Câu 1: Nêu các chức năng căn bản của quản trị? Quản trị nói chung, dù ở lĩnh vực này hay lĩnh vực khác, cũng là một phần không thể thiếu của đời sống và đặc biệt cần thiết khi chúng ta cần thực hiện một loạt những hành động nhằm đạt được một mục tiêu nào đó. Những thành phần cơ bản của quản trị luôn hiện diện, dù là khi chúng ta quản trị cuộc đời hay quản lí một tổ chức. Quản trị là rất cần thiết cả trong quản lí đời sống thường ngày lẫn trong việc điều hành các hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Quản trị cuộc đời có nghĩa là nỗ lực để đạt được mục tiêu cá nhân của bạn. Còn quản trị một tổ chức là phối hợp cùng với một đội ngũ và thông qua họ, hoàn thành một loạt các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung của tập thể. Chức năng của quản lí – quản trị: Lập kế hoạch. Dẫn đầu. Tổ chức. Kiểm soát.
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LÊ THỊ BÉ NHUNG Lớp cao học ngành Công tác xã hội Khóa Mã số học viên: 19876010113 BÀI TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI Giảng viên: TS Lê Văn Công Thành phố Bến Tre- tháng năm 2021 Câu 1: Nêu chức quản trị? Quản trị nói chung, dù lĩnh vực hay lĩnh vực khác, phần thiếu đời sống đặc biệt cần thiết cần thực loạt hành động nhằm đạt mục tiêu Những thành phần quản trị diện, dù quản trị đời hay quản lí tổ chức Quản trị cần thiết quản lí đời sống thường ngày lẫn việc điều hành hoạt động quan, tổ chức hay doanh nghiệp Quản trị đời có nghĩa nỗ lực để đạt mục tiêu cá nhân bạn Còn quản trị tổ chức phối hợp với đội ngũ thơng qua họ, hồn thành loạt nhiệm vụ để đạt mục tiêu chung tập thể Chức quản lí – quản trị: - Lập kế hoạch - Dẫn đầu - Tổ chức - Kiểm soát Lập kế hoạch (hoạch định định) 1.1 Chức lập kế hoạch 1.1.1 Hoạch định 1.1.1.1 Chức hoạch định Hoạch định bốn chức thiết yếu nhà quản trị, đồng thời coi chức ưu tiên tảng quản trị Đây cơng việc mà nhà quản lí phải thực từ đầu để triển khai hoạt động để đạt mục tiêu xác định Chức hoạch định bao gồm trình xác định mục tiêu tương lai phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu Tất nhà quản trị cấp bậc phải thực công tác hoạch định Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức hoạt động cần thiết nhằm đạt thành công ngắn hạn dài hạn Khi nhà quản lí thiếu tư chiến lược, thiếu khả hoạch định hoạt động quan, doanh nghiệp khơng thể phát triển lâu bền Trong mơ hình kinh tế thị trường đầy tính cạnh tranh bối cảnh tồn cấu hóa, hoạch định cách có hiệu ngày trở nên quan trọng Việc giúp tổ chức, quan hay doanh nghiệp ổn định, đứng vững phát triển Chúng ta hiểu qua hoạch định trình thiết lập mục tiêu, định chương trình, bước triển khai nguồn lực nhằm thực mục tiêu tổ chức Từ khái niệm ta rút đặc điểm chức hoạch định bao gồm: - Xác định mục tiêu tương lai mà nhà quản trị tổ chức mong muốn đạt - Lựa chọn phương hướng hành động đòi hỏi phải xem xét đến dự báo tương lai - Dự kiến nguồn lực để thực hiện, bao gồm nguồn lực tổ chức, tổ chức huy động từ bên - Chỉ rõ người thực hiện, thực nào, thời gian thực 1.1.1.2 Vai trò hoạch định Góp phần thực mục tiêu tổ chức Hoạch định lựa chọn ác mục tiêu tổ chức xác định phương thức để đạt mục tiêu Do tồn trình hoạch định tập trung ý vào mục tiêu, công tác hoạch định tốt góp phần tích cực vào việc hồn thành mục tiêu đề Ứng phó với bất định tương lai Để hoạch định tốt nhà quản trị phải thấy xu tương lai, phải dự đoán biến động xảy ra; xem xét thời thách thức, phân tích tác động tiêu cực, tích cực mơi trường Từ xây dựng kế hoạch, chiến lược phù hợp với thay đổi mơi trường, góp phần tạo nên thành cơng tổ chức Nâng cao hiệu hoạt động tác nghiệp tổ chức Nhờ có hoạch định, hoạt động tác nghiệp diễn có kế hoạch có phối hợp nhịp nhàng, từ góp phần nâng cao hiệu quản trị tổ chức Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra tổ chức Các nhà quản trị kiểm tra công việc cấp khơng có tiêu chuẩn để đo lường Hoạch định tốt tạo mục tiêu xác đáng làm tiêu chuẩn đo lường cho công tác kiểm tra chức khác quản trị chức tổ chức, chức lãnh đạo Mục đích cuối cơng việc hoạch định đưa mục tiêu phương pháp cụ thể Trong chức quản trị, nói Hoạch định chức quan trọng nhất, tiến hành công việc muốn đạt điều phải làm để đạt điều Có nhiều tổ chức, cơng ty thất bại hoạch định sai mục tiêu Một ví dụ điển hình Ford việc tung Edsel vào tháng năm 1957 Có nhiều sai lầm việc hoạch định kế hoạch này, cụ thể là: tên mẫu xe không thu hút khách hàng, thời điểm tung thị trường khơng phù hợp (vào thời mẫu xe thường bán vào tháng 11 năm), thiết kế tồi, có nhiều trục trặc kĩ thuật, giá thành cao khách hàng nhắm đến xe rẻ hơn, hết việc quảng cáo thái xe mà khảo sát thị trường Kết Edsel tồn năm (từ 1957 đến 1960) với doanh số 60.000 năm đầu tiên, chưa đến 30% mong đợi Một ví dụ khác P&G (Procter and Gamble)-Tập đoàn hàng đầu giới sản phẩm chăm sóc cá nhân – có đánh giá sai lầm việc hoạch định số lượng thương hiệu phụ nhãn hàng Họ cho nhiều lựa chọn cho khách hàng doanh số cao Họ tung đến 52 thương hiệu phụ dòng sản phẩm kem đánh Crest 31 thương hiệu phụ toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm cuối Crest chiếm 15% thị phần kem đánh thị trường Mĩ, bị Colgate bỏ lại xa Hay thân việc khơng lập hoạch định cho tương lai vừa tốt nghiệp làm nhiều thời gian thân lãng phí nhiều tiền bạc có từ lương hàng tháng Tiền lương kiếm dành cho tiêu xài cá nhân không cần thiết mua quần áo, xa xí phẩm, đồ trang trí… đến nhận gần 10 năm lãng phí, thân hỗ trợ thêm cho nhà việc xây cất nhà, để tiền đầu tư cho học tập sớm Tuy kịp nhận cịn nuối tiếc bỏ lỡ 10 năm Như vậy, qua ví dụ thấy rằng, hoạch định có vai trị quan trọng tổ chức hay cá nhân khác Khơng có hoạch định hoạch định yếu dẫn đến thất bại nặng nề 1.1.2 Quyết định 1.1.2.1 Chức định Ra định chức quan trọng thiếu nhà quản trị Theo James H Donnelly, James L Gibson “Quyết định quản trị trình tư duy, cân nhắc cách thức nguồn lực để giải vấn đề tổ chức”, hay theo Trần Anh Tài “Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi, sở hiểu biết quy luật vận động khách quan hệ thống bị quản trị việc phân tích thơng tin trạng nó” Ta thấy khái niệm định quản trị nhiều, đưa khái niệm chung định quản trị: Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm đưa mục tiêu, cách thức thực nguồn lực để giải vấn đề tổ chức 1.1.2.2 Đặc trưng định quản trị Được thể qua cụm từ 5W1H, hiểu là: - What – định gì? - Why – phải làm? - When – thời gian làm? - Where – làm đâu? - Who – làm? - How – làm nào? Quyết định quản trị thường có đặc điểm sau: - Mọi thành viên tổ chức định, có nhà quản trị đưa định quản trị - Quyết định quản trị đưa có tư vấn, tổng hợp phận tham mưu - Quyết định quản trị gắn với thông tin - Quyết định quản trị chứa đựng yếu tố khoa học sáng tạo 1.1.2.3 Vai trò định quản trị Các định sản phẩm chủ yếu trung tâm hành động quản trị Sự thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc nhiều vào định quản trị Không thể thay định quản trị tiền bạc, vốn liếng, tự điều chỉnh, thứ tự động hóa máy móc tinh xảo Mỗi định khâu quan trọng hệ thống, định có tương tác lẫn Trong vai trò quản lý gần phải định, có lúc định đơn giản, có lúc định phức tạp Có thể định đúng, định sai Chúng ta xem ví dụ thực tế sau: Bạn chuẩn bị đồ thật đẹp để chuẩn bị vấn, đường đến nơi xin việc bạn không may gặp cố rách áo, bạn nên ghé vào cửa hàng gần mua áo hay quay nhà thay áo khác Không phải định dễ dàng, có định khó khăn cho nhà quản trị, địi hỏi nhà quản trị phải đưa lựa chọn phương án tối ưu cho tổ chức doanh nghiệp để đưa tổ chức doanh nghiệp đến thành công Chúng ta phủ nhận tầm quan trọng chức này, chức quan trọng mà nhà quản trị cần nắm bắt học hỏi Tổ chức 2.1 Chức tổ chức Sau phác thảo xong kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm cho ý tưởng tương đối vắn tắt trở thành thực tế Hiểu biết tổ chức yêu cầu vơ thiết yếu để thực thi điều Thực hiệu chức tổ chức giúp nhà quản trị phối hợp tốt nguồn lực tổ chức Sự thành công tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả sử dụng nguồn lực cách hữu hiệu hiệu Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa ‘hài hịa’, từ tổ chức nói lên quan điểm tổng qt “đó đem lại chất thích nghi với sống” Theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Có thể dẫn nhiều quan niệm tác giả khác điều quan trọng vấn đề cần xem xét chất chức tổ chức từ góc độ khoa học quản trị Tổng hợp từ khái niệm khác chức tổ chức, hiểu chất chức tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu nhằm đảm bảo cho hoạt động quản trị đạt mục tiêu Nói cách khác chức tổ chức việc chia tổ chức nhiều phận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận thiết lập mối quan hệ chúng nhằm thực mục tiêu tổ chức Nếu tầm vai trò lập kế hoạch thể việc xác định mục tiêu, phương án hành động chức tổ chức thể tầm quan trọng việc biến mục tiêu thành thực Sẽ khơng sai nói tổ chức nhân tố định thành bại tổ chức Tất định quản lí, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo, kiểm tra không trở thành thực không tổ chức thực cách khoa học 2.2.Vai trò chức tổ chức Thể phương diện sau: - Xác định cấu tổ chức hợp lí, phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh phát triển tổ chức - Phát huy sức mạnh cá nhân, tập thể cấu tổ chức - Tạo điều kiện để phát huy chức khác như: hoạch định, quản trị nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra, … - Tạo mơi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực tổ chức 2.3 Mục tiêu Có thể nói mục tiêu tổng quát công tác tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức vận hành cách hiệu nhằm đạt mục tiêu mà tổ chức xác định Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa hình thành nên cấu quản trị cho phép phối hợp hoạt động nỗ lực phận cấp tốt Những mục tiêu cụ thể công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm tới là: - Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực - Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh - Tổ chức công việc khoa học - Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức - Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có - Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên ngồi đơn vị loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu mục tiêu tổ chức phải tuân thủ quy luật khách quan đặc thù cơng tác tổ chức Ví dụ quy luật tầm hạn quản trị, quy luật cấu trúc tổ chức, quy luật phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v 2.4 Cơ cấu tổ chức quản trị Là tổng hợp phận khác nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp nhằm bảo đảm thực chức quản trị phục vụ mục tiêu chung xác định Cơ cấu tổ chức quản trị hoàn hảo tác động cách hiệu đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ giảm lợi nhuận Chú trọng phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản trị bảo đảm cho quan - doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước biến động, tạo điều kiện nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực khác Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia cần có quản lí, để quản lí phải có tổ chức Q trình thiết kế xây dựng tổ chức từ phận nhỏ hình thức thể quy luật khách quan chun mơn hóa lao động quản trị Chính tồn phận hoạt động tương đối độc lập liên quan chúng tổ chức tạo nên cấu Như cấu tổ chức máy tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản trị phục vụ mục đích chung xác định tổ chức Để đảm bảo việc thiết kế cấu tổ chức quản trị phù hợp, cần phải nắm bắt nguyên tắc tổ chức, nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức hiểu biết kiểu cấu tổ chức quản trị Chúng ta xem ví dụ chức tổ chức: Được lấy cảm hứng từ câu chuyện Moby-Dick nhà văn người Mỹ tiếng Herman Melville, Star Bucks chuỗi cửa hàng cà phê lớn giới với 16.000 cửa hàng 50 quốc gia Bắt đầu với cửa hàng cà phê lụp xụp Seattle Starbucks đạt vị trí mà đối thủ cạnh tranh công nghiệp thức ăn nhanh Mỹ thèm khát Từng bán lại cho Howard Schultz với giá 3,8 triệu USD riêng năm 2010, doanh thu Starbucks lên đến 10.71 tỷ USD Lí đâu mà Starbucks lại đạt thành cơng đến nhờ vào nguyên tắc tổ chức quản trị - Nguyên tắc linh hoạt: + StarBucks đóng cửa 7.100 cửa hàng Mỹ vòng rưỡi đồng hồ + Đề nghị người viết email thẳng cho ông để bày tỏ ý kiến + Phát tặng thưởng cho khách hàng - Nguyên tắc hiệu quả: +StarBucks đóng cửa 600 cửa hiệu, sa thải 7% số nhân viên tiết kiệm 850 triệu USD +Khoảng 70% số cửa hàng bị đóng cửa hàng mở vịng năm trước - Ngun tắc gắn liền với mục tiêu: + Tham vọng mở 40.000 qn cà phê tồn cầu + “ Bộ óc tỉ USD” – Clara Shih StarBucks - StarBucks thay máy tính tiền máy tính cũ - Thay toàn máy pha cà phê espresso loại máy cao cấp Mastrena có xuất xứ từ Thụy Sĩ - Duy trì chế độ bảo hiểm y tế cho nhân viên, tăng lương cho nhân viên theo thành tích cơng việc Từ ví dụ thấy tổ chức chức quan trọng định thành bại tổ chức hay doanh nghiệp Chính mà nhà quản trị cần phải nắm rõ chức Từ cách tổ chức StarBucks, liên hệ đến cách tổ chức thân: Tổ chức lại cách sử dụng thiết bị gia đình, cần thay khơng, chi phí cần cắt giảm (vật trang trí, quần áo khơng cần thiết…), chi phí cần đầu tư tích lũy (sức khỏe, học tập, chăm sóc người thân…) Lãnh đạo 3.1 Chức lãnh đạo Lãnh đạo phần quản trị, khơng phải tồn cơng việc quản trị Có nhiều khái niệm lãnh đạo theo Bennis “Lãnh đạo trình gây ảnh hưởng mang tính xã hội nhằm tìm kiếm tham gia tự nguyện cấp đề thực cách tốt mục tiêu tố chức” Hay theo House cộng “Lãnh đạo khả gây ảnh hưởng, động viên, khuyến khích người để làm cho cấp đóng góp cơng sức cho cho thành cơng tổ chức” Từ ta đưa khái niệm chung cho lãnh đạo: Là trình, nghệ thuật tác động gây ảnh hưởng đến người làm cho họ tự nguyện, hăng hái thực thành công nhiệm vụ, mục tiêu tổ chức + Nhược điểm: Thưởng cho người lao động mức độ thực tế, chẳng hạn tiền đặc quyền khiến họ theo đuổi tiền tài danh vọng giá, sáng tạo bị hạn chế mục tiêu đặt trước đó, khơng thưởng cho sáng kiến cá nhân, có xu hướng không linh hoạt - Phong cách lãnh đạo biến đổi (thay đổi, chuyển đổi): Lần nhắc đến sách “Leadership” tác giả James McGregor Burns năm 1978 Tác giả định nghĩa phong cách lãnh đạo chuyển đổi “người đứng đầu cộng họ tương trợ để đạt đến tầm cao đạo đức động lực” + Đặc điểm: Là gương liêm cơng bằng, đặt mục tiêu rõ ràng, có kì vọng cao, hướng người nhìn xa lợi ích cá nhân họ, truyền cảm hứng cho người để đạt điều + Ưu điểm: Là khả thúc đẩy, truyền cảm hứng cho thành viên nhóm họ ln mong đợi điều tốt đẹp đến từ kết nối Các nhà lãnh đạo chuyển đổi đánh giá có giao tiếp tốt, trí tuệ thông thái nhạy bén cảm xúc Điều dẫn đến suất cao công việc, thu hút tham gia “đồng cam cộng khổ” khám phá, thực chiến lược hiệu + Nhược điểm: Người lãnh đạo áp dụng phong cách lãnh đạo chuyển đổi phải điều chỉnh cách tiếp cận để phù hợp với tình khó khăn, ví dụ nhân viên bất hợp tác việc xây dựng tầm nhìn - Phong cách lãnh đạo đầy tớ (lãnh đạo phục vụ): Lần nhắc đến sách “Leadership” tác giả James McGregor Burns năm 1978 Tác giả định nghĩa phong cách lãnh đạo chuyển đổi “người đứng đầu cộng họ tương trợ để đạt đến tầm cao đạo đức động lực” Lãnh đạo đầy tớ người lãnh đạo mà vai trò phục vụ người xung quanh Lãnh đạo đầy tớ khơng tiếp cận tồn diện với cơng việc, thúc đẩy nhận thức nhân viên, chia sẻ quyền lực mà đặt nhu cầu quyền lợi nhân viên lên hàng đầu, đồng thời giúp người phát triển cách tốt điều kiện cho phép + Đặc điểm: Lãnh đạo đầy tớ giúp người quản lí tập trung vào việc cung cấp mà thành viên cần, loại bỏ trở ngại, đặc biệt hỗ trợ thành viên để họ phát huy hết hiệu suất cơng việc + Ưu điểm: Xây dựng trung thành nhân viên, khuyến khích đóng góp nhân viên, hạn chế việc lạm dụng sử dụng quyền lực, cải thiện hiệu suất làm việc nhân viên, thích ứng nhanh với thay đổi môi trường khác + Nhược điểm: Thiếu quyền uy, cách tiếp cận có phần ơn hịa khơng phù hợp với mơi trường cạnh tranh, gây ảnh hưởng tới quản lí nguồn nhân lực, vai trò thuyết phục nhà lãnh đạo khơng trọng… Một ví dụ phong cách lãnh đạo từ William Henry Gates III thường biết tên Bill Gates, doanh nhân người Mĩ, người tiên phong lĩnh vực phần mềm máy vi tính Cùng Paul Allen, ơng sáng lập nên tập đồn Microsoft, cơng ty phần mềm coi lớn giới Trong suốt nghiệp Microsoft, Bill Gates giữ chức chủ tịch đồng thời đóng vai trị kiến trúc sư trưởng phần mềm hãng Trong suốt 30 năm qua, Tập đoàn Microsoft tăng trưởng không ngừng với tốc độ đáng kinh ngạc, nuôi sống trăm ngàn nhân viên hoạt động khắp giới, nhận ý ngưỡng mộ công chúng Nhiều niên Mĩ tìm cách bắt chước đường Bill Gates đi, kể việc bỏ học chừng! Thế nhưng, câu hỏi quan trọng đặt “Thành công mà Bill Gates đạt đâu?” Khơng có ngẫu nhiên cả, từ vai trị kĩ sư phần mềm cương vị chủ tịch tập đồn Microsoft ơng làm tốt Năng lực chuyên môn Bill Gates thứ mà khơng phủ nhận, sản phẩm hãng gắn liền với tên tuổi ông, Bill người giàu có lẽ, quyền lực làng công nghệ Đối với doanh nhân thành đạt nào, điều mà người ta ln tìm kiếm học hỏi họ cách thức làm việc phong cách lãnh đạo, người bạn đồng hành đường tới thành công cuả họ Bill Gates nhà lãnh đạo điển hình pha trộn nhiều phong cách: độc đoán chuyên quyền, dân chủ tự Trong trường hợp, tình mà Bill Gates thể loại phong cách lãnh đạo khác Nó vừa tạo uy quyền đoán định nhà quản trị tài ba có nguyên tắc, vừa tham khảo ý kiến thành viên khác, phát huy khả tính sáng tạo họ Tuy phong cách độc đoán chuyên quyền ông thể nhiều phong cách tự ông thể độc đáo Điều thể thơng qua cách quản lí ông công ty Ở Microsoft, sáng thứ hàng tuần, Bill thường dành tiếng mời vị phó chủ tịch đến, nghe trình bày “thọc” vào chi tiết dự án Bill đặc biệt quan tâm hiệu suất công việc Bill giữ kiểm soát tới phận thơng qua phó chủ tịch cơng ty Điều chứng tỏ ông lắng nghe ý kiến người giúp cho cơng việc quản lí dễ dàng Bill Gates giám đốc điều hành để xe bãi chung, ăn nhà ăn chung phịng làm việc, tự làm cơng việc đáng dành cho thư kí xem thư, soạn thư, chuyển thư Nhờ đó, họ huỷ bỏ “tầng nhân tạo” làm chậm lại việc giao dịch định Từ ngày đầu thành lập công ty, Bil Gates Paul Alen đưa tác phong làm việc thành “chuẩn mực” Microsoft Họ muốn làm cho nhân viên thật thoải mái, hiệu suất sung sướng cơng việc Bill Gates Microsoft có cách đơn giản để tối đa hóa suất nhân viên, cho phép văn phòng làm việc cá nhân xếp theo ý riêng họ Điều có nghĩa văn phòng làm việc tạo cho họ cảm giác nhà, họ đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng làm việc Không có luật quy định ăn mặc Microsoft Thay cho complê carvat mà ta thấy công ty khác, Microsoft, mùa hè, lại thấy kiểu áo cộc, áo phông thứ khác Cách thức ứng xử Gates làm tinh thần người nhân viên phấn chấn, giúp họ đạt suất cao Ở Microsoft khơng có việc quy định làm việc với nhà lập trình điều hành Các nhân viên chọn làm việc phải có khoảng thời gian xác định hàng ngày Mọi người bắt đầu vào thời gian khác làm việc theo khác ngày Điều thể rõ phong cách quản lí theo kiểu tự Bill Gate Ơng ln biết cách tạo cho nhân viên thoái cần thiết để họ phát huy khả sức sáng tạo đóng góp chung vào thành công cho công ty Với tư cách doanh nhân, lúc Bill Gates ca tụng Tại Microsoft, người ta kể lại nhiều câu chuyện tính cách thực dụng khắt khe ông Theo tờ The Economist Mĩ “nhiều nhân viên thấy sợ tư thiên tài Gates, ơng địi hỏi nhân viên cao thiếu kiên nhẫn với thuộc cấp đến mức khắc nghiệt, với người không đáp ứng tư thiên tài ông, Gates sẵn sàng coi họ kẻ đần độn” Trong suốt 33 năm, hình ảnh Bill Gates gắn liền với Microsoft, đến mức người ta mặc định Bill Gates Microsoft Microsoft Bill Gates Ông gương mặt Microsoft, chiến lược gia coi người dẫn đầu ngành công nghệ giới Cho dù với phong cách lãnh đạo nữa, buổi chia tay với Microsoft nước mắt ông tập thể nhân viên cộng vào ngày 27/06/2008 minh chứng lớn cho thành công không lĩnh vực cơng nghệ mà thể khả thu phục lịng người Gates Kiểm soát (kiểm tra) 4.1 Chức kiểm sốt Kiểm sốt tiến trình đo lường kết thực so sánh với điều hoạch định, đồng thời sữa chữa chấn chỉnh sai lầm để đảm bảo công việc đạt mục tiêu kế hoạch định đặt để đạt mục tiêu đề Khi triển khai kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán tiến để phát chệch hướng khỏi kế hoạch đề biện pháp khắc phục Trong nhiều trường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề mục tiêu hình thành kế hoạch mới, cải thiện cấu tổ chức nhân thay đổi kĩ thuật điều khiển Những công cụ kiểm tra quản trị tỉ lệ, tiêu chuẩn, số thống kê kiện khác, biểu diễn loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm bật kiện mà nhà quản trị quan tâm Tóm lại kiểm tra trình so sánh kết thực tế với kế hoạch đề ra, đồng thời phát sai lệch có để kịp thời điều chỉnh hoạt động tổ chức mục tiêu 4.2 Đặc điểm chức kiểm tra Kiểm tra thiết kế theo kế hoạch Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với tổ chức người tổ chức Kiểm tra phải khách quan Kiểm tra phải linh hoạt Kiểm tra phải hiệu Kiểm tra phải có tác động điều chỉnh 4.3 Vai trị chức kiểm tra Phát sai lệch; Hệ thống, thống kê báo cáo; Dự báo xu hướng biến động; Thực chức quản trị; Hoàn thiện đổi Kiểm tra phân thành loại: - Theo trình hoạt động - Theo mức độ nội dung kiểm tra - Theo tần suất kiểm tra - Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng kiểm tra 4.3 Các quy trình kiểm tra Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn sở để đo lường kết diễn tả đơn vị số lượng vật chất số công, số lượng phế phẩm, đơn vị tiền tệ chi phí, doanh thu khái niệm dùng để đo lường thành kể khái niệm tâm lí hài lòng người dân, khách hàng Bước 2: Đo lường thành nên hình dung thành trước thực hiện, để so sánh với tiêu chuẩn từ có biện pháp sửa chữa kịp thời Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp có phương tiện để xác định cách xác cấp làm gì, nhà quản trị đánh giá thành thực tế nhân viên quyền họ Tuy nhiên, đánh giá khơng phải thực Có nhiều họat động khó nêu tiêu chuẩn xác, có nhiều họat động khó cho đo lường Bước 3: Sửa chữa sai lầm sửa chữa, điều chỉnh sai lệch cách tổ chức lại máy quan, xí nghiệp, phân công lại phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo họ, chí phải điều chỉnh mục tiêu… Ngoài ra, để thực tốt vai trị mình, nhà quản trị cần phải thực tốt vai trị điều phối chức nhà quản trị, muốn việc vận hành trơn tru, cần có thêm khâu điều phối Khi tất hoạt động phối thực cách ăn ý nhuần nhuyền, công việc vận hành hiệu Ảnh hưởng tích cực từ thái độ cách ứng xử nhân viên đóng vai trị quan trọng việc phối hợp phòng ban Vì mục tiêu chức điều phối quản trị khuyến khích, tạo động lực, vừa trì kỷ luật quan, vừa tạo khơng khí thoải mái phòng ban Để thực tốt chức điều phối đòi hỏi khả lãnh đạo trung thực, cởi mở giao tiếp, liên lạc nội Thông qua quản trị cách ứng xử phối hợp hoạt động nhân đạt mục tiêu đặt Ứng dụng thực tế cho thân cho quản trị công tác xã hội: Bản thân giáo viên, chưa kiêm qua nhiệm vụ quản lí tổ chức học sinh em xem giáo viên người quản lí, nhà quản trị Chúng ta quản lí học sinh học, hoạt động ngồi lớp học, định hướng cho học sinh mục tiêu nắm bắt kiến thức, kĩ cần thiết cho sống với xã hội sau Giáo viên vẫ lập kế hoạch dạy, kế hoạch để lớp phát triển phù hợp với khả lớp Chúng ta tổ chức cho em hoạt động, với học sinh lớp cấu tổ chức lớp: bầu lớp trưởng, lớp phó, tổ trưởng, đội cờ đỏ, ban văn nghệ… Tất hoạt động lớp quản lí nhà quản trị, nhiên thân trao quyền cho tổ chức lớp để em tự định hoattj đơg, điều phối hoạt động Bản thân thường đứng sau quan sát kiểm tra hoạt thành viên, tổ chức lớp Đối với quản trị CTXH, lớp xem xã hội thu nhỏ lớp có học sinh yếu như: học sinh nghèo, khuyết tật, khó khăn học tập, … Nhiệm vụ nhân viên xã hội giáo viên (vì trường chưa có nhân viên CTXH) hỗ trợ để em yếu phát triển theo kịp định hướng chung lớp Bản thân phải có kế hoạch hành động hỗ trợ học sinh yếu lớp mình, người dẫn đầu hỗ trợ kết nối em với tổ chức, với lớp, người dẫn đầu với nhóm học sinh chó thể liên kết bạn lớp người kết nối, người dẫn đầu… Câu 2: Hãy nêu nguyên tắc quản lí Henry phân tích 14 ngun tắc đó? Henry Fayol sinh 1941 – Từng kĩ sư công ty khai thác mỏ lớn Pháp sau giám đốc công ty Năm 1916, trước rời vị trí giám đốc, ơng giới thiệu “14 nguyên tắc quản lí” sách “Administratinon Industriell et Générale” Theo thời gian, nguyên tắc ông đề xướng khơng tính thời sự, mà mở rộng vận dụng cách hữu hiệu 14 nguyên tắc ông không áp dụng quản lí doanh nghiệp mà cịn áp dụng quản lí giáo dục, quản lí nhà nước ngành Công tác xã hội Dưới 14 ngun tắc thường vận dụng phân tích cơng việc, xây dựng cấu tổ chức chế điều hành quan, tổ chức hay doanh nghiệp: 14 nguyên tắc quản lí Henry Fayol - Phân công công việc: Sự phân chia công việc đảm bảo chun mơn hóa quan trọng Nó đảm bảo cơng việc hồn thành nhanh chóng có chất lượng cao - Trao quyền: Thẩm quyền trách nhiệm có quan hệ mật thiết với Quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm Giao trách nhiệm mà khơng giao quyền cơng việc khơng hồn thành Có quyền định mà khơng chịu trách nhiệm định đưa dẫn tới thói vơ trách nhiệm hậu xấu - Kỉ luật: Là tôn trọng thỏa thuận đạt đến tuân lệnh, tính chuyên cần Fayol tuyên bố kỉ luật đòi hỏi người lãnh tốt cấp, chất lượng hiệu cao công việc - Sự thống huy: Nguyên tắc có nghĩa nhân viên nhận mệnh lệnh tự lãnh đạo - Thống phương hướng: Theo ngun tắc nhóm hoạt động có mục tiêu, phải có người đứng đầu phải có kế hoạch thống Điều đảm bảo hoạt động phối hợp cách - Phụ thuộc lợi ích cá nhân vào lợi ích chung: Cá nhân lợi thuộc lợi ích chung, lợi ích nhân viên hay nhóm khơng đặt cao lợi ích chung tổ chức Tuy nhiên, theo Henry Fayol có khác biệt khơng thống lợi ích cá nhân lợi ích chung cấp quản trị phải hịa giải hợp lí, lợi ích định tổ chức trung lập có lí - Thù lao: Sự hài lịng nhân viên phụ thuộc vào thù lao công cho tất người, mang lại thỏa mãn tối đa cho chủ thợ Thù lao khơng đo tiền mà cịn lời khen, tuyên dương… - Tập trung hóa: Đây nguyên tắc thiết yế mị tổ chức, nguyên tắc nói lên mức độ quan hệ thẩm quyền tập trung phân tán Chuẩn mực mối quan hệ phải dẫn đến “năng suất tồn cao nhất” - Chuỗi vơ hướng (dịng quyền): Trong quản trị phải có dịng quyền từ cấp cao đến cấp thấp Phải đảm bảo nguyên tắc, không trật khỏi đường dây Sự vận dụng phải linh hoạt, không cứng nhắc - Đặt hàng: Trật tự hay xếp người vậ vào chỗ cần thiết, Henry Fayol cho vật nào, người có chỗ riêng Phải đặt cho vật nào, người vào chỗ Đây nguyên tắc quan trọng việc xếp, sử dụng người dụng cụ, máy móc - Cơng bằng: Nhà quản lí cần cơng với nhân viên nguyên tắc lẫn hành động Đánh giá vấn đề dựa vào giá trị thực chúng dựa vào mối quan hệ, địa vị hay thành tích Tạo động lực, khuyến khích người trình bày ý kiến cho lãnh đạo - Tính ổn định nhiệm kì nhân sự: Các nhân viên cần có thời gian để thích ứng thực cơng vệc cách hiều Sự ổn định nhiệm vụ thúc đẩy lịng trung thành với mục đích giá trị tổ chức - Sáng kiến: Ở cấp bậc cấu tổ chức, nhiệt huyết, nhiệt tình lực đến từ người có hội thể sáng kiến cá nhân Henry Fayol khuyên nhà quản trị nên “Hi sinh lòng tự kiêu cá nhân” phép cấp thực sáng kiến họ, điều có lợi cho cơng việc Nhưng nhà quản trị, quản lí cần xem xét sáng kiến vào pháp luật - Tinh thần đồng đội: Đoàn kết ln tạo sức mạnh Sự thống nhất, đồn kết trí cộng đồng mang lại hiệu to lớn Có câu danh ngơn “Sự khác biệt đội bóng xồng đội bóng có tầm cỡ cảm thông đồng đội với Nhiều người gọi tinh thần đồng đội Khi thấm nhuần tinh thần đội bóng trở nên vững mạnh” 14 nguyên tắc quản lí Henry Fayol nhìn vấn đề quản lí tổng thể tổ chức quản lí, hoạt động quản lí từ xuống Ơng cho rằng, thành cơng quản lí khơng nhờ phẩm chất nhà quản lí mà chủ yếu nhờ nguyên tắc đạo hành động họ phương pháp mà họ sử dụng Với nhà quản lí cấp cao phải có khả bao qt, cịn cấp khả chun mơn quan trọng Phân tích 14 nguyên tắc quản lí Henry Fayol 1/ Chuỗi vơ hướng (dịng quyền) hệ thống thứ bậc Trong quản lí phải có cấp bậc từ cấp cao đến cấp thấp Phải đảm bảo nguyên tắc, Cấp không trật khỏi đường dây Cấp cao không vượt quyền cấp trên, làm theo đạo định hướng cấp Có thể chia dịng quyền thành thứ Cấpbậc: trung Cấp sở Người thừa hành - Quản lí cấp cao: Có thể Tổng bí thư, Chủ tịch, Tổng giám đốc, Giám đốc… Họ người xây dựng chiến lươc, hành động phát triển tổ chức, họ nhà quản trị - Quản lí cấp trung: Trưởng phòng, Quản đốc, Hiệu trưởng… Đây nhà quản lí cấp trung gian, họ vừa quản trị - quản lí cấp Chủ yếu thực kế hoạch sách tổ chức để hoàn thành mục tiêu chung - Cấp sở: Tổ trưởng, Trưởng ca, Chuyên viên… Họ hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển cơng nhân, nhóm làm việc cơng việc thường ngày họ người trực tiếp làm việc - Người thừa hành: Nhân viên… Thực định, tự quản trị thân Tất cấp theo hướng từ xuống người mang hai vai trị nhà quản trị - nhà quản lí Như Hiệu trưởng trường, cấp họ trưởng phịng họ nhà quản lí, Hiệu trưởng thực sách, quy định Pháp luật, kế hoạch Phòng Giáo dục – Đào tạo để điều hành nhà trường phát triển theo mục tiêu chung ngành giáo dục, giáo viên trường ngồi việc xem Hiệu trưởng nhà quản lí họ Hiệu trưởng người định hướng phát triển nhà trường tại, sau họ nhà quản trị tổ chức nhà trường, với giáo viên… Tuy nhiên, nhà quản trị - nhà quản lí vận dụng ngun tắc dịng quyền phải linh hoạt, khơng cứng nhắc Nhà quản lí cần ý, quan sát, lắng nghe cấp trao quyền cho người giỏi lĩnh vực để họ phát huy khả lĩnh vực có phát triển vượt bậc Mỗi cấp quản lí nhóm làm việc, nhóm cần theo mục tiêu chung tổ chức định hướng, tôn trọng cấp trên, hiểu vai trị thành viên Người quản lí cần phân chia cơng việc rõ ràng, có cấp bậc, đạo – động viên người vượt khó, điều hành tham gia vào công việc tổ chức, nhóm… 2/ Phân cơng cơng việc giao việc giao cho trách nhiệm quyền hạn để thực cơng việc Trong hoạt động lãnh đạo, quản lí tổ chức chịnh trị xã hội, doanh nghiệp hay thân có nhiều vấn đề, cơng việc khiến nhà quản lí khó lịng mà hồn thành hết cách trọn vẹn Do đó, vấn đề đặt nhà lãnh đạo, quản lí với vai trị người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị phải biết phân cơng việc mình, xếp chia nhỏ chúng để mạnh dạn giao việc cho cán - nhân viên tùy vào vào lực người Từ đó, người thực nhiệm vụ hoàn thành chúng cách an tồn, hiệu nhanh chóng Phân cơng công việc giúp người phân công: - Cơ hội phát triển chuyên môn, hội phát triển kĩ năng: xử lí tình huống, giải vấn đề, thương lượng, thuyết phục, quản lí thời gian, giao tiếp, định… - Tạo cho hài lòng thân hồn thành cơng việc - Nâng cao giá trị họ tổ chức - Cơ hội thử thách chinh phục - Tính tham gia cao hơn, dẫn đến tinh thần làm việc ngày tốt Phân công công việc giúp người phân công: - Điều hịa cơng việc phận quản lí - Có thêm thời gian cho việc quản lí kiểm sốt cơng việc - Củng cố quyền hạn trách nhiệm quản lí, giám sát, đánh giá - Giảm áp lực cơng việc phận - Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa - Tăng ảnh hưởng uy tín nhân viên - Minh chứng lực điều hành, quản lí thân Ý việc phân công công việc với tập thể lớn, giúp tăng suất lao động, khơng để người làm nhiều ít, giúp nhân viên có trách nhiệm cơng việc mình, tiết kiệm chi phí, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm cịn đào tạo tập thể có lực phù hợp với cơng việc Để phân cơng cơng việc hợp lí, nhà quản lí cần lưu ý đến nguyên tắc như: - Đúng người, việc, lực, thời điểm Không phân chia công việc cách tùy ý, mà phải hệ thống định Khơng phải uốn giao việc cho giao, phải tùy theo vị trí lực sở trường người phù hợp với chuyên môn họ Khi cơng việc tiến hành nhanh có hiệu hơn, tránh tình trạng đùn đẩy công việc cho không tồn đọng công việc - Rõ ràng, công khai, minh bạch, công bằng, hợp lí, tránh theo tình cảm Khơng để tình cảm làm ảnh hưởng tới công việc, phải phân công cách hợp lí, khơng lí khác ngồi cơng việc (cơng tư phân minh) - Có công tác giám sát: Nhằm nắm bắt tiến độ cơng việc, đánh giá đắn cơng việc quản lí, kịp thời phát sai sót để điều chỉnh kịp thời Để công việc mục tiêu, không trật khỏi đường rây đảm bảo với quy định Pháp luật - Yêu cầu báo cáo phản hồi kết quả: Báo cáo phương pháp hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật thơng tin quan trọng đồng thời qua nắm bắt được, thống kê, kiểm tra rà sốt thơng tin, cơng việc, hoạt động Thơng tin báo cáo sử dụng để đưa định quan trọng Qua báo cáo kết hợp với giám sát ta biết kết công việc - Trong phân công công việc phải co trọng nguyên tắc “Dụng nhân dụng mộc”: Theo nghĩa đen “Dụng nhân dụng mộc” là: mộc loại gỗ, tốt xấu, dùng hay khơng dùng Cũng người, nhà lãnh dạo ý đến kinh nghiệm, lực, cá tính, lịng hăng say người để xếp phù hợp Chẳng hạn như, gỗ xấu, gỗ vụn không làm vào tay người thợ mộc chun nghiệp trở thành bàn hay ghế tuyệt vời Khơng phải nhìn bề ngồi khúc gỗ xấu bên chưa hẳn xấu, phải có người biết nhìn tốt Khúc gỗ người vậy, khơng thể nhìn bề ngồi mà định tất cả, khơng phải dung họ khơng việc họ khơng làm việc khác, tùy cách dung nịi nhà lãnh đạo mà làm việc hay khơng Chưa hẳn ngời khơng có cấp khơng làm việc mà tùy vào công việc mà họ bố trí để làm, đơi lúc học trở thành nhà lãnh đạo giỏi Trong phân công công việc cần lưu ý: Giao việc khơng có nghĩa đẩy cơng việc cho đó, khơng phải trù dập, khơng có nghĩa quản lí hết nhiệm vụ Giao việc phối hợp nhịp nhàng cấu tổ chức để giải công việc đạt mục tiêu, song song với giao quyền giao quyền để nhân viên có thẻ dễ dàng giải cơng việc, điều phối cơng việc sáng tạo cơng việc Nói tóm lại quản trị quản lý hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn Quản trị quản lý nói công việc người lãnh đạo vận hành cấu tổ chức Ở nhiều nơi, hai thuật ngữ tráo đổi dùng với ý nghĩa giống Quản trị (Administration) toàn trình đưa định sách, quy tắc, mục tiêu Đây hoạt động cấp cao Quản lý (management) tiếp nhận, kết nối, thi hành điều phối để hướng tới mục tiêu quản trị Sự khác nhà quản lý nhà quản trị: Nhà quản lý cần có khả tổ chức, có phẩm chất kiên định, linh hoạt làm việc hiệu Nhà quản trị lại cần có tầm nhìn, có khả động viên, thúc đẩy truyền cảm hứng cho nhân viên Quản trị cần đặt chiến lược Quản lý quan tâm đến chiến thuật phương án nhiều Quản trị xem thứ cho phép thứ khơng – the right things Quản lý làm thứ cho phép cách tối ưu – the things right Về đối tượng: Quản lý quản lý công việc Quản trị quản trị người Về chất: Chức quản trị đưa định Quản trị thành lập mục tiêu, sách cho tổ chức Chức quản lý thi hành Quản lý hành động để thực hành sách định quản trị Về trình: Quản lý định ai, nào? Quản trị định trả lời cho câu hỏi bao giờ? Về cấp bậc: Quản trị cấp cao Quản lý hoạt động cấp trung Về chức năng: Quản lý có chức thi hành Người quản lý hồn thành cơng việc giám sát định Chức quan trọng quản lý thúc đẩy kiểm soát nhân viên Quản trị có chức tư duy.Các kế hoạch sách định dựa theo tư Chức quan trọng quản trị lập kế hoạch Về mức độ ảnh hưởng: Các định quản lý đưa bị ảnh hưởng định, quan điểm nhà quản lý Quản trị đưa định bị ảnh hưởng cộng đồng, phủ, phong tục… Về tổ chức: Quản trị thường thấy quan phủ, qn sự, tơn giáo, giáo dục, doanh nghiệp Quản lý thường thấy doanh nghiệp Về vấn đề xử lý: Quản trị thường xử lý khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn tài Nó hệ thống tổ chức có hiệu để quản trị người nguồn lực Quản trị giúp cho nhân viên nỗ lực đạt mục tiêu chung Quản trị phải kết hợp lãnh đạo tầm nhìn Quản lý tập hợp quyền Quản lý xử lý vấn đề hoạt động, vận hành tổ chức Dù quản lý hay quản trị cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ quy chế định Đây cơng việc mang tính khoa học “Đố đếm đủ Ai đo quản trị tình?” Thành cơng đo chức vị, tiền bạc Nhưng tâm, tình nhà quản trị đặt vào cơng việc so? Quản trị nghệ thuật đạt mục đích thông qua người khác Đối với phát triển tổ chức, cộng đồng hay quốc gia quản trị có vai trị vơ quan trọng Việc tìm hiểu quản trị phân biệt quản trị với thuật ngữ khác giúp tổ chức định vị vai trò, chức quản trị Từ đó, tổ chức tiến hành quản trị xếp công việc cách hiệu quả, tối ưu nhất! ... the right things Quản lý làm thứ cho phép cách tối ưu – the things right Về đối tượng: Quản lý quản lý công việc Quản trị quản trị người Về chất: Chức quản trị đưa định Quản trị thành lập mục... quốc gia quản trị có vai trị vơ quan trọng Việc tìm hiểu quản trị phân biệt quản trị với thuật ngữ khác giúp tổ chức định vị vai trò, chức quản trị Từ đó, tổ chức tiến hành quản trị xếp công việc... quan hệ thống bị quản trị việc phân tích thơng tin trạng nó” Ta thấy khái niệm định quản trị nhiều, đưa khái niệm chung định quản trị: Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm đưa mục