Công tác kế toán NVL

Công tác kế toán NVL

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý

1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán NVL1.2.Nội dung tổ chức kế toán NVL

1.2.1.Phân loại NVL1.2.2.Đánh giá NVL

1.2.2.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế 1.2.2.2.Đánh giá NVL theo giá hạch toán 1.2.3.Tổ chức kế toán NVL

1.2.3.1.Chứng từ kế toán 1.2.3.2.Kế toán chi tiết NVL 1.2.3.3.Kế toán tổng hợp NVL

1.2.3.3.1.Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 1.2.3.3.2.Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 1.2.3.3.3 Hệ thống sổ sách kế toán trong kế toán tổng hợp NVL

ơng 2: Thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty DLTWI

2.1 Đặc điểm và tình hình của công ty DLTWI

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty DLTWI

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty2.2 Tình hình thực tế về NVL ở công ty DLTW-I 2.2.1 Đặc điểm NVL của công ty DLTW-I 2.2.2 Phân loại NVL

2.2.3 Đánh giá NVL

2.2.3.1 Đối với NVL nhập kho 2.2.3.2 Đối với NVL xuất kho.

2.3 Thực tế công tác kế toán NVL ở công ty DLTW-I 2.3.1 Thủ tục nhập kho NVL

2.3.2 Thủ tục xuất kho NVL 2.3.3 Kế toán chi tiết NVL 2.3.4 Kế toán tổng hợp NVL

2.3.4.1 Kế toán tổng hợp nhập NVL 2.3.4.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL

3.1.2 Nhợc điểm cần hoàn thiện.

3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở công ty DLTWI.

Kết luận

Lời nói đầu

Hiện nay chúng ta đang sống trong một thế giới toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế Điều này buộc các doanh nghiệp phải cạnh tranh quyết liệt nhằm khẳng định đợc vị trí của mình, vì vậy vấn đề hiệu quả kinh doanh đợc đặt ra, nghĩa là với chi phí bỏ ra thấp nhất phải thu đợc lợi nhuận cao nhất trong khi chất lợng sản phẩm vẫn đợc thị trờng chấp nhận.

Vấn đề này đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất là cần phải tìm biện pháp để thờng xuyên cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lợng sản phẩm đồng thời phải hạ đợc giá thành Để hạ đợc giá thành sản phẩm, đứng trên góc độ quản lý, ngời quản lý doanh nghiệp cần phải biết nguồn gốc hình thành của nó, những nhân tố cụ thể nào làm tăng, giảm giá thành từ đó có biện pháp điều chỉnh.

Khoản mục chủ yếu và quan trọng nhất trong ba khoản mục cấu thành nên giá thành sản phẩm là chi phí nguyên vật liệu Nói nh vậy là bởi vì NVL là yếu tố tạo nên thực thể sản phẩm, thiếu nó, quá trình sản xuất không thể tiến hành đợc và chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành Do đó quản lý và sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL sẽ là tiền đề, cơ sở để hạ giá thành sản phẩm.

Để đạt đợc mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý NVL ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất và kế toán NVL chính là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác này.

Cùng vận hành trong cơ chế thị trờng, bên cạnh những doanh nghiệp Nhà nớc làm ăn thua lỗ, cũng có không ít các doanh nghiệp Nhà nớc khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng Công ty Dợc Liệu TWI là một doanh nghiệp nh thế, cùng thực hiện tốt hai nhiệm vụ là hạch toán kinh doanh có hiệu quả và phục vụ đầy đủ các nhu cầu về thuốc chữa bệnh, thực hiện chiến lợc của Đảng và Nhà nớc về chăm lo sức khoẻ cho cộng đồng.

Nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò công tác kế toán NVL, trong thời gian thực tập tại Công Ty Dợc liệu TWI, em đã mạnh dạn tìm hiểu và chọn đề tài:

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty D

Mục tiêu của đề tài này là vận dụng lý thuyết về kế toán NVL vào nghiên cứu thực tiễn tại Công Ty Dợc Liệu TWI, từ đó đề ra phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công Ty Dợc Liệu TWI.

Luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm những nội dung sau:

Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán NVL trong các

doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Đặc điểm, vị trí của NVL trong quá trình sản xuất

1.1.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu:

Ta biết, sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời.Trải qua quá trình phát triển lâu dài từ nền sản xuất mang tính tự cung, tự cấp đến sản xuất hàng hoá trên quy mô lớn, ngày nay, trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp sản xuất chính là những đơn vị trực tiếp tạo ra của cải vật chất, cung cấp sản phẩm, lao vụ, dịch vụ phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng toàn xã hội.

Để tiến hành sản xuất, các doanh nghiệp cần phải có các yếu tố đầu vào, đó là đối tợng lao động, t liệu lao động và lao động Trong đó, đối tợng lao động là những vật ở trong tự nhiên mà lao động của con ngời tác động vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động dới dạng vật hoá là nguyên vật liệu Do đó nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm Để sản xuất ra sản phẩm có chất lợng tốt và đảm bảo về số lợng, đúng yêu cầu thiết kế kỹ thuật thì NVL chiếm một vị trí vô cùng quan trọng.

Xét về mặt hiện vật, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào sản xuất thì NVL đợc tiêu dùng toàn bộ và thay đổi hình thái hiện vật ban đầu, giá trị của NVL đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.

Xét về mặt giá trị, NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động, một phần của toàn bộ vốn kinh doanh.

1.1.1.2 Vị trí của NVL trong quá trình sản xuất.

NVL là một trong ba yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất và nó là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới Do đó việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, đồng thời chất lợng sản phẩm có đảm bảo đợc hay không lại phụ thuộc rất lớn vào chất lợng của NVL Nh vậy, sản xuất sẽ không tiến hành đợc nếu không có NVL, chất lợng NVL kém thì chất lợng sản phẩm cũng kém, làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm.

Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí NVL có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hạ giá thành Do đó việc tập trung quản lý NVL một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí NVL, giảm mức tiêu hao NVL trong sản xuất có ý nghĩa trong việc hạ giá thành sản phẩm và trong chừng mực nào đó còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.

Về mặt giá trị thì NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động, do vậy việc tăng tốc độ lu chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý và tiết kiệm.

Vậy NVL có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL phải quản lý chặt chẽ ở tất cả các mặt nh: số l-ợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, chi phí mua, Tổ chức kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu đợc trong quản lý NVL nhằm cung cấp kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất, kiểm tra đợc định mức dự trữ, tiết kiệm NVL trong sản xuất, ngăn ngừa hạn chế mất mát, h hao, lãng phí NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất, từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.

1.1.2.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán NVL.

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý

Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, nhu cầu xã hội ngày càng tăng, do vậy mà khối lợng sản xuất công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân cũng tăng theo, để đáp ứng cho nhu cầu xã hội ngày càng tăng đó thì cần phải có một khối lợng, chủng loại NVL cung cấp cho sản xuất ngày càng tăng Trong điều kiện nớc ta hiện nay thì việc cung ứng NVL vẫn cha đáp ứng đủ cả về số lợng và chất lợng, một số NVL phải nhập ở nớc ngoài, việc nhập NVL gặp nhiều khó khăn vì phải thanh toán bằng ngoại tệ, hơn nữa trong điều kiện xuất khẩu không cân đối (nhập siêu) thì vấn đề quản lý NVL càng phải chặt chẽ và tiết kiệm triệt để

NVL là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động và trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp NVL không ổn định nên yêu cầu của công tác quản lý NVL phải quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.

Mỗi loại NVL có tính chất hoá lý khác nhau, công dụng, mức độ, tỷ lệ khấu hao vào sản phẩm khác nhau Để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến hành thu mua, nên đòi hỏi khi mua phải quản lý về khối lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

ở khâu bảo quản: cần phải bảo quản tốt đối với từng loại vật liệu khi mua về, tránh mất mát, h hỏng, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với NVL Cần phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, đảm bảo theo đúng quy định, tính chất của từng loại NVL sao cho dễ nhập dễ xuất, dễ kiểm tra khi cần

ở khâu sử dụng: phải xác định đợc mức tiêu hao NVL một cách chính xác và tỷ trọng chi phí NVL trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm Mỗi doanh nghiệp sản xuất có đặc điểm sản xuất khác nhau nên NVL đa vào sản xuất cũng khác nhau, phải vận dụng quản lý phù hợp với thực tế của doanh nghiệp, tránh dập khuôn máy móc, không nên tiết kiệm quá định mức cho phép vì điều đó sẽ ảnh hởng đến chất l-

ợng sản phẩm và uy tín của sản phẩm trên thị trờng Do vậy, phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Để quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục thì phải dự trữ NVL một cách hợp lý, tức là cần phải tính toán lợng NVL cần thiết cho sản xuất, đảm bảo không thừa nhiều mà cũng không thiếu, khắc phục tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục.

1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL.

Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL và vị trí của kế toán đối với công tác quản lý tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất, nhiệm vụ của kế toán NVL đợc thể hiện:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL, tính trị giá thực tế của NVL thu mua đã mang về nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lợng, chủng loại, chất lợng nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời đúng chủng loại NVL cho quá trình sản xuất.

- áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán NVL, hớng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý, dự trữ, sử dụng vật liệu, kiểm tra tình hình nhập xuất, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng Tính toán xác định chính xác số lợng và giá trị NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất, phân bổ chính xác giá trị NVL đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng.

- Tham gia kiểm kê đánh giá NVL theo chế độ nhà nớc đã quy định, lập báo cáo về vật t, tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua,

dự trữ NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, hạ thấp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp.

1.2 Nội dung tổ chức kế toán NVL 1.2.1 Phân loại NVL.

Phân loại NVL là việc sắp xếp, bố trí các loại NVL có cùng tiêu thức phân loại vào thành các thứ, nhóm, loại khác nhau.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại NVL có tính năng cơ, lý, hoá, công dụng riêng Để sử dụng có hiệu quả, quản lý hạch toán chính xác NVL đòi hỏi phải nhận biết từng loại, thứ vật liệu, cho nên cần thiết phải phân loại NVL.

+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của NVL trong quá trình sản xuất mà NVL đợc chia thành các loại sau:

- NVL chính: là những loại vật liệu trong quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm.

- NVL phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với NVL chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị của sản phẩm.

- Nhiên liệu: là những vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt ợng cho quá trình sản xuất nh xăng, dầu, than

l Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải - Thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng

cho công việc xây dựng cơ bản, cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ

+ Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, NVL chia thành:

1.2.2.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế:

1.2.2.1.1 Đối với NVL nhập kho: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập và từng trờng hợp nhập kho.

Trờng hợp nhập do mua ngoài:

Trong đó: trị giá mua thực tế đợc phân biệt cho hai trờng hợp:

* Đối với doanh nghiệp tính và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn của ngời bán, không bao gồm thuế GTGT.

* Đối với doanh nghiệp tính và nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua thực tế là tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn của ngời bán.

- Trờng hợp NVL nhập kho do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc chế tạo: trị giá vốn thực tế NVL nhập kho là giá thành sản xuất thực tế của NVL đó, không tính phần chi phí NVL, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thờng.

- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: trị giá NVL nhập kho đợc xác định = giá thực tế của NVL xuất chế biến + chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp + tiền công thuê ngoài gia công chế biến.

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: trị giá vốn thực tế của NVL đợc xác địn theo giá thoả thuận ghi trong hợp đồng hợp tác liên doanh.

- Đối với NVL do nhà nớc hoặc cấp trên cấp: trị giá thực tế NVL đợc xác định theo giá ghi trên sổ của ngời cấp hoặc trên biên bản giao vốn + các chi phí khác phát sinh trong quá trình nhập kho.

- Đối với NVL thu hồi: tính theo giá thị trờng ớc tính của phế liệu tơng ơng tại thời điểm nhập kho.

đ-Giá trị vốn thực tế của NVL mua ngo ià

Trị giá mua thực tế

Cácloại thuế không được hoàn lại

Chi phí mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản)

Các khoản = chiết khấu và giảm giá

-1.2.2.1.2.Đối với NVL xuất kho :

Vì NVL đợc nhập theo nhiều nguồn khác nhau nên khi xuất kho kế toán phải tính trị giá mua thực tế của từng vật liệu, từng lần xuất kho theo phơng pháp tính đã đăng ký áp dụng Phơng pháp này đợc trình bày trên “Thuyết minh báo cáo tài chính” và đợc sử dụng trong nhiều kỳ kế toán.

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý riêng có của mình, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho dới đây:

* Phơng pháp tính theo giá đích danh:

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc NVL ổn định và nhận diện đợc Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế NVL nhập kho theo từng lần nhập và số lợng vật liệu xuất kho từng lần.

* Phơng pháp bình quân gia quyền:

Giá trị thực tế NVL xuất kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại NVL tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại NVL đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ Đơn giá bình quân có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

Đơn gía Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳvật liệu =

bình quân Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập trong kỳ

* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:

Phơng pháp này dựa trên giả định là NVL nhập trớc thì đợc xuất trớc và NVL tồn kho cuối kỳ là NVL đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phơng pháp này thì trị giá NVL xuất kho đợc tính theo giá của NVL nhập kho ở

thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị NVL tồn kho đợc tính theo giá của số NVL nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:

Phơng pháp này dựa trên giả định là NVL nhập sau thì đợc xuất trớc và NVL tồn kho là NVL đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này, trị giá NVL xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị NVL tồn kho đợc tính theo giá của NVL nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

1.2.2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, đợc sử dụng ít nhất trong một kỳ kế toán và đợc xác định ngay từ đầu kỳ cho từng danh điểm vật liệu.

Giá hạch toán đợc sử dụng để hạch toán nhập – xuất vật liệu hàng ngày một cách kịp thời, đặc biệt đợc sử dụng trong kế toán chi tiết NVL.

Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp phải tính chuyển giá hạch toán sang giá thực tế của NVL xuất kho, làm căn cứ để hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính về NVL Việc tính chuyển từ giá hạch toán sang giá thực tế đợc thực hiện theo trình tự sau:

Trớc hết phải tổng hợp NVL xuất dùng hoặc xuất bán theo giá hạch toán, sau đó tính hệ số giá giữa giá thực tế với giá hạch toán ( H ) :

Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế của NVL nhập trong kỳH =

Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ

Cuối cùng, tính trị giá thực tế của NVL xuất kho theo công thức:

Trị giá thực tế Trị giá hạch toán củaNVL xuất kho = H x NVL xuất kho

trong kỳ trong kỳ

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển : mẫu 03-BH

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất vật t theo hạn mức( mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật t( mẫu 05-VT), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ( mẫu 07-VT) tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

1.2.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu:

NVL có rất nhiều loại khác nhau, mỗi loại lại có nhiều nhóm, thứ, quy cách khác nhau Để phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất, phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết NVL không chỉ về mặt giá trị mà còn cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải đợc tiến hành đông thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.

Hiện nay, việc hạch toán chi tiết NVL trong các doanh nghiệp đợc tiến hành theo một trong ba phơng pháp: ghi thẻ song song, ghi sổ đối chiếu luân chuyển và phơng pháp ghi sổ số d Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý tài sản nói chung và

quản lý vật liệu nói riêng mà mỗi doanh nghiệp có thể vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp.

a- Ph ơng pháp ghi thẻ song song:* Nội dung:

+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập,

xuất, tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng của từng thứ vật liệu Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu, phát nNVL và ghi số lợng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập và xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho ghi số lợng nhập, xuất vật liệu vào thẻ kho theo từng thứ vật liệu.

+ ở phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ, sau khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất ở kho, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và hoàn chỉnh chứng từ Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết vật t Sổ này đợc mở chi tiết cho từng thứ, nhóm vật liệu tơng tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và thành tiền.

Cuối tháng hoặc khi cần, tiên hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và thẻ kho về chỉ tiêu số lợng Cũng vào cuối tháng, căn cứ vào dòng cộng trên sổ chi tiết, kế toán ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm, loại vật liệu và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.

Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghithẻ song song

* Điều kiện áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại

vật liệu, khối lơng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ của nhân viên kế toán cha cao.

b- Ph ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

* Nội dung: Có thể khái quát nội dung của phơng pháp ghi sổ đối chiếu

luân chuyển theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Chứng từ nhập

Chứng từ xuấtSổ chi tiết

vật liệu

Bảng kê nhập- xuất- tồnThẻ kho

Thẻ kho

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

* Điều kiện áp dụng: thích hợp đối với doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập

xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện để ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất thờng xuyên hàng ngày

c- Ph ơng pháp ghi sổ số d :

* Nội dung: có thể khái quát nội dung của phơng pháp này qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳGhi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

* Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại

vật liệu, tình hình nhập, xuất thờng xuyên; doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ Thẻ kho

Bảng kê nhập

Bảng kê luỹ kế nhập

Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn

Bảng kê xuất

Bảng kê luỹ kế xuấtSổ số dư

thống đơn giá hạch toán và hệ thống danh điểm vật liệu, nhân viên kế toán có trình độ cao.

1.2.3.3 Kế toán tổng hợp NVL

Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.

1.2.3.3.1.Kế toán tổng hợp NVL theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh một cách thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.

+ Chứng từ sử dụng:

- Chứng từ nhập, xuất kèm theo các chứng từ gốc - Biên bản kiểm kê vật t cuối kỳ

- Các chứng từ khác có liên quan

+ Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 “Nguyên liệu vật liệu” : dùng để theo

dõi, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL theo trị giá vốn thực tế.

TK 152 không quy định TK cấp 2 nhng có thể mở thành các tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm:

- TK 1521: NVL chính - TK 1522: NVL phụ - TK 1523: Nhiên liệu

- TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Thiết bị XDCB - TK 1528: Vật liệu khác

Ngoài ra kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các tài khoản có liên quan nh:

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 331: Phải trả cho ngời bán - TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

- TK 621, TK 627, TK641, TK 642, TK 632, TK 151,

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc thể hiện qua sơ đồ sau (trang sau)

1.2.3.3.2 Kế toán tổng hợp NVL theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất NVL trong kỳ ở các tài khoản tồn kho Hàng ngày, việc nhập vật liệu đợc phản ánh ở tài khoản TK 611 “Mua hàng” Cuối kỳ, kiểm kê vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá vật liệu xuất kho:

Trị giá vốn Trị giá vốn thực Trị giá thực tế Trị giá thực tế thực tế vật = tế NVL tồn đầu + NVL nhập - NVL tồn liệu xuất kho kỳ trong kỳ cuối kỳ

+ TK sử dụng: TK 611 “Mua hàng”: phản ánh giá vốn của hàng luân chuyển

Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

TK133 lý phục vụ sản xuất

TK3331 TK632,157 TGTGT hàng Xuất bán, xuất gửi bán

nhập khẩu

TK154 TK3333 xuất tự chế hoặc thuê

Thuế nhập khẩu ngoài gia công chế biến TK128,222 TK154 Xuất NVL góp vốn liên doanh Nhập kho NVL tự sản xuất gia TK412

công hoặc thuê ngoài gia công.

TK411 C/lệch tăng C/lệch giảm Nhận góp vốn liên doanh TK1388 Xuất cho mợn tạm thời TK128,222 không lấy lãi

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 1381 TK412 Kiểm kê thiếu NVL

Chênh lệch do đánh giá lại NVL

TK412 TK3381 Chênh lệch giảm do đánh Kiểm kê phát hiện NVL thừa

lại NVL

Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo ph ơng pháp Kiểm Kê Định Kỳ

TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển trị giá VL tồn đầu kỳ K/C trị giá NVL tồn cuối kỳ

TK111,112,141,331 TK111,112,331 Giá thực tế nhập kho Chiết khấu, giảm giá đợc

NVL mua ngoài hởng, hàng mua bị trả lại TK133

TK621,627,641,642 TK3331

TGTGT hàng Cuối kỳ K/C số NVL dùng nhập khẩu cho SX, quản lý và bán hàng

TK3333 TK632 Thuế nhập khẩu tính Xuất bán

vào hàng mua

TK411 Nhận góp vốn liên doanh TK1381 Kiểm kê phát hiện

thiếu NVL

TK412 TK412 Chênh lệch tăng do đánh Chênh lệch giảm do đánh giá lại NVL

giá lại NVL

1.2.3.3.3.Hệ thống sổ kế toán trong kế toán tổng hợp NVL

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng mà doanh nghiệp sử dụng các loại sổ kế toán cho phù hợp Các hình thức kế toán bao gồm:

- Nhật ký chung - Nhật ký sổ cái

- Nhật ký chứng từ- Chứng từ ghi sổ

* Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán NKCT thì kế toán tổng hợp NVL sử dụng rất nhiều loại sổ nhng chủ yếu là các sổ sau:

- Sổ chi tiết TK 331- NKCT số 5

- NKCT số 1, NKCT số 2- NKCT số 10

- NKCT số 7- Bảng kê số 4- Bảng phân bổ số 2- Sổ cái TK 152

* Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán NKC thì kế toán chỉ sử dụng 2 loại sổ chủ yếu là:

- Những nghiệp vụ nhập, xuất NVL hàng ngày đợc phản ánh trên sổ Nhật ký chung.

- Cuối tháng, kế toán lập Sổ cái TK 152

Chơng 2

Thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty dợc liệu Trung ơng I

2.1 Đặc điểm và tình hình chung của công ty Dợc Liệu Trung ơng I.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của Công ty Dợc liệu TW I là quốc doanh thuốc Nam, Bắc TW trực thuộc Bộ Nội thơng, đợc thành lập theo quyết định số 170/BYT ngày 1/1/1971 của Bộ Y tế với tên gọi "Công ty Dợc liệu cấp I" Công ty Dợc liệu cấp I là đơn vị kinh doanh buôn bán theo chế độ hạch toán độc lập với nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng: Thuốc Nam, thuốc Bắc, cao đơn hoàn tán, giống cây dợc liệu và nuôi trồng d-ợc liệu, hàng năm đảm bảo hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu cấp trên đã giao, ngoài ra còn phục vụ nhu cầu phòng bệnh, phục vụ sản xuất và hàng xuất khẩu

Năm 1985, do cơ cấu hình thành và nhiệm vụ của Bộ Y tế giao cho công ty có những thay đổi nên Công ty đợc đổi tên thành "Công ty Dợc liệu Trung ơng I", trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dợc Việt Nam (nay có tên là Tổng Công ty Dợc Việt Nam)

Đến ngày 9/2/1993 Bộ Y tế đã ra quyết định số 95 (QĐ95/BYT) ngày 9/2/1993 về việc bổ sung ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty: kinh doanh thành phẩm tân dợc, dụng cụ y tế, bao bì hơng liệu và mỹ nghệ để hỗ trợ cho việc phát triển dợc liệu

Năm 1994 đến nay, công ty lấy tên giao dịch là Central Medical plant Company N0 (viết tắt là MEDIPLANTEX) trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dợc Việt Nam, tên giao dịch là VINAPA Bộ Y tế

Trong cơ chế thị trờng để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trờng trong nớc và quốc tế, Công ty đã áp dụng mô hình kinh doanh theo hớng sản xuất công nghệ vừa hiện đại vừa kinh doanh thơng nghiệp, vừa sản xuất xuất nhập khẩu, vừa tiếp tục duy trì sản xuất các mặt hàng truyền thống Đến nay mạng lới tiêu thụ của công ty đã rộng khắp các tỉnh thành trên toàn quốc Sản phẩm của công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu trong nớc mà còn xuất khẩu ra nớc ngoài với hình thức mẫu mã đa dạng chất lợng tốt

Trong suốt quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty đã gặp không ít khó khăn song vẫn luôn khẳng định đợc vị trí của mình, làm ăn có lãi, thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc, đời sống công nhân viên ngày càng đợc nâng cao, điều này đ-ợc thể hiện qua một số chỉ tiêu

Hiện nay toàn công ty có 284 ngời lao động dài hạn và 37 ngời lao động thử việc thời vụ ngắn hạn

Trớc đây công ty chỉ có hai phân xởng, đó là :Xởng sản xuất Bạch Mai và ởng sản xuất Mỹ Đình.

Nhng từ năm 1993 trở lại đây do nhiệm vụ kinh doanh của công ty và cơ cấu tổ chức có nhiều thay đổi nên xởng Bạch Mai đợc chia ra làm 2 phân xởng riêng biệt, đó là:

- Phân xởng Đông Dợc: chủ yếu sản xuất các loại đông dợc nh rợu bổ, nhân sâm

- Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên nh Vitamin B1, B6, B12

Còn phân xởng Mỹ đình: đợc đổi tên là xởng hóa dợc, chuyên sản xuất chiết xuất ra một hàng chống sốt rét.

Giá trị sản lợng hàng năm của các phân xởng đạt đợc nh sau:

Trong ba phân xởng sản xuất thì phân xởng sản xuất thuốc viên là phân xởng có sản lợng sản xuất lớn hơn cả, còn phân xởng Đông dợc và hoá dợc công việc sản xuất cha đều, sản lợng sản xuất còn thấp Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên là quy trình sản xuất điển hình, rõ ràng qua từng khâu nên em sẽ đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu về quy trình công nghệ của phân xởng sản xuất thuốc viên, cụ thể nh sau:

Quy trình công nghệ có thể chia làm 3 giai đoạn:

* Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: là giai đoạn phân loại nguyên liệu, vật liệu bao

bì tá dợc, xử lý xay dây, cân đong đo đếm, bảo đảm các tiêu chuẩn lao động trớc khi đa vào sản xuất

* Giai đoạn sản xuất: là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị chia nguyên vật liệu, bao bì tá dợc theo từng lô, từng mẻ, sản xuất theo hồ sơ, lô và đợc đa vào sản xuất thông qua các công đoạn sản xuất

* Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc đợc sản xuất phải có dấu xác nhận đủ tiêu chuẩn của phòng kiểm nghiệm mới nhập kho

Do đặc thù riêng của sản xuất dợc phẩm, mỗi loại thuốc khác nhau có quy trình sản xuất khác nhau, mỗi loại thuốc lại có tiêu chuẩn định mức kỹ thuật khác nhau Có thể thấy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là sản xuất giản đơn theo kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn thuộc loại hình khối lợng lớn trên dây chuyền sản xuất Tại thời điểm nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩm nhất định Mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản xuất và công thức pha chế riêng Chất lợng sản phẩm phụ thuộc vào kỹ thuật sản xuất, chất lợng nguyên vật liệu và các loại dợc tá đi kèm vào công thức sản xuất đó

Dới đây là 3 quy trình công nghệ sản xuất ra một số sản phẩm chính tại 3 phân xởng:

+ Quy trình công nghệ chiết xuất hóa chất

+ Quy trình sản xuất thuốc viên

+ Quy trình công nghệ r ợu bổ sâm.

Ta thấy dây chuyền sản xuất của từng sản phẩm là hoàn toàn độc lập riêng biệt, chi phí tiêu hao từng công nghệ sản xuất cũng khác nhau, thành phẩm tiêu thụ cũng khác nhau Kết quả của từng quy trình công nghệ có thể kiểm kê bằng những hộp thành phẩm đóng gói

2.1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty

Bộ máy của công ty bao gồm nhiều bộ phận, giữa các bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau và đợc phân thành các khâu, các cấp, các bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau với những chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra của công ty

Bộ máy tổ chức của công ty đợc thực hiện theo mô hình quản lý trực tiếp tập trung nên Ban giám đốc công ty có thể nắm đợc tình hình sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, tạo điều kiện giúp giám đốc thấy đợc thực trạng của công ty

Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty

Công ty gồm 1 giám đốc, 2 phó giám đốc.

+ Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm điều hành chung toàn công ty và chịu

trách nhiệm trớc nhà nớc về mọi hoạt động kinh tế của công ty Một phần giám đốc giao cho phó giám đốc Ngoài ra giám đốc còn điều hành trực tiếp phòng kế toán và phòng tổ chức hành chính

+ Phó giám đốc có trách nhiệm trợ giúp giám đốc trong công tác điều hành

công ty

Giám đốc

Phó giám đốc2Phó giám đốc1

Khối sản xuất

Xưởng đông dược

Xưởng thuốc viên

Phòngkiểm nghiệm

Phòng kinhdoanh

Ban bảo vệ

Phòng kế toán Phòng tổ chức

+ Các phòng ban bao gồm:

- Phòng tổ chức hành chính: có một cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công, phân

nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, hợp lý giữa các công việc, ngành nghề cấp bậc Có nhiệm vụ tham mu, quản lý sử dụng và bố trí nhân sự sắp xếp lao động trong công ty

- Phòng xuất khẩu: có nhiệm vụ thăm dò thị trờng trong và ngoài nớc để ký

kết các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa ra nớc ngoài

- Phòng kế toán tài vụ: Đảm nhiệm chức năng hạch toán kế toán tạo vốn sản

xuất và kinh doanh, quyết toán với nhà nớc Từ đó giúp giám đốc, thấy rõ mọi hoạt động kinh tế của công ty, kế toán phải hạch toán cụ thể đợc từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó giúp giám đốc phân tích tình hình kinh tế của công ty

- Phòng kế hoạch kinh doanh: tổ chức các hoạt động kinh doanh về hàng nhập

ngoại, hàng mua và hàng bán Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu, bao bì cho xởng sản xuất

- Phòng kỹ thuật: kiểm nghiệm về nhân sự chịu trách nhiệm đối với tất cả các

loại hàng kể cả hàng nhập ngoại, hàng mua về, hàng tự sản xuất đảm bảo chất lợng đúng theo tiêu chuẩn dợc điển Việt Nam Ngoài ra phòng còn đảm nhiệm việc nghiên cứu ra các mặt hàng mới

+ Các phân xởng sản xuất:

- Phân xởng sản xuất thuốc viên: chuyên sản xuất theo nhiệm vụ của phòn kế hoạch giao đó là sản xuất các loại thuốc viên tân dợc chuyên dùng và các loại thuốc kháng sinh

- Phân xởng sản xuất Đông Dợc: chuyên sản xuất các loại rợu thuốc ra lẻ các loại thuốc thông thờng, thuốc thang theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch.

- Phân xởng chiết xuất các loại thuốc chống sốt rét và sản phẩm là nguyên vật liệu cho các loại thuốc đó

+ Tổng kho: Quản lý kho hàng của Công ty và mỗi kho có một nhiệm vụ riêng

ngoài ra công ty còn có những cửa hàng bán thuốc và giới thiệu sản phẩm mở rộng nhiều địa điểm

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Dợc liệu TWI

2.1.4.1 Bộ máy kế toán của công ty

Công ty Dợc liệu Trung ơng I là một đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, đợc quyền ký hợp đồng mua bán hàng hóa với các tổ chức, các doanh nghiệp Nhà nớc, các doanh nghiệp t nhân, đợc quyền mở tài khoản ở Ngân hàng và vay Ngân hàng để đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đợc Nhà nớc bảo trợ sản xuất kinh doanh Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, bộ máy kế toán của công ty đợc sắp xếp một cách hợp lý phù hợp với tình hình chung hiện nay Phòng kế toán có 17 nhân viên, đợc phân thành các nhóm, các tổ Mỗi tổ, mỗi bộ phận đều có chức năng, có nhiệm vụ riêng, nhng giữa các bộ phận lại có các mối quan hệ khăng khít với nhau, bổ trợ cho nhau, giúp cho cả bộ máy kế toán hoạt động đều đặn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của công ty.

Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp

Cụ thể nhiệm vụ của từng ng ời nh sau:

- Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán phụ trách và chỉ đạo chung các hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, ký các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ các hoạt động của phòng, chỉ đạo phơng thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho công ty.

- Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký lên sổ cái, hàng quý, hàng năm lên báo biểu quyết toán theo sự chỉ đạo trực tiếp của trởng phòng Ngoài

Kế toán trởng ởng phòng)

(Tr-Kế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ

Máy tính

Kế toán tổng hợp (phó phòng)

Ktoán tập hợp CPSX và tính giá thành SP

Ktoán tiêu thụ

và công nợ Ktoán lơng, BHXH , TSCĐ

Kế toán các kho hàng

Kế toán NVL

ra còn thay nhiệm vụ của trởng phòng khi trởng phòng đi vắng

- Kế toán kiểm hóa tài sản cố định, kế toán tiền lơng và BHXH Đối với tài sản cố định, kế toán phải theo dõi phản ánh số liệu hiện có, tình hình tăng giảm về số l-ợng, chất lợng, tình hình sử dụng tài sản cố định, tập hợp chi phí thanh lý tài sản cố định thừa, tận thu phế liệu, giải quyết tài sản cố định thừa, h hỏng, xác định khấu hao tài sản cố định Đối với tiền lơng và các khoản trích theo lơng kế toán phải ghi chép, phản ánh thời gian lao động của công nhân viên, tính toán số lợng phải trả cho từng ngời, giám đốc tình hình sử dụng hợp lý lao động, xử lý quỹ lơng, phân bổ chi phí tiền lơng vào giá thành sản phẩm Hàng tháng kế toán có nhiệm vụ lập bảng phân bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp - Kế toán thanh toán ngân hàng: thực hiện việc giao dịch với ngân hàng, cùng với các bộ phận khác có liên quan lập và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng kịp thời và đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng Hiện nay công ty giao dịch với Ngân hàng ngoại thơng, Ngân hàng công thơng, Ngân hàng Đầu t và Phát triển

- Kế toán thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các hóa đơn nhập hàng, hóa đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi Cuối tháng cộng sổ lên bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số I

- Kế toán tổng hợp giá thành: phản ánh chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, phân bổ các chi phí đó vào các đối tợng tính giá thành, tính toán giá thành sản phẩm đã hoàn thành, đối chiếu với kế hoạch, tổng dự toán chi phí sản xuất, đề xuất biện pháp, hạ thấp chi phí, giá thành, cung cấp thông tin cho phân tích hoạt động kinh tế và dự toán chi phí sản xuất kỳ sau

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: theo dõi hạch toán kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ Căn cứ vào các chứng từ gốc và các hóa đơn nhập, hóa đơn xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng

- Kế toán các kho hàng: hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là hoạt động kinh doanh thơng mại còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ, do đó nguyên vật liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái

- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu, chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi, quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt và còn phải đi ngân hàng để nộp tiền và rút tiền

Ngoài ra còn có các nhân viên kế toán phụ trách các phân xởng trực thuộc phòng Tài vụ Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp mọi chi phí phát sinh trong phân xởng, đồng thời có nhiệm vụ tính giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm

Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kinh tế, phải đối chiếu quan hệ ngang nhau, đối chiếu với phân xởng Tất cả các nhân viên phải chịu sự chỉ đạo của kế toán trởng và kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty

2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Công ty Dợc liệu Trung ơng I là đơn vị có quy mô lớn, có địa bàn hoạt động tập trung, đã trang bị, ứng dụng phơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán thông tin hiện đại, tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, tạo điều kiện cho kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo lãnh đạo của công ty Theo hình thức tổ chức này, toàn bộ công việc tổ chức kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán công ty, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ về phòng kế toán công ty

2.1.4.3 Hệ thống tài khoản kế toán của công ty

Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 167/2000/QĐ - BTC

2.1.4.4 Hình thức kế toán

Hình thức kế toán mà công ty đã đăng ký trên “Thuyết minh báo cáo tài chính” là hình thức Nhật ký chứng từ nhng trên thực tế, để phù hợp với việc hạch toán kế toán trên máy, công ty đã xây dựng hệ thống sổ với kết cấu ít cột, nhiều dòng thuận tiện cho việc nhập dữ liệu và in sổ sách báo cáo tài chính Và các mẫu sổ mà công ty xây dựng có kết cấu nh mẫu sổ Nhật ký chung, do đó hệ thống sổ của công ty chủ yếu là: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ chi tiết

Các công việc đợc hạch toán hoàn toàn trên máy tính từ việc cập nhật chứng từ cho đến khi lên bảng kê và các sổ khác Sau khi cập nhật chứng từ và tính toán các số liệu công ty in ra các bảng kê, sổ sách lu giữ để tiện cho việc đối chiếu sổ sách

2.2 Tình hình thực tế về NVL ở công ty Dợc liệu TWI.2.2.1 Đặc điểm NVL của công ty Dợc liệu TWI.

Công ty Dợc liệu TWI là một doanh nghiệp Nhà Nớc trực thuộc Bộ Y Tế, sản xuất kinh doanh hầu hết các mặt hàng thuốc chữa bệnh, có quy mô và vốn đầu t sản xuất lớn Hằng năm công ty sản xuất ra những sản phẩm là các loại thuốc theo đơn đặt hàng của các chơng trình của Bộ Y Tế, sản xuất các sản phẩm theo nhu cầu của thi trờng.

Các loại thuốc đều là những sản phẩm đặc biệt, quy trình sản xuất có đoạn phải đảm bảo khép kín và vô trùng Mỗi loại thuốc đều có quy trình sản xuất khác nhau, có tiêu chuẩn kỹ thuật quy định của nghành khác nhau, do đó NVL sử dụng trong công ty rất đa dạng phong phú với khối lợng lớn nh các loại bột Vitamin B1, Analgin, Dexamethason, Doxycylin Khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm thì giá trị NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm.

Ví dụ: Bột Tetracylin khi đa vào quy trình công nghệ sản xuất viên Tetracylin hàm lợng 0,25 g sau khi qua tổ chế biến, tổ dập viên, tổ đóng gói, nó bị biến đổi hoàn toàn về hình thức, giá trị, tạo ra viên thuốc Tetracylin hàm lợng 0,25g.

NVL sử dụng ở công ty có giá trị lớn, quý hiếm, đợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài, không có tự chế Các loại thuốc đều là sản phẩm chữa bệnh nên yêu cầu chất lợng NVL cao, chất lợng NVL có ảnh hởng trực tiếp và to lớn đến chất lợng sản phẩm cuối cùng.

Xét về mặt chi phí thì trong tổng chi phí NVL để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí về NVL chính chiếm tỷ trọng lớn nhất( 80% trong tổng chi phí NVL), có những sản phẩm NVL chiếm 95% trong tổng chi phí NVL Trong một tháng công ty sử dụng nhiều loại NVL khác nhau với khối lợng lớn, một sự thay đổi dù rất nhỏ của NVL cũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi.

Từ những đặc điểm trên nên việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải tổ chức quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản ,sử dụng, dữ trữ Đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật t và cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá hiêu quả kinh tế, kỹ thuật của công ty, nên đòi hỏi kế toán NVL phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, từ một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt đông bằng vốn ngân sách cấp, làm ăn thua lỗ ngân sách cấp bù nhng hiện nay chuyển sang cơ chế hạch toán kinh doanh công ty phải tính toán lấy thu bù chi và làm ăn có lãi Việc thu mua NVL đợc thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sane phẩm từ đó đặt kế hoạch thu mua NVL cho từng tháng, quý , năm Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lợng, chất lợng, chủng loại, có nguồn cung cấp tơng đối ổn định

Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, công ty tổ chức bộ phận thu mua- phòng kinh doanh nhập khẩu chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho quá sản xuất và phải chú ý đến giá cả NVL, phải làm sao để số chi phí bỏ ra ít nhất lại mua đợc

lợng vật t nhiều nhất nhng chất lợng vẫn đảm bảo Bên cạnh đó công ty cần tổ chức bảo quản NVL tránh mất mát h hỏng, giảm chất lợng NVL gây ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm và gây thiệt hại đến sản xuất Với khối lợng vốn có hạn, giá NVL lại luôn thay đổi công ty thờng chỉ dự trữ NVL ở mức tối cần thiết và có thể dùng vật liệu ở đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán giá cao hơn mà cha cần sử dụng đến.

2.2.2 Phân loại NVL.

NVL dùng vào sản xuất kinh doanh của công ty là các đối tợng lao động mua ngoài với khối lợng lớn, chủng loại đa dạng, phong phú Mỗi loại NVL có nội dung kinh tế và tính năng cơ lý hoá riêng Để tổ chức tốt công tác quản lý, công tác kế tóan NVL công ty dợc liệu TWI đã tiến hành phân loại NVL nh sau:

- NVL chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty chủ yếu đợc cung cấp từ các hãng nớc ngoài theo hợp đồng, ngoài ra còn có thể mua theo hình thức tự do trên thị trờng nh: Bột Tetraxylin, Bột Becberin, bột Vitamin, Thảo dợc, Ampicilin

- NVL phụ: là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhng nó làm cho sản phẩm bền hơn, đẹp hơn cả về chất lợng lẫn hình thức Ví dụ nh Bột sắn, đờng, bột tan, nhựa, nhãn mác

- Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất nh: Xăng, dầu, than

- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa phơng tiện máy móc thiết bị nh: Vòng bi, dây curoa - Thiết bị XDCB: là những loại vật liệu dùng cho việc sửa chữa, xây dựng

công trìn XDCB nh: Xi măng, sắt, thép

- Ngoài ra, vì NVL đợc dự trữ và quản lý ở các kho khác nhau nên NVL cũng đợc phân loại theo kho để dễ quản lý.

- NVL kho Lâm: gồm những loại vật liệu dùng để sản xuất các loại rợu thuốc, rợu bổ

- NVL kho Thuận: gồm những loại vật liệu dùng để sản xuất ra sản phẩm là các loại thuốc viên.

- NVL kho Ngà: gồm những loại vật liệu dùng để chiết xuất ra các loại thuốc chống sốt rét.

2.2.3 Đánh giá NVL

Việc đánh giá NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác kế toán NVL của công ty Phơng pháp tính giá hợp lý sẽ giúp cho việc hạch toán vật liệu đ-ợc tiến hành thuận lợi, chính xác, phản ánh đúng tình hình vật liệu trong doanh nghiệp.

Công ty Dợc liệu TWI không sử dụng giá hạch toán, do đó NVL trong công ty đợc đánh giá theo trị giá vốn thực tế.

2.2.3.1.Đối với NVL nhập kho:

NVL của công ty mua ngoài là chủ yếu, không có tự chế và thuê gia công, nên trị giá vốn thực tế NVL nhập kho đợc xác định theo từng trờng hợp mua.

- Đối với NVL nhập từ nớc ngoài: Trị giá NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán (cha có thuế GTGT) +Thuế nhập khẩu +Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ ) – Các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có)

Ví dụ : Hoá đơn số 007152 ngày 06/02/2002 mua Mgne Stearat của ấn Độ, số

lợng là 100 kg, giá ghi trên hoá đơn là 136.700.000 VNĐ Thuế nhập khẩu của Stearat là 5%: 6.835.000 VNĐ

Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo Phiếu chi số 0112 ngày 06/02/2002 là: 150.000 VNĐ

Vậy giá thực tế nhập kho của Stearat là:

136.700.000 + 6.835.000 + 150.000 =143.685.000 VNĐ