II. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
1. Quan điểm của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Với thực tế về việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty trong những năm qua và mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty, có thể thấy những quan điểm chính của công ty trong vấn đề này như sau:
- Tổng giám đốc công ty, là người nắm giữ quyền lực cao nhất, quyết định hầu hết các vấn đề quan trọng của công ty như bổ nhiệm các chức vụ quản lý từ cấp phó phòng trở lên, quyết định mở các chi nhánh, quyết định việc hợp tác với đối tác nào… Hội đồng quản trị của công ty chỉ mang tính chất tham khảo, thường chỉ họp bàn khi có các vấn đề nghiêm trọng như thay đổi nhân sự cấp cao, thay đổi cơ cấu vốn của công ty… Và dù họp hội đồng quản trị thì tiếng nói của tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị vẫn có giá trị quyết định do ưu thế gần như tuyệt đối về số vốn nắm giữ và uy tín của mình.
- Công ty ưu tiên thực hiện chính sách đơn giản hóa bộ máy quản lý. Những bộ phận thực tế có thể gộp lại được, công ty không tách ra thành những bộ phận độc lập, ví dụ các bộ phận giao
hàng, lễ tân, xuất nhập khẩu, công ty không tách thành các phòng riêng mà đặt chung trong phòng tổng hợp. Chức năng marketing không tách thành một phòng riêng, hay cử một phó giám đốc marketing, mà các phòng kinh doanh sẽ thực hiện luôn chức năng marketing…
- Các chi nhánh có tính độc lập tương đối. Trưởng các chi nhánh toàn quyền quyết định các vấn đề kinh doanh tại cơ sở của mình trên các lĩnh vực như xác định nhu cầu tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, thuê tuyển nhân viên, trang trí cơ sở… báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với phó giám đốc tài chính về kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng.
- Cơ cấu tổ chức mà công ty xây dựng mang nhiều đặc điểm của mô hình ma trận, chủ yếu do sự trải rộng thị trường hoạt động của công ty.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thuận tiện cho việc kiểm soát tài chính của công ty. Cụ thể, công ty khi xây dựng các chi nhánh thì thường phân rất ít cấp quản lý, không xây dựng chi nhánh dưới hình thức công ty con; các vấn đề về phân bổ nguồn hàng, quyết toán chi phí, doanh thu, các chương trình khuyến mãi… được quyết định tại trụ sở chính có sự tham mưu, đóng góp ý kiến của các chi nhánh. Các chi nhánh dựa trên các quyết định đó mà thực hiện công việc kinh doanh của mình.
Với các quan điểm của công ty nêu trên, em cho rằng những quan điểm này là phù hợp với quá khứ phát triển của công ty. Bên cạnh đó, tính chất tư nhân cũng khiến cho các quan điểm này là hợp lý. Tuy nhiên, với
chiến lược phát triển và xu thế lớn mạnh của mình thì công ty nên có những thay đổi trong quan điểm của mình về cơ cấu tổ chức. Cụ thể như không nên quá đơn giản hóa các bộ phận chức năng. Sẵn sàng chấp nhận hình thức công ty con trong điều kiện cần thiết để nâng cao vị thế của công ty trên thị trường.