Hoàn thiện công tác kế toán NVL

Hoàn thiện công tác kế toán NVL

Lời mở đầu

Xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất sản phẩm Để quá trình này diễn ra thông suốt từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là nguyên vật liệu- đầu vào của sản xuất Nguyên vật liệu càng trở nên quan trọng hơn khi đặt vào ngành công nghiệp sản xuất vì nó là cơ sở tạo nên sản phẩm thoả mãn ngời tiêu dùng ở nớc ta, ngành công nghiệp vật liệu đang trên đà phát triển và luôn đợc quan tâm hàng đầu.

Xét trên góc độ doanh nghiệp, nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành đều đặn, thờng xuyên, đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng Nhất là trong nền kinh tế thị trờng, dới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh đã làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng nh trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Từ đó buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn.

Muốn vậy phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lợng, chủng loại Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy, phải nhất thiết xây dựng đợc chu trình quản lý vật liệu Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp hạch toán vật liệu đợc chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quản lý và hạch toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ xa xa đã có nền móng của sự quản lý này và khi xã hội càng phát triển các phơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện theo Trong chế độ T Bản Chủ Nghĩa, nhà t bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu, làm sao để vật liệu không bị h hao, mất mát, mọi công nhân có thể bị đuổi việc hoặc cắt lơng nếu làm thất thoát vật liệu.

Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm đợc nguồn lực cho sản xuất, cho doanh nghiệp và đồng thời rộng hơn cả là cho toàn xã hội Kế toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán, theo dõi kịp thời về mặt số lợng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn kho làm cơ sở cho việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất đồng thời tạo tiền

đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu

Nhận thức đợc ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng nh vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại công Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài:

Công ty Cổ phần Sản xuất và Dịch vụ Cơ điện Hà Nội là doanh nghiệp nhà

1

nớc có quy mô vừa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp Quá trình thực tập tại công ty giúp em thấy đợc vai trò của công tác kế toán vật liệu từ khâu lập và luân chuyển chứng từ, lựa chọn tài khoản kế toán vào sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán Trên quan điểm đó, phạm vi nghiên cứu đề tài của em gồm các nội dung sau:

Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật

liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần

Sản xuất và Dịch vụ Cơ điện Hà Nội.

Chơng III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ

phần Sản xuất và Dịch vụ Cơ điện Hà Nội.

Chơng I

Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.

1 Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

1.1 Đặc điểm:

Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao động, đối tợng lao động Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con ngời có thể tác động vào Đối tợng lao động đợc chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên nh: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu.

"Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới."

Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:

- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

1.2 Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời Chất lợng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lợng của nguyên vật liệu làm ra nó Do vậy, để sản xuất đợc những sản phẩm tốt, thoả mãn đợc nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lợng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại.

- Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm) Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần

3

phải quan tâm Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội.

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phơng thức sản xuất Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lợng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay các ngành sản xuất cha đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.

- ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa.

- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí.

- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.

- ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng đợc hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.

3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Để thực hiện đợc chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau:

- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức nh sau:

1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc phân thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ lau .)

- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt .)

Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên.

Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.

5

1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất:

Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm Gồm có:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.

+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thờng là chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc thiết bị).

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng.- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.

1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu:

Nguyên vật liệu đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ.

Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là u việt hơn cả.

2 Đánh giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất Việc đánh giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.

2.1.Các chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu.

- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá đợc xác định dựa trên

những căn cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán.

- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế.

Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.

Giá của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau:- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn nếu đơn vị nộp thuế áp dụng phơng pháp trực tiếp Giá đã có thuế giá trị gia tăng ( Giá thanh toán ) Nếu đơn vị áp dụng ph-ơng pháp khấu trừ là giá cha có thuế giá trị gia tăng cộng thuế nhập khâủ ( nếu có ) cộng + chi phí thu mua vận chuyển bốc xếp , thuê kho, bãi trừ các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có).

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến.

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ ).

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)

- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

- Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

2.3.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.

Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả cán bộ kế toán Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những phơng pháp sau đây:

2.3.1 Phơng pháp FIFO ( nhập trớc, xuất trớc).

7

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Phơng pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hớng ổn định hoặc có xu hớng giảm.

2.3.2.Phơng pháp LIFO ( nhập sau, xuất trớc).

Phơng pháp này giả định những vật liệu đợc mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp FIFO ở trên.

Phơng pháp LIFO thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng.2.3.3 Phơng pháp giá đơn vị bình quân.

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính căn cứ vào số lợng xuất dùng trong kỳ và đơn giá bình quân để tính.

Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng = xuất dùngx bình quân

Trong đó:

Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ

bình quân cả =

kỳ dự trữ Số lợng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng TT vật liệu nhập trong kỳ

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trớc)bình quân =

cuối kỳ trớc Số lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trớc)

Phơng pháp này cũng có u điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ Tuy nhiên phơng pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhậpbình quân sau =

mỗi lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật Nhợc

điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần.

2.3.4.Phơng pháp giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

2.3.5.Phơng pháp hệ số giá.

Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp).Để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với hệ số giá hạch toán.

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu.

III- kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc).- Phiếu xuất vật t ( mẫu 02-VT: Bắt buộc).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc).- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hớng dẫn).

- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05-VT: Hớng dẫn) - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc).

9

1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu.

Căn cứ vào nhu cầu về vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, qui cách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật t".

Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t để lập " Phiếu nhập vật t" Phiếu nhập vật t lập thành 2 liên ( Đối với vật t mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật t tự sản xuất).

Thủ kho sau khi nhận vật t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận

Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán Liên 3( nếu có): Ngời nhập giữ Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu.

Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì )

Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t xuất kho cho các bộ phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: ngời nhận vật t giữ) Phiếu xuất vật t sử dụng trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít

Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật t theo hạn mức" Phiếu xuất vật t theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó Cuối tháng không dùng hết vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật t đem đến kho cùng với số vật t thừa và phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho ghi số lợng thừa trả lại vào cả hai phiếu.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" Phiếu này đợc lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.

2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lợng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách Tuỳ theo qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba

phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:

2.1 Phơng pháp thẻ song song.

* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lợng, thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng loại vật t Hàng ngày , căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lợng tồn trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thủ kho phải th-ờng xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật t.

*Tại phòng kế toán: Kế toán vật t mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho Sổ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật t phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu.

* Điều kiện áp dụng của phơng pháp: Phơng pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp Vì vậy, phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật t, khối lợng các nghiệp vụ

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên

vật liệu

Kế toán tổng hợpPhiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

nhập xuất ít, không thờng xuyên.

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

* Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng danh điểm vật liệu nh trờng hợp hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.

* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền cuả từng danh điểm vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

* Điều kiện áp dụng: Theo phơng pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ, nhng toàn bộ công tác ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập báo cáo thờng bị chậm trễ Phơng pháp này có cải tiến hơn phơng pháp thẻ song song nhng vẫn còn ghi trùng lặp Do vậy, thờng áp dụng ở doanh nghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tơng đối nhiều.

2.3 Phơng pháp sổ số d.

* Tại kho: Giống các phơng pháp trên Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán.

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

* Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật t Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đ-ợc dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số d ( số liệu trên sổ số d do kế toán tính bằng cách lấy số lợng tồn kho nhân với giá hạch toán).

* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

* Điều kiện áp dụng: Phơng pháp sổ số d có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nó có đặc điểm là xoá bỏ đợc việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và phòng kế toán Tuy nhiên, theo phơng pháp này công việc khá phức tạp, thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có qui mô lớn, số lợng chủng loại vật t nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thờng xuyên với khối lợng lớn.

IV- kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Chứng từ nhập kho

Thẻ kho

Chứng từ xuất kho

Sổ số dư

Kế toán tổng hợpChứng từ nhập

khoChứng từ nhập

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

A kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán Theo phơng pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có các mặt hàng có giá trị lớn.

1 Tài khoản kế toán sử dụng:

- TK 152: Nguyên vật liệu.

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện thanh toán.

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL trong kỳ.+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ.

+ D nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.- TK 151: Hàng mua đang đi đờng.

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản qui định, gồm nguyên vật liệu mua đã chấp nhận thanh toán hoặc đã trả tiền cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu đã về doanh nghiệp nhng cha làm thủ tục nhập kho.

TK 151 đợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi trên đờng tính đến ngày cuối kỳ.

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng trong kỳ.

+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

+ D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).- TK 133: Thuế giá trị gia tăng ( GTGT) đợc khấu trừ.

TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đợc hoàn lại.+ Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ phát sinh trong kỳ.+ Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ( đã

khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu, giảm giá hàng mua, đợc hoàn lại )

+ D nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ sẽ đợc hoàn lại nhng cha nhận.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán nh : TK 111; TK 112; TK 141; TK 331, TK 621, TK 641, TK 642

2.Kế toán tình hình biến động nguyên vật liệu.

2.1 Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu.

2.1.1.Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

- Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế.Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Có TK liên quan ( 331,111,112,141 ): Tổng giá thanh toán.

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi:

Nợ TK 331(chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả.Nợ TK 111,112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại.

Nợ TK 1388 : Số tiền trả lại đợc ngời bán chấp nhận.Có TK 152 (chi tiết): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua

trả lại theo giá không có thuế.

* Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế)Có TK 152 ( chi tiết) : Trị giá số thừa trả lại

15

* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa không có thuếNợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa* Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập

Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa không có thuế Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

+ Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp ở trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý số thừa ghi có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa ( giá không có thuế GTGT)Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừaĐồng thời ghi Có TK 002

* Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế GTGT)Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

Đồng thời ghi Có TK002

- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn.

Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

+ Khi nhập:

Nợ TK 152(chi tiết): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 138 ( 1381) : Trị giá số thiếu (không có thuế)

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn+ Khi xử lý:

* Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Ngời bán giao nốt số còn thiếuCó TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thiếu* Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhânNợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhânCó TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu

Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo nh hợp đồng:

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao trả hoặc số giảm giá đợc ngời bán chấp nhận:

Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán của số hàng đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán

Có TK 152 ( chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giáCó 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng cha có hoá đơn" Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Có TK 331:

Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau:

+ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế); bằng bút toán thờng (nếu giá tạm tính< giá thực tế).

+ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về.

Kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đờng" Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua không có thuế GTGTNợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan ( 331, 111,112,141 ): Tổng giá thanh toánSang tháng sau khi hàng về ghi :

Nợ TK 152( chi tiết) : Nếu nhập kho

Nợ TK 621,627 : Nếu xuất thẳng cho sản xuất, cho phân xởngCó TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về

17

- Trờng hợp Nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 152( chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154 : NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công

- Các trờng hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài, tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh: Nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn:

Nợ TK 152 (chi tiết) : Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm

Có TK 411 : Nhận cấp phát, biếu tặng, viện trợ, góp vốn Có TK 412 : Đánh giá tăng nguyên vật liệu

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộCó TK 642 : Thừa trong định mức tại kho

Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621,627,641,642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệuCó TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ

2.1.2 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

ở các đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hay các đơn vị kinh doanh vàng bạc sẽ tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Trong trờng hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu theo tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào.

Nh vậy việc hạch toán sẽ giống nh phơng pháp khấu trừ chỉ khác là kế toán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu nguyên vật liệu mua về đợc đa ngay vào sử dụng)

2.2 Kế toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi tr-ờng hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152.

- Trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621(chi tiết đối tợng) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ

Nợ TK 627( 6272- chi tiết PX) : Xuất dùng cho phân xởngNợ TK 641 ( 6421) : Xuất phục vụ bán hàng

Nợ TK 642 (6422 : Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của doanh

Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạnNợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạnNợ ( Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế NVL xuất góp vốn liên doanh- Trờng hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho thuê gia công chế biếnCó TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế

- Trờng hợp giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 ( 1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thờiNợ TK 136 ( 1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay

- Trờng hợp giảm do các nguyên nhân khác ( nhợng bán, phát hiện thiếu )Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng

Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại khoNợ TK 138 (1381): Thiếu cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lạiCó TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu

Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên có thể đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (Tính thuế theo phơng pháp trực tiếp)

TK 331,111

112,141,311 TK 152 TK 621 Xuất để chế tạo sản phẩm

Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( Tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)

TK 331,111,112,141,311 TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 133 TK 111,112, 331 Thuế GTGT Số tiền giảm giá, giá trị

đợc khấu trừ hàng mua trả lại

TK 151 TK 627,641,642 Hàng đi đờng kỳ trớc Xuất cho SX,bán hàng

về nhập kho quản lý ,XDCB

TK 411 TK128,222 Nhận cấp phát tặng thởng Xuất góp vốn liên doanh

Góp vốn liên doanh

TK 642,3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công

chế biến

TK 128,222 TK1381,642 Nhận lại góp vốn liên doanh Thiếu phát hiện khi

kiểm kê

TK 412 Đánh giá giảm

21

Giá trị vật t Giá trị vật t Giá trị vật t Giá trị vật t hàng hàng hoá xuất = hàng hoá tồn + hàng hoá nhập - hoá tồn kho cuối kỳ dùng trong kỳ kho đầu kỳ trong kỳ theo kiểm kê

Phơng pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản ,phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật t có giá trị thấp ,thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

1 - Tài khoản sử dụng :

- TK 152 :"Nguyên liệu,vật liệu ".

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho ,chi tiết theo từng loại

+ Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + D Nợ : Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

- TK 151 : " Hàng mua đang đi đờng" Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đờng Đó là những loại vật t mà đơn vị đã mua hoặc đã chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về đến đơn vị, cha qua kiểm nhận, kể cả hàng gửi tại kho ngời bán.

+ Bên Nợ : Trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ+ Bên Có : Kết chuyển hàng đi đờng đầu kỳ+ D Nợ : Trị giá hàng mua đang đi đờng đầu kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trình hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu nh : TK 111, TK112, TK141, TK133, TK311, TK621, TK627

2.Phơng pháp hạch toán.

2.1.Đầu kỳ: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611( 6111): Tổng giá trị NVL tồn kho, đang đi đờng

Có TK 152 ( chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳCó TK 151 : Giá trị nguyên vật liệu đang đi đờng đầu kỳ

Nợ TK 611(6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua

Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay

Có TK 128,222: Nhận lại vốn góp liên doanh+ Khi đợc chiết khấu :

Nợ TK 111, 112,331: Tổng số tiền chiết khấu đợc hởng Có TK 711: Số chiết khấu đợc hởng khôngcó thuế GTGT Có TK 133(1331): Thuế GTGT không đợc khấu trừ+ Khi đợc giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua:

Nợ TK 111,112,331: Trị giá phần giảm giá hay hàng trả lại Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không đợc khấu trừCó TK 611(6111): Trị giá thực tế

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Do vậy ghi :

Nợ TK 611(6111): Tổng giá Có TK liên quan ( 111,112,331 ): thanh toán

2.3.Cuối kỳ:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn khoNợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳNợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ

Có TK 611(6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

23

- Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng.

Nợ TK liên quan ( TK 621,627,641,642 ):Có TK 611(6111):

Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ( Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151xxx

Giá thực tế NVLXuất dù

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ( Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151Xxx

Giá trị NVL tồn và Giá trị NVL tồn và đang đi đờng đầu kỳ đang đi đờng cuối kỳ

đợc khấu trừ

Nhận góp vốn liên doanhcấp phát, tăng thởng

Giá thực tế NVLxuất dùng TK 412

C.Tổ chức sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nớc ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là:

+ Nhật ký - Sổ cái.+ Nhật ký chung.+ Nhật ký chứng từ.+ Chứng từ ghi sổ.

Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng Cụ thể nh sau:

1.Hình thức sổ nhật ký chung

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất ( phiếu nhập kho, phiếu xuất

25

kho ), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152,331

Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên đợc ghi vào các sổ chi tiết liên quan.

Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngàyQuan hệ đối chiếu

2.Hình thức Nhật ký- Sổ cái.

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất NVL (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết.Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtChứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ cái Tk152

Bảng cân đối

Báo cáo tài chínhNhật ký mua

hàng

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu

3.Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất NVL, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611.

Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngày Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợpChứng từ gốc

Nhật ký – sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpChi tiết

Chứng từ gốcBảng tổng hợp

Chứng từ gốcChứng từ Ghi sổ

Sổ cái tk 152

Báo cáo tài chính

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpChi tiếtSổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

4.Hình thức Nhật ký- Chứng từ:

Hạch toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách Mỗi loại sổ sách lại có thể đợc dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngày Quan hệ đối chiếu

Sổ, thẻ kế toán chi

tiết Nvl

Bảng tổng hợp chi tiết nvl

Bảng phân bổ số 2

Bảng kê số 4,5

Nkct số 7

Sổ cái tk152 Báo cáo tài

chính Nkct

số1,2,3,4,6, 10

Sổ chi tiết thanh toán

với người bán hàng

Nkct số 5

Bảng kê số 3

Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu – Quận Đống Đa – Hà Nội

1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đã đợc khẳng định Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tập trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh, phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế của đất nớc

Trong tình hình đó, Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội đợc thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số 4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nớc hạng 2 theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trớc cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình Công ty có trụ sở chính đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216 Hoàng Hoa Thám - phờng 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh.

Từ trớc năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe đạp Nhng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nớc từ bao cấp sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa Nhu cầu xe đạp ít hơn trớc, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trờng Việt Nam giá lại rất rẻ Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trờng bị thu hẹp, sản xuất gặp rất nhiều khó khăn

Nắm bắt đợc chủ trơng đổi mới của Nhà nớc, công ty đã từng bớc khắc phục khó khăn, vơn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hớng đi mới

Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trớc hết phải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu t, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh Chỉ có nh vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp đợc xu hớng phát triển không ngừng trên thị trờng, mới vực dậy đợc hoạt động của bản thân doanh nghiệp Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa Để tồn tại và phát triển là mục tiêu định hớng chiến lợc đ-ợc đặt ra trong thời kỳ trớc mắt và cả lâu dài của công ty Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trờng, lắng nghe ý kiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nớc về rất nhiều lĩnh vực Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm

29

sử dụng rất cần đợc nâng cấp đầu t để từng bớc hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế Ngoài ra công ty còn nghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng nh: xe đẩy vận chuyển, nội thất dân dụng với phơng châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không sản xuất những thứ xã hội đã có sẵn".

Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển đợc, phải không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lợng, giảm giá thành Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng đợc mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuất các trang thiết bị y tế , nội thất giành đợc nhiều uy tín trên thị trờng.

Để thực hiện đợc nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hớng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu t thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lợng Năm 1994 doanh thu của công ty là 8 tỷ đồng Năm 1996 do nhu cầu của thị trờng và phát triển kinh doanh công ty đầu t thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inox các loại với sản lợng 10.000 tấn inox /1 năm, đa doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ năm 2000 Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty , đợc sự giúp đỡ của UBND Thành phố, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

Các bớc phát triển đi lên của công ty đợc thể hiện phần nào qua một số chỉ tiêu cơ bản sau đây:

1 Giá trị sản lợng CN 13.628.800.000 15.536.900.000 16.121.171.4002 Doanh thu bán hàng 24.395.552.000 27.821.264.000 28.212.050.000

2- Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện.- Đặc điểm tổ chức sản xuất.

Bộ phận sản xuất chính của Công ty đặt tại 20 Phố Bích câu – Quận Đống đa – Hà nội.

Công ty gồm có 01 phân xởng sản xuất :

Trong phân xởng sản xuất gồm có 04 tổ sản xuất:- Tổ1 : Tổ cơ khí.

- Tổ 2 : Tổ hàn.- Tổ 3 : Tổ điện hoá.

- Tổ 4 : Tổ hoàn thiện và đóng gói sản phẩm.

- Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất của Công ty.

+ Qui trình chung sản xuất giờng + Tủ

+ Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong đơn vị.

Sản phẩm của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành y tế nên nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại inox nh : Inox lá, inox ống, inox lá băng, các loại thép .

VD: Inox lá băng 78.6m x 1.2 ly Inox lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Inox lá 0.4 ly x1020 x cuộn

Inox ( 31.8 x 1,2 x 6mInox (25.4 x 1,2 x x 6mInox (25 x 60 x 1,2 x 6mInox ( 30 x 60 x 1,2 ly x 6mThép (22 x 1,2 ly x 6mBu lông Inox M8x60Que hàn Inox 26 .

3- Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện.

Để quản lý sản xuất và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý tuỳ thuộc vào qui mô loại hình doanh nghiệp , đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể mà doanh nghiệp thành lập ra các bộ phận quản lý thích hợp đợc gọi là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện là một đơn vị hạch toán độc lập , bộ máy quản lý của Công ty đớc tổ chức theo sơ đồ sau:

31Vật liệu:

Inox ống Công đoạn cắt phôi Công đoạn hàn, mài via

Công đoạn điện hoá

Công đoạn hoàn thiện , đóng gói

Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện

Bộ máy quản ký của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến, đứng đầu là

Phòng kế toán tài chính

Tổ bảo vệ

Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn với nhà nớc và với công nhân trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc và một kế toán trởng.

Phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ diieù hành các công việc kinh doanh của Công ty nh giải quyết các hợp đồng mua, bán hàng , lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, trực tiếp chỉ đạo phòng Hành chính tổng hợp và phòng Kế hoạch thị trờng.

Phó giám đốc sản xuất có nhiệm vụ điều hành các công việc sản xuất và quản lý ở phân xởng và phòng kỹ thuật.

Kế toán trởng có nhiệm vụ là tham mu giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế , phụ trách kế toán tổng hợp và kế hoạch tài chính.

Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh thông suốt toàn bộ Công ty cụ thể nh sau:

- Phòng kế hoạch thị trờng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm để báo cáo Giám đốc và giao cho các bộ phận thực hiện và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch đề ra.

- Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ chỉ đạo kỹ thuật sản xuất ở phân xởng sản xuất và các tổ sản xuất.

- Phòng hành chính tổng hợp : Có nhiệm vụ điều hành việc tổ chức quản lý cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lơng, BHXH, và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty, tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ thống kê của nhà nớc, lập các báo cáo tài chính đảm bảo cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.

- Tổ bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty, theo dõi tình hình thực hiện các quy chế của Công ty đề ra.

4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện.

Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm Có thể nói phòng kế toán tài chính là ngời trợ lý đắc lực cho Giám đốc và ban lãnh đạo Công ty để đa ra các quyết định đúng đắn, hiệu quả trong việc điều hành quản lý quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là những ngời ghi chép, thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và hoạt động của Công ty một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ.

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất mà bộ máy kế toán đợc tổ chức nh sau:

Một kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, điều hành công việc chung trong phòng kế toán.

Một kế toán kiêm kế toán tiêu thụ , thanh toán với ngời bán,kế toán tiền gửi ngân hàng

Một kế toán nguyên vật liệu, thành phẩm , thủ quỹ, TSCĐ, tiền lơngMột kế toán công nợ , tạm ứng, giá thành sản phẩm.

33

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:

Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý tài chính, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ với hệ thống kế toán chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán khá đầy đủ Một số bộ phận kế toán đã đợc thực hiện trên máy vi tính.

iI- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.

1.Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty

Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ cho ngành y tế nên sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại giờng bệnh nhân Inox, tủ thuốc, tủ đầu giờng Do vậy, nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu là các loại Inox ( ống, lá, băng ); các loại ốc vít, que hàn, a xít tẩy

Các loại nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh, mặt bằng của công ty lại hạn hẹp do vậy khó khăn trong việc bảo quản, phải nhập làm nhiều lần Điều này đòi hỏi công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất.

Trong giá thành sản phẩm của công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn ( khoảng 60 - 65%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Do vậy phải tổ chức

Kế toán trởng(trởng phòng)kiêm kế toán tổng hợp

Kế toán tiêu thụ, ttnbTiền gửi ngân

Kế toán vật liệu, thành phẩm, thủ quỹ

Kế toán công nợ, tạm ứng, giá thành sản

phẩm

quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả.

Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu đợc mua từ các nguồn hàng trong nớc với các bạn hàng ổn định thờng xuyên có uy tín nh công ty Đông á, công ty Hoàng Vũ, cửa hàng Inox Vinh Vợng Đây là một thuận lợi cho công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu.

2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

2.1.Phân loại:

ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox lá băng, Inox lá, Inox hộp vuông, Inox tròn Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau:

Inox lá : Lá 0.8ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44Inox hộp vuông: hộp 25x60 x1,2x6m; hộp 30 x 60 x 1,2 x 6m

- Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất nh: ốc vít, bánh xe các loại, que hàn

- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn.

Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc nh galê, vòng bi, dây cu roa

Việc phân loại vật liệu trên giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đa ra hình thức hạch toán phù hợp.

2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu mua ngoài đợc doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế.Đối với nguyên vật liệu nhập kho:

Giá thực tế vật liệu nhập kho của công ty là giá mua cha có thuế GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ) trừ các khoản giảm trừ (nếu có).

Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ công ty tới nơi thuê gia công và từ nơi thuê gia công về công ty.

35

Đối với nguyên vật liệu xuất kho:

Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân.

Trị giá vật liệu xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳĐơn giá bình quân =

Số lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng vật liệu nhập trong kỳ

3.Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ.

- Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến- Biên bản kiểm nghiệm vật t

- Hoá đơn giá trị gia tăng

3.2 Thủ tục nhập xuất và chứng từ sử dụng:

3.2.1.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu của công ty đợc hình thành từ hai nguồn là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).

a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.

Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải đ-ợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của vật liệu.

Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận) Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do ngời cung cấp công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hoá đơn bán hàng của ngời cung cấp, phòng Kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t Phiếu nhập kho vật t lập thành 3 liên :

Liên1: Lu tại phòng Kế hoạch vật t

Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển lên cho phòng kế toán.

Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho ngời cung cấp)

Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.

Ví dụ 1: Ngày 3/1/2002 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận đợc các chứng từ sau:

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LLLiên 2: Giao cho khách hàng CD/00-BNgày 3 tháng 1 năm 2002

N0: 096196Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt

Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội

Điện thoại: MST:

Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú

Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà NộiĐịa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130

Sở giao dịch I NHCTVNHình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản

Số tiền bằng chữ: (Năm mơi hai triệu bốn trăm hai sáu ngàn sáu trăm năm mơi đồng).

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu 2:

37