Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Có thể nói phòng kế toán tài chính là ngời trợ lý đắc lực cho Giám đốc và ban lãnh đạo Công ty để đa ra các quyết định đúng đắn, hiệu quả trong việc điều hành quản lý quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là những ngời ghi chép, thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và hoạt động của Công ty một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất mà bộ máy kế toán đợc tổ chức nh sau:
Một kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, điều hành công việc chung trong phòng kế toán.
Một kế toán kiêm kế toán tiêu thụ , thanh toán với ngời bán,kế toán tiền gửi ngân hàng.
Một kế toán nguyên vật liệu, thành phẩm , thủ quỹ, TSCĐ, tiền lơng Một kế toán công nợ , tạm ứng, giá thành sản phẩm.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:
Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý tài chính, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ với hệ thống kế toán chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán khá đầy đủ. Một số bộ phận kế toán đã đợc thực hiện trên máy vi tính.
iI- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.
1.Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty .
Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ cho ngành y tế nên sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại giờng bệnh nhân Inox, tủ thuốc, tủ đầu giờng... Do vậy, nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu là các loại Inox ( ống, lá, băng...); các loại ốc vít, que hàn, a xít tẩy...
Các loại nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh, mặt bằng của công ty lại hạn hẹp do vậy khó khăn trong việc bảo quản, phải nhập làm nhiều lần. Điều này đòi hỏi công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất.
Trong giá thành sản phẩm của công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn ( khoảng 60 - 65%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy phải tổ chức
Kế toán trởng (trởng phòng) kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán tiêu thụ, ttnb Tiền gửi ngân
hàng Kế toán vật liệu, thành phẩm, thủ quỹ Kế toán công nợ, tạm ứng, giá thành sản phẩm
quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả.
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu đợc mua từ các nguồn hàng trong nớc với các bạn hàng ổn định thờng xuyên có uy tín nh công ty Đông á, công ty Hoàng Vũ, cửa hàng Inox Vinh Vợng... Đây là một thuận lợi cho công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu.
2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
2.1.Phân loại:
ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox lá băng, Inox lá, Inox hộp vuông, Inox tròn... Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau:
Inox lá : Lá 0.8ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Inox hộp vuông: hộp 25x60 x1,2x6m; hộp 30 x 60 x 1,2 x 6m ... ... ...
- Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất nh: ốc vít, bánh xe các loại, que hàn...
- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn.
Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc nh galê, vòng bi, dây cu roa...
Việc phân loại vật liệu trên giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đa ra hình thức hạch toán phù hợp.
2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu mua ngoài đợc doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế. Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế vật liệu nhập kho của công ty là giá mua cha có thuế GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản . . .) trừ các khoản giảm trừ (nếu có).
Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ công ty tới nơi thuê gia công và từ nơi thuê gia công về công ty.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân.
Trị giá vật liệu xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân =
Số lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng vật liệu nhập trong kỳ
3.Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ.
3.1 Các chứng từ sử dụng:
Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu số 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu số 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến
- Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến - Biên bản kiểm nghiệm vật t
- Hoá đơn giá trị gia tăng
3.2 Thủ tục nhập xuất và chứng từ sử dụng:
3.2.1.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đợc hình thành từ hai nguồn là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).
a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải đ- ợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do ngời cung cấp công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hoá đơn bán hàng của ngời cung cấp, phòng Kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t. Phiếu nhập kho vật t lập thành 3 liên :
Liên1: Lu tại phòng Kế hoạch vật t
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển lên cho phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho ngời cung cấp)
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ 1: Ngày 3/1/2002 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận đợc các chứng từ sau:
Biểu1:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 3 tháng 1 năm 2002
N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt
Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768 Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội
Điện thoại:... MST:
0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản
Số
TT Tên hàng hoá dịch vụ tính Số lợngĐV Đơn giá(Đồng) Thành tiền(Đồng)
A B C 1 2 3=1x2
1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x cuộn kg 240,2 24.286 5.833.497
3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 27.619 14.527.594
4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 28.571 5.999.910
5 Inox φ 31,8 x1,2ly x6m kg 300 24.762 7.428.600
Cộng tiền hàng 49.930.144
Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 2.496.506
Tổng cộng tiền thanh toán 52.426.650
Số tiền bằng chữ: (Năm mơi hai triệu bốn trăm hai sáu ngàn sáu trăm năm mơi đồng).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài chính
Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 4 tháng 1 năm 2002
Số: 001 Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2002 của công ty TNHH Inox Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trởng ban. Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
Stt Tên, nhãn hiệu, qui
cách vật t Mã số Phơng thức kiểm nghiệm
ĐV
tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệmSl đúng QCPC Sl không đúng QCPC
Ghi chú