Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại C.ty Cổ phần Hà Bắc

Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại C.ty Cổ phần Hà Bắc

Lời nói đầu

Xã hội con ngời luôn luôn phát triển không ngừng qua mọi thời đại.Trong quá trình phát triển liên tục ấy trong cuộc sống con ngời với những nhucầu đòi hỏi ngày càng cao hết sức phong phú và đa dạng hơn Để đáp ứng nhucầu đòi hỏi ngày càng cao của chính mình con ngời không chỉ trông chờ vàosản phẩm có sẵn trong tự nhiên đang ngày càng cạn kiệt, mà con ngời đã biếttìm hiểu sáng tạo ra những sản phẩm thông qua quá trình chế biến, tái tạo gọichung là sản xuất Có thể nói quá trình sản xuất đợc coi là một phần quantrọng, chủ yếu trong công việc hàng ngày của xã hội loài ngời.

Việt Nam, một nớc XHCN cũng làmột thực thể trong toàn xã hội ấy.Ngày nay, khi nền kinh tế đang chuyển mình từ một nền kinh tế tập quan liêubao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý và điều tiết của Nhà nớc theo địnhhớng XHCN, đòi hỏi phải có sự đổi mới trong toàn bộ hệ thống quản lý và ứngdụng phơng pháp hạch toán kinh tế trong công tác kế toán doanh nghiệp Mọidoanh nghiệp không thể hoạt động nh trớc mà phải tự mình vơn lên, tự mìnhtrang trải mọi chi phí với mục tiêu lợi nhuận hàng đầu Chúng ta biết rằngtrong nền kinh tế thị trờng việc cạnh tranh diễn ra hết sức gay gắt đòi hỏi mỗidoanh nghiệp phải có sự quản lý mang tính chất chiến lợc, lâu dài đó là cungcấp sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu thị trờng với giá cả hợp lý, chất lợng bềnđẹp Chính vì vậy mọi doanh nghiệp phải cố gắng làm sao để tiết kiệm chi phí,hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ của mình Để thực hiện mục tiêu này thì việcquản lý hạch toán tốt từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra của doanh nghiệp đó làviệc rất quan trọng Trong giá thành sản phẩm thì nguyên vật liệu (NVL) làyếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn, đồng thời nguyên vật liệu còn là c sử vậtchất tạo nên sản phẩm Trong doanh nghiệp nguyên vật liệu là tài sản lu động,tài sản dự trữ sản xuất đồng thời trong quá trình sản xuất nguyên vật liệuchuyển một lần toàn bộ giá trị vào cls sản xuất trong kỳ Điều này đặc biệt thểhiện rõ ràng trong các doanh nghiệp công nghiệp Vì là yếu tố chiếm tỷ trọnglớn trong giá thành sản phẩm do đó việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu làvấn đề hết sức quan trọng Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là một trong cácđiều kiện hạ thấp giá thành sản phẩm Việc quản lý chi tiết nguyên vật liệumột cách đúng đắn, khoa học là yêu cầu bức thiết của mỗi doanh nghiệp,nguyên vật liệu phải đợc quản lý hạch toán chặt chẽ từ khâu thu mau đến khâubảo quản sử dụng, hạch toán về số lợng và chất lợng nguyên vật liệu.

Cũng nh các doanh nghiệp khác ngày nay Công ty cổ phần Hà Bắc cũngcần có hệ thống quản lý chi phí, giá thành sản phẩm tốt trong đó có khâu quảnlý hạch toán vật liệu trớc mọi nhu cầu đòi hỏi mới Là một doanh nghiệpchuyên sản xuất quần áo Công ty có nguồn vật liệu đầu vào phục vụ cho sảnxuất của mình Việc hạch toán tốt khâu thu mua, quản lý chất lợng, số lợngvật liệu là nhân tố quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sảnphẩm và sử dụng tài sản nguồn vốn một cách có hiệu quả Qua thời gian thựctập tại Công ty đợc sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ kế toán Công ty tôi nhậnthấy vai trò của nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất sản phẩm tôi đã lựa

chọn đề tài: Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ“Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ

phần Hà Bắc” là chuyên đề tốt nghiệp của mình Nội dung chuyên đề bao

1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu

Trong quá trình tham gia sản xuất nguyên vật liệu có đặc điểm.

- Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu haotoàn bộ vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấuthành thực thể sản phẩm.

- Về mặt giá trị nguyên vật liệu chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chiphí sản xuất trong kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm Trong các doanhnghiệp sản xuất, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phínguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó vềmặt quản lý và hạch toán cần thực hiện việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu muacho tới khâu bảo quản, sử dụng rồi đến hạch toán số lợng, chất lợng củanguyên vật liệu Tất cả công việc đó nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệubởi việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là vấn đề hết sức quan trọng Tiếtkiệm về tiêu hao chi phí nguyên vật liệu là một trong các điều kiện cơ bản đểhạ thấp chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm Xuất phát từ yêu cầu tiếtkiệm, mặt khác so nhu cầu đổi mới trong công tác quản lý, hạ thấp chi phí, hạthấp giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao chất lợng sản phẩm do đó doanhnghiệp cần làm tốt khâu quản lý hạch toán nguyên vật liệu.

2 Phân loại nguyên vật liệu

Để đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu kế toán cần tổchức phân loại nguyên vật liệu cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lýcủa Nhà nớc và của doanh nghiệp Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanhnghiệp bao gồm rất nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau trong quy trình sản

xuất, đồng thời do yêu cầu sản xuất kinh doanh mà nguyên vật liệu thờngxuyên biến đổi và có sự tăng giảm liên tục hàng ngày Vì thế để thuận tiện choviệc quản lý và hạch toán, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cần thiết phải tiếnhành tốt việc phân loại nguyên vật liệu Căn cứ vào vai trò, tác dụng của vậtliệu trong sản xuất mà nguyên vật liệu đợc phân chia thành từng loại, từngnhóm trên một căn cứ nhất định tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế và chức năngcủa nguyên vật liệu.

2.1 Nguyên vật liệu chính.

Là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấuthành thực thể vật chất chủ yếu là sản phẩm (ví dụ: Bông trong nhà máy dệt,chè trong nhà máy chè…))

Ngoài ra nếu doanh nghiệp có bán thành phẩm mua ngoài thì đó cũngđợc coi là nguyên vật liệu chính.

2.2 Nguyên vật liệu phụ.

Là những nguyên vật liệu mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất, chế tạo sản phẩm, nó đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làmthay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng…) Bên ngoài của sản phẩm góp phần tăngthêm chất lợng sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo phục vụ cho hoạt động củacác t liệu lao động đợc bình thờng để phục vụ cho nhu cầu công nghệ kx, nhucầu về hành chính quản trị…)

3 Đánh giá NVL

3.1 Khái niệm

Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL theo nguyên tắcnhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Trong hạchtoánNVL thì NVL phải đợc tính theo giá thực tế (giá gốc), trong đó nếu doanhnghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì trong giá vật liệubao gồm cả thuế GTGT, còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơngpháp khấu trừ thì giá thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối ợng nhiều, vậy để bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kếtoán thì các đối tợng nhập xuất Phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán cácloại chứng từ này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tragiám sát tình hình biến động tăng giảm của NVL.

l-Ví dụ: Khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có ngời tiến hành kiểmtra (số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách…)) sau đó lập phiếu nhập kho(FNK) Đây là loại chứng từ làm cơ sở chu thủ kho gho vào thẻ kho cho số vậtt sau đó FNK đợc chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán sẽ căn cứ vàoFNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho sổ vật liệu đó.Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các loạichứng từ sau:

* Hoá đơn (liên 2) + phiếu nhập kho (FNK) + phiếu chi (với các khoảnchi cho NVL mua ngoài có thể là giấy báo nợ ngân hàng)

* Biên bản cấp, góp, vốn bằng NVL + FNK (cho NVL đợc cấp, góp)* Biên bản kiểm kê NVL

* Biên bản đánh giá lại NVL

* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất (FXK) và cácchứng từ khác có liên quan.

- Giá thực tế NVL đợc cấp, góp: giá thực tế là giá thỏa thuận do các bênxác định cộng thêm các khoản chi phí (vận chuyển, lu kho, lu bãi…)) do doanhnghiệp bỏ thêm (nếu có).

- Giá thực tế NVL đi vay: giá thực tế là giá vay (trờng hợp vay quy ratiền) thêm các chi phí (nếu có) hoặc giá thực tế tơng đơng thị trờng của NVLđó (nếu trờng hợp vay bằng hiện vật).

- Giá thực tế NVL đợc biếu tặng là giá thực tế NVL tính theo giá thị ờng tơng đơng.

tr Giá thực tế với phế liệu: giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc bán ra thịtrờng chấp nhận.

3.2.2 Xác định giá thực tế xuất kho NVL

Khi có NVL xuất kho sử dụng, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động củatừng doanh nghiệp, từng theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cánbộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau, song việc sử dụngphơng pháp nào đòi hỏi sự nhất quán với phơng pháp đã chọn trong suốt cảkỳ, nếu có sự thay đổi phải có lý do, giải thích rõ ràng.

- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.

Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho đợc tính bằnggiá thực tế nhập NVL do tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho Nghĩa là, giáthực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế của vật liệu xuất trớcvà do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một số NVLmua vào sau cùng Phơng pháp này thờng áp dụng cho các doanh nghiệp có sốchủng loại vật t ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn địnhvà không thích hợp cho NVL có thời gian bảo quản nh hoá chất, thực phẩm.

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc.

Theo phơng pháp này giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần đợc tính bằnggiá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho.Nghĩa là giả định vật liệu nào mua sau cũng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại ph-ơng pháp nhập trớc xuất trớc Nhìn chung, phơng pháp này đặc biệt phù hợptrong điều kiện lạm phát.

- Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tínhtheo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặcbình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế của NVL xuấtmỗi lần trong kỳ =

Phơng pháp này tuy tốn nhiều công sức khi tính toán nhng độ chính xáccao Phản ánh đợc tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn Tuy nhiên,phơng pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tế nhập NVL trong kỳ vì thế phảiphụ thuộc vào chứng từ Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hoá đơn) của NVLđó cha về thì nó sẽ ảnh hởng nhiều đến giá thực tế xuất của NVL.

- Phơng pháp giá hạch toán.

Để giải quyết tình huống phơng pháp giá đơn vị bình quân trên thì giáhạch toán là giá NVL đợc biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loạigiá ổn định trong kỳ, đợc ghi sổ trong cả kỳ Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điềuchỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế.

+ Công thức:Giá hạch toán của NVL

xuất mỗi lần trong kỳ =

Số lợng NVL xuất

cho lần đó x Giá hạch toán đơn vị+ Trong đó: Giá hạch toán đơn vị thờng đợc chọn là giá kế hoạch hoặcgiá thực tế NVL đó tồn đầu kỳ Đến cuối kỳ kế toán xác định giá thực tế xuấtcủa NVL mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá.

II Kế toán chi tiết NVL

Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lý hạch toántốt quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sáchkế toán, tài khoản phải phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của

doanh nghiệp nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện cócũng nh sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanhđồng thời cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho công tác tập hợp chi phí, tínhgiá thành sản phẩm Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kếhoạch đầu vào, tình hình thanh toán với ngời bán, tình hình sử dụng vật liệutrong sản xuất kinh doanh Chính vì vậy thực hiện hạch toán chi tiết NVLchính là thực hiện quy trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.

2.1 Khái niệm hạch toán chi tiết NVL

Hạch toán chi tiết NVL là công việc ghi chép hàng ngày tình hình biếnđộng về số lợng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho, từng danh điểm vàtoàn bộ doanh nghiệp hạch toán chi tiết NVL, đợc tiến hành đồng thời ở kho,phòng kế toán doanh nghiệp nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho vàphòng kế toán, giữa sổ sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứngtừ hợp lệ, hợp pháp Do đó sự liên hệ, phối hợp với nhau và phòng kế toán đãhình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết NVL.

Khi thực hiện một phơng pháp hạch toán chi tiết NVL phải sử dụng saocho phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trình độ nghiệpvụ của thủ kho, kế toán mà lựa chọn phơng pháp thích hợp Hiện nay trongcác doanh nghiệp nớc ta thờng sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toánchi tiết vật liệu.

- Phơng pháp ghi thẻ song song

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển- Phơng pháp sổ số d

2.2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu

a Phơng pháp ghi thẻ song song

Theo phơng pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lợng còn ở phòng kếtoán ghi cả số lợng và giá trị NVL

Mỗi thứ vật liệu ở mỗi kho theo phơng pháp này đợc mở làm hai thẻ làthẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết Trong đó thẻ kho do thủ tục thực hiện vàphản ánh vật t và thớc đo hiện đo hiện vật còn thể hạch toán chi tiết do kế toánchi tiết vật liệu phản ánh cả thớc đo giá trị và thớc đo hiện vật Quy trình ghithẻ có thể đợc diễn ra nh sau:

- ở kho:

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ FNK, FXK…) nhập xuất vậtliệu để ghi vào thẻ ho của vật t đó theo số lợng thực nhập, thực xuất Cuối kỳ,cuối tháng cộng tổng số nhập, số xuất để tính ra số tồn kho Thủ kho phải th-

ờng xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách với số tồn kho hiệnvật thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từnhập, xuất, lập phiếu giao nhận chứng từ gửi về phòng kế toán nhằm đối chiếusố liệu với thẻ hạch toán chi tiết của kế toán.

- ở phòng kế toán doanh nghiệp.

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK) và hoá đơn muahàng…) của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật t đó saukhi đã kiểm tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng của từngkho về số lợng, giá trị cuối kỳ, kế toán tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra sốtồn kho cho mỗi thứ vật t trên thẻ hạch toán chi tiết của nó Sau khi tổng songmang đối chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra bảng tổng hợp nhập, xuất,tồn kho trên cơ sở số liệu đã ghi trên thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổnghợp này sau đó mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản NVL(TK152) Có thể nói đây là phơng pháp có u điểm là ghi chép đơn giản, để cóthể nói đây là phơng pháp có nhợc điểm ghi chép còn bị trùng lặp giữa chỉtiêu số lợng giữa kho và kế toán vì thế nó không thích hợp cho những đơn vịcó chủng loại vật t nhiều Theo phơng pháp này, trình tự của nó có thể đợcbiểu diễn nh sau:

Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song

b Phơng pháp sổ số d.

Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng danhđiểm vật liệu và từng thứ vật liệu tơng tự nh việc ghi chép thẻ kho trong phơngpháp ghi thẻ song song Còn đối với phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị

Thẻ kho

Thẻ hạch toánchi tiết

Bảng tổng hợpnhập xuất tồn

Kế toán tổnghợp NVL

Đối chiếuGhi hàng kỳ

Ghi hàng ngày

của từng nhóm, từng thứ vật liệu Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ hữu cơgiữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán.

Quy trình diễn ra của phơng pháp này có thể ghi nh sau:- ở tại kho:

Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất hàngngày và tính ra số tồn kho cuối kỳ Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủkho phân loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sauđó lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế toán.Cuối tháng căn cứ vàop tồn kho cuối kỳ nvk để ghi vào sổ số d sổ số d thờngdùng cho cả năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số d đợc gửi về phòng kếtoán doanh nghiệp.

- ở tại phòng kế toán doanh nghiệp

Căn cứ vào các phiếu giao nhận tính giá và lập bảng luỹ kế nhập luỹ kếxuất theo từng nhóm vật liệu Trên cơ sở bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho cácsố liệu đợc lấy ra kế toán tiến hành lập bảng nhập, xuất, tồn kho cho NVLđồng thời kế toán dùng số liệu trên bảng này để đối chiếu số liệu trên sổ số d(theo nhóm vật liệu) Công việc giao nhận chứng từ thờng đợc thực hiện địnhkỳ 3,5,7 ngày trong một kỳ.

Nhìn chung, phơng pháp này giảm đợc khối lợng ghi chép hàng ngàycủa kế toán vì kế toán chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày theo từng nhóm.Công việc kế toán đợc giàn đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp tài liệu kịpthời cho lãnh đạo doanh nghiệp đồng thời nó cũng thực hiện đợc việc kiểm tra,đối chiếu thờng xuyên của kế toán với kho và đảm bảo đợc tính chính xác chosố liệu Tuy nhiên nó cũng có những nhợc điểm là số liệu kế toán là tập hợptheo nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp sau sót trong số liệu thìviệc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều khó khăn Vì thế, ph-ơng pháp này chỉ thích hợp vận dụng cho các doanh nghiệp sử dụng nhiềuchủng loại vật t và hàng ngày vật liệu có biến động tăng giảm nhiều Ngoài ranó cũng đòi hỏi trình độ kế toán phải tơng đối khá Quy trình phơng pháp sổsố d có thể biểu diễn theo sơ đồ sau:

Thẻ kho

Phiếu giao nhậnchứng từ nhập

Bảng luỹ kế N - X - T Kế toán tổnghợp NVL(TK152)Sổ số d

Phiếu giao nhậnchứng từ xuất

c Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng danhđiểm vật liệu và tơng tự nh việc ghi chép ở các phơng pháp trên Quy trình củanó diễn ra nh sau:

- ở phòng kế toán doanh nghiệp.

Dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng, số tiền theo từngthứ vật liệu và theo từng kho trong doanh nghiệp Phòng kế toán sau khi nhậnđợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu thì căn cứ vào FNK, FXK để lập các bảngkê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho Trên cơ sở số l-ợng và giá trị nhập, số lợng xuất từng thứ vật liệu đã tổng hợp đợc kế toán sẽghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Mỗi thứ vật liệu sẽ đợc ghi một dòng và đợctính ra tần kho cuối tháng (việc ghi này chỉ phải ghi một lần vào cuối tháng)cuối tháng kế toán dùng số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu vớisố liệu trên thẻ kho của thủ kho.

Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm theo từng kho từng thứ vậtliệu Phơng pháp này có u điểm giảm đợc khối lợng ghi chép cho kế toán dochỉ ghi một lần vào cuối tháng nhng vẫn có nhợc điểm còn ghi trùng lặp chỉtiêu số lợng giữa kho và kế toán Công việc dồn vào cuối tháng do đó số liệucung cấp sẽ không kịp thời.

Quy trình phơng pháp này có thể biểu diễn nh sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

III Kế toán tổng hợp NVL1 Các kế toán tổng hợp NVL

Để hạch toán NVL và các loại hàng tồn kho, kế toán doanh nghiệp cóthể sử dụng phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm

kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanhcủa doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và trình độ của cán bộ kếtoán.

1.1 Phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên.

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,giảm NVL một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từngloại hàng tồn kho hay NVL Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vìnhững tiện ích của nó Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều chủngloại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà ápdụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Dù sao, phơng pháp này có độchính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cậpnhật.

a Tài khoản sử dụng.

- Trong công tác hạch toán NVL kế toán sử dụng tài khoản NVL có sốliệu tài khoản là 152 - Nguyên vật liệu

Tài khoản 152 dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm haytồn kho NVL của doanh nghiệp theo giá thực té Tài khoản này có thể mở chitiết cho từng loại, từng nhóm, từng thứ vật t tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơngpháp tính toán.

TK 1521 - NVL chínhTK1522 - NVL phụTK1523 - nhiên liệu

TK1524 - phụ tùng thay thế

TK 525 - vật t, thiết bị xây dựng cơ bảnTK1528 - NVL khác, phế liệu thu hồi.

Tài khoản 152 nhìn chung có nội dung, kết cấu.

+ Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL ởkho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhập góp vốn, phát hiện thừa, đánh giátăng tài sản…))

+ Bên có: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm NVL ở tạikho trong kỳ (xuấ dùng, xuất bản, góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc h-ởng…).)

+ D nợ: giá thực tế NVL tồn kho (đầu và cuối kỳ)

- Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin đợc chính xác trng hạchtoán NVL kế toàn còn sử dụng tài khoản hàng mua đi đờng có số liệu là 151hàng mua đi đờng.

Tài khoản này đợc mở nhằm theo dõi các loại NVL mà doanh nghiệp đãchấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, song đến cuối thánghàng đó vẫn cha nhập về kho (kể cả số đang gửi tại kho ngời bán) tài khoảnnày có nội dung kết cấu nh sau:

+ Bên nợ: phản ánh giá trị vật t, hàng hoá đang đi đờng cuối tháng chavề nhập kho hoặc đã về tới doanh nghiệp song đang chờ làm thủ tục nhập kho.

+ Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã nhập kho haychuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

+ D nợ: giá trị hàng đang đi đờng (đầu kỳ và cuối kỳ).

Khi NVL đợc doanh nghiệp mua về nhập kho có thể đã đợc doanhnghiệp tiến hành thanh toán với ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hànghay vay dài hạn…) hoặc có thể đợc thanh toán sau Các tài khoản thanh toánnày có số hiệu 111, 112, 311, 331…) Trong đó tài khoản 331 là tài khoản th-ờng đợc sử dụng chủ yếu.

Tài khoản 331 "phải trả ngời bán" tài khoản này đợc sử dụng để phảnánh toàn bộ các khoản thanh toán với ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ,dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn…) Ngoài ratài khoản 331 cũng dùng để phải ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời bánkhi doanh nghiệp cha nhận vật t, hàng hoá, dịch vụ…) khi sử dụng tài khoảnnày, kế toán mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, khách nợ và không đợc bù trừ trênbảng cân đối kế toán.

* Tài khoản 331 có nội dung, kết cấu nh sau:+ Bên nợ:

Phản ánh số tiền đã trả cho nhà cung cấp (kể cả ứng trớc)

Phản ánh chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trị giá hàng mua trả lại+ Bên có: phản ánh số tiền phải trả cho nhà cung cấp

Phản ánh số tiền thừa đợc ngời bán trả lại+ D nợ : số tiền trả thừa hoặc ứng trớc cho ngời bán+ Dự có : phản ánh số tiền còn nợ ngời bán

- Trong việc xuất dùng NVL tài khảon phản ánh các chi phí NVL là cáctài khoản có số liệu 621, 6272, 641, 642…) Các tài khoản này đều phản ánhcác chi phí NVL trực tiếp để chế tạo sản phẩm hay chi tiết chi phí cho sảnxuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí bán hàng…) Trong đó chi phíNVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trực tiếp chế tạo nên sản phẩm Tài khoảnphản ánh chi phí NVL trực tiếp là tài khoản 621 "chi phí NVL trực tiếp" Tàikhoản đợc mở để tập hợp tất cả các khoản chi phí về NVL đợc sử dụng trực

tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm lao vụ Tài khoản này mở chi tiết theotừng đối tợng hạch toán.

* Tài khoản 621 có nội dung kết cấu nh sau:

+ Bên nợ: giá thực tế NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sảnphẩm

+ Bên có: trị giá NVL sử dụng không hết nhập lại kho

Kết chuyển NVL trực tiếp vào tài khoản 154 "chi phí sản xuất kinhdoanh dở dang"

+ Tài khoản 621 cuối kỳ không có số d.

Trong chi phí sản xuất chung chi phí NVL cũng là tài khoản chi tiếtphản ánh trong toàn bộ chi phí sản xuất chung Tài khoản tập hợp chi phí sảnxuất chung đợc phản ánh vào tài khoản 627 - "chi phí sản xuất chung".

Tài khoản 627 này dùng để tập hợp chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ởphân xởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối t-ợng hạch toán chi phí hay đối tợng tính giá thành Tài khoản này đợc mở chitiết cho từng phân xởng hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh.

* Tài khoản 627 có nội dung kết cấu nh sau:

+ Bên nợ: chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ+ Bên có: các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung

Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá thành.+ Tài khoản 627 không có số d

Tài khoản này đợc quy định thành nhiều tài khoản cấp 2 - nhằm theodõi chi tiết nội dung của các khoản chi phí khác nhau Trong đó tài khoản6272 "chi phí NVL" dùng để theo dõi chi phí NVL.

Tóm lại, trong phơng pháp kê khai thờng xuyên có nhiều tài khoản sửdụng hạch toán cá nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khác nh tài khoản 421 "đánhgiá lại NVL"; 128 "góp vốn liên doanh"; 3381 "thừa trong kiểm kê"; 1381"thiếu trong kiểm kê"…)

Các tài khoản này xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán do bộ tàichính ban hành.

b Thủ tục, chứng từ.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đếnnơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số lợng, chấtlợng, quy cách…) Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biên bảnkiểm nhận" Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật t trên cơ sởhoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm, nhận sẽ đợc giao cho thủ kho.Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán

làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho cótrách nhiệm báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biênbản.

Các chứng từ sử dụng trong hạch toán NVL bao gồm: hoá đơn bán hàng(GTGT), mua hàng (GTGT) Hoá đơn GTGT của ngời bán, FXK, FNK,FXNK kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất vật t theo hạn mức…) Tuỳ từngnội dung kinh tế cụ thể.

c Sơ đồ khái quát hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Tăng NVL do mua ngoàiXuất vật liệu chế tạo sản phẩmThuế GTGT

Xuất vật liệu cho chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí QLDN

Vật liệu thiếu, pháthiện do kiểm kêTK642…)3381

Thừa phát hiện do kiểm kê

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Xuất vật liệu cho nhu cầu khác ở phân xởng xuất vật liệu phục vụ bán hàng, QLDN, XDCBD nợ: xxx

1.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Là phơng pháp theo dõi không thờng xuyên, liên tục về tình hình biếnđộng của cácloại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từngloại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ củachúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lợng tồn kho thực tế cha xuất dùngcho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác này không caomặc dù tiết kiệm công sức ghi chép Phơng pháp này chỉ thích hợp cho cácđơn vị kinh doanh nhiều chủng loại vật t, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp, th-ờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

a Tài khoản sử dụng.

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:Giá trị vật t hàng hoá,

xuất dùng trong kỳ =

Tổng giá trị nhậpvật t hàng hoá +

Chênh lệch giá trị tồnkho đầu kỳ và cuối kỳNgoài biến động vật t, hàng hoá nh nhập kho, xuất kho không theo dõi,phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho về giá trị vật t hàng hoá muavào nhập kho mà trong kỳ đợc theo dõi và phản ánh riêng trên một tài khoản,tài khoản này là tài khoản 611 -"tài khoản mua hàng" Nh vậy khi áp dụng ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản kế toán hàng tồn kho (152, 153…))chỉ dùng để mà kết chuyển số d đầu kỳ và cuối kỳ hạch toán Phơng pháp nàythờng áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có nhiềuquy cách mẫu mã khác nhau Có giá trị thấp xuất dùng, xuất bán thờng xuyênnh các cửa hàng thơng mại, bán lẻ.

- Tài khoản 611 -"mua hàng", thờng để theo dõi tình hình thu mua, tănggiảm vật liệu theo giá thực tế (giá mua + chi phí thu mua) Tài khoản 611 cónội dung kết cấu nh sau:

+ Bên nợ: phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ+ Bên có: phản ánh giá thực tế NVL, dụng cụ, hàng hoá xuất dùng, xuấtbán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

+ Cuối kỳ TK611 không có số d và có thể chi tiết thành hai tài khoảncấp 2.

- 6111: mua NVL - 6112: mua hàng hoá

- Theo phơng pháp này tài khoản 152 -"NVL đợc sử dụng để phản ánhgiá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại.

Tài khoản 152 theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có kết cấu.+ Bên nợ: giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

+ Bên có: kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ+ D nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho

- Các mặt hàng NVL đang đi đờng đã đợc doanh nghiệp xác định làmua hoặc đang gửi ại kho ngời bán nhng cha về nhập kho đợc phản ánh vàotài khoản 151 - "Hàng mua đi đờng", nhằm kết chuyển vào tài khoản 611 Tàikhoản 151 cũng dùng phải ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc quyền sở hữucủa doanh nghiệp) nhng đang đi đờng hay gửi tại kho ngời bán chi tiết theotừng loại hàng, từng ngời bán Tài khoản này có nội dung nh sau:

+ Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

+ Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ+ D nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng

b Các nghiệp vụ hạch toán biến động NVL tại doanh nghiệp theo ơng pháp kiểm kê định kỳ.

ph Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Giá trị vật liệu tồn khoa đầu kỳ cha sử dụng

Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

Giá trị thiếu hụt, mất mát, chi phí …)

Nhận góp vốn liên doanh

cấp, phát trong kỳ TK1421Giá trị vật liệu xuất

dùng lớn

Phân bổ dần giá trị vật liệu

Vay cá nhân, đơn vị đốitợng khác

TK412

§¸nh gi¸ t¨ng vËt liÖu

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Chiết khấu giảm giá, hàng bị trả lại

TK621, 627…)Giá trị thực tế NVL xuất dùng

2 Bảng kê phân bổ nguyên vật liệu

Do các nghiệp vụ xuất kho NVL phát sinh một cách thờng xuyên vớikhối lợng nhiều nên không thể căn cứ vào từng FXK để ghi từng nghiệp vụxuất vào các tài khoản và sổ sách kế toán tổng hợp vì mất nhiều công sức Vìthế, để giảm bớt khối lợng ghi chép không cần thiết và phục vụ kịp thời choviệc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, cuối mỗi tháng kế toán căn cứvào phiếu xuất kho trong tháng tiến hành tập hợp phân loại chứng từ, lập bảngphân bổ NVL Bảng này đợc sử dụng làm căn cứ để ghi vào bên có TK 152.

Mộu bảng phân bổ vật liệu có thể lập nh sau:

Bảng phân bổ nguyên vật liệu

Tháng…) Năm…)

TK1521 (VLC)HSG:

TK1522 (VLC)HSG:

- PX- PX

- PX- PX

Ngày…) tháng…) năm…) Ngời lập bảng

(ký và ghi rõ họ tên)

Kế toán trởng

(ký và ghi rõ họ tên)

3 Nhiệm vụ kế toán NVL

- Phản ánh kịp thời chính xác số lợng, chất lợng và giá cả NVL giảm,tăng, tồn kho theo từng loại, từng thứ.

- Xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực té tiêu hao cho cácmục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm nhanhchóng.

- Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữNVL, phát hiện ra các thất thoát vật liệu cũng nh các nghiệp vụ thừa, thiếu, ứđọng, mất phẩm chất…) từ đó đề ra các biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế cácthiệt hại xảy ra.

Phần II

Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vậtliệu tại công ty cổ phần Hà Bắc

I.Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán1.Đặc điểm tổ chức quản lý:

1.1.Quá trình hình thành và phát triển:

Tên công ty: công ty cổ phần Hà BắcĐịa chỉ : 27 khu ga thị trấn Văn Điển

Công ty cổ phần Hà Bắc tiền thân là một xí nghiệp may do cơ chế thị ờng cùng với sự đòi hỏi ngày càng mở rôngj và nâng cao của nghành may

tr-mặc Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, thích ứngvới nền kinh tế thị trờng hiện nay Ngày 26 tháng 10 năm 1998, Tổng giámđốc liên hiệp hội may mặc đã ký quyết định số 631/QĐ/TCCB cho phép xínghiệp cổ phần hóa xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà Bắc Đến ngày16/12/1998, Bộ trởng Bộ công nghiệp nhẹ phê duyệt phơng án cổ phần hoánhằm mở rộng quy mô sản xuất.

Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày ghi trong quyếtđịnh chuyển thể từ xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà BắcQĐ3404/1998/QĐ-BCNN ngày 16/12/1998 Ngày 20/6/1998 đại hội đồng cổđông thành lập và bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát Công ty chínhthức đi vào thực hiện theo luật công ty(nay là luật doanh nghiệp) từ 1/1/1999nh quy định tại điều 19 của nghị định 44/4998/NG-CP Ngày 20/6/1999 củachính phủ Trong suốt thời gian qua mặc dù mới thành lập trong thời gianngắn, nhng đợc sự chỉ đạo trực tiếp của xí nghiệp Công ty đã sớm hoàn thiệntổ chức bộ máy quản lý cũng nh các chi nhánh.

Theo điều lệ quy định, vốn điều lệ của công ty khi thành lập là 3 tỷ.Trong đó 40% là tỷ lệ cổ phần nhà nớc 10,6% là tỷ lệ cổ phần bán cho ngờilao động trong công ty, 49,4% là tỷ lệ cổ phần bán cho đối tợng khác.

Trong vòng 4 năm đầu hoạt động mặc dù gặp không ít khó khăn nhngcông ty luôn cố gắng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đồng thời không ngừngcủng cố năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm Nhờ không ngừng cải tiếnchất lợng, mẫu mã sản phẩm của công ty không chỉ tiêu thụ đợc trong nớc màcòn đợc xuất khẩu sang Liên Xô và một số nớc khác.

Cho đến nay công ty đã có đợc thị trờng ổn định và đã tạo ra đợc hàngvới nhiều mẫu mã đẹp, mới lạ để xuất khẩu và bán trong thị trờng nội địa.Điều đó đã khẳng định đợc tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị trờng.

1.2 Chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty:

Với nhiệm vụ vừa nghiên cứu, vừa thiết kế mẫu, vừa tiến hành sản xuấtvà tiêu thụ Công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu trong và ngoài nớc, mang lại chongân sách quốc gia một lợng ngoại tệ không nhỏ nhờ xuất khấu các mặt hàngsản xuất.

Hiện nay công ty sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau:- Quần áo bò

- Quần áo sơ mi bò mài- áo sơ mi cao cấp

- áo khoác các loại- Quần áo trẻ em

- Thị trờng tiêu thụ sản phẩm:

Sản phẩm của công ty đợc thiết kế đẹp, hợp kiểu dáng và thị hiếu ngờitiêu dùng nên thị trờng tiêu thụ của nó rất rộng Có thể chia ra làm hai khu vựcsau:

+ Thị trờng nội địa: Những sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là quần âu, áo sơmi cao cấp, quần áo bò, quần áo trẻ em, áo Jackét…)với kiểu dáng và kích thớcphù hợp nên đợc ngời tiêu dùng a chuộng Công ty cũng chú trọng đặt đại lý ởcác nơi trên toàn quốc nhng chủ yếu là các khu vực thành thị, đông dân c vì đasố hàng của công ty đều ở mức trung bình và cao cấp.

+ Thị trờng xuất khẩu: sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm một tỷtrọng khá cao khoảng 40% tổng giá trị sản xuất.

2.Tổ chức bộ máy công ty cổ phần Hà Bắc :

Công ty cổ phần Hà Bắc đi theo loại hình tổ chức kinh doanh, mua bánhàng hoá với các đối tác trong nớc và nớc ngoài Thực hiện việc nghiên cứuthị trờng, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thơngmại, trực tiếp quản lý các mặt hàng thiết yếu của doanh nghiệp, hớng dẫn,kiểm tra và quản lý kho đồng thời cùng phòng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bánhàng, giải quyết tồn kho đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu văn phòng côngty cũng là trung tâm thơng mại thực hiện mọi giao dịch của công ty.

- Phòng tài vụ:là phòng quản lý, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tàichính kế toán, thống kê của công công ty, phân phối và điều hoà vay vốnđể phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quychế quản lý kinh tế-tài chính, quyết toán và phân tích kết qủ kinh doanh,xử lý các tồn đọng ttong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kếhoạch và hớng dẫn thực hiện kế hạch thu, vhi tài chính của các đơn vị trựcthuộc.

- Phòng tổ chức cán bộ: là nơi quản lý các mặt công tác tổ chức cán bộnh lu chuyển nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, quy định mức lơng hợplý cho mỗi ngời, quyết định lựa chọn, sa thải, đào tạo lại lao động, xâydựng chế độ đãi ngộ cho nhân viên.

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty:

3.1.Tổ chức bộ máy kế toán:

có thế nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hạch toánnghiệp vụ kinh tế phát sinh Cuối kỳ có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công

táckts giúp cho ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.Trong tổ chức bộ máy kế toán công ty gồm năm thành viên:

- Kế toán trởng: là ngời phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyếttoán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời nhữngbấy hợp lý trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về mặtquản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trởngchấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc và của công ty.

- Phó phòng kế toán: là ngời thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi kiểmtra, xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ,theo dõi hoạt động của chi nhánh.

- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý thu chi, lập báo cáo quỹthực hiện đầy đủ quy định và chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về côngviệc cuả mình.

- Hai kế toán viên còn lại kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cốđịnh, chi phí, công cụ dụng cụ, lơng, thuế, công nợ nội bộ, mua bán , thốngkê.

3.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

Kế toán cáckhoản tiền,

vốn, thuế,công nợ nội

Kế toánTSCĐ và chi

phí công cụlao động

3.3.Hình thức kế toán vận dụng:

Đối với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hìnhthức sổ kinh tế kế toán theo hình thức nhật ký chung có thể cho rằng đây làhình thức kế toán đợc áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp vớiviệc sử dụng công tác kế toán bằng máy tại công ty.

3.3.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung: để quản lý tốt hạch toánnguyên vật liệu trong ký kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, cácchế độ thể lệ kiểm toán của nhà nớ, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt độngsản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hìnhthức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức nàyđợc áp dụng theo quy định QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính theo hình thức này kế toánmở các sổ theo dõi sau:

Sổ nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứnguyên vật liệu kế toán tiến hành mở sổ :

+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu

+ Báo cáo sổ phát sinh các tài khoản+ Bảng kê phát sinh

Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết.Căn cứ vào các sổ, bản kê kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết.

Công ty áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ số 1177TC/CĐKT ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 Nguyêntắc đánh giá vật t, tài sản công ty theo phơng pháp đích danh nghĩa là vật thịtrờng đợc xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế nh thế nào thì xuất cũng theogiá đó Công ty cũng sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên: mỗi khi vật t,hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật t, hàng hoá,thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật t xuất vào các tài khoảnliên quan Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho.

Giá thực tế

hàng tồn kho = Nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ - Xuất trong kỳ-Công ty nốp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, công ty sử dụng tỷgiá thực tế dể hạch toán ngoại tệ.

3.3.2.Sơ đồ hình thức nhật ký chung:

Quy trình tổ chức của hình thức này nh sau:

Nhật ký chungSổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợpCác báo cáo kế toán

tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:Ghi hàng kỳ:Đối chiếu:

II Tình hình thực tế tổ chức hạch toán nguyên vật liệutại công ty cổ phần Hà Bắc:

1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty:

+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty và làcơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm nh vải, mex…)

+ Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nó không cấu thànhnên thực thể của sản phẩm nhng nó có tác dụng làm tăng chất lợng nh chỉ,cúc, khoá…)

+ Nhiên liệu: bao gồm dầu phu, xăng, dầu diezel…) dùng để cung cấpcho đội xe cơ giới vận chuyển hay chở cán bộ lãnh đạo của công ty hay cácphòng ban đi liên hệ công tác.

+ Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiếtbị nh là vòng bi, mô tơ…)

Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công tyđã phân loại một cách khoa học và đợc thể hiện trên sổ chi tiết nguyên vậtliệu.

2.Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty

2.1.Tổ chức chứng từ:

2.1.1.Khi nhập kho vật liệu:

Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thờng là do công ty tự thumua

Giá vật liệu= Giá mua trên hoá đơn+ Chi phí vật

chuyển, bốc dỡ

-Thuế nhập khẩu(nếu có)

Khi thu mua nguyên vật liệu nhập kho thủ tục chứng từ đợc tiến hànhnh sau:

- Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hoá đơn, và “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ bản kê nhậnhàng”( biểu 1) có xác nhận của hai bên Trong trờng hợp nếu phát hiệnthừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê thủ kho sẽbáo cáo cho phòng kế hoạch đồng thời cùng ngời giao hàng lập biên bảnkiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp thủ kho không đợc tự ýnhập vật liệu nếu cha có ý kiến của phòng kế hoạch.

Phòng kế hoạch căn cứ vào “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổbản kê nhận hàng” có xác nhận của haibên và căn cứ vào “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vạt liệu “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ phiếu nhậpkho” (biểu 2), phiếu phập kho đợc lập thành ba liên:

+ Liên 1: lu ở phòng kế hoạch+ Liên 2: đa cho kế toán ghi sổ

+ Liên 3: cán bộ cung tiêu( ngời đi mua vật t) kèm theo hoá đơn thanhtoán.

biểu 1: bản kê nhận hàngĐơn vị bán: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám

(m) Số lợng thực tế (m)1

Vải ngoài

Vải lót thân phinXốp

Vải phối 210TLót 190T

1200120200210200Bên giao hàng

(ký và ghi rõ họ tên)

Bên nhận hàng

(ký và ghi rõ họ tên)

biểu 2:

Đơn vị: công ty CPHB

Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển

Số: 40Nợ: 152Có: 331

Mẫu số: 01-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT

Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính

Mã số

Số lợng

Đơn giáThành tiềnTheo

Vải ngoài Vải lót thân phinXốp

Vải phối 210TLót 190T

UF340UF 34020032003BM2002

Thủ kho (ký, họ tên)

Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)

2.1.2.Khi xuất vật liệu:

Công ty cổ phần Hà Bắc là một công ty sản xuất may mặc nên nguyênvật liệu chủ yếu sử dụng cho mục đích cắt may Giá vật liệu xuất kho đợc xácđịnh theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc Việc xuất kho vật liệu đợc tiến hànhnh sau:

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của công ty, phòng kế hoạch sẽ viết phiếuxuất kho( biểu 03) cho phân xởng yêu cầu Vật liệu đợc định sẵn cho từng lôsản phẩm nên công ty không sử dụng phiếu xuất kho thông thờng Nếu vậtliệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải đợc giám đốc ký duyệt Phiếu xuất kho vậtliệu đợc lập thành 3 liên:

- Liên 1: lu ở phòng kế hoạch- Liên 2: chuyển cho kế toán ghi sổ- Liên 3: giao cho ngời nhận vật liệu

Biểu 3:

Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển

Số: 31Nợ: 621Có: 152

Mẫu số: 02-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT

Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính

Phiếu xuất kho

Tên, nhãn hiệu, quycách phẩm chất, vậtt ( sp, hàng hoá)

Mã số

Số lợng

Đơn giáThành tiềnYêu

Vải ngoài Vải lót thân phinXốp

Vải phối 210T

Xuất ngày 15 tháng 9 năm 2000 Phụ trách bộ phận sử dụng

(ký, họ tên)

Phụ trách cung tiêu(ký, họ tên)

Ngời nhận hàng(ký, họ tên)

Thủ kho(ký, họ tên)

Thủ trởng đơn vị(ký, họ tên)

2.2.Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc:

Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán thờng sử dụng tỷ giáthực tế để tính giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho Ngoài ra trong côngtác hạch toán biến động nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng phơng phápkê khai thờng xuyên để hạch toán cho nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho haytồn kho cuối kỳ Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số tài khoản theo đúng quy địnhban hành Để phản ánh nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho công ty sử dụng tàikhoản 152-NVL tài khoản này trong công tác hạch toán nguyên vật liệu củacông ty nhằm phản ánh các nguyên vật liệu nhập kho công ty, xuất kho chosản xuất, thu hồi phế liệu trong quá trình thu mua, sản xuất cho từng đối tợng,từng loại nguyên vật liệu cụ thể Công ty tiến hành chi tiết tài khoản 152 thành2 tài khoản cấp 2 là TK1521-NVL chính đó là các nguyên vật liệu chủ yếu đểmay mặc, TK1521-NVL phụ đó là các loại NVL tham gia gián tiếp vào quytrình tạo ra sản phẩm.

Cấu trúc: nội dung của TK152 cũng đợc phản ánh theo đúng kết cấu,nội dung quy định

Bên nợ: giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳBên có: giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳD nợ: giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Ngoài ra trong quá trình tiến hành nhập kho nguyên vật liệu công tycũng sử dụng tài khoản có số hiệu 1331 để phản ánh số thuế GTGT đợc khấutrừ và sử dụng, phản ánh tài khoản này một cách rõ ràng là quyền lợi, tráchnhiệm trong công tác hạch toán thuế đầu vào Cuối kỳ tiến hành hạch toánthuế đầu vào Cuối kỳ nhằm tiến hành khấu trừ thuế đầu vào cho công ty Tấtcả trờng hợp mua nguyên vật liệu, nhập kho nguyên vật liệu đều phản ánh trênhoá đơn chứng từ đầy đủ bao gồm hoá đơn GTGT và khi doanh nghiệp tínhthuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá trị thực tế vật liệu khôngbao gồm thuế GTGT.

Khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hoá, nguyên vật liệu nhập khẩudùng cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT Số thuế GTGT củahàng hoá nhập khẩu cũng sẽ đợc khấu trừ Tài khoản phản ánh số thuế GTGTphải nộp của hàng hoá là tài khoản có số hiệu 3331 Tài khoản này của côngty đợc sử dụng trong công tác phản ánh thuế GTGT và công ty phải thực hiệntiến hành đầyđủ theo nguyên tắc và nghĩa vụ của một doanh nghiệp.

Công ty tiến hành thu mua nguyên vật liệu thì sử dụng tài khoản phảnánh các khoản thanh toán với ngời cung cấp Tài khoản này đợc công ty chitiết tới từng đối tợng cung ứng nguyên vật liệu cho công ty Tài khoản này cósố hiệu tài khoản là 331- “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ phải trả cho ngời bán”, có nội dung kết cấu theođúng nguyên tắc.

Bên nợ: phản ánh nghiệp vụ đã thanh toán cho ngời cung cấp hoặc đợchởng chiết khấu, thanh toán, giảm giá…)

Bên có: phản ánh số tiền mà doanh nghiệp nợ ngời cung cấp về giá trịvật t, hàng hoá cha thanh toán.

D: tài khoản này có thể có số d tài khoản ở bên nợ hay bên có.

Ngoài ra trong công tác hạch toán tình hình thu mua nguyên vật liệu kếtoán công ty cũng sử dụng một số tài khoản khác trong các nghiệp vụ biếnđộng nguyên vật liệu nh TK tiền mặt có số hiệu là 111 “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ tiền mặt” ; tài khoảncó số hiệu 112- “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổtiền gửi ngân hàng” ; tài khoản có số hiệu 141 “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ tài khoảntiền tạm ứng”;…) nhằm phản ánh các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu.