Công ty Dợc liệu Trung ơng I là một đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, đợc quyền ký hợp đồng mua bán hàng hóa với các tổ chức, các doanh nghiệp Nhà nớc, các doanh nghiệp t nhân, đợc quyền mở tài khoản ở Ngân hàng và vay Ngân hàng để đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đợc Nhà nớc bảo trợ sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, bộ máy kế toán của công ty đợc sắp xếp một cách hợp lý phù hợp với tình hình chung hiện nay. Phòng kế toán có 17 nhân viên, đợc phân thành các nhóm, các tổ. Mỗi tổ, mỗi bộ phận đều có chức năng, có nhiệm vụ riêng, nhng giữa các bộ phận lại có các mối quan hệ khăng khít với nhau, bổ trợ cho nhau, giúp cho cả bộ máy kế toán hoạt động đều đặn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của công ty.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp
Cụ thể nhiệm vụ của từng ng ời nh sau:
- Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán phụ trách và chỉ đạo chung các hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, ký các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ các hoạt động của phòng, chỉ đạo phơng thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho công ty.
- Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký lên sổ cái, hàng quý, hàng năm lên báo biểu quyết toán theo sự chỉ đạo trực tiếp của trởng phòng. Ngoài
Kế toán trởng (Tr- ởng phòng) Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Máy tính Kế toán tổng hợp (phó phòng) Ktoán tập hợp CPSX và tính giá thành SP Ktoán tiêu thụ
và công nợ Ktoán lơng, BHXH , TSCĐ
Kế toán các kho hàng
ra còn thay nhiệm vụ của trởng phòng khi trởng phòng đi vắng.
- Kế toán kiểm hóa tài sản cố định, kế toán tiền lơng và BHXH. Đối với tài sản cố định, kế toán phải theo dõi phản ánh số liệu hiện có, tình hình tăng giảm về số l- ợng, chất lợng, tình hình sử dụng tài sản cố định, tập hợp chi phí thanh lý tài sản cố định thừa, tận thu phế liệu, giải quyết tài sản cố định thừa, h hỏng, xác định khấu hao tài sản cố định. Đối với tiền lơng và các khoản trích theo lơng kế toán phải ghi chép, phản ánh thời gian lao động của công nhân viên, tính toán số lợng phải trả cho từng ngời, giám đốc tình hình sử dụng hợp lý lao động, xử lý quỹ lơng, phân bổ chi phí tiền lơng vào giá thành sản phẩm. Hàng tháng kế toán có nhiệm vụ lập bảng phân bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp. - Kế toán thanh toán ngân hàng: thực hiện việc giao dịch với ngân hàng, cùng với các bộ phận khác có liên quan lập và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng kịp thời và đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng. Hiện nay công ty giao dịch với Ngân hàng ngoại thơng, Ngân hàng công thơng, Ngân hàng Đầu t và Phát triển.
- Kế toán thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các hóa đơn nhập hàng, hóa đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi. Cuối tháng cộng sổ lên bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số I.
- Kế toán tổng hợp giá thành: phản ánh chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, phân bổ các chi phí đó vào các đối tợng tính giá thành, tính toán giá thành sản phẩm đã hoàn thành, đối chiếu với kế hoạch, tổng dự toán chi phí sản xuất, đề xuất biện pháp, hạ thấp chi phí, giá thành, cung cấp thông tin cho phân tích hoạt động kinh tế và dự toán chi phí sản xuất kỳ sau.
- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: theo dõi hạch toán kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ. Căn cứ vào các chứng từ gốc và các hóa đơn nhập, hóa đơn xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
- Kế toán các kho hàng: hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là hoạt động kinh doanh thơng mại còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ, do đó nguyên vật liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái.
- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu, chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi, quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt và còn phải đi ngân hàng để nộp tiền và rút tiền.
Ngoài ra còn có các nhân viên kế toán phụ trách các phân xởng trực thuộc phòng Tài vụ. Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp mọi chi phí phát sinh trong phân xởng, đồng thời có nhiệm vụ tính giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm.
Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kinh tế, phải đối chiếu quan hệ ngang nhau, đối chiếu với phân xởng. Tất cả các nhân viên phải chịu sự chỉ đạo của kế toán trởng và kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty.