Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy

Xét trong khía cạnh một tổ chức xã hội như một chính phủ, một doanh nghiệp, hay một nhóm người có mục tiêu… thì vấn đề quản lý được đặt ra ngay khi tổ chức còn nằm trong ý tưởng, và theo suốt quá trình tồn tại của nó

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1: Những vấn đề lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một doanh nghiệp .3 I. Khái niệm chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .3 1. Khái niệm về quản lý 3 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty .4 3. Các mô hình chủ yếu về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 6 3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng 7 3.2. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo phòng ban 8 II. Vai trò của cơ cấu tổ chức đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp 11 1. Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời điểm, thời kì của doanh nghiệp .11 2. Đối với hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp 13 3. Đối với văn hóa của doanh nghiệp 15 4. Đối với các sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp .16 III. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của của doanh nghiệp 18 1. Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp 19 2. Quy mô của doanh nghiệp .19 3. Ý chí của người lãnh đạo 20 4. Mục tiêu chiến lược của công ty .21 5. Các biến động của môi trường kinh doanh .21 IV. Sự cần thiết hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp .22 Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 1. Yêu cầu từ sự phát triển, hoàn thiện của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động .22 2. Do yêu cầu của các yếu tố bên ngoài 23 Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy 24 I. Khái quát về công ty TNHH Bích Thủy 24 1. Quá trình hình thành, phát triển của công ty .24 2. Lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, quy trình kinh doanh của công ty .24 3. Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 27 4. Tổng quan về cơ cấu tổ chức và các hoạt động nhân sự của công ty 28 4.1 Cơ cấu tổ chức tổng thể hiện tại của công ty được thể hiện bằng mô hình tại trang 48 trong báo cáo chuyên đề này .28 4.2. Các hoạt động nhân sự của công ty 30 II. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty .37 1. Quan điểm của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .37 2. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 39 2.1 Giai đoạn 1996 - 2000 : .39 2.2 Giai đoạn 2001 – 2006: 43 2.3. Hiện nay 47 III. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty .52 Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy .56 I. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới .56 1. Đối với mảng kinh doanh mỹ phẩm: 56 2. Đối với mảng kinh doanh dịch vụ chăm sóc sắc đẹp 57 Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 II. Quan im ca cụng ty v vic hon thin c cu t chc b mỏy qun lý 58 III. Mt s kin ngh, gii phỏp hon thin c cu t chc b mỏy qun lý ca cụng ty 59 1. Mt s ý kin chung v c cu t chc b mỏy qun lý v vic hon thin c cu ú trong giai on sp ti. .59 2. xut mụ hỡnh c cu t chc b mỏy qun lý cụng ty nờn xõy dng trong thi gian ti 61 3. Mt s kin ngh vi cụng ty 68 Kt lun . 70 Danh mc ti liu tham kho .71 HOàN THIệN CƠ CấU Tổ CHứC Bộ MáY QUảN Lý CủA CÔNG TY TNHH BíCH THUỷ Nguyn Vn c - QTNL 47 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại hiện nay, với rất nhiều xu thế tác động, nền kinh tế của tất cả các quốc gia nói chung, của Việt Nam nói riêng, đang có những thay đổi mạnh mẽ và nhanh chóng. Điều đó buộc các tổ chức, các doanh nghiệp với tư cách vừa là nhân tố tạo ra sự biến đổi, vừa là chịu tác động của các biến đổi phải có những biện pháp hoàn thiện để có thể tồn tại và phát triển. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yếu tố rất quan trọng trong tổng hợp những yếu tố tạo nên tổ chức và được các tổ chức quan tâm. Do đó, phân tích cơ cấu tổ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong một doanh nghiệp để có thể xây dựng một cơ cấu hợp lý nhất sẽ góp phần quan trọng để tổ chức đạt được một cách hiệu quả các mục tiêu chiến lược của mình. Em vừa trải qua quá trình thực tập tại công ty TNHH Bích Thủy, có trụ sở chính tại 48A Mai Hắc Đế, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Mục đích nghiên cứu của chuyên đề luận văn tốt nghiệp này là phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty để xây dựng cơ cấu hợp lý hơn. Đề tài nghiên cứu 3 vấn đề chính sau : Chương I : Những vấn đề lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một doanh nghiệp. Chương II : Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy. Chương III : Kiến nghị giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Về phương pháp nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp. Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 1 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai - Phương pháp thống kê. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Chuyên đề nghiên cứu trong phạm vi công ty TNHH Bích Thủy. trong quá trình nghiên cứu mặc dù đã rất cố gắng và nhận được sự giúp đỡ hiệu quả của giáo viên hướng dẫn, PGS. TS Vũ Thị Mai và cán bộ hướng dẫn tại công ty, anh Vũ Thế Trịnh nhưng chắc chắn không thể tránh được những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của những người quan tâm. Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 2 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai Chương 1: Những vấn đề lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một doanh nghiệp. I. Khái niệm chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1. Khái niệm về quản lý Quản lý là một trong những hoạt động cơ bản nhất của con người, xét từ những phạm vi cá nhân, doanh nghiệp, quốc gia hoặc nhóm quốc gia. Quản lý cũng là hoạt động có ý nghĩa rất quyết định, mang tính sống còn của các chủ thể tham gia vào các hoạt động kinh tế. Quản lý mang tính cách là một thứ triết học. Tư tưởng quản lý có lịch sử phát triển lâu dài, với những tên tuổi đã được vinh danh trong ngành khoa học quản lý như Quản Trọng, Khổng Tử, Mạnh Tử, Tuân Tử thời cổ đại, Robert Owen, Andrew Ure, C.Babbage, F. W.Taylor, Henry Fayor, M.P.Follet, Elton Mayo, trường phái quản lý kinh tế của các nước xã hội chủ nghĩa thời cận đại và những thập niên đầu thế kỷ XX. Từ những năm 1960, sự biến đổi mạnh mẽ của các tư tưởng quản lý do kết quả của khủng hoảng thửa, sự thay đổi cục diện kinh tế và chính trị trên thế giới, dần dần tạo nên hệ thống tư tưởng quản lý hiện đại. Về nội dung, thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không đồng nhất. Có người cho rằng quản lý là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác. Có người lại cho rằng quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả những hoạt động của những cộng sự khác cùng chung một tổ chức. Lại có tác giả nói quản lý là một hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm. v.v… Từ những điểm chung trên trong các quan điểm trên, có thể hiểu rằng : “ Quản lý là sự tác động của các chủ thể Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 3 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường”. Với định nghĩa nêu trên, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau: Có chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, Có đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý, Có mục tiêu và quỹ đạo đặt ra cho cả chủ thể và đôi tượng quản lý. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. Xét trong khía cạnh một tổ chức xã hội như một chính phủ, một doanh nghiệp, hay một nhóm người có mục tiêu… thì vấn đề quản lý được đặt ra ngay khi tổ chức còn nằm trong ý tưởng, và theo suốt quá trình tồn tại của nó. Khi tổ chức hình thành, nó cũng tồn tại cái gọi là cơ cấu tổ chức, với sự sắp xếp những con người, những trang thiết bị hoạt động khác nhau theo những nguyên tắc nhất định nhằm thực hiện những hoạt động nào đó chuyên biệt hơn. Sự hình thành cơ cấu tổ chức đó tương ứng tạo ra một cơ cấu các cấp bậc quản lý khác nhau, có mối liên hệ với nhau, bao gồm người quản lý và các bộ phận, nhân viên dưới quyền. Và tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức đó. 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty. Đối với một tổ chức, dù cho tổ chức đó có quan tâm hay không, thì cơ cấu tổ chức của công ty vẫn tồn tại như một diều tất yếu. Tât nhiên, hầu như không một tổ chức nào không quan tâm tới vấn đề này. Trước tiên ta tìm hiểu về vấn đề tổ chức công ty. Theo quan điểm của nhiều nhà quản trị và các nhà kinh tế học, tổ chức công ty là việc sắp xếp, bố trí mọi người trong công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể. Nói cách khác, tổ Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 4 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai chức công ty là tổng thể những trách nhiêm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung. Với cách hiểu tổ chức công ty như vậy, thì công ty sẽ được phân thành các bộ phận, các đơn vị nhỏ hơn, và tất nhiên, mỗi bộ phận, mỗi nhóm đó sẽ có những chức năng, nhiệm vụ riêng, có người quản lý, có nhân viên, cơ sở vật chất riêng, có mối liên hệ về quyền hạn, trách nhiệm với nhau. Sự phân chia đó, cùng với các nguồn lực được phân bổ, các mối liên hệ về quyền lực và trách nhiệm, tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức là kêt quả của sự phân chia tổ chức thành các bộ phận, các nhóm có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm, các nguồn lực riêng, trong mối quan hệ hữu cơ với nhau, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả trong việc thực hiên mục tiêu của mình. Với quan niệm này, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một hệ thống bao gồm các phân hệ nhỏ, có quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Xét trên góc độ nhà quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là sự phân chia các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức theo những tiêu chí xác định, mỗi nhóm, bộ phận nhỏ có người quản lý, có nhân viên, có nguồn lực vật chất để thực hiên các nhiệm vụ, chức năng chuyên biệt đó. Sự phân chia vai trò quản lý là điều không thể không nhắc đến trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Mỗi nhà quản lý ở mỗi bộ phận, mỗi phân hệ có trách nhiệm, quyền hạn, nhiêm vụ riêng. Một người quản lý có quyền hạn trong phạm vi bộ phận của mình, và chịu sự quản lý của nhà quản lý cấp trên. Ví dụ, trưởng phòng kinh doanh có quyền hạn đối với nhân viên trong phòng kinh doanh, nhưng chịu sự quản lý của giám đốc. Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 5 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai Khi nói tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty, chúng ta thường nhắc đến tên các chức năng như: tài chính, marketing, nhân sự, sản xuất, bán hàng… hay các nhóm sản phẩm, nhóm khách hàng, và các chức danh như trưởng phòng, trưởng bộ phận, giám đốc khu vục, trưởng nhóm dự án… Trên thực tế, việc phân chia, đặt tên các bộ phận, nhóm, bổ nhiềm các vị trí quản lý đã tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty trên thực tế được xem xét trên 3 cấp độ: Cấp độ vĩ mô : là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò cho từng cá nhân trong công ty. Cấp độ vi mô : là việc quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân nắm giữ trong công ty. Hê thống bổ trợ : bao gồm hệ thống điều hành, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hóa của công ty và hệ thống quản lý hoạt động của công ty. Trong cả 3 cấp độ, và ở bất kì cơ cấu tổ chức nào, thì mối liên hệ về quyền lực, trách nhiệm đều được quan tâm một cách sâu sắc. Sự phân chia về chức năng, nhiệm vụ của các phân hệ luôn gắn liền với các quy định về quyền hạn, trách nhiệm của người quản lý các phân hệ đó, và những mối liên hệ hữu cơ giữa những người quản lý đó với nhau. 3. Các mô hình chủ yếu về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong thực tế, có rất nhiều mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Tuy nhiên, có thể thâu tóm các mô hình đó thành 3 dạng cơ bản sau đây : Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 6 Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Vũ Thị Mai 3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng. Trong mô hình này, vai trò của từng bộ phận, từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ chung. Người quản lý của từng bộ phận chức năng như : bán hàng, tài chính, sản xuất, nhân sư… sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc - người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty. Dạng biến thể của mô hình này là cơ cấu tiền chức năng, thường thấy ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chưa phân định thành nhiều chức năng riêng rẽ. Trong mô hình tiền chức năng, một người có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Ưu điểm của mô hình cơ cấu này là có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn và, tạo điều kiện để tuyển dụng được các nhân viên với kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng. Vấn đề quản lý trong mô hình này được quy định rõ ràng . Người quản lý bộ phận chức năng sẽ có quyền hạn và trách nhiệm tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó. Tuy nhiên trên thực tế, mô hình này cũng bộc lộ nhiều nhược điểm. Mô hình này thường không hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn. Khi các hoạt động của công ty tăng về quy mô, số lượng sản phẩm nhiều hơn thì sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm sự quan tâm tới các phân đoạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của sản phẩm. Có thể minh họa một cách đơn giản mô hình cơ cấu theo chức năng bằng hình dưới đây: Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 7 [...]... đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiêp, buộc cơ cấu phải hoàn thiện, thích nghi với những thay đổi đó Còn có nhiều yếu tố bên ngoài nữa, tuy thuộc vào từng công ty, từng thời điểm mà khi thay đổi đã buộc cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty phải không ngừng hoàn thiện Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 23 Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Vũ Thị Mai Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy. .. với các cấp quản, cho đến những việc phức tạp hơn như tổ chức lại sản xuất, tìm kiếm thị trường mới, hoàn thiện hệ thống sổ sách… Như đã phân tích vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty ở phần II chương này thì tất yếu cơ cấu tơ chức cũng phải được xem xét đổi mới, hoàn thiện Có thể có nhiều mức độ đổi mới, hoàn thiện, nhưng ta xem bất kỳ sự đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà phù... Trang năm 2007 - Công ty đã tổ chức và chủ trì 2 buổi hội thảo về lĩnh vực Spa năm 2008 4 Tổng quan về cơ cấu tổ chức và các hoạt động nhân sự của công ty 4.1 Cơ cấu tổ chức tổng thể hiện tại của công ty được thể hiện bằng mô hình tại trang 48 trong báo cáo chuyên đề này Trên thực tế, do sự trải rộng của địa bàn hoạt động và lĩnh vực kinh doanh nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty tương đối phức... năng đạt hiệu quả cao Các tiêu chuẩn nêu trên cũng cho ta thấy được vai trò của cơ cấu tô chức bộ máy quản lý trong suốt quá trình xây dựng, phát triển của công ty III Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của của doanh nghiệp Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp Ta có thể kể đến một số nhân tố quan trọng sau: Nguyễn Văn... cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2 Quy mô của doanh nghiệp Quy mô của doanh nghiệp cũng là nhân tố ảnh hưởng quan trọng tới việc lựa chọn mô hình và xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Như đã nói ở phần các mô hình chủ yếu về cơ cấu tô chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp, những doanh nghiệp quy mô nhỏ thường lựa chọn xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, những doanh nghiệp... tàu, thì cơ cấu chức năng không còn hợp lý nữa Nếu cố giữ cơ cấu này sẽ gây khó khăn cho cả việc hoạch định chiến lược phát triển cũng như thực hiện các hoạt động đầu tư kinh doanh Do đó, công ty phải quan tâm từng bước thay đổi cơ cấu bộ máy quản lý cho phù hợp với chiến lược phát triển của mình Cơ cấu dạng ma trận sẽ phù hợp hơn với công ty tương lai Một công ty, khi có một cơ cấu bộ máy quản lý mở,... duy tổ chức cao sẽ là một nhân tố thuận lợi cho sự hoạn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Và ngược lại, một người lãnh đạo có tư duy tổ chức hạn hẹp thì sẽ là nhân tố cản trở sự vân động hợp lý của cơ cấu bộ máy tổ chức Nguyễn Văn Đức - QTNL 47 20 Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Vũ Thị Mai 4 Mục tiêu chiến lược của công ty Trong mỗi giai đoạn kinh doanh, mỗi công ty đều có nhưng mục tiêu trước mắt, những công. .. triển và sự phát triển của công ty Ví dụ, nếu một công ty kinh doanh dịch vụ vận tải đường biển, có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng đơn thuần, bao gồm các bộ phận như kế toán tài chính, bộ phận quản lý tàu, bộ phận vận chuyển hàng hóa, bộ phận lái tàu, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận giao nhận hàng, bộ phận an ninh, bộ phận kho bãi… đang kinh doanh tốt Công ty nhận thấy có khả năng... hiên công việc Trên cơ sở xem xét mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên dưới quyền mà người quản lý bộ phận sẽ có những quyết đinh quản lý trong phạm vi quyền hạn của mình nhằm năng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Mặt khác, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng ảnh hưởng tới quy trình thực hiện công tác đánh giá tực hiên công việc Một công ty chọn cơ cấu chức năng, với số lượng nhân viên ít,... việc xây dưng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cùng được xem là một trong những hoạt động nhân sự của công ty Nhìn dưới góc độ cơ cấu bộ máy quản lý là một phần tương đối ổn định của công ty, tách biệt với các hoạt động nhân sự thì nó có những tác động không nhỏ đối với hoạt động nhân sự, đặc biệt trong trung hạn và dại hạn Đối với các hoạt động tuyển dụng và bố trí nhân sự Cơ cấu tổ chức hợp lý, rõ ràng . trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. . .37 1. Quan điểm của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. ................37 2. Thực trạng cơ cấu tổ chức. tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức đó. 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty. Đối với một tổ chức, dù cho tổ chức đó