KỸ NĂNG LÃNH đạo QUẢN lý của cán bộ LÃNH đạo QUẢN lý ở cơ sở

HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA DÂN VẬN Môn học KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ  ThS Phạm Xuân Khánh HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA DÂN VẬN Bài KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ  MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích • Về kiến thức • Về kỹ • Về thái độ Yêu cầu • Giáo trình • Tài liệu tham khảo • Quy chế học tập NỘI DUNG • Những vấn đề chung thông tin lãnh đạo, quản lý • Nhu cầu thông tin cán lãnh đạo, quản lý sở • Kỹ thu thập, xử lý thông tin lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở Những vấn đề chung thông tin lãnh đạo, quản lý 1.1 Khái niệm 1.2 Nguồn cung cấp thơng tin 1.3 Đặc điểm 1.4 Vai trị 1.5 Phân loại 1.1 Khái niệm Thông tin đời nào? • Ra đời với đời hoạt động giao tiếp người với người, tộc với người muốn truyền cho kiến thức, kinh nghiệm định Có cách tiếp cận khác thơng tin nào? • Đối với nhà thống kê; nhà làm công tác nghiên cứu thông tin truyền thông; giới họa sĩ, • Nhà LĐ, QL: Thơng tin mà họ cần cho việc định Thông tin lãnh đạo, quản lý gì? • Là tập hợp tất liệu xử lý, mã hoá, xếp nhằm giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý đưa định tốt môi trường cụ thể 1.2 Nguồn cung cấp thông tin Kênh truyền tải Các vấn đề XH Cơ cấu tổ chức Thông tin Chủ thể khác XH Cá nhân, đơn vị CM Các lĩnh vực ĐSXH 1.3 Đặc điểm thông tin LĐ, QL Tính địa • Phải có người gửi người nhận thơng tin Tính khách quan • Phản ánh tượng khơng mục đích riêng Tính phù hợp • Thông tin cấp độ khác (vĩ mô, khái quát, chi tiết, cụ thể) phải cung cấp phù hợp cho nhà lãnh đạo, quản lý Phải có phù hợp chất lượng khối lượng thơng tin Tính kịp thời • Thơng tin có giá trị đưa đến lúc, kịp thời để nắm bắt thời Tính đơn giản, dễ hiểu • Tránh thơng tin phức tạp, khó hiểu, mang nhiều ý nghĩa khác 1.4 Vai trị thơng tin LĐ, QL Thông tin đối tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể sản phẩm lao động lãnh đạo, quản lý Thông tin gắn liền với quyền lực lãnh đạo, quản lý Thông tin có giá trị ngày cao, đóng góp ngày nhiều vào giá trị tổ chức 1.5 Phân loại thơng tin LĐ, QL Theo hình thức thể • Thơng tin chữ viết, lời nói phương tiện khác Theo chiều thơng tin • Xuống dưới, lên trên, ngang, đan chéo Theo tính chất thức • Thơng tin thức khơng thức Theo quan hệ với hệ thống • Thơng tin bên bên Theo lĩnh vực đời sống xã hội • Kinh tế, trị, văn hố, 3.1 Quy trình, kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ thu thập thông tin: Xác định loại TT cần thiết Xác định nguồn Lựa chọn phương pháp Quan sát trực tiếp giác quan Tìm đọc thơng tin • Nắm mục đích, u cầu: cần thơng tin để làm gì? Về điều gì? Phân loại thơng tin: có, cịn thiếu thơng tin gì?; Xác định loại thơng tin theo mức độ ưu tiên, cần thiết • Ai nắm giữ, sở hữu thơng tin?; Ai cung cấp thơng tin?; Ai có quyền đưa thơng tin? • (địa điểm, thời gian, cách tiếp cận thông tin nào?) • Điều tra bảng hỏi; Phỏng vấn sâu cá nhân; Thảo luận nhóm tập trung; phân tích TL sẵn có • Quan sát tham dự, khơng tham dự, phương tiện hỗ trợ • Báo, tạp chí, sách, mạng internet; từ báo cáo quan chức năng, báo cáo kết nghiên cứu 16 3.1 Quy trình, kỹ thu thập xử lý thông tin B1 Tiếp nhận thông tin Tập hợp, phân loại thông tin cho phù hợp với yêu cầu LĐ, QL B2 Tóm lược thông tin Giảm bớt thông tin không cần thiết B3 Xác nhận, kiểm tra Kiểm tra nguồn cung cấp thơng tin có tin cậy khơng B4 Phân tích, tổng hợp B5 Kiến nghị, Phân tích, giải so sánh thông tin; xếp thông tin kiểm tra Truyền đạt hay lưu trữ? Quy trình xử lý thơng tin: 17 3.1 Quy trình, kỹ thu thập xử lý thơng tin Ghi chép Trình bày Mơ tả Trích dẫn Phân loại Kỹ xử lý thông tin Kiểm định Sắp xếp Biểu đồ Giải nghĩa Thống kê 18 3.1 Quy trình, kỹ thu thập xử lý thơng tin Ví dụ khen thưởng gương “người tốt, việc tốt” địa phương Thu thập Xử lý Quyết định khen thưởng 19 3.2 Lãnh đạo, quản lý việc thu thập, xử lý thông tin Việc xác định mục tiêu • Đặt mục tiêu thơng tin hệ thống mục tiêu hoạt động Việc xây dựng kế hoạch • Đảm bảo mục tiêu thống hành động Việc thực kế hoạch • Ra QĐ phân bổ kinh phí, phân cơng lao động, tổ chức, kiểm tra, giám sát • Đảm bảo thống nhất, không trùng lắp, Việc xử lý thông tin không tản mát; QĐ xử lý hay không xử thu lý thơng tin thu • Những nội dung cần thiết truyền đạt Việc phổ biến thông tin tới người nghe, nắm bắt phản hồi Việc sử dụng thông tin thu thập, xử lý • Sử dụng đối tượng, bối cảnh nội dung 20 3.3 Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phản biện Các yếu tố làm nhiễu, làm sai lệch thông tin: - Qúa nhiều thông tin xuất lúc - Nhiều yếu tố can thiệp từ môi trường tự nhiên: mưa to, gió lớn, sấm chớp - Nhiều yếu tố từ mơi trường xã hội: tình hình giá lên xuống thất thường, nhiều kiện phát sinh - Chất lượng thơng tin: nguồn thơng tin có mức độ độc quyền lớn người nhận hiệu tác động người nhận lớn; trình độ tinh thơng, địa vị cao, khách quan, có quyền lực, - Bối cảnh xã hội, nhóm xã hội, nhóm sở thích 21 3.3 Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phản biện Sự cần thiết phải có tính chọn lọc, phản biện thu thập, xử lý thông tin - Bảo đảm cho thông tin xác - Tạo khách quan q trình tiếp nhận thông tin 22 3.3 Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phản biện Một số kỹ để chọn lọc, phản biện thu thập, xử lý thơng tin Đặt câu hỏi kiểm chứng • Đặt câu hỏi nguồn tin, kênh truyền tin, người phát tin, thời gian, địa điểm xuất thông tin Đánh giá chất lượng • Nhằm đảm bảo tính khách quan tin tưởng đối tượng nhận thơng tin Đánh giá tính xác • Lấy từ đâu? Có ghi rõ nguồn khơng? Số liệu nào? Có chun gia thẩm định khơng? Đánh giá tính khách quan • Nhằm tìm hiểu ý nghĩa lời nói, sử dụng nguồn tin khác để đối chiếu Đánh giá tính hiệu lực • Tập trung vào ý kiến đánh giá phản hồi từ thông tin, đánh giá tác động thông tin Đánh giá tính tin cậy • Thơng tin có giúp ích cho công việc hay không 23 3.4 Lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Thông tin khoa học: Thông tin khoa học thông tin phải đảm bảo đặc điểm thông tin lãnh đạo, quản lý tính địa chỉ, tính khách quan, tính phù hợp, tính kịp thời, tính đơn giản, dễ hiểu Đồng thời thông tin phải xếp cách logic, khoa học thực tế kiểm nghiệm Thông tin khoa học giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý giảm thiểu xuống mức thấp việc định mang tính chủ quan 24 3.4 Lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Một số kỹ lãnh đạo, quản lý sở thông tin khoa học 1) Kỹ thu thập, xử lý thông tin đầu vào trình định Xác định vấn đề mục tiêu, hoạt động có tính nhận thức Xác định chất sâu xa vấn đề cần giải quyết, nhận thức rõ nan giải, mâu thuẫn yếu Chỉ mục tiêu trung tâm cần đạt, thách thức, hội kèm Sử dụng phân tích SWOT: điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức 25 3.4 Lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Một số kỹ lãnh đạo, quản lý sở thông tin khoa học 2) Kỹ thu thập, xử lý thơng tin q trình định - Đây hoạt động có tính khảo sát thực tế Cần thu thập đủ loại thông tin: kiện thực tế, ý kiến, suy đốn chủ quan Thơng tin cần có tính chất: tập trung, liên quan, chun sâu, tồn diện, nhiều đối tượng - Cần chống lại khuynh hướng ỷ lại vào cảm tính (chỉ sử dụng trường hợp bất khả kháng) - Cần phân loại thông tin theo mức độ tin cậy tính hệ thống để có cách thức sử dụng phù hợp 26 3.4 Lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Một số kỹ lãnh đạo, quản lý sở thông tin khoa học 3) Kỹ thu thập, xử lý thông tin đầu định - Đây hoạt động có tính sáng tạo, tính chương trình kết nối hành động Cần xem xét toàn diện khả năng, phương án hành động có thể, lộ trình, bước chương trình hành động khác - Đưa phương án để phân tích so sánh (ít 2-3 phương án) Xác định cân nhắc phương án, hậu quả, khả thành công bước Số lượng phương án mức độ sâu dự tính phụ thuộc vào thời gian nguồn lực - Đây hoạt động có tính tổng hợp lý tính cảm tính Do đó, người lãnh đạo, quản lý cần vận dụng kinh nghiệm cảm tính cá nhân (giác quan thứ 6) để định 27 3.4 Lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Một số kỹ lãnh đạo, quản lý sở thông tin khoa học 4) Kỹ thu thập, xử lý thông tin trình kiểm tra, giám sát - Đây hoạt động thực tiễn Cần ý giám sát, đánh giá hệ thống phản hồi - Qúa trình định trị thực thơng qua hệ thống thể chế sau: + Hệ thống thông tin (thu thập, xử lý); + Hệ thống tư vấn, tham mưu, chuyên gia soạn thảo; + Hệ thống phản hồi (sơ, tổng kết); + Hệ thống đánh giá 28 CÂU HỎI ƠN TẬP Câu 1: Thơng tin lãnh đạo, quản lý gì? Phân tích đặc điểm vai trị thơng tin lãnh đạo, quản lý? Liên hệ trách nhiệm thân để phát huy vai trị thơng tin lãnh đạo, quản lý  Câu 2:Phân biệt thơng tin thức thơng tin khơng thức lãnh đạo quản lý? Phân tích quy trình kỹ thu thập, xử lý thơng tin ví dụ mà anh chị biết thực thực tiễn Qua đó, người lãnh đạo quản lý sở cần lưu ý vấn đề để việc thu thập xử lý thông tin hiệu quả? 29 TRÂN TRỌNG CẢM ƠN CHÚC CÁC ANH/ CHỊ NHIỀU SỨC KHOẺ, HẠNH PHÚC VÀ THÀNH CÔNG! Email: phamxuankhanhq1@gmail.com Điện thoại: 0948951496 30 ... thông tin lãnh đạo, quản lý • Nhu cầu thơng tin cán lãnh đạo, quản lý sở • Kỹ thu thập, xử lý thơng tin lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở Những vấn đề chung thông tin lãnh đạo, quản lý 1.1... nghiêm túc xử lý thông tin 13 Kỹ thu thập, xử lý thông tin lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở 3.1 Quy trình, kỹ thu thập xử lý thông tin 3.2 Lãnh đạo, quản lý việc thu thập, xử lý thông tin... cho nhà lãnh đạo, quản lý giảm thiểu xuống mức thấp việc định mang tính chủ quan 24 3.4 Lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Một số kỹ lãnh đạo, quản lý sở thông tin khoa học 1) Kỹ thu