Tự động hóa hoạt động thư viện tại trường đại học bách khoa hà nội

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN THƠNG TIN TỰ ĐỘNG HĨA HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TH NGUYỄN VĂN THIÊN SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRƯƠNG THỊ MẾN HÀ NỘI – NĂM 2011 LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài nghiên cứu, em gặp phải không khó khăn hạn chế định mặt thời gian trình độ chun mơn vốn kiến thức chung Tuy nhiên, giúp đỡ, bảo tận tình thầy giáo, tạo điều kiện tối đa đơn vị nghiên cứu thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội, đề tài hoàn thành Qua đây, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến Thầy giáo – Thạc sỹ Nguyễn Văn Thiên – người dẫn dắt, hướng dẫn em cách nhiệt tình tồn q trình nghiên cứu đề tài Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc tồn thể chú, anh chị nhân viên TVTQB tạo điều kiện tối đa cho em trình thực tập tìm hiểu thực tiễn Em xin cảm ơn đóng góp thầy cô giáo khoa Thư viện – Thơng tin, trường Đại học Văn hóa Hà Nội cho cơng trình nghiên cứu em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2011 Sinh viên: Trương Thị Mến DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT AACR2 Anglo – American Cataloguing Rule (Quy tắc biên mục Anh – Mỹ) ALS Automated Library System (Hệ thống thư viện tự động) CCTV Closed Circuit Television (Truyền hình mạch kín) CD Compact Disc (Đĩa nén) CDROM Compact Disc Read Only Memory (Bộ nhớ đọc đĩa nén) CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu HTTVTĐ Hệ thống thư viện tự động ILS Integrated Library System (Hệ thống thư viện tích hợp) LCC Library of Congress Classification (Bảng phân loại thư viện Quốc hội Mỹ) MARC Machine Readable Cataloguing (Biên mục đọc máy) OPAC Online Public Access Cataloguing (Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến) TĐHTV Tự động hóa thư viện TVTQB Thư viện Tạ Quang Bửu VTLS Visionary Technology in Library Solutions (Công nghệ tổng quát cho giải pháp thư viện) RFID Radio Frequency Identification (Công nghệ định danh sóng vơ tuyến) DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH Tên bảng/hình ảnh Số trang Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống TVTQB 35 Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử 35 Hình 1: Mẫu thẻ thư viện ứng dụng mã vạch 21 Hình 2: Thành phần đối tượng người dùng tin TVTQB 36 trường ĐHBKHN theo thực tế Hình 3: Hệ thống mạng, phần mềm, máy chủ Thư viện ĐHBKHN 41 Hình 4: Cấu trúc Dspace 47 Hình 5: Giao diện thư viện số ĐHBKHN 48 Hình 6: Hệ thống cổng từ 3M TVTQB 50 Hình 7: Thẻ bạn đọc tích hợp mã vạch TVĐHBKHN 52 Hình 8: Mở biểu ghi Virtua 61 Hình 9: Minh họa biểu ghi MARC Virtua 61 Hình10: Minh họa phần trợ giúp biên mục 62 Hình 11: Tra cứu ký hiệu phân loại tự động trực tuyến 64 Hình 12: Giao diện đánh số Cutter tự động 64 Hình 13: Giao diện tìm kiếm OPAC 65 Hình 14: Tìm kiếm nâng cao thư viện số 67 Hình 15: Sơ đồ quy trình mượn sách giáo trình 69 Hình 16: Sơ đồ quy trình trả sách giáo trình 69 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 13 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG 13 THƯ VIỆN 13 1.1 Khái niệm nguyên tắc tự động hóa hoạt động thư viện 13 1.1.1 Khái niệm 13 1.1.2 Các nguyên tắc tự động hoá hoạt động thư viện 15 1.2 Các yếu tố cần thiết để tiến hành tự động hoá hoạt động thư viện 17 1.2.1 Hạ tầng CNTT phần mềm thư viện tích hợp 17 1.2.1.1 Hạ tầng CNTT 17 1.2.1.2 Phần mềm thư viện tích hợp – Intergrated Library System (ILS) 20 1.2.2 Tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện 23 1.2.3 Công nghệ thiết bị chuyên dụng tự động hoá hoạt động thư viện thông tin 26 1.2.4 Nguồn nhân lực 28 1.3 Các lĩnh vực tự động hoá hoạt động thư viện 29 1.3.3 Tự động hoá hoạt động nghiệp vụ thư viện 30 1.3.2 Tự động hoá hoạt động an ninh thư viện 32 1.3.3 Tự động hố hoạt động hành quản trị 33 CHƯƠNG 34 THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 34 2.1 TVTQB Trường ĐHBKHN 34 2.1.1 Chức nhiệm vụ 36 2.1.2 Nguồn lực thông tin 39 2.1.3 Người dùng tin nhu cầu tin 41 2.2 Thực trạng yếu tố cấu thành hệ thống tự động hoá TVTQB Trường ĐHBKHN 44 2.2.1 Hạ tầng CNTT 44 2.2.2 Phần mềm ứng dụng hoạt động thư viện 48 2.2.2.1 Phần mềm thư viện tích hợp Virtua – VTLS 48 2.2.2.2 Phần mềm thư viện số Dspace 51 2.2.3 Công nghệ thiết bị chuyên dụng 54 2.2.3.1 Cơng nghệ từ tính 54 2.2.3.2 Công nghệ mã vạch 55 2.2.3.3 Công nghệ định danh sóng Radio RFID 57 2.2 3.4 Các thiết bị chuyên dụng 60 2.2.4 Nguồn nhân lực 61 2.3 Thực trạng lĩnh vực tự động hóa thư viện 63 2.3.1 Tự động hoá hoạt động nghiệp vụ thư viện 63 2.3.1.1 Bổ sung tài liệu 63 2.3.1.3 Hoạt động tra cứu khai thác thông tin 70 2.3.1.4 Hoạt động lưu thông tài liệu 73 2.3.2 Một số lĩnh vực khác 75 2.3.2.1 Tự động hoá hoạt động an ninh thư viện 75 2.3.2.1 Tự động hố cơng tác hành quản trị 76 2.4 Đánh giá thực trạng tự động hoá hoạt động thư viện trường ĐHBKHN 77 2.4.1 Những ưu điểm 78 2.4.2 Những hạn chế 81 CHUƠNG 86 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 86 3.1 Tăng cường đầu tư hạ tầng CNTT 86 3.1.1 Phần cứng 86 3.1.2 Phần mềm 87 3.2 Tăng cường đầu tư trang thiết bị phục vụ tự động hoá 88 3.3 Tăng cường nguồn lực thông tin đẩy mạnh khả liên kết chia sẻ 90 3.4 Nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo người dùng tin 92 KẾT LUẬN 93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ nửa sau kỷ XX, với đột phá vượt bậc khoa học - công nghệ, nước giới dần chuyển từ “xã hội cơng nghiệp” sang “xã hội hậu cơng nghiệp” hay cịn gọi “xã hội thông tin” Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, đời nhiều môn loại khoa học mới,… làm cho khối lượng thông tin, tài liệu gia tăng nhanh chóng dẫn tới tượng “bùng nổ thơng tin” Bên cạnh đó, xã hội phát triển làm cho nhu cầu tin người ngày đa dạng phức tạp Họ mong muốn đáp ứng thông tin cách nhanh chóng, xác, kịp thời đầy đủ Chính mâu thuẫn địi hịi hoạt động thơng tin – thư viện nói chung hoạt động xử lý nội dung tài liệu nói riêng phải khơng ngừng hồn thiện nâng cao chất lượng để xử lý tổ chức thơng tin cách khoa học, phát triển gia tăng giá trị sản phẩm – dịch vụ thông tin, hạn chế “nhiễu tin”, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin ngày cao người dùng Nhằm mục đích đối phó với “bùng nổ thơng tin” giải phát triển tất yếu ngành thông tin – thư viện thư viện bắt buộc phải phát triển theo hướng tự động hóa TĐHTV làm thay đổi hoạt động nghiệp vụ dịch vụ thư viện: Các hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu chuẩn hóa, mở rộng liên kết, chia sẻ tự phát huy giá trị nó; Các dịch vụ thư viện đa dạng chất lượng mục tiêu hướng đến thân thiện với người dùng, cung cấp nhiều tiện ích cách thức tiếp cận phù hợp hướng đến người dùng tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (ĐHBK HN) nơi đào tạo cán có trình độ cao làm việc lĩnh vực khoa học, công nghệ, quản 10 lý có vai trị quan trọng việc xây dựng đội ngũ cán khoa học kỹ thuật nòng cốt, phục vụ đắc lực cho nghiệp cơng nghiệp hố đại hoá đất nước Hiện nay, nhà trường tiến hành đổi giáo dục, xây dựng Trường ĐHBKHN thành trường đại học trọng điểm với số ngành mũi nhọn đạt trình độ tiên tiến, bước đại hoá nhà trường tạo hội nhập vào hệ thống trường đại học khu vực giới Để thực mục tiêu này, việc cung cấp nguồn tin để thúc đẩy việc tự học, tự nghiên cứu cho sinh viên yếu tố quan trọng định chất lượng giáo dục TVTQB Trường ĐHBKHN (sau gọi tắt thư viện Tạ Quang Bửu) thư viện trường đại học khoa học kỹ thuật đa ngành, đa lĩnh vực lớn nước Với vốn tài liệu khoa học - công nghệ đa dạng phong phú, hàng năm Thư viện đáp ứng lượng lớn nhu cầu tin cho cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh sinh viên tồn trường, góp phần thúc đẩy nghiệp phát triển giáo dục – đào tạo nghiên cứu khoa học Nhà trường Thư viện Tạ Quang Bửu (TVTQB) sớm tiếp cận ứng dụng công nghệ tiên tiến hoạt động Thư viện áp dụng tự động hóa vào nhiều khâu cơng việc hoạt động an ninh thư viện, hoạt động hành quản trị, hoạt động nghiệp vụ thư viện, …Vì vậy, việc nghiên cứu, khảo sát đánh giá cơng tác tự động hóa TVTQB để đưa đánh giá khách quan, tìm phương hướng đắn giải pháp khả thi nhằm tăng cường nâng cao chất lượng hoạt động việc làm cần thiết Xuất phát từ tầm quan trọng ý nghĩa thực tiễn chọn đề tài “Tự động hóa hoạt động thư viện Trường ĐHBKHN” nhằm mục đích góp phần nâng cao hiệu hoạt động TVTQB để phục vụ bạn đọc ngày tốt 96 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI TRƯƠNG THỊ MẾN TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI PHỤ LỤC KHÓA LUẬN HÀ NỘI – NĂM 2011 97 PHỤ LỤC CÁC BƯỚC BIÊN MỤC SAO CHÉP BẰNG PHẦN MỀM VIRTUA Bước 1: Khởi động chương trình Virtua kết nối vào hệ thống; Khởi động chương trình Virtua cách click vào biểu tượng virtua hình desktop, nhấp chuột vào phím start >> chọn ‘All programs” >> VTLS >> Virtua Xuất cửa sổ để lựa chọn máy chủ thư viện muốn vào, nhấp “connect” Bước 2: Truy cập vào CSDL thư viện có chứa biểu ghi gốc; Chọn kiểu đăng nhập Nếu có tài khoản truy cập, nhấp vào “system login” điền thông tin tên người dùng ô Username, đánh mật vào password nhấn “OK” Nếu khơng có tài khoản, chọn “Guest” ấn “OK” Lưu ý, có tài khoản tiến hành thao tác chỉnh sửa biểu ghi Cửa sổ làm đăng nhập sau: 98 Bước 3: Tìm kiếm tài liệu Lúc này, bạn thực phiên làm việc với chương trình Vào biểu tượng dấu hỏi góc bên trái góc hình, vào menu “search” menu 99 Cửa sổ tìm xuất Có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau, theo từ khóa số (theo thẻ trên) Nếu tìm theo số, có số sách quốc tế ISBN, số cho ấn phẩm nhiều kỳ ISSN, số mã vạch/Item Barcode, số phân loại theo LCC/LCCN, số xếp giá… người dùng lựa chọn số đánh số vào bên phải Ví dụ chọn thẻ Control Number, click chọn tìm tài liệu theo ISBN Đánh số ISBN mà bạn có tài liệu vào tìm Nhấn “Search” để bắt đầu tìm tài liệu 100 Bước 4: Xem kết biểu ghi MARC Sau thao tác tìm kiếm xảy hai trường hợp: - Trường hợp 1: Nếu khơng có tài liệu, giao diện tìm kiếm cửa sổ - Trường hợp thứ 2: Tìm thấy tài liệu Chương trình hiển thị cửa sổ có chứa phương án tìm được.: 101 Minh họa hiển thị kết tìm kiếm Click đúp vào biểu ghi phù hợp với tài liệu cần xử lý Sau đó, biểu ghi làm việc tài liệu hiển thị, lựa chọn hiển thị kiểu full (dạng đầy đủ) hiển thị theo MARC sau: 102 Minh họa hiển thị biểu ghi MARC Bước 5: Sao chép biểu ghi MARC Với cửa sổ làm việc trên, vào MARC Editer >> chọn Duplicate Record in New Window Như ta có biểu ghi chép từ biểu ghi gốc vừa tìm 103 Bước 6: Chỉnh sửa biểu ghi MARC Chọn lệnh Edit biểu ghi đầy đủ (full) để sửa liệu biểu ghi Marc tìm được, biểu ghi thư mục hiển thị để cán sửa đó: Lúc này, tiến hành chỉnh sửa thơng tin biểu ghi cho phù hợp Ta tìm biểu ghi xem có thư viện Tạ Quang Bửu không, cách chọn CSDL HUT Database bước 2, tiến hành tìm kiếm chỉnh sửa sau bước trình bày 104 (Cửa sổ tìm CSDL HUT) Bước 7: Lưu biểu ghi MARC vào CSDL Từ cửa sổ làm việc, vào menu file chọn save record in HUT Database ấn phím nóng để lưu biểu ghi Nếu muốn tài liệu tra cứu OPAC, cán thư viện phải tiến hành bước cuối gán cho tài liệu mã số mà với thư viện Tạ Quang Bửu số barcode Sau lưu xong, chương trình cho hiển thị dạng biểu ghi, xuất mã số barcode tài liệu : 105 Ấn Add Item đánh số barcode xác vào Item (hoặc dùng thiết bị đọc mã vạch, đọc mã gán cho tài liệu trước đó), chọn vị trí phịng lưu, lựa chọn tùy chọn khác “OK” Ngay sau thao tác này, bạn đọc tra tìm thấy tài liệu OPAC thư viện 106 PHỤ LỤC QUY TRÌNH MƯỢN SÁCH TỰ ĐỘNG TẠI TVTQB Khi chương trình khởi động, sẵn sàng phục vụ, việc cho mượn tài liệu tiến hành theo bước sơ đồ trình bày phần 2.3.1.4 văn thực máy tính sau: Bước 1: Người dùng xuất trình thẻ, cán tiến hành kiểm tra người dùng thông qua mã ID (mã số thẻ) bạn đọc công cụ đọc mã vạch (đã trang bị bàn thủ thư), ấn “OK”, chương trình tiến hành xác nhận người dùng: Bước 2: Khi người dùng chấp nhận, hệ thống khởi động chức mượn sách kiểm tra thông tin sinh viên mượn sách: 107 Bước 3: cán thư viện nhận phiếu mượn sách đối chiếu thông tin với kho sách, số lượng sách giới hạn sinh viên Mẫu phiếu mượn sách trình bày hình đây: Bước 4: cán thư viện hồi đáp lại yêu cầu Nếu sinh viên phép mượn, tiến hành cập nhật thông tin kho sách thông tin quản lý sinh viên: 108 Cập nhật thông tin quản lý bạn đọc mượn sách Kết thúc quy trình mượn tài liệu, CSDL kho sách thư viện đánh dấu trạng thái mượn sách vừa bạn đọc mượn, tài khoản bạn đọc vừa xuất thông tin thời gian mượn thông tin liên quan tài liệu 109 PHỤ LỤC QUY TRÌNH TRẢ SÁCH GIÁO TRÌNH TẠI TVTQB Theo sơ đồ trình bày, sinh viên, mang sách đến trả, cán thư viện phải kiểm tra mã sách tình trạng sách Khi tất đạt, cán thư viện tiến hành cập nhật thông tin sách trả vào CSDL thư mục (chuyển trạng thái tài liệu từ mượn sang trạng thái sẵn sang cho mượn) Kiểm tra mã số sách 110 Cập nhật thông tin kho sách, sinh viên Kết thúc thao tác trả tài liệu, trạng thái tài liệu CSDL kho sách sẵn sàng cho mượn, list tài liệu mượn sinh viên xóa tên tài liệu này, thơng tin thời gian trả… lưu lại ... hoạt động khác Ngồi hoạt động chun mơn nhiệp vụ thư viện đề cập, hệ thống thư viện tự động hoá nhiều hoạt động khác tự động hố, ví dụ: dịch vụ thư viện theo hướng tự động, hoạt động quản lý thư. .. tác tự động hóa hoạt động thư viện Trường ĐHBKHN Nhiệm vụ đề tài  Hệ thống hoá vấn đề cở sở lý luận tự động hoá hoạt động thư viên  Nghiên cứu thực trạng tự động hoá hoạt động thư viện Trường. .. chung tự động hóa hoạt động thư viện Chương 2: Thực trạng tự động hóa hoạt động thư viện Trường ĐHBKHN Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường hiệu tự động hóa hoạt động thư viện Trường ĐHBKHN