Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Bài 3: Phân tích thiết kế công việc cung cấp những kiến thức khái niệm và ý nghĩa phân tích công việc, thiết kế công việc; tiến trình phân tích công việc; các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc; bản mô tả và tiêu chuẩn công việc; các yếu tố ảnh hưởng và các phương pháp thiết kế công việc.
BÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠNG VIỆC Giảng viên hướng dẫn: Ts Trần Việt Hùng v2.0014101210 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Thành Trung - tuyển dụng vào vị trí kế tốn Cơng ty, người nhanh nhẹn tốt bụng nên nhiều người Cơng ty qúy mến Ngồi vững chun mơn kế tốn - tài chính, Trung cịn thạo máy tính Do vậy, máy tính Cơng ty bị hỏng hay trục trặc thường khơng gọi cho công ty dịch vụ sữa chữa bảo hành máy tính bên ngồi, mà trực tiếp nhờ ln Trung Lúc đầu Trung vui vẻ giúp đỡ người Nhưng sau đó, có nhiều người nhờ nên Trung thường xuyên phải làm thêm để hoàn thành cơng việc (cơng việc Trung kế tốn tổng hợp) Vì vậy, Trung sau bắt đầu có biểu khó chịu, bất mãn Anh cảm thấy bị đối xử khơng cơng phải làm thêm việc không trả thêm lương Biểu thái độ phản ứng nhân viên nói có thường xảy doanh nghiệp hay tổ chức mà bạn biết hay không ? Nếu người phụ trách phòng nhân sự, Bạn giải vấn đề nào? Bản mơ tả cơng việc cần trình bày thế hợp lý? v2.0014101210 MỤC TIÊU • Học viên hiểu khái niệm ý nghĩa phân tích cơng việc - cơng cụ QTNNL; • Hiểu quy trình bước thực phân tích cơng việc, thơng tin cần thiết phương pháp thu thập thông tin để thực phân tích cơng việc; • Hiểu nội dung cần thiết việc xây dựng mơ tả tiêu chuẩn cơng việc; • Hiểu khái niệm, ý nghĩa việc thiết kế công việc; • Hiểu yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc; Các phương pháp thiết kế cơng việc v2.0014101210 CÁC KIẾN THỨC CẦN CĨ • Học viên đọc tài liệu • Học viên đóng vai người lao động thực tế trả lời câu hỏi thường gặp: Người lao động có tác nghiệp gì? Khi cơng việc hồn tất? Cơng việc thực đâu? Như nào? Tại phải thực công việc đó? Để thực cơng việc cần hội đủ tiêu chuẩn, trình độ nào? • Học viên tìm hiểu doanh nghiệp nhà quản trị cần làm để cung cấp xác định đắn, phù hợp lao động thực cơng việc v2.0014101210 CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI • Khái niệm ý nghĩa phân tích cơng việc, thiết kế cơng việc; • Nội dung tiến trình phân tích cơng việc; • Các phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc; Bản mơ tả tiêu chuẩn cơng việc; • Các yếu tố ảnh hưởng phương pháp thiết kế cơng việc v2.0014101210 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Khái niệm phân tích cơng việc; • Mục đích phân tích cơng việc; • Ý nghĩa việc phân tích cơng việc; • Những thơng tin cần thu thập v2.0014101210 1.1 KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Phân tích cơng việc tiến trình xác định cách có hệ thống nhiệm vụ kỹ cần thiết để thực cơng việc tổ chức; • Phân tích cơng việc cịn hiểu q trình nghiên cứu nội dung cơng việc; • Phân tích cơng việc cơng cụ thiết yếu chương trình quản trị nguồn nhân lực như: Tuyển dụng, đào tạo phát triển, đánh giá thành tích, đãi ngộ v2.0014101210 1.2 MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Mục đích phân tích cơng việc tập trung vào trả lời câu hỏi sau đây: • Người lao động phải thực tác nghiệp (tasks) gì? • Khi cơng việc hồn tất? • Cơng việc thực đâu? • Cơng nhân viên làm cơng việc nào? • Tại phải thực cơng việc đó? • Để thực cần hội đủ tiêu chuẩn, trình độ nào? v2.0014101210 1.3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Cung cấp thơng tin yêu cầu, đặc điểm công việc như: Hành động cần thực hiện, mức độ ưu tiên sao, thực sao; Cần loại máy móc trang bị dụng cụ nào; Mối quan hệ cấp quản trị, quan hệ nhà quản trị với nhân viên quan hệ đồng nghiệp thực công việc • Phân tích cơng việc cơng cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp thành lập cần cải tổ, thay đổi cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất sản xuất kinh doanh v2.0014101210 1.3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) Phân tích cơng việc thực khi: • Tổ chức, doanh nghiệp thành lập; • Doanh nghiệp cần số cơng việc mới; • Cơng việc thay đổi đổi cơng nghệ Phân tích cơng việc giúp doanh nghiệp: • Bảo đảm thành công việc xếp, điều động, thuyên chuyển thăng thưởng; • Hạn chế thiếu cơng mức lương; • Tạo động lực, kích thích người lao động; • Tiết kiệm thời gian, sức lao động; • Giảm bớt số người cần thay thiếu hiểu biết cơng việc trình độ thấp; • Giúp cấp quản trị nhân viên hiểu 10 v2.0014101210 1.3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) Phân tích cơng việc Bản mơ tả công việc Tuyển dụng, lựa chọn lao động Đào tạo, huấn luyện Bản tiêu chuẩn CV Đánh giá lực thực công việc Định giá công việc Trả cơng, khen thưởng 11 v2.0014101210 1.4 NHỮNG THƠNG TIN CẦN THU THẬP Cần xây dựng hai tài liệu bản: • Bản mô tả công việc (Job Description): Là tiêu chuẩn cần đạt được; • Bản tiêu chuẩn thực công việc: Là văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân người lao động Thu thập loại thơng tin sau đây: • Các yếu tố bên ngồi điều kiện làm việc • Hoạt động thực tế người lao động; • Những phẩm chất mà nhân viên thực cơng việc cần có; • Các loại phương tiện, máy móc, thiết bị kỹ thuật cho thực cơng việc; • Các tiêu chuẩn mẫu thực công việc nhân viên 12 v2.0014101210 NỘI DUNG TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Các bước tiến hành phân tích cơng việc: GĐ/Trưởng Xác định phịng Tài phạm vi chínhphân tích Kế tốn cơng việc Chuẩn bị phân tích cơng việc Thu thập phân tích liệu Xây dựng bảnGĐ/ mơ tả cơng việc Trưởng phịng Nhân lực tiêu chuẩn công việc 13 v2.0014101210 2.1 XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Xác định mục đích phân tích cơng việc; • Xác định cơng việc cần phân tích 14 v2.0014101210 2.2 CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Xác định thơng tin, liệu cần thiết có liên quan; • Xác định nguồn thơng tin, liệu; • Lựa chọn phương pháp cụ thể nhằm thu thập thơng tin để phân tích 15 v2.0014101210 2.3 THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU • Thu thập thơng tin, liệu có sẵn sở sơ đồ tổ chức, văn mục đích yêu cầu, chức quyền hạn doanh nghiệp phận; • Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính xác thơng tin; • Phân tích thơng tin, xây dựng mơ tả cơng việc tiêu chuẩn cơng việc; • Báo cáo kết sau q trình 16 v2.0014101210 2.4 XÂY DỰNG BẢN MƠ TẢ VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC • Bản mơ tả công việc bao gồm: Mô tả, nhận diện, tóm tắt cơng việc; Các hoạt động mối quan hệ thực công việc; Điều kiện làm việc, thiết bị cho thực công việc; Quyền hành tiêu chuẩn đánh giá người thực cơng việc • Những yếu tố tiêu chuẩn cơng việc là: Trình độ, kinh nghiệm, kỹ có liên quan đến thực cơng việc; Tuổi đời, giới tính, sức khỏe, điều kiện thân, đặc điểm cá nhân 17 v2.0014101210 PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Phương pháp vấn: Thực trực tiếp cá nhân, nhóm người lao động Ưu điểm: Phát nhiều thông tin; Hạn chế: Tốn nhiều thời gian • Phương pháp câu hỏi: Bản câu hỏi đưa tới đối tượng để điền vào câu trả lời Ưu điểm: Cung cấp thông tin nhanh, tiết kiệm thời gian, tiến hành đơn giản; Hạn chế: Thơng tin thiếu xác • Phương pháp quan sát chỗ: Quan sát nơi làm việc Ưu điểm: Có thể quan sát thấy, cơng việc mang tính chất tình huống; Hạn chế: Có thể cung cấp thơng tin thiếu xác v2.0014101210 18 THIẾT KẾ CƠNG VIỆC • Tổng quan thiết kế cơng việc; • Các phương pháp thiết kế cơng việc cá nhân; • Phương pháp thiết kế cơng việc theo nhóm; • Thiết kế lao động hướng vào người lao động 19 v2.0014101210 4.1 TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CƠNG VIỆC Khái niệm: Thiết kế cơng việc trình kết hợp phần việc rời rạc lại với để hợp thành công việc trọn vẹn nhằm giao cho cá nhân hay nhân viên thực Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cơng việc: • Tính thơng lệ cơng việc; • Dịng cơng việc; • Khả người lao động; • Tính chất mơi trường 20 v2.0014101210 4.2 PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CƠNG VIỆC CÁ NHÂN • Chun mơn hóa cơng việc: Chia nhỏ cơng việc, giao cho cá nhân việc, khối lượng phần việc tăng lên • Ln chuyển cơng việc: Người lao động thay đổi, chuyển chỗ làm việc theo quy trình định • Mở rộng cơng việc: Mở rộng phạm vi thực cách tăng thêm việc giảm khối lượng phần việc • Làm phong phú hóa cơng việc: Là phương thức thiết kế cơng việc cách mở rộng cơng việc theo chiều sâu • Thiết kế công việc theo Modul: Các phần việc phân chia đồng Người lao động lựa chọn phần việc theo khả sở trường v2.0014101210 21 4.3 PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CƠNG VIỆC THEO NHĨM • Nhóm lao động hội nhập: Được tổ chức bao gồm nhiều chun mơn khác có khả thực khối lượng cơng việc hồn chỉnh định • Nhóm lao động tự quản: Các nhóm lao động hỗn hợp giao mục tiêu phải thực khoảng thời gian định với mức chi phí cho trước, nhóm có trách nhiệm tự xác định nhiệm vụ phải làm tổ chức thực nhiệm vụ • Nhóm chất lượng: Đây hình thức nhóm tiên phong, thu hút người tình nguyện, huấn luyện kỹ để khắc phục nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn cần thiết 22 v2.0014101210 4.4 THIẾT KẾ CƠNG VIỆC HƯỚNG VÀO NLĐ • Là kiểu thiết kế cầu nối nhiệm vụ doanh nghiệp với thỏa mãn nhu cầu người lao động • Người lao động khuyến khích tham gia vào việc thiết kế lại cơng việc • Thiết kế cơng việc hiệu tìm hịa hợp tính hiệu nhân tố hành vi 23 v2.0014101210 TĨM LƯỢC BÀI • Phân tích cơng việc hiểu chìa khóa, nội dung có ý nghĩa sống hệ thống QTNNL đại • Thiết kế cơng việc nhằm xác định cấu cơng việc, trách nhiệm, u cầu trình độ vị trí cơng việc cơng sở Từ định cách xác việc bố trí nguồn nhân lực, phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa định điều hành thích hợp Cơng việc thiết kế khoa học quản lý thuận lợi • Trong doanh nghiệp cá nhân hồn thành tốt cơng việc khi: Nắm vững cơng việc cần làm; Có đủ kỹ năng, phẩm chất cần thiết; Có môi trường làm việc thuận lợi 24 v2.0014101210 ... tiên sao, thực sao; Cần loại máy móc trang bị dụng cụ nào; Mối quan hệ cấp quản trị, quan hệ nhà quản trị với nhân viên quan hệ đồng nghiệp thực cơng việc • Phân tích cơng việc cơng cụ hữu... trình nghiên cứu nội dung cơng việc; • Phân tích cơng việc cơng cụ thiết yếu chương trình quản trị nguồn nhân lực như: Tuyển dụng, đào tạo phát triển, đánh giá thành tích, đãi ngộ v2.0014101210... bớt số người cần thay thiếu hiểu biết công việc trình độ thấp; • Giúp cấp quản trị nhân viên hiểu 10 v2.0014101210 1 .3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) Phân tích cơng việc Bản mô tả