Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại C.ty xây dựng cấp thoát nước

Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại C.ty xây dựng cấp thoát nước

Lời mở đầu

Trải qua hơn mời năm đổi mới, đất nớc Việt Nam đã có những bớc chuyển mình khởi sắc Đặc biệt, trong giai đoạn CNH-HĐH rất cần có đờng xá, cầu lớn, nhà ở, các công trình cấp thoát nớc tạo cơ sở hạ tầng vững chắc cho việc phát triển kinh tế, nâng cao đời sống nhân dân Khi xây dựng một cây cầu hay một ngôi nhà, một con đ-ờng hoặc xây lắp một công trình cấp thoát nớc thì yêu cầu về kỹ thuật, kinh tế luôn đợc đặt ra đối với các doanh nghiệp sản xuất

Công ty xây dựng cấp thoát nớc là một trong những doanh nghiệp thành công trong ngành xây lắp nói riêng của Việt Nam nói chung đã nhận thấy rằng: Chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tỷ trọng đáng kể, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng tới giá thành, ảnh hởng tới lợi nhuận của công ty.

Một trong những biện pháp bền vững là phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu khi đa vào sản xuất kinh doanh Tổ chức kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí NVL, lập kế hoạch vật t cung cấp kịp thời cho sản xuất Làm tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp doanh nghiệp v-ơn lên hơn nữa trên thơng trờng và ngày càng khẳng định mình không chỉ trong nớc mà cả trên thế giới.

Thấy rõ vị trí và tầm quan trọng của công tác kế toán NVL, nên qua một thời gian thực tập tại công ty xây dựng cấp thoát nớc, đợc sự giúp đỡ hớng dẫn của cán bộ phòng kế toán và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của GS-TS.Lơng Trọng Yêm em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: ∀Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng cấp thoát nớc∀.

Nội dung của luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần.

Phần I: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp xây lắp.

Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng cấp thoát nớc.

Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng cấp thoát nớc.

Do thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế mà việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn là cả một quá trình lâu dài nên luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Vì vậy em rất mong nhận đợc sự nhận xét, cho ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ phòng kế toán cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài luận văn đ-ợc hoàn thiện hơn.

ngày càng thích nghi và khẳng định đợc vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân Điều này đợc thể hiện ở sự ra đời của nhiều doanh nghiệp xây lắp dới nhiều hình thức khác nhau nh: Các tổng công ty xây lắp ( doanh nghiệp nhà nớc), các công ty trách nhiệm hữu hạn (doanh nghiệp t nhân), các công ty xây lắp liên doanh Tuy khác nhau về quy mô sản suất, hình thức quản lý nhng các doanh nghiệp đều phải đảm bảo yêu cầu nguyên tắc tổ chức kế toán một đơn vị sản xuất, đó là: Ghi chép, phản ánh đầy đủ hoạt động của doanh nghiệp từ những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất

cho đến khi nó chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm xây lắp và xác định kết quả hoạt động.

Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá trị công trình Tuỳ theo mỗi công trình với yêu cầu kĩ thuật kết cấu, địa điểm khác nhau đòi hỏi số lợng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu khác nhau Điều này đợc xác định cụ thể trên từng thiết kế, dự toán của từng đối tợng thi công xây lắp riêng biệt Do sản xuất xây lắp là một loại sản phẩm công nghiệp đặc biệt theo đơn hàng, sản phẩm xây lắp mang tính chất riêng lẻ nên chi phí nguyên vật liệu để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu đồng bộ nh các sản phẩm công nghiệp Mặt khác, đối tợng sản xuất xây dựng cơ bản thờng có khối lợng lớn, giá trị cao, thời gian thi công thờng kéo dài nên cần phải lập dự toán vật liệu một cách kĩ càng, tránh các trờng hợp nguyên vật liệu có thể bị biến động vì thời gian thi công dài Đồng thời phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện chế độ bảo quản đối với từng nguyên vật liệu vì sản xuất xây dựng cơ bản thờng xuyên diễn ra ngoài trời và chịu tác động trực tiếp của các yếu tố môi trờng, thời tiết Do vậy thi công xây lắp mang tính thời vụ Các yếu tố môi trờng thời tiết ảnh hởng đến kĩ thuật thi công, đến nguyên vật liệu để ở công trờng Việc thi công diễn ra ngoài trời còn tạo nhiều nhân tố gây nên những khoản thiệt hại bất ngờ nh thiệt hại phá đi làm lại Thiệt hại về nguyên vật liệu ảnh hởng lớn đến chất lợng công trình.

Kế toán phải có kế hoạch bảo quản nguyên vật liệu, chọn những phơng pháp hợp lý để xác định những chi phí của công trình xây dựng và những khoản thiệt hại một cách đúng đắn.

Một đặc điểm nữa của ngành sản xuất xây lắp là thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau, việc thi công xây lắp phải thờng xuyên di chuyển địa điểm Do vậy phải tổ chức tốt khâu quản lý và sử dụng nguyên vật liệu (đặc biệt là nguyên vật liệu để tại chân công trình ) Khi chuyển nguyên vật liệu tới công trình thờng phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán phải phản ảnh chính xác các nghiệp vụ phát sinh và tổ chức phân bổ hợp lí.

Từ những đặc điểm của sản phẩm xây lắp trong các đơn vị xây lắp mà công tác kế toán ở các đơn vị này vừa phải đảm bảo yêu cầu phản ánh chung của một đơn vị sản xuất vừa phải thực hiện đúng chức năng kế toán phù hợp với ngành nghề.

iI/.Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp:

1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu:

Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu là những đối tợng lao động do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất hoặc nhận của bên giao thầu công trình (bên A) để dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp và các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Phần lớn nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp vẫn mang đặc điểm chung của nguyên vật liệu nh trong các ngành sản xuất khác là khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt động xây lắp nên có một bộ phận vật liệu (vật liệu luân chuyển) không mang những đặc điểm trên Vật liệu luân chuyển có thể tham gia vào một số kì kinh doanh hoặc một số công trình giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó có thể đợc chuyển vào chi phí kinh doanh của một hoặc một số kì kinh doanh.

2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 2.1 Phân loại nguyên vật liệu:

Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ, với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá và yêu cầu quản lý khác nhau.Vì vậy, để quản lý chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiêp cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.

* Nhìn chung, trong các doanh nghiệp xây lắp, căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia

vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp nh: gạch, cát, đá, sỏi, xi măng trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài Đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục sản xuất chế biến thành sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp.

cấu thành thực thể chính của sản phẩm, mà nó có thể kết hợp với nguyên liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng.

- Nhiên liệu: Cũng là vật liệu phụ nhng do có tính chất lí hoá đặc biệt và có vai

trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên đợc xếp thành một loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp Nhiên liệu là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn nh xăng, dầu, than, củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động.

móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử

dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản

thép, sắt vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lí tài sản cố định

Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại nh trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh thình hình thực hiện có và sự biến động của các loại nguyên liệu đó trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lí và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.

* Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp

* Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành:- Nguyên vật liệu mua ngoài.

- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.- Nguyên vật lệu nhận góp vốn kinh doanh

Tuy nhiên, để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc thờng xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vậy, các loại vật liệu cần phải đợc phân chia một cách chi tiết, tỉ mỉ hơn theo tính năng lí hoá, theo quy cách phẩm chất của vật liệu Việc phân chia vật liệu một cách chi tiết tỉ mỉ trong các doanh nghiệp sản xuất đợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu, trong đó vật liệu đợc chia thành nhóm, loại, thứ và mỗi loại nhóm thứ đợc sử dụng một kí hiệu riêng gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong phạm vi doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu Mỗi loại vật liệu sử dụng một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm thứ vật liêụ thuộc loại vật liệu đó.

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của

nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế.

2.2.1 Giá thực tế nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá thực tế của nguyên vật liệu có sự khác nhau, cụ thể:

-Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Có hai trờng hợp

+Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ:

Trị giá thực tế của nguyên vật

liệu nhập kho trong kì

Trị giá mua trên hoá đơn (không bao gồm thuế

GTGT )

Thuế nhập khẩu ( nếu có)

Chi phí trực tiếp phát sinh

-Các khoản giảm giá và trị giá hàng mua trả lại+ Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Trị giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ

Trị giá mua trên hóa đơn (bao gồm thuế GTGT)

Thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua

-Các khoản giảm giá và trị giá hàng mua trả lại

-Đối với NVL mua ngoài gia công chế biến:

Trị giá thực tế của NVL gia

Trị giá thực tế của NVL xuất

Chi phí chế biến

- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Trị giá thực tế của NVL gia

- Đối với NVL góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá.

2.2.2 Giá thực tế xuất kho

Khi xuất kho NVL để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của NVL xuất kho cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tính trị giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:

2.2.2.1Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL:

a)Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này giá thực tế của NVL

xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng NVL xuất kho và đơn giá bình quân của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

Đơn giá bình quân =

Trị giá thực tế của

Trị giá thực tế của NVL nhập trong kỳ Số lợng NVL tồn

Số lợng NVL nhập trong kỳ

Trị giá thực tế của

Số lợng NVL xuất

b) Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá thực tế NVL xuất

kho đợc tính trên cơ sở số lợng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô NVL xuất kho đó Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với những loại vật liệu đặc chủng, có giá trị cao, công thức tính:

c)Phơng pháp giá thực tế nhập trớc xuất trớc: Theo phơng pháp này kế toán phải

theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế theo công thức:

Khi nào xuất hết số lợng của lô hàng nhập trớc thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập tiếp theo Nh vậy, theo phơng pháp này giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.

d) Phơng pháp giá thực tế nhập sau xuất trớc: Theo phơng pháp này kế toán cũng

phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất kho để tính trị giá thực tế của NLV xuất kho theo công thức:

Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trớc lô hàng đó và cứ tính lần lợt nh thế Nh vậy, theo phơng pháp này giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ.

2.2.2.2Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá do doanh nghiệp quy định và đợc sử dụng trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán ( giá kế hoạch hoặc giá ổn định trong kỳ) Theo phơng pháp này, hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết NVL theo giá hạch toán.

Để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất NVL hàng ngày, thì cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với số NVL xuất dùng trong kỳ trên

cơ sở hệ số giữa trị giá thực tế và trị giá hạch toán của NLV luân chuyển trong kỳ, công thức tính nh sau:

Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân

Trị giá hạch toán của NVL nhập kho

Trị giá thực tế của NVL

Trị gía hạch toán của

Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán

Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc toàn bộ vật liệu.

Mỗi phơng pháp tính giá NVL có nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phơng pháp phù hợp Phơng pháp tính giá đã đăng ký phải đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán.

III/.Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu1/ Các phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết giúp cho các doanh nghiệp quản lý một cách chi tiết về mặt số lợng, chủng loại NVL Nhng để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, đánh giá đợc tình hình sản xuất kinh doanh cần phải có những thông tin chuẩn xác hơn, do vậy cần phải hạch toán tổng hợp NVL.

Nh chúng ta đã biết, NVL là tài sản cố định, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Nó đợc nhập - xuất kho thờng xuyên nên phải có phơng thức kiểm kê thích hợp tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để từ đó phản ánh đúng và đầy đủ sự biến động đó Theo chuẩn mực kế toán hiện nay có hai phơng pháp hạch toán hàng

tồn kho là phơng pháp kê khai hàng thờng xuyên (KKTX) và phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và tuỳ thuộc vào trình độ kế toán của nhân viên.

1.1/ Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình

hình hiện có, những biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất.

Nh vậy, việc xác định giá trị NVL xuất kho theo phơng pháp này đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối t-ợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.

Ngoài ra theo cách này, giá trị NVL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.

1.1.1/ Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 152 - ∀ nguyên vật liệu ∀

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các NVL theo giá thực tế Tài khoản này có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Tài khoản 152 có kết cấu và nội dung nh sau:

Nợ 152 Có

-Trị giá thực tập của -Trị giá thực tế của nguyên nguyên liệu, vật liệu nhập vật liệu xuất kho trong kìkho trong kì -Khoản giảm giá nguyên vật -Trị giá nguyên liệu, vật liệu mua trả lại ngời bánliệu thừa phát hiện khi -Trị giá nguyên vật liệu thiếukiểm kê phát hiện khi kiểm kê

Dự nợ:

Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho

TK 152 có 6 TK cấp hai:

TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính: Phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu chính mua ở ngoài, nhận của bên giao thầu(bên A) ứng trớc để thực hiện khối l-ợng xây đắp nhận thầu, gia công, chế biến

TK 1522-Vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu

TK 1524- Phụ tùng thay thế

TK 1526- Thiết bị xây dựng cơ bản: Phản ánh cả trị giá thiết bị xây dựng cơ bảncủa bên giao thầu(bên A) giao hoặc bên A uỷ nhiệm cho đơn vị nhận thầu(bên B) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị của công trình xây dựng cơ bản để sau đó lắp đặt vào công trình.

TK 1528- Vật liệu khác

Tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi trên đờng :”

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho(kể cả số đang gửi kho ngời bán )

Tài khoản 151 có kết cấu và nội dung phản ánh nh sau:

Nợ 151 Có

- Giá trị hàng đang đi đờng - Giá trị hàng đang đi đờng đã tăng trong kì nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

-Dự nợ: Giá trị hàng đang đi đờng tồn cuối kì

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : TK 111, TK 112, TK 133, TK 331

1 2 Phơng pháp hạch toán tổng hợp các trờng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phơng pháp thờng xuyên

1.2.1.Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ:

Tức là doanh nghiệp đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng pháp VAT (doanh nghiệp thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ ) Đối với các doanh nghiệp này, thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tăng chủ yếu là do mua hàng Trong tổng giá trị thanh toán phải trả cho ngời bán của mọi trờng hợp mua hàng thì phần giá

mua cha thuế đợc ghi tăng giá nguyên vật liệu ( ghi Nợ TK 152 ) phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào số khấu trừ ( ghi Nợ TK 133) đồng thời kế toán ghi Có các TK liên quan ( TK 111, TK 112, TK 141, TK 331 )

Còn mọi trờng hợp giảm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (chủ yếu giảm do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh ) thì đều đợc ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152 và ghi Nợ các TK liên quan ( TK 621, TK627, TK 641, TK 642, TK 241 )

Sơ đồ hạch toán tổng hợp các tr ờng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên( tính thuế VAT theo ph ơng pháp khấu trừ )

TK331,111,112,141,311 TK 152 TK 621D đầu kỳ

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

TK1331 VAT đầu vào

đợc khấu trừ

TK151 TK 621,641,642 Hàng đang đi đờng kỳ trớc Xuất cho CP SXC,

CPBH,CPQLDN

TK411 TK128,222

Nhận cấp phát, tặng Xuất vốn góp liên doanh thởng, góp VLD

TK642, 338 TK151 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài

gia công chế biến

TK128, 222 TK1381, 642

Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê

TK 421 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm

1.2.2 Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Tức là doanh nghiệp cha thực hiện đầy đủ các điều kiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc Đối với các doanh nghiệp này, do phần thuế VAT đợc tính vào giá thực tế nguyên vật liệu nên khi nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tăng do mua ngoài thì kế toán ghi vào bên Nợ TK 152 theo tổng giá thanh toán và ghi vào bên Có các TK liên quan (TK 111, TK 112, TK 311, TK331 )

Trờng hợp giảm nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp cũng giống nh trờng hợp giảm nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Mọi trờng hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi

theo giá thực tế ở bên Có của TK 152 và ghi Nợ các TK liên quan ( TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 241 )

Sơ đồ hạch toán tổng hợp các tr ờng hợp tăng giảm Nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

( tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp )

TK311, 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621 D đầu kỳ

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm (Tổng giá thanh toán)

TK 151, 411, 222 TK627, 641, 642 Tăng do các nguyên Xuất cho nhu cầu khác ở PX, nhân khác xuất phục vụ cho BH, QL, XDCB

2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK)

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh với các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

2.1 Tài khoản kế toán sử dụng :

Giá trị của vật t, hàng hoá mua vào và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh ở

khác chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ Tài khoản 611-∀ Mua hàng ∀, (6111- Mua nguyên vật liệu ):

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, dụng cụ theo giá trị thực tế ( giá mua và chi phí thu mua ) Tài khoản này thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t, hàng hoá

Tài khoản 611 có kết cấu và nộ dung phản ánh nh sau :

Nợ 611 Có Phản ánh giá trị thực tế của Phản ánh giá trị thực tế của NVL NVL tồn kho đầu kỳ và xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt tăng thêm trong kỳ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

xxxxxxx Tài khoản 152- “Nguyên vật liệu”:

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho Tài khoản này có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ :

Tài khoản 152 có kết cấu và nội dung phản ánh nh sau:

Nợ 152 Có Phản ánh giá thực tế Kết chuyển giá thực tế NVL NVL tồn kho cuối kỳ tồn kho đầu kỳ

D nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi trên đ“ ờng “

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh trị giá số hàng mua ( đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán Tài khoản này có thể mở chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Tài khoản 151 có kết cấu và nội dung phản ánh nh sau:

Nợ 151 Có Phản ánh giá thực tế hàng Kết chuyển giá thực tế đang đi đờng cuối kỳ hàng đang đi đờng đầu kỳ D nợ: Giá thực tế của

hàng đang đi đờng

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331 Các tài khoản này có kết cấu và nội dung giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

2.2 Phơng pháp hạch toán tổng hợp các trờng hợp tăng giảm Nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

2 2.1 Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ:

Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại rồi ghi Nợ TK 611và ghi Có các TK liên quan (TK 152, TK 151) Trong kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, và đối với các trờng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ thì kế toán cũng đều định khoản theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho và Biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt, kế toán ghi Nợ các TK liên quan ( TK152, TK 151, TK 138, TK 334, TK 642) và ghi Có TK 611 (6111)

Sơ đồ hạch toán tổng hợp các tr ờng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo ph - ơng pháp kiểm kê định kỳ (VAT theo ph ơng pháp khấu trừ )

TK 151, 152 TK 611 TK151, 152Dđk:xxx Giá trị NVL tồn đầu kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ

cha sử dụng

TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331

Giá trị NVL mua Giảm giá đợc hởng và vào trong kỳ giá trị hàng mua trả lại

TK 1331 TK 138, 334, 821,642 Trị giá thiếu hụt, mất mát

TK 411 TK 621,627,641,642Nhận vốn góp liên doanh, Giá trị NVL xuất dùng nhỏ

cấp phát ,tặng thởng

TK412 TK 1421

Đánh giá tăng NVL Giá trị NVL Phân bổ dần xuất dùng lớn

Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số

phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng ( dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức).

2.2.2 Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp: Vì trong giá mua hàng thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào nên kế toán ghi Nợ TK

611(6111) đồng thời ghi Có các TK liên quan (TK 111, TK 112, TK 331 và ghi Có TK 611(6111) Còn các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ thì kế toán hạch toán tơng tự nh các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT.

Sơ đồ hạch toán tổng hợp các tr ờng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ, VAT theo ph ơng pháp trực tiếp

TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152Dđk: xxx Giá trị NVL tồn cuối kỳ

TK 111, 112, 331, 411 TK 111, 112, 331 Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua

Trong kỳ (tổng giá thanh hàng mua trả lại toán)

TK 621, 627 Giá thực tế NVL xuất dùng

Theo chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo QĐ 1864/1999 QĐ/BTC thì nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lấp đợc kế toán hạch toán theo phơngpháp kê khai thờng xuyên.

Iv/ hạch toán ban đầu :

Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện việc lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau:

- Hoá đơn giá trị gia tăng ( mẫu 01- GTKT )- Hoá đơn bán hàng ( mẫu 01- BH )

- Hóa đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03-VT )- Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT )

- Phiếu xuất kho ( mẫu 02-VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT )- Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08-VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL của đơn vị mà sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn nh phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( mẫu 04 - VT ), biên bản kiểm nhận vật t (mẫu 05 - VT )

v/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán chi tiết NVL phải đợc tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống

chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý NVL.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp sau để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

5.1/Phơng pháp thẻ song songa)Nội dung của phơng pháp

- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu do thủ kho tiến

hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06 - VT ) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho Cuối ngày tính ra số NVL tồn kho ghi vào thẻ kho Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ sau ghi thẻ kho thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán

ở phòng kế toán: Nguyên vật liệu sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi

chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho.

Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho Số lợng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.

Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán NVL phải tổng hợp số liệu từ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo từng nhóm, loại vật liệu.

b) Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.c)Nhợc điểm

Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lợng Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán.

d) áp dụng

Phơng pháp thẻ song song áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ xuất nhập ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu

5.2phơng pháp số d:

a Nội dung phơng pháp

- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lợng nh ở phơng pháp thẻ song song Cuối tháng căn cứ số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho ghi vào sổ só d ( cột số lợng), sau đó chuyển trả cho kế toán Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần.

- ở phòng kế toán: sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất và phiếu giao nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán NVL nhập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ số lợng tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền ở cột số d Số liệu trên cột số tiền ở sổ số d sẽ đợc đối chiếu với sổ tồn kho trên bảng nhập xuất tồn và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp

d áp dụng:

Phơng pháp số d áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ về nhập xuất NVL lớn, nhiều chủng loại vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày và trình độ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao Có thể khái quát trình độ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d bằng sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu

5.3Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

+ Tại kho: Giống phơng pháp thẻ song song

+ Tại phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiến của từng thứ (danh điểm ) vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào

cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sơ đồ phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu

6 Sổ kế toán

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp sử dụng mà sổ kế toán dùng để phản ánh tình hình nhập xuất NVL có thể khác nhau Có 4 hình thức kế toán là:

+ Hình thức Nhật ký sổ cái + Hình thức Nhật ký chung+ Hình thức Chứng từ ghi sổ

+ Hình thức Nhật ký chứng từ

Tại công ty Xây dựng Cấp thoát nớc - 52 Quốc Tử Giám đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên em sẽ trình bày cụ thể hơn hình thức kế toán và các sổ kế toán sử dụng của hình thức này.

a/Hình thức Nhật ký chứng từ:

-Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thờng có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hóa cao trong lao động kế toán giữa các phần hành.

-Đăc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết , giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, bảng kê và các sổ Nhật ký chứng từ Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tơng ứng.

-Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, Nhật ký - Chứng từ số 5, Nhật ký - Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ Cái các TK 151, TK152, TK331

Hình thức này áp dụng phàn mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán NVL.

b.Hình thức chứng từ ghi sổ

những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý kế toán cha cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.

-Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian( nhật ký) Căn cứ vào bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tơng ứng.