Trên thực tế, việc thu mua NVL và nhập kho do phòng kinh doanh – nhập khẩu căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, quý, năm để lên kế hoạch cung ứng vật t.
Nghiệp vụ xuất kho phát sinh khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất về từng loại vật liệu, có quy cách, số lợng theo yêu cầu sản xuất sản phẩm. Bộ phận cung cấp vật t của phòng kinh doanh- nhập khẩu sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho đợc lập làm 3 liên.
Liên 1: Bộ phận cung cấp vật t phòng kinh doanh nhập khẩu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán vật liệu Liên 3: Giao cho ngời nhận vật t chuyển về đơn vị sử dụng
Sơ đồ trình tự xuất kho:
Phiếu xuất kho
Hoá đơn kiêm PXK
Công ty DL TWI Mẫu số: C12- Km 6 Giải Phóng QĐ 999-TC/CĐKT
Phiếu xuất kho Ngày2/11/1996 cuả BTC Ngày 11 tháng 2 năm 2002
Họ tên ngời nhận hàng: sản xuất Dexa 0.5mg Elip 200v Lý do xuất kho : lô 041101
Xuất tại kho: Thuận (phân xởng viên) STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐV T Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1. Dexamethason kg 1,5 1,5 38.532.000 2. Lactoza kg ... ... 3. Anidin kg ... ... ... ... 8. Cồn 95 0 lít 10 10 5.523,8 55.238 Cộng : 45.061.195 Cộng thành tiền( viết bằng chữ):bốn lăm triệu sáu mốt ngàn một trăm chín lăm đồng chẵn.
Xuất ngày 11 tháng 02 năm 2002
Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Ngời nhận Thủ kho
Trờng hợp xuất NVL đem bán phải có lệnh của giám đốc công ty. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành ba liên, có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, giám đốc, kế toán trởng, ngời mua và thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì
kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đên thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền và phiếu rồi mới xuống kho nhận vật t.