Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Cty Cổ phần Dụng cụ số 1

Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Cty Cổ phần Dụng cụ số 1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế nước ta đang diễn ra nhiều sự kiệnlớn về chính trị và Kinh tế - Xã hội Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ 10 thànhcông tốt đẹp; Việt Nam đã là thành viên chính thức của tổ chức thương mạilớn nhất toàn cầu WTO Kinh tế tăng trưởng ổn định; Trật tự an toàn xã hộiđược giữ vững; Đời sống nhân dân ngày càng một nâng cao Với hoàn cảnhđómột mặt tạo ra thuận lợi lớn cho các đơn vị sản xuất kinh doanh (gọi chung làdoanh nghiệp) nhưng mặt khác cũng đặt ra các thách thức lớn đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh không chỉ vớithị trường trong nước, mà cả với thị trường nước ngoài.

Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tiến hành hạch toánkinh doanh, lấy thu bù chi sao cho thu nhập cao nhất mà chi phí bỏ ra là ítnhất, đảm bảo hoạt động kinh doanh có lãi Nhằm đạt được mục tiêu đó, cácdoanh nghiệp đã sử dụng một công cụ quan trọng nhất, hiÖu quả nhất là hạchtoán kế toán để phản ánh một cách khách quan có hiệu quả quá trình sản xuấtkinh doanh, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.

Chi phí nguyên vật lệu là một yếu tố chi phí cơ bản, chiếm tỷ trọng lớnnhất trong quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của doanhnghiệp Vì vậy, việc quản lý chi phí thực chất là quản lý các yếu tố chi phí cơbản của quá trình sản xuất, mà trong đó đặc biệt quan tâm đến việc quản lýchi phí về nguyên vật liệu, chỉ một sự biến động nhỏ của khoản chi phí nàycũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành của sản phẩm và do đó ảnh hưởng lớnđến lợi nhuận của doanh nghiệp Các doanh nghiệp sử dụng càng nhiều loạinguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản

phẩm thì việc quản lý nguyên vật liệu, quản lý chi phí nguyên vật liệu đóngvai trò quan trọng.

Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1, là một doanh nghiệp chuyên sản xuấtcác sản phẩm, dụng cụ cơ khí phục vụ các ngành công nghiệp, bên cạnh việcsản xuất được nhiều sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp, việc chú trọngđến công tác hạch toán và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệuquả nhất góp phần giúp công ty giành ưu thế trong cạnh tranh Công ty luôncố gắng hạ chi phí nguyên vật liệu bằng một loạt các biên pháp như: Xâydựng định mức dự trữ, định mức hao hụt…

Là một sinh viên Trường TCKT- KT Hoa Lư Hà Nội sau một thời gian thựctập tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 Em đã nhận thức được tầm quan trọng củacông tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, đồng

thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Nhẫn

và các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán và sự nỗ lực của bản thân,em đã đi sâu vào tìm hiểu và mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toánnguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1”làm chuyên đề tốt nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dung cụ số 1, em đã cốgắng tìm hiểu, vận dụng những lý luận và lý thuyết kế toán áp dụng vào hoạtđộng kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng, để có thể có đượcnhững nhận thức hiểu biết kinh nghiệm trên thực tế.

Tuy nhiên do trình độ và nhận thức chưa đầy đủ nên đề tài này khôngtránh khỏi những thiếu sót nhất định.Em rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán của công ty để đề tài nàyđược hoàn thiện hơn.

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu xắc!

Hà Nội,ngày 03 tháng 06 năm 2008

Sinh viờn Lờ Thị Phượng

*Đặc điểm: Theo Mác: Tất cả mọi vật tự nhiên ở xung quanh ta mà lao độngcó ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội là đối t ợng laođộng Nếu đối tợng lao động đợc con ngời tác động vào thì đối tợng đó trởthành nguyên vật liệu Đồng thời, Mác cũng chỉ ra bất cứ một thứ nguyên vậtliệu nào cũng là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ một đối tợng laođộng nào cũng là nguyên vật liệu, chỉ có trong điều kiện đối tợng lao độngthay đổi do lao động thì đối tợng lao động đó mới là nguyên vật liệu.

Ví dụ: Than nằm trong mỏ không phải là nguyên vật liệu nhng thancung cấp cho công nghiệp chế biến là nguyên vật liệu bởi vì con ngời phải tiêuhao một lợng lao động để khai thác than đó Vậy, nguyên vật liệu là đối tợnglao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động vào nó

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuấtvà là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới, do đó, nếu thiếu nguyênvật liệu thì thì các hoạt động sản xuất của xã hội nói chung và của doanhnghiệp nói riêng là không thể thực hiện đợc Khác với t liệu lao động, nguyênvật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất nhất định và tham gia vàoquá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặcthay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất sản phẩm.

1.2.Vai trò của kế toán nguyên vật liệu

Việc hạch toán nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ và kịp thời thìlãnh đạo công ty mới nắm bắt đợc tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùngnguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất cả về kế hoạch lẫn thực tế Vì vậy,cần phải có cách tổ chức hạch toán nguyên vật liệu kể cả về mặt giá trị và hiệnvật theo từng nhóm, thứ, loại nguyên vật liệu ở từng kho trên cơ sở các chứngtừ nhập xuất kho

Mặt khác, tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của hạch toán nguyên vậtliệu có ảnh hởng không nhỏ đến chất lợng của công tác hạch toán giá thành.Do đó, để đảm bảo hạch toán chính xác giá thành thì trớc hết cần phải hạchtoán chính xác nguyên vật liệu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệukhoa học, hợp lý.Đây cũng là yêu cầu tất yếu nhằm cung cấp thông tin mộtcách kịp thời, đầy đủ và chính xác đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nềnkinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà Nớc.

2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu2.1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp thờngsử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có công dụng, vai tròvà tính năng cơ, lý, hoá khác nhau Do đó, để quản lý một cách chặt chẽnguyên vật liệu và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biếtđợc từng loại nguyên vật liệu khác nhau Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanhnghiệp cụ thể, thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trongcác doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau theo tiêu thức nhất định Nhìnchung, nguyên vật liệi trong các doanh nghiệp sản xuất đợc phân chia theo vaitrò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theođặc trng này, nguyên vật liệu đợc phân chia ra các loại sau đây:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanhnghiệp sản xuất cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu chínhchiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụlàm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, đảm bảo cho các công cụdụng cụ hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật,nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trìnhsản xuất kinh doanh nh than đá, than bùn, củi, xăng dầu, khí, gas… nhiên liệu nhiên liệutrong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ.

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thaythế, sửa chữa những máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải… nhiên liệu

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị,công cụ kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất haythanh lý tài sản Có thể sử dụng hay bán ra ngoài nh: (sắt, thép vụn)

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên thờnglà những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi từthanh lý tài sản cố định… nhiên liệu

Căn cứ vào nguồn hình thành có thể chia nguyên vật liệu thành hainguồn chủ yếu: Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài, nguyên vật liệu tự chế.

Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chianguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu kinh doanh, nguyênvật liệu dùng cho nhu cầu khác.

Thực hiện hạch toán theo cách phân loạị trên đáp ứng đợc yêu cầu phảnánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm thuậntiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trịđối với từng thứ nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phảI tiếp tục chi tiết vàhình thành nên “sổ danh điểm nguyên vật liệu” Sổ này xác định thông nhấttên gọi mã ký hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính và giá hạch toán của từngdanh điểm nguyên vật liệu

Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu do mua ngoài - Nguyên vật liệu tự chế biến

- Nguyên vật liệu do thuê ngoài gia công chế biến - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh

Việc phân loại nguyên vật liệu là cơ sở tổ chức công tác kế toán vật liệu chophép mở tài khoản ( tài khoản tổng hợp cũng nh tài khoản chi tiết) để theo dõihạch toán sự biến động tình hình hiện có của các vật liệu.

Nói tóm lại,phân loại nguyên vật liệu có tác dụng rất tích cực và là mộtnội dung không thể thiếu của tổ chức kế toán vật liệu, nó đáp ứng đợc nhu cầuquản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng vật liệu phục vụcho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

2.2.Đánh giá nguyên vật liệu.

2.2.1.Các nguyên tắc kế toán chi phối việc đánh giá nguyên vật liệu

- Nguyên tắc giá phí (giá vốn): Nguyên tắc “giá phí”là một trong ngữngnguyên tắc cơ bản nhất của kế toán, nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại tàisản, vật t, hàng hoá Các khoản, công nợ, chi phí phải đợc ghi chép, phản ánhtheo giá phí( theo trị giá vốn) của chúng, tức là theo số tiền mà đơn vị bỏ ra cóđợc tài sản đó

- Nguyên tắc nhất quán: nguyên tắc này đòi hỏi việc áp dụng thực hiệncác khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và phơng pháp tính toán… nhiên liệuphải thốngnhất trong suốt các niên độ kế toán Trong những trờng hợp đặc biệt nếu cóthay đổi thì đơn vị phải giải trình đợc lý do thay đổi đó với cơ quan quản lýchức năng

- Nguyên tắc thận trọng: Theo nguyên tắc này, kế toán lựa chọn phơngpháp ghi sổ sao cho ít ảnh hởng nhất tới nguồn vốn chủ sở hữu Cụ thể cáckhoản thu nhập chỉ đợc ghi sổ khi có chứng cớ chắc chắn, các khoản chi phíđợc ghi số ngày khi cha có chứng cứ chắc chắn.

2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạchtoán vật liệu Đánh giá vật liệu thực chất là việc dùng tiền để biểu hiện giá trịcủa chúng Trong công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp, vật liệu đợcđánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế của vật liệu) Đây là loại giá đợchình thành trên cơ sở các chứng từ chi hợp lệ chứng minh các khoản chi hợppháp của doanh nghiệp bỏ ra để có đợc những vật liệu ở địa điểm và trạng tháihiện tại.

2.2.2.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

a) Giá thực tế nhập kho.

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theotừng nội dung và từng nguồn nhập.

 Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại,chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua nguyên vật liệu vàcác chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu, trừ đi cáckhoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua, do không đúng quy cách,phẩm chất.

+) Trờng hợp nguyên vật liệu mua vào đợc sử dụng cho đối tợng chịu thuế giátrị gia tăng tính theo phơng pháp khấu trừ, giá mua là giá cha có thuế giá trịgia tăng.

+) Trờng hợp nguyên vật liệu đợc sử dụng cho các đối tợng không chịu thuếgiá trị gia tăng tính theo phơng pháp trực tiếp, hoặc sử dụng cho mục đíchphúc lợi, các dự án… nhiên liệuthì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giáthanh toán).

 Nhập kho nguyên vật liệu do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của nguyênvật liệu nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự gia công chếbiến.

 Nhập kho nguyên vật liệu do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốnthực tế của nguyên vật liệu nhập kho là trị giá vốn thực tế của nguyên vậtliệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng với số tiền phải trả cho ng-ời nhận gia công cộng với các chi phí phát sinh khi nhận.

 Nhập kho nguyên vật liệu do nhận vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tếnguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng vớicác chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu.

 Nhập kho nguyên vật liệu đợc cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệunhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí phát sinhkhi nhận.

 Nhập kho nguyên vật liệu do đợc biếu tặng đợc tài trợ: Trị giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu nhập kho là giá trị hợp lý cộng với các chi phí khácphát sinh.

b) Giá thực tế xuất kho.

Khi xuất dùng nguyên vật liệu, kế toán phải tính toán chính xác trị giávốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác nhau.Việc lựa chọn phơng pháp tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuấtkho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, sốlần xuất nhập nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho điềukiện kho tàng của doanh nghiệp Theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006, có thể tính trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu xuất kho theo các phơng pháp sau đây:

 Ph ơng pháp đích danh:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng tại các doanh nghiệp có điều kiệnbảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất kho lônào thì tính theo đơn giá thực tế đích danh lô đó.

+) u điểm: công tác tính giá nguyên vật liệu đợc thực hiện kịp thời vàthông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theodõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu

+) Nhợc điểm: khó theo dõi, nếu doanh nghiệp có nhiều mặt hàng thìcông việc kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp

Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc: (Fi Fo)

Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc tính giá xuất kho trên cơ sởgiả định là lô nguyên vật liệu nào nhập kho trớc sẽ đợc dùng trớc và lấyđơn giá xuất bằng đơn giá nhập Nh vậy, cơ sở của phơng pháp này là trịgiá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trớc và do vậy trị giá vật liệu tồn khocuối kỳ tính theo đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho những lầnnhập sau cùng.

+) Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính trị giá nguyên vật liệu xuấtkho kịp thời.

+) Nhợc điểm: Phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu vàphải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nêntốn nhiều công sức Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng +)Điều kiện áp dụng: phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanhnghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập xuất kho của mỗi

danh điểm không nhiều Nó cũng chỉ thích hợp trong trờng hợp giá cảthị trờng ổn định hoặc có xu hớng giảm

Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc: (Li Fo)

Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc tính trị giá vốn thực tế xuấtkho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập kho sau sẽ xuấtdùng trớc, lấy đơn giá xuất bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳđợc tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

Về cơ bản, phơng pháp này có u và nhợc điểm cũng nh điều kiệnáp dụng giống nh phơng pháp nhập trớc, xuất trớc, nhng sử dụng phơngpháp này lại giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứngkịp thời với giá cả thị trờng của nguyên vật liệu Phơng pháp này thíchhợp trong thị trờng lạm phát.

Ph ơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tínhtheo giá bình quân Phơng pháp này đợc chia thành ba loại:

+) Giá bình quân tồn đầu kỳ +)Giá bình quân từng lần nhập +)Giá bình quân cả kỳ dự trữ

Trị giá vốn thực tế Số lợng Đơn giá Của nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x thực tế Xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ bình quânTrong đó :

Đơn giá bình quân Giá trị thực tế tồn đầu kỳ =

tồn đầu kỳ Số lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ

Giá trị thực tế Giá trị thực tế +Đơn giá bình quân nguyên vật liệu tồn đầu kỳ lần nhập kế tiếp =

từng lần nhập Số lợng nguyên vật liệu Số lợng nguyên +

tồn đầu kỳ vật liệu nhập kế tiếp

+)Nhợc điểm: Dồn công việc tính giá vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hởngđến tiến độ của các khâu kế toán khác, không thể cung cấp thông tin kịp thời +)Điều kiện áp dụng: Đồng thời sử dụng phơng pháp này cũng phải tiến hànhtính giá theo từng danh điểm.

2.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, dụng cụ xuất nhập kho thờngxuyên với khối lợng lớn thờng sử dụng phơng pháp tính giá vật liệu, dụng cụxuất kho theo giá hạch toán Giá hạch toán là giá tạm tính đợc sử dụng thốngnhất trong doanh nghiệp một thời gian dài Giá hạch toán đợc dùng để ghichép, tính giá vật liệu, dụng cụ xuất kho Đây chỉ là giải pháp kỹ thuật củahạch toán dùng để theo dõi số lợng, chất lợng và chủng loại vật t, dụng cụxuất kho Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toánvật liệu, dụng cụ Do đo, để xác định giá trị thực tế của vật liệu, dụng cụ cuốikỳ phải đổi giá trị vật liệu, dụng cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế Giá hạchtoán thờng đợc sử dụng bằng cách lấy giá vật liệu dụng cụ bình quân kỳ trớchoặc giá kế hoạch của vật liệu, dụng cụ Trình tự tính giá vật liệu dụng cụxuất kho theo giá hạch toán nh sau:

B ớc 1: Hàng ngày khi nhập xuất kho vật liệu dụng cụ kế toán ghi theogiá hạch toán cho từng vật liệu theo công thức sau:

Giá hạch toán vật liệu Số lợng vật liệu, dụng cụ Đơn giá

= x

dụng cụ nhập(xuất) kho nhập(xuất) kho hạch toán B ớc 2: Cuối kỳ xác định hệ số giá cho từng nhóm vật liệu, dụng cụ Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá =

Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ B ớc 3 : Cuối kỳ tính giá thực tế từng thứ vật liệu, dụng cụ xuất kho Giá thực tế Giá hạch toán vật liệu

= x Hệ số giá xuất kho xuất kho trong kỳ

Trên đây là các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu khác nhau Mỗiphong pháp đều có u, nhợc điểm riêng do vậy doanh nghiêp phải căn cứ vàođiều kiện cụ thể của mình yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu, trình độ kếtoán viên để lựa phơng pháp phù hợp nhất.

3)Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu chứng từ kế toán liên quan

Hạch toán kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộthông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị nhằm kiểm tratoàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó Kế toán vậtliệu cũng là việc ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu Để đáp ứngđợc các yêu cầu quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ,kế toán nguyên vật liệu phải thờng xuyên phản ánh, ghi chép đầy đủ tình hìnhnhập -xuất -tồn kho, dự trữ vật liệu cho sản xuất.

Để đáp ứng đợc nhu cầu quản lý thì kế toán nguyên vật liệu cần thựchiện tốt các nhiệm vụ sau:

+) Thực hiện đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà Nớ, yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

+) Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập – xuất –tồn kho nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, tính giá thực tế nguyên vật liệu đãthu mua, nhập – xuất – tồn kho Kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch thu

mua nguyên vật liệu về số lợng, chủng loại, giá cả đảm bảo cung cấp kịp thời,đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh.

+) Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phong pháp kế toánhàng tồn kho của doanh nghiệp Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầuvề nguyên vật liệu(lập và luân chuyển chứng từ), mở các sổ (thẻ) kế toán chitiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ đúng phơng pháp quy định đảmbảo sự thông nhất trong công tác kế toán.

+) Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản,dự trữ và sử dụng nguyên vậtliệu phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệuthừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, tính toán xác định chính xác số lợng vàgiá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuấtkinh doanh; phân bố chính xác giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đốitợng sử dụng.

+) Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà Nớc quy định,lập các báo cáo về tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu phục vụ công tácquản lý và lãnh đạo Tiến hành phân tích kinh tế tính thu mua, bảo quản, dựtrữ, sử dụng vật liệu để tăng cờng quản lý vật liệu một cách có hiệu quả tronghoạt động sản xuất kinh doanh để phân bổ chính xác, kịp thời cho đối tợng sửdụng để đạt đợc mục tiêu hạ thấp chi phí và giá thành của sản phẩm.

Nh vậy kế toán nguyên vật liệu là công cụ phục vụ công tác quản lýnguyên vật liệu, thông qua việc ghi chép, đo lờng, tính toán, phân loại tổng hợpcác nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật liệu bằng các phơng pháp khoa học cuảkế toán nh phơng pháp chứng từ tài khoản đánh giá … nhiên liệubiết đợc thông tin mộtcách đầy đủ kịp thời, chính xác về tình hình tài sản nói chung, về tình hìnhnguyên vật liệu nói riêng để từ đó các nhà quản lý đa ra các biện pháp quản lýnguyên vật liệu phù hợp và hiệu quả nhất Vì thế mà ta có thể khẳng định lạirằng: Để phát huy chức năng, vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu tronghoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi công tác kế toánnguyên vật liệu cũng phải hợp lý và khoa học.

3.1.Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu.

Mỗi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu đều đợc phảnánh một cách đầy đủ, kịp thời chính xác bằng cách lập chứng từ kế toán Việc

ghi chép trên các chứng từ phải tuân thủ theo đúng chế độ ghi chép ban đầu vềnguyên vật liệu do Nhà Nớc ban hành nhằm đảm bảo tính chất pháp lý củaviệc ghi chép chứng từ Những chứng từ hợp pháp này là cơ sở để tiến hànhghi chép trên các thẻ kho, trên sổ kế toán qua đó kiểm tra giám sát tình hìnhbiến động và số hiện có cuả từng thứ nguyên vật liệu, thực hiện quản lý cóhiệu quả vật liệu, phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu vật liệu cho sản xuất kinhdoanh.

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Các chứng từ kế toán về nguyên vật liệubao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 – VT)- Thẻ kho (mẫu S12 – DN)

- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08 – VT)- Hoá đơn thuế GTGT(mẫu 01 GTKT – 3LL)- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02 – BH)

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy địnhcủa Nhà Nớc kể trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số chứng từ hớngdẫn nh: Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 – VT), biên bản kiểm nhậnvật t (mẫu 05 – VT), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 – VT) và cácchứng từ khác tuỳ thuộc vào các đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau Đối vớicác chứng từ bắt buộc phảI đợc lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định vàmẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Những ngời lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về việc ghi chép tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế Mọichứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thờigian do kế toán trởng quy định.

4)Thủ tục quản lý nhập – xuất kho nguyên vật liệu.

4.1) Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Căn cứ giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi thành lập ban kiểm nhậnvật liệu thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vàokết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật t” Sau đó bộ phận cung

ứng sẽ lập “phiếu nhập kho vật t” trên cơ sở hoá đơn giấy báo nhận hàng vàbiên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ vật liệu thực nhậpvào phiếu nhập kho và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghisổ kế toán Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo chobộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao nhập biên bản.

4.2)Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vậtt Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t kế toán viết phiếu xuất kho Căn cứ vàophiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệuvà ghi vào phiếu xuất kho số thực xuất vàghi vào thẻ kho Sau khi ghi song, thủ kho chuyển chứng từ cho phòng kế toánđể ghi sổ

5) Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc thực hiện song song ở kho và

phòng kế toán Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu ở kho làm một bộ phận củakế toán vật liệu trong doanh nghiệp ở kho, thủ kho là ngời chịu trách nhiệm tổchức ghi chép tình hình nhập, xuất, bảo quản, dự trữ, bằng chỉ tiêu hiện vật ở phòng kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình thông qua cácchứng từ ban đầu đã đợc kiểm tra tính hợp lệ ghi sổ chi tiết và tổng hợp bằngchỉ tiêu giá trị Hiện nay trong doanh nghiệp, việc hạch toán chi tiết vật liệu cóthể thực hiện theo một trong các phơng pháp sau:

Thẻ kho do kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu nh: Tên, nhãn hiệu, quycách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàngngày thẻ kho đợc bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó các thẻkho đợc xếp theo loại, nhóm, thứ của hàng tồn kho để bảo đảm dễ tìm kiếmkhi sử dụng Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu có cùng nhãn hiệu quycách, ở cùng một kho.

Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu thực tế phát sinh, thủkho thực hiện vào chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thủkho ghi số lợng nhập, xuất vật liệu vào thẻ kho của từng vật liệu có liên quan.Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho, cuối cùng thủ kho tính ra số lợngvật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻkho các chứng từ nhập, xuất kho đợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao chophòng kế toán.

- ở phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toánxuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻkho và nhập chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán,nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoànchỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ)chi tiết vật liệu, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng Thẻ (sổ) chi tiết vật liệu đợcmở cho từng danh điểm vật liệu tơng tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tìnhhình nhập - xuất -tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Cuốitháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chitiết với số liệu trên thẻ kho tơng ứng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu.Ngoài ra, Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toánphải căn cứ vào các thẻ (sổ) kế toán chi tiết để lập bảng kê,nhập, xuất, tồnkho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Kế toán cộng số liệu ở thẻ (sổ) chi tiếtđể ghi vào bảng kê theo từng nhóm, loại vật liệu, số liệu của bảng này đợc đốichiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp Bảng kê này có thể đợc sử dụngnh một báo cáo vật liệu cuối tháng

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ kho, nhân viên kế toán vật t còn mở sổ đăngký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ

Chứng từ xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

 Ưu nhợc điểm và điều kiện áp dụng của phơng pháp ghi thẻ song song Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiế, số liệu đảm bảo độ tincậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng choquản trị hàng tồn kho.

Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp cónhiều chủng loại vật t, hàng hoá) ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa thủkho và kế toán.

Điều kiện áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vậtt, hàng hoá khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít phát sinh không thờng xuyên,trình độ của nhân viên kế toán ch cao.

5.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.

- ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồnkho vật liệu trên thẻ kho giống nh ở phơng pháp thẻ song song.

- ở phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từthủ kho kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó thựchiện việc tập hợp chứng từ, xuất theo từng thứ vật liệu (có thể lập bảng kênhập, bảng kê xuất vật liệu để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếuluân chuyển cuối tháng) Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả nămvà đợc ghi vào cuối mỗi tháng Sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất,tồn kho của từng thứ vật liệu hàng hoá thuộc từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêusố lợng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất , tồn kho.Mỗi thứ vật t, hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ.Sau khi hoàn thành việc ghisổ đối chiếu luân chuyển kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với sốliệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tổng hợp liên quan

(Xem sơ đồ 1.2 ở trang bên)

Sơ đồ 1.2

Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuấtBảng kê nhập

Thẻ kho

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

- nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếpchứng từ nhập xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luânchuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót.Nếu lập bảng kê nhập,xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn

- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ ợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng sự kiểmtra của kế toán.

Điều kiện áp dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp không có nhiềunghiiệp vụ nhập, xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán vật t.

5.3.Phơng pháp sổ số d

- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồnkho nguyên vật liệu giống nh hai phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻkho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho, phát sinh theotừng thứ vật liệu quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kếtoán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật vật liệu.

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng tồn kho cuối tháng theo từng danhđiểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo

năm Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ để ghi số lợng vật liệu tồnkho trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho Trên sổ số d, vật liệu đợc sắp xếp theotừng nhóm, thứ, loại Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm mỗi loại có dòng cộngloại Ghi song thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thànhtiền.

- ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho đểkiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhậnchứng từ nhập, xuất kho Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhậnvào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ rồi mangchứng từ về phòng kế toán.

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứngtừ, sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của vật t theo từng nhóm,loại vật liệunhập, xuất để ghi vào cột “ thành tiền” của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thànhtiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t, hàng hoá, theo từng nhóm, loạivật liệu đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất vật liệu

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho đợc chuyênmôn hoá) cuối tháng cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất vậtliệu để ghi vào các phần nhập, xuất trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn khorồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu và ghi vào cột“tồn kho cuối tháng”của bảng kê này Đồng, thời vào cuối tháng sau khi nhậnđợc số d từ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghivào sổ số d cột “thành tiền”.Sau đó cộng theo nhóm loại vật liệu trên sổ số d,số liệu này phải khớp với số liệu cột “tồn kho cuối tháng” của nhóm, loại vậtliệu tơng ứng trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ

Số liệu trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu còn đợc sử dụngđể đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp liên quan.

Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơngpháp số d theo sơ đồ sau đây

Sơ đồ 1.3

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

 Ưu nhợc điểm và điều kiện áp dụng phơng pháp sổ số d Ưu điểm:

- Giảm đợc khối lợng ghi chép việc ghi sổ kế toán và thủ khokhông làm trùng lặp do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật liệutheo nhóm theo loại.

- Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên đối với việc ghichép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thờng xuyên việc bảo quảnhàng trong kho của thủ kho.

- Công việc dàn đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thờicác số liệu cần thiết phục vụ cho quản lý vật liệu.

Nhợc điểm:

- Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loạivật liệu vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còncủa thứ hàng hoá nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.

Thẻ kho Chứng từ xuất

Phiếu giao nhậnchứng từ nhậpChứng từ nhập

chứng từ xuất

Bảng kê luỹ kếnhập vật liệu

Bảng kê tổng hợpnhập,xuất, tồn vật

Bảng kê luỹ kế xuấtvật liệu

- Khi kiểm tra đối chiếu số liệu nếu phát hiện sự không khớpđúng giữa số liệu trên cơ sở số d với số liệu tơng ứng trên bảngkê, nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp Điều kiện áp dụng:

- Nếu áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loạivật t hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất vậtliệu xảy ra thờng xuyên.

- Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống danh diểm vật t hợp lý.Nhân viên kế toán hàng tồn kho có trình độ cao.

6) Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập, xuất kho

th-ờng xuyên Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của nguyên vật liệu của từng doanhnghiệp mà các doanh nghiệp mở các tài khoản ghi chép sổ kế toán và xác địnhhàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.

 Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghichép một cách thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vàtồn kho của vật t hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Việcxác định trị giá vốn thực tế vật t, hàng hoá xuất kho đợc tính căn cứ trựctiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phơng pháp ghi thẻ songsong, ghi sổ đối chiếu luân chuyển hay ghi sổ số d Trị giá vốn thực tế củavật t, hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán đợc xác định bất kỳ thờiđiểm nào trong kỳ kế toán.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc sử dụng phần lớntrong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thơng mại kinh doanhnhững mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô… nhiên liệu

 Phơng pháp kiểm kê định kỳ: Là phơng pháp kế toán không tổ chức ghichép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vàtồn kho của vật t, hàng hoá trên các taì khoản hàng tồn kho.

Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn khocuối kỳ và đầu kỳ.

Việc xác định trị giá vốn của vật t, hàng hoá xuất kho không căn cứ vào cácchứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả cuối kỳ đợc tính theo công thức:

Số lợng hàng Số lợng hàng Số lợng hàng Số lợng hàng

= + _

xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho đợc áp dụng troqung các doanhnghiệp sản xuất có quy mô nhỏ tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các doanhnghiệp thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp.

6.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.6.1.1 Tài khoản sử dụng.

- Tài khoản 152 “ nguyên liệu, vật liệu”- Tài khoản 153 “ công cụ, dụng cụ”

- Tài khoản 133 “ thuế GTGT đợc khấu trừ”- Tài khoản 331 “phải trả cho ngời bán”

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 111, TK112,TK128,TK138, TK222, TK223, TK338, TK621, TK627, TK641, TK642… nhiên liệu

6.1.2 Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu minh hoạ tại sơ đồ 1.4 ( Xem sơ đồ 1.4 ở trang bên)

Sơ đồ 1.4(a)

TK 111,112,331

Mua NVN, chi phí thu mua, bốc xếp… nhiên liệu, cha gồm thuế GTGT – PPkhấu trừ, gồm thuế GTGT – PP trực tiếp

TK 333(33312)

TK 133Thuế GTGT

phẩm chất trả lại; đợc giảm giáTK 1331

Trị giá NVL trực tiếp sản xuất

TK 621,6232

TK 641Phục vụ ở phân xởng

TK 241TK 152

TK 222,223

TK 412Đánh giá lại làm giảm trị giá NVL

TK 222Góp vốn vào CSKD đồng kiểm soát

TK811TK 142

TK711

Tơng ứng với phầnlợi ích của các bên

khác TK3387

Tơng ứng với phần Lợi ích của mình

TK223Góp vốn vào công ty

liên kết

Nhận lại vốn góp liên doanh, liên kết

Lãi

NVL xuất dùng không hết Nhập lại kho

NVL đi đờng nhập kho

Xuất NVL thuê ngoài gia công

NVL xuất dùng phải phân bổ

TK 142,242

TK 154

TK 632 (1388)NVL thiếu, hao hụt phát hiện khi KK trong

định mức (hoặc ngoài định mức)Trả lại NVL vay, mợn tạm thời

TK 3388

6.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 6.2.1.Tài khoản sử dụng

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểmkê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152 tài khoản này không dùng phản ánh tìnhhình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giávốn thực tế vật liệu tồn kho.

Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu kếtoán còn sử dụng các tài khoản khác giống nh phơng pháp kê khai thờngxuyên:Tài khoản 111, 112, 128, 222, 142, 242, 641, 642, 331… nhiên liệu

6.2.2.Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

(Minh hoạ trên sơ đồ 1.5) Sơ đồ 1.5

Giá đánh lại lớn hơn giá ghi sổ

Giá đánh lại nhỏ hơn giá ghi sổ

Trị giá NVL hiện có đầu kỳ chuyển Chiết khấu thơng mại,VL kém phẩm trả lại đợc giảm giá

TK111,112,331… nhiên liệu

Cuối kỳ xác định và kết chuyển trịgiá NVL, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

6.3.Hệ thống sổ kế toán sử dụng.

Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán do vậy mà tuỳthuộc vào hình thức sổ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán phải mở,ghi chép, quản lý, lu trữ và bảo quản sổ kế toán theo quy định của Luật kếtoán và Quyết Định số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chínhcó 5 hình thức sổ kế toán.

Doanh nghiệp cụ thể hoá các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọnphù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quảnlý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán Các sổ tổng hợp theo hình thức kế toán đợc các doanh nghiệp vận dụngphải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quanhệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kếtoán Các sổ chi tiết mang tính chất hớng dẫn, doanh nghiệp có thể cụ thể hoáđể phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho một niên độ kế toán Các nghiệpvụ kinh tế tài chính đợc phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, th-ờng xuyên, kiên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán Mộtsố hình thức sổ kế toán đợc sử dụng.

 Hình thức nhật ký chung.

( Xem sơ đồ 1.1 trang bên)

Sơ đồ kế toán nhật ký chung

Bảng cân đối số phát sinhSổ nhật ký chung

Sơ đồ 1.1.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc địng kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ nhật ký chung.

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đợc dùng làmcăn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đócăn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tàikhoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồngthời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào cácsổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Nếu đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từđợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh Vào sổ nhật ký đặc biệtliên quan.Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổnghợp từng sổ nhật lý đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợptrên sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc ghi đồngthời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt.

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đốisố phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cáivà bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các báo cáo tài chính Về nguyêntắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinhphải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung.

Nhật ký – sổ cái

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ quỹ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ nhật ký sổ cái

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoăc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra và đã đợc dùng làm căn cứ ghi sổtrớc hết xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để ghi vào sổ nhật ký- sổcái Các số liệu của mỗi chứng từ đợc ghi trên một dòng ở cả hai phần nhật kývà phần sổ cái bảng tổng hợp chứng từ kế toán đợc lập cho những chứng từcùng loại ( phiếu thu, phiếu chi… nhiên liệu) phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc địnhkỳ 1 dến 3 ngày.

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đãghi sổ nhật ký- sổ cái đợc ghi vào sổ, thẻ kế chi tiết có liên quan.

Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào sổ nhật ký- sổ cái đợc ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiếnhành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột nợ, có củatừng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột số phát sinh cuối tháng Căncứ vào số phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phátsinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số d đầu tháng và sốphát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản trênnhật ký- sổ cái

- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ nhật ký- sổ cáiphải đảm bảo yêu cầu sau:

Tổng số d nợ các tài khoản = tổng số d có các tài khoản

- Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tợng lập “ bảng tổng hợp chitiết” cho từng tài khoản Số liệu trên “bảng tổng hợp chi tiết”đợc đối chiếu với

số phát sinh nợ, số phát sinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổnhật ký- sổ cái Số liệu trên nhật ký- sổ cái và trên bảng “tổng hợp chi tiết”sau khi khoá sổ đợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ đợc sử dụng để lậpbáo cáo tài chính.

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sơ đồ kế toán chứng từ ghi sổ ( Xem sơ đồ 1.3 trang bên)Sơ đồ 1.3.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ kế toán theo chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã đợc kiểm tra đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái và sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng sốphát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái Căncứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.

- Sau khi đối chiếu kiểm tra khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổnghợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và có củatất cả các tài khoản, trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằngtổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số d nợ và d cócủa tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và số d của từng tàikhoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơngứng trên bảng tổng hợp chi tiết.

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

Sơ đồ 1.4.

Sơ đồ kế toán nhật ký- chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán và

Bảng kê

Bảng tổng hợp chi tiết

Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra lấy số liệughi trực tiếp vào các nhật ký- chứng từ hoặc bảng kê sổ chi tiết có liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặcmang tính chất phân bổ, các chứng gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trongcác bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào cácbảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan

Đối với các nhật ký- chứng từ đợc ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thìcăn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển sốliệu vào nhật ký- chứng từ

- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên bảng nhật ký- chứng từ, kiểm trađối chiếu số liệu trên các nhật ký- chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết,bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhậtký-chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái

Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký- chứngtừ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Sơ đồ kế toán trên máy vi tính Sơ đồ 1.5.

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tàikhoản ghi nợ, ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu dợcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đợc tự động nhập vàosổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế tớn

cùng loại

- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trị

Sổ kế toánsổ tổng hợp sổ chi tiếtPhần mềm kế

Máy vi tính

- Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đợc nhập trongkỳ Ngời làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giũa sổ kế toán với báocáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổkế toán ghi bằng tay.

Công ty cổ phần dụng cụ số 1 là một doanh nghiệp hạch toán độc lập dới

sự chỉ đạo của Tổng công ty và Thiết bị công nghiệp thuộc Bộ công nghiệp.Công ty đã có một lịch sử xây dựng và phát triển hơn 37 năm.

Ngày 25/03/1968 theo Quyết Định số 74 QĐ/KB của Bộ công nghiệpnặng nhà máy dụng cụ cắt gọt kim loại đợc thành lập Nhiệm vụ ban đầu củanhà máy là sản xuất các dụng cụ cắt gọt kim loại phục cụ cho các doanhnghiệp trực thuộc Bộ công nghiệp nặng.

Sau hơn 20 năm hoạt động và trởng thành trớc những yêu cầu và nhiệmvụ mới đặt ra nhà máy đợc đổi tên thành Nhà máy Dụng cụ số 1 theo QuyếtĐịnh số 292- TCNSDT ngày 22/5/1993.

Đến năm 1995, theo Quyết Định số 720 QĐ- TC- CBBĐT ngày 17/7/1995của Bộ công nghiệp nặng nhà máy đợc chính thức đổi tên thành Công ty Dụngcụ cắt và đo Lờng cơ khí thuộc Tổng công ty máy- Thiết bị công nghiệp do Bộcông nghiệp nặng trực tiếp quản lý.

Đén ngày 17/11/2003 Bộ trởng Bộ công nghiệp có quyết định số 194/2003/QĐ- BCN về việc chuyển Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí thành Côngty Cổ phần Dụng cụ số 1.

- Sản xuất các thiết bị phụ tùng cho ngành dầu khí, giao thông vận tải, xâydựng, chế biến thực phẩm và lâm hải sản;

- Dịch vụ cho thuê văn phòng nhà xởng;

- Kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại thiết bị, dụng cụ phụ tùng, thép chếtạo, thép dụng cụ và hợp kim;

- kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

* Tổng vốn kinh doanh: 22,4 tỷ đồng Tỷ lệ cổ phần của nhà nớc chiếm 51%.* Số lao động là: 249 ngời Trong đó lao động trực tiếp là 141 ngời , lao độnggián tiếp là 108 ngời Số lao đông nam là 172 ngời chiếm 69% số lao động nữlà 77 ngời chiếm 31% trong tổng số Trình độ Đại học có 63 ngời(trong đó có7 nữ), trung cấp 40 ngời, công nhân kỹ thuật 137 ngời lao động phổ thông 2ngời.

Trãi qua 40 năm xây dựng và phát triển, công ty đã trở thành một trongnhững doanh nghiệp hàng đầu của ngành cơ khí nớc ta Công ty đã nỗ lựckhông ngừng đổi mới công nghệ, thay thế máy móc thiết bị, nhà xởng, cơ sởhạ tầng nhằm nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của máy móc, thiết bị,cải thiện điều kiện làm việc; nghiên cứu và đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng

nhu cầu của thị trờng, giảm thiểu chi phí nhằm giảm giá thành một cách hợplý trong điều kiện chất lợng sản phẩm vẫn phải đảm bảo để có thể cạnh tranhđợc : Công ty đã sản xuất đợc nhiều loại dụng cụ cắt gọt có quy trình côngnghệ phức tạp, đảm bảo một phần chủ yếu việc cung cấp các loại dụng cụ cắtcho ngành cơ khí cả nớc và bớc đầu phục vụ xuất khẩu sang một thị trờng nhTrung Quốc, Lào, Ba Lan… nhiên liệu

Tổng khối lợng sản phẩm công ty hàng năm đạt 253 tấn/năm Điều đặc biệttrong điều kiện hoạt động của hàng loạt các doanh nghiệp cơ khí bị đình trệthì hoạt động sản xuất của công ty vẫn đợc duy trì ổn định thị trờng tiêu thụsản phẩm không ngừng đợc mở rộng nếu năm 1999, hơn 92% sản phẩm củacông ty tiêu thụ trong nớc, xuất khẩu chỉ chiếm gần 8%, thì năm 2006 hơn30% sản phẩm của công ty phục vụ xuất khẩu Thị trờng xuất khẩu đã đợc mởrộng sang cả một số nớc có nền công nghiệp phát triển cao nh Nhật Bản, CHSéc… nhiên liệu Đơn vị luôn hoàn thành đạt và vợt mức các chỉ tiêu Nhà Nớc giao vàđảm bảo đợc cả ba chỉ tiêu: Nộp ngân sách; đầu t tích luỹ; đảm bảo đời sốngcho cán bộ công nhân viên.

Điều đó đợc thể hiện qua các số liệu trong bảng sau đây: ( Xem bảng 2.1.trang bên )

Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh các năm gầnđây.

1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy sản xuất kinhdoanh của công ty

1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý

Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức quản lý luôn đóng vai trò rấtquan trọng Tổ chức công tác quản lý một cách khoa học rất cần thiết vì nó

góp phần giúp cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả cao,tăng khẳ năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng, đạt đợc những mụctiêu mà doanh nghiệp đặt ra.

Với vai trò là một doanh nghiệp sản xuất cơ khí tơng đối lớn, sản phẩm đadạng, phong phú nên việc tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dụngcụ số 1 đợc thực hiện theo mô hình quản lý tập trung Cụ thể nh sau:

+) Đứng đầu bộ máy quản lý là hội đồng quản trị gồm 4 ngời: Chủ tịch hộiđồng quản trị kiêm giám đốc điều hành, phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốcsản xuất và kế toán trởng Trong đó chủ tịch hội đồng quản trị là ngời duynhất của công ty đứng đầu bộ máy quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn vềbộ máy quản lý.

+) Ban giám đốc gồm 4 ngời: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc, 1 trợ lý giámđốc Ban giám đốc thay mặt đại hội cổ đông lãnh đạo trực tiếp tới từng phânxởng, theo dõi giám sát sự thực hiện của tất cả các phòng ban.

+) Giám đốc điều hành (Kiêm chủ tịch hội đồng quản trị) : là ngời giữ vaitrò lãnh đạo chung, trực tiếp chịu trách nhiệm trớc Bộ công nghiệp và trớcNhà Nớc về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời là ngời đạidiện cho quyền lợi của toàn bộ công nhân viên của công ty.

+) Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau, đó là: phó giám đốckỹ thuật phụ trách các vấn kỹ thuật, quản lý trực tiếp một số phòng nh: phòngkỹ thuật, phòng cơ điện, phòng KCS; Phó giám đốc sản xuất phụ trách sảnxuất mà cụ thể là quản lý phòng kế hoạch điều độ và các phân xởng sản xuất.Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc điều hành một hoặc một vài lĩnh vực củacông ty theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giámđốc và pháp luật vè nhiệm vụ đợc giam đốc phân công và uỷ quyền.

 ở Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 bộ phận quản lý đợc chia thành 10 phòngban Các phòng ban chức năng do đó cũng đợc tổ chức theo yêu cầu sảnxuất kinh doanh của công ty, có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về tờnglĩnh vực chuyên môn khác nhau:

Khối phòng ban nghiệp vụ kỹ thuật:

- Phòng kỹ thuật: Gồm 10 ngời có nhiệm vụ là căn cứ vào kế hoạch sảnxuất thiết kế sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh sản phẩm cũ, theo dõi kỹ thuậttrong quá trình thực hiện từ khâu lập công nghệ đến sản xuất Phòng kỹ thuật

đợc chia làm hai nhóm: nhóm kỹ thuật có nhiệm vụ thiết kế kỹ thuật sản phẩmchi tiết; nhóm công nghệ có nhiệm vụ lập lại quy trình cho từng sản phẩm,ngoài ra thiết kế bộ giá lắp.

- Phòng Kế hoạch- Điều độ: Gồm 3 ngời, có trách nhiệm xây dựng kếhoạch sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi kiểm tra tiến độ sản xuất từkhâu đầu tiên cho đến khi nhập kho và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời thống kêtổng hợp và bao cáo đánh giá kết quả sản xuất của công ty Đồng thời cónhiệm vụ định giá sản phẩm, xác định bàn giao sản phẩm, tổ chức công việckịp tiến độ.

- Phòng KCS ( kiểm tra chất lợng sản phẩm) : Gồm 10 ngời, có tráchnhiệmm kiểm tra, đánh giá chất lợng,sản phẩm, chọn lựa sản phẩm tôt trớc khisản phẩm đợc đem đi tiêu thụ kiểm tra chất lợng chủng loại vật t trớc khi nhậpkho Kiểm tra quá trình sản xuất (đây là khâu quan trọng ảnh hởng đến chất l-ợng của sản phẩm ) Kiểm tra nghiệm thu bao gói sản phẩm.

- Phòng cơ điện: Gồm 13 ngời có chức năng quản lý kỹ thuật tất cả các thiếtbị, lập kế hoạch sữa chữa phần cơ và phần điện, thiết kế các chi tiết phụ tùngthay thế để giao cho xởng cơ điện sản xuất và sửa chữa Theo dõi kiểm tra bảodỡng máy móc Lập kế hoạch sữa chữa định kỳ cho từng loại máy Sữa chữađột xuất, bảo hành sản phẩm của nhà máy đối với khách hàng.

- Văn phòng gồm 10 ngời, có nhiệm vụ thực hiện các công tác có liên quanđến văn th, văn bản giấy tờ, quản lý con dấu, mua sắm các trang thiết bị phụcvụ văn phòng bao gồm cả ban kiến thiết cơ bản… nhiên liệu

Khối văn phòng: Phó giám đốc kinh doanh phụ trách.

- Phòng kinh doanh vật t: Gồm 11 ngời có nhiệm vụ tham mu cho giámđốc và phó giám đốc kinh doanh xây dự hoạch, tổ chức thực hiện cung ứng vậtt tiêu thụ sản phẩm, phế phẩm, vật t tồn đọng, phế liệu và hoạt động của cácphơng tiện vận tải Có chức năng thanh toán cấp phát, thanh toán và quyếttoán với các đơn vị trong nhà máy về vật t theo định mức sử dụng, có chứcnăng quản lý, bả quản kho vật t hàng hoá và các phơng tiện vận tải trong phạmvi đợc giao.

- Phòng thơng mại: gồm 13 ngời phụ trách việc khai thác hợp đồng tham dòthị trờng tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm bạn hàng, xây dựng thống nhất quản lýgiá, marketting giới thiệu sản phẩm của công ty.

- Phòng tổ chức- lao động: Gồm 9 ngời, thực hiện nhiệm vụ quản lý và điềuphối lao động cho phù hợp với từng yêu cầu cụ thể với từng phân xởng vàphòng ban Tuyển dụng lao động, thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, quảnlý hồ sơ cán bộ công nhân viên lập định mức lơng, đào tạo và tổ chức nângbậc, kiểm tra giám sát việc chấp hành kỹ luật lao động trong toàn công ty vàquản lý y tế, nhà trẻ, nhà ăn thực hiện các biện pháp an toàn lao động

- Phòng Tài chính- Kế toán: Gồm 7 ngời có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vốncủa công ty, chịu trách nhiệm với giám đốc vè thực hiện các chế độ chính sáchtài chính, kế toán của nhà nớc, kiểm tra thờng xuyên về thực hiện các chỉ tiêucủa công ty, sử dụng có hiệu quả và bảo toàn vốn, phát triển vốn thông quaviệc giám sát bằng đồng tiền để giúp giám đốc nắm bắt đợc toàn bộ hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty phân tích tình hình hoạt động kinh tếhàng tháng, quý, năm để chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thanhquyết toán lơng cho cán bộ công nhân viên chức trong công ty, tổng hợp sổsách kế toán, báo cáo thuế kế hoạch thanh quyết toán.

- Phòng bảo vệ: Gồm 8 ngời có nhiệm vụ bảo vệ và quản lý ngời ra vào trongcông ty đảm bảo an toàn cho sản xuất cũng nh tài sản của công ty cùng vớimột số đơn vị tham gia công tác kiểm kê vật t, tài sản của công ty, nhắc nhởkiểm tra cán bộ, oông nhân viên chức vi phạm thời gian làm việc, thông báocho phòng tổ chức các cán bộ, công nhân viên chức vi phạm.

Ngoài ra công ty còn tổ chức một cửa hàng cơ điện có nhiệm vụ sữachữa máy móc, các trang thiết bị của công ty, một trung tâm kinh doanh vật tcó nhiệm vụ bán thép cây các loại, bán và giới thiệu các sản phẩm của công tymột chi nhánh của công ty đặt tại Thành Phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ làmđại lý bán và giới thiệu sản phẩm của công ty

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Dụng cụ số 1

1.2.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất

Bộ phận sản xuất của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đợc tổ chức thànhbảy phân xởng tuy các chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhng có mối quanhệ mật thiết với nhau.

P KH điều độPGĐ sản xuất

P KĐ vật t

PX cơ khí 1

PX cơ khí 4PX cơ khí 2

PX cơ khí 3

PX dụng cụ

PX nhiệt l ợngPX bao gói

Kế toán tr ởng

P.TC-KT TTDV

HT nội bộKế toán DV

P TC- LĐP th ơng

P bảo vệ

Chi nhánh

Cửa hàng DVTM

Trung tâm KDV

- Phân xởng cơ khí số 1: Gồm 25 ngời, phân xởng này có nhiệm vụ tiếp nhậncác sản phẩm của phân xởng cơ khí 4 để chuyên sản xuất các loại bàn ren,taro, mũi khoan xoáy, doa ( các mặt hàng có ren… nhiên liệu)

- Phân xởng cơ khí số 2: Gồm 23 ngời, lhân xởng này có nhiệm vụ tiếp nhậncác sản phẩm từ phân xởng cơ khí số 4 để chuyên sản xuất các loại sản phẩm:Lỡi ca, dao phay, dao tiện, đĩa trụ, lăn, dao cắt định hình, một số chi tiết khácnh chi tiết máy kéo… nhiên liệu

- Phân xởng cơ khí số 3: Gồm 12 ngời, phân xởng này có nhiệm vụ sữa chữathiết bị và gia công các dụng cụ thay thế các dụng cụ máy móc Sản phẩm chủyếu: Dao tiện, dao cắt, phụ tùng phục vụ công ty, một số chi tiết cho máy làmkẹo … nhiên liệu

- Phân xởng cơ khí số 4: Gồm 21 ngời, phân xởng này có nhiệm vụ tạo phôIban đầu cho sản phẩm bằng tiện, cắt, hàn, ca, nối, dập, rèn, làm ổn định tổchức kim loại, gia công một số chi tiết tạo điều kiện cho phân xởng khác giacông lại đây đợc coi là giai đoạn đầu của sản xuất.

- Phân xởng nhiệt luyện: Gồm 12 ngời phân xởng này có nhiệm vụ sử dụngđúng thiết bị và hoá chất để nhiệt luyện các sản phẩm của các phân xởng khácnhằm nâng cao độ cứng, làm sạch, nhuộm đen đồng thời sơn các sản phẩmlàm thay đổi cơ lý tính của từng sản phẩm theo yêu cầu.

- Phân xởng dụng cụ: Gồm 23 ngời, phân xởng nay chuyên sản xuất các côngcụ để gia công các loại sản phẩm của công ty nh dụng cụ giá lắp, dụng cụ đo,dao tiện, phụ tùng, dao cắt Sản phẩm của phân xởng không chỉ phục vụ chonội bộ công ty mà còn có thể tiêu thụ ngoài thị trờng.

- Phân xởng bao gói: Gồm 9 ngời, phân xởng này có nhiệm vụ bao gói sảnphẩm nhằm bảo quản sản phẩm Đây là khâu cuối cùng của sản phẩm.

Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ giữa các phân xởng của công ty

Phòng vật t Rèn, dập, c a, cắt

Sản xuất bàn, ren, taro, mũi khoan

Sx dao phay, dao tiện, l ỡi c a, dao xoáy

Sx dụng cụ cắt, dụng cụ giá lắp

Sx chi tiết thay thế, sản xuất cơ điện

1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

1.2.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đợc tổ chức theo hìnhthức tập trung Mỗi phân xởng đều bố trí nhân viên kế toán thống kê làmnhiệm vụ hạch toán ban đầu, thun nhân, kiểm tra, sắp xếp các chứng từ,chuyển các chứng từ báo cáo cùng các giấy tờ liên quan về phòng tài chính kếtoán để tiến hành ghi sổ kế toán cụ thể tại kho nguyên vật liệu, thành phẩmtuân thủ chế độ ghi chép hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập xuất kho để ghivào thẻ kho Cuối tháng, lập báo cáo nhập, xuất, tồn và chuyển báo cáo vềphòng tài chính kế toán để tiến hành ghi sổ và hạch toán kế toán.

Các nhân viên thống kê phân xởng đợc giao nhiệm vụ theo dõi t khi đanguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi chuyển sản phẩm vào kho thànhphẩm Hàng tháng, tập hợp việc chấm công của các tổ, đồng thời căn cứ vàogiấy báo ca, giấy báo cáo sản phẩm trên cơ sở đó để tính lơng lập bảng thanhtoán lơng và các khoản phụ cấp để chuyển về phòng kế toán

Đây là căn cứ để phòng Tài chính- Kế toán hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp , chi phí quản lý phân xởng và lậpbảng phân bổ Tại phòng Tài chính-Kế toán sau khi nhận đợc các chứng từban đầu, các nhân viên kế toán thực hiện các công việc từ kiểm tra, phân loại

chứng từ lập bảng kê, bảng phân bổ, ghi nhật ký chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổtổng hợp hệ thống hoá các số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ choyêu cầu quản lý, đồng thời dựa trên các bản báo cáo đã lập để tiến hành phântích hoạt động kinh tế của công ty, giúp giám đốc và ban lãnh đạo có định h -ớng trong việc sản xuất kinh doanh trong thời gian tới.

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám sát tình hình sử dụng vốn, giúpgiám đốc và ban lãnh đạo có hớng trong việc sản xuất kinh doanh trong thờigian tiếp theo.

Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Hiện tại phòng Tài chính- Kế toán của công ty có 6 ngời, hoạt động dớisự điều hành của kế toán trởng Trong phòng kế toán, mỗi nhân viên có sựphân công, phân nhiệm rõ ràng, mỗi ngời thờng đảm nhiệm một hay một vàiphần hành khác nhau Có thể ví dụ nh: Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sảncố định, kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền mặt và tiền gửi … nhiên liệuTuy nhiên, sựphân công phân nhiệm này không phải là sự tách biệt độc lập nhau mà có sựliên hệ chặt chẽ để đảm bảo tính đầy đủ, chặt chẽ của thông tin kế toán.

Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán nh sau:

- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các côngviệc do kế toán viên thực hiện Kế toán trởng đồng thời giúp giám đốc thựchiện phần hành hạch toán giá thành và xác định kết quả, kiểm tra, kiểm soátcác hoạt động kinh tế trong công ty Kế toán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếpcủa giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của kếtoán trởng cấp trên và cơ quan tài chính thống kê cùng cấp.

Nhân viên kinh tế phân x ởngThủ

quỹ Kế toán tiêu thụ kiêm thanh toán

Kế toán tổng hợp kiêm TSCĐ

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán chi phí sx, giá thành phẩm

Kế toán tiền l ơng, BHXH, BHYTKế toán tr ởng