CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG
3.1. Nhóm giải pháp về con người
3.1.1. Giải pháp cho người thừa hành
Đổi mới tư duy và phương pháp đào tạo cán bộ thông tin đáp ứng yêu cầu của thời đại. Đ t khách hàng là mục đích tồn tại của hệ thống thông tin quản lý. Nâng cao vai trò của người sử dụng trong phát triển hệ thống thông tin quản lý.
a. Lập kế hoạch quản lý thông tin
Lập kế hoạch quản l thông tin cho văn phòng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và nhu cầu tin học hóa các bộ phận chức năng. Việc lập kế hoạch quản lý thông tin và thực hiện phát triển các hệ thống thông tin theo kế hoạch là điều kiện cần để đảm bảo sự thành công của hệ thống. Trong mọi trường hợp, việc làm cho cán bộ chuyên trách thông tin hiểu và ý thức được những lợi ích mà họ có thể kỳ vọng hệ thống thông tin tương lai là vô cùng cần thiết, quyết định thái độ và sự tích cực hợp tác của họ trong quá trình phát triển hệ thống thông tin tương lai. Xây dựng kế hoạch quản lý thông tin ở Văn phòng UBND Tp.HCM cần chú ý những nội dung chính sau:
- Quản l thông tin được ghi lại (giấy và điện tử);
- Quản lý dữ liệu và cơ sở dữ liệu;
- Các dịch vụ và sản phẩm thông tin;
42 Trần Thị Song Minh (2008), Vai trò của người sử dụng trong hệ thống thông tin quản lý, Tạp chí Kinh tế và Phát triển triển số 131, tháng 5/2008, 51-56.
- Quản l trang thông tin điện tử;
- Nguồn tài liệu lưu trữ;
- Phối hợp hoạt động và trách nhiệm giải trình;
- Đào tạo và phát triển kỹ năng cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Tuyên truyền và nâng cao nhận thức;
- Đánh giá hiệu quả quản lý thông tin.
Kế hoạch quản lý thông tin của Văn phòng UBND Tp.HCM nên được phát triển theo từng khoảng thời gian ngắn từ 3 đến 4 tháng. L tưởng nhất là thời gian của kế hoạch quản lý thông tin nên trùng với kế hoạch công tác của Văn phòng, để đạt được sự đồng bộ trong điều động nhân sự và ngân sách. Sơ đồ sau đây mô tả các bước xây dựng kế hoạch.
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4
Hình 3.1. Sơ đồ phát triển kế hoạch quản lý thông tin43
43 Government of Alberta (2005), Information management planning, Information Management Branch, Open Government, Service Alberta, Alberta, Canada, p.6.
Cần lập danh sách chính thức những cán bộ quản lý ho c các cán bộ nghiệp vụ đại diện cho bộ phận/đơn vị thụ hưởng hệ thống thông tin tương lai để làm việc và hợp tác ch t chẽ với đội ngũ phát triển hệ thống thông tin. Cần có những cam kết và tham chiếu công việc cụ thể đối với từng người, từng vị trí công việc, trong đó nêu rõ thời gian, nhiệm vụ và quyền lợi cụ thể của họ.
Ví dụ:
Vị trí Trách nhiệm
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
Xử l văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào Hệ chương trình
Chánh Văn phòng Đôn đốc, theo dõi, phân công công việc Chuyên viên văn
phòng
Chuyển thông tin về văn bản, hồ sơ công việc đã xử lý trên mạng tin học đồng thời chuyển cho người kế tiếp
giải quyết văn bản, hồ sơ giấy đó
Chuyên viên tin học Quản lý tài khoản, phân quyền truy cập, hướng dẫn sử dụng, kiểm tra, bảo trì hệ thống định kỳ
b. Lập kế hoạch chi tiết phát triển hệ thống thông tin
Lập kế hoạch chi tiết phát triển hệ thống thông tin, trong đó xác định rõ tầm nhìn và mục tiêu. Ví dụ: Tầm nhìn đến năm 2030, Hệ thống thông tin quản lý của Văn phòng UBND Tp.HCM phát triển đồng bộ, thống nhất theo hướng hiện đại, đạt các tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng nhu cầu thông tin của UBND Tp.HCM, các sở, ban, ngành, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước;
Mục tiêu đến năm 2020 hệ thống thông tin quản l được cải thiện và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng đầy đủ, kịp thời, chính xác nhu cầu thông tin cho công tác quản l , điều hành các hoạt động ở mọi lĩnh vực. Phấn đấu đến năm 2030 hệ thống thông tin quản lý phát triển thống nhất, đồng bộ theo hướng tin học hóa và đạt được trình độ tiên tiến trong khu vực.
c. Đào tạo nhân lực quản lý thông tin
Mở các khóa đào tạo về hệ thống thông tin quản lý và các môn học liên quan khác như quản trị cơ sở dữ liệu, mạng máy tính… cho các nguồn nhân
lực khác nhau liên quan đến quá trình quản l thông tin, đ c biệt ưu tiên đào tạo trước cho các nhà quản lý, các cán bộ nghiệp vụ - những người sử dụng tương lai của hệ thống. Ví dụ: trong chương trình đào tạo các chuyên viên cần có những kiến thức sau: (1) Kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh, (2) Các công nghệ thông tin cơ bản, (3) Phát triển các ứng dụng công nghệ và quản trị các nguồn lực thông tin trong tổ chức, (4) Tiếng anh chuyên ngành, (5) Các kỹ năng cơ bản như lập kế hoạch, quản lý dự án và các kỹ năng mềm. Thông thường qua các khóa đào tạo này, người ta sẽ xác định được những người sử dụng có trình độ cao cả về nghiệp vụ và công nghệ thông tin. Đó chính là những đối tác cực kỳ quan trọng của các phân tích viên hệ thống trong quá trình quản lý thông tin sau này.
Lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi m t cho hoạt động đào tạo người quản lý thông tin: Thời gian, địa điểm, cơ sở vật chất… nhằm đảm bảo sự tham gia đầy đủ và có chất lượng của người sử dụng vào các khóa đào tạo đó. Cần chú ý rằng, trước khi bắt đầu hoạt động đào tạo cán bộ thì những buổi giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý dành cho cán bộ, lãnh đạo Văn phòng là hết sức cần thiết, có thể gọi đó là những buổi thuyết trình để có được sự ủng hộ tích cực từ phía lãnh đạo. Hiểu biết và nhận thức của họ về tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống thông tin sẽ là một sự đảm bảo cho thành công của việc triển khai hệ thống thông tin. Ví dụ: buổi thuyết trình về hệ thống thông tin quản lý sẽ thuyết phục được ban lãnh đạo nếu làm rõ được số tiền, thời gian mà cơ quan tiết kiệm được, năng suất làm việc sẽ tăng lên bao nhiêu phần trăm khi áp dụng hệ thống đó.
Lập kế hoạch và tạo cơ hội cho người sử dụng tham gia giai đoạn thử nghiệm hệ thống, đ c biệt là giai đoạn thử nghiệm chấp nhận. Ví dụ: Sau khi xây dựng hệ thống, tiến hành cho các chuyên viên vận hành thử hệ thống trong khoảng 2 tháng. Trong kế hoạch nêu cụ thể chuyên viên kỹ thuật nào sẽ
theo dõi quá trình thử nghiệm, liệt kê sẵn một số câu hỏi để cán bộ văn phòng trả lời. Kết quả thử nghiệm và mọi ý kiến phản hồi sau quá trình thử nghiệm tích hợp hệ thống sẽ được ghi nhận lại, phân tích và xử lý làm cơ sở cải tiến hệ thống.
d. Cải thiện môi trường làm việc
Tạo môi trường làm việc l tưởng cho sự phối hợp ch t chẽ giữa các chuyên viên kỹ thuật phát triển hệ thống thông tin và người sử dụng, nhằm giảm thiểu rào cản tâm lý trong quá trình phát triển hệ thống thông tin cũng như khi đưa hệ thống thông tin vào sử dụng. Điều này có thể thực hiện bằng cách bố trí nơi làm việc của các chuyên viên kỹ thuật gần với các chuyên viên khác, ho c tổ chức định kỳ các buổi thảo luận giữa các chuyên viên với nhau.
Đối với các dự án hệ thống thông tin lớn, có sự tham gia của các chuyên gia tư vấn quốc tế và trong nước thì mối quan hệ hợp tác giữa họ với người sử dụng đóng vai trò tương đối quyết định, đ c biệt trong giai đoạn phân tích hệ thống thông tin. Các chuyên gia không những cần có trình độ về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin mà còn phải có các kiến thức về nghiệp vụ chuyên biệt liên quan đế hệ thống thông tin cần xây dựng, chẳng hạn như văn thư lưu trữ. Đây là những điều kiện đảm bảo yếu tố thành công của giai đoạn phân tích hệ thống thông tin. Người sử dụng tin tưởng đội ngũ tư vấn, diễn đạt một cách rõ ràng và chính xác các yêu cầu đối với hệ thống thông tin tương lai, tích cực thiết kế lại hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ hiện có (trong trường hợp cần thiết làm cơ sở cho các chuyên gia thiết kế cơ sở dữ liệu tương lai. Trên thực tế đã có những dự án hệ thống thông tin gần như bị trì hoãn chỉ vì các chuyên gia tư vấn và các nhà phân tích hệ thống không thể tiếp cận và làm việc được với người sử dụng.
e. Tổ chức hội thảo
Tổ chức các buổi hội thảo trong quá trình quản lý thông tin để lấy ý kiến phản hồi chính thức từ phía người sử dụng và các bộ phận liên quan về các khía cạnh khác nhau của hệ thống: nghiệp vụ, chức năng, cơ sở dữ liệu và kiến trục hệ thống. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của hệ thống thông tin cần phát triển, các đơn vị cần tiến hành khoảng 2 đến 3 cuộc hội thảo: Hội thảo sau khảo sát hệ thống, hội thảo sau thiết kế hệ thống và hội thảo sau thực hiện hệ thống. Hội thảo thứ ba này có thể coi như hội thảo xin ý kiến chấp nhận hệ thống. Việc xác định thời điểm, mục tiêu, nội dung và thành phần tham dự cho các buổi hội thảo này là hết sức quan trọng, quyết định thành công của hội thảo.
f. Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng
Đầu tư xứng đáng cho hoạt động viết tài liệu hướng dẫn sử dụng. Đối với những hệ thống có phạm vi sử dụng rộng rãi, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau cần phải viết tài liệu hướng dẫn sử dụng chuyên biệt cho từng bộ phận. Trong mỗi tài liệu này nên thiết kế phần “Câu hỏi thường g p”, trong đó nêu lên những vấn đề mà người sử dụng thường thắc mắc, lúng túng và trình bày câu trả lời rõ ràng tương ứng cho từng câu hỏi. Ví dụ: “Tôi không tìm thấy tài liệu mình cần. Tôi có thể tìm nó ở hệ thống nào khác không?”. Có thể trả lời cho câu hỏi này như sau: “Không có tài liệu nào bị tự động xóa khỏi hệ thống. Nếu không thấy tài liệu nào, có thể nó đã được chuyển vào thư mục lưu trữ off-line (lưu trữ những tài liệu không còn sử dụng thường xuyên).
Nếu tiếp tục cần đến tài liệu đó thì chuyển nó đến thư mục hiện hành”.
Trách nhiệm của các chuyên viên kỹ thuật chưa kết thúc khi vận hành xong hệ thống thông tin quản l . Sau cài đ t, các chuyên viên kỹ thuật phải thường xuyên theo dõi để bảo trì và cập nhật hệ thống định kỳ. Ví dụ, nếu lãnh đạo cần thông tin về tình hình an ninh trật tự của thành phố thì các
chuyên viên kỹ thuật cần cập nhật thêm một cơ sở dữ liệu về tình hình an ninh trật tự thu thập từ 24 quận, huyện.