4131: Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kì - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoản phải trả người bán Cuối kì, kế toán kết chuyển khoản chênh lệch này sang TK 635 hoặc TK 515 để xác định kết quả kinh doanh. -Tài khoản sử dụng: để theo dõi các khoản thanh toán với người bán kế toán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán”. Tài khoản này được chi tiết theo từng nhóm khách hàng (nhóm người bán vật tư hàng hoá, nhóm người nhận thầu đầu tư xây dựng…) và từng nhóm khách hàng này lại được chi tiết theo loại tiền tệ dùng để thanh toán. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: -Số tiền đã trả nợ hoặc trả trước cho người bán -Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng trừ vào số nợ phải trả 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 3 -Giá trị tài sản đã mua trả lại người bán -Xử lý nợ không có chủ -Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái Bên Có: -Số tiền phải trả cho người bán tăng trong kỳ do mua chịu -Giá trị tài sản nhận từ người bán trừ vào số tiền đã trả trước -Số tiền trả trước còn thừa nhận lại từ người bán -Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái Dư Nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán Dư Có: Số tiền còn nợ người bán 2.1.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong nước Bộ chứng từ dùng cho thanh toán với người bán trong nước gồm có: Chứng từ mua hàng gồm: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hoá đơn giá trị gia tăng do người bán lập, Vận đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản giao nhận tài sản… Chứng từ thanh toán gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Uỷ nhiệm chi. Ví dụ 1: Ngày 02/01/2008 Công ty Cổ phần May Thăng Long mua dầu máy may Spinesstic 10 của Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại 508 lít dầu, đơn giá 29.000đ/lít, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, phương thức thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty chưa thanh toán (hạn thanh toán là 30 ngày). Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau: Sau khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá (mẫu Hợp đồng mua bán hàng hoá - Phụ lục số 01), nhân viên phòng thị trường sẽ thực hiện xúc tiến hợp đồng. Khi người bán gửi hoá đơn cho Công ty ngày 02/01/2008 và hàng đã về nhập kho, bộ phận phụ trách cung tiêu viết phiếu nhập kho, thủ 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 4 kho kiểm nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho. Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăng như sau: Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AB/2008B Liên 2: Giao khách hàng 0071003 Ngày 02 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP KHO VẬN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI Địa chỉ: 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 010010769 Họ tên người mua: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101473411 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 1 Dầu máy may Spinesstic 10 lít 508 29.000 đ 14.732.000đ Cộng tiền hàng: 14.732.000đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.473.200đ Tổng cộng tiền thanh toán: 16.205.200đ Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu hai trăm linh năm nghìn hai trăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 5 Mẫu Phiếu nhập kho như sau: Biểu 2.2: Mẫu Phiếu nhập kho Bộ chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán công nợ, sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm và được tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ tại kế toán phần hành. Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm như sau: Công ty Cổ phần May Thăng Long Mẫu số 02-VT Phòng Quản lý sản xuất Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Số : 112 Ngày 02 tháng 1 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Phạm Viết Quyên Nợ: 15221 Theo HĐ số 071003 ngày 02 tháng 01 năm 2008 của 473 -Minh Khai- Hai Bà Trưng- Hà Nội Có: 33111-0010 Nhập tại kho: Vật tư STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) Theo c.từ Thực nhập 1 Dầu máy may Spinesstic 10 lít 508 29.000 14.732.000 Cộng 14.732.000 Nhập, Ngày 02 tháng 01 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 6 HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁ Số chứng từ 0071003 Ngày nhập 02/01/2008 Ngày hoá đơn 02/01/2008 Mã khách KH33111-0010 Tên khách CTCP Kho vận và Dịch vụ thương mại Địa chỉ 473 Minh Khai – Hà Nội MST 0100107691 Người giao hàng Phạm Viết Quyên Diễn giải chung Mua dầu máy may Spinesstic 10 TK Có 33111- 0010 Phải trả người bán vật tư hàng hoá-VND Tỷ giá VND 1.00 Đối ứng TK Nợ Tên TK Tiền VND Mã HĐ (VV) Số lượng Đơn giá Thành tiền 15221 Nhiên liệu-Dầu máy may Spinesstic 10 508 l 29000 14.732.000 HĐMBHH-00478 Tiền hàng: 14.732.000 13311 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ-VAT 10% Tiền thuế: 1.473.200 Tổng thanh toán: 16.205.200 Hạn thanh toán: 30 ngày Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, NKCT số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12). Ví dụ 2: Ngày 03/01/2008 Công ty Cổ phần May Thăng Long ký hợp đồng mua một số phụ tùng may của Công ty TNHH Cơ khí May Hoàng Hà. Tổng giá trị của lô hàng chưa thuế giá trị gia tăng là 29.300.000 VND, thuế 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 7 suất VAT 5%. Công ty trả tiền trước tiền hàng cho Công ty TNHH May Hoàng Hà 15.000.000 VND bằng chuyển khoản. Ngày 05/01/2008, hàng về nhập kho, số tiền còn lại Công ty thanh toán vào tháng sau. Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau: Sau khi thực hiện việc ký kết hợp đồng, theo yêu cầu phải đặt trước tiền hàng của Công ty TNHH May Hoàng Hà, kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm chi sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ chuyển cho ngân hàng. Mẫu Uỷ nhiệm chi như sau: Biểu 2.3: Mẫu Uỷ nhiệm chi Số/Seq No:…. Ngày/Date:03/01/2008 UỶ NHIỆM CHI PAYMENT ORDER 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 8 Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chi tiền và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng. Mẫu Giấy báo Nợ như sau: Biểu 2.4: Mẫu Giấy báo Nợ NGÂN HÀNG NHẬN/ RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát Received by Verified by NGÂN HÀNG GỬI/ SENDING BANK (BIDV) Giao dịch viên Kiểm soát Received by Verified by KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN Chief Accountant Account Holder PHẦN DÀNH CHO NGÂN HÀNG ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU (APPLICANT): CTCP MAY THĂNG LONG Số CMT/ID/PP: Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place: Số TK/ A/C No:12082370010882 Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG (BENEFICIARY):CT TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀ Số CMT/ID/PP: Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place: Số TK/ A/C No:102010000026431 Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM -Phí trong: Charge Included -Phí ngoài: Phí NH: Charges: Số bằng tiền/Amount in figures: Số tiền bằng chữ/Amount in words:Mười lăm triệu đồng chẵn. Nội dung/Remarks: Đặt trước tiền mua phụ tùng may bằng VND 15.000.000 VND 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 9 Sau khi nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy như sau: GIẤY BÁO NỢ (CHI) NGÂN HÀNG Loại phiếu chi 7- Trả trước tiền hàng Ngày nhập 03/01/2008 Ngày lập phiếu chi 03/01/2008 Mã khách KH33111-0111 Tên khách Công ty TNHH cơ khí May Hoàng Hà Địa chỉ 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội MST 0101096869 Người nhận tiền Diễn giải chung Đặt mua phụ tùng may bằng VND TK Có 112111 Tiền gửi ngân hàng- BIDV -VND Tỷ giá VND 1.00 Đối ứng TK Nợ Tên TK PS NỢ VND Diễn giải Mã HĐ (VV) 33111 -0111 Phải trả người bán hàng hoá dịch vụ- VND 15.000.000 Đặt trước tiền mua phụ tùng may HDMH137 Tiền hàng: 15.000.000 Tiền thuế: Tổng thanh toán: 15.000.000 Khi hàng đã được kiểm nhận và nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho và chuyển bộ chứng từ cho kế toán công nợ. Kế toán căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng có mẫu như sau để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm: Giao dịch viên (Ký, họ tên) Liên 2 Phòng nghiệp vụ (Ký, họ tên) Người trả tiền: Công ty Cổ phần May Thăng Long Số tài khoản: 12082370010882 Điạ chỉ: 250 Minh Khai, Hà Nội Người hưởng: Công ty TNHH Cơ khí Hoàng Hà Số tài khoản: 102010000026431 Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội Số tiền: 15.000.000 VND Ngày giờ trả:3h ngày 03/01/2008 TK ghi Có: TK 11211 Số chứng từ: Số chuyển tiền: Số giao dịch: NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN GIẤY BÁO NỢ Ngày 03 tháng 01 năm 2008 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 10 Biểu 2.5: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QX/2007B Liên 2: Giao khách hàng 0037295 Ngày 05 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀ Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội Số tài khoản:102010000026431 Điện thoại: MS: 0101096869 Họ tên người mua: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM_CK MS: 0101473411 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 1. Con lăn JUKI- LK 1850 chiếc 100 28.000đ 2.800.000 đ 2. Cần dao LK 1850 chiếc 200 25.000đ 5.000.000 đ 3. Bộ 2 kim cơ động JUKY- LH 3168-3/16 bộ 100 215.000 đ 21.500.000 đ Cộng tiền hàng: 29.300.000 đ Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 1.465.000 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 30.765.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu bảy trăm sáu mười lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) [...]... 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG Ký, họ tên 2.2 .Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long 2.2.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người mua và tài khoản sử dụng Một trong những điểm mạnh của Công ty Cổ phần May Thăng Long đó là thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng lớn cả trong nước và quốc tế Do vậy người mua của Công ty bao gồm cả người mua trong nước và người mua quốc tế... 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Ký, họ tên Ký, họ tên 33 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 33 Biểu 2.17: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua Công ty Cổ phần May Thăng Long BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Đơn vị tính: VND Từ 01/01/2008 đến 31/01/2008 STT Tên người mua Số dư đầu kì Nợ 1 Công ty May xuất khẩu Thành Công 2 … Công ty TNHH Kwinet … Tổng cộng NGƯỜI LẬP Ký,... -Phương thức thanh toán: + Đối với người mua trong nước: Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản 25 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 25 + Đối với người mua quốc tế: Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C, nhờ thu chứng từ đòi thanh toán D/P -Thời hạn thanh toán: + Đối với người mua trong nước và quốc tế thường xuyên thì hạn thanh toán thường... gửi hối phiếu và bản sao chứng từ cho Công ty KWINET, Công ty này sẽ kiểm tra đối chiếu chứng từ và quyết định có thanh toán hay không Nếu đồng ý thanh toán, Ngân hàng CYC thực hiện các bút toán chuyển tiền và gửi hối phiếu đã chấp nhận cho Ngân hàng Ngoại thương Ngân hàng Ngoại thương tiến hành thanh toán cho Công ty Cổ phần May Thăng Long thông qua tài khoản tại ngân hàng Khi Công ty hoàn thành việc... khoản vào máy: Nợ TK 112113: 110.049.500 Số tài khoản: 10082370010002 Có TK 13111-0079: 110.049.500 ĐiạNgày110A Đường CôngPhụ,tiến Nội xuất kho hàng hoá đồng thời kế chỉ: 23/01/2008 Yên ty Hà hành toán thành phẩm viết hoá đơn giá trị gia tăng gửi cho khách hàng Khi hàng Người hưởng: Công và đã được người mua chấp đến kho của người mua ty Cổ phần May Thăng Long nhận thanh toán kế toán công nợ mới hạch toán: ... sinh Số dư cuối kì NGƯỜI LẬP Ký, họ tên 197.120.214 43.276.487 40.964.664 194.808.391 Lập, Ngày 31 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG Ký, họ tên 22 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 22 Biểu 2.10: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Công ty Cổ phần May Thăng Long BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Đơn vị tính: VND Từ 01/01/2008 đến 31/01/2008 STT Tên người bán Số dư đầu kì Nợ... khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại chấp nhận cho khách hàng trừ vào số nợ phải thu -Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái Dư Nợ: Số tiền còn phải thu khách hàng Dư Có: Số tiền còn phải trả khách hàng do nhận trước 2.2.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua trong nước Bộ chứng từ kế toán thanh toán với người mua trong nước bao gồm: Chứng từ mua. .. nhập vào phần mềm, chương trình sẽ tự động kết chuyển số liệu sang Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, NKCT số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12) 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 12 2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế Bộ chứng từ sử dụng trong thanh toán với người bán quốc tế khác nhau là khác nhau, nó phụ thuộc vào từng phương thức thanh toán. .. nhưng cũng tuỳ thuộc vào từng loại hợp đồng và mức độ tin cậy đối với từng khách hàng + Đối với người mua là những khách lẻ, không thường xuyên thì Công ty thường áp dụng hình thức thanh toán ngay + Đối với người mua không thường xuyên và giá trị hợp đồng mua hàng hoá lớn Công ty thường yêu cầu khách hàng trả trước một số tiền để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng -Chiết khấu thanh toán và xử lý các khoản... chênh lệch tỷ giá hối đoái thì sẽ hạch toán tương tự với các nghiệp vụ thanh toán với người bán bằng ngoại tệ như đã trình bày ở phần trên -Tài khoản sử dụng: để theo dõi các khoản thanh toán với người mua kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” Tài khoản này được chi tiết theo từng nhóm khách hàng (Khách hàng là các công ty dệt may, các công ty thương mại…), và các nhóm khách hàng này lại được . thực tập chuyên ngành 1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 2.1 .Thực trạng kế toán thanh toán với. toán với người bán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long 2.1.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng Công ty Cổ phần May Thăng Long là