Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy

Trong thời đại hiện nay, với rất nhiều xu thế tác động, nền kinh tế của tất cả các quốc gia nói chung, của Việt Nam nói riêng, đang có những thay đổi mạnh mẽ và nhanh chóng

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1: Những vấn đề lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một doanh nghiệp 3

I Khái niệm chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 3

1 Khái niệm về quản lý 3

2 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty 4

3 Các mô hình chủ yếu về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 6

3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng 7

3.2 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo phòng ban 8

II Vai trò của cơ cấu tổ chức đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp 11

1 Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời điểm, thời kì của doanh nghiệp 11

2 Đối với hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp 13

3 Đối với văn hóa của doanh nghiệp 15

4 Đối với các sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp 16

III Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của của doanh nghiệp 18

1 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp 19

2 Quy mô của doanh nghiệp 19

3 Ý chí của người lãnh đạo 20

4 Mục tiêu chiến lược của công ty 21

5 Các biến động của môi trường kinh doanh 21

IV Sự cần thiết hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 22

1 Yêu cầu từ sự phát triển, hoàn thiện của doanh nghiệp trong quá trình

hoạt động 22

2 Do yêu cầu của các yếu tố bên ngoài 23

Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy 24

I Khái quát về công ty TNHH Bích Thủy 24

1 Quá trình hình thành, phát triển của công ty 24

2 Lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, quy trình kinh doanh của công ty 24

3 Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 27

4 Tổng quan về cơ cấu tổ chức và các hoạt động nhân sự của công ty 28

4.1 Cơ cấu tổ chức tổng thể hiện tại của công ty được thể hiện bằng mô hình tại trang48 trong báo cáo chuyên đề này 28

4.2 Các hoạt động nhân sự của công ty 30

II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 37

1 Quan điểm của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 37

2 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 39

2.1 Giai đoạn 1996 - 2000 : 39

2.2 Giai đoạn 2001 – 2006: 43

2.3 Hiện nay 47

III Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 52

Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bích Thủy 56

I Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 56

1 Đối với mảng kinh doanh mỹ phẩm: 56

2 Đối với mảng kinh doanh dịch vụ chăm sóc sắc đẹp 57

II Quan điểm của công ty về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy

quản lý 58

III Một số kiến nghị, giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 59

1 Một số ý kiến chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc hoàn thiện cơ cấu đó trong giai đoạn sắp tới 59

2 Đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty nên xây dựng trong thời gian tới 61

3 Một số kiến nghị với công ty 68

Kết luận 70

Danh mục tài liệu tham khảo 71

HOµN THIÖN C¥ CÊU Tæ CHøC Bé M¸Y QU¶N Lý

CñA C¤NG TY TNHH BÝCH THUû

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại hiện nay, với rất nhiều xu thế tác động, nền kinh tế củatất cả các quốc gia nói chung, của Việt Nam nói riêng, đang có nhữngthay đổi mạnh mẽ và nhanh chóng Điều đó buộc các tổ chức, các doanhnghiệp với tư cách vừa là nhân tố tạo ra sự biến đổi, vừa là chịu tác độngcủa các biến đổi phải có những biện pháp hoàn thiện để có thể tồn tại vàphát triển Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yếu tố rất quan trọngtrong tổng hợp những yếu tố tạo nên tổ chức và được các tổ chức quantâm Do đó, phân tích cơ cấu tổ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong mộtdoanh nghiệp để có thể xây dựng một cơ cấu hợp lý nhất sẽ góp phần quantrọng để tổ chức đạt được một cách hiệu quả các mục tiêu chiến lược củamình

Em vừa trải qua quá trình thực tập tại công ty TNHH Bích Thủy, cótrụ sở chính tại 48A Mai Hắc Đế, Hai Bà Trưng, Hà Nội Mục đích nghiêncứu của chuyên đề luận văn tốt nghiệp này là phân tích cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý của công ty để xây dựng cơ cấu hợp lý hơn

Đề tài nghiên cứu 3 vấn đề chính sau :

Chương I : Những vấn đề lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý của một doanh nghiệp

Chương II : Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý củacông ty TNHH Bích Thủy

Chương III : Kiến nghị giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý của công ty

Về phương pháp nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tổng hợp

- Phương pháp thống kê.

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Chuyên đề nghiên cứu trong phạm vi công ty TNHH Bích Thủy.trong quá trình nghiên cứu mặc dù đã rất cố gắng và nhận được sự giúp đỡhiệu quả của giáo viên hướng dẫn, PGS TS Vũ Thị Mai và cán bộ hướngdẫn tại công ty, anh Vũ Thế Trịnh nhưng chắc chắn không thể tránh đượcnhững thiếu sót Do đó em rất mong nhận được ý kiến đóng góp củanhững người quan tâm

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Những vấn đề lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ

máy quản lý của một doanh nghiệp.

I Khái niệm chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1 Khái niệm về quản lý

Quản lý là một trong những hoạt động cơ bản nhất của con người, xét

từ những phạm vi cá nhân, doanh nghiệp, quốc gia hoặc nhóm quốc gia.Quản lý cũng là hoạt động có ý nghĩa rất quyết định, mang tính sống còncủa các chủ thể tham gia vào các hoạt động kinh tế Quản lý mang tínhcách là một thứ triết học Tư tưởng quản lý có lịch sử phát triển lâu dài,với những tên tuổi đã được vinh danh trong ngành khoa học quản lý nhưQuản Trọng, Khổng Tử, Mạnh Tử, Tuân Tử thời cổ đại, Robert Owen,Andrew Ure, C.Babbage, F W.Taylor, Henry Fayor, M.P.Follet, EltonMayo, trường phái quản lý kinh tế của các nước xã hội chủ nghĩa thời cậnđại và những thập niên đầu thế kỷ XX Từ những năm 1960, sự biến đổimạnh mẽ của các tư tưởng quản lý do kết quả của khủng hoảng thửa, sựthay đổi cục diện kinh tế và chính trị trên thế giới, dần dần tạo nên hệthống tư tưởng quản lý hiện đại

Về nội dung, thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không đồng nhất

Có người cho rằng quản lý là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm

sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác Có người lạicho rằng quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả những hoạt động củanhững cộng sự khác cùng chung một tổ chức Lại có tác giả nói quản lý làmột hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạtđược các mục tiêu của nhóm v.v… Từ những điểm chung trên trong cácquan điểm trên, có thể hiểu rằng : “ Quản lý là sự tác động của các chủ thể

quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm đạt được các mụctiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường”

Với định nghĩa nêu trên, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau:

Có chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động,

Có đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý,

Có mục tiêu và quỹ đạo đặt ra cho cả chủ thể và đôi tượng quản lý.Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động

Xét trong khía cạnh một tổ chức xã hội như một chính phủ, mộtdoanh nghiệp, hay một nhóm người có mục tiêu… thì vấn đề quản lý đượcđặt ra ngay khi tổ chức còn nằm trong ý tưởng, và theo suốt quá trình tồntại của nó Khi tổ chức hình thành, nó cũng tồn tại cái gọi là cơ cấu tổchức, với sự sắp xếp những con người, những trang thiết bị hoạt động khácnhau theo những nguyên tắc nhất định nhằm thực hiện những hoạt độngnào đó chuyên biệt hơn Sự hình thành cơ cấu tổ chức đó tương ứng tạo ramột cơ cấu các cấp bậc quản lý khác nhau, có mối liên hệ với nhau, baogồm người quản lý và các bộ phận, nhân viên dưới quyền Và tạo nên cơcấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức đó

2 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty.

Đối với một tổ chức, dù cho tổ chức đó có quan tâm hay không, thì cơcấu tổ chức của công ty vẫn tồn tại như một diều tất yếu Tât nhiên, hầunhư không một tổ chức nào không quan tâm tới vấn đề này Trước tiên tatìm hiểu về vấn đề tổ chức công ty Theo quan điểm của nhiều nhà quản trị

và các nhà kinh tế học, tổ chức công ty là việc sắp xếp, bố trí mọi ngườitrong công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể Nói cách khác, tổ

chức công ty là tổng thể những trách nhiêm hay vai trò được phân chia chonhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung.

Với cách hiểu tổ chức công ty như vậy, thì công ty sẽ được phânthành các bộ phận, các đơn vị nhỏ hơn, và tất nhiên, mỗi bộ phận, mỗinhóm đó sẽ có những chức năng, nhiệm vụ riêng, có người quản lý, cónhân viên, cơ sở vật chất riêng, có mối liên hệ về quyền hạn, trách nhiệmvới nhau Sự phân chia đó, cùng với các nguồn lực được phân bổ, các mốiliên hệ về quyền lực và trách nhiệm, tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý của công ty

Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức là kêt quả của sự phânchia tổ chức thành các bộ phận, các nhóm có chức năng, quyền hạn, tráchnhiệm, các nguồn lực riêng, trong mối quan hệ hữu cơ với nhau, giúp tổchức hoạt động hiệu quả trong việc thực hiên mục tiêu của mình Vớiquan niệm này, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một hệ thống bao gồmcác phân hệ nhỏ, có quan hệ ràng buộc lẫn nhau Xét trên góc độ nhà quản

lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là sự phân chia các chức năng, nhiệm vụcủa tổ chức theo những tiêu chí xác định, mỗi nhóm, bộ phận nhỏ có ngườiquản lý, có nhân viên, có nguồn lực vật chất để thực hiên các nhiệm vụ,chức năng chuyên biệt đó Sự phân chia vai trò quản lý là điều không thểkhông nhắc đến trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Mỗi nhà quản lý ởmỗi bộ phận, mỗi phân hệ có trách nhiệm, quyền hạn, nhiêm vụ riêng Mộtngười quản lý có quyền hạn trong phạm vi bộ phận của mình, và chịu sựquản lý của nhà quản lý cấp trên Ví dụ, trưởng phòng kinh doanh cóquyền hạn đối với nhân viên trong phòng kinh doanh, nhưng chịu sự quản

lý của giám đốc

Khi nói tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một công ty, chúng tathường nhắc đến tên các chức năng như: tài chính, marketing, nhân sự, sảnxuất, bán hàng… hay các nhóm sản phẩm, nhóm khách hàng, và các chứcdanh như trưởng phòng, trưởng bộ phận, giám đốc khu vục, trưởng nhóm

dự án… Trên thực tế, việc phân chia, đặt tên các bộ phận, nhóm, bổ nhiềmcác vị trí quản lý đã tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty trên thực tế được xem xéttrên 3 cấp độ:

Cấp độ vĩ mô : là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò cho từng cá nhântrong công ty

Cấp độ vi mô : là việc quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí

mà các cá nhân nắm giữ trong công ty

Hê thống bổ trợ : bao gồm hệ thống điều hành, quá trình quản lý sựphát triển của công ty, hệ thống văn hóa của công ty và hệ thống quản lýhoạt động của công ty

Trong cả 3 cấp độ, và ở bất kì cơ cấu tổ chức nào, thì mối liên hệ vềquyền lực, trách nhiệm đều được quan tâm một cách sâu sắc Sự phân chia

về chức năng, nhiệm vụ của các phân hệ luôn gắn liền với các quy định vềquyền hạn, trách nhiệm của người quản lý các phân hệ đó, và những mốiliên hệ hữu cơ giữa những người quản lý đó với nhau

3 Các mô hình chủ yếu về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Trong thực tế, có rất nhiều mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýkhác nhau Tuy nhiên, có thể thâu tóm các mô hình đó thành 3 dạng cơ bảnsau đây :

3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng.

Trong mô hình này, vai trò của từng bộ phận, từng vị trí được bố trítheo chức năng nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ chung Người quản lý củatừng bộ phận chức năng như : bán hàng, tài chính, sản xuất, nhân sư… sẽ

có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc - người chịu trách nhiệm phối hợpcác hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng

về kết quả hoạt động của công ty Dạng biến thể của mô hình này là cơ cấutiền chức năng, thường thấy ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chưaphân định thành nhiều chức năng riêng rẽ Trong mô hình tiền chức năng,một người có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau

Ưu điểm của mô hình cơ cấu này là có sự chuyên môn hóa sâu sắchơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn và, tạođiều kiện để tuyển dụng được các nhân viên với kỹ năng phù hợp với từng

bộ phận chức năng Vấn đề quản lý trong mô hình này được quy định rõràng Người quản lý bộ phận chức năng sẽ có quyền hạn và trách nhiệmtương ứng với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó

Tuy nhiên trên thực tế, mô hình này cũng bộc lộ nhiều nhược điểm

Mô hình này thường không hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn Khicác hoạt động của công ty tăng về quy mô, số lượng sản phẩm nhiều hơnthì sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta

sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm sự quan tâm tới các phân đoạn sảnphẩm cụ thể và nhóm khách hàng của sản phẩm

Có thể minh họa một cách đơn giản mô hình cơ cấu theo chức năngbằng hình dưới đây:

3.2 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo phòng ban.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo phòng ban là cơ cấu được hình thànhthông qua việc nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liên hệ chặtchẽ với nhau thành các phòng ban Các phòng ban được phân chia sẽ tậptrung vào các phân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu tráchnhiệm sản xuất, quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng

đó Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tàichính, các công việc hành chính, các vấn đề liên quan đến pháp luật… sẽđược thực hiện ở cấp công ty

Ưu điểm của mô hình cơ cấu này tập trung được vào từng phân đoạnthị trường và sản phẩm cụ thể Nhưng mô hình này có nhược điểm là cácchức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau, và đòi hỏi phải có sự hợptác giữa các phòng ban Do đó, người quản lý các phòng ban phải có nănglực thực sự để vừa biết cách lãnh đạo phòng ban của mình, vừa phải biếthòa mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty

Giám đốc doanh nghiệp

Trưởng phòng

kinh doanh

Trưởng phòng tài chính

Trưởng phòng nhân sự

Nếu công ty kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau thì có thể minhhọa mô hình cơ cấu bằng hình sau:

Nếu công ty kinh doanh tại nhiều thị trường khách hàng khách nhau thì có thể minh họa mô hình cơ cấu như dưới đây:

3.3 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý dạng ma trận

B

Giám đốc phụ trách sản phẩm

C

Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực 1

Giám đốc khu vực 2

Giám đốc khu vực 3

Dạng mô hình cơ cấu tổ chức này là sự phối hợp giữa mô hình cơ cấuchức năng và mô hình cơ cấu phòng ban Đây là mô hình cơ cấu quenthuộc, phổ biến thấy ở các công ty có quy mô lớn, thường là công ty kinhdoanh đa nghành hoặc có thị trường mục tiêu rộng Đặc điểm dễ nhận thấycủa mô hình cơ cấu này là một bộ phận, hay một nhân viên phải chịu tráchnhiệm về công việc trước nhiều hơn một người quản lý.

Lợi ích của cơ cấu tổ chức này là cho phép tập trung vào khách hàng

và sản phẩm, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng Tuynhiên, cơ cấu này đòi hỏi phải có sự hợp tác cao độ thì nó mới hoạt độnghiệu quả Một trong những bí quyết quan trọng để điều hành cơ cấu hoạtđộng hiệu quả là thường xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tìnhtrạng công việc và giải quyết các vấn đề nảy sinh khi có sự chồng chéo vềcác quyết định quản lý Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song khitriển khai trên thực tế lài đòi hỏi sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều

Vì vậy, để áp dụng mô hình cơ cấu ma trận cho bộ máy quản lý của mìnhmột cách hiệu quả, công ty cần phải đầu tư tiền bạc và thời gian để đào tạođội ngũ lãnh đạo, những người quản lý, và nhân viên phát triển các kỹnăng cần thiết

Tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh, mục tiêu phát triển…của công ty mà khi quyết định lựa chọn và xây dựng mô hình cơ cấu tổchức bộ máy quản lý dạng ma trận mà mỗi công ty có mộ mô hình khônggiống nhau Có thể lấy một mô hình đơn gian dưới đây minh họa cho dạng

cơ cấu tổ chức ma trân :

II Vai trò của cơ cấu tổ chức đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp.

Đối với mỗi doanh nghiệp, ngay tự ngày thành lập, cơ cấu tổ chức đãhình thành và tồn tại mang tính ổn định tương đối Có thể khẳng định rằng,

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhân tố hỗ trợ mang tính tất nhiên vàthường xuyên đối việc thực hiện mục tiêu chiến lược của công ty Xéttrong từng thời điểm, một cơ cấu hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việcđạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò một cách có hiệu quả và ngượclại, cơ cấu bất hợp lý sẽ cản trở các hoạt động trong công ty Xét trongtầm dài hạn, một cơ cấu tốt, mang tính mở, tức là có khả năng thích nghicao với những thay đổi của các yếu tố cả ở bên trong và bên ngoài tổ chức

sẽ giúp cho việc hoạch định chiến lược dài hạn, các giai đoạn thực hiệnđược diễn ra một cách suôn sẻ hơn, giảm bớt sự trì trệ trong công tác dichuyển, bố trí các nguồn lực, giảm bớt các bất đồng nội bộ xảy ra khi có

sự thay đổi về vai trò, chức năng của các vị trí Ta làm rõ hơn vai trò của

cơ cấu tổ chức đối với một doanh nghiệp ở một số khía cạnh sau :

1 Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời điểm, thời kì của doanh nghiệp.

Trong một thời kì hoạt động, doanh nghiệp phải tiến hành thực hiệnhàng loạt các công việc liên tục Các công việc diễn ra phải chứa đựng cáckết quả của sự hoạch định mục tiêu, phân bổ nguồn lực, chỉ đạo, giám sát

và đánh giá kết quả thực hiện công việc Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý phù hợp với giai đoạn đó sẽ giúp cho việc truyền đạt các thông tin vềcông việc, bao gồm nhiệm vụ, các yêu cầu, sự kiểm soát quá trình thựchiện công việc, kết quả của các hoạt động được thông suốt hơn, nhanhchóng có hiệu quả hơn Có thể hiểu cụ thể như, với một cơ cấu bộ máy

quản lý hợp lý, trong giai đoạn đó, các nhà quản lý sẽ truyền đạt sự chỉ đạocủa mình đối với nhân viên một cách cụ thể, tránh được sự thất lạc, sailệch thông tin, đồng thời các thông tin phản hồi từ nhân viên sẽ đượctruyền lại một cách rõ ràng, nhanh chóng hơn Ví dụ, một công ty chuyênkinh doanh dịch vụ ăn uống có một chuỗi cửa hàng, mỗi của hàng có mộtngười quản lý, và có các bộ phận nhỏ hơn như bộ phận bếp, bộ phận bưng

bê, bộ phận tiếp tân, bộ phận bảo vệ…, mỗi bộ phận lại có trưởng bộ phận.Nếu trong giai đoạn giáp tết nguyên đán, công ty có mục tiêu tang doanhthu thông qua các hoạt động như giảm giá, giao hàng tận nơi, xây dựnghình ảnh của hàng mới hấp dẫn hơn đối với khách hàng, công ty phải thựchiện hàng loạt công việc khác nhau Từ việc trang trí lại của hàng, bố trícác ca làm việc hợp lý, mở thêm bộ phận giao hàng, xây dựng kế hoạchgiảm giá, mở các buổi đào tạo lại phong cách phục vụ cho nhân viên…Với rất nhiều công việc phải làm như thế, giả sử công ty chỉ có một ngườichủ đứng đầu, quản lý trực tiêp các của hàng, mỗi của hàng có tât cả các

bộ phân và mỗi của hàng sẽ tự lo tất các công việc phải làm của mình theo

sự chỉ đạo của ông chủ cho các quản lý của hàng Như thế, mỗi của hàng

sẽ phải lo việc thuê trang trí, làm sổ sách kế toán, hoạch định chi tiêu,tuyển thêm người… điều này dễ dẫn đến sự quá tải cho người quản lý cáccủa hàng do khối lượng công việc ập đến quá nhiều, có thể xảy ra tìnhtrạng làm hời hợt, gian lận… Nhưng nếu công ty có một cơ cấu hợp lýhơn, giả sử có bộ phân kế toán tài chính riêng, có bộ phận nhân sự riêng,

có bộ phận kinh doanh riêng ở cấp độ công ty, điều phối và thực hiên cáccông việc ở tất cả các của hàng, ví dụ là bộ phạn kế toán tài chính sẽ thựchiện việc cân đối chi tiêu, làm các loại sổ sách, xây dựng kế hoạch khuyếnmãi, bộ phận nhân sự quản lý việc tuyển dụng nhân viên cho các cửa hàng,phụ trách việc đào tạo phong cách phục vụ… thì chắc chắn, các hoạt động

của công ty sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, nhất quán giữa các của hàng hơn,

và đạt hiệu quả cao hơn Ví dụ trên chỉ thể hiện một phần rất nhỏ, tuynhiên qua đó có thể thấy được vai trò của cơ cấu tổ chức bô máy đối vớiviệc thực hiên các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2 Đối với hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp.

Các hoạt động nhân sự là một mảng quan trọng và không thể thiếu đốivới hầu hết các doanh nghiệp hiện nay Trên thực tế, việc xây dưng cơ cấu

tổ chức bộ máy quản lý cùng được xem là một trong những hoạt độngnhân sự của công ty Nhìn dưới góc độ cơ cấu bộ máy quản lý là một phầntương đối ổn định của công ty, tách biệt với các hoạt động nhân sự thì nó

có những tác động không nhỏ đối với hoạt động nhân sự, đặc biệt trongtrung hạn và dại hạn

Đối với các hoạt động tuyển dụng và bố trí nhân sự Cơ cấu tổ chứchợp lý, rõ ràng giúp cho việc xác định nhu cầu nhân sự, đưa ra các thôngtin tuyển dụng chính xác hơn, nhanh gọn hơn Giả sử yêu cầu của thời kỳbuộc công ty thực hiên công tác thuyên chuyên nhân sự thì một cơ cấu hợp

lý làm cho việc xác định nguồn, vị trí tuyên chuyển đi và đến được dễdàng hơn Các quyết định về tuyển dụng và bố trí nhân sự cũng đượctruyền đạt dễ dàng và thông suốt hơn khi có được cơ cấu hợp lý Một công

ty quy mô nhỏ, ví dụ như một công ty tư vấn luật, chọn cơ cấu tổ chứctheo chức năng thì khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự, việc xác địnhnhu cầu, đưa ra quyết định tuyển dụng trực tiếp từ người lãnh đạo công ty

sẽ nhanh gọn hơn Khi có vấn đề nảy sinh, yêu cầu phải bố trí lại nhân sựthì cơ cấu chức năng với một công ty luật giúp người quản lý dễ dàng nhận

ra những bộ phận chức năng nào có thể chuyển đổi các vị trí cho nhau.Tuy nhiên nếu là một tập đoàn lớn, với hàng trăm nhân viên, khi có nhu

cầu về nhân sự mà tự việc phát hiện nhu cầu, tuyển dụng, đạo tạo, bố trínhân viên đều phải qua tay của giám đốc thì chắc hẳn giám đốc sẽ có quánhiều việc phải làm, và không thể tập trung vào vai trog lành đạo của mìnhđược Nếu với cơ cấu bộ máy quản lý hợp lý, các trưởng phòng có quyềnhạn trong việc phát hiện nhu cầu nhân sự của phòng mình, lên kế hoạchtuyển dụng, bộ phận nhân sự thực hiện các công việc tuyển dụng, giámđốc chỉ thông qua các quyết định cuối cùng thì chắc chắn, từ việc xác địnhnhu cầu, tới các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự sẽ chính xác

và chuyên nghiệp hơn

Đối với công tác tiền lương, các vấn đề khen thưởng, kỷ luật thì cơcấu tổ chức có vai trò không nhỏ Khi xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý, thì

sự phân chia cấp bậc quản lý, vai trò trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗingười quản lý bộ phận sẽ là căn cứ, là cơ sở để xây dựng hệ thống thangbảng lương của doanh nghiêp Cụ thể, số cấp quản lý được phân chia làmột trong những cơ sở xác định số bậc lương trong doanh nghiệp Đồngthời, mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm của các vị trí quản lý làmột trong những căn cứ xác định mức lương trong công ty

Đối với các hoạt động đánh giá thực hiên công việc, vấn đề tổ chức vàđịnh mức lao động thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò như mộtyếu tố cơ sở Việc quy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệmcủa mỗi cấp quản lý là cơ sở xem xét trong hoạt động đánh giá thực hiêncông việc Trên cơ sở xem xét mức độ hoàn thành công việc của các nhânviên dưới quyền mà người quản lý bộ phận sẽ có những quyết đinh quản lýtrong phạm vi quyền hạn của mình nhằm năng cao hiệu quả làm việc củanhân viên Mặt khác, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng ảnh hưởng tớiquy trình thực hiện công tác đánh giá tực hiên công việc Một công ty chọn

cơ cấu chức năng, với số lượng nhân viên ít, thì họ có nhiều lựa chon hơn

trong quy trình thực hiên đánh giá công việc Họ có thể tổ chức một buổihọp cuối kì với toàn bộ nhân viên của công ty là đủ Họ cũng có thể tổchức thăm dò ý kiến của nhân viên một cách dễ dàng thông qua sự hoạtđộng của các trưởng phòng chức năng Nhưng nếu một công ty quy môlớn, một tập đoàn, khi họ xây dựng cơ cấu tổ chức ma trận, thì quy trìnhthực hiện hoạt động đánh giá thực hiên công việc sẽ quy mô hơn, phức tạphơn, và có ít lựa chọn hơn Họ sẽ phải thực hiên đánh giá công việc ở cấpphòng ban, đơn vị, sau đó là sự đánh giá của hệ thống quản lý, và khó cóthể tổ chức thường xuyên hội nghị toàn công ty mà thường phải thời kì dàinhu 6 tháng hay một năm Các quyết định quản lý ve thông tin phản hồi sẽđược thực hiện bằng văn bản nhiều hơn

3 Đối với văn hóa của doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm các giá trị, niềm tin,

tư duy và các hành vi có ý nghĩa của các thành viên trong tổ chức Văn hóadoanh nghiệp có thể được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác của doanhnghiệp Có nhiều nhân tố ảnh hưởng tới văn hóa doanh nghiệp Cơ cấu tổchức bộ máy quản lý là một trong những nhân tố đó Khi xây dựng cơ cấu

tổ chức bộ máy quản lý, sự phân chia vai trò trách nhiệm của từng vị trí,đặc biệt các vị trí quản lý, mối liên hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữacác cấp bậc quản lý là yếu tố tác động quan trọng đến phương pháp lãnhđạo, cách thức quản lý, và thái độ của nhân viên đối với các nhà quản lý vàcác quyết định quản lý Nếu một công ty với số ít cấp bậc quản lý thì mốiquan hệ giữa những người lãnh đạo của công ty với nhân viên sẽ có chiềuhướng gần gũi hơn so với công ty có nhiều cấp bậc quản lý Công ty ápdụng mô hình cơ cấu ma trận thì mức độ trao đổi thông tin giữa các thànhviên trong công ty, cả ở cấp độ các nhà quản lý với nhau và ở cấp độ ngườiquản lý với nhân viên sẽ nhiều hơn để giảm bớt các xung đột do sự chồng

chéo về việc ra quyết định quản lý Nếu công ty áp dụng cơ cấu bộ máyquản lý theo phòng ban thì mức độ năng động của nhân viên ở mỗi bộphận, mỗi khu vực sẽ cao hơn do họ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, côngviệc khác nhau hơn Trong một công ty, văn hóa doanh nghiệp là một nhân

tố đông lực làm việc Với một cơ cấu bộ máy quản lý hợp lý, nhân viênnhận thúc được vai trò của mình trong phòng, trong bộ phận, nhận thấyđược sự quan tâm của người quản lý, các thông tin phản hồi của họ tới cáccấp quản lý được thường ưuyeen hơn, được quan tâm hơn thì thôngthường, động lực và hiệu quả làm việc của họ sẽ cao hơn Khi xây dựng cơcấu tổ chức bộ máy quản lý, nhà quản trị phải để tâm xem xét tới tác độngcủa nó tới văn hóa của doanh nghiệp Liệu cơ cấu đó có giúp nhà quản trịkiểm soát tốt các yếu tố thuộc về văn hóa doanh nghiệp hay không; liệu cơcấu đó có hỗ trọ cho việc xây dựng văn hóa trong công ty tốt hay không…

là những vấn đề thường xuyên đặt ra và phải có những hướng giải quyếthợp lý, bao gồm điều chỉnh cơ cấu, điều chỉnh phương pháp lãnh đạo, xâydựng các giá trị văn hóa danh nghiệp mới tương xứng với đà phát triển củacông ty

4 Đối với các sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

Một công ty khi được xây dựng luôn có tầm nhìn, mục tiêu chiền lượccủa mình Những nhà quản lý luôn có tham vong xây dụng công ty trongtương lai theo hướng phát triển đi lên, bao gồm mở rộng quy mô, mở rôngthị trường, mở rộng lĩnh vực kinh doanh Không thể nòi là cư công ty rađời thì sẽ phát triển, công ty phải tồn tại được đa Nhưng không vì thế màcác định hướng phát triển cho không được đặt ra Mọi cố gáng trong hiệntại cũng phục vụ cho sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp Cónhiều nhân tố có vai trò quan trọng đối với sự phát triển trong tương laicủa doanh nghiệp, như lĩnh vực hoạt động kinh doanh, tiềm lực về vốn,

công nghệ, các mối quan hệ của người lãnh đạo, xu thế phát triển của địaphương, đất nước, của lĩnh vực mà doanh nghiệp tham gia kinh doanh …

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một nhân tố bên trong ảnh hưởng tới sựphát triển của doanh nghiệp trong tương lai Có thể thấy rằng, một công tythường có xu hướng mở rộng về quy mô, mở rông thị trường để nâng cao

vị thế và lợi nhuận Nếu một công ty có cơ cấu bộ máy tổ chức quản lýhợp lý trong thời diểm hiên tại, nhưng tính toán cho thấy nó sẽ không congphù hợp với mục tiêu phát triển trong tương lai thì cơ cấu ấy chưa phảilưac chọn tốt, nó có thể kìm hãm các tính toán phát triển và sự phát triểncủa công ty Ví dụ, nếu một công ty kinh doanh dịch vụ vận tải đườngbiển, có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng đơn thuần, baogồm các bộ phận như kế toán tài chính, bộ phận quản lý tàu, bộ phận vậnchuyển hàng hóa, bộ phận lái tàu, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phậngiao nhận hàng, bộ phận an ninh, bộ phận kho bãi… đang kinh doanh tốt.Công ty nhận thấy có khả năng phát triển thêm thị trường ra các địaphương khác, đồng thời muồn tham gia cả vào lĩnh vực đóng tàu, thì cơcấu chức năng không còn hợp lý nữa Nếu cố giữ cơ cấu này sẽ gây khókhăn cho cả việc hoạch định chiến lược phát triển cũng như thực hiện cáchoạt động đầu tư kinh doanh Do đó, công ty phải quan tâm từng bướcthay đổi cơ cấu bộ máy quản lý cho phù hợp với chiến lược phát triển củamình Cơ cấu dạng ma trận sẽ phù hợp hơn với công ty tương lai Mộtcông ty, khi có một cơ cấu bộ máy quản lý mở, với những nhà quản lý các

bộ phận có tư duy tốt, có khả năng thích nghi cao sẽ là điều kiện thuânk lợicho việc đề ra các mục tiêu dài hạn và thực hiện các bước để đạt mục tiêu

đó

Các doanh nghiệp hiện nay, khi xây dựng và đánh giá cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý thường quan tâm tới 8 tiêu chuẩn sau đây:

- Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của côngty.

- Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nàocần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty

- Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vaitrò nhất định

- Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ một cách

có hiệu quả hay không? Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báocáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng?

- Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty đểtạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách

có hiệu quả

- Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như cácnhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò đượcgiao?

- Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phậnchức năng

- Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạthiệu quả cao

Các tiêu chuẩn nêu trên cũng cho ta thấy được vai trò của cơ cấu tôchức bộ máy quản lý trong suốt quá trình xây dựng, phát triển của công ty

III Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của của doanh nghiệp.

Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp Ta có thể kể đến một số nhân tố quan trọng sau:

1 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi một doanh nghiệp khởi đầu quá trình kinh doanh của mình, họluôn có một lĩnh vực kinh doanh nhất định Ở cấp độ vĩ mô, đó có thể làngành công nghiệp, nông nghiệp, hay dịch vụ Đi sâu hơn, có thể là ngànhkhinh doanh dịch vụ du lịch, dịch vụ phân phối, dịch vụ vận tải, dịch vụbán lẻ, dịch vụ y tế, công nghiệp khai khoáng, công nghiệp dệt, côngnghiệp da giầy… Và có thể đi sâu hơn nữa, tới từng nghề kinh doanh nhưcông nghiệp khai thác than, cửa hàng ăn uống, phòng khám nội khoa,ngoại khoa… Mỗi một công ty, với một lĩnh vực kinh doanh nhất định, sẽphải xây dựng cơ cấu phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình Ví dụ

mở một công ty kinh doanh về ngành kiểm toán trong nội thành Hà Nội,

họ nên tổ chức phòng ban theo chức năng như bộ phận kiểm toán thuế, bộphận kiểm toán giá thành, bộ phận kiểm toán chi phí, bộ phận môi giớikiểm toán… Nhưng nếu mở một công ty kinh doanh dịch vụ ăn uống đơnthuần với nhiều của hàng khác nhau thì nên cơ sự góp mặt của cơ cấuphòng ban, tức là có người quản lý ở các của hàng Một công ty vận tảiliên tỉnh thường lựa chọn cơ cấu ma trận cho mình Một vài phân tích trêncho thấy lĩnh vực kinh doanh có ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình vàxây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2 Quy mô của doanh nghiệp.

Quy mô của doanh nghiệp cũng là nhân tố ảnh hưởng quan trọng tớiviệc lựa chọn mô hình và xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý củadoanh nghiệp Như đã nói ở phần các mô hình chủ yếu về cơ cấu tô chức

bộ máy quản lý của doanh nghiệp, những doanh nghiệp quy mô nhỏthường lựa chọn xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, những doanhnghiệp có địa bàn hoạt động rộng hay kinh doanh nhiếu sản phẩm thường

có cơ cấu phòng ban, và phần lớn những công ty có quy mô lớn đều lựa

chọ mô hình cơ cấu ma trận Lý giải điều này không phải là khó Khi công

ty còn ở quy mô nhỏ, nhân viên ít, địa bàn hoạt động không rộng thi việcchọn cơ cấu chức năng sẽ giúp họ đi sâu hơn vào các chuyên môn nghiệp

vụ, tạo ra sự hiệu quả của quá trình làm việc cao hơn Khi công ty có quy

mô lớn, nhân viên nhiều, địa bàn hoạt động rộng hơn thì số lượng côngviệc phải giải quyết, số lượng các vấn đề quản lý tăng lên, yêu cầu phải cómột hệ thống cấp bậc quản lý đầy đủ hơn, đa cấp hơn, nhiều mảng hơn đểgiảm bớt gánh nặng cho mỗi vị trí quản lý, để họ tập trung hơn vào chuyênmôn và bô phận của mình Nhu cầu trao đổi thông tin và lượng thông tintrao đổi rất cao ở các công ty có quy mô lớn cũng buộc hệ thống cấp bậcquản lý phải hoàn thiện cả về cơ cấu và các kỹ năng quản ly

3 Ý chí của người lãnh đạo.

Trong thực tế, ý chí của người lãnh đạo có vai trò quan trọng đối vớihầu hết các hoạt động và hình tượng của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý cũng chịu ảnh hưởng của luồng ý chí này Một vị lãnh đạo có xuhướng tập trung quyền lực vào tay mình thì thường sẽ xây dựng công ty có

ít cấp quản lý hơn so với những nhà lãnh đạo có xu hướng phân tán, chia

sẻ quyền lực, trách nhiệm cho cấp dưới Trách nhiệm, quyền hạn của mỗi

vị trí quản lý cũng phụ thuộc khá nhiều vào tư duy của những người lãnhđạo Trong giai đoạn khởi nghiệp thì ý chí của những người lãnh đạo cóvai trò trọng yếu trong việc hình thành nên cơ cấu bộ máy quản lý củadoanh nghiệp Một nhà lãnh đạo tốt, có tu duy tổ chức cao sẽ là một nhân

tố thuận lợi cho sự hoạn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Và ngược lại,một người lãnh đạo có tư duy tổ chức hạn hẹp thì sẽ là nhân tố cản trở sựvân động hợp lý của cơ cấu bộ máy tổ chức

4 Mục tiêu chiến lược của công ty.

Trong mỗi giai đoạn kinh doanh, mỗi công ty đều có nhưng mục tiêutrước mắt, những công việc trước mắt phải làm Tuy nhiên, mục tiêu chiếnlược là thứ không thể thiếu nếu công ty muốn tồn tại và phát triển lâu dài.Hầu hết các công ty đều có mục tiêu chiến lược và hoàn thiện dần trongquá trình hoạt động Khi đã xây dưng mục tiêu chiến lược thì cơ cấu tổchức bộ máy quản lý phải được xây dựng và hoàn thiện sao cho hỗ trợ tốtviệc thực hiện mục tiêu chiền lược của công ty

5 Các biến động của môi trường kinh doanh.

Bất kì một tổ chức nào cũng tồn tại và hoạt động trong một môitrường, và môi trường đó luôn biến động Một doanh nghiệp cũng vậy.Doanh nghiệp tồn tại trong môi trường có các nhà cung ứng, có kháchhàng, có sự quản lý của các cơ quan công quyền, các đối thủ cạnh tranh…Tất cả các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh đó chỉ mang tính ổn địnhtương đối, nhưng mang tính biến động tuyệt đối, do vậy mỗi doanh nghiệptrong môi trường kinh doanh của mình cũng luôn luôn biến đôi Sự biếnđổi đó vừa là kết quả của hàng loạt tác động khác nhau, lại vừa là nguyênnhân cho những biến đổi của các nhân tố môi trương khác và của bản thândoanh nghiệp trong thời kì sau Doanh nghiệp biến đổi vì các tác động củamôt trương kinh doanh thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nó cũng bịtác đông Nếu doanh nghiệp hoạt động trong môi trường mà các yếu tốmang tính ổn định cao thì cơ cấu tổ chức sẽ bến vững, ít phải thay đổi hơn.Nếu môi trường kinh doanh có tính ổn định thấp, các yếu tố thuộc môitrường thường xuyên biến động thì cơ cấu của doanh nghiệp sẽ thườngxuyên bị tác động, do đó cơ cấu thường phải mang tính mở tức khả năngthích nghi cao hơn

IV Sự cần thiết hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.

Đối với một doanh nghiêp, yêu cầu tự hoàn thiện mọi mặt là điều bắtbuộc nếu muồn tồn tại được và phát triển được Cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý là một phần của doanh nghiệp, do đó tất yếu phải không ngừng tựhoàn thiện Ta thấy rõ điều đó qua hai mặt sau đây:

1 Yêu cầu từ sự phát triển, hoàn thiện của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Nhu cầu phát triển, mở rộng khả năng kinh doanh, năng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hóa lợi nhuận gần như là bản năng của tất cả các doanh nghiệp Nhu cầu này được thể hiện trên thực tế chính là việc các công ty thường xuyên xây dựng và thực hiên các kế hoạch mở rộng quy mô, mở rộng thị trường mục tiêu, đa dạng hóa và chuyên sâu hóa các lĩnh vực kinhdoanh của mình… Với việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch đó, công

ty phải tiến hành hàng loạt những sự đổi mới Chỉ đơn giản từ việc hoàn thiện công tác trao đổi thông tin giữa các phòng ban, bộ phận, các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với các cấp quản, cho đến những việc phức tạp hơn như tổ chức lại sản xuất, tìm kiếm thị trường mới, hoàn thiện hệ thống sổ sách… Như đã phân tích vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý của công ty ở phần II chương này thì tất yếu cơ cấu tơ chức cũng phải được xem xét đổi mới, hoàn thiện Có thể có nhiều mức độ đổi mới, hoàn thiện, nhưng ta xem bất kỳ sự đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty là sự tái cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Không phải bất kỳ chiến lược, kế hoạch phát triển nàocũng phải yêu cầu sự tái cơ cấu, nhưng bất kỳ chiến lược kế hoạch nào được đưa ra cũng phải xét xem cơ cấu hiện tại có phù hợp hay không, có

hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược một cách hiệu quả không Và khi mà

nhận thấy rằng cơ cấu đó không phù hợp, thì tất yếu phải thực hiện việc tái

cơ cấu Thông thường, một công ty khi có sự phát triển lớn về số lượng nhân viên, hay thị trường hoạt động, hay lĩnh vực hoạt động thì phải tái cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp

2 Do yêu cầu của các yếu tố bên ngoài.

Có nhiều yếu tố từ bên ngoài tác động buộc cơ cấu tở chức bộ máycủa doanh nghiệp phải thay đôi, phải hoàn thiện Một ví dụ đơn giản,những năm đầu thập niên 90 của thế kỷ 20, hầu hết các công ty ở ViệtNam còn rât lạ lẫm với khái niệm marketing, và hầu như không hề có cáigọi là phòng marketing ở tất cả các công ty Thế rồi khi khoa học vềmarketing được truyền bá rộng rãi, khái niệm marketing không còn xa lạthì hậu hết các công ty phải thiết lập một bộ phận, bộ phận marketing, đócũng chính là một sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công

ty Một khía cạnh khác, sự phát triển vũ bão của công nghệ thông tin vàtruyền thông là thay đổi cách thức trao đổi và quản lý thông tin trongdoanh nghiệp, điều này hình thành nên những công ty có cơ cấu đặc biệt,các công việc được giao xuống từng người, từng vị trí ở những nơi khác xanhau mà không cần trụ sở, văn phòng, các cấp quản lý cũng được giảnlược và chủ yếu chỉ manh tính tổng họp th ông tin và đào tạo nâng caonghiệp vụ Hai ví dụ nhỏ trên cho thấy các yếu tố bên ngoài khi thay đổi sẽtác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiêp, buộc cơcấu phải hoàn thiện, thích nghi với những thay đổi đó Còn có nhiều yếu tốbên ngoài nữa, tuy thuộc vào từng công ty, từng thời điểm mà khi thay đổi

đã buộc cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty phải không ngừnghoàn thiện

Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

của công ty TNHH Bích Thủy

I Khái quát về công ty TNHH Bích Thủy.

1 Quá trình hình thành, phát triển của công ty.

Công ty TNHH Bích Thủy được thành lập vào tháng 7 năm 1996 với

sự ra đời của Salon Tạo mẫu tóc và Thẩm mỹ Quốc tế đầu tiên tại Hà Nội

có tên gọi QT Salon, nay đổi tên thành Anam QT Spa Với vai trò đi tiênphong trong lĩnh vực này, công ty đã trải qua nhiều khó khăn, vất vả, vàhiện nay đã thành công, được xem là công ty hàng đầu trong ngành thẩm

mỹ và mỹ phẩm tại Việt Nam

Từ một địa chỉ duy nhất ở 13 Mai Hắc Đế, hiên tại QT salon đã trởthành một chuỗi hệ thống Spa tại các thành phố lớn, các khách sạn, khunghỉ dưỡng 5 sao Tòa nhà 11 tầng Anam QT Spa tại số 26-28 Đông Du,Quận 1, thành phố Hồ chí Minh mang phong cách Á Đông kiểu Nhật Bảnbiến nó trở thành Spa lớn và sang trọng bậc nhất Việt Nam Năm 2006,Spa hiện đại nhất Hà Nội mở của trở lại sau thời gian tu sủa toàn diện tại

số 28Lê Thái Tổ, đánh đấu sự trưởng thành vượt bậc của công ty TNHHBích Thủy

Với sự nỗ lực của mình, công ty đã thành công trong lĩnh vực phânphối mỹ phẩm, phát triển hệ thống Spa cũng như phối hợp thành lập cácsalon và Spa, đào tạo và quản lý nhân sự cho các chủ ù tư bên thứ ba.Công ty cũng thành công trong việc trở thành nhà phân phối độc quyền tạithị trường Việt Nam cho hãng mỹ phẩm lớn nhât nước Mỹ

2 Lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, quy trình kinh doanh của công ty.

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm:

- Mỹ phẩm cao cấp có xuất xứ từ Mĩ, Pháp, Anh…

- Các dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, nổi bật với các Spa chuyênnghiệp

Đối với lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm cao cấp, đây là mảng kinhdoanh quan trọng, đem lại lợi nhuận lớn cho công ty Các sản phẩm mĩphẩm đều được nhập khẩu nguyên kiện tự các nước Mĩ, Pháp, Anh… vớicác nhãn hiệu nổi tiếng như Clinique, Estee Lauder, Aramis, Rolland,Abré, Fudge…

Trong mặt hàng mỹ phẩm bao gồm các dòng sản phẩm là sảnphẩm chăm sóc tóc, sản phẩm dưỡng da, sản phẩm trang điểm, làm đẹp,nước hoa, sản phẩm dùng chuyên biệt cho dịch vụ Spa

Trong lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp, với 2 trung tâm Spa chính là

QT Spa tại Hà Nội và Anam Spa tại Thành phố Hồ Chí Minh, gọi chung

là Anam QT Spa, công ty cung cấp tất cả các dịch vụ thường có của mộtSpa cao cấp, bao gồm:

Với các dịch vụ này, và một không gian Spa chuyên nghiệp, Anam

QT Spa là thương hiêu Spa uy tín hàng đầu tại Việt Nam

Về quy trình kinh doanh của công ty Đối với lĩnh vực kinh doanh

mỹ phẩm, công ty có bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu, bộ phậnnày sẽ liên hệ với các tập đoàn mỹ phẩm uy tín nước ngoài, trở thành nhàphân phối độc quyền của hãng tại Việt Nam, nhập hàng về nước, sau đóbán với cả 2 hình thức là bán buôn và bán lẻ Đối với bán buôn, công typhân phối sản phẩm cho các shop mỹ phẩm, các salon chăm sóc sắc đẹpvới giá bán buôn, theo những hợp đồng lô lớn, mang tính ổn định cao.Khách hàng của hình thức bán buôn chủ yếu do bộ phần kinh doanh đảmnhiệm, và thường khách hàng sẽ gắn bó với công ty thông qua sự chămsóc của các nhân viên bộ phận kinh doanh Đối với hình thức bán lẻ,công ty có các showroom trưng bày và bán sản phẩm trực tiếp đến tayngười tiêu dùng với sự hoạt động của các nhân viên bán hàng Tất nhiên,các showroom này cũng tham gia vào hoạt động bán buôn trên cơ sở nhucầu của khách hàng và sự tham gia của các nhân viên bộ phận kinhdoanh

Đối với dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, mà cụ thể tại các Spa, quy trìnhhoạt động bao gồm các bước sau: Liên tục cập nhật các công nghệ Spatiên tiến trên thế giới thông qua sự liên kết huấn luyện của chuyên viênnước ngoài, đào tạo đội ngũ nhân viên Spa có trình độ cao và đưa về cáctrung tâm Spa Khách hàng đến trung tâm Spa của công ty, tùy theo nhucầu của khách hàng kết hợp với sự tư vấn của chuyên viên Spa, sẽ đượcchăm sóc với những quy trình phù hợp và tiên tiến, đảm bảo sự hài lòngcao nhất của khách hàng Khách hàng có thể đặt chỗ trước, lựa chọn loạihình dịch vụ chắm sóc, lựa chọn loại thuốc, mĩ phẩm trên cơ sở có sự tư

vấn của nhân viên chăm sóc, tiếp nhận dịch vụ và trả tiền cho những dịch

vụ đó

3 Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây.

Trên thực tế, do tính chất là một công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân,

do đó, các báo cáo về kết quả kinh doanh chủ yếu được công bố thông quacác báo cáo thuế, và báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh hàng năm.Những con số chính xác chỉ một số ít lãnh đạo cấp cao của công ty đượcphép tiếp cận

Theo báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của các năm

2006, 2007, 2008 có một số điểm đáng chú ý sau đây:

- Tổng lợi nhuận trước thuế tăng trên 20% trong 4 năm liên tiếp

Cụ thể, năm 2006 đạt 13 tỷ đồng, năm 2007 đạt 16,3 tỷ đồng vànăm 2008 đạt 20 tỷ đồng Lợi nhuận và tốc độ tăng trưởng củahai mảng kinh doanh mỹ phẩm và chăm sóc sắc đẹp được mô tả

ở bảng dưới đây :

Lợi Nhuận (tỷ đồng) % tăng trưởng Lợi Nhuận (tỷ đồng) % tăng trưởng

- Công ty mở chi nhánh phân phối mỹ phẩm tại Hải Phòng năm

2006, tại Đà Nẵng năm 2007 và đang tiếp tục mở rộng chinhánh tại các thành phố này

- Công ty mở thêm 2 điểm Spa tại khu du lịch Tuần Châu(Quảng Ninh) và Nha Trang năm 2007

- Công ty đã tổ chức và chủ trì 2 buổi hội thảo về lĩnh vực Spanăm 2008

4 Tổng quan về cơ cấu tổ chức và các hoạt động nhân sự của công ty.

4.1 Cơ cấu tổ chức tổng thể hiện tại của công ty được thể hiện bằng mô hình tại trang 48 trong báo cáo chuyên đề này.

Trên thực tế, do sự trải rộng của địa bàn hoạt động và lĩnh vực kinhdoanh nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty tương đối phức tạp

Mô hình trên chỉ phản ánh cơ cấu tổng thể, ở cấp độ vĩ mô và lấy trungtâm là trụ sở công ty tại Hà Nội Nếu xét chi tiết hơn, hai lĩnh vực kinhdoanh là kinh doanh mỹ phẩm và kinh doanh dịch vụ chăm sóc sắc đẹp thì

có sự tách biệt tương đối về cơ cấu quản lý Người chịu trách nhiêm quản

lý chính của mảng kinh doanh mỹ phẩm là giám đốc tài chính Hầu hết cácbáo cáo, quyết định về lĩnh vực này phải thông qua giám đốc tài chính,trong khi đó, các spa hoạt đông tương đối độc lập với nhau và với các chinhánh mỹ phẩm, chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng giám đốc công ty.Giám đốc nhân sự chỉ quản lý về mặt nhân sự của các Spa, hầu như khôngtham gia vào các quyết định nghiệp vụ và kết quản kinh doanh Các Spalại có cơ cấu quản lý riêng, bao gồm trưởng chi nhánh và trưởng các bộphận Chính vì thế, các trách nhiệm quản lý không được phân bố đều ở cáccấp quản lý cùng chức danh Ví dụ trưởng chi nhánh Spa tại các khách sạn

Hà Nội phải báo cáo với trưởng cơ sở Spa số 51 Lý Thái Tổ, trong khi họ

là có cùng chức danh

Do có sự phân biệt nêu trên, mặc dù có sự liên hệ về mặt cung cấp sảnphẩm mỹ phẩm chăm sóc sắc đẹp, nhưng hoạt động của hai mảng kinhdoanh là tương đối độc lập Vì thế, các cấp quản lý của hai mảng kinhdoanh cũng độc lập tương đối với nhau

Công ty hiện có trên 200 nhân viên Riêng trụ sở chính ở Hà Nội tại48A Mai Hắc Đế, quận Hai Bà Trưng có cơ cấu lao động theo các bộ phậnnhư sau:

- Phòng kế toán gồm 1 kế toán trưởng, 6kế toán viên gồm 1

kế toán kho, 1 kế toán tiền lương, 1 kế toán tổng hợp và 3 kế toán phụviệc

- Phòng tổng hợp bao gồm 4 nhân viên thuộc bộ phận xuấtnhập khẩu, 7 nhân viên thuộc bộ phận giao hàng và hiện tại có 12 nhânviên thuộc bộ phận lễ tân

- Phòng kinh doanh 1 có 15 nhân viên, gồm 1 trưởng phòng,

1 phó phòng và 13 nhân viên kinh doanh Phòng kinh doanh 2 có 1trưởng phòng và 7 nhân viên kinh doanh

Đối với các trung tâm Spa, hiện tại số nhân viên làm việc thườngxuyên là hơn 150 người, làm việc theo ca

Cơ cấu giới tính của lao động trong công ty không phải là điểm đángchú ý Đối với bộ phần nhân viên tại các Spa, lễ tân, bán hàng tại cácshowroom thì hầu hết là nữ, còn nhân viên kinh doanh lại chủ yếu là nam.Một điểm nổi bật trong cơ cấu lao động của công ty là hầu hết nhân viên

có độ tuổi từ 20 đến 35 Sức trẻ có thể xem là một điểm mạnh của đội ngũnhân sự trong công ty Bên cạnh đó, nếu xét về tỷ trọng nhân viên quản lý/nhân viên làm việc trực tiếp thì công ty đạt tỷ lệ gần 1/7, nhân viên quản lýtính từ cấp trưởng bộ phận trở lên, đây là một tỷ lệ tương đối ưu việt, sẽ

được phân tích ở phần thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công

ty

Về trình độ học vấn, tất cả nhân viên phòng kế toán, bộ phận xuấtnhập khẩu, nhân viên kinh doanh đều có trình độ cử nhân kinh tế Cácnhân viên lễ tân, bán hàng tại các showroom, và các nhân viên Spa chủyếu là đã tốt nghiệp phổ thông trung học

4.2 Các hoạt động nhân sự của công ty.

4.2.1 Hoạt động tuyển dụng.

Công ty TNHH Bích Thủy có một quy trình tuyển dụng khá chuyênnghiệp, với hầu hết các hoạt động cần có của quá trình tuyển dụng Hàngnăm, dựa vào bản kế hoạch hoạt động kinh doanh, dựa vào lượng lao độnghiện tại, các phòng nghiên cứu, đánh giá nhu cầu nhân sự của mình, sau đótrình lên ban giám đốc nhu cầu nhân sự trong năm kế hoạch Ban giám đốcthông qua kế hoạch hoạt động của toàn công ty sẽ đưa ra quyết định vềviệc tuyển dụng thêm nhân sự hay thuyên chuyển nhân viên Khi có quyếtđịnh tuyển dụng thêm nhân sự, các phòng, bộ phận sẽ lập kế hoạc cho hoạtđộng tuyển dụng cho mình Trước tiên sẽ đăng thông báo tuyển dụng trêncác phương tiện báo chí, các trang wed tuyển dụng, và cả sự thông báo nội

bộ nhằm tìm kiếm các sự giới thiệu từ những nhân viên trong công ty, vớicác thông tin về vị trí cần tuyển, yêu cầu chung của ứng viên, thể lệ và quyđịnh dự tuyển Sau đó, công ty nhận các hồ sơ dự tuyển, trải qua quá trìnhlọc hồ sơ, loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu, thông báo cho các ứngviên đáp ứng được vòng hồ sơ về thời gian, địa điểm tổ chức vòng phỏngvấn Đối với các vị trí từ trưởng phòng trở lên, công ty thường mở 2 vòngthi là trắc nghiệm kĩ năng và vòng phỏng vấn Đối với các vị trí thấp hơnthì thường chỉ trải qua một vòng phỏng vấn Các ứng viên đạt yêu cầu và

được lựa chọn sẽ được thông báo bằng văn bản Thời gian thử việc đối vớinhân viên mới có sự khác nhau giữa các bộ phận, tối thiểu là một tháng.Khi được nhận chính thức thì nhân viên được kí hợp đồng chính thức, thờigian tính từ khi nhân viên đó đi làm.

Đối với trường hợp tuyển dụng đột xuất do các vấn đề phát sinh như

có nhân viên có lý do đặc biệt không thể thiếp tục công việc, hay nhu cầucho việc mở rộng hoạt động do một cơ hội kinh doanh không dự báo trướcthì công ty vẫn thực hiện các bước tuyển dụng nêu trên, nhưng thời giannhanh hơn, giản lược quá trình xin phép ban giám đốc bằng các quá trìnhgiấy tờ hành chính

Riêng đối với các Spa, việc tuyển dụng diễn ra mang biệt lập hơn sovới các bộ phận khác của công ty Yêu cầu về trình độ văn học vấn, cácphỏng vấn liên quan đến kỹ năng kinh doanh hay kỹ năng văn phòngkhông được chú trọng bằng nhiệt huyết, sự gắn bó với nghề và công ty

4.2.2 Hoạt động đào tạo, bố trí nhân sự.

Hoạt động đào tạo được xem là một vấn đề then chốt trong các hoạtđộng nhân sự của công ty TNHH Bích Thủy Công tác đào tạo được diễn

ra thường xuyên, bao gồm cả đào tạo mới và đào tạo lại, với nhiều hìnhthức truyền thụ

Đối với các nhân viên mới được tuyển về cho các phòng kinh doanh,phòng tổng hợp, phòng kế toán, hoạt đọng đào tạo được diễn ra ngay trongquá trình làm việc trong thời gian thử việc của các nhân viên Các nhânviên mới sẽ được giao những việc từ đơn giản tới phức tạp, được tiếp xúcvới hầu hết các nghiệp vụ phải là ơ vị trí của mình Trong quá trình làmviệc, các nhân viên mới nhần được sự hướng dẫn chặt chẽ của trưởngphòng, trưởng bộ phận hoặc một nhân viên có kinh nghiệm tốt được chỉ

định Nhân viên mới sẽ được giới thiệu một cách chi tiết về công ty, từ quátrình hình thành, lĩnh vực hoạt động, tới những các nhở nhất như trangphục, các giao tiếp trong công ty Tất nhiên, vấn đề đào tạo được quan tâmnhất vẫn là nghiệp vụ của vị trí mà nhân viên mới được tuyển vào Ngườiphụ trách việc đào tạo cho nhân viên mới sẽ chỉ đẫn mọi nhiệm vụ, chứctrách của vị trí, những yêu cầu cơ bản về việc thực hiện công việc, chỉ dẫncác thao tác, kĩ năng, kĩ xảo để hoàn thành nhanh và có chất lượng tốtcông việc của mình Cuối kì thử việc, người phụ trách hướng dẫn sẽ có báocáo đánh giá cụ thể về khả năng làm việc của nhân viên mới, và căn cứvào báo cáo này mà trưởng phòng hoặc ban giám đốc ra quyết định nhậnhay không nhận nhân viên đó thành nhân viên chính thức của công ty Nếunhân viên được nhận chính thức vào làm, thị trong khoảng 1 đến 2 thángđầu, nhân viên đó sẽ được học những vấn đề cốt yếu, mang tính then chốt

để làm tốt công việc được giao

Các nhân viên còn được nhận các đợt huấn luyện của các chuyên gianước ngoài thông qua sự phối hợp đào tạo giữa công ty và các tập đoàn mỹphẩm, nhầm duy trì hình ảnh của sẩn phẩm tại thị trường Việt Nam

Đối với các nhân viên Spa, sau khi được nhận vào làm tại các Spa,nhân viên mới phải trải qua một quá trình đào tạo từ 4 đến 6 tháng, tùythuộc vào vị trí và kinh nghiệm của nhân viên đó, dưới sự chỉ dẫn củachuyên gia người Pháp, ông Jean Claude Catherine Quá trình này diễn raliên tục trong quá trình thử việc, cho đến khi nhân viên mới có được đánhgiá là có đủ khả năng thực hiện các thao tác Spa chuyên nghiệp của công

ty Việc đào tạo nhân viên Spa trải qua hai quá giai đoạn Giai đoạn thứnhất, nhân viên được đào tạo về lý thuyết Spa, với các bài thực hành mẫu.Giai đoan thứ hai, nhân viên được thực hành trên thực tế, với việc phục vụkhách hàng có sự giám sát, hỗ trợ của nhân viên chuyên nghiệp và chuyên

gia người Pháp Nếu hết cả hai giai đoạn mà nhân viên mới vẫn không thểthực hiện các bước công việc đáp ứng yêu cầu đề ra thì nhân viên đókhông được nhận.

Về vấn đề đào tạo lại, đào tạo phát triển Trong quá trình hoạt động,công ty có phát sinh những nhiêm vụ, những vấn đề kinh doanh mới, do đócông ty thường xuyên có những đợt tập huấn, những cộc họp mang tínhchất chia sẻ, truyền thụ kinh nghiệm làm việc Ví dụ, khi phát sinh các vấn

đề mới trong hoạt động xuất nhập khẩu do những thay đổi trong quy định,luật pháp của nhà nước, do sự thay đổi nguồn cung cấp hàng hóa, bangiám đốc sẽ tổ chức những buổi họp để cập nhật, đồng thời chỉ ra nhưngnhiêm vụ, những kĩ năng mới phải có để thích nghi với những thay đổi đó.Đối với các Spa, việc đào tạo lại và đào tạo phát triển diễn ra thườngxuyên hơn Đó là do sự cập nhật các công nghệ, kĩ năng Spa mới Bêncạnh đó, sự nâng cao tay nghề cho các nhân viên Spa là yêu cầu bắt buộcđối với sự phát triển của lĩnh vực hoạt động này

Một vấn đề nữa đó là hoạt động đào tạo bên ngoài của công ty về lĩnhvực chăm sóc sắc đẹp Với tư cách là một đơn vị tiên phong trong lĩnh vựcSpa, Anam QT Spa là một thương hiệu Spa hàng đầu của Việt Nam, công

ty thường xuyên phối hợp trong việc thành lập trong các saloon, Spa, vàđào tạo nhân sự trong làm đẹp thẩm mĩ Công ty phối hợp tổ chức các buổihội thảo, các lớp giảng dạy về lĩnh vực làm đẹp thẩm mỹ, nghiệp vụ Spachuyên nghiệp cho các saloon làm đẹp, thẩm mỹ viên, và các Spa khác.Hoạt động này đã nâng tầm công ty lên so với các công ty khác cùng kinhdoanh

4.2.3 Công tác tiền lương.

Vấn đề tiền lương là một công tác quan trọng nhưng nằm trong vòng

bí mật của công ty Hiện tại, mức lương tối thiểu được quy định trong công

ty là 1.500.000 đồng/tháng Mức lương mỗi nhân viên nhận được là bí mậtđối các cá nhân khác, và điều này được cam kết khi kí hợp đồng làm việcchính thức Lương được trả theo hình thức chuyển khoản, và mức lươngmỗi người được nhận được thỏa thuận khi kí hợp đồng thử việc Mỗi bộphần có mức lương và hình thức trả khác nhau Các bộ phận kế toán, tổnghợp trả theo lương hành chính có thưởng Bộ phận kinh doanh hưởnglương theo doanh số Ngoài ra còn phụ cấp chức vụ, kinh phí công tác…,tất cả vấn đề này đều là bí mật

Riêng đối với các nhân viên tại các Spa, lương họ nhận được tăng dầntheo thâm niên và kinh nghiệm làm viêc, bên cạnh đó là các bộ phận khácnhau sẽ có mức lương khác nhau Đối với trụ sở Hà Nội, nhân viên đượctrả lương vào ngày mùng 5 hàng tháng Và công ty có một đặc điểm là chỉtrả trong ngày đó, không nợ nhân viên lương thêm một ngày

4.2.4 Các hoạt động đánh giá thực hiện công việc

Hoạt động đánh giá công việc được diễn ra thường xuyên Công ty tổchức hoạt động đánh giá công việc theo quý với quy mô toàn công ty.Hàng tháng thì có đánh giá kết quả kinh doanh, lấy đó làm cơ sở cho việctrả lương cho nhân viên kinh doanh trong tháng, đồng thời đưa ra mứcthưởng cho các bộ phận Hoạt động đánh giá thực hiên công việc đượcdiễn ra theo một quy trình đã được ban giám đốc thông qua

Đối với đánh giá thực hiên công việc theo quý, mỗi nhân viên sẽ phảiviết một bản tự nhận xét về bản thân bao gồm tinh thần thái độ làm việc,các kết quả đạt được trong quý, những khuyết điểm còn tồn tại Bản tựnhận xét này được nộp lên trưởng phòng, sau đó diễn ra cuộc họp tại các