NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
tệ và kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái
Việc theo dõi các khoản ngoại tệ phát sinh trong các giao dịch của Công ty nếu chỉ theo dõi trên các tài khoản con của TK 111 và TK 112 thì vừa không thấy được lượng nguyên tệ là bao nhiêu mà việc theo dõi kiểm soát lượng nguyên tệ này rất khó khăn. Do vậy Công ty nên đưa TK 007- Ngoại tệ các loại (nguyên tệ) vào sử dụng để theo dõi lượng nguyên tệ phát sinh trong doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: Ngoại tệ thu vào Bên Có: Ngoại tệ chi ra
Số dư bên Nợ: Ngoại tệ hiện còn trong doanh nghiệp.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay tại ngân hàng).
Trong kì khi phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán qua TK 635, TK 515. Nếu phát sinh
lãi tỷ giá trong giao dịch sẽ được hạch toán vào bên Có TK 515, nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong giao dịch sẽ được hạch toán vào bên Nợ TK 635.
3.2.2.Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ
Theo dõi việc thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ trên các sổ chi tiết có mẫu giống như sổ chi tiết thanh toán bằng đồng Việt Nam như vậy sẽ không thấy được lượng nguyên tệ của từng đối tượng thanh toán là bao nhiêu và rất khó khăn trong việc xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chúng phát sinh. Do vậy việc đưa mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ vào sử dụng là hết sức cần thiết đối với tình hình kinh doanh của Công ty hiện nay. Mẫu Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ như sau:
Công ty Cổ phần May Thăng Long
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN) BẰNG NGOẠI TỆ
TK 131 (TK 331)
TÊN NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN) LOẠI NGOẠI TỆ
Từ ngày../../..đến ngày../../..
STT thángNgày Chứng từ Diễn giải
TK đối ứng Tỷ giá quy đổi Phát sinh Nợ Có Nguyên tệ VND Nguyên tệ VND Cộng Lập, Ngày…tháng…năm… Người lập Ký, họ tên Kế toán trưởng Ký, họ tên
3.2.3.Hoàn thiện kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trong kinh doanh để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do thất thu các khoản phải thu khách hành. Do vậy Công ty nên lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Để theo dõi khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: -Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi -Xử lý nợ phải thu khó đòi
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Số dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có. Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi như sau:
Trên cơ sở lập bảng phân tích tuổi nợ Công ty tiến hành lập dự phòng cho từng khách hàng theo Thông tư 13 ngày 27/02/2006 của Bộ Tài chính. Việc xác định mức dự phòng như sau:
Số dự phòng cần lập = Số nợ phải thu * Tỷ lệ ước tính
Hoặc: Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Nợ phải thu khó đòi * Số % có khả năng mất
Để có tỷ lệ ước tính hay số % có khả năng mất kế toán nên lập bảng phân tích tuổi nợ như vậy sẽ thấy rõ được các mức quá hạn của từng khách hàng, từ đó sẽ lập các mức dự phòng tương ứng. Mẫu Bảng phân tích tuổi nợ như sau:
Công ty Cổ phần May Thăng Long BẢNG PHÂN TÍCH TUỔI NỢ Tính từ ngày… tháng… năm… STT Tên khách hàng Số chứng từ Số tiền phải thu khách hàng Hạn thanh toán Số ngày quá hạn Đánh giá khả năng thanh toán Tổng
Nếu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm thì mức lập dự phòng là 30% giá trị của khoản phải thu quá hạn.
Nếu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm thì mức lập dự phòng là 50% giá trị của khoản phải thu quá hạn.
Nếu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm thì mức lập dự phòng là 70% giá trị của khoản phải thu quá hạn.
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được ước tính, ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán sau, tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu mức dự phòng cần lập lớn hơn mức dự phòng đã lập từ niên độ kế toán trước thì số lập thêm tương tự bút toán trên. Còn nếu mức dự phòng cần lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập từ niên độ kế toán trước thì hoàn nhập phần chênh lệch bằng bút toán đảo của định khoản trên.
Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về việc xoá nợ cho khách hàng thì kế toán định khoản:
Nợ TK 139: Số đã lập dự phòng Nợ TK 642: Số còn thiếu
Có TK 131 - Phải thu khách hàng
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (theo dõi ít nhất là 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ). Nếu nợ khó đòi sau khi xoá sổ thu hồi được thì định khoản:
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711 - Thu nhập khác
Đồng thời ghi Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý.
3.2.4.Hoàn thiện việc sử dụng tỷ giá hạch toán trong các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua
Các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ ở Công ty Cổ phần May Thăng Long diễn ra thường xuyên do vậy nếu sử dụng tỉ giá thực tế để hạch toán sẽ làm cho khối lượng công việc kế toán trong kỳ sẽ gây khó khăn cho nhân viên kế toán do phải thường xuyên cập nhật tỉ giá và rà soát lại tỉ giá trên sổ sách. Vì vậy Công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán trong các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, việc này sẽ làm cho công việc theo dõi cũng như hạch toán đơn giản đi rất nhiều. Trình tự hạch toán như sau:
Khi thanh toán với người mua bằng ngoại tệ: Nợ TK 111, 112, 131: Tỷ giá hạch toán
Có TK 511: Tỷ giá thực tế tại thời điểm bán Có TK 3331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm bán Có TK 515 (Nợ TK 635): Số chênh lệch
Khi thanh toán với người bán bằng ngoại tệ: Nợ TK 152, 153…: Tỷ giá thực tế
Nợ TK 133: Tỷ giá thực tế
Có TK 111, 112, 331: Tỷ giá hạch toán Có TK 515 (Nợ TK 635): Số chênh lệch
Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ - nếu mua hàng thanh toán ngay
3.2.5.Hoàn thiện công tác kế toán quản trị
Công ty nên tổ chức một bộ phận kế toán quản trị riêng để có thể cung cấp các thông tin có giá trị cho ban lãnh đạo Công ty trong việc lập các kế hoạch kinh doanh. Công ty nên tiến hành lập các báo cáo quản trị để từ đó các nhà quản trị có thể đánh giá, phân tích và có các chính sách kinh tế kịp thời trong mỗi giai đoạn kinh doanh của Công ty.
Cuối mỗi kì hạch toán Công ty nên lập bảng dự toán tính hình các khoản phải thu để qua đó nhà quản trị có thể đề ra các kế hoạch thanh toán trong kì tiếp theo cũng như có các biện pháp hối thúc nợ, đồng thời chủ động được nguồn tài chính trong Công ty. Mẫu của bảng dự toán tình hình thanh toán các khoản phải thu trong năm như sau:
Công ty Cổ phần May Thăng Long
BẢNG DỰ TOÁN TÌNH HÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU TRONG NĂM
Chỉ tiêu Quý Tổng cả năm
1 2 3 4
1. Khoản phải thu từ quý 4 năm trước 2. Khoản phải thu từ quý 1 năm nay 3. Khoản phải thu từ quý 2 năm nay 4. Khoản phải thu từ quý 3 năm nay 5. Khoản phải thu từ quý 4 năm nay
Mặt khác, để có được nền tài chính lành mạnh Công ty nên tiến hành việc phân tích tình hình thanh toán. Phân tích tình hình thanh toán là việc xem xét tình hình thanh toán các khoản phải thu, các khoản phải trả của Công ty. Qua việc phân tích này, Công ty có thể đánh giá được chất lượng cũng như hiệu quả của hoạt động tài chính tại doanh nghiệp mình. Đồng thời giúp cho ban lãnh đạo Công ty đề ra các biện pháp để thu hồi nợ hoặc thanh toán nợ kịp thời; biết được các khoản tranh chấp nợ phải thu, nợ phải trả để có các giải pháp hợp lý. Khi tiến hành phân tích, các nhà phân tích sẽ thấy được sự biến động của các chỉ tiêu cũng như thấy được những biến động bất thường để ban lãnh đạo Công ty có thể đưa ra các quyết định kịp thời giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ gặp rủi ro trong kinh doanh. Mẫu Bảng phân tích tình hình thanh toán của Công ty như sau:
Công ty Cổ phần May Thăng Long
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THANH TOÁN
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch
+/ - %
1. Các khoản phải thu … … 2. Các khoản phải trả … … …
KẾT LUẬN
Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán thanh toán với người bán và người mua trong việc duy trì và đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh, Công ty Cổ phần May Thăng Long đã có điều chỉnh để đáp ứng với xu thế hiện tại. Tuy vậy, do những nguyên nhân khách quan và chủ quan mà công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện.
Trong thời gian tới Công ty Cổ phần May Thăng Long sẽ tham gia vào thị trường chứng khoán để nâng cao vị thế tài chính, hình ảnh và tăng cường sự hiểu biết và quan tâm của các nhà đầu tư và khách hàng đối với Công ty và sản phẩm của Công ty. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với người bán và người mua nói riêng là một nhiệm vụ cấp bách trong thời gian tới.
Do trình độ còn hạn chế do vậy những giải pháp đưa ra chỉ dựa trên những kiến thức đã được học và trên cơ sở tài liệu kế toán của Công ty, hy vọng những giải pháp đã nêu ở trên có thể giúp hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài chính, Thông tư số 13/2006/TT-BTC
2. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) - NXB Lao động xã hội - 2006 3. Công ty Cổ phần May Thăng Long, Tài liệu kế toán năm 2008
4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp, hướng dẫn lập chứng từ, hướng dẫn ghi sổ kế toán – NXB Tài chính - 2005
5. Khoá luận của các năm trước
6. PGS.TS. Đặng Thị Loan, “Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp”- NXB Đại học Kinh tế Quốc dân - 2006
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU ... 1
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ... 3
1.1.Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần May Thăng Long có ảnh hưởng đến kế toán thanh toán với người bán và người mua ... 3
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển ... 3
1.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh ... 5
1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long ... 10
1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ... 10
1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán ... 13
PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ... 16
2.1.Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long ... 16
2.1.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng
... 16
2.1.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong nước ... 18
2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế ... 27
2.2.Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long ... 38
2.2.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người mua và tài khoản sử dụng ... 38
2.2.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua trong nước ... 40
2.2.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua quốc tế ... 42
PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ... 51
3.1.Đánh giá khái quát thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long ... 51
3.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán ... 51
3.1.2.Về chứng từ sử dụng ... 52
3.1.3.Về tài khoản sử dụng ... 52
3.1.4.Về sổ sách sử dụng ... 53
3.1.5.Về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ... 53
3.1.6.Về công tác kế toán quản trị ... 54
3.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long ... 54
3.2.1.Hoàn thiện tài khoản có liên quan đến kế toán thanh toán bằng ngoại tệ và kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái ... 54 3.2.2.Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ ... 55 3.2.3.Hoàn thiện kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ... 56 3.2.4.Hoàn thiện việc sử dụng tỷ giá hạch toán trong các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua ... 58 3.2.5.Hoàn thiện công tác kế toán quản trị ... 59 KẾT LUẬN ... 61 Do trình độ còn hạn chế do vậy những giải pháp đưa ra chỉ dựa trên những kiến thức đã được học và trên cơ sở tài liệu kế toán của Công ty, hy vọng những giải pháp đã nêu ở trên có thể giúp hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty. ... 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 62
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Trang
1.Sơ đồ
MỞ ĐẦU ... 1 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ... 3 PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ... 16 PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ... 51 KẾT LUẬN ... 61 Do trình độ còn hạn chế do vậy những giải pháp đưa ra chỉ dựa trên những kiến thức đã được học và trên cơ sở tài liệu kế toán của Công ty, hy vọng những giải pháp đã nêu ở trên có thể giúp hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty. ... 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 62
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT NKCT : Nhật ký chứng từ SCT : Sổ chi tiết SC : Sổ Cái TK : Tài khoản BK : Bảng kê VND : Việt Nam đồng STT : Số thứ tự TSCĐ : Tài sản cố định BT : Bút toán
PHỤ LỤC
Phụ lục số 01: Mẫu Hợp đồng mua bán hàng hoá CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
Hợp đồng số: 102/2007 - HĐMB
1. Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế 25/09/1989 của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cấp, các ngành;
2. Căn cứ vào đơn đặt hàng của Công ty ĐH 127/2007
Hôm nay, ngày 03 tháng 12 năm 2007
Tại địa điểm: Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại Chúng tôi gồm:
Bên A
1.Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại