Tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát- Thanh Trì - Hà Nội.docx

Tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát- Thanh Trì - Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường với cơ chế quản lý mới đã mở racho doanh nghiệp một môi trường kinh daonh thông thoáng Nền kinh tế nước tađã và đang đạt được những thành tựu to lớn Để tồn tại và phát triển trong cơchế mới đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược quản lý sản xuất kinhdoanh hợp lý đặc biệt là quản lý NVL Bởi NVL chính là một trong 3 yếu tố cơbản của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành thực thể sản phẩm và chiếm tỷtrọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy hoàn thành hay không hoàn thành kếhoạch sản xuất cả về mặt khối lượng cũng như chất lượng Muốn tiến hành sảnxuất được đều đặn, đồng bộ, liên tục thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấpNVL đủ về số lượng , kịp về thời gian, đúng chủng loại, đúng yêu cầu kỹ thuật,đảm bảo vệ chất lượng Việc mua, sử dụng và dự trữ tiết kiệm có hiệu quả NVLcó tác dụng làm tăng khối lượng sản phẩm sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành,tăng lợi nhuận từ đó làm tăng tích luỹ cho ngân sách, tăng quỹ xí nghiệp, cảithiện đời sống người lao động.

Với kiến thức tiếp thu được ở trường và thực tế tìm hiểu tại Công ty đượcsự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Quỳnh Như với sự giúp đỡ củacác cô chú Phòng kế toán và Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tân Phát, em đã

hoàn thành báo cáo với đề tài: "Tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tạiCông ty TNHH Tân Phát- Thanh Trì - Hà Nội".

Do quá trình thực tập và viết báo cáo quá ngắn ngủi, kiến thức còn hạnchế nên báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót Vì vậy em xin được các thầycô giáo và Công ty TNHH Tân Phát đóng góp thêm những ý kiến quý báo đểhoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL của Doanh nghiệp.

CHƯƠNG I

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

I KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ CỦA NVL

NVL là những đối tượng lao động thể thiện dưới dạng vật hoá bao gồm:Nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, thiết bị xây dựng cơ bản (nó là tàisản dự trữ, là đối tượng lao động của sản xuất kinh doanh).

- NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh vàtoàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ.

+ Toàn bộ giá trị NVL chuyển vào giá trị sản phẩm mới hình thành lên chiphí NVL thực tiễn và được tính vào giá thành sản phẩm.

+ Chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn (70-90%) trong giá thành sản phẩm làmột trong ba yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh góp phầnđảm bảo cho doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch mặt hàng,tính đồng bộ đều đặn trong sản xuất.

II PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ VÀ NHIỆM VỤ CỦA NVL.1 Phân loại NVL

NVL rất đa dạng, phong phú và có nhiều chủng loại do đó có nhiều cáchphân loại khác nhau nhưng nếu căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL thì đượcphân thành: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xâydựng cơ bản, vật liệu khác.

2 Phương pháp đánh giá và cách đánh giá NVL

2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL

NVL hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ sách kế toántheo giá thực tế Giá thực tế NVL trong từng trường hợp có thể khác nhau tuỳthuộc vào nguồn NVL và giai đoạn nhập xuất NVL vì vậy khi hạch toán phải

2.2 Cách đánh giá NVL nhập kho.

NVL nhập kho có thể là do nhiều nguồn khác nhau như tự sản xuất thuêgia công chế biến, hoặc do nhận vốn góp liên doanh, kiểm kê phát hiện thừa….nhưng nguồn phổ biến nhất là mua ngoài.

Với NVL mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu được tính là giá mua ghi trênhoá đơn của người bán cộng với các chi phí thu mua khác và thuế nhập khẩu(nếu có) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại đượchưởng.

Với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là tổng giáthanh toán gồm cả thuế GTGT.

2.3 Cách đánh giá NVL xuất kho.

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý vàtrình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà lựa chọn phương pháp tính giá phù

hợp cho doanh nghiệp mình Theo chuẩn mực kế toán số 02" Hàng tồn kho banhành theo quyết định 149/2001/BTC ngày 31/12/2001" ta có thể sử dụng một

trong các phương pháp sau:

Phương pháp nhập trước, xuất trước; phương pháp nhập sau, xuất trước;phương pháp đơn giá bình quân có ba cách tính: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dựtrữ, giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập;phương pháp đích danh và phương pháp giá hạch toán.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua, sử dụng vàdự trữ NVL.

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cungcấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và phân tích hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp.

III THỦ TỤC QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT KHO NVL VÀ CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LIÊN QUAN.

1 Thủ tục nhập - xuất kho

- Thủ tục nhập kho: Khi có giấy báo nhận hàng, hàng về đến nơi phải lậpban kiểm nghiệm (về số lượng, quy cách, chắt lượng….) Ban kiểm nghiệm lậpbiên bản kiểm nghiệp, bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho dựa trên hoá đơnmua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi chuyển cho thủ kho.Thủ kho kiểm tra và nhận hàng rồi ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toánlàm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhập NVL Trường hợp hàng thừa,thiếu thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng và cùng người giao lập biên bảnchờ xử lý.

- Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu sử dụng NVL của đơn vị sảnxuất, nhân viên phòng tổng hợp lập phiếu xuất kho S au khi có phiếu xuất khocông nhân đội sản xuất cần đến kho lĩnh NVL Thủ kho ghi số thực xuất vào thẻkho rồi chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết vàsổ tổng hợp xuất NVL Phiếu xuất kho ghi làm 3 liên: 1 liên thủ kho giữ, 1 liênngười lập phiếu xuất kho giữ và 1 liên người lĩnh NVL giữ.

2 Các chứng từ cần thiết.

Phiếu nhập kho (01-VT); phiếu xuất kho (014- VT); phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ (03/VT-3LL); biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá

(08-VT); Biên bản kiểm nghiệm (05-VT); thẻ kho (06-VT); phiếu báo vật tưcòn lại cuối kỳ(07-VT)…

Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể dùng thêm cácchứng từ hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04-VT)

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc

sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ

Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán tổng hợp

IV KẾ TOÁN CHI TIẾT VÀ TỔNG HỢP NVL

1 Kế toán chi tiết NVL

Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang ápdụng một trong 3 phương pháp:

a) Phương pháp thẻ song song.

Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

c) Phương pháp sổ số dư.

Sơ đồ chi tiết vật liệu, dụng cụ, công cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặcđiểm mỗi doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp.

2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2.1 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 152" Nguyên liệu, vật liệu", tài khoản 151 "Hàng đang đi trênđường", tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" Ngoài ra trong quá trình hạchtoán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 133, tài khoản111, 112….

2.2 Hạch toán tình hình biến động tăng NVL đối với các doanh nghiệptính thuế GTGT theo phương pháp khấu t rừ.

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trảcho người bán, phần giá mua chưa có thuế được ghi tăng giá mua NVL còn phầnthuế GTGT đầu vào được ghi vào sổ được khấu trừ.

Các nghiệp vụ làm tăng NVL có thể do doanh nghiệp tự chế, thuê ngoàigia công chế biến, do nhận góp vốn liên doanh, do xuất dùng chưa hết nhậpkho… nhưng nghiệp vụ kế toán chủ yếu nhất là tăng NVL do mua ngoài sẽđược hạch toán như sau:

a) Trường hợp mua ngoài hàng, hoá đơn cùng về:

* Trường hợp hàng về đủ so với hoá đơn: Căn cứ vào hoá đơn mua hàngbiên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi.

Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (3331 thuế GTGT hàng hoá, dịchvụ được khấu trừ).

Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán

* Trường hợp hàng về thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng số NVLthực nhận, số phiếu phải căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán

Nợ TK331: Tổng giá thanh toán

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

Có TK 133(1331): Thuế GTGT tương ứng số hàng thiếu.- Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:

Nợ TK 138 (1388): Cá nhân bồi thường

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng số hàng thiếu cá nhân bồi thường.

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu mà cá nhân bồi thường- Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân.

Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhânCó TK 138 (1381) Xử lý tối thiểu.

* Trường hợp hàng về thừa so với hoá đơn: Bên phát hiện thừa phải báocáo cho các bên liên quan biết để xử lý, kế toán hạch toán.

- Nếu nhập toàn bộ thì ghi tăng giá trị NVL:

Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL chưa có thuế.Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn.Có TK: Giá trị hàng thừa theo giá mua chưa thuế.- Nếu trả lại hàng thừa:

Nợ TK 338 (3381): Giá trị thừa đã xử lý

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa.

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa.

- Nếu không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập bất thường.Nợ TK 338 (3381):Trị giá hàng thừa

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân.

b) Trường hợp hàng về hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kếtoán phản ánh vào giá mua của hàng nhập kho bằng bút toán:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu nhập khoNợ TK 153 (chi tiết từng loại): giá thực tế dụng cụ công cụ nhập khoNợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): tổng giá thanh toán của vật liệu,công cụ, dụng cụ mua ngoài.

- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảmgiá hàng mua (do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…)hoặc hàng mua nay trả lại chủ hàng.

Nợ TK 331: trừ vào số tiền phải trả người bánNợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả.

Có TK liên quan (152,153 - chi tiết từng loại): số giảm giá hàngmua, chiết khấu thương mại hay hàng mua trả lại theo giá không thuế.

Có TK 133 (1331): thiếu GTGT đầu vào tương ứng.

- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi muahàng do thanh toán tiền hàng trước hạn.

Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388,…): trừ vào số tiền hàng phải trảhay nhận bằng tiền,…

Có TK 511: số tiền được hưởng

c) Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về

Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi trên đường" Nếutrong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thìghi:

Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT)Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…)Sang tháng sau, khi hàng về ghi:

Nợ TK liên quan (152, 153, 1561 - chi tiết từng loại)Nếu nhập kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá

Nợ TK 621, 627, 641, 642: nếu chuyển giao trực tiếp cho các bộ phận sửdụng, không qua kho.

Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về.

Hạch toán tăng NVL trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theophương pháp trực tiếp: Hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT

theo phương pháp khấu trừ nhưng phần thuế GTGT được tính vào trị giá thực tếcủa NVL nên khi mua ngoài giá mua bằng tổng giá thanh toán.

2.3 Hạch toán tình hình biến động giảm NVL

Khi xuất NVL sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc choquản lý, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK621: Giá trị NVL xuất cho sản xuất sản phẩm.Nợ TK 627: Giá trị NVL xuất cho bộ phận quản lý.Nợ TK 641: Giá trị NVL xuất cho bộ phận bán hàng.

Nợ TK 642: Giá trị NVL xuất cho bộ phận quản lý doanh nghiệpCó TK 152: Tổng giá trị NVL xuất cho các bộ phận.

Ngoài ra còn giảm do xuất bán, góp vốn liên doanh, cho vay tạm thờihoặc do các nguyên nhân khác.

1 Quá trình phát triển của Công ty

Công ty TNHH Tân Phát được thành lập ngày 18/9/1999 theo quyết địnhsố GP/TLDN của UBND thành phố Hà Nội với ngành nghề kinh doanh chủ yếulà Dệt may

Tên giao dịch: Công ty TNHH Tân PhátTrụ sở: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội

Đến nay doanh nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm, ngay từ ngàycó quyết định thành lập, được sự ủng hộ của UBND thành phố Hà Nội, Công tyTNHH đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

Để khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốcliệt, Công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm là trọng tâm trên cơ sở đó tăng sốlượng sản phẩm để tăng năng suất lao động Đặc biệt quan tâm đến khâu sắp xếptổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất Đầu tư mua sắm máymóc, hiện đại, đa dạng hóa sản phẩm và ngày một nâng cao tay nghề cho côngnhân.

Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển, Công ty đã có những thànhtích đáng kể Hiện nay Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lànhnghề, sản phẩm của Công ty đã có mặt tại một số thị trường lớn như: Mỹ, BaLan, Nhật Bản.

Những thành tựu đạt được tuy còn khiêm tốn nhưng nó đã đánh dấu bướcphát triển lâu dài của Công ty TNHH Tân Phát.

Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006

Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 475 triệu đồng 965 triệu đồngTổng số vốn kinh doanh trong đó: Tr.đ 3,7 tỷ đồng 5,0 tỷ đồng

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Việc tổ chức quản lý rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, giúp choviệc đảm bảo sản xuất kinh doanh và đặc biệt là việc nâng cao chất lượng sảnphẩm được thực hiện và hoàn thiện hơn Doanh nghiệp nào thực hiện công tácquản lý một cách nghiêm túc hơn và có hệ thống thì ở đó có hiệu quả sản xuấtvà sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng cao.

Ở Công ty TNHH Tân Phát, do sản phẩm chủ yếu xuất khẩu, đòi hỏi chấtlượng cao nên công tác tổ chức quản lý chất lượng được cán bộ lãnh đạo đặcbiệt quan tâm.

Công ty TNHH Tân Phát thực hiện chế độ quản lý theo hình thức trựctuyến Công ty áp dụng mô hình hệ thống chất lượng từ Tổng giám đốc đến cácphòng ban và đến các công nhân sản xuất.

3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH Tân Phát tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tậptrung Đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức điều hành bộ máy kếtoán, giám đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các phát sinh kinhtế của Công ty, đồng thời kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các kếtoán viên Đặc biệt, kế toán trưởng cùng một phó Tổng giám đốc và 3 giám đốcđiều hành, tổ chức giúp Tổng giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh và đầutư có hiệu quả cao Trợ lý cho kế toán trưởng là hai phó phòng; phó phòng kếtoán tài chính và phó phòng kế toán Nhiệm vụ của hai phó phòng là định kỳ báo

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán tổng hợp

Kế toán tiền ngân hàngKế toán TSCĐKế toán vật liệu CCDC

Kế toán tập hợp chi phí và tính GTSPKế toán TP và tiêu thụ TPKế toán tiền lương và BHXHKế toán vốn bằng tiền và thanh toánThủ quỹcáo lại cho kế toán trưởng một cách chính xác và kịp thời các số liệu do các kếtoán viên cung cấp sau khi kiểm tra tính chính xác và hợp lý của chúng Cụ thể,được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT

3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy sổ kế toán

Công ty TNHH Tân Phát là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lậptrực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam

Niên độ kế toán được áp dụng tại Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúcvào ngày 31/12 Đơn vị kế toán sử dụng trong ghi chép là đồng và hình thức sổmà Công ty áp dụng trong việc tổ chức kế toán là hình thức sổ NKCT Theohình thức này, quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công ty TNHHTân Phát sử dụng các chứng từ và sổ sách như sau:

Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhậpkho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểmnghiệm vật tư sản phẩm Hà Nội, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá,

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ vào sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ cái

Báo cáo tài chính

phiếu báo về còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiếtthanh toán người bán và các bảng kê nhập, bảng kê xuất.

Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán và căn cứvào giá trị ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chiphí vận chuyển, bốc dỡ để vào cột thực tế, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3.

Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng kế toántổng hợp và đưa ra bảng phân bổ vật liệu Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuấtkho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng hàngtháng Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp cho chi phí sản xuất và tính giáthành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các sổ kế toán liên quan nhưbảng kê số 4, số 5, số 6.

Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số vật liệu vào Nhật ký chứng từ số 1,số 2, số 4, số 5, số 7, số 10 và vào sổ cái tài khoản 152.

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝCHỨNG TỪ Ở CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT1 Đặc điểm và phân loại NVL

Công ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sảnphẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy, vậtliệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng Để quản lý chặt chẽ và có hiệuquả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò tác dụng của vậtliệu trong sản xuất Cụ thể, vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau:

Vật liệu chính: gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơPE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Mỹ cấp I, II, bông Úc cấp I, bông ViệtNam.

Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun,phecmơtuya, phấn may, băng dính, hóa chất, thuốc nhuộm

Nhiên liệu: điện, xăng (A 83, A92), dầu công nghiệp

Phụ tùng thay thế: máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dâycuroa.

Văn phòng phẩm: giấy, mực in, bút bi, máy tính các đồ dùng phục vụcho công tác văn phòng.

Vật liệu xây dựng: sắt, thép, xi măng, kính

Bao bì đóng gói: bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton Phế liệu thu hồi: sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa

Việc phân loại vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chứcquản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiếtnhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phânloại tỷ mỷ, chính xác từng thứ vật liệu.

2 Thủ tục nhập - xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho

Vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài và từ nhiều nguồnkhác nhau Do vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từngnguồn nhập, đồng thời tùy thuộc vào tính chất của từng loại vật liệu mà chúng

được bảo quản ở các kho khác nhau: kho bông xơ, kho hóa chất, kho xăng dầu,kho thiết bị, kho vật tư bao gói, kho phế liệu, kho vật liệu xây dựng.

Đối với vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp đánh giá vật liệuxuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Hàng ngày khi nhận đượccác chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thức xuất Cuối tháng, sau khi tổnghợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ nhưsau:

=

= x

Nhưng theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánhtheo trị giá thực tế Vì vậy, để đơn giản hơn, tại Công ty vật liệu chính xuất khođược coi là theo giá hạch toán Đến cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vậtliệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạchtoán của vật liệu, theo công thức sau:

Số: 07Đơn vị bán: Công ty XNK Dệt may

Địa chỉ: 144 Trường Chinh - Kiến An - Hải PhòngĐiện thoại: 031 749 295 Mã số: 0700189350Họ tên người mua hàng: Lê Kim Liên

Đơn vị: Công ty TNHH Tân Phát

Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội

Biểu số 3.2

CÔNG TY TNHH TÂN PHÁTVĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - Hà NỘI

Mẫu số: 05 - VT

Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCTNgày 1/11/1995 của BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)

Ngày 10 tháng 11 năm 2005

- Căn cứ quy định số ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốcCông ty

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Phạm Văn Tùng Trưởng banÔng: Lê Nam Thắng Ủy viênÔng: Vũ Thanh Hương Ủy viênĐã kiểm nghiệm các loại:

Tên nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư (sản

phẩm hàng hoá)

Mã số

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểm nghiệmGhichúSố lượng

đúng quycách, PC

Số lượngkhôngđúng quycách, PC01 Bông Mỹ cấp 3kgkg1606561606560

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: số NVL trên đủ điều kiện nhập kho

Đại diện kỹ thuật

Biểu số 3.3

CÔNG TY TNHH TÂN PHÁTVĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - Hà NỘI

Mẫu số: 01 - VT

Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCTNgày 1/11/1995 của BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Số: 7 Nợ: 152.1

Có: 331Họ và tên người giao hàng: Lê Kim Liên

Theo hóa đơn GTGT số 7 ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Công ty XNK Dệt may Hải Phòng.

Nhập tại kho: Bông xơ

Tên nhãn hiệu,quy cách, phẩm

chất vật tư (sảnphẩm hàng hoá)

Phạm Mạnh Hùng

(Đã ký)

Biểu số3.4

CÔNG TY TNHH TÂN PHÁTVĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - Hà NỘI

Mẫu số: 02 - VT

Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCTNgày 1/11/1995 của BTC

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 15 tháng 11 năm 2005 Số: 3 Nợ: 621.1

Có: 152.1Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên

Đơn vị: Nhà máy sợi VinhXuất tại kho: Bông xơ

01 Xơ Nanlon kg 228.000.000

3.296.286.04802 Bông Mỹ cấp 1kg48.416.200 48.416.200 915.739.73003 Bông Mỹ cấp 2kg12.671.000 12.671.000 239.672.307

(Sáu tỷ, tám trăm bốn sáu triệu, hai trăm bốn mươi nghìn, một trăm lẻ bađồng)

Xuất ngày 15 tháng 11 năm 2005

Phạm Mạnh Hùng

(Đã ký)

Biểu số3.5

CÔNG TY TNHH TÂN PHÁTVĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - HN

HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 2 (giao cho khách hàng)

Mẫu số: 01 3LL

-GTGT-Ký hiệu: AA/02Số: 07

Đơn vị bán: Công ty TNHH Tân PhátĐịa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Họ tên người mua: Lê Thị Hoa

Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ TM Ngành Bông

Địa chỉ: Lộ I, 15-16-17 đường D2-P25-Q.Bình Thạnh - TPHCMHình thức thanh toán:

TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm bảy hai nghìn bảy trăm bốnmươi đồng.

Biểu số3.8

CÔNG TY TNHH TÂN PHÁTVĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - HN

THẺ KHO

Ngày lập thẻ 01/01/2005

Mẫu số: 02 - VTBan hành theo QĐsố1141/TC/QĐ/CĐCTNgày 1/11/1995 của BTCTên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông xơ

Đơn vị tính: KgChứng từ

109 15/11 Công ty Dệt may Việt Nam- TPHCM

3 Hạch toán chi tiết NVL

Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kếtoán đạt hiệu quả cao, Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp "thẻsong song" Cách thực hiện sau:

3.1 Tại kho:

Đối với vật liệu nhập kho: dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hànhkiểm nhận vật liệu nhập kho Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu vàcùng người giao hàng ký vào từng liên Phiếu này gồm ba liên, một liên thủ khogiao cho người giao hàng kèm với hóa đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán,một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kếtoán làm căn cứ ghi sổ kế toán, liên còn lại gửi về phòng sản xuất kinh doanh.

Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thiếu hoặc thừa vật liệu, vậtliệu không đúng quy cách, mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùngngười giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng sản xuất kinh doanh biết.

Đối với vật liệu xuất kho: như chúng ta đã biết, trong các doanh nghiệpsản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quảnlý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán.

Trước hết, đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất: thủ kho căn cứ vàophiếu xuất vật tư hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng sản xuấtkinh doanh lập Phiếu này gòm có 3 liên, thủ kho giữ hai liên và bộ phận lĩnhgiữ một liên để ghi lại số thực xuất vào thẻ kho Vì khi đi lĩnh vật tư, người đilĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho Cuối tháng, thủ kho thu lạiphiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghitrên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinhdoanh để lưu, một liên người phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuấtgiữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổkế toán.

Đối với vật liệu xuất bán: thủ kho căn cứ vào "Hóa đơn GTGT" do phòngsản xuất kinh doanh lập (dựa vào những thỏa thuận với khách hàng, phiếu này

được lập thành ba liên) tiến hành xuất giao vật tư cho khách hàng và cùng kháchhàng ký vào ba bản: liên một lưu ở phòng thị trường, liên hai giao cho kháchhàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệulàm căn cứ ghi sổ.

Tóm lại, trình tự mở thẻ kho của thủ kho được tiến hành như sau:

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hànhkiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứvật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Mỗichứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho phải tính ra sốlượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho Định kỳ (10 ngày), thủ khochuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhómvật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ Để đảm bảo tính chính xác của sốvật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồntrên thẻ kho Song ở Công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì vậtliệu của Công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian vàcông sức Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm.

3.2 Tại phòng kế toán

Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hìnhnhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vậtliệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ khonhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Trên sổ chi tiết, kế toánvật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất Số tiền của mỗi lần nhập đượctính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theophương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vậtliệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớpkhông, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại Sổ kế toán chi tiết vật liệu chínhđược đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời (Sổ chi tiết vật liệu được

Đồng thời, định kỳ nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyểnlên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập kho, căn cứvào đó để kế toán lập "bảng kê phiếu nhập kho" vật liệu và "bảng tổng hợpnhập" vật liệu (Biểu 3.10)

Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hànhđối chiếu, kiểm tra và định khoản, nhập dữ liệu vào máy và đến cuối kỳ máy sẽtự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán Vào cuối tháng, máy sẽ in ra"bảng chi tiết xuất vật tư" cho từng tài khoản và "bảng tổng hợp xuất vật liêu"cho từng kho.

Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở Công ty không thực hiện kếtoán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đến phần chiphí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vậtliệu và phiếu nhập vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệuu.

Việc Công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tácdụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu vớicác chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trongviệc hạch toán vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở chotừng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu Trên bảng này theo dõi cả về mặt sốlượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng.

Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên"Bảng chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhậpvật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.

Biểu số 3.9

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tháng 11/2005Kho bông xơ

Vật tư: Bông Mỹ cấp 1

Chứng từ

SHNTSố lượngĐơn giáTTSố lượngĐơn giáTTSố lượng Đơn giáTTDư đầu tháng

8715/11 Nhập kho288018500

2220/11 Xuất cho NM SợiVinh

48416200 18915027 915793730Cộng phát sinh29791060

87230500 164997263

4013929185