Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh trong thời gian tới

Luận Văn: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh trong thời gian tới

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangMỤC LỤCVũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangDANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒSơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu chức năng .Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu Sơ đồ 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Tiến Minh .Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đề xuất .51Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh Giang LỜI NÓI ĐẦUTrong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung vấn đề hiệu quả được coi là thước đo đánh giá sự thành công. Hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp đạt được có thể bằng nhiều con đường: Thông qua doanh số bán hàng, yếu tố kỹ thuật . hoặc có thể đạt được thông qua một cơ cấu tổ chức hợp lý nhằm phát huy tốt nhất thế mạnh của các thành viên nhằm phục vụ cho sự phát triển của tổ chức theo thời gian. Đặc biệt trong điều kiện Việt Nam gia nhập WTO thì các doanh nghiệp của chúng ta không chỉ phải cạnh tranh trong nước mà còn phải chịu sức ép rất lớn từ phía các doanh nghiệp nước ngoài với trình độ tổ chức chuyên nghiệp. Vì vậy, cơ cấu tổ chức lại các doanh nghiệp của chúng ta vừa mang tính khách quan vừa mang tính chủ quan do cạnh tranh và sự lớn mạnh không ngừng của các tổ chức và các doanh nghiệp.Cơ cấu tổ chức không chỉ là vấn đề đối với các doanh nghiệp xét trên góc độ vi mô mà còn là vấn đề quản lý của nhà nước xét trên góc độ vĩ mô. Một cơ cấu tổ chức tốt tiết kiệm nguồn lực, nâng cao khả năng hoạt động của không chỉ doanh nghiệp mà của cả nền kinh tế.Công ty TNHH Tiến Minh là một doanh nghiệp mới thành lập đang phát triển không ngừng nên trong cơ cấu tổ chức của nó vẫn còn có những bất cập cần được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Chính vì vậy trong thời gian thực tập ở Công ty TNHH Tiến Minh em đã cho em cơ hội nghiên cứu, tổng hợp lý thuyết và thực tế để chọn ra chuyên đề thực tập là: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh trong thời gian tới ”.Do khả năng nhận thức và hạn chế về kiến thức nên chuyên đề thực tập chắc chắn còn nhiều thiếu sót mong nhận được sự góp ý và giúp đỡ của thầy.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangNỘI DUNGCHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨCI. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN1. Cơ cấu.Có hai khái niệm về cơ cấu được đề cập đến trong chuyên ngành kinh tế lao động, tùy theo mục đích hoặc cách tiếp cận khác nhau mà ta có những khái niệm khác nhauThứ nhất, cơ cấu được hiểu là sự phân chia tổng thể ra thành các bộ phận nhỏ hơn theo những tiêu thức khác nhau, các bộ phận này sẽ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác nhau của tổng thể nhưng chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung.Thứ hai, cơ cấu được hiểu là sự phân chia vai trò và trách nhiệm giữa các thành viên, các bộ phận, đơn vị của tổng thể trên cơ sở phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cấu thành nên tổng thể đó. Cơ cấu này còn được phân chia thành hai hình thức là : Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Cơ cấu chính thức được hình thành dựa vào mối quan hệ đa chiều giữa các bộ phận trong tổng thể trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được xác định nó được thể hiện dưới hình thức là các quy định trong tổ chức. Cơ cấu không chính thức được xác định bằng các luật lệ và các mối quan hệ giữa các thành viên không có trong quy định của tổ chức mà nó được xây dựng dựa trên yếu tố tình cảm và kinh nghiệm sống của từng thành viên trong tổ chức.2. Tổ chức.Năm 1981, Ducan đã đưa ra một định nghĩa về tổ chức và đã được nhiều nhà kinh tế sử dụng như sau: Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, họ cùng làm việc hướng tới mục tiêu chung và các mối quan hệ của họ được xác định theo một cơ cấu nhất định.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangTheo định nghĩa này thì tổ chức có những đặc điểm nổi bật:- Định nghĩa này nhấn mạnh yếu tố con người, con người tạo nên tổ chức, con người quan trọng hơn máy móc, nhà xưởng.- Ở một chừng mực nào đó thì con người trong tổ chức làm việc phải hướng tới mục tiêu chung và phối hợp các hoạt động với nhau để đạt được mục tiêu đó. - Mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức cần phải được xác định rõ ràng và theo một cơ cấu nhất định.3. Cơ cấu tổ chức.Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức nhưng có hai định nghĩa được đề cập nhiều trong các tài liệu chuyên ngành:- Năm 1998, Roobin đưa ra định nghĩa: Cơ cấu tổ chức xác định các công việc được tập hợp, phân công và phối hợp một các chính xác như thế nào.- Năm 2001, Griffin và Moorhead lại cho rằng: Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, các mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.4. Quản lý.Có nhiều khái niệm về quản lý khác nhau nhưng quan điểm về quản lý được được các nhà kinh quản lý sử dụng nhiều là: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường.Theo định nghĩa này thì quản lý có các đặc điểm:- Bao gồm chủ thể quản lý đưa ra các quyết định và đối tượng quản lý thức hiện các quyết định đó.- Một mục tiêu chung cho đối tượng quản lý và chủ thể quản lý làm cơ sở cho chủ thể quản lý đưa ra các quyết định.- Chủ thể quản lý phải thực hiện hành động.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh Giang5. Bộ máy quản lý.Mỗi tổ chức đều cần có một bộ máy quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức một cách có hiệu quả. Bộ máy quản lý là hệ thống những con người cùng các phương tiện của tổ chức, được liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo, quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định.Bộ máy quản lý bao gồm hai hệ thống có sự tách rời:- Hệ thống chỉ huy bao gồm công cụ quản lý là các quyết định và quyền lực của chủ thể quản lý để tác động vào đối tượng bị quản lý.- Hệ thống chức năng bao gồm những công việc, chức năng và nhiệm vụ được xác định cụ thể cho từng đối tượng, từng cấp, từng lĩnh vực.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận hợp thành, trong đó các bộ phận này có mối quan hệ hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa thực hiện các phần việc nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng và mục tiêu chung của tổ chức.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm:- Bộ phận quản lý: phòng marketing, phòng kế hoạch . - Cấp quản lý: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng .II. CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ.Tùy thuộc vào đặc điểm, nhiệm vụ và phương pháp khác nhau mà có các kiểu tổ chức:1. Cơ cấu trực tuyến.Đây là cơ cấu đơn giản nhất, trong đó chỉ có cấp trên và cấp dưới, tức là mỗi người cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp từ một người cấp trên mà không phải chịu sự quản lý của trưởng các bộ phận khác.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangSơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến.- Ưu điểm: mệnh lệnh được thực hiện nhanh, tránh trùng lặp các quyết định, quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng nó tỏ ra rất phù hợp đối với các tổ chức mới được thành lập khi mà mọi hoạt động của tổ chức chưa đi vào ổn định và chưa phức tạp cần có sự chỉ đạo thống nhất, nó bảo vệ nguyên tắc chế độ một thủ trưởng.- Nhược điểm: người lãnh đạo phải có kiến toàn diện để có thể giải quyết nhiều công việc chuyên môn cùng một lúc, không tận dụng được các nhà chuyên môn giúp trong việc đưa ra các quyết định, cơ cấu này khá cứng nhắc làm giảm hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bộ phận ảnh hưởng đến tính linh hoạt, nhạy bén trong hoạt động của bộ máy quản lý.2. Cơ cấu theo chức năng.Cơ cấu này có đặc điểm là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng nhất định. Mối quan hệ giữa các bộ phận, thành viên trong tổ chức rất phức tạp, đều phải tuân thủ theo sự chỉ đạo của cấp trên.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A7Người lãnh đạoNgười lãnh đạo tuyến 1Người lãnh đạo tuyến 1Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangSơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu chức năng.- Ưu điểm: giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung, thu hút được các chuyên gia vào công tác quản lý chuyên môn.- Nhược điểm: có nhiều cấp trên dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng, khó khăn trong việc xác định trách nhiệm giữa các phòng ban, dễ dẫn đến rối loạn trong quản lý vì nhân viên phải chịu sự tác động nhiều phía.3. Cơ cấu trực tuyến – chức năng.Cơ cấu này là sự kết hợp hai cơ cấu trên, bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của cán bộ trực tuyến. Mối quan hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo theo trực tuyến, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức khá toàn diện để có thể thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng trong hoạt động của tổ chức.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A8Người lãnh đạoNgười lãnh đạo chức năng CNgười lãnh đạo chức năng ANgười lãnh đạo chức năng BĐối tượng quản lý 1Đối tượng quản lý 2Đối tượng quản lý 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh GiangSơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng.- Ưu điểm: khắc phục được nhược điểm của hai loại cơ cấu trên, làm tăng tính linh hoạt trong hoạt động quản lý của tổ chức và thu hút được các nhà chuyên môn trong việc đưa ra các quyết định.- Nhược điểm: Phải kết hợp được bộ phận trực tuyến và chức năng nếu không sẽ gây ra tình trạng nhiều ý kiến trái khác nhau cùng được đưa ra dẫn đến chậm chễ trong giải quyết công việc liên quan nhiều bộ phận chức năng.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A9Người lãnh đạo chức năng ANgười lãnh đạo chức năng AĐối tượng quản lý 1Người lãnh đạo cấp 1Người lãnh đạo chức năng CNgười lãnh đạo chức năng BNgười lãnh đạo cấp 2Người lãnh đạo chức năng BNgười lãnh đạo chức năng CĐối tượng quản lý 2Đối tượng quản lý 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Vĩnh Giang4. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu.Cơ cấu này giống với cơ cấu trực tuyến – chức năng, người lãnh đạo là người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định khi gặp khó khăn sẽ tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Bộ phận tham mưu sẽ nhỏ gọn hơn, không cồng kềnh như các phòng ban do bộ phận tham mưu chỉ bao gồm một số chuyên gia giỏi.Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu.- Ưu điểm: bảo vệ được nguyên tắc một thủ trưởng, khai thác được khả năng của các chuyên gia, mỗi cấp dưới chỉ thực hiện theo quyết định của thủ trưởng của mình, hạn chế được chốn tránh trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.- Nhược điểm: Người lãnh đạo ít tiếp xúc hơn với cấp dưới, các quyết định đưa ra sẽ chậm do phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia.Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A10Người lãnh đạoTham mưu 1 Tham mưu 3Tham mưu 2Tham mưu 1Tham mưu 2 Tham mưu 2Tham mưu 1Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2Các đối tượng quản lýCác đối tượng quản lý [...]... hưởng của cơ cấu tổ chức tới hiệu quả hoạt động của công ty TNHH Tiến Minh 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trong thời gian qua Công ty TNHH Tiến Minh đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo trực tuyến, mô hình này tỏ ra khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty, nó đã phát huy được sức mạnh của cả bộ máy quản lý của công nói riêng và tập trung được tất cả mọi cán bộ công. .. phòng ban chức năng trong hoạt động của tổ chức - Xây dựng nội dung hoàn thiện dựa vào những phân tích, đánh giá trên: + Hoàn thiện sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý + Hoàn thiện mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy + Hoàn thiện nhân lực quản lý cả về số lượng và chất lượng + Hoàn thiện quy chế phối hợp, cơ chế quản lý giữa các bộ phận, phòng ban chức năng trong bộ máy quản lý - Thực... xuất thì cũng cần tiến hành hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý song song cho phù hợp với tình hình thực tế và khắc phục những mặt hạn chế trong cơ cấu cũ để nâng cao hiệu quả quản lý trong công ty Chính vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh là do yêu cầu khách quan và bắt buộc của thực tế sản xuất cùng với sự phát triển của công ty Vũ Minh Cường Kinh tế... Bộ phận nhà bếp Phân xưởng 2 Nguồn: Bộ phận chuyên trách nhân sự 1.2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Tiến Minh quy mô thuộc loại vừa và nhỏ mới thành lập được hơn 5 năm nên cơ cấu tổ chức của công ty chưa thể ổn định và còn trong giai đoạn tìm tòi một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp nhất với tình hình thực tế của công ty Chính vì vậy cơ cấu tổ chức bộ. .. định của nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó: Một số tổ chức, doanh nghiệp phải tuân thủ theo những quy định của nhà nước về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trong các tổ chức, doanh nghiệp của nhà nước đã đặt ra trong xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý là giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản lý và tổ chức công đoàn Đối với các doanh nghiệp, tổ chức. .. hiệu quả quản lý cần phải được hoàn thiện Sở dĩ còn có tồn tại như vậy là do công ty mới được thành lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chưa ổn định, cần được bổ sung và hoàn thiện liên tục trong quá trình phát triển của công ty theo cả chiều rộng và chiều sâu Nguyên nhân quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn tới những hạn chế trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là do công ty hiện nay chưa có cơ sở sản... Vĩnh Giang trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh đang được áp dụng ở thời điểm hiện tại 1.2.1 Ưu điểm Với cơ cấu tổ chức theo trực tuyến tỏ ra khá phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của công ty, nhất là công ty chỉ mới được thành lập chưa lâu nên tính ổn định của các hoạt động là chưa cao nên việc tổ chức theo trực tuyến sẽ hướng công ty theo đúng định hướng của ban giám đốc Cơ cấu. .. GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang chức để có thể phát huy hiệu quả quản lý với chi phí thấp hơn, đồng thời giảm bớt sự mệt nhọc, phát huy tính chủ động, sáng tạo, nâng cao tính thuận tiện trong hoạt động của cán bộ, nhân viên quản lý Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Tiến Minh em nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty còn có một số hạn chế trong cơ cấu nhân lực, số lượng bộ phận phòng ban... hưởng tới cách thức tổ chức ở các bộ phận và ở các cấp - Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ: Cơ cấu tổ chức cũ đã không còn phù hợp với điều kiện của tổ chức nữa chính vì vậy nó gây cản trở đối với cơ cấu tổ chức mới Sự cản trở này làm cho giảm hiệu quả của cơ cấu mới, giảm tính sáng tạo của người lao động, không khai thác được hết tiềm năng trong tổ chức - Năng lực, trình độ của người cán bộ tham mưu tổ chức: ... cần tiến hành cơ cấu lại tổ chức của mình để tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường VI SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 1 Tính tất yếu khách quan và phương hướng hoàn thiện Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức là một điều kiện tất yếu, khách quan giúp các cơ quan tổ chức tồn tại, phát triển và phát triển bền vững trong thời kì chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế như hiện nay Hoàn . tiện trong hoạt động của cán bộ, nhân viên quản lý. Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Tiến Minh em nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. quả quản lý trong công ty. Chính vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh là do yêu cầu khách quan và bắt buộc của