Quản lý thông tin trong công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o NGUYỄN THỊ MỸ DIỆU QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TSKH Bùi Loan Thùy THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o NGUYỄN THỊ MỸ DIỆU QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TSKH Bùi Loan Thùy THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Quản lý thông tin công tác văn phịng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các trích dẫn, số liệu nêu Luận văn trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy, khơng chép ngun văn cơng trình người trước Tác giả luận văn Nguyễn Thị Mỹ Diệu ii MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU v Lý chọn đề tài v Lịch sử nghiên cứu vấn đề vi Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu viii Đối tượng phạm vi nghiên cứu ix Phương pháp nghiên cứu ix Các nguồn tư liệu tiếp cận để giải đề tài x Ý nghĩa đề tài x Kết cấu đề tài xi CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN 1.1 Cơ sở lý luận thông tin quản lý thông tin 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quản lý thông tin 12 1.1.3 Mối quan hệ quản lý thơng tin đại hóa văn phòng 20 1.2 Cơ sở pháp lý quản lý thơng tin đại hóa văn phịng 27 1.2.1 Một số quy định quản lý thông tin hệ thống văn quy phạm pháp luật 27 1.2.2 Một số chủ trương, sách Nhà nước đại hóa văn phịng 30 1.3 Những kinh nghiệm bật quản lý thông tin văn phịng nước ngồi 33 1.3.1 Trung Quốc 33 1.3.2 Hoa Kỳ 35 1.3.3 Liên bang Nga 37 TIỂU KẾT CHƢƠNG 39 iii CHƢƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND TP.HCM 41 2.1 Vài nét văn phòng UBND Tp.HCM 41 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 41 2.1.2 Tổ chức máy 45 2.1.3 Mối quan hệ công tác 46 2.2 Thực trạng quản lý thông tin dạng văn công tác văn phòng UBND Tp.HCM 48 2.2.1 Tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, ban hành lưu trữ văn văn phòng UBND Tp.HCM 48 2.2.2 Các chương trình quản lý văn UBND Tp.HCM 57 2.2.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Văn phòng UBND Tp.HCM 68 2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý thơng tin văn phịng UBND Tp.HCM 74 2.3.1 Về người 74 2.3.2 Về công nghệ 77 2.3.3 Về thủ tục, quy trình 80 TIỂU KẾT CHƢƠNG 83 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND TP.HCM 85 3.1 Nhóm giải pháp người 85 3.1.1 Giải pháp cho người thừa hành 85 3.1.2 Giải pháp cho nhà quản lý 91 3.2 Nhóm giải pháp cơng nghệ 94 3.3 Nhóm giải pháp sách, thủ tục, quy trình 100 TIỂU KẾT CHƢƠNG 109 iv KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO 112 PHỤ LỤC A Phiếu câu hỏi khảo sát B Thống kê trả lời câu hỏi khảo sát 12 C Quan điểm Đảng Nhà nước quản lý thông tin 15 D Một số quy định khác quản lý thông tin ứng dụng công nghệ quản lý thông tin 20 E Báo cáo số 604/BC-VP Văn phòng UBND Tp.HCM ngày 22/01/2016 Tổng kết cơng tác văn phịng quan hành nhà nước thành phố năm 2015 25 F Quyết định số 2623/QĐ-UBND ngày 24/5/2016 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt “Chương trình đảm bảo an tồn thơng tin quan nhà nước Thành phố giai đoạn 2016 – 2020” 37 v PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày 27/3/2016, hội nghị lần thứ Ban Chấp hành Đảng Thành phố Hồ Chí Minh (Tp.HCM) khóa X, Bí thư Thành ủy Đinh La Thăng cho Tp.HCM trung tâm tài chính, khoa học – cơng nghệ… khu vực Đông Nam Á mà nhiều thành phố, quốc gia Thái Lan, Singapore… khát khao, ngưỡng mộ Thế Tp.HCM tụt hậu nhiều, chí tụt hậu so với nhiều tỉnh thành nước, lọt khỏi tốp số lực cạnh tranh cấp tỉnh (PCI) “Lý tưởng mà ta đề xây dựng thành phố có chất lượng sống tốt, thành trung tâm tài ngân hàng đứng đầu khu vực Chúng ta số Nay ta phải ráng để giành lại vị trí số đó”, Bí thư Thăng nhấn mạnh Với tâm giành lại danh hiệu “Hịn ngọc Viễn Đơng” lãnh đạo thành phố, Ủy ban nhân dân (UBND) Tp.HCM nói chung văn phịng UBND Tp.HCM nói riêng, gánh vai trọng trách quan trọng công tác điều hành, quản lý tình hình kinh tế, trị, xã hội, an ninh thành phố, đèn đường cho quan hành khu vực Trong ngày, văn phòng UBND Tp.HCM phải tiếp nhận xử lý nhiều thông tin để tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo nhằm đưa định quản lý kịp thời, phù hợp xác Vì trình triển khai thực nhiệm vụ, văn phịng g p nhiều khó khăn, đ c biệt công tác tham mưu tổng hợp, khối lượng văn đến năm cần xử l lớn Sở dĩ chức tham mưu tổng hợp thời gian qua hạn chế công tác thu thập, xử lý thông tin chưa đạt hiệu tối ưu Lênin nói: “Khơng có thơng tin khơng có tiến lĩnh vực khoa học, kỹ thuật sản xuất vật chất” Sức mạnh thông tin quản lý vi thông tin làm tăng quyền lực hỗ trợ hoạch định sách cho tổ chức, dù doanh nghiệp hay quan quản l nhà nước Những áp lực làm thay đổi vị trí vai trị văn phịng, đồng thời thấy rõ cần thiết vô quan trọng hoạt động quản lý thông tin công tác văn phịng Vì thế, văn phịng ngày phải trở thành văn phịng đại, góp phần quan trọng vào cạnh tranh tổ chức cách chủ động quản lý thơng tin cách hiệu Vì lẽ đó, nghiên cứu vấn đề đẩy mạnh quản lý thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý UBND Tp.HCM vấn đề cấp thiết bối cảnh cải cách hành Với mong muốn góp phần làm sáng tỏ số vấn đề mang tính lý luận thực tiễn cơng tác quản lý thơng tin văn phịng, tơi chọn đề tài “Quản lý thông tin công tác văn phịng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Thông tin tượng khách quan có ảnh hưởng đến lĩnh vực đời sống xã hội Mỗi ngành, địa phương, người có cách tiếp cận nghiên cứu, khai thác, xử l thông tin nhiều góc độ Nghiên cứu vấn đề này, tác giả luận văn có điều kiện tiếp cận với số cơng trình nghiên cứu sau: - Tác phẩm Thơng tin xã hội quản lý xã hội tác giả Viktor Grigoryevich Afanasyev (1979) Trong tác phẩm đưa cách hiểu khác thông tin, nguồn gốc, đ c điểm vai trị thơng tin quản lý xã hội - Tác phẩm Thông tin: từ lý luận đến thực tiễn tác giả Nguyễn Hữu Hùng (2005) trình bày chất thơng tin vận động q trình vii thơng tin hệ thống xã hội, qua tác giả trình bày số giải pháp để phát triển quản lý hệ thống thông tin khoa học cơng nghệ - Giáo trình Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý (2013) PGS.TSKH Bùi Loan Thùy cung cấp kiến thức mối quan hệ thông tin với công tác lãnh đạo, quản lý; loại thơng tin, hình thức phục vụ thơng tin cho lãnh đạo, quản lý; ảnh hưởng thông tin đến việc định quản lý hoạch định sách Giáo trình đề cập đến biện pháp bảo đảm thông tin quản lý hệ thống thông tin quản lý sử dụng nhiều lĩnh vực xã hội - Cơng trình nghiên cứu khoa học cấp thành phố Đổi tổ chức hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố nhằm thực có hiệu chương trình tổng thể cải cách hành Thành phố Hồ Chí Minh năm 2001 – 2005 (2014) Trường Cán Thành phố Hồ Chí Minh chủ trì TS Lê Văn In chủ nhiệm đề tài Cơng trình cung cấp giải pháp thiết thực bố trí tổ chức hoạt động văn phòng HĐND UBND Tp.HCM trước bối cảnh cải cách hành - Cơng trình nghiên cứu khoa học tác giả Lê Thị Duy Hoa, Thông tin vấn đề tiếp nhận xử lý thông tin tư người Việt Nam, Luận án tiến sĩ triết học, Hà Nội, 2001 Tác giả tập trung phân tích làm rõ chất thơng tin góc độ triết học, vấn đề tiếp nhận xử lý thông tin tư người Việt - Cơng trình nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Huệ, Thông tin với hoạt động lãnh đạo, quản lý cán chủ chốt cấp sở tỉnh Thanh Hóa, Luận văn thạc sĩ triết học, Hà Nội, 2007 Tác giả nêu lên vai trị thơng tin hoạt động lãnh đạo, quản lý cán chủ chốt cấp sở đề giải pháp phát huy vai trị thơng tin hoạt động lãnh đạo, quản lý viii - Cơng trình nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Ly, “Q trình phát triển cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 – 2010”, Luận văn thạc sĩ Lịch sử, Thành phố Hồ Chí Minh, 2012 - Tác giả Nguyễn Quang Vinh, Hệ thống hạ tầng thông tin quản lý văn điều hành tích hợp quan nhà nước, Tạp chí Cơng nghệ thơng tin truyền thông kỳ (tháng 10/2013), khẳng định cần thiết việc xây dựng Hệ thống hạ tầng thông tin quản l văn điều hành tích hợp quan nhà nước nhằm đồng hóa kết nối hệ thống quản l văn hành Do tầm quan trọng thông tin hoạt động lãnh đạo quản lý nên có nhiều viết cơng trình nghiên cứu nhiều tác giả góc độ khác Ở nước ta, từ năm 1970, m c dù sớm ý thức vấn đề quản lý thông tin UBND cấp tỉnh song kết khoa học thơng tin quản lý thơng tin cịn q khiêm tốn so với nhà nước đầu tư xa so với nhu cầu phát triển Vì thế, luận văn muốn dựa sở hoạt động thực tiễn văn phòng UBND Tp.HCM để đưa nhận xét, đánh giá khách quan cơng tác quản lý thơng tin, từ đề xuất giải pháp phù hợp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Trên sở lý luận sở pháp lý thông tin, quản lý thông tin, đánh giá thực trạng quản l thơng tin cơng tác văn phịng UBND Tp.HCM, đề giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quản lý thông tin công tác văn phòng quan - Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu sở lý luận sở pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn quốc gia giới thông tin quản lý thơng tin, vai trị quản l thơng tin đại hóa văn phịng 29 30 31 32 33 34 35 36 37 PHỤ LỤC F Quyết định số 2623/QĐ-UBND ngày 24/5/2016 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt “Chƣơng trình đảm bảo an tồn thơng tin quan nhà nƣớc Thành phố giai đoạn 2016 – 2020” 38 39 40 41 42 43 ... QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o NGUYỄN THỊ MỸ DIỆU QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên... triển công tác văn thư Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 – 2010”, Luận văn thạc sĩ Lịch sử, Thành phố Hồ Chí Minh, 2012 - Tác giả Nguyễn Quang Vinh, Hệ thống hạ tầng thông tin quản. .. nhầm lẫn quản lý thông tin với công nghệ thông tin Công nghệ thông tin phần quản lý thông tin 11 Quản lý thông tin vấn đề công nghệ Nhiều người ln lầm tưởng tất cần để quản lý thơng tin máy vi