Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại C.ty Phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại C.ty Phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

lời nói đầu

Xã hội con ngời luôn luôn phát triển không ngừng qua mọi thời đại Trong quá trình phát triển liên tục ấy trong cuộc sống con ngời với những nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao hết sức phong phú và đa dạng hơn Để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của chính mình con ngời không chỉ trông chờ vào sản phẩm sẵn có trong tự nhiên đang ngày càng cạn kiệt dần mà đã biết tìm hiểu sáng tạo ra những sản phẩm thông qua quá trình chế biến, tái tạo gọi chung là sản xuất Có thể nói quá trình sản xuất đợc coi là một phần quan trọng, chủ yếu trong công việc hàng ngày của xã hội loài ngời.

Việt nam, một nớc xã hội chủ nghĩa cũng là một thực thể trong toàn bộ xã hội ấy Ngày nay, khi nền kinh tế đang chuyển mình từ một nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế quản lý thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa đòi hỏi phải có sự đổi mới trong toàn bộ hệ thống quản lý và ứng dụng phơng pháp hạch toán kinh tế trong công tác kế toán doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp không thể hoạt động nh trớc mà phải tự mình vơn lên, tự mình trang trải mọi chi phí với mục tiêu lơị nhuận hàng đầu Chúng ta biết rằng, trong nền kinh tế thị trờng việc cạnh tranh diễn ra hết sức gay gắt đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự quản lý mang tính chất chiến lợc, lâu dài, đó là cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo nhu cầu thị trờng với giá cả hợp lý, chất lợng bền đẹp Chính vì vậy mọi doanh nghiệp phải cố gắng làm sao để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ của mình Để thực hiện mục tiêu này, thì việc quản lý hạch toán tốt từ khâu đầu vào cho tới đầu ra của sản phẩm là hết sức quan trọng Trong giá thành sản phẩm thì nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn, đồng thời NVL còn là c sở vật chất tạo nên sản phẩm Trong doanh nghiệp, NVL là tài sản lu động, tài sản dự trữ sản xuất đồng thời trong quá trình sản xuất NVL chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ Điều này đặc biệt thể hiện rõ ràng trong các doanh nghiệp công nghiệp Vì là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong trong giá thành sản phẩm do đó việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn đề hết sức quan trọng Tiết kiệm chi phí NVL là một trong các điều kiện hạ thấp giá thành sản phẩm Việc quản lý chi tiết NVL một cách đúng đắn, khoa

học là yêu cầu bức thiết của mỗi doanh nghiệp NVL phải đợc quản lý hạch toán chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu bảo quản sử dụng , hạch toán về số lợng chất lợng NVL.

Cũng nh các doanh nghiệp khác ngày nay công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam cũng cần có hệ thống quản lý chi phí, giá thành sản phẩm tốt trong đó có khâu quản lý hạch toán vật liệu trớc mọi nhu cầu đòi hỏi mới Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất (lắp ráp) xe gắn máy công ty có nguồn vật liệu đầu đầu vào phục vụ cho nhu cầu sản xuất của mình Việc hạch toán tốt khâu thu mua, quản lý chất lợng, số lợng vật liệu là nhân tố quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và sử dụng tài sản nguồn vốn một cách có hiệu quả Qua thời gian thực tập tại công ty, đợc sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ kế toán công ty tôi nhận thấy vai trò của NVL trong quy trình sản xuất sản phẩm tôi đã lựa chọn đề

tài:” Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam” làm chuyên đề của mình Nội dung chuyên đề bao gồm:

Chơng I- Một số vấn đề lí luận cơ bản trong công tác hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chơng II- Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam(DETESSCO Việt Nam).

Chơng III- Phơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam(DETESSCO Việt Nam).

Chơng I

Một số vấn đề lí luận cơ bản trong công tác hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

I- Những vấn đề chung trong công tác hạch toán NVL

1, Khái niệm và đặc điểm NVL

1.1 Khái niệm:

NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là những đối tợng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm NVL là tài sản lu động, là tài sản dự trữ của sản xuất mà đợc thể hiện dới dạng vật hoá chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

1.2 Đặc điểm NVL:

Trong quá trình tham gia sản xuất NVL có đặc điểm:

Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu hao toàn bộ vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm.

Về mặt gía trị NVL chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó về mặt quản lý và hạch toán cần thực hiện việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua cho tới khâu bảo quản, sử dụng rồi đến hạch toán số lợng, chất lợng của NVL Tất cả công việc đó nhằm tiết kiệm chi phí NVL bởi việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn đề hết sức quan trọng Tiết kiệm về tiêu hao chi phí NVLlà một trong các điều kiện cơ bản để hạ thấp chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm Xuất phát từ yêu cầu tiết kiệm, mặt khác do yêu cầu đổi mới trong công tác quản lí, hạ thấp chi phí, Hạ thấp giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao chất lợng sản phẩm do đó doanh nghiệp cần làm tốt khâu quản lí hạch toán NVL.

2, Phân loại NVL

Để đáp ứng nhu cầu quản lí và hạch toán NVL kế toán cần tổ chức phân loaị NVL cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lí của nhà nớc và của doanh nghiệp Do NVL sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau trong quy trình sản xuất, đồng thời do yêu cầu sản xuất kinh doanh mà NVL thờng xuyên biến đổi và có sự tăng giảm liên tục hàng ngày vì thế, để thuận tiện cho việc quản lí và hạch toán, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cần thiết phải tiến hành tốt việc phân loại NVL Căn cứ vào vai trò, tác dụng của vật liệu trong sản xuất mà NVL đợc phân chia thành từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế và chức năng của NVL

2.1 NVL chính

Là những NVL mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm( ví dụ : Bông trong nhà máy dệt, Chè trong nhà máy chè, Mía trong nhà máy đờng )

Ngoài ra nếu doanh nghiệp có bán thành phẩm mua ngoài thì đó cũng đợc coi là NVL chính.

2.2 NVL phụ:

Là những NVL mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nó đợc sử dụng kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài của của sản phẩm góp phần tăng thêm chất lợng sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của các t liệu lao động đợc bình thờng để phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, nhu cầu về hành chính quản trị

Là những lọai vật liệu không thuộc những loại trên nh phế liệu thu hồi trong thanh lý tài sản cố định

Nhìn chung, trong công tác phân loại vật liệu do yêu cầu quản lí kinh doanh của doanh nghiệp, NVL cần đợc phân loại chi tiết tỉ mỉ hơn nh trong NVL chính, NVL phụ thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng biệt.

3, Đánh giá NVL

3.1 Khái niệm : Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Trong hạch toán NVL thì NVL phải đợc tính theo giá thực tế( giá gốc), trong đó nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì trong giá vật liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT.

Trong các DN sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lợng nhiều, lớn vậy để đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kế toán thì các đối tợng nhập xuất phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán Các loại chứng từ này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình biến động tăng giảm của NVL.

Ví dụ khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có ngời tiến hành kiểm tra (số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách ) sau đó lập phiếu nhập kho(FNK), Đây là loại chứng từ làm cơ sở cho thủ kho ghi vào thẻ kho cho số vật t đó sau đó FNK đợc chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán sẽ căn cứ vào FNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho số vật liệu đó.

Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các loại chứng từ sau:

*, Hoá đơn(liên 2) + phiếu nhập kho(FNK) + phiếu chi (với các khoản chi cho NVL mua ngoài có thể là các giấy báo nợ ngân hàng )

*, Biên bản cấp, góp, vốn bằng NVL + FNK(cho NVL đợc cấp, góp)

*, Biên bản kiểm kê NVL*, Biên bản đánh giá lại NVL

*, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất(FXK) và các chứng từ khác có liên quan

- Giá thực tế NVL đợc cấp, góp: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng thêm các khoản chi phí(vận chuyển, l kho,lu bãi ) do DN bỏ thêm (nếu có)

- Giá thực tế NVL đi vay: Giá thực tế là giá vay(trờng hợp vay quy ra tiền) thêm các chi phí(nếu có) hoặc giá thực tế tơng đơng thị trờng của NVL đó(nếu trờng hợp vay bằng hiện vật)

- Giá thực tế NVL đợc biếu tặng là giá thực tế NVl tính theo giá thị trờng tơng đơng

- Giá thực tế với phế liệu: Giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc bán ra đợc thị trờng chấp nhận

3.2.2 Xác định giá thực tế xuất cho NVL xuất kho

Khi có NVL xuất kho sử dụng, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, tuỳ theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán coá thể sử dụng một trong các phơng pháp sau, song việc sử dụng phơng pháp nào đòi hỏi sự nhất quán với phơng pháp đã chọn trong suốt cả kỳ, nếu có sự thay đổi phải có lí do, giải thích rõ ràng.

*, Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc;

Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho đợc tính bằng giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho Nghĩa là, giá thựctế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một số NVL mua vào sau cùng Phứơng pháp này thờng áp dụng cho các DN có số chủng loại vật t ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn định và không thích hợp cho NVL có thơì gian bảo quản nh hoá chất, thực phẩm.

*, Phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần đợc tính bằng giá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho Nghĩa là, giả định vật liệu nào mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại phơng pháp nhậop trớc xuất trớc Nhìn chung, phơng pháp này đặc biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát.

*,Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế của Số lợng NVL Giá đơnNVL xuất mỗi = xuất cho lần * vị bình lần trong kỳ đó quânTrong đó :

*, Phơng pháp giá hạch toán:

Để giải quyết tình huống phơng pháp giá đơn vị bình quân trên thì giá hạch toánlà giá NVL đợc biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loại giá ổn định trong kỳ, đợc ghi sổ trong cả kỳ Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế

Công thức:

Giá hạch toán của Số lợng NVL Giá hạch toánNVL xuất mỗi lần = xuất lần * đơn trong kỳ đó vị

Trong đó giá hạch toán đơn vị thờng đợc chọn là giá kế hoạch hoặc giá thực tế NVL đó tồn đầu kỳ đến kỳ cuối kế toán xác định giá thực tế xuất của NVL xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá

Giá thực tế xuất của Giá hạch toán NVL Hệ số NVL xuất trong = đó xuất trong kỳ * giákỳ

trong đó :

Hệ số Giá thực tế nhập NVL đó(tồn đầu kỳ+ Nhập trong kỳ) giá Gía hạch toán NVL đó( tồn đầu kỳ+ nhập trong kỳ) Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lí Phơng pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng, giảm trong kỳ.

Với phơng pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của vật liệu đó Do vậy phơng pháp này còn gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các lọai NVL có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất không cao.

II- Kế toán chi tiết vật liệu

Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lí hạch toán tốt quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản phải phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của DN nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có cũng nh sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho công tác tập hợp chi phí, tính giá thánh sản phẩm Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đầu vào, tình hình thanh toán với ngời bán, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh Chính vì vậy thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là thực hiện quy trình quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

1, Khái niệm hạchtoán chi tiết NVL

1.1 Hạch toán chi tiết NVl: là công việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lợng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho , từng danh điểm và toàn bộ DN hạch toán chi tiết NVL đợc tiến hành đồng thời ở kho, phòng kế toán DN nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế toán, giữa sổ sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp Do đó sự liên hệ, phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và sổ chi tiết giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết NVL Khi thực hiện một ph-ơng pháp hạch toán chi tiết NVL phải sử dụng sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lí của DN, trình độ nghiệp vụ của thủ kho , kế toán mà lựa chọn phơng pháp thích hợp Hiện nay, trong các DN nớc ta thờng sử dụng một trong ba phơng pháp hạchtoán chi tiết vật liệu:

+ Phơng pháp ghi thẻ song song

+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển+ Phơng pháp sổ số d

1.2 Các ph ơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu1.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song:

Theo phơng pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lợng còn ở phòng kế toán ghi cả số lợng và giá trị NVL Mỗi thứ vật liệu ở mỗi kho theo phơng pháp này đợc mở làm 2 thẻ là thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết Trong đó thẻ kho do thủ kho thực hiện và phản ánh vật t theo thớc đo hiện vật còn thẻ hạch toán chi tiết do kế toán chi tiết vật liệu thực hiện và phản ánh cẩ thớc đo giá trị và thớc đo hiện vật Quy trình ghi thẻ có thể đợc diễn ra nh sau:

+) ở kho :

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nh FNK, FXK, nhập , xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho của vật t đó theo số lợng thực nhập, thực xuất Cuối kỳ, cuối tháng cộng tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra số tồn kho Thủ kho phải thờng xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách với số tồn kho hiện vật thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho Thủ kho, sau khi ghi chép vào thẻ kho tiến hành sáp xếp lại chứng từ nhập xuất, lập phiếu giao nhận chứng từ gửi về phòng kế toán nhằm đối chiếu số liệu với thẻ hạch toán chi tiết của kế toán.

+) ở phòng kế toán DN:

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK )và hoá đơn mua hàng của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật t đó sau khi đã kiểm tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng của từng kho về số lợng, giá trị Cuối kỳ, cuối tháng kế toán tổng số nhập, tổng số xuất tính ra số tồn kho cho mỗi thứ vật t trên thẻ hạch toán chi tiết của nó Sau khi tổng song mang đối chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra bảng tổng hợp nhập, xuất , tồn kho trên cơ sổ số liệu đã ghi trên thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết bảng tổng hợp này sau đó mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản NVL (TK 152) Có thể nói đây là phơng pháp có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhng laị có nh-ợc điểm việc ghi chép còn bị trùng lặp giữa chỉ tiêu số lợng giữa kho và kế toán vì thế nó không thích hợp cho những đơn vị có chủng loại vật t nhiều Theo phơng pháp này, trình tự của nó có thể đợc biểu diễn nh sau:

FNK

Thẻ kho Thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập FXK xuất,tồnkho Kế toán tổng hợp tài khoản NVL Ghi hàng ngày: ; Ghihàng kỳ: ; Đối chiếu: Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song

1.2.2 Phơng pháp sổ số d:

Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng danh điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tơng tựu nh việc ghi chép thẻ kho trong phơng pháp ghi thẻ song song Còn đối với phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ hữu cơ giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán Quy trình diễn ra của phơng pháp này có thể ghi nh sau:

+) ở tại kho:

Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày và tính ra số tồn kho cuối kỳ Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủ kho phân loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế toán Cuối tháng, căn cứ vào tồn kho cuối kỳ của NVL để ghi vào sổ số d Sổ số d thờng dùng cho cả năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số d đợc gửi về phòng kế toán DN.

+) ở tại phòng kế toán DN :

Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ tính giá và lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất theo từng nhóm vật liệu Trên cơ sở bảng luỹ kế nhập,

xuất, tồn các số liệu đợc lấy ra kế toán tiến hành lập bảng nhập- xuất- tồn kho cho NVL đồng thời kế toán dùng số liệu trên bảng này để đối chiếu số liệu trên sổ số d( theo nhóm vật liệu ) Công việc giao nhận chứng từ thờng đợc thực hiện định kỳ 3,5,7 ngày trong một kỳ,

Nhìn chung phơng pháp này có u điểm giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép hàng ngày của kế toán vì kế toán chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày và theo từng nhóm Công việc kế toán đợc giàn đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp tài liệu kịp thời cho lãnh đaọ DN đòng thời nó cũng thực hiện đợc việc kiểm tra, đối chiếu thờng xuyên của kế tóan với kho và đảm bảo đợc tính chính xác cho số liệu Tuy nhiên, nó cũng có những nhợc điểm là số liệu kế toán là tập hợp theo nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp sai sót trong số liệu thì việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều khó khăn Vì thế, phơng pháp này chỉ thích hợp vận dụng cho các DN sử dụng nhiều chủng loại vật t và hàng ngày vật liệu có biến động tăng giảm nhiều Ngoài ra nó cũng đòi hoỉ trình độ kế toán phải tơng đối khá Quy trình phơng pháp sổ số d có thể đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVl theo phong pháp sổ số d

FNK Phiếu giao nhận chứng từ nhập Kế toán Thẻ kho Sổ số d Bảng luỹ kế N-X-T tổng hợp NVL FXK Phiếu giao nhận chứng từ xuất (tk152)1.2.3 Phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng danh điểm vật liệu và tơng tự nh việc ghi chép ở các phơng pháp trên Quy trình của nó diễn ra nh sau:

+) ở phòng kế toán DN:

Dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạhc toán số lợng, số tiền theo từng thứ vật liệu và theo từng kho trong DN phòng kế toán sau khi nhận

bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho trên cơ sở số lợng và giá trị nhập, số lợng xuất từng thứ vật liệu đã tổng hợp đợc kế toán sẽ ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Mỗi thứ vật liệu sẽ đợc ghi một dòng và đợc tính ra tồn kho cuối tháng(Việc ghi này chỉ cần ghi một lần vào cuối tháng) cuối tháng kế toán dùng số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.

Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm theo từng kho, từng thứ vật liệu Phơng pháp này có u điểm là giảm đợc khối lợng ghi chép cho kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhng vẫn có nhợc điểm còn ghi trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kho và kế toán Công việc dồn vào cuối tháng do đó số liệu cung cấp sẽ không thể kịp thời Quy trình phơng pháp này có thể biểu diễn nh sau:

FNK bảng kê nhập Kế toán

Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển tổng hợp

FXK bảng kê xuất NVL(tk152) Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

III- Kế toán tổng hợp NVL

1) Các phơng pháp hạch toán NVL

Để hạch toán NVl và các loại hàng tồn kho, kế toán DN có thể sử dụng phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của DN, vào yêu cầu công tác quản lí và trình độ của cán bộ kế toán.

1.1 Ph ơng pháp hạch toán kê khai th ờng xuyên:

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản

ánh từng loaị hàng tồn kho hay NVL Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, đối với các DN có nhiều chủng loại vật t , hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Dù sao, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cập nhật.

1.2 Ph ơng pháp kiểm kê định kỳ:

là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế cha xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không caomặc dù tiết kiệm công sức ghi chép phơng pháp này chỉ thích hợp cho các đơn vị kinh doanh có những chủng loại vật t, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

2) Bảng phân bổ NVL

Do các nghiệp vụ xuất kho NVL phát sinh một cách thờng xuyên với khối lợng nhiều nên không thể căn cứ trực tiếp vào từng FXK để ghi từng nghiệp vụ xuất vào các tài khoản và sổ sách kế toán tổng hợp đợc vì mất nhiều công sức Vì thế, để giảm bớt khối lợng ghi chép không cần thiết và phục vụ kịp thời cho việc tập chi phí, tính giá thành sản phẩm, cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào các FXK trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ và lập bảng phân bổ NVL bảng này đợc sử dụng làm căn cứ để ghi vào bên có tài khoản 152

mẫu bảng phân bổ NVL có thể đợc lập nh sau:Bảng phân bổ NVL

TK ghi cóTK ghi Nợ

TK1521(VLC) HSG:

TK1522(VLP) HSG:

hạch toán

thực tế

thực tế1

TK 621-PX-PXTK627-PX-PXTK

Cộng

ngày tháng năm Ngời lập bảng(ký, họ tên) Kế toán trởng ký

3) Nhiệm vụ hạch toán NVL

Phản ánh kịp thời chính xác số lợng, chất lợng và giá cả NVL giảm, tăng, Tồn kho theo từng loại, từng thứ.

Xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực tế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm nhanh chóng.

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ NVL, phát hiện ra việc thất thoát vật liệu cũng nh các nghiệp vụ thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất Từ đó đề ra các biện pháp xử lý kịp thời hạn chế các thiệt hại xảy ra.

4)Công tác hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.1 Tài khoản sử dụng:

Trong công tác hạch toán NVL kế toán sử dụng tài khoản NVL có số hiệu tài khoản là152- Nguyên vật liệu.

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm hay tồn kho NVL của DN theo giá thực tế Tài khoản này có thể mở chi tiết cho từng loaị , từng nhóm, từng thứ vật t tuỳ theo yêu cầu quản lí và phơng pháp tính toán.

• TK1528- NVL khác, phế liệu thu hồi

Tài khoản 152 nhìn chung có nội dung, kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng tài sản, )

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho trong kỳ(xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt,chiết khấu đ-ợc hởng )

nợ : Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin đợc chính xác trong hạch toánNVl kế toán còn sử dụng tài khoản hàng mua đang đi trên đờng có số hiệu là151-“Hàng mua đi đờng”.

Tài khoản này đợc mở nhằm theo dõi các loại NVL mà DN đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của DN xong đến cuối tháng hàng đó

vẫn cha về nhập kho(kể cả số đang gỉ tại kho ngời bán) Tài khoản này có nội dung kết cấu nh sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cuối tháng a về nhập kho hoặc đã về tới DN xong đang chờ làm thủ tục nhập kho.

ch-Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

nợ : Giá trị hàng đang đi đờng(đầu kỳ và cuối kỳ)

Khi NVL đợc DN mua về nhập kho có thể đã đợc DN tiến hành thanh toán với ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay vay dài hạn hoặc có thể đợc thanh toán sau Các tài khoản thanh toán này có số hiệu 111,112,311,331, trong đó tài khoản 331 thờng đợc coi là tài khoản sử dụng chủ yếu Tài khoản 331- phải trả ngời bán: Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản thanh toán với ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sữa chữa lớn Ngoài ra, tài khoản 331 cũng dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời bán nhng DN cha nhận vật t, hàng hoá, dịch vụ Khi sử dụng tài khoản này, kế toán mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, khách nợ và không đợc bù trừ lên bảng cân đối kế toán Tài khoản 331 có nội dung kết cấu nh sau:

Bên Nợ:- Phản ánh số tiền đã trả cho ngời cung cấp(Kể cả ứng trớc) - Phản ánh chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả lại.

Bên có:- Phản ánh số tiền phải trả cho ngời cung cấp-Phản ánh só tiền thừa đợc ngời bán trả lại

khoản phản ánh chi phí NVL trực tiếp là tài khoản 621-“Chi phí NVL trực tiếp” Tài khoản đợc mở để tập hợp tất cả các khoản chi phí về NVL đợc sử dụng cho việc tập hợp tất cả các khoản chi phí về NVL đợc sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm lao vụ Tài khoản này mở chi tiết theo từng đối tợng hạch toán

Tài khoản 621 có nội dung kết cấu nh sau:

bên nợ:Giá thực tế NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

Bên có: - Trị giá NVL sử dụng không hết nhập lại kho

- Kết chuyển NVL trực tiếp vào tài khoản 154-“Chi phí sản xuất kinh doanh dỏ dang”

tài khoản 621 cuối kỳ không có số d.

Trong chi phí sản xuất chung chi phí NVL cũng là tài khoản chi tiết phản ánh trong toàn bộ chi phí sản xuất chung Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất chung đợc phản ánh vào tài khoản 627-“Chi phí sản xuất chung”.

Tài khoản 627 này dùng để tập hợp chi phí quản lí, phục vụ sản xuất ở phân xởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tợng hạch toán chi phí hay đối tợng tính giá thành Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng phân xởng hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh Tài khoản 627 có nội dung kết cấu nh sau:

Bên nợ: Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳBên có: - Các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung

- Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá thành.

Tài khoản627 không có số d

Tài khoản này đợc quy định gồm nhiều tài khoản cấp 2 nhằm theo dõi chi tiết nội dung của các kkhoản chi phí khác nhau Trong đó chi phí NVL đợc theo dõi trên tài khoản cấp 2 có số hiệu là 6272- “ chi phí NVL”

Tóm lại, trong phơng pháp kê khai thờng xuyên có nhiều tài khoản sử dụng hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khác nh tài khoản :412- Đánh giá lại NVL

128- Góp vốn liên doanh3381- thừa trong kiểm kê

1381- Thừa thiếu trong kiểm kê

Các tài khoản này xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành.

4.2 Thủ tục, chứng từ:

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số l-ợng, chất lợng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào” Biên bản kiểm nhận vật t”, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật t Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng , biên bản kiểm nhận sẽ đợc giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho có trách nhiệm báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.

Các chứng từ sử dụng trong hạch toán NVL bao gồm: Hoá đơn bán hàng(mua hàng), hoá đơn GTGT của ngời bán, FXNK, FXK, FXK kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất vật t theo hạn mức, tuỳ từng nội dung kinh tế cụ thể

4.3 Sơ đồ khái quát hạch toán NVL theo ph ơng pháp kê khai th ờngxuyên

4.3.1 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

TK 331,111, TK 152 TK621 112,141, Xuất vật liệu chế tạo sản Tăng do mua ngoài phẩm

TK627,641,642 TK1331 Xuất vật liệu cho chi phí Thuế GTGT sản xuất, chi phí bán hàng, đợc khấu trừ chi phí QLDN,

TK 151 TK128,222 Hàng đi đờng kỳ trớc Xuất kho NVL góp vốn liên doanh

TK411 TK1381,642 Nhận cấp, phát, thởng, góp Vật liệu thiếu phát hiện

vốn liên doanh, trong kiểm kê TK642,3381

Thừa phát hiện khi kiểm kê

TK412TK128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá lại NVL bị giảm

TK 412

Đánh giá tăng vật liệu D nợ:

4.3.2 Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp có Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

TK331,111,112, TK621

cầu khác ở phân xởng xuất vật liệu phục vụ bán hàng,QLDN,XDCB

D nợ:

5) Công tác hạch toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

5.1 Tài khoản sử dụng:

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Giá trị vậtt, Tổng giá trị Chênh lệch giá trịhàng hoá xuất = nhập vật t, + tồn kho đầu kỳ,dùng trong kỳ hàng hoá cuối kỳ

Ngoài biến động vật t, hàng hoá nh nhập kho, xuất kho không theo dõi, phản ánh trên các tài khoảnkế toán hàng tồn kho về giá trị vật t hàng hoá mua vào nhập kho mà trong kỳ đợc theo dõi và phản ánh riêng trên một tài khoản, tài khoản này là tài khoản 611- tài khoản mua hàng Nh vậy, khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản kế toán hàng tồn kho (152,153, ) chỉ dùng để mà kết chuyển số d đầu kỳ và cuối kỳ hạch toán Phơng pháp này thờng áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật t hàng hoá với nhiều quy cáchmẫu mã khác nhau, có giá trị thấp và xuất dùng, xuất bán thờng xuyên nh các cửa hàng thơng mại, bán lẻ.

Tài khoản 611- Mua hàng, thờng dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế( Giá mua + chi phí thu mua) Tài khoản 611 có nội dung, kết cấu:

Bên Nợ:- Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ.

Bên Có:- Phản ánh giá thực tế NVL, dụng cụ, hàng hoá, xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Cuối kỳ tài khoản 611 không có số d và có thể đợc chi tiết :tk6111: Mua NVL

Bên Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳD

Nợ : Giá thực tế vật liệu tồn kho

Các mặt hàng, NVL đang đi đờng đã đợc DN xác định là mua hoặc đang gỉ tại kho ngời bán nhng cha về nhập kho đợc phản ánh vào tài khoản 151- Hàng mua đi đờng nhằm kết chuyển vào tài khoản 611 tài khoản 151 cũng dùng phản ánh giá trị số hàng mua( đã thuộc quyền sở hữu của DN) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán Tài khoản này có nội dung nh sau:

Bên Nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳD

Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

5.2 các nghiệp vụ hạch toán biến động NVL tại DN theo ph ơngpháp kiểm kê địng kỳ

5.2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ có sơ đồ nh sau:

TK151,152 TK611 Tk151,152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối ch sử dụng kỳ

TK 111,112, 331 TK111,112,331 Chiết khấu, giả giá

Giá trị vật liệu mua vào đợc hởngvà giá trị trong kỳ hàng trả lại

TK1331 Tk138,334,821,642 Thuế GTGT Giá trị thiếu hụt, mất

đợc khấu mát, chi phí, trừ

TK621,627,641,642 TK 411 TK1421 Nhận vốn liên doanh, Giá trị vật liệuPhân bổ dần cấp, phát tong kỳ xuất dùng lớn giá trị vật liệu

TK311,336,338 Giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ Vay cá nhân, đơn vị,

đối tợng khác

TK 412

Đánh giá tăng vật liệu

5.2.2 Doanh nghiÖp ¸p dông thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp:

TK151,152 TK611 Tk 151,152 Gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu kú Gi¸ trÞ vËt liÖu tån cuèi kú

cha sö dông

TK111,112 TK111,112,331331,411,

Gi¸ trÞ vËt liÖu t¨ng thªm ChiÕt khÊu, gi¶m gi¸, trong kú( tæng gi¸ thanh hµng bÞ tr¶ l¹i

to¸n) TK 621,627, Gi¸ trÞ thùc tÕ NVL xuÊt dïng

Chơng

II-Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam(DETESCO

Công ty hoạt động với số vốn ban đầu là 875.354 triệu đồng, qua quá trình phát triển kinh doanh công ty đã có những chuyển biến lớn vừa tự mình vơn lên vọt qua những khó khăn, và cho đến nay tổng số vốn cố định của công ty đã là 9300 triệu đồng, vốn lu động 7500 triệu đồng(1999) Công ty có bộ máy tổ chức tinh giảm hiệu quả , với t cách là đơn vị kinh doanh độc lập, tự chủ, tự hạch toán và có đầy đủ t cách pháp nhân Công ty mở tài khoản tại ngân hàng công thơng Việt Nam chi nhánh tại Gia lâm và đợc sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty Detesco Việt Nam.

Là công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ trong kinh doanh trong phạm vi cho phép của pháp luật, quản lí theo chế độ một thủ trởng

theo phơng thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải quyết đúng đắn mối quan hệ lợi ích xã hội, tập thể và của ngời lao động Trong đó lợi ích ngời lao động đợc coi là vấn đề quan trọng nhất Trong hoạt động của mình công ty có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

Nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trờng trong nớc và nớc ngoài để xây dựng và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng năm và dài hạn.

Với t cách là DN nhà nớc công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nớc cấp đồng thời cũng đợc phép huy động vốn của các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nớc, theo hớng dẫn hiện hành của chính phủ nhằm phục vụ cho công tác kinh doanh và phát triển ngành nghề Công ty đợc quyền kinh doanh, phát triển ngành nghề trên nguyên tắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay và có lãi Để có thể phát triển nguồn vốn, công ty đã có những hoạt động sản xuất kinh doanh hết sức linh hoạt và hiệu quả trên cơ sở chuyển hớng sản xuất kinh doanh từ thơng mại thuần tuý sang sản xuất kết hợp thơng mại Năm 2001 công ty vẫn lấy nghành sản xuất xe gắn máy làm ngành sản xuất chính, là hoạt động sản xuất kinh doanh chủ đạo của công ty Có thể nói việc chuyển h-ớng sang sản xuất xe gắn máy của công ty là chủ trơng đúng đắn, là bớc đi nhanh kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất và kinh doanh thơng mại Công ty đã ra sức củng cố hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xe máy Detesco Việt Nam Công ty đang tiến hành tổ chức lại sản xuất và cải tiến việc quản lí sản xuất cho phù hợp với quy mô ba dây chuyền lắp ráp xe gắn máy(IKD và CKD) với công suất 400-500 xe/ ngày Để tạo tiền đề cho việc tiếp tục mở rộng lĩnh vực sản xuất xe gắn máy, năm 2001 này công ty đã hoàn thành hồ sơ xin giấy phép lắp ráp xe gắn máy với tỷ lệ nội địa hoá trên 40%.

Trong lĩnh vực kinh doanh cung ứng lao động, chuyên gia Việt Nam làm việc có thời hạn ở nớc ngoài, du lịch theo các tour cũng là một trong các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty Tuy gặp rất nhiều khó khăn trong môi trờng kinh doanh hiện nay song công ty đã tìm cách tháo gỡ, mở rộng thị trờng tạo ra hớng hoạt động kinh doanh sao cho hiệu quả và cũng đã đạt đợc một số kết qủa nhất định Ngoài ra công ty đã đợc cấp

giấy phép hoạt động và tổ chức việc khai thác thị trờng lao động Đài Loan có hiệu quả.

Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực trên công ty còn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực khác nh kinh doanh xây dựng công nghiệp, dịch vụ nhà đất, buôn bán phần mềm tin học.

2) Tổ chức bộ máy công ty Detesco Việt Nam.

Công ty phát triển kinh tế kỹ thật Việt Nam đi theo loại hình tổ chức kinh doanh đa dạng, phân theo từng phòng ban và các đơn vị trực thuộc Cụ thể chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty đợc tổ chức:

2.1 Văn phòng công ty:

Là nơi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, mua bán hàng hoá với các đối tác trong nớc và nớc ngoài Thực hiện việc nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thơng mại , trực tiếp quản lí các mặt hàng thiết yếu cuả DN, hớng dẫn kiểm tra và quản lí kho đồng thời cùng phàng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng, giải quyết tồn kho, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu trung tâm phải lo các vấn đề về kim ngạch , giấy phép, thủ tục xúât nhập khẩu đồng thời văn phòng công ty cũng là trung tâm thơng mại thực hiện mọi giao dịch của công ty.

2.2 Phòng tài vụ

Là phòng qủan lí, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của công ty, phân phối và điều hoà vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lí kinh tế - tài chính, quyết toán và phân tích kết quả kinh doanh, xử lí các tồn đọng trong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hớng dẫn việc thực hiện kế hoạch thu , chi tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty.

2.3 Phòng tổ chức cán bộ

Là nơi quản lí các mặt công tác tổ chức cán bộ nh lu chuyển nhân

lựa chọn, sa thải, đào tạo và đào tạo lại lao động, xây dựng chế độ đãi ngộ cho công nhân viên.

2.4 Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh

Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh có quyền tự quyết định các phơng án kinh doanh độc lập Tuy nhiên, khi đối mặt với những mặt hàng mà công ty quản lí các đơn vị thành viên phải tập hợp nhu câù, đặt hàng với trung tâm thơng mại để trung tâm tiến hành nhập khẩu hay uỷ nhiệm cho các đơn vị thành viên thực hiện hợp đồng nhập khẩu do lãnh đạo công ty ký kết.

Nét nổi bật trong công tác tổ chức bộ máy công ty là tất cả các đơn vị kinh tế đều do yêu cầu cuả công ty mà hình thành Công ty không liên danh liên kết hay cho mợn t cách pháp nhân Cán bộ quản lí các đơn vị trực thuộc do giám đốc công ty bổ nhiệm trực thuộc quản lí của ban giám đốc Công ty theo dõi chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty đã có những tiến triển, đạt hiệu quả cao Điều này thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đã đạt đợc trong một số năm gần đây:

Số tiền Tỷ lệ(%)

1.Vốn cố định 5900000000 9300000000 3400000000 57.62.Vốn lưu động 6200000000 7500000000 1300000000 213.Doanh thu 57497739191 60853477955 3355738764 5.84.LãI 880147321 1515397056 635249735 72.15.Nộp ngân sách 10835254867 16253981979 5418727112 506.lương bình quân 950000 1100000 150000 25

Chênh lệch

Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty

Thông qua các chỉ tiêu trên cho thấy công ty hoạt động có hiệu quả mặc dù phải đứng trớc nhiều khó khăn do môi trờng kinh doanh Trong năm 2000 doanh thu công ty tăng lên đáng kể làm lãi tăng với tỷ lệ cao một phần do công ty giảm đợc các chi phí không đáng có Công ty cũng đã nâng mức lãi của mình lên tới 72% so với năm ngoái Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nớc bằng việc tăng tỷ lệ nộp ngân sách lên tới 50% so với năm ngoái Bên cạnh đó công ty cũng duy trì, nâng cao mức lơng của ngời lao động lên 150000/ tháng và trong năm 2000 lơng bình quân công nhân viên là1100000/ tháng với tỷ lệ 25% Điều này phản ánh sự nỗ lực to lớn của công ty trong việc chú trọng đến lợi ích, đời sống của công nhân viên, góp phần cải thiện đời sống cho ngời lao động, tạo niềm tin , sự yên tâm làm việc cho cán bộ, công nhân viên công ty.

2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam.

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam tổ chức bộ máy công ty theo mô hình đa dạng hoá và sơ đồ tổ chức bộ máy công ty đợc triển khai theo mô hình tổ chức trực tuyến.

3) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuậth Việt Nam.

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán:

Là một công ty phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, địa bàn kinh doanh rộng với nhiều chi nhánh, trung tâm và xí nghiệp vì thế bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức theo hình thức vừa phân tán và tập trung Theo hình thức này, bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức:

• phòng kế toán tại văn phòng công ty

• Một số đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế toán

• Một số đơn vị trực thuộc khác không có tổ chức tổ kế toán mà chỉ có một nhân viên kinh tế làm nhiẹem vụ thu thập các chứng từ kinh tế cần thiết.

Nh vậy, mỗi mắt xích trên trong bộ máy kế toán của công ty lại có chức năng, nhiệm vụ khác nhau.

3.1.1 Phòng kế toán công ty

đây là nơi thực hiện việc hạch toán những nghiệp vụ tài chính liên quan đến hoạt động chung của toàn bộ công ty, liên quan đến hoạt động của các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán Đay cũng là nơi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến bộ phận văn phòng công ty và thực hiện tập hợp số liệu, lập các báo cáo tài chính chung cho toàn công ty, thực hiện kiểm tra, hớng dẫn các nghiệp vụ tài chính đối với các đơn vị trực thuộc.

3.2.1 Các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán

Tại các đơn vị này sẽ có các nhân viên kinh tế hàng ngày thực hện việc thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, kiểm kê vật t, hàng hoá, xử lý sơ bộ các chứng từ và hàng ngày gửi các chứng từ đã thu nhập đợc về phòng kế toán công ty nhằm tiến hành hạch toán.

3.1.3 Các đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế tán

tại các đơn vị này thì tổ kế toán sẽ thực hiện công tác hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tơng đối độc lập và hoàn chỉnh Cuối kỳ kế

toán tại các đơn vị này tiến hành lập, gỉ báo cáo về phòng kế toán công ty nhằm có số liệu báo cáo tài chính công ty.

Có thể nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hoàn thiện việc kiểm tra, tổng hợp toàn bộ công tác kế toán của công ty từ đó giúp cho ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.

Trong tổ chức bộ máy kế toán văn phòng kế toán công ty với vai trò là văn phòng đầu nãotoàn bộ công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thực hiện bởi năm thành viên.

• Kế toán trởng: Là ngời phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời những bất hợp lí trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về mặt quản lí tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trởng, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc và của công ty.

• Phó phòng kế toán: Là ngời thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ, theo dõi hoạt động của các chi nhánh.

• Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lí quỹ, quản lí thu, chi , lập báo cáo quỹ Thực hiện đầy đủ quy địnhvà chịu trách nhiệm trớc tr-ởng phòng về công việc của mình

• Hai kế toán viên còn lại thực hiện kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, chi phí, công cụ dụng cụ, lơng, thuế, công nợ nội bộ, mua bán, thống kê.

• 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam(Detesco Việt Nam)

Kế toán trởng

Phó phòng kế toán

Thủ quỹ Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán theo dõi mua bán các khoản TSCĐ và các chi và thống tiền vốn, chi phí nhánh kê thuế, công công cụ nợ nội bộ lao động

Các tổ kế toán trực thuộc công ty3.3 Hình thức kế toán vận dụng.

Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Có thể cho rằng đây là hình thức kế toán đợc áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp với việc sử dụng công tác kế toán bằng máy tính tại công ty.

3.3.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung; Để quản lí tốt hạch toán NVL trong kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể lệ kiểm toán của nhà nớc, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hình thức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức này đợc áp dụng theo quy định QĐ 1141/ TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính Theo hình thức này kế toán mở các sổ theo dõi sau:

Sổ nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ NVL kế toán tiến hành mở sổ:

• Sổ chi tiết NVL

• Báo cáo số phát sinh các tài khoản

• Bảng kê phát sinh

Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết Căn cứ vào các sổ , bảng kê, kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết

Công ty áp dụng hệ thống kế toán DN vừa và nhỏ số

1177TC/CĐKT ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Nguyên tắc đánh giá vật t, tài sản công ty theo phơng pháp đích danh nghĩa là vật t đợc xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế nh thế nào khi xuất cũng theo giá đó Công ty cũng sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên: Mỗi khi xuất vật t, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật t xuất vào các tài khoản liên quan Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho

Giá thực tế = Nhập trong + Tồn đầu + Xuất tronghàng tồn kho kỳ kỳ kỳ

Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán ngoại tệ.

3.3.2 Sơ đồ hình thức nhật ký chung

Quy trình tổ chc của hình thức này nh sau:

Sơ đồ hình thức nhật ký chung:

Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ( thẻ) hạch toán chi tiết

Nhật ký chung

Sổ cái Bảng tổng hợp

Bảng cân đối tài khoản

Các báo cáo kế toántài chính

: ghi hàng ngày : Ghi hàng kỳ : Đối chiếu

II- Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

1, Kế toán NVL tại công ty:

1.1 Đối t ợng NVL hạch toán tại công ty

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam với đặc điểm chủ đạo là lấy ngành sản xuất xe gắn máy làm lĩnh vực hoạt động chủ yếu Nguồn NVL của công ty chủ yếu là đợc nhập theo từng lô, từng bộ phận hay chi tiết, nh vậy đó là những thiết bị vật t có tính chất đặc thù mang tính đồng bộ cao Nguồn NVL của công ty có tỷ lệ nội hoá ít chỉ dới 40% còn lại trên 60% là đợc đợc nhập khẩu hoàn toàn Công ty chuyên về lắp ráp xe gắn máy dạng IKD và CKD( trong đó chủ yếu là IKD) vì vậy NVL sử dụng cho toàn bộ quy trình công nghệ lắp ráp thờng là các linh kiện xe gắn máy nh chế hoá khí, khung, sờn xe, nhông xích đợc gọi chung là các linh kiện xe máy sử dụng cho xí nghiệp lắp ráp bên cạnh đó còn có các loại NVL phụ cho sản xuất xe máy nh sơn, dầu, mỡ

Có thể nói việc xác định đúng đắn chi tiết NVL của công ty sao cho phù hợp có ý nghĩa rất lớn trong công tác hạch toán NVL phục vụ cho công tác hạch toán chi phí sản phẩm.

1.2 Nhiệm vụ hạch toán NVL tại công ty

Kế toán NVL tại công ty có nhiệm vụ tổng hợp số liệu với căn cứ là các chứng từ nhập, xuất, thẻ kho các hoá đơn trực tiếp từ ngời bán mà đã đợc gửi về công ty cùng các hoá đơn chứng từ tại các danh điểm là các xí nghiệp chi nhánh cũng đợc chuyển trực tiếp lên phòng kế toán Tại phòng kế toán chứng từ sẽ đợc tập hợp, ghi chép vào sổ nhật ký chung bởi phó phòng kế toán từ đó mới phân công hạch toán các nghiệp vụ liên quan.

Ngoài ra trong nhiệm vụ hạch toán NVL kế toán NVL có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số lợng, chất lợng và giá cả vật liệu tăng giảm, hàng tồn kho theo từng loại, từng thứ; Xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thựctế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đợc nhanh chóng;

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu, phát hiện ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng nh các nguyên nhân thừ, thiếu, ứ đọng, mất phẩm

chất Từ đó đề xuất các biện pháp xử lí lịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra

Các chứng từ mà công ty thờng sử dụng chủ yếu trong công tác hạch toán NVL tại công ty:

- Chứng từ nhập NVL

- phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán+ hoá đơn mua hàng.

Hoá đơn GTGT( ngời bán giao nhằm xác định thuế VAT khấu trừ đầu vào).

- Các chứng từ liên quan chi phí mua ngoài, chuyên chở, lu kho , lu bãi của NVL.

- Chứng từ xuất NVL(FXK)

- Bảng danh mục NVL xuất kho cho xí nghiệp lắp ráp xe gắn máy- Một số chứng từ khác có liên quan trong quá trình nhập, xuất NVL nh danh mục linh kiện chi tiết giao cho XNLR, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,

Các mẫu chứng từ chủ yếu đợc sử dụng trong công tác hạch toán tình hình biến động NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam.

Tại kho công ty, khi NVL nhập kho thủ kho công ty không tiến hành tiến hành lập thẻ kho theo dõi cho các loại vật t nhập kho cụ thể khi nhận đợc FNK và NVL về kho Công ty nên tiến hành lập thẻ kho cho NVL khi nhập kho Thẻ kho đợc lập chi tiết theo số vật liệu thể hiện trên hoá đơn nhập kho vật liệu hay trên FNK cụ thể cho từng loaị vật t nhập kho nhằm theo dõi vật t nhập xuất theo yêu cầu sử dụng NVL Lập đợc thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cụ thể cho từng đơn vị vật t sẽ giúp cho kế toán công ty theo dõi tình hình NVL tại kho đợc chặt chẽ để có thể lập kế hoạch cho NVL nhập hay xuất dùng tránh tình trạng thừa loaị vật t này nhng lại thiếu vật t khác Thẻ kho đợc lập nhằm theo dõi vật t về số lợng tại kho mà không đợc thể hiện về mặt giá trị Phòng kế toán sẽ tiến hành theo dõi vật t của công ty cả mặt giá trị và mặt số lợng cho các loại vật t trên bảng kê phát sinh tài khoản NVL.Ví dụ mẫu thẻ kho đợc lập nh sau cho loại vật liệu cụ thể:

§¬n vÞ:DETESCO VN ThÎ kho

Th¸ng 2 n¨m 2001Sè thÎ: 150

T¹i kho:

§¬n vÞ tÝnh: c¸iC/ tõ

1.3 Tµi kho¶n sö dông chñ yÕu t¹i c«ng ty ph¸t triÓn kinh tÕ kü thuËt ViÖt Nam

C«ng ty chuyªn l¾p r¸p xe g¾n m¸y lµ chñ yÕu vµ NVL ®Çu vµo chñ yÕu lµ nhËp khÈu tõ c¸c nhµ cung cÊp níc ngoµi nh §µi Loan, Hµn