(Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp

(Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp (Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HIỀN Mã số sinh viên : 1507 QTVA 063 Khóa : 2015 – 2017 Lớp : ĐHLT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 15A HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh, thực trạng giải pháp” bên cạnh nỗ lực thân, xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS Lâm Thu Hằng - Giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, người hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt cho tơi hồn thành đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn đến tồn thể q thầy, Khoa Quản trị Văn phịng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập, nghiên cứu hồn thành đề tài Để hồn thành đề tài tơi xin cảm ơn quý Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh tạo điều kiện giúp đỡ cho thực tế tìm hiểu Cơng ty đồng thời nhiệt tình bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ cán bộ, nhân viên Cơng ty từ tơi có sở để hồn thành đề tài Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh, thực trạng giải pháp” Đó cố gắng, nỗ lực thời gian qua Song khoảng thời gian có hạn, kinh nghiệm kiến thức chưa sâu nên trình làm khóa luận cịn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Vì vậy, động viên, đóng góp ý kiến thầy cô, bạn sinh viên trường ý kiến quý báu giúp khóa luận hoàn thiện học kinh nghiệm cho thân Tôi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh, thực trạng giải pháp” công trình nghiên cứu riêng tơi, kết nghiên cứu có tính độc lập riêng, khơng chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm thơng tin khơng xác khơng trung thực sử dụng khóa luận Tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2017 Tác giả Nguyễn Thị Hiền MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp Nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Công tác Văn thƣ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thƣ 1.1.2 Vị trí 1.1.3 Yêu cầu 1.1.4 Mục đích, ý nghĩa 11 1.1.5 Nội dung công tác văn thƣ 12 1.1.5.1 Soạn thảo ban hành văn 12 1.1.5.2 Quản lý văn 14 1.1.5.2.1 Quản lý văn đến 14 1.1.5.2.2 Quản lý văn 19 1.1.5.3 Lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ quan 25 1.1.5.3.1 Tác dụng Danh mục hồ sơ 26 1.1.5.3.2 Căn lập Danh mục hồ sơ 26 1.1.5.3.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ 26 1.1.5.3.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ 28 1.1.5.3.5 Nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan 30 1.1.5.4 Quản lý sử dụng dấu 30 1.1.5.4.1 Về quản lý dấu 31 1.1.5.4.2 Sử dụng dấu 32 1.2 Công tác lƣu trữ 33 1.2.1 Khái niệm 33 1.2.2 Tính chất 33 1.2.3 Ý nghĩa 34 1.2.4 Nội dung 34 1.2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 34 1.2.4.2 Xác định giá trị tài liệu 35 1.2.4.3 Chỉnh lý tài liệu 37 1.2.4.4 Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 40 1.2.4.5 Bảo quản tài liệu lƣu trữ 41 1.2.4.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 43 *Tiểu kết chƣơng 46 Chƣơng 47 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH 47 2.1 Lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh phịng Hành Nhân 47 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 47 2.1.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển 47 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 48 2.1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Phịng hành - nhân 48 2.1.1.2.2 Phịng Tài – Kế toán 50 2.1.1.2.3 Ban quản lý dự án 51 2.1.1.2.4 Phòng Thanh toán 52 2.1.1.2.5 Phòng quản lý giá đấu thầu 53 2.1.1.2.6 Phòng Quản lý thiết kế 53 2.1.1.2.7 Phòng kinh doanh 53 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 54 2.1.2 Khái qt chung phịng Hành Nhân 55 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 55 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Phịng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 57 2.2 Thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 58 2.2.1 Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 58 2.2.2 Ban hành văn quy định công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 58 2.2.3 Nhân công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 59 2.2.4 Nội dung công tác văn thƣ, lƣu trữ 60 2.2.4.1 Công tác văn thƣ 60 2.2.4.1.1 Soạn thảo văn 60 2.2.4.1.2 Quản lý văn 69 2.2.4.1.2.1 Quản lý văn đến 69 2.2.4.1.2.2 Quản lý văn 72 2.2.4.1.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ công ty 75 2.2.4.1.4 Quản lý sử dụng dấu 76 2.2.4.2 Công tác lƣu trữ 78 2.2.4.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu 78 2.2.4.2.2 Xác định giá trị tài liệu 78 2.2.4.2.3 Chỉnh lý tài liệu 78 2.2.4.2.4 Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu 83 2.2.4.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu 83 2.2.4.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 83 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ 84 2.2.6 Công tác kiểm tra, đánh giá văn thƣ, lƣu trữ 84 2.3 Đánh giá chung 85 2.3.1 Ƣu điểm 85 2.3.2 Nhƣợc điểm 87 2.3.3 Nguyên nhân 89 2.3.3.1 Lãnh đạo Công ty chƣa quan tâm mức đến công tác văn thƣ, lƣu trữ 89 2.3.3.2 Chƣa có động viên thích đáng cán làm cơng tác hành văn phịng 90 2.3.3.3 Cơng tác tuyển dụng, đào tạo nhân cịn nhiều yếu 90 2.3.3.4 Ý thức, trách nhiệm cán văn thƣ, lƣu trữ chƣa cao 90 *Tiểu kết chƣơng 91 Chƣơng 92 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH 92 3.1 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh 92 3.1.1 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo Công ty công tác văn thƣ lƣu trữ 92 3.1.2 Đẩy mạnh công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng cán 92 3.1.3 Đổi cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên 93 3.1.4 Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên 94 3.1.5 Tiếp tục hoàn thiện bổ sung hệ thống văn quy định công tác văn thƣ lƣu trữ 95 3.1.6 Tăng cƣờng áp dụng thành tựu công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ lƣu trữ 96 3.1.7 Đầu tƣ trang thiết bị, sở vật chất đại 96 3.1.8 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lƣợng ISO 9001:2015 vào công tác văn thƣ lƣu trữ 96 3.1.9 Tăng cƣờng công tác giám sát, kiểm tra công tác văn thƣ lƣu trữ 97 *Tiểu kết chƣơng 97 KẾT LUẬN 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với phát triển đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường, đầu tư doanh nghiệp nước ngoài, đồng thời doanh nghiệp nước thi đời tạo nên kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn phát triển bắt buộc phải luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thị trường biết nắm bắt hội Một yếu tố vô quan trọng thông tin, văn bản, sở để nhà quản lý đưa định xác kịp thời Để cung cấp thông tin xác, kịp thời cho nhà quản lý hay khơng? Thì cịn phải phụ thuộc vào việc xây dựng ban hành Quyết định quản lý vào hệ thống văn quan ban hành Hiện quan hành Nhà nước hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tương đối hoàn thiện Tuy nhiên doanh nghiệp cơng tác chưa trọng, đặc biệt doanh nghiệp tư nhân Các doanh nghiệp lớn, loại hình Cơng ty cổ phần đa số có cán phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên mặt tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ chưa cụ thể, rõ ràng, cán văn thư lưu trữ kiêm nhiệm nhiều, không chuyên trách, đào tạo không chuyên ngành, Cơng ty chưa ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ, có văn ban hành quy định cịn sơ sài, chưa cụ thể, chặt chẽ Đối với doanh nghiệp vừa nhỏ đặc biệt Công ty trách nhiệm hữu hạn khơng có cán phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời không quan tâm đến công tác Với tồn dẫn đến tình trạng văn ban hành tính khả thi khơng cao, việc quản lý văn lộn xộn, khơng khoa học, làm mát, lẫn lộn hồ sơ tài liệu, tài liệu bó gói, chất đống kho, dấu Cơng ty quản lý lỏng lẻo, sử dụng chưa quy định… Từ gây ảnh hưởng lớn đến việc quản lý, hoạt động kinh doanh lợi nhuận doanh nghiệp đồng thời làm cho kinh tế đất nước bị kìm hãm chậm phát triển Xuất phát từ thực trạng ta thấy việc nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp yêu cầu cấp thiết Qua khảo sát thực tế Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, doanh nghiệp tương đối lớn kinh doanh đầu tư xây dựng bất động sản tơi thấy tình hình hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ cịn tồn nhiều hạn chế Vì chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Công ty CP Đầu tư Mai Linh, thực trạng giải pháp” để nghiên cứu sâu công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu Trong hoạt động quan Nhà nước doanh nghiệp việc đạo, điều hành, định thi hành phải dựa thông tin, sở pháp lý văn hóa lưu trữ lại kho lưu trữ quan, doanh nghiệp Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết cung cấp sở lý luận chứng pháp lý cách nhanh chóng, xác hiệu số nhà nghiên cứu có số cơng trình, xuất phẩm, đề tài khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ cơng tác văn thư, lưu trữ Các giáo trình, sách tham khảo dùng giảng dạy trường Đại học như: Giáo trình “ Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005), “Lịch sử, lý luận, thực tiễn lưu trữ quản trị văn phịng” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội), “Nghiệp vụ công tác văn thư” (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải, 2016), “Nghiệp vụ công tác lưu trữ” (Trường Đại Phụ lục 04 Văn Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh gửi nhà thầu Phụ lục 05 Văn Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh gửi quan Nhà nƣớc Phụ lục 06 Dấu đến Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 07 Sổ đăng ký văn đến chung Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 08 Sổ đăng ký văn đến dự án GPA Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 09 Sổ đăng ký văn Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 10 Bì thƣ chuyển phát Cơng ty cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 11 Két sắt bảo quản dấu Công ty cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 12 Biên mục bìa hồ sơ Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 13 Mục lục văn hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 14 Tài liệu Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh sau chỉnh lý Phụ lục 15 Mục lục hồ sơ lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh Phụ lục 16 Hồ sơ, tài liệu Công ty chƣa đƣợc chỉnh lý ... cơng tác văn thư, lưu trữ cịn tồn nhiều hạn chế Vì chọn đề tài ? ?Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Công ty CP Đầu tư Mai Linh, thực trạng giải pháp? ?? để nghiên cứu sâu công tác văn thư, lưu trữ. .. hành công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Ba tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ tìm ngun nhân đồng thời đưa số giải pháp góp phần khắc... tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc thực công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công