Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc giúp người học hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc; các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt động quản trị nhân lực; các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích công việc trong tổ chức; tiến trình phân tích công việc trong tổ chức.
BÀI PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TS Vũ Thị Un Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0014106222 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Tuyển dụng sai Công ty gulf machineries • Mary khơng tuyển kỹ sư vận hành máy số bốn ứng viên giám đốc nhân lực Công ty Gulf Machineries gửi tới mà ông cho họ đáp ứng yêu cầu mô tả cơng việc • Mary cho cần người làm việc đến mô tả cơng việc trước mơ tả lại nhiệm vụ kỹ cần thiết kỹ sư vận hành máy mà công ty cần cho giám đốc nhân lực • John nói, “Tơi nghĩ viết mơ tả cơng việc xác cơng việc sử dụng để tìm ứng viên phù hợp cho vị trí cơng việc trống Chúng ta hợp tác chặt chẽ để tình khơng bị lặp lại tương lai” Tại John nói với Mary hai cần hợp tác chặt chẽ để việc tuyển dụng nhân lực diễn thành công? v1.0014106222 MỤC TIÊU • Hiểu thơng tin cần thu thập phân tích cơng việc; • Hiểu rõ kết phân tích cơng việc ứng dụng hoạt động quản trị nhân lực; • Biết phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phục vụ cho phân tích cơng việc tổ chức; • Nắm tiến trình phân tích cơng việc tổ chức v1.0014106222 NỘI DUNG Khái niệm cơng việc Phân tích cơng việc v1.0014106222 KHÁI NIỆM CƠNG VIỆC Nghề NghỊ Cơng việc Cơng việc Vị trí Nhiệm vụ v1.0014106222 KHÁI NIỆM CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động phải thực • Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất nhiệm vụ thực người lao động • Cơng việc: tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực số người lao động • Nghề: tập hợp công việc tương tự mặt nội dung có liên quan với mức độ định với đặc tính vốn có, địi hỏi người lao động có hiểu biết đồng chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng, kỹ xảo kinh nghiệm cần thiết để thực v1.0014106222 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.1 Khái niệm tầm quan trọng phân tích cơng việc 2.2 Các phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc 2.3 Vai trị phịng nhân lực tiến trình phân tích công việc v1.0014106222 2.1 KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG PHÂN TÍCH CƠNG ViỆC 2.1.1 Khái niệm phân tích công việc 2.1.2 Thông tin cần thu thập cho phân tích cơng việc 2.1.3 Các kết phân tích công việc 2.1.4 Ứng dụng kết phân tích cơng việc v1.0014106222 2.1.1 KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Phân tích cơng việc: q trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất cơng việc • Phân tích cơng việc cần trả lời câu hỏi sau: Người lao động cần phải thực nhiệm vụ gì? Tại cần thực nhiệm vụ đó? Tiến hành thực nhiệm vụ đâu? Thực nhiệm vụ cách nào? Khi nhiệm vụ hồn thành? Người lao động cần có u cầu thể lực trí lực để hồn thành cơng việc đó? v1.0014106222 2.1.2 THƠNG TIN CẦN THU THẬP CHO PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Các nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực nhiệm vụ • Các máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng kết công việc • Điều kiện làm việc: điều kiện vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội • Thơng tin địi hỏi cơng việc người thực hiện: yêu cầu thể lực, yêu cầu trí lực (khả kỹ cần phải có, kiến thức, hiểu biết kinh nghiệm làm việc) cần thiết v1.0014106222 10 2.1.3 CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) b Bản yêu cầu công việc với người thực • Bản u cầu cơng việc với người thực liệt kê địi hỏi cơng việc người thực kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; đặc trưng tinh thần thể lực; yêu cầu cụ thể khác • Nội dụng: Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức…); u cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm…) v1.0014106222 12 2.1.3 CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) c Bản tiêu chuẩn thực công việc • Bản tiêu chuẩn thực cơng việc hệ thống tiêu/tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng hoàn thành nhiệm vụ quy định mơ tả cơng việc • Nội dụng: Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần…); Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn khách hàng…) v1.0014106222 13 2.1.4 ỨNG DỤNG CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: đưa loại cơng việc • Tuyển mộ nhân lực: xác định vị trí trống, thơng tin để quảng cáo vị trí việc làm • Tuyển chọn nhân lực: tiêu thức sàng lọc ứng viên • Định hướng: giúp người lao động biết hoạt động mà họ phải làm • Đánh giá thực cơng việc: xác định tiêu thức tiêu chuẩn đánh giá • Đào tạo phát triển nguồn nhân lực: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo v1.0014106222 14 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượng áp dụng Sử dụng bảng hỏi Áp dụng cho • Thiết kế bảng hỏi • Đưa bảng hỏi tới người lao vị trí cơng việc động mà ta cần thu thập thơng tin • Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi • Tổng hợp số liệu thơng tin Phỏng vấn • Hỏi trực tiếp người lao động thực cơng việc • Tổng hợp kiểm tra lại thông tin thu thập v1.0014106222 Ưu/ nhược điểm • Nhanh, tiết kiệm chi phí • Ít xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao Áp dụng cho cơng • Tìm hiểu sâu cơng việc việc mà người • Tốn thời gian nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chun mơn, kỹ thuật…) 15 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) Các phương pháp thu thập thông tin Quan sát Ghi chép kiện quan trọng v1.0014106222 Đối tượng áp dụng Ưu/ nhược điểm Áp dụng cho công việc làm việc theo q trình cơng nhân sản xuất • Thơng tin phong phú thực tế • Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan Người nghiên cứu ghi chép lại Áp dụng cho hành vi thực cơng việc vị trí cuả người lao động làm cơng việc việc có hiệu người lao động làm việc khơng có hiệu • Thích hợp việc mơ tả cơng việc xây dựng TCTH cơng việc • Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình • Quan sát q trình làm việc • Ghi lại đầy đủ hoạt động lao động theo trình tự thực • Chỉ thích hợp với cơng việc giản đơn, lao động chân tay, khơng địi hỏi kỹ cao 16 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) Các phương pháp thu thập thông tin Nhật ký công việc Hội thảo chuyên gia v1.0014106222 Đối tượng áp dụng Ưu/ nhược điểm Người lao động tự Áp dụng cho vị • Thu thông tin theo kiện thực tế ghi chép lại hoạt trí cơng việc • Độ xác động để thơng tin bị hạn chế thực cơng việc • Ghi chép khó bảo đảm liên tục quán Các chuyên gia mời dự họp để thảo luận cơng việc cần tìm hiểu Áp dụng cho vị • Bổ sung thơng tin cần thiết trí cơng việc mà phương • Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan cao pháp không thu thập thơng tin 17 2.3 VAI TRỊ PHỊNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.3.1 Vai trị phịng nhân lực phân tích cơng việc 2.3.2 Tiến trình phân tích cơng việc v1.0014106222 18 2.3.1 VAI TRỊ PHỊNG NHÂN LỰC TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Xác định mục đích phân tích cơng việc • Kế hoạch hố điều phối tồn hệ thống, q trình có liên quan • Xác định bước tiến hành phân tích cơng việc • Xây dựng văn thủ tục, câu hỏi, mẫu điều tra để thu thập thông tin • Tổ chức lực lượng cán thu hút vào phân tích cơng việc • Chịu trách nhiệm xây dựng mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc với người thực v1.0014106222 19 2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Bước 1: Xác định cơng việc cần phân tích Tổ chức bắt đầu hoạt động chương trình phân tích cơng việc lần tiến hành Khi xuất công việc Khi cơng việc có thay đổi đáng kể nội dung kết phương pháp mới, thủ tục công nghệ Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất công việc (thường ba năm lần) • Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin thích hợp với mục đích phân tích công việc; Thiết kế biểu mẫu ghi chép câu hỏi cần thiết v1.0014106222 20 2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Bước 3: Tiến hành thu thập thơng tin Có thể sử dụng đối tượng sau đây: Người chun trách làm nhiệm vụ phân tích cơng việc; Người quản lý trực tiếp; Chính thân người thực cơng việc • Bước 4: Sử dụng thơng tin thu thập vào mục đích phân tích cơng việc Viết mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn thực công việc, ứng dụng vào hoạt động quản trị nhân lực kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo… v1.0014106222 21 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Câu hỏi: Tại John nói với Mary hai cần hợp tác chặt chẽ để việc tuyển dụng nhân lực diễn thành cơng? Trả lời: Vì sở tuyển dụng trước khơng với u cầu cơng việc • Lý sở tuyển dụng khơng phù hợp do: Cơ sở tuyển dụng dựa vào mô tả công việc mà mô tả công việc không với công việc thực tế Mary lại mô tả công việc mà John sử dụng để tìm kiếm ứng viên Điều cho thấy xây dựng mô tả công việc trước bỏ qua vai trị người quản lý trực tiếp • Để sở tuyển dụng phù hợp cần: Trước tuyển dụng cần có mô tả công việc Bản mô tả công việc cần xây dựng từ thông tin thu thập từ thực tế công việc Bộ phận nhân lực chịu trách nhiệm xây dựng mơ tả cơng việc cần hợp tác với người quản lý trực tiếp, để xem mơ tả cơng việc có phù hợp khơng v1.0014106222 22 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phân tích cơng việc q trình nhằm: A Thu thập thơng tin cơng việc B Phân tích thơng tin quan trọng công việc C Làm rõ chất công việc D Xử lý thông tin liên quan đến cơng việc Trả lời : • Đáp án là: C Làm rõ chất cơng việc • Vì phân tích cơng việc q trình thu thập đánh giá thơng tin công việc để làm rõ chất công việc v1.0014106222 23 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Cấp độ thấp phân tích cơng việc gì? A Nghề B Vị trí C Cơng việc D Nhiệm vụ Trả lời : • Đáp án là: D Nhiệm vụ • Vì nhiệm vụ khơng chia nhỏ nữa, tổ chức cịn chia nhỏ việc quản lý khơng có ý nghĩa hay khơng thể quản lý v1.0014106222 24 CÂU HỎI TỰ LUẬN Tại nói phân tích cơng việc cơng cụ Quản trị nhân lực tổ chức? Trả lời: • Nêu nội dung ba mô tả công việc, yêu cầu công việc với người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc • Ba làm sở để người quản lý xác định kỳ vọng người lao động, người lao động nắm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm thân • Các hoạt động quản trị nhân lực khác ứng dụng ba vào để xác định sở khoa học để thực cách hiệu v1.0014106222 25 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Việc tạo thành công việc kết phân chia lao động nội tổ chức Mỗi công việc tạo thành từ nhiều nhiệm vụ thực người lao động vị trí việc làm • Phân tích cơng việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực công việc Các văn làm rõ chất công việc cơng cụ đắc lực quản trị nhân lực • Trong tiến trình phân tích cơng việc, phịng nhân lực đóng vai trị trực tiếp, cần có phối hợp nhịp nhàng với phòng ban khác để phân tích cơng việc thực thành cơng v1.0014106222 26 ... 17 2. 3 VAI TRỊ PHỊNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2. 3.1 Vai trị phịng nhân lực phân tích cơng việc 2. 3 .2 Tiến trình phân tích cơng việc v1.001410 622 2 18 2. 3.1 VAI TRỊ PHỊNG NHÂN... thiết để thực v1.001410 622 2 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2. 1 Khái niệm tầm quan trọng phân tích cơng việc 2. 2 Các phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc 2. 3 Vai trị phịng nhân lực tiến trình phân... v1.001410 622 2 2. 1 KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG PHÂN TÍCH CƠNG ViỆC 2. 1.1 Khái niệm phân tích cơng việc 2. 1 .2 Thơng tin cần thu thập cho phân tích cơng việc 2. 1.3 Các kết phân tích cơng việc 2. 1.4