CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG
3.1. Nhóm giải pháp về con người
3.1.2. Giải pháp cho nhà quản lý
Các cấp lãnh đạo cần nhận ra rằng thông tin chính là một trong những tài sản qu giá và đắt tiền của tổ chức, từ đó họ sẽ ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn nữa cho việc tổ chức và quản l thông tin trong tương lai. Hay nói cách khác, trách nhiệm của lãnh đạo đối với quản lý thông tin chính là làm thế nào để có thể cải tiến và quản lý thông tin có hiệu quả.
a. Nắm rõ giá trị và chi phí đầu tư thông tin
Đầu tiên, lãnh đạo cần nắm được giá trị và chi phí đầu tư liên quan đến thông tin như là một trong những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động. Để có được thông tin, tổ chức phải mất bao nhiêu chi phí và thông tin thu về có cần thiết hay không, giá trị của nó đem lại cho cơ quan là bao nhiêu. Có những thông tin mà tổ chức phải mất rất nhiều công sức, tiền của, thời gian để lấy được nhưng khi đưa vào tổng quan chung các luồng thông tin hay ứng dụng thực tế thì hiệu quả đem lại rất thấp. Như vậy, nhà quản lý phải đưa ra được các tiêu chuẩn cần thiết làm căn cứ khi muốn thu thập một thông tin nào đó, cũng như các phương pháp cần thiết nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí bỏ ra để tìm kiếm. Ví dụ: Yêu cầu thông tin phải phù hợp, đầy đủ và chính xác; thời gian tối đa thu thập thông tin là 24 tiếng, sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như internet, phỏng vấn, điều tra.
b. Lập kế hoạch quản lý thông tin và chia sẻ thông tin
Tiếp đó, lập kế hoạch cụ thể về vấn đề quản l thông tin để cấp dưới biết cách xác định những mục tiêu cụ thể cũng như chủ động trong việc tìm kiếm thông tin. Đồng thời, chính nhà quản lý phải dự đoán được những rủi ro có khả năng phát sinh trong tương lai để có định hướng cho nhân viên thu
thập, xử lý thông tin, tránh tình trạng thụ động trong khâu chuẩn bị, khi có chuyện phát sinh ngoài kế hoạch hoạt động thì mới nghiên cứu tìm phương án tháo gỡ. Chẳng hạn như các tình huống mất điện đột ngột, hệ thống quản lý văn bản bị tin t c tấn công xâm nhập…
Không chỉ lập kế hoạch quản lý thông tin mà nhà quản lý còn phải nghĩ đến việc chia sẻ thông tin. Nhiều nhà quản lý vẫn có thói quen cho rằng thông tin mà mình nắm giữ là quan trọng, bí mật nên không chia sẻ cho nhiều người nhưng họ không nghĩ rằng nếu mình biết cách chia sẻ thì sẽ có thêm những thông tin mới và tốt hơn. Khi nhân viên thấy cấp trên tin tưởng nói cho mình biết nhiều thông tin, họ sẽ cố gắng tích cực hơn trong việc tìm kiếm thông tin mới để đáp ứng sự tin tưởng của nhà quản lý. Nhà quản l cũng phải đảm bảo rằng các thông tin thích hợp có thể được truy cập dễ dàng đối với nhân viên của mình; cung cấp đầy đủ thông tin, các công cụ, các quy trình cho cá nhân riêng lẻ và các nhóm làm việc một cách riêng rẽ hay tập thể.
c. Chú ý công tác truyền tin và hủy bỏ thông tin
Đ c biệt, lãnh đạo còn phải chú ý công tác truyền tin giữa các bộ phận, cấp trên cấp dưới,…với nhau như thế nào, có tốt hay không, nếu có điểm nghẽn thì nó nằm ở khâu nào, và độ nhiễu của các thông tin lưu hành trong nội bộ cơ quan cũng phải được quan tâm. Hay chính nhà quản l cũng phải xem xét vấn đề truyền tin của mình xuống cho cấp dưới, đơn giản dễ hiểu hay phức tạp, nhân viên có thể hiểu để làm theo không?,…Có như vậy thì mới tạo ra sự thống nhất cũng như chu chuyển nhanh chóng của các luồng thông tin trong nội bộ cơ quan.
Bên cạnh đó, vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thông tin như thế nào cũng cần được lưu . Đứng trên bình diện một người điều hành thì chính nhà quản lý phải xác lập được các tiêu chí cần thiết trong việc bảo quản, gìn giữ cũng như hủy bỏ thông tin. Thông tin nào lúc này chưa cần thiết cần phải
lưu trữ lại, thông tin nào không còn dùng được nữa nên hủy bỏ,…Việc xác lập các tiêu chí lưu trữ giúp tránh việc tùy tiện khi xử lý thông tin, đôi khi nhân viên luôn tự cho mình cái quyền muốn giữ cái gì thì giữ, muốn bỏ cái gì thì bỏ, khi cấp trên hỏi thì đổ lỗi cho vấn đề này vấn đề khác,…Tùy mỗi thời điểm mà thông tin có giá trị khác nhau nên nhà quản lý phải có trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ cho có hiệu quả. Chẳng hạn như đối với những văn bản chỉ đạo, văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, thành phố chỉ lưu giữ đến khi hết hiệu lực. Những hồ sơ, tài liệu về quy hoạch tổng thể của thành phố thì cần lưu giữ vĩnh viễn.
d. Tổ chức sử dụng thông tin hiệu quả
Cụ thể phải thường xuyên đ t ra các câu hỏi như: Đã kiểm tra sự thích hợp, tính chính xác và tính kịp thời của thông tin được sử dụng trong phạm vi của mình chưa. Có các cơ hội để thu lại các chi phí thu thập và xử lý thông tin không. Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, quyết định tác nghiệp để đáp ứng các nhu cầu hoạt động của quản lý.
e. Kiểm tra, đánh giá công tác quản lý thông tin
Định kỳ kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác quản lý thông tin.
Việc kiểm tra, đánh giá này không chỉ thực hiện đối với các nhân viên mà ngay chính nhà quản l cũng phải thực hiện với chính mình nhằm xem xét mình đã tổ chức quản lý thông tin có hiệu quả chưa hay còn thiếu sót, cách thức quản l đó có đem lại lợi nhuận, sự tăng trưởng phát triển của tổ chức hay không,….nếu chưa đạt hiệu quả thì phải thay thế tìm phương thức mới.
Chẳng hạn, đánh giá về việc phân loại các thông tin điều hành có phù hợp hay chưa, đánh giá thời gian tìm kiếm, thu thập các văn bản điện tử có nhanh hơn so với việc tìm kiếm, thu thập các văn bản giấy hay không…
Tóm lại, việc phát huy vai trò của con người trong quá trình phát triển hệ thống thông tin quản lý là hết sức cần thiết. Lợi ích mà nó mang lại có tính
lâu dài và ảnh hưởng đến tính sống còn của hệ thống. Tuy nhiên, vấn đề này chỉ được giải quyết trọn vẹn trong một môi trường phát triển hệ thống thông tin chuyên nghiệp và được sử ủng hộ tối đa của các cấp lãnh đạo trong tổ chức. Các đơn vị chức năng khi phát triển hệ thống thông tin tin học hóa nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý của mình thì nên tiến hành một cách đồng bộ các hoạt động và áp dụng các chủ trương, chính sách phù hợp nhằm làm tăng thêm sự hiểu biết, ý muốn sử dụng, trách nhiệm và sự gắn bó của người sử dụng đối với hệ thống thông tin cần phát triển. Đây phải được coi là một trong những yếu tố thành công của công tác quản lý thông tin.