Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty tnhh tôn bảo khánh

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ́ ̣c K in h tê ́H uê . ho KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ại THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI Tr ươ ̀ng CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH Sinh viên thực hiện: Hồng Thị Kiều My Khóa học: 2015 - 2019 ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ́ in h tê ́H uê . ho ̣c K KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ại THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI Tr ươ ̀ng CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH Sinh viên thực Giảng viên hướng dẫn Hoàng Thị Kiều My Ths Nguyễn Ngọc Thủy Lớp: K49A – Kiểm toán Niên khóa: 2015-2019 Huế, tháng năm 2019 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Trường Đại học kinh tế Huế, khoa Kế Toán - Kiểm Toán với giúp đỡ cô Nguyễn Ngọc Thủy, cho phép công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, em hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa Để hoàn thành tốt báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn trường ́ uê Đại học kinh tế Huế, đặc biệt cô Nguyễn Ngọc Thủy tận tình hướng dẫn, ́H bảo em thời gian qua Ngoài ra, em xin cảm ơn thầy khoa Kế tốn – Kiểm toán trang bị cho em kiến thức hữu ích cho đợt thực tế Đồng tê thời, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc lòng biết ơn Giám đốc công ty h anh chị phịng ban khác cơng ty TNHH Tôn Bảo Khánh, đặc in biệt anh chị phận kế toán giúp đỡ tận tình em thời gian vừa qua ̣c K Ngoài ra, em đặc biệt cảm ơn bạn bè, người thân gia đình ln ln ủng hộ động viên em suốt bốn năm đại học Em muốn gửi lời cảm ơn chân ho thành đến ba mẹ em, người giúp em ngồi giảng đường ại đại học có ngày hôm Đ Mặc dù cố gắng để hoàn thành báo cáo thực tập nghề nghiệp cách tốt nhất, song hạn chế thời gian, kiến thức chưa có kinh nghiệm nên ̀ng khơng thể tránh khỏi sai sót định Vì em mong nhận Tr ươ góp ý thầy để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! i DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BPBH Bộ phận bán hàng BPGH Bộ phận giao hàng BTC Bộ tài ĐĐH Đơn đặt hàng GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KH Khách hàng HTK Hàng tồn kho ̣c K in h tê ́H ́ Báo cáo tài uê BCTC KSNB Kiểm soát nội Nhân viên bán hàng ho NVBH NVGH Nhân viên giao hàng Phiếu xuất kho Đ TGNH ại PXK ̀ng TSDH Tiền gửi ngân hàng Tài sản dài hạn Tài sản ngắn hạn VCSH Vốn chủ sở hữu Tr ươ TSNH ii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể giai đoạn 18 Bảng 1.2 Sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền .19 Bảng 1.3 Kiểm sốt q trình tiếp nhận ĐĐH xét duyệt bán chịu 22 Bảng 1.4 Kiểm soát trình bán hàng 23 ́ uê Bảng 1.5 Kiểm soát trình giao hàng lập hóa đơn .24 ́H Bảng 1.6 Kiểm soát phương thức bán chịu 25 tê Bảng 2.1 Tình hình cấu tài sản – nguồn vốn Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh ba năm 2015 – 2017 37 in h Bảng 2.3 Tình hình kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh ba năm 2015 - 2017 39 ̣c K Bảng 2.4 Đánh giá rủi ro xảy chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty ho TNHH Tôn Bảo Khánh 58 Đ ại DANH MỤC BIỂU ̀ng Biểu 2.1 Tổng hợp công nợ phải thu tháng năm 2018 Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 45 Tr ươ Biểu 2.2 Báo giá Công ty TNHH MTV Long Tý 47 Biểu 2.3 Đơn đặt hàng Công ty TNHH MTV Long Tý 48 Biểu 2.4 Phiếu xuất kho Công ty TNHH MTV Long Tý .49 Biểu 2.5 Biên bàn giao Công ty TNHH MTV Long Tý 50 Biểu 2.6 Hóa đơn GTGT - Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử Cơng ty TNHH MTV Long Tý 51 Biểu 2.7 Phiếu thu Công ty TNHH MTV Long Tý 52 iii DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 32 Sơ đồ 2.2 Tổ chức máy kế tốn Cơng ty TNHH Tôn Bảo Khánh 34 Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 36 ́ ́H uê DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1 Kiểm soát giai đoạn xử lý ĐĐH 62 tê Lưu đồ 2.2 Kiểm soát giai đoạn xuất kho giao hàng cho khách hàng 63 h Lưu đồ 2.3 Kiểm soát giai đoạn lập Hóa đơn theo dõi nợ phải thu 64 Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in Lưu đồ 2.4 Kiểm soát giai đoạn toán 65 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Tiêu chí làm việc nguyên tắc phát triển Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 53 Hình 2.2 Nội quy văn hóa ứng xử Cơng ty TNHH Tơn Bảo Khánh 54 Hình 2.3 Lễ trao học bổng khuyến học hàng tháng Công ty TNHH Tôn Bảo ́ Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in h tê ́H uê Khánh 57 v DANH MỤC KÝ HIỆU Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ đầu ra) giấy Nhập chứng từ vào máy tính (nhập ́ uê tay) tê ́H Xử lý thủ công in h Xử lý máy tính ̣c K Dữ liệu đầu vào, đầu Tr ươ ̀ng Đ N ại ho Bắt đầu, kết thúc Lưu trữ thủ công: N: Lưu theo số thứ tự A: Lưu theo Alphabel D: Lưu theo ngày Lưu trữ máy tính vi MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ii DANH MỤC BẢNG, BIỂU iii DANH MỤC SƠ ĐỒ iv DANH MỤC HÌNH ẢNH .v ́ uê DANH MỤC KÝ HIỆU vi ́H MỤC LỤC vii tê PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ I.1 Sự cần thiết đề tài nghiên cứu in h I.2 Mục tiêu nghiên cứu I.3 Đối tượng nghiên cứu ̣c K I.4 Phạm vi nghiên cứu I.5 Phương pháp nghiên cứu ho I.6 Kết cấu đề tài ại PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Đ CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ̀ng 1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội Tr ươ 1.1.1 Định nghĩa 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Ý nghĩa hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.4 Các phận hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13 1.1.4.4 Thông tin truyền thông 15 1.1.4.5 Giám sát 15 1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp .16 vii 1.3 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.3.1 Các chức mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền .17 1.3.2 Sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền 19 1.4 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp .21 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 21 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho giai đoạn .22 1.4.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp chu trình bán hàng – thu tiền .26 ́ uê CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH ́H BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 29 tê 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .29 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 29 in h 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh sản phẩm Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .31 2.1.3 Chức nhiệm vụ 31 ̣c K 2.1.4 Tổ chức máy quản lý 32 2.1.5 Tổ chức máy kế toán 33 ho 2.1.6 Các sách kế tốn áp dụng 35 ại 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh 36 Đ 2.2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 41 ̀ng 2.2.1 Mô tả hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty TNHH Tôn Tr ươ Bảo Khánh .41 2.2.2 Ví dụ chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 47 2.2.3 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .53 2.2.3.1 Môi trường kiểm soát 53 2.2.3.2 Đánh giá rủi ro 58 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát 60 2.2.3.4 Thông tin truyền thông 66 2.2.3.5 Giám sát 67 viii Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Các hoạt động kiểm soát bao gồm: + Ngay sau nhận Biên bàn giao từ phía nhân viên giao hàng KTBH lập Hóa đơn GTGT + KTBH lập Hóa đơn điện tử sau tiến hành đối chiếu chứng từ: ĐĐH duyệt, PXK, Biên bàn giao để giúp cho việc lập Hóa đơn xác, ́ khơng có sai sót Kiểm sốt hoạt động giai đoạn toán: tê d) ́H + Các chứng từ lưu lại theo số Hóa đơn để tiện cho việc theo dõi in Ký ghi sổ Sổ quỹ Đ Ký duyệt Tr ươ ̀ng Ký duyệt Kế toán trưởng Giám đốc Phiếu thu duyệt 2 ại Phiếu thu THỦ QUỸ ho Đã có chữ ký KTBH KH ̣c K Lập Phiếu thu KH h KẾ TOÁN BÁN HÀNG Phiếu thu duyệt Phiếu thu duyệt Phiếu thu duyệt KH N N Lưu đồ 2.4 Kiểm sốt giai đoạn tốn SVTH: Hồng Thị Kiều My 65 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Các hoạt động kiểm soát bao gồm: + Kế toán bán hàng người lập Phiếu thu để tránh thủ quỹ lập phiếu thu biển thủ số tiền thu + Phiếu thu có đầy đủ chữ ký kế toán trưởng Giám đốc tránh cho việc KTBH thông đồng với thủ quỹ chiếm đoạt tiền khách hàng trả ́ uê + Thủ quỹ KTBH đối chiếu số liệu sổ quỹ sổ sách kế toán hàng ngày để ́H phát chênh lệch tê 2.2.3.4 Thông tin truyền thông h + Thông tin bên trong: in Các thông tin hoạt động hàng ngày Công ty truyền tải chủ yếu qua ứng ̣c K dụng Zalo, ngồi cịn qua mail điện thoại Ứng dụng zalo ứng dụng bảo mật có độ tin cậy cao nên công ty tin dùng để trao đổi thông tin cấp, sở ho với văn phòng kế toán, trao đổi quy định, báo cáo nhanh Hàng ngày, sở gửi báo cáo, bảng xuất nhập tồn để đối chiếu với phòng kế toán qua mail ại Hay xảy sai sót nào, phận kế tốn liên hệ với sở qua điện Đ thoại để điều chỉnh kịp thời Các thay đổi giá cả, mức chiết khấu cho khách hàng ̀ng thông báo kịp thời cho sở qua zalo gửi bảng giá qua mail ươ + Thông tin bên ngồi: Tr Thơng tin bên ngồi truyền tải dạng trang báo điện tử, Báo cáo tài Bên cạnh đó, cơng ty có website, facebook, hotline riêng để giúp khách hàng giải đáp thắc mắc kịp thời khách hàng đặt hàng mà khơng cần trực tiếp đặt sở + Các sách thủ tục quan trọng công ty ban hành dạng văn để đảm bảo cấp tuân theo Ngoài ra, hàng tháng diễn họp HĐQT Ban giám đốc để trao đổi vấn đề quan trọng, thay đổi SVTH: Hồng Thị Kiều My 66 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy hay hành vi không tuân thủ quy định công ty Mặt khác, HĐQT thu thập ý kiến cá nhân khác đơn vị để đảm bảo thơng tin mang tính khách quan không nghe ý kiến chiều từ phía Ban giám đốc 2.2.3.5 Giám sát Hàng tháng, Ban Giám đốc tổ chức họp Ban Giám đốc, phòng ban ́ uê xưởng sản xuất để xem xét hiệu kinh doanh Công ty nói chung Từ đó, đánh ́H giá sở hoạt động tốt hơn, đạt mục tiêu mà công ty đề đưa giải pháp để thúc đẩy sở chưa đạt mục tiêu cải thiện tình hình kinh tê doanh Đồng thời, Giám đốc điều hành thường xuyên sở để nghe báo h cáo tình hình kinh doanh sở giám sát xem nhân viên có tuân Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in thủ chuẩn mực quy định ứng xử công ty hay khơng SVTH: Hồng Thị Kiều My 67 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty ́ uê TNHH Tôn Bảo Khánh a) ́H 3.1.1 Ưu điểm Môi trường kiểm sốt: tê + Ban giám đốc có ban hành quy tắc chuẩn mực ứng xử, đề cao tính trung thực h giá trị đạo đức, có lực lãnh đạo tốt, biết khích lệ ln đầu, làm gương in việc tuân thủ quy tắc ứng xử, quy định công ty ̣c K + Cơng ty có văn hóa riêng, đề cao văn hóa cúi chào theo kiểu Nhật, thực nguyên tắc bình đẳng tơn trọng cấp với khách hàng tạo môi trường làm ho việc tốt hạn chế áp lực cho nhân viên, tạo thiện cảm với khách hàng doanh công ty ại + Cơ cấu tổ chức hợp lý, bao quát toàn công ty, phù hợp với hoạt động kinh Đ + Cơng ty có phân cơng cơng việc, nhiệm vụ rõ ràng cho nhân viên sổ ̀ng sách Quy định rõ trách nhiệm cấp từ quản lý đến nhân viên + Công ty trọng công tác nhân sự, thường xuyên tham gia Ngày hội việc làm để ươ nhằm tìm kiếm lao động chất lượng cao Ngồi cơng ty làm tốt cơng tác khen Tr thưởng cho cá nhân sở hồn thành tốt mục tiêu cơng ty đề đồng thời, kỷ luật, đuổi việc cá nhân vi phạm quy định công ty b) Đánh giá rủi ro: + Công ty xác lập mục tiêu cách rõ ràng, cụ thể ngắn hạn dài hạn + Ban giám đốc thường xuyên nhận dạng rủi ro mà cơng ty phải đối mặt hàng ngày phân tích rủi ro đó, tìm kiếm ngun nhân thất tiền bán hàng, hay số SVTH: Hoàng Thị Kiều My 68 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy lượng hàng bán bị trả lại cáo, Đôi có số họp diễn để tìm kiếm cách ngăn chặn, phát rủi ro có biện pháp xử lý kịp hời rủi ro xảy c) Hoạt động kiểm sốt: Cơng ty có biện pháp kiểm sốt tốt nhằm ngăn ngừa rủi ro xảy chu trình bán hàng – thu tiền: + Cơng ty phân chia trách nhiệm hợp lý chức theo nguyên tắc phân ́ uê công phân nhiệm bất kiêm nhiệm Khơng có nhân viên đảm nhận nhiều khâu cơng ́H việc quy trình bán hàng – thu tiền tê + Trong năm 2017 công ty chuyển sang sử dụng phần mềm MISA SME.NET hạn chế nhiều rủi ro việc làm việc thủ công gây nên, hạn chế truy cập để đánh cắp in h thơng tin người ngồi ̣c K + Việc kiểm soát chứng từ, sổ sách thực tốt, tất lập đầy đủ, có đầy đủ chữ ký, thơng tin Các chứng từ, sổ sách lưu trữ cách có hệ ho thống ấn quan trọng Hóa đơn, ĐĐH, PXK, Biên bàn giao, Báo giá, Phiếu thu đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng tránh gây nhầm lẫn, ại mát, lập chứng từ trùng lặp Đ + Việc lập chứng từ quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền có phê duyệt người có thẩm quyền ̀ng + Các thủ tục kiểm soát giai đoạn cụ thể chu trình bán hàng – thu tiền ươ mà công ty áp dụng tương đối hữu hiệu Giai đoạn xử lý ĐĐH: Tr  + ĐĐH công ty tự lập dựa thông tin khách hàng theo mẫu thống công ty thiết kế nên thuận tiện cho việc kiểm sốt ĐĐH + Cơng ty có thực kiểm tra tập tin HTK kiểm tra hàng có kho hay khơng giúp ngăn ngừa tình trạng chấp nhận ĐĐH khách hàng hàng khơng có kho để bán cho khách hàng SVTH: Hoàng Thị Kiều My 69 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + NVBH kiểm tra lưu trữ thông tin khách hàng vào tập tin khách hàng điều giúp cho lần đặt hàng sau khách hàng nhanh chóng + KTBH đối chiếu Bảng giá thức công ty trước lập Báo giá đồng thời ĐĐH lập dựa Báo giá tránh sai sót giá bán  Giai đoạn xuất kho giao hàng: ́ uê + Trước xuất hàng, thủ kho kiểm tra loại hàng, chất lượng, số lượng hàng ́H có với PXK hay khơng Điều ngăn chặn tình trạng xuất nhầm hàng, xuất hàng tê phẩm chất dấn đến khách hàng trả lại hàng, gây uy tín khách hàng + Việc tách biệt phận kho với phận giao hàng lái xe tránh gian lận in h biển thủ hàng xuất ̣c K + Công ty quy định lái xe nhân viên giao hàng không phép thu tiền nên tránh gian lận biển thủ tiền khách hàng trả lái xe nhân viên giao hàng gây Giai đoạn lập Hóa đơn theo dõi nợ phải thu: ại  ho nên Đ + Hóa đơn lập sở đối chiếu chứng từ: ĐĐH, PXK, Biên ̀ng bàn giao nên đảm bảo độ xác cao + Ngồi ra, việc KTBH lập Hóa đơn nhân viên giao hàng gửi Biên bàn ươ giao mà khách hàng xác nhận cho phịng kế tốn hạn chế tình trạng qn Tr lập Hóa đơn hàng giao cho khách hàng + Công ty sử dụng phần mềm MISA theo dõi công nợ chi tiết cho khách hàng giúp cho q trình theo dõi cơng nợ dễ dàng + Việc xóa sổ nợ phải thu quy định phải Tổng giám đốc xét duyệt nên ngăn chặn gian lận liên quan đến việc chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ sau cho vào nợ q hạn xóa sổ nợ SVTH: Hồng Thị Kiều My 70 Khóa luận tốt nghiệp  GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Giai đoạn toán: + Phiếu thu KTBH lập, có chữ ký kế tốn trưởng thủ quỹ người thu tiền nên tránh gian lận biển thủ tiền từ phía thủ quỹ gây + Hàng ngày, KTBH đối chiếu số liệu sổ sách với thủ quỹ nên dễ dàng phát chênh lệch có ́ uê + Công ty lắp đặt camera phận thu tiền nói riêng cơng ty nói chung nên Thơng tin truyền thơng: tê d) ́H kiểm sốt gian lận biển thủ tiền nói riêng lấy cắp tài sản nói chung + Thơng tin bên trong: Cơng ty sử dụng hệ thống mạng nội bộ, ứng dụng mạng in h Zalo, Mail để truyền thông tin nội công ty nên thông tin truyền ̣c K nhanh có độ bảo mật cao Bên cạnh họp thường niên tổ chức giúp cho việc truyền đạt thông tin hiệu hơn, thông tin đến từ hai phía, nhân viên ho có hội phản hồi, đóng góp ý kiến Ban Giám đốc + Thơng tin bên ngồi truyền đạt dạng báo điện tử, facebook, ại BCTC giúp khách hàng dễ tiếp cận với thông tin công ty Ngồi ra, cơng ty Đ có website riêng, hotline để giúp khách hàng liên hệ giải đáp thắc mắc đặt hàng Giám sát: ̀ng e) ươ Công ty có hoạt động giám sát kịp thời để đánh giá hệ thống Tr KSNB chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty Các họp định kỳ hàng tháng để đánh giá hiệu việc bán hàng thực cấp quản lý phát yếu khắc phục chúng 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh hoạt động tương đối tốt, nhiên nhìn chung cịn số hạn chế sau: SVTH: Hồng Thị Kiều My 71 Khóa luận tốt nghiệp a) GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Mơi trường kiểm sốt: + Các mục tiêu doanh số mà HĐQT Ban giám đốc đưa dẫn đến áp lực cho nhân viên bán hàng sở Các áp lực dẫn đến hành vi gian lận thực nhân viên bán hàng nhằm gia tăng doanh số từ, đạt mục tiêu mà công ty đề để thưởng từ dẫn đến bán hàng khơng thu tiền + Cơng ty khơng có phận KSNB độc lập để kiểm tra tình hình hoạt động, ́ uê thực thủ tục kiểm sốt cơng ty từ đánh giá mức độ hữu hiệu ́H hoạt động kiểm soát này, phát yếu để có biện pháp khắc phục tê + Vì cơng ty tuyển nhân viên nên chưa có kinh nghiệm, tốn thời gian chi phí đào tạo in h + Trên thực tế, Chủ tịch HĐQT bà Phạm Thị Quỳnh Như không nằm ̣c K Ban Giám đốc cơng ty chồng bà, ơng Hồng Ngọc Gia lại Tổng Giám đốc cơng ty nên tính độc lập HĐQT với Ban giám đốc công ty chưa cao, khách quan Đánh giá rủi ro: ại b) ho đánh giá Hội đồng quản trị lực lãnh đạo Tổng giám đốc chưa Đ + Thị trường kinh tế luôn biến động, giá từ đối thủ cạnh tranh lên xuống không ngừng, thị trường không ngừng xuất đối thủ cạnh tranh nên ̀ng cơng ty khơng thể đánh giá kiểm sốt hết tất rủi ro xảy ươ + Các đánh giá rủi ro Ban giám đốc chủ yếu cịn mang tính chủ quan, chưa bám sát với tình hình thực tế sở Hoạt động kiểm soát: Tr c) Mặc dù thủ tục kiểm sốt mà cơng ty áp dụng tương đối hữu hiệu số hạn chế định  Giai đoạn xử lý ĐĐH: + Cơng ty khơng có phận tín dụng độc lập để xét duyệt hạn mức tín dụng khách hàng từ xét duyệt có nên bán chịu cho khách hàng hay khơng SVTH: Hồng Thị Kiều My 72 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Công ty cho phép khách hàng đặt hàng qua điện thoại Điều dễ dẫn đến NVBH tiếp nhận sai lệch thông tin mà khách hàng chuyển đến dẫn đến ĐĐH bị lập sai + Công ty không xác định hạn mức bán chịu, xây dựng sách bán chịu hay quy định cụ thể + Các ĐĐH không đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng dễ dẫn đến nhầm lẫn, trùng lặp ĐĐH, mát ĐĐH ́ Giai đoạn xuất kho giao hàng: uê  ́H + Thủ kho vào PXK Kế tốn HTK xuất để xuất kho mà khơng có  tê chứng từ để đối chiếu Giai đoạn lập Hóa đơn theo dõi nợ phải thu: in h + Khơng có nhân viên độc lập kiểm tra ngẫu nhiên lại tính xác ̣c K thơng tin hóa đơn số tiền, mã số thuế, địa khách hàng + Không lập Biên đối chiếu công nợ với khách hàng Thông tin truyền thông: ho d) + Công ty khơng cơng bố Bảng giá thức mặt hàng để khách hàng ại đối chiếu lựa chọn công ty Khách hàng muốn biết giá mặt hàng phải e) Đ đến sở, gọi điện đặt hàng mạng gây bất tiện cho khách hàng Giám sát: ̀ng + Việc giám sát, đánh giá thực trưởng phịng, trưởng sở Tr ươ chưa xác nhân viên thơng đồng với trưởng phòng hay trưởng sở 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Từ hạn chế thấy hệ thống KSNB Cơng ty TNHH Tơn Bảo Khánh cịn thiếu sót định Cơng ty cần khắc phục hạn chế để tăng hiệu hoạt động bán hàng – thu tiền Dưới số giải pháp nhằm nâng cao SVTH: Hoàng Thị Kiều My 73 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy chất lượng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền, giúp cho hệ thống hữu hiệu + Để tránh tượng chạy theo doanh thu phận bán hàng gây ra, hàng tháng, công ty cần lập báo cáo số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo nhân viên/địa điểm bán hàng Nếu phát doanh thu bán hàng hàng bán bị trả lại bị tăng cao q mức dấu hiệu cho thấy xảy tình trạng chạy theo ́ uê doanh số ́H + Công ty nên thành lập phận kiểm soát nội riêng nhằm kiểm tra, giám sát tê đánh giá hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, phát yếu để đề biện pháp khắc phục Bộ phận kiểm soát nội soát lại in h hữu hiệu hiệu hoạt động kiểm sốt cơng ty nói chung đề xuất ̣c K hoạt động kiêm soát để hệ thống KSNB công ty chặt chẽ + Cân việc tuyển nhân viên đồng thời cần có hai ho năm kinh nghiệm giúp cơng ty tiết kiệm chi phí đào tạo + Cơng ty nên dự phịng nguồn nhân lực vị trí quan trọng để lỡ vị trí ại vắng mặt có người thay Chẳng hạn trường hợp nhân viên phận kế Đ tốn cơng nợ nữ nghỉ để sinh phải có nguồn nhân lực dự phịng thay Vì vị trí quan trọng công ty ̀ng + Công ty nên thành lập phận tín dụng độc lập, phận có chức ươ xét duyệt hạn mức tín dụng khách hàng để định có nên bán chịu cho khách hàng hay không Tr + Xây dựng sách bán hàng cụ thể rõ ràng (bao gồm sách bán chịu) hạn chế rủi ro xảy Trên sách bán hàng quy định rõ mức chiết khấu, giảm giá cho khách hàng đại lý, khách hàng truyền thống, quy định mức dư nợ tối đa thời gian nợ tối đa mà cơng ty cho phép, hạn mức tín dụng mà công ty cho phép khách hàng mua chịu Đồng thời, quy định rõ cách thức kỷ luật trách nhiệm nhân viên bán hàng khơng tn thủ sách bán hàng đơn vị SVTH: Hồng Thị Kiều My 74 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Để tránh tượng chạy theo doanh thu phận bán hàng gây ra, hàng tháng, công ty cần lập báo cáo số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo nhân viên/địa điểm bán hàng Nếu phát doanh thu bán hàng hàng bán bị trả lại bị tăng cao q mức dấu hiệu cho thấy xảy tình trạng chạy theo doanh số + Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, công ty nên gọi điện lại xác minh thêm ́ uê lần thông tin mà nhân viên bán hàng ghi lại xác chưa để đảm bảo ́H khơng có sai sót q trình tiếp nhận thơng tin khách hàng dẫn đến lập tê ĐĐH bị sai + Công ty nên lập Lệnh bán hàng để phận xét duyệt bán chịu xét duyệt chuyển in h cho thủ kho để tiến hành đối chiếu với PXK để thủ kho phát sai sót kịp thời ̣c K có để thơng báo cho phận kế tốn điều chỉnh + Cơng ty nên đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng ĐĐH, Biên ho bàn giao để tránh nhầm lẫn, sai sót + Hàng ngày phận giao hàng nên lập Bảng tổng hợp hàng giao để ại tránh nhầm lẫn việc giao hàng sau đối chiếu với phận khác Đ phận kho hay phận bán hàng để đảm bảo khớp + Công ty nên lập hạn mức đổ vỡ cho phép trình giao hàng cho ̀ng khách hàng quy định hạn mức hàng bán bị trả lại cho phép Công ty nên quy định rõ ươ vượt hạn mức đổ vỡ cho phép người chịu trách nhiệm + Nên có nhân viên độc lập thực nhiệm vụ kiểm tra ngẫu nhiên tính Tr xác Hóa đơn KTBH lập tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, loại hàng, số tiền, để đảm bảo tính xác Hóa đơn + Hàng tháng Kế tốn cơng nợ nên lập Biên đối chiếu công nợ với khách hàng không lập vào cuối năm Công ty cần đặt biệt theo dõi tình hình cơng nợ khách hàng khách hàng có số dư nợ lớn để hạn chế tình trạng nợ q hạn khơng thu tiền Việc lập Biên đối chiếu công nợ với khách hàng hàng tháng SVTH: Hoàng Thị Kiều My 75 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy giúp cho công ty phát gian lận biển thủ tiền hàng khách hàng (nếu có) + Cơng ty nên khuyến khích khách hàng trả tiền qua ngân hàng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng (hay gọi bảng kê ngân hàng) hàng tháng, điều giúp hạn chế gian lận biển thủ, thông đồng chiếm đoạt tiền hàng mà khách hàng trả gây ́ uê + Hàng năm, công ty nên mời kiểm tốn độc lập kiểm tốn cơng ty để ́H đánh giá chất lượng hệ thống KSNB đồng thời kiểm tra sổ sách, tê Báo cáo tài mà cơng ty lập xác chưa Các khoản mục liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền khoản mục quan trọng Báo cáo tài in h cần xác minh độ xác Ngồi ra, việc giúp cho công ty đạt tin ̣c K cậy nhà đầu tư + Cơng ty nên cơng bố bảng giá thức công ty trang thông tin ho thống để khách hàng dễ dàng chọn lựa mặt hàng Dựa bảng giá thức, khách hàng đối chiếu với bảng giá Công ty khác từ đưa lựa ại chọn mua hàng thích hợp Đ + Hàng tháng, cơng ty cần gửi thơng báo nợ cho khách hàng dạng thư nhắc nợ, có ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh tháng, số tiền khách hàng ̀ng trả số dư cuối kỳ Điều giúp cho khách hàng biết tình trạng nợ ươ thúc giục khách hàng trả tiền cho công ty + Công ty cần phải quy định sách lập dự phịng nợ phải thu khó địi, Tr trình bày rõ tiêu chuẩn để đề nghị xóa sổ cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ nợ phải thu nhằm tránh gian lận chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ cho vào nợ hạn tiến hành xóa sổ nợ + Đối với trường hợp nhập, xuất hàng bán sở nội công ty, công ty nên lập bảng chỉnh hợp nợ phải thu để phát chênh lệch, sai phạm kịp thời SVTH: Hồng Thị Kiều My 76 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Hệ thống KSNB nhân tố quan trọng đưa đến thành công doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không nhận thấy không vận dụng tốt lợi ích hệt thống KSNB Cần lưu ý rằng, hệ thống KSNB không cung ́ uê cấp đảm bảo tuyệt đối mà cung cấp đảm bảo hợp lý cho nhà quản ́H lý việc đạt mục tiêu đơn vị, xuất phát từ hạn chế tiềm tê tàng trình xây dựng vận hành hệ thống KSNB, chẳng hạn sai lầm người đưa định, thông đồng cá nhân, lạm quyền nhà in h quản lý, Nhận thấy tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống KSNB phát ̣c K triển doanh nghiệp, thực đề tài: “Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh” Đề tài hoàn ho thành mục tiêu nghiên cứu sau: ại Một là, đề tài hệ thống hóa sở lý luận hệ thống KSNB nói Đ chung doanh nghiệp hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền ̀ng Hai là, đề tài tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu ươ tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Ba là, đề tài nêu điểm mạnh điểm yếu hệ thống KSNB Tr Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh từ đề xuất giải pháp để hoàn thiện hệ thống Mặc dù cố gắng hết sức, nhiên nhiều nguyên nhân, hạn chế mặt thời gian, thiếu sót kinh nghiệm kiến thức với số lý khách quan bảo mật công ty nên tiếp cận nhiều số liệu nên đề tài nhiều thiếu sót Tơi mong nhận góp ý, dẫn từ thầy giáo để đề tài hoàn thiện SVTH: Hoàng Thị Kiều My 77 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Kiến nghị Trong trình nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty, bị giới hạn mặt không gian thời gian nên đề tài dừng lại việc nghiên cứu phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, nhấn mạnh vào hoạt động kiểm sốt cịn hạn chế định Đề tài ́ uê chưa làm rõ mối quan hệ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội cơng ty.Vì hạn chế đó, tơi xin đề xuất kiến nghị sau: ́H Nên nghiên cứu thêm mối quan hệ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt tê nội Cơng ty TNHH Tôn Bảo Khánh Chẳng hạn mối quan hệ thông tin h truyền thông hoạt động kiểm soát, hay đánh giá rủi ro thể in giám sát, Mối quan hệ phận quan trọng hữu hiệu ̣c K hệ thống kiểm sốt nội Ngồi ra, có điều kiện nên nghiên cứu thêm KSNB chu trình ho quan trọng khác chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền, chu trình tiền lương, chu Tr ươ ̀ng Đ ại trình thu – chi tiền mặt, để đánh giá tổng quan hệ thống KSNB cơng ty SVTH: Hồng Thị Kiều My 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Thục Uyên (2012-2016), khóa luận “Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh Công ty cổ phần – Nhà máy gạch TUYNEN -5”, Đại học kinh tế Huế Nguyễn Thị Dương Khanh (2013-2017), khóa luận “Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm ́ sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần dệt may Huế”, Đại Nguyễn Trà Ngân (2018), Slide giảng Kiểm soát nội ́H học kinh tế Huế tê Trần Thị Giang Tân (2016) Kiểm soát nội TP Hồ Chí Minh: NXB Kinh tế TP Hồ h Chí Minh Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in www.tonbaokhanh.com ... 2.2.2 Ví dụ chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 47 2.2.3 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .53 2.2.3.1 Mơi trường kiểm sốt... THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 68 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .68... .26 ́ uê CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH ́H BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 29 tê 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .29 2.1.1 Lịch sử