Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho nói chung và phơng pháp hạch toán NVL nói riêng mà công ty đang áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên, đảm bảo theo dõi đợc thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại NVL.
2.3.1.Thủ tục nhập kho NVL:
NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài, không có tự chế. Khi NVL về đến kho sẽ đợc nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lợng và quy cách vật liệu. Khi cán bộ cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kinh doanh – nhập khẩu, trong hoá đơn bên bán ghi các chỉ tiêu: Tên vật liệu, chủng loại, đơn giá, số lợng, hình thức thanh toán... Ban kiểm nghiệm vật t sẽ tiến hành xem xét nội dung hoá đơn. Nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với NVL mua về và đúng hợp đồng đã ký thì đồng ý cho nhập kho NVL đó. Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh- nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn của ngời bán và số lợng NVL thực nhập để lập Phiếu nhập kho. Trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho.
Ban kiểm nghiệm gồm 1 đại diện phòng kinh doanh nhập khẩu, 1 đại diện phòng KCS và 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách ... của từng loại NVL và ghi ý kiến vào Biên bản kiểm nghiệm. Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm của Ban kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kinh doanh – nhập khẩu lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngời nhập, phụ trách cung tiêu.
Liên 1: lu lại phòng kinh doanh nhập khẩu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán với ngời bán cùng hoá đơn mua hàng và hợp đồng cung ứng vật t (nếu có)
Trên phiếu nhập kho ghi cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị nhng khi ghi vào thẻ kho thì thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lợng, các loại NVL mua về đợc nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho một cách khoa học và hợp lý,đảm bảo cho yêu cầu bảo quản từng thứ vật liệu, để tiện cho việc kiểm tra và nhập xuất NVL.
Trình tự nhập kho NVL có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Hoá đơn Phiếu nhập kho
Ví dụ : Quá trình nhập NVL là Dexamethason ở công ty Dợc liệu TWI, tháng
02/2002 có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nh sau:
- Mua Dexamethason của xí nghiệp Dợc phẩm Nam Hà theo hoá đơn số 17638.
Hoá đơn gtgt
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 02 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Dợc phẩm Nam Hà Địa chỉ: Số tài khoản: Mã số : Họ tên ngời mua hàng: Công ty Dợc liệu TWI
Đơn vị: Địa chỉ: Km 6,Đờng Giải phóng Hình thức thanh toán: Thanh toán sau Mã số: 0100167202-1
Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Dexamethason kg 5 25.688.000 128.440.000
Cộng tiền hàng : 128.440.000 Tiền thuế GTGT: 6.422.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 134.862.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba t triệu tám trăm sáu hai ngàn đồng chẵn
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho KT trởng Giám đốc
NVL Phòng Phòng kdoanh nkhẩu Kiểm nghiệm Nhập kho
Khi hàng và hoá đơn về tới, phòng kinh doanh- nhập khẩu nhận các hoá đơn, Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm số hàng trên, kết quả kiểm nghiệm đợc ghi trên “Biên bản kiểm nghiệm”.
Biên bản kiểm nghiệm Mẫu số 05- VT (Vật t, sản phẩm, hàng hoá) QĐ 1141- TC/CĐKT
Căn cứ vào hoá đơn số 17638 ngày 04 tháng 02 năm 2002 của Xí nghiệp Dợc phẩm Nam Hà.
Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Ông Trần Đình Trung – Trởng ban 2. Ông Thái Đình Thịnh – Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuận – Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t:
S T T Tên nhãn hiệu quy cách vt Mã số Đ V T Số lợng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú
SLĐQCPC SLKĐQC
1. Dexamethason kg 5 5 0
ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Số vật t trên đủ điều kiện nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
Căn cứ vào hoá đơn và Biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh- nhập khẩu viết Phiếu nhập kho.
Công ty DL TWI Mẫu số 01- VT Km 6 Giải Phóng QĐ 1141-TC/CĐKT
Phiếu nhập kho
Ngày 8 tháng 2 năm 2002 Họ tên ngời giao hàng: Xí nghiệp dợc phẩm Nam Hà Theo hoá đơn số 17638 ngày 04 tháng 02 năm 2002 Nhập tại kho: Thuận (phân xởng viên)
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách
Mã số
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập 1. Dexamethason 25688000 128440000 Cộng 128440000
Cộng thành tiền( viết bằng chữ): một trăm hai tám triệu bốn trăm bốn mơi ngàn đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Sau khi có biên bản kiểm nghiệm vật t, Phiếu nhập kho, thủ kho kiểm tra đối chiếu lại thực tế và tiến hành nhập kho NVL.