CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN
2.3. Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lý thông tin tại văn phòng
2.3.3. Về thủ tục, quy trình
Các mặt đạt được
Trong thời gian qua, UBND Tp.HCM đã ban hành một số các quy chế, quy định hướng dẫn các hoạt động quản l thông tin trong cơ quan như:
- Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 17/6/2011 Ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố Hồ Chí Minh
- Quy chế hướng dẫn gửi văn bản điện tử kèm theo Công văn khẩn số 7494/VP-TTTH ngày 24/9/2012 về vận hành chức năng gửi nhận văn bản.
- Quyết định 182/QĐ-VP ngày 19/7/2013 Ban hành Quy chế sử dụng
“Hệ chương trình quản l văn bản và hồ sơ công việc” tại Văn phòng UBND Thành phố.
- Quyết định 2623/QĐ-UBND ngày 24/5/2016 phê duyệt “Chương trình đảm bảo an toàn thông tin trong các cơ quan nhà nước Thành phố giai đoạn 2016 – 2020”.
Văn phòng cơ quan đã tham mưu triển khai thực hiện các kế hoạch, chương trình, giải pháp đẩy mạnh công tác quản lý thông tin tại cơ quan, đơn vị; không ngừng cải tiến lề lối làm việc nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác. Rà soát các văn bản quy phạm pháp luật và các thủ tục hành chính đang áp dụng tại văn phòng, tham mưu UBND Thành phố ban hành quyết định bãi bỏ, ban hành mới, điều chỉnh, bổ sung một số nội dung trong thủ tục đã công bố; nghiên cứu quy trình để đơn giản, loại bỏ các công đoạn trung gian, trùng lập, không cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đến tìm hiểu thông tin, đồng thời giảm áp lực cho bộ phận tiếp nhận, tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả giải quyết hồ sơ, ngày càng phục vụ tốt hơn nhu cầu của nhân dân và doanh nghiệp.
Qua khảo sát được biết quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở cơ quan các khâu nghiệp vụ là thu thập dữ liệu, xây dựng siêu dữ liệu (metadata , đánh giá và phân loại dữ liệu, nhập dữ liệu.
Đảm bảo tốt quy trình luân chuyển văn bản đi – đến, chủ động kiểm tra, rà soát, hiệu chỉnh dự thảo văn bản của các đơn vị trình, các văn bản được ban hành đúng quy định về nội dung và thể thức; ứng dụng và nâng cấp chương trình quản lý hồ sơ công việc, phục vụ tốt nhu cầu tra cứu, quản l công văn đi – đến, đảm bảo an toàn dữ liệu, kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các đơn vị.
Công tác quản l , lưu trữ hồ sơ được chú trọng thực hiện; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học, gọn gàng, ngăn nắp, được cập nhật lưu trữ bằng hệ
thống phần mềm, đảm bảo lưu trữ, bảo mật theo đúng quy định, phục vụ kịp thời cho công tác sao lục, tra cứu tài liệu, văn bản.
Các đơn vị chức năng rà soát định kỳ quy chế tổ chức hoạt động của đơn vị, hoàn thiện quy chế làm việc, kiện toàn và sắp xếp bộ máy nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản l nhà nước phù hợp với lĩnh vực quản l , điều hành; chủ động xây dựng đầy đủ các quy chế phục vụ cho việc tổ chức và điều hành hoạt động của văn phòng; phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận và từng cán bộ công chức.
Các vấn đề còn tồn tại
100% người được hỏi cho biết rằng hiện tại chưa có các văn bản hướng dẫn hay quy định về quy trình, thủ tục quản lý thông tin phù hợp, thống nhất cho cả cơ quan.
Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu tại văn phòng UBND Tp.HCM chưa có bước chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu và kiểm tra dữ liệu đã tạo lập.
Phòng chuyên môn các cấp báo cáo không đúng hạn, nội dung chưa phản ánh đầy đủ các lĩnh vực hoạt động, thiếu số liệu thống kê tổng hợp ho c không báo cáo làm hạn chế chất lượng thông tin báo cáo của Ngành. Công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, phòng ban, đơn trong việc tổ chức, triển khai thực hiện các nội dung công việc, kết luận của UBND thành phố đôi khi chưa đảm bảo kịp thời; công tác đôn đốc các đơn vị trong giải quyết đơn thư của công dân chưa thực sự quyết liệt.
Công tác tự kiểm tra, theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực quản l nhà nước của văn phòng còn chưa thường xuyên;
trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo, thống kê của cơ quan còn mang tính hình thức. Nội dung các báo cáo chủ yếu nêu thành tích, chưa đánh giá đúng những tồn tại, hạn chế và đề xuất phương hướng giải quyết.
Độ nhiễu, trễ của thông tin, việc minh bạch hóa thông tin trong chính nội bộ cơ quan vẫn còn nhiều phức tạp gây ra sự bị động trong công tác của cán bộ. Bước đầu thu thập thông tin đã có sai sót, việc thu thập thông tin nhiều khi mang tính hình thức, đại trà, lấy một vài điểm làm khái quát cho cả một vấn đề.
Việc phân tích xử l thông tin chưa đạt hiệu quả, công tác tổ chức chưa thống nhất về cùng một mối, chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan nhà nước. Việc tổ chức lưu trữ thông tin cũng g p nhiều vấn đề, nhiều thông tin qu nhưng dễ dàng bị mất đi.
Chất lượng hồ sơ được lập tại một số đơn vị chưa đảm bảo quy định (Kinh tế, Lao động thương binh và xã hội, Hội đồng Bồi thường thiệt hại &
Giải phóng m t bằng… nên tài liệu để tại phòng chuyên môn khá nhiều.
Nguyên nhân của những tồn tại
Chưa nghiên cứu, khảo sát kỹ để xây dựng các văn bản hướng dẫn cụ thể, thống nhất và đồng bộ cho cả cơ quan.
Công tác thanh tra, kiểm tra chưa được tăng cường, phù hợp với yêu cầu thực tiễn; việc theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đã được ban hành còn hạn chế; việc xử lý cán bộ, công chức, viện chức vi phạm chưa cương quyết, thiếu nghiêm khắc;
Kỷ luật, kỷ cương hành chính chưa nghiêm. Trách nhiệm cá nhân đối với tập thể, công tác kiểm tra, giám sát chưa thường xuyên.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Để đối phó với những thách thức liên quan đến việc quản lý và bảo quản thông tin mà phổ biến ở đây là các văn bản điện tử, Văn phòng UBND Tp.HCM đã thực hiện một số kiểm tra, đánh giá trong công tác quản lý thông tin của cơ quan. Qua đó thấy được những vấn đề phát sinh, trong đó có sự bất cập của các quy định hướng dẫn về tài liệu, hồ sơ điện tử; sự thiếu thống nhất,
đồng bộ giữa các hệ chương trình, phần mềm ứng dụng và thiếu các công cụ công nghệ để quản lý thông tin. Trong khi Văn phòng UBND Tp.HCM đã có kế hoạch để cải thiện các quy định hướng dẫn và giải quyết yêu cầu về công nghệ, cơ quan này vẫn chưa xây dựng được một chiến lược quản lý thông tin tương xứng với tầm vóc là cơ quan quản l nhà nước ở thành phố lớn nhất Việt Nam. Nếu không có một chiến lược như vậy, quản lý thông tin có thể sẽ tiếp tục là một vấn đề ít được ưu tiên hơn, và Văn phòng sẽ không có được thông tin cần thiết để giải quyết các vấn đề trong quản lý tài liệu, hồ sơ của cơ quan. Tuy đã nỗ lực trong việc ứng dụng công nghệ vào quản lý thông tin, nhưng do việc đào tạo con người thiếu đồng bộ, manh mún cùng với thiếu một chiến lược, quy trình quản lý cụ thể, Văn phòng UBND Tp.HCM không đáp ứng được tiến độ, năng suất của các chương trình phần mềm. Kết quả là, Văn phòng tốn nhiều kinh phí đầu tư cho hệ thống thông tin nhưng hiệu quả mang lại thì không tương xứng với công sức bỏ ra.