Công tác kế toán tại Tại Công ty TNHH Tiến Hiếu

Công tác kế toán tại Tại Công ty TNHH Tiến Hiếu

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác hạch toán kế toán là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất những mặt hàng có tính cạnh tranh cao Công tác hạch toán kế toán hợp lý, logic sẽ giúp cho quá trình sản xuất diễn ra thuận tiện, đạt hiệu quả cao, nhờ đó lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không ngừng tăng cao Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế toàn cầu thì những thông tin cập nhật từ công tác hạch toán kế toán có vị trí đặc biệt quan trọng và hết sức hữu ích cho các nhà quản trị thuộc nhiều cấp độ khác nhau trong việc đưa ra các quyết định kịp thời nhằm tối đa hoá lợi nhuận và tăng cường khả năng của doanh nghiệp Công ty TNHH Tiến Hiếu là một doanh nghiệp chuyên phân phối và sản xuất kinh doanh các mặt hàng giấy, một trong những mặt hàng có tính cạnh tranh cao hiện nay Bởi vậy, để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải đánh giá được chất lượng hoạt động của mình và hoạch định được phương hướng sản xuất kinh doanh có chiều sâu và đúng đắn hơn Để đạt được điều này, Công ty phải có một bộ phận kế toán hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin một cách chính xác và đầy đủ Chính vì vậy, tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán là một trong những điều kiện tiên quyết hàng đầu.

Qua thời gian được tìm hiểu tại Công ty TNHH Tiến Hiếu, em càng thấy được vai trò thiết yếu của bộ phận kế toán trong công ty Có thể nói, Công ty dù mới ra đời được 7 năm nhưng đã đứng vững, không ngừng phát triển và khẳng định mình trên thị trường Sau đây là những kiến thức thu lượm được của em trong hơn một tháng thực tập ở Công ty Bản báo cáo tổng hợp này là những tóm tắt về quá trình và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiến Hiếu, đặc biệt là bộ máy kế toán của Công ty.

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiến Hiếu

1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tiến Hiếu

- Tên giao dịch : TIEN HIEU COMPANY LIMITED - Tên viết tắt : TIE CO.,LTD.

Giấy chứng nhận kinh doanh số 0102002500 ngày 20/04/2001

Trụ sở chính của Công ty đặt tại : Số 9, phố Cầu Gỗ, phường Hàng Bạc, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội

Số điện thoại : 04 8244206, 04.9840351Số Fax : 8260404

Ngành, nghề kinh doanh :

- Buôn bán, sản xuất, chế biến giấy;

- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc, vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chế biến giấy; hàng gia dụng, đồ trẻ em);

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; - Môi giới thương mại;

- Vận tải hàng hoá;

- Sản xuất, chế biến, buôn bán nông, lâm, thuỷ sản, thực phẩm, nước giải khát, rượu, bia.

Vốn điều lệ : 1.900.000.000 đồng (Một tỷ chín trăm triệu đồng VN)

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Tiến Hiếu được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0102002500 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 20/04/2001 với chức năng chủ yếu là phân phối các mặt hàng tiêu dùng như giấy ăn, hàng gia dụng, đồ trẻ em…

Công ty được thành lập trên cơ sở góp vốn của hai thành viên.

Phần vốn góp (%)

Kim Định

Số 9 phố Cầu Gỗ, phường Hàng Bạc, Hoàn Kiếm, HN

1.700.000.000 89,47

Gỗ, phường Hàng Bạc, Hoàn Kiếm, HN

200.000.000 10,53

Ngày 20/4/2001, Công ty TNHH Tiến Hiếu chính thức đi vào hoạt động Công ty là đại diện phân phối độc quyền cho sản phẩm giấy ăn cao cấp Cellox nhập khẩu từ Thái Lan của Công ty Nga Băngkok

Năm 2003, Công ty bắt đầu tiến hành sản xuất kinh doanh đối 2 dây chuyền sản xuất:giấy ăn cao cấp và giấy vệ sinh Trong giai đoạn này chỉ có dây chuyền sản xuất giấy vệ sinh mang lại hiệu quả Dây chuyền sản xuất giấy ăn cao cấp tuy rất hiện đại và có công suất cao song vẫn còn phải khai thác cầm chừng, nguyên nhân là công ty không thể nhập được phần mềm sản xuất, và nguyên liệu phôi giấy cao cấp không đủ cung ứng cho sản xuất Công ty vừa sản xuất, vừa nghiên cứu ứng dụng dây chuyền sản xuất mới nên hiệu quả kinh doanh bước đầu còn kém.

Năm 2005, Công ty tiếp tục nhập dây chuyền sản xuất giấy vệ sinh cao cấp Thời gian này hoạt động của Công ty đã dần đi vào ổn định, Công ty đã có một chỗ đứng nhất định trên thị trường Do đó, công suất máy móc được

sử dụng tối đa Người tiêu dùng biết đến sản phẩm giấy ăn và giấy vệ sinh cao cấp của Công ty nên doanh thu tăng lên đáng kể.

Năm 2007, Công ty mở rộng quy mô sản xuất với việc thuê thêm một xưởng sản xuất mới tại Thị trấn Châu Quỳ Điều này giúp Công ty tăng cường năng lực sản xuất và mở rộng quy mô phân phối sản phẩm giấy trên thị trường Trong đó, tại xưởng ở Châu Quỳ, Công ty đầu tư thêm 2 dây chuyền sản xuất nhập khẩu từ Trung Quốc, cải tiến công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Việc mở thêm phân xưởng này góp phần quan trọng cho Công ty trong việc phân phối các sản phẩm mang thương hiệu của Công ty ra khắp các tỉnh thành trong cả nước và tiến tới mục tiêu lâu dài là xuất khẩu ra nước ngoài.

1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Chức năng cơ bản của Công ty TNHH Tiến Hiếu là phân phối, sản xuất kinh doanh các mặt hàng giấy: giấy ăn cao cấp, khăn ướt giấy vệ sinh, giấy lau bếp…đảm bảo chất lượng cao.

Công ty xác định nhiệm vụ chủ yếu của mình trong quá trình hoạt động kinh doanh như sau:

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước về các khoản thuế và các khoản lệ phí.

- Ưu tiên sử dụng lao động trong nước, phải đảm bảo lợi ích và quyền lợi cho người lao động theo quy định của luật Lao động.

- Đảm bảo chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn quy định và tích cực tham gia chống nạn hàng giả, hàng kém phẩm chất trên thị trưòng làm ảnh hưởng tới người tiêu dùng.

- Tuân thủ các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường và trật tự an toàn xã hội.

- Tiến hành ghi chép sổ sách kế toán theo quy định và chịu sự kiểm soát của cơ quan kiểm toán.

1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty

a Đặc điểm về sản phẩm kinh doanh

Sản phẩm Công ty sản xuất bao gồm các loại giấy: giấy Fairy, giấy Hà Nội Sản phẩm giấy Fairy gồm: giấy vệ sinh Fairy, giấy ví Fairy, giấy Napkin Fairy được nhập nguyên liệu phôi giấy từ Công ty giấy Tissue Sông Đuống Sản phẩm này là loại giấy cao cấp phục vụ cho đối tượng khách hàng có thu nhập trung bình trở lên, do đó lượng tiêu thụ sản phẩm chủ yếu ở thành phố Hà Nội Giấy Hà Nội gồm: giấy vệ sinh Hà Nội, giấy ví Hà Nội, giấy Napkin Hà Nội được nhập nguyên liệu phôi giấy từ Công ty giấy Trúc Bạch Đây là dòng sản phẩm giấy có chất lượng trung bình nên chủ yếu được tiêu thụ ở các tỉnh như: Hưng Yên, Nam Định, Hà Nam, Thái Bình…

Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất giấy vệ sinh

Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất giấy Napkin

Sơ đồ 3: Quy trình sản xuất giấy víPhôi giấy

vệ sinh

Lõi giấy

Dây chuyền cắt quả

Đóng túi nilông

Phôi giấy Napkin

Dây chuyền cắt tờ

Đóng túi nilon

Đóng thùng caton

Phôi giấy ví

Dây chuyền cắt tờ

Đóng túi nilon

Sơ đồ 4: Quy trình sản xuất khăn ướt

Ngoài sản xuất giấy, Công ty còn phân phối độc quyền một số sản phẩm như: Giấy Cellox (Thái Lan), Giấy vệ sinh T&B (Công ty giấy Trúc Bạch) , Giấy Canary ( Công ty Giấy lụa), giấy Lency ( Công ty Thuận Phát ) Trong đó sản phẩm giấy Cellox được nhập khẩu từ Thái Lan của Công ty Nga Bangkok gồm: giấy hộp Cellox, giấy vệ sinh cao cấp Cellox Dion, giấy gói Cellox Yori.

b Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Là doanh nghiệp sản xuất thương mại, Công ty kinh doanh và sản xuất các mặt hàng giấy ăn, giấy vệ sinh Đây là những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu nên hoạt động tiêu thụ diễn ra liên tục, thường xuyên.

Công ty mua nguyên liệu, hàng hoá trực tiếp từ các nhà cung cấp: Công ty giấy Tissue Sông Đuống, Công ty giấy Trúc Bạch, Công ty Nga Băngkok, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Giấy lụa, Công ty TNHH xuất nhập khẩu Thuận Phát Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, Công ty nhập các phôi giấy từ Công ty giấy Tissue Sông Đuống và Công ty giấy Trúc Bạch theo đơn đặt hàng từng tháng Đối với các hàng hoá Công ty nhập từ Công ty Nga Băngkok, Công ty Giấy lụa, Công ty Thuận Phát, Công ty giấy Trúc Bạch theo đơn đặt hàng hàng tuần Đối với các nhà cung cấp, Công ty đều thanh toán hết tiền hàng vào cuối tháng.

Phôi giấy

Hương liệu

Dây chuyền cắt tờ

Dây chuyền đóng túi nilon

Đóng thùng caton

Công ty tiêu thụ sản phẩm chủ yếu thông qua hai kênh sau:

Tại các cửa hàng bán lẻ ở Hà Nội và các đại lý tỉnh, Công ty giao hàng tận nơi, thanh toán ngay với chủ đại lý, chủ cửa hàng Tại các siêu thị Công ty cũng giao hàng tận nơi nhưng áp dụng hình thức thanh toán chậm sau 20 ngày bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

c Đặc điểm về thị trường

Thị trường chủ yếu của Công ty là tại thành phố Hà Nội và các tỉnh thành lân cận Hiện nay, trên địa bàn Hà Nội, Công ty đã phân nhóm các nhân viên kinh doanh quản lý theo từng khu vực theo quận Chính vì vậy, sản phẩm của Công ty có mặt hầu hết ở các cửa hàng bán lẻ, chợ, các cửa hàng tạp hoá nhỏ lẻ trong từng ngóc ngách Tại các tỉnh, Công ty cũng có quan hệ mật thiết với đại lý bán buôn, mỗi tỉnh có từ một đến hai đại lý độc quyền phân phối sản phẩm của Công ty Từ các đại lý này, sản phẩm giấy được phân phối sang các nhà bán lẻ tại các huyện, xã trong tỉnh.

Tuy nhiên, giấy là một sản phẩm dễ tiêu thụ, do đó trên thị trường có khá nhiều doanh nghiệp xâm nhập và cạnh tranh nhau về thị phần Các sản phẩm cạnh tranh chủ yếu như: giấy vệ sinh An An, giấy Watersilk, giấy hộp Pupply, giấy Passeo…Các sản phẩm này có chất lượng cao, mẫu mã khá bắt mắt, với giá cả hợp lý, nên Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn khi tiêu thụ sản phẩm của mình.

III Cơ cấu tổ chức của Công ty

2.1 Cơ cấu sản xuất

Công ty

Các cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội

Hệ thống các siêu thị

Các đại lý tỉnh Các nhà bán lẻ

Người tiêu dùng

Sơ đồ 5: Cơ cấu sản xuất của Công ty

Dây chuyền sản xuất được hoạt động liên tục, ổn định theo kế hoạch từng năm Mỗi một chủng loại sản phẩm có một dây chuyền sản xuất riêng do sản phẩm giấy có nhiều loại, chúng không hoàn toàn giống nhau, song chúng có đặc thù chung nên được phân thành các nhóm sản phẩm như: giấy ăn hộp, giấy vệ sinh, giấy khăn ướt, giấy ăn ví

Quy trình sản xuất giấy của Công ty được tổ chức theo dây chuyền công nghệ khép kín, sản xuất có mẻ lớn, chu kỳ sản xuất ngắn, khi ca máy kết thúc cũng là lúc sản phẩm hoàn thành Vì vậy đặc điểm nổi bật của quá trình sản xuất là không có sản phẩm dở dang cuối kỳ, sản phẩm hỏng được đem tái chế ngay.

Dây chuyền của Công ty được xây dựng theo nguyên tắc thống nhất giữa các phòng ban Văn phòng xưởng sau khi kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào đủ tiêu chuẩn quy cách chất lượng thì nguyên vật liệu sẽ được nhập kho Lệnh sản xuất được văn phòng xưởng lập rồi trình lên giám đốc kí duyệt Sau đó, văn phòng xưởng nhận lệnh sản xuất và tiến hành cho các dây chuyền sản xuất theo lệnh đặt Sản phẩm tạo ra được nhập kho, để tiêu thụ ra thị trường thì phải có đơn xin xuất hàng của phòng Kinh doanh Quản đốc xưởng sẽ chịu

Giám đốc

Văn phòng xưởng

DC giấy ăn

DC giấy vệ sinh

DC khăn ướt

DC giấy ăn víPhó giám đốc

mọi trách nhiệm trong quá trình sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của Phó giám đốc Một nhân viên thống kê trực thuộc văn phòng xưởng có nhiệm vụ ghi chép mọi số liệu nhập xuất nguyên vật liệu cũng như thành phẩm theo ngày Các dây chuyền sản xuất được hoạt động liên tục dưới sự kiểm soát của nhân viên kỹ thuật thuộc xưởng, mỗi một dây chuyền sản xuất có một nhân viên kỹ thuật giám sát nhằm xử lý kịp thời trục trặc phát sinh trong quá trình vận hành máy móc, do đó hoạt động sản xuất luôn được tổ chức liên tục, không những tiết kiệm được chi phí sản xuất mà còn nâng cao năng suất của máy móc thiết bị và người lao động.

2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Sơ đồ 6: Cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Hiếu bao gồm: một giám đốc, một phó giám đốc, các phòng ban chức năng Bộ máy này được tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng Theo mô hình này thì những quyết định quản lý do những phòng chức năng nghiên cứu đề xuất Khi được lệnh của giám đốc sẽ truyền từ trên xuống dưới Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

VĂN PHÒNG

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG VẬT TƯPHÓ GIÁM ĐỐC

mưu có các lãnh đạo song không được ra lệnh cho các xưởng sản xuất Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm chức năng và nhiệm vụ nhất định.

Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của Công ty có nhiệm vụ

điều hành chung cho mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan Pháp luật Nhà nước và các đối tác kinh doanh về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ và nhiệm vụ được giao.

Phó giám đốc: quản lý chung và điều hành lĩnh vực sản xuất kinh doanh,

tìm hiểu thị trường, chỉ đạo trong việc thanh quyết toán các hợp đồng kinh doanh Thay mặt giám đốc quan hệ với các bên liên quan giải quyết các công việc liên quan.

Phòng Kế toán: đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh của các xưởng dưới hình thái giá trị để phản ánh cụ thể chi phí đầu vào, kết quả đầu ra Phân tích kết quả kinh doanh của từng tháng, quý, năm, phân phối lợi nhuận đồng thời cung cấp thông tin cho giám đốc, phó giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành hoạt động của Công ty.

Văn phòng: có chức năng lập định thời gian cho các loại sản phẩm, tính

lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên; tuyển dụng lao động; phụ trách các vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp đón các đoàn khách Thực hiện đáp ứng các nhu cầu an ninh, an toàn cho cán bộ công nhân viên của Công ty.

Phòng kinh doanh: có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, điều

độ sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thăm dò thị trường, xây dựng các chiến lược tiếp thị quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, lập các phương án phát triển Công ty.

Phòng vật tư: có chức năng lên kế hoạch thu mua vật tư, chỉ đạo cung

ứng vật tư sản xuất, nghiên cứu cải tiến đổi mới nguồn nguyên vật liệu, thiết bị dây chuyền sản xuất.

IV Thành tựu Công ty đạt được trong những năm qua

Qua bảng trên ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển với tốc độ chậm Cụ thể

Về doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ: Năm 2006 so với năm 2005 giảm 3.085.135.320 đồng tương ứng giảm 35,65%, doanh thu năm 2006 giảm là do trên thị trường có nhiều sản phẩm thay thế, trong khi sức cạnh tranh của sản phẩm của Công ty còn kém, chính điều này đặt ra cho lãnh đạo cần phải đưa ra một chiến lược đúng đắn hơn để thúc đẩy tiêu thụ trong năm 2007 Số liệu ở bảng trên đã cho thấy năm 2007 đã tăng so với năm 2006 là 2.792.291.377 đồng tương ứng tăng 50,7%

Về chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2006 tăng 37.308.275 đồng tương ứng tăng 6,71% Năm 2007 tiếp tục tăng 216.839.943 đồng tương ứng tăng 26,56% Nguyên nhân là do quy mô Công ty mở rộng, số sản phẩm hàng hoá tăng lên.

Về lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: năm 2006 giảm 62.578.245 đồng tương ứng giảm 41,29% so với năm 2005 Năm 2007 tiếp tục giảm so với năm 2006 là 80.808.239 đồng tương ứng giảm 90,83% Nguyên nhân của sự sụt giảm liên tiếp trong hai năm liền này là do nhu cầu mạng lưới phân phối và mở thêm một xưởng mới trong những tháng cuối năm 2006 nên Công ty đã thanh lý một xe tải cỡ nhỏ và mua thêm một xe tải khác đồng thời mua thêm các loại máy để phục vụ cho sản xuất làm cho nhiều khoản chi phí phát sinh tăng.

Về nộp ngân sách Nhà nước: khoản thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2006 nộp 32.664.489 đồng, năm 2006 giảm so với năm 2005 là 7.475.851 đồng ( tương ứng giảm 18,62% ) Năm 2007 Công ty nộp khoản thuế thu nhập doanh nghiệp là 32.544.414 đồng, như vậy giảm 120.075 đồng so với năm 2006 ( tương ứng giảm 0,37% )

Nói tóm lại, năm 2006 là năm Công ty gặp nhiều khó khăn về nguồn hàng cung ứng, hàng mua về không đủ nhu cầu bán hàng, mặt khác các nhà cung ứng hầu như không hỗ trợ các chính sách khuyến mãi bán hàng nên