Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ nhập – xuất –tồn kho theo từng loại, thứ vật liệu về số lợng chất lợng... và giá trị. Hạch toán chi tiết NVL đáp ứng đợc yêu cầu này, bằng việc thực hiện kết hợp giữa phòng kế toán và kho nhằm theo dõi chính, phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ sự biến động của NVL.
Hiện nay, phơng pháp hạch toán chi tiết NVL tại công ty là phơng pháp ghi thẻ song song. Thực tế công tấc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán đ- ợc tiến hành nh sau:
ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho đợc kế toán NVL giao cho thủ kho lập, sau đó kiểm tra lại và kế toán trởng ký. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ NVL, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL sau khi đối chiếu với số lợng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất lên thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho. Định kỳ, cứ cuối tuần thủ kho tập hợp chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán. Để đảm bảo tính chính xác của số NVL tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho với số tồn trên thẻ kho. Nhng thực tế việc kiểm tra này không thực hiện đợc do có rất nhiều loại vật liệu ở kho, nên công ty chỉ thực hiện kiểm kê vào cuối tháng 6 và tháng12.
Sau đây là mẩu thẻ kho công ty mở để phản ánh NVL là Dexamethason đã nhập, xuất trong kỳ.
Trích thẻ kho tháng 2/2002
Tờ số: 01
Ngày lập thẻ: 01/01/2002 Tên hàng: Dexamethason
Đơn vị tính: Kg Giá đơn vị:
Định mức dự trữ tối đa: ... Định mức dự trữ tối thiểu: ...
Ngày Số hiệu CT Lý do nhập xuất Số lợng C ký KT
khi kiểm
Tháng N X Nhập Xuất Tồn tra CT
Tồn đầu tháng 2 0.5
8/2 38 Mua của XNDP Nam Hà 5 5.5
11/2 06 Phân xởng viên SX Dexa lô
010202
1.5 4
20/2 17 Sx Dexa lô 020202 0.5 3.5
22/2 23 Phân xởng viên lô 030202 2.25 1.25
Cộng SPS trong tháng 5 4.25
Tồn cuối tháng 1.25
ở phòng kế toán: Kế toán chi tiết NVL đợc thực hiện trên sổ kế toán chi tiết vật liệu, Bảng kê nhập- xuất- tồn, sổ chi tiết N- X- T (Lợng) và Bảng tổng hợp tồn kho.
Định kỳ, kế toán xuống kho hoặc thủ kho mang chứng từ nhập, xuất lên phòng kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ , đối chiếu số liệu trên chứng từ với thẻ kho, đồng thời kiểm tra việc tính toán số d cuối ngày trên thẻ kho, nếu thấy khớp đúng thì ký xác nhận vào các chứng từ và thẻ kho. Các chứng từ nhập, xuất là căn cứ để kế toán vật liệu ghi vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, đồng thời nhập số liệu vào máy để làm cơ sở số liệu in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Mẫu sổ chi tiết vật liệu mà công ty mở để theo dõi vật liệu là Dexamethason đ- ợc thể hiện ở trang sau (Biểu 01)
Phơng pháp lập sổ chi tiết:
- Tồn đầu tháng: lấy số liệu trên dòng tồn cuối kỳ của sổ chi tiết vật liệu tháng trớc.
- Phát sinh trong tháng: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất trong tháng để ghi. - Tồn cuối kỳ: là số tồn của những lô hàng chua xuất ứng với đơn giá của nó.
Trích sổ chi tiết vật liệu tháng 02/2002.
Biểu 01 - số chi tiết vật liệu tháng 02/2002
Tên vật t: Dexamethason Nhãn hiệu, quy cách: Đơn vị tính: Kg Kho : Thuận
Ngày Số hiệuCT Trích yếu Nhập Xuất Tồn
Tháng N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu tháng 0.5 25660000 12830000 8/2 38/2 Mua của XNDP NHà 5 25688000 128440000 0.5 5 25660000 25688000 141270000 11/2 06/2 Phân xởng viên lô010202 1.5 25688000 38532000 0.5 3.5 25660000 25688000 102738000 20/2 17/2 Phân xởng viên lô020202 0.5 25660000 12830000 3.5 25688000 89908000 22/2 23/2 Phân xởng viên lô030202 2.25 25688000 57798000 1.25 25688000 32110000 Cộng PS T2 5 128440000 4.25 109160000 Tồn cuối kỳ 1.25 25688000 32110000
Sau khi lập sổ chi tiết vật liệu, kế toán chi tiết vật liệu tiến hành lập bảng kê N- X- T kho từng thứ vật liệu.
Biểu 02 - Bảng kê nhập xuất tồn vật t– – Tháng 02 năm 2002
TT Tên vật t ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL ST SL ST SL ST SL ST 1. Ampicilin Kg 20 19456100 142 138137900 150 145950000 12 11644000 2. Bột Talc Kg 340 11220000 140 4620000 480 15840000 - - 3. Dexamethason Kg 0.5 12830000 5 128440000 4.25 109160000 1.25 32110000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 1938207832 2391625763 2182713009 2147120586
Căn cứ số liệu để ghi vào Bảng kê N- X – T kho vật t là số liệu trên sổ chi tiết vật t. Phơng pháp lập:
- Cột tồn đầu kỳ: căn cứ vào dòng tồn đầu kỳ ở sổ chi tiết vật liệu
- Cột nhập, xuất trong kỳ: căn cứ vào dòng cộng phát sinh ở sổ chi tiết vật liệu - Cột tồn cuối kỳ: căn cứ vào số liệu trên dòng tồn cuối kỳ ở sổ chi tiết vật liệu
Còn trên máy, để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn về lợng của từng loại, nhóm thứ vật liệu, máy tính sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết N- X- T trên cơ sở số liệu đã nhập vào, do chơng trình phần mềm đã đợc cài đặt sẵn.
Trích sổ chi tiết Nhập- Xuất- Tồn (Lợng ) tháng 2/2002
Biểu 03 - sổ chi tiết n- x- t- (lợng) Kho : Xởng thuốc viên