Tại công ty việc hạch toán chi tiết NVL đợc áp dụng theo phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên 1 tờ thẻ kho, thẻ kho đợc đóng thành quyển dùng cho cả năm.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải ghi số lợng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất đợc thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lợng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số l- ợng với kế toán.
Ví dụ 5: Trong quý 1 năm 2002 thủ kho nhận đợc các phiếu nhập và phiếu xuất nh sau:
Biểu 9:
Cty SX DVCĐ Mẫu số 06-VT
Kho: VTKK Ban hành theo QĐsố 1141 ngày 1/11/95
Thẻ kho
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Inox lá USU304 0,4ly*1020*cuộn Đơn vị tính: Kg Mã số: Stt Chứng từ Số phiếu Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải Đ VT Nhập Số lợngXuất Tồn Xác nhận của KT Kiểm kê ngày
31/12/2002 1650
01 01 4/1 Cty Inox Tiến Đạt Kg 584.4
02 12 8/1 Cty Inox Hoà Bình Kg 1915
03 13 8/1 Vinh- Vĩnh Thành 1915
04 16 12/1 Cty Inox Hoà Bình Kg 1297
05 19 12/1 Miên cơ sở Sóc Sơn 600
06 20 15/1 Cầu quản đốc px2 68
07 22 20/1 Vinh- Vĩnh Thành 584,4
Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4
Tồn kho cuối tháng 1 2279
* Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tơng ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán vật liệu xuống kho lấy các chứng từ nhập xuất đã đợc thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận đợc các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý cha. Nếu nh các chứng từ đã hợp lý hợp pháp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ chi tiết.
Giá bình quân đợc tính nh sau:
Ví dụ tính giá bình quân của Inox lá USU 304 0,4ly x1020x cuộn: Đơn giá 40.857.300đ+ (16.140543đ+ 51.978.845đ + 35.821.843đ) bình quân = trong tháng 1.650kg+(584,4 kg + 1915 kg + 1.297 kg ) 144.798.531đ = = 26.586,0992đ/kg 5.446,4 kg
2279kg x 26.586,0992 = 60.589.720đ.
Trị giá hàng xuất kho của Inoxlá USU 3044,4ly *1020 * cuộn là: 3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ
5.Hạch toán tổng hợp NVL.
5.1.Tài khoản sử dụng
Thực tế ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện, kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Các tài khoản công ty sử dụng là: TK152, TK133, TK111,TK112, TK141, TK331, TK311, TK621, TK627, TK154, TK338, TK138.
5.2.Hạch toán tổng hợp nhập NVL.
5.2.1 Trờng hợp mua ngoài.
Hàng và hoá đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay. Sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua nh hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập.
* Mua bằng tiền mặt
VD: Ngày 03/01/2002 Công ty mua Inox của công ty Tiến Đạt, tổng số tiền là: 23.072.742 đ bao gồm cả các chi phí mua hàng nh vận chuyển, bốc xếp, bao gồm cả thuế GTGT. Công ty trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 20 ( Biểu 3); hoá đơn GTGT ( Biểu 1) ghi:
Nợ TK152 : 21.974.040đ
Nợ TK133 1.098.702đ
Có TK111 23.072.742đ
Nghiệp vụ chi tiền mặt tại công ty để trực tiếp mua hàng rất ít xảy ra mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và tạm ứng cho nhân viên đi mua.
Biểu12: Cty SXDVCĐ Nhật ký chứng từ số1 Ghi có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2002 ĐVT: đồng Stt Ngày TK152 Ghi có TK111, Nợ các TK. . . . .TK 133 TK153 .. … …. 01 03/01/2002 21.974.040 1.098.702 02 06/01/2002 31.609.268 1.580.462 7.771.900 … ……… …….. ……… ………….. Cộng 112.968.420 5.648.421 35.942.800 Ngời ghi nhật ký (ký tên)
Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 1. Xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 ( ghi có TK 111 - Nợ TK 152).
* Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Đối với trờng hợp này kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận đợc sổ phụ của ngân hàng ( giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và vào sổ tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ: Ngày 10/1/2002 sau khi nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản nh sau:
Nợ TK 152: 36.950.000đ. Nợ TK 133: 1.847.500đ.
Có TK 112.1: 38.797.500đ
Cuối tháng hay cuối quí kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu ở sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có của TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ cái TK 152.
Biểu 13:
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 1/ 2002
Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112,
ghi nợ các TK
Cộng có TK 112 Hoá
đơn PN N T .... TK 152 TK 133 ....
042876 13 10.1 Trả tiền mua Inox 36.950.000 1.847.500 38.797.500
036971 17 12.1 Trả tiền mua Inox 11.762.500 562.500 11.200.000
.……… ………
Cộng 73.057.325 3.652.866 476.710.191
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Ngời ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
* Mua NVL cha trả tiền.
Đối với vật liệu mua ngoài cha trả tiền công ty hạch toán vào TK 331. Trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán.
Vì vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau:
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán đợc mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này đợc mở cho cả một năm, bắt đầu từ 01/01 đến hết năm, mỗi tờ hoá đơn đợc ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian và đợc theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong.
Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán đợc ghi một dòng trong NKCT số 5 nh biểu 15. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ cái TK 331; xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK152 (Ghi Nợ TK152, ghi Có TK331)
Biểu14:
Cty Sx&DV
Cơ Điện Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Tài khoản: 331- Phải trả ngời bán
Tháng 1/2002
Đối tợng: Công ty TNHH Inox Hoà Bình
Chứng từ Số HĐ Số PN NT nhập Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu kỳ 70.000.000 09619 18 13.1 Mua Inox 152 21.820.851 Thuế VAT 133 1.091.042 097118 22 22.1 Mua Inox 152 6.090.838 Thuế VAT 133 23.1 Trả bằng TGNH 80.000.000 Cộng 80.000.000 30.237.494 Số d cuối kỳ 20.237.494
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Biểu 16
Công ty SX & DV
CƠ Điện Hà Nội Sổ cái
TK 331- Phải trả cho ngời bán
Đơn vị: đồng. Số d đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với TK này Tháng 1 Tháng 2 ……….. Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số d cuối tháng Nợ Có 162.978.494 Ngày tháng năm Kế toán trởng ( Ký tên) * Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứmg:
Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền , sổ quĩ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ số 10
Nợ TK 141:
Có TK 111:
Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK 111. Trong Nhật ký chứng từ số 10, các đối tợng đợc tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tợng đợc ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trớc mới đợc tạm ứng đợt sau.
Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập. . . để định khoản:
Nợ TK 152: Nợ TK 133:
Có TK 141:
Cuối tháng hoặc cuối quí khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi sổ cái TK 152 ( Ghi có TK 141, ghi Nợ TK 152).
Biểu 17
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 10
Ghi có TK 141- Tạm ứng Tháng 1/2002
Đơn vị tính: đồng
Stt Diễn giải Số d đầu
kỳ Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK Ghi có TK 141, ghi Nợ các TK Số d cuối kỳ Nợ Có TK111 . Cộng TK 152 TK 133 … Nợ Có 1 Hoàng Tăn Tú 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 NG. xuân Vinh 3.400.000 3.400.000 3.238.100 161.900 3 Phạm Văn Tiến 2.000.000 2.000.000 ……… Cộng 32.000.000 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )
*Trờng hợp nhập kho hàng đi đờng tháng trớc: Vì nguyên vật liệu của công ty chủ yếu mua trên địa bàn Hà Nội nên trờng hợp này thờng không xảy ra. Rất hãn hữu có trờng hợp cuối tháng hàng cha về thì công ty vẫn lu hoá đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ.
5.2.2. Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công
Tại công ty SX và DV Cơ Điện Hà Nội , nguyên vật liệu chủ yếu đợc nhập từ nguồn mua ngoài. Trờng hợp thuê ngoài gia công rất ít.
Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán căn cứ vào : Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu nhập kho gia công. . . ghi định khoản nh sau:
Nợ TK 152:
Có TK 154:
Ví dụ: Căn cứ hợp đồng gia công số 162 ngày 24/12/2002, phiếu xuất kho số 812 ngày 25/12/2002, biên bản kiểm nghiệm vật t số 04 ngày8/1/2002(biểu 4), phiếu nhập kho số 04 ngày 4/1/20002 ( biểu 5), kế toán ghi định khoản nh sau:
Nợ TK 152: 31.697.587đ.
5.3.Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Dịch vụ Cơ điện Hà Nội quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trờng hợp điển hình nh sau:
* Trờng hợp xuất vật t cho sản xuất sản phẩm ( chi tiết cho từng phân xởng). Nợ TK 621( chi tiết theo PX):
Có TK 152 ( chi tiết NVL):
Ví dụ: Ngày 2.1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2.1.2002 về xuất 156 kg Inox cho xởng cơ khí làm 30 khung giờng 1m 9 x 0,9 kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 621.XCK: 4.611.024 Có TK 152: 4.611.024
Định khoản này đợc ghi ngay trên sổ chi tiết vật t.
* Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627( chi tiết theo phân xởng):
Có TK 152:
Ví dụ: Ngày 2/1/2002 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị:
Nợ TK 627(PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152 : 1.333.320đ.
* Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641:
Có TK 152:
Ví dụ : Ngày 4/1/2002 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641: 48.570đ.
Có TK 152: 48.570đ.
* Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154:
Có TK 152:
Ngày 203/1/2002: Phiếu xuất số 22 xuất NVL đi thuê gia công: Nợ TK 154: 21.393.473đ.
Có TK 152: 21.393.473đ.
Nợ TK 632:
Có TK 152:
Công ty bán 1.178,8kg Inox 21,8 cho nhà máy cơ khí 2129 Hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2002:
Nợ TK 632: 30.648.800đ.
Có TK 152: 30.648.800đ.
* Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng:
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích , trên cở sở đó lập bảng phân bổ số 2
Biểu18:
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Bảng phân bổ số 2
Bảng phân bổ nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ Tháng 1/2002
Đơn vị: đồng
Số TT Các TK ghi có Ghi nợ
Các tài khoản
Tài khoản 152 Tài khoản 153
1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 632 126.645.790 Cộng 653.561.798
Sau đó lập bảng kê số 4. Căn cứ vào bảng phân bổ và các nhật ký chứng từ liên quan lập bảng kê số 4.
Biểu 19:
Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội
Bảng kê số 4
Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng Tháng 1/2002 STT Các TK có ghi Các TK ghi nợ …… TK152 TK153 1 TK154 100.694.600 2 TK621 397.680.208 - PX1 137.421.200 - PX2 124.797.421 - PX3 135.461.587 3 TK627 15.932.800 4 TK641 12.608.400 5 TK642 Cộng 526.916.008 Lập bảng kê số 3 Biểu 20: Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội
Bảng kê số 3
Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2002
STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ
TK152 …………
1 I- Số d đầu tháng 115.220.800
2 II- Số phát sinh trong tháng 712.666.018
Từ NKCT số 1 112.968.420 Từ NKCT số 2 73.057.325 Từ NKCT số 5 468.942.686 Từ NKCT số 7 31.697.587 Từ NKCT số 10 26.000.000 3 Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng 827.886.818 4 Cộng xuất trong tháng 653.561.798 5 Tồn cuối tháng 174.325.020
*Ghi sổ cái TK 152
Tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp đợc mở cho cả năm, phản ánh biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152:
- Số d đầu năm : Đựơc lấy từ sổ cái TK 152 năm trớc - Số phát sinh Nợ: Đợc lấy từ các NKCT số 1, 2,5,7,10 - Số phát sinh Có: Đợc lấy từ bảng phân bổ số 2
- Sổ cái TK 152 đợc ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT
Biểu 21:
Công ty SX & DV
CƠ Điện Hà Nội Sổ cái
TK 152- Nguyên vật liệu Đơn vị: đồng Số d đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ………… TK 111 ( NKCT số 1) 112.968.420 TK 112 (NKCT số 2) 73.057.325 TK 141 ( NKCT số 10) 26.000.000 TK 331 ( NKCT số 7 ) 31.697.587 Cộng số phát sinh Nợ 712.666.018 Cộng số phát sinh Có 653.561.798 Tổng số phát sinh Nợ 174.325.020 Ngày tháng năm Kế toán trởng ( Ký tên)
6.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu :
Công ty Cổ phần Sản xuất và Dịch vụ Cơ điện Hà Nội định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và hiện xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra những kinh nghiệm , bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lợng công tác quản lý kho vật t. Ban kiểm kê bao gồm 3 ngời: 1 thủ kho; 1 thống kê( nhân viên phòng Kế hoạch vật t); 1 kế toán ( Kế toán NVL).Kết quả kiểm kê đợc ghi vào " Biên bản kiểm kê" do phòng Kế hoạch vật t lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản kiểm kê đợc gửi về phòng kế toán.
Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại: Chênh lệch Số lợng tồn Số lợng tồn
thừa thiếu kho kiểm kê kho sổ sách