Bài giảng Quản trị nhân lực: Bài 2 - TS. Nguyễn Vân Thùy Anh

Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc giúp sinh viên hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc; hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt động quản trị nhân lực; biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích công việc trong tổ chức; nắm được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức.

BÀI PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TS Nguyễn Vân Thùy Anh Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0014109216 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Phân tích cơng việc Cơng ty TNHH Hưng Phú Công ty TNHH Hưng Phú vừa ký hợp đồng độc quyền phân phối sản phẩm lưu điện (UPS) Áo thị trường Việt Nam Anh Hưng, Trưởng phòng Kinh doanh đề nghị chị Thủy, trưởng phòng Nhân tuyển thêm cán phụ trách kỹ thuật để gửi sang công ty đối tác Áo tập huấn tháng nhân viên kinh doanh chuyên trách phát triển thị trường hệ thống phân phối mảng sản phẩm UPS Chị Thủy giới thiệu ứng viên cho vị trí cán kỹ thuật ứng viên cho vị trí cán kinh doanh để anh Hưng lựa chọn Tuy nhiên, anh Hưng không chọn ứng viên đạt yêu cầu phàn nàn với chị Thủy: “Khả sử dụng tiếng Anh nói viết ứng viên cho vị trí cán kỹ thuật kém, gửi học tập làm việc Áo vào đầu tháng 12 dự định kỹ sư chuyên ngành điện tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa ứng tuyển cho vị trí cán kinh doanh phát triển thị trường thể lúng túng non nớt lĩnh vực kinh doanh.” v1.0014109216 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Phân tích cơng việc Công ty TNHH Hưng Phú Chị Thủy phân trần: “Nhưng anh nói cán kinh doanh cần có kiến thức kỹ kỹ thuật điện – điện tử, yêu cầu mức thấp so với cán kỹ thuật Và anh không đưa yêu cầu cụ thể trình độ ngoại ngữ ứng viên cho vị trí cán kỹ thuật.” Anh Hưng thừa nhận: “Đây công việc mới, chưa viết mô tả công việc nên yêu cầu người thực công việc chưa xác định rõ ràng Quả không phối hợp chặt chẽ nên kết không mong đợi.” Nguyên nhân thất bại đợt tuyển dụng nhân lực cơng ty Hưng Phú gì? Có thể giải vấn đề nào? v1.0014109216 MỤC TIÊU • Hiểu thơng tin cần thu thập phân tích cơng việc • Hiểu rõ kết phân tích cơng việc ứng dụng hoạt động quản trị nhân lực • Biết phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phục vụ cho phân tích cơng việc tổ chức • Nắm tiến trình phân tích cơng việc tổ chức v1.0014109216 NỘI DUNG Khái niệm cơng việc Phân tích cơng việc v1.0014109216 KHÁI NIỆM CƠNG VIỆC Nghề Cơng việc Cơng việc Vị trí Nhiệm vụ v1.0014109216 KHÁI NIỆM CƠNG VIỆC • Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động phải thực • Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất nhiệm vụ thực người lao động • Cơng việc: tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực số người lao động • Nghề: tập hợp cơng việc tương tự mặt nội dung có liên quan với mức độ định với đặc tính vốn có, địi hỏi người lao động có hiểu biết đồng chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng, kỹ xảo kinh nghiệm cần thiết để thực v1.0014109216 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.1 Khái niệm tầm quan trọng phân tích cơng việc 2.2 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc 2.3 Vai trị phịng nhân lực tiến trình phân tích cơng việc v1.0014109216 2.1 KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.1.1 Khái niệm phân tích cơng việc 2.1.2 Thơng tin cần thu thập cho phân tích cơng việc 2.1.3 Các kết phân tích cơng việc 2.1.4 Ứng dụng kết phân tích cơng việc v1.0014109216 2.1.1 KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Phân tích cơng việc (PTCV): q trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất cơng việc • Để làm rõ chất công việc, cần trả lời câu hỏi sau:  Người lao động cần phải thực nhiệm vụ gì? Thủ tục? Quy trình?  Tại cần thực nhiệm vụ đó?  Tiến hành thực nhiệm vụ đâu?  Thực nhiệm vụ cách nào?  Thực nhiệm vụ coi hồn thành?  Người lao động cần có u cầu lực để hồn thành cơng việc đó? v1.0014109216 10 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Phỏng vấn  Hỏi trực tiếp người lao động thực công việc  Tổng hợp kiểm tra lại thông tin thu thập Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chun mơn, kỹ thuật…) Ưu/ nhược điểm:  Tìm hiểu sâu công việc  Tốn thời gian v1.0014109216 17 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Quan sát:  Quan sát trình làm việc  Ghi lại đầy đủ hoạt động lao động theo trình tự thực  Chỉ thích hợp với công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ cao Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho cơng việc làm việc theo q trình công nhân sản xuất Ưu/ nhược điểm:  Thông tin phong phú thực tế  Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan v1.0014109216 18 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Ghi chép kiện quan trọng: Người nghiên cứu ghi chép lại hành vi thực cơng việc cuả người lao động làm việc có hiệu người lao động làm việc hiệu Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho vị trí cơng việc Ưu/ nhược điểm:  Thích hợp việc mô tả công việc xây dựng tiêu chuẩn thực công việc  Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình v1.0014109216 19 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Nhật ký cơng việc: Người lao động tự ghi chép lại hoạt động để thực cơng việc Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho vị trí cơng việc Ưu/ nhược điểm:  Thu thông tin theo kiện thực tế  Độ xác thơng tin bị hạn chế  Ghi chép khó bảo đảm liên tục quán v1.0014109216 20 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Hội thảo chuyên gia: Các chuyên gia mời dự họp để thảo luận cơng việc cần tìm hiểu Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho vị trí cơng việc mà phương pháp không thu thập thông tin Ưu nhược điểm:  Bổ sung thông tin cần thiết  Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan v1.0014109216 21 2.3 VAI TRỊ PHỊNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.3.1 Vai trị phịng nhân lực phân tích cơng việc 2.3.2 Tiến trình phân tích cơng việc v1.0014109216 22 2.3.1 VAI TRỊ PHỊNG NHÂN LỰC TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Xác định mục đích phân tích cơng việc • Kế hoạch hố điều phối toàn hệ thống, trình có liên quan • Xác định bước tiến hành phân tích cơng việc • Xây dựng văn thủ tục, câu hỏi, mẫu điều tra để thu thập thơng tin • Tổ chức lực lượng cán thu hút vào phân tích cơng việc • Chịu trách nhiệm xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc với người thực v1.0014109216 23 2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Xác định cơng việc cần phân tích Lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin Tiến hành thu thập thông tin Xử lý thông tin viết văn Phân tích cơng việc v1.0014109216 24 2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Bước 1: Xác định cơng việc cần phân tích  Tổ chức bắt đầu hoạt động chương trình Phân tích cơng việc lần tiến hành  Khi xuất công việc  Khi cơng việc có thay đổi đáng kể nội dung kết phương pháp mới, thủ tục công nghệ  Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất công việc (thường ba năm lần) • Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin thích hợp với mục đích phân tích công việc; thiết kế biểu mẫu ghi chép câu hỏi cần thiết v1.0014109216 25 2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC • Bước 3: Tiến hành thu thập thơng tin Có thể sử dụng đối tượng sau đây:  Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích cơng việc;  Người quản lý trực tiếp;  Chính thân người thực cơng việc • Bước 4: Sử dụng thơng tin thu thập vào mục đích phân tích cơng việc Viết mô tả công việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn thực công việc, ứng dụng vào hoạt động quản trị nhân lực kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo v1.0014109216 26 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Nguyên nhân thất bại đợt tuyển dụng nhân lực công ty Hưng Phú gì? Có thể giải vấn đề nào? Trả lời: • Anh Hưng khơng chọn ứng viên phù hợp số người trưởng phòng Nhân giới thiệu vì:  Trước hết, công việc công ty chưa viết mô tả công việc nên yêu cầu người thực công việc chưa xác định rõ ràng  Chị Thủy anh Hưng chưa thống yêu cầu người thực công việc trước tiến hành tuyển dụng lao động  Các ứng viên không đáp ứng yêu cầu yêu cầu kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc anh Hưng mong đợi • Để giải khó khăn này, trước hết chị Thủy anh Hưng cần phối hợp để xây dựng mô tả cơng việc cho cơng việc Sau có mô tả công việc, chị Thủy tiến hành tuyển mộ tuyển chọn lao động cho công việc v1.0014109216 27 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phân tích cơng việc q trình nhằm: A thu thập thông tin công việc B thu thập đánh giá thông tin công việc để làm rõ chất công việc C phân tích thơng tin quan trọng cơng việc D xử lý thông tin liên quan đến công việc Trả lời : Đáp án là: B thu thập đánh giá thông tin công việc để làm rõ chất cơng việc Vì phân tích cơng việc q trình thu thập đánh giá thông tin công việc để làm rõ chất công việc v1.0014109216 28 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phương pháp phương án không phù hợp để thu thập thông tin nhằm phân tích cơng việc “kiểm tốn viên”? A Quan sát B Sử dụng bảng hỏi thiết kế sẵn C Phỏng vấn D Hội thảo chuyên gia Trả lời : • Đáp án là: A Quan sát • Vì hành vi thực cơng việc kiểm tốn viên khơng thể quan sát được, nên thơng tin thu thập từ phương pháp quan sát khơng đầy đủ khơng xác v1.0014109216 29 CÂU HỎI TỰ LUẬN Tổ chức cần thu thập thông tin để phục vụ cho việc phân tích cơng việc? Trả lời: • Các nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực nhiệm vụ • Các máy móc, thiết bị, cơng cụ dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng kết cơng việc • Điều kiện làm việc: điều kiện vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội • Thơng tin địi hỏi cơng việc người thực hiện: yêu cầu thể lực, yêu cầu trí lực (khả kỹ cần phải có, kiến thức, hiểu biết kinh nghiệm làm việc) cần thiết v1.0014109216 30 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Việc tạo thành công việc kết phân chia lao động nội tổ chức Mỗi công việc tạo thành từ nhiều nhiệm vụ thực người lao động vị trí việc làm • Phân tích cơng việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực công việc Các văn làm rõ chất công việc công cụ đắc lực quản trị nhân lực • Trong tiến trình phân tích cơng việc, phịng nhân lực đóng vai trị trực tiếp, cần có phối hợp nhịp nhàng với phịng ban khác để phân tích cơng việc thực thành công v1.0014109216 31 ... v1.001410 921 6 21 2. 3 VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2. 3.1 Vai trị phịng nhân lực phân tích cơng việc 2. 3 .2 Tiến trình phân tích cơng việc v1.001410 921 6 22 2. 3.1 VAI TRỊ PHỊNG... ứng dụng vào hoạt động quản trị nhân lực kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo v1.001410 921 6 26 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Nguyên nhân thất bại đợt tuyển dụng nhân lực cơng ty Hưng... thiết để thực v1.001410 921 6 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2. 1 Khái niệm tầm quan trọng phân tích cơng việc 2. 2 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc 2. 3 Vai trị phịng nhân lực tiến trình phân