II. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2 Giai đoạn 2001 – 2006:
Đây là giai đoạn mà công ty bước chân chính thức vào lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm cao cấp. Tháng 4 năm 2001, công ty mở salon bán các loại hóa mỹ phẩm cao cấp dùng cho các dịch vụ Spa tại số 48A Mai Hắc Đế, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Đến cuối năm 2001 thì công ty mở rộng danh mục sản phẩm của mình thông qua việc trở thành đại lý bán lẻ cho một số hãng mỹ phẩm cao cấp của Pháp, Ý. Cũng trong giai đoạn này, công ty liên tục gặt hái được thành công từ lĩnh vực Spa. Doanh thu của các Spa tăng liên tục, công ty mở rộng địa bàn hoạt động Spa tới một số khách sạn 5 sao ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Uy tín và thương hiệu của QT Spa được nâng cao rõ rệt. Cũng chính nhờ đó, hoạt động kinh doanh hóa mỹ phẩm cao cấp của công ty được thuận lợi hơn với sự đặt hàng sản phẩm của các Salon chăm sóc sắc đẹp ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh. Tới giữa năm 2003, công ty đã gặt hái được nhiều thành công từ cả hai lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm và dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, thương hiệu QT Spa và tên tuổi công ty TNHH Bích Thủy trở nên quen thuộc và có chỗ đững vững chắc trong ngành kinh doanh mỹ phẩm và Spa. Tháng 9 năm 2003, công ty đã đạt được bước ngoặt trong kinh doanh mỹ phẩm cao cấp khi kí kết hợp đồng phân phối độc quyền cho hãng mỹ phẩm cao cấp Clinique chuyên dùng cho các dịch vụ Spa. Tiếp nối thành công, tới cuối năm 2005, công ty trở thành nhà phân phối độc quyền cho các nhãn hiệu Estee Lauder, Aramis, Rolland, Abré, Fudge tại Việt Nam. Đồng thời trong thời gian này, với sự hỗ trợ của các đối tác nước ngoài, các nhân viên của công ty được đào tạo chuyên sâu bởi các chuyên gia nước ngoài,
tập trung vào việc phát triển kiến thức sản phẩm, marketing và duy trì hình ảnh nhãn hiệu toàn cầu của họ tại Việt Nam. Trong khoảng thời gian này, công ty cũng liên tục mở rộng địa bàn hoạt động của mình ở cả hai mảng kinh doanh. Về phía kinh doanh dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, công ty đã mở thêm các thẩm mỹ viện tại Đà Nẵng, mở một Spa tại Hải Phòng, phối hợp thành lập các salon làm đẹp cho một số đối tác. Về kinh doanh mỹ phẩm, với sự lớn mạnh của danh mục sản phẩm và sự độc quyền phân phối các sản phẩm, công ty mở thêm các showroom trưng bày và bán sản phẩm tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh. Đồng thời, công ty tiến hành hoạt động bán buôn sản phẩm.
Khi công ty băt đầu tham gia vào lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm thì cơ cấu tổ chức của công ty cũng có sự thay đổi. Tính đến năm 2004, tức là 3 năm kể từ khi công ty có cửa hàng mỹ phẩm, thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty có mô hình như sau:
Với cơ cấu trên, thì chức năng nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Tổng giám đốc Giám đốc SPA Giám đốc kinh doanh mỹ phẩm Trưởng phòng tài chính Phòng kinh doanh Phòng XNK Phòng phát triển đại lý Bộ phận kế toán Bộ phận Kế hoạch Anam SPA SPAQT
Giám đốc lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm chịu trách nhiệm chung về tất cả các hoạt động kinh doanh mỹ phẩm trên toàn quốc. Giám đốc lĩnh vực Spa quản lý hoạt động của hai trung tâm Spa là Anam QT Spa và QT Anam Spa cùng các chi nhánh Spa tại các khu nghỉ dưỡng, các khách sạn.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về các hoạt động bán buôn mỹ phẩm của công ty, bao gồm tìm kiếm khách hàng, kí kết hợp đồng bán buôn.
Phòng tài chính bao gồm các bộ phận kế toán, thu nợ và bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm trong các hoạt động kế toán, thu nợ và lập kế hoạch tài chính của công ty.
Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chuyên biệt trong việc nhập khẩu sản phẩm cho công ty, bao gồm vấn đề kí kết hợp đồng giao sản phẩm, quản lý việc vận chuyển sản phẩm, thanh toán tiền và các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình thanh toán.
Phòng quản lý và phát triển đại lý chịu trách nhiệm quản lý tất cả các showroom trưng bày và bán sản phẩm, các đại lý mỹ phẩm ở các địa phương, đồng thời tìm kiếm thị trường mới, xúc tiến xây dựng đại lý mới cho công ty.
Giúp việc cho giám đốc Spa có phòng nhân sự, phòng dịch vụ và phòng tổng hợp
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức nhân sự tại tất cả các Spa và thẩm mỹ viện của công ty.
Phòng dịch vụ có ở hai tung tâm Spa chính, quản lý việc đặt phòng, các bar café , hệ thống tiếp tân tại các Spa.
Phòng tổng hợp quản lý các vấn đề về phân phối hóa mỹ phẩm, thu ngân, tiếp thị sản phẩm tại các Spa.
Như vậy, trong giai đoạn này, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đã phức tạp hơn, phân chia nhiều chức năng hơn. Đây là sự phát triển tất yếu khi công ty mở rộng thị trường hoạt động và sản phẩm cung cấp. Cơ cấu này giúp công ty chuyên môn hóa sâu hơn các công việc phải làm. Sự chuyên môn hóa đó dẫn tới các vấn đề khác của hoạt động nhân sự trong công ty được thuận tiện hơn trong điều kiện số lượng nhân viên và số lượng công việc nhiều hơn trước. Cụ thể, với sự phân chia các chức năng như thế, công ty thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên một cách dễ dàng, đúng chuyên môn, đúng bộ phận có nhu cầu hơn, nhân viên được chuyên môn hóa sâu hơn trong công việc của mình. Đồng thời các hoạt động đánh giá thực hiện công việc, chế độ lương thưởng cũng được thực hiện chuyên nghiệp và có hiệu quả hơn do sự phân định chức năng vai trò của các vị trí rõ ràng, kết quả làm việc có tiêu chí đánh giá cụ thể và tổ chức đánh giá có hệ thống hơn.
Tuy nhiên, trong quá trình phát triển, cơ cấu này cũng bộc lộ những yếu điểm. Với sự trải rộng về vị trí địa lý, các quyết định quản lý của cấp quản lý từ trưởng phòng trở lên tới các bộ phận, nhân viên ở các địa bàn xa trụ sở cũng như các thông tin phản hồi của nhân viên tới lãnh đạo cấp cao của công ty thường xuyên xảy ra tình trạng không được kịp thời. Đã xuất hiện hiện tượng cấp dưới tự làm theo ý mình rồi mới báo cáo lên lãnh đạo công ty, làm cho một số kế hoạch chung bị chậm hoặc phải thay đổi. Bên cạnh đó, mối quan hệ về quyền lực trong công ty cũng chưa xử lý được tốt. Cụ thể, các nhân viên thuộc mảng kinh doanh Spa hầu như không coi trọng vai trò quản lý chung của trưởng phòng tài chính đối với hoạt động tài chính của toàn công ty. Trong khi đó, trưởng phòng nhân sự chỉ quản lý nhân viên và các hoạt động nhân sự trong các cơ sở Spa và salon làm đẹp, các vấn đề nhân sự của các bộ phận thuộc mảng kinh doanh mỹ phẩm cao
cấp hầu như do chính các trưởng phòng đảm nhận hoàn toàn. Rõ ràng, với đà phát triển của công ty thì những thiếu sót, yếu điểm trên cần phải khắc phục. Tuy nhiên, đó không phải là điều chỉ trong một vài ngày, một vài cuộc họp mà thay đổi được.