tin học căn bản pcworldhtb

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save All. Dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất h[r]

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD I GIỚI THIỆU:

1) Các chức MicroSoft Word:

Microsoft Word (gọi tắt Word) chương trình soạn thảo văn đa cung cấp cho bạn lượng lớn tính độc đáo đa dạng Các cơng việc bạn có thể làm phạm vi Word bao gồm từ việc tài liệu đơn giản thư từ đến việc tạo ấn phẩm chuyên nghiệp sách, báo, tạp chí, … Bạn sử Word để tạo trang Web sinh động bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục

Vì Word phần Microsoft Office, chia xẻ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook

Hiện nay, nước ta đa số văn dùng giao dịch, ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình sử dụng Word để soạn thảo in ấn

2) Khởi động thoát khỏi Word:

Khởi động thoát khỏi Word thực giống chương trình khác chạy mơi trường Windows

9 Khởi động Word

Có thể thực cách sau:

- D_Click biểu tượng chương trình Word hình - D_Click tên tập tin văn Word tạo

- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word 9 Thoát khỏi Word

Trước thoát cần phải lưu tập tin làm việc vào đĩa, khơng bị mất liệu Tuy nhiên trước lưu, Word thông báo nhắc nhở:

Thông báo nhắc nhở lưu văn 9 Yes: lưu liệu thoát khỏi chương trình ứng dụng 9 No: khỏi chương trình ứng dụng mà khơng lưu liệu 9 Cancel: hủy bỏ lệnh, trở chương trình ứng dụng

Có thể khỏi Word cách:

- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) - Chọn lệnh File/ Exit

- Click vào nút nằm phía trên, bên phải tiêu đề

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

II CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD:

Title Bar Menu Bar Formatting toolbar

Drawing Toolbar Scroll Bar Ruler

Status Bar

Standard toolbar

Các thành phần hình Word 1) Thanh tiêu đề (Title bar):

Thanh tiêu đề nằm vị trí cửa sổ Word Thanh tiêu đề chứa biểu tượng của Word tên tài liệu soạn thảo Bên phải tiêu đề có nút thu nhỏ (Minimize), nút phục hồi (Restore) phóng to (Maximize) nút đóng cửa sổ (Close)

2) Thanh lệnh đơn (Menu bar):

Thanh lệnh đơn chứa lệnh Word, lệnh bố trí theo nhóm, gồm có nhóm lệnh sau:

- File : Nhóm lệnh xử lý tập tin

- Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn - View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn

- Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn đối tượng vào văn - Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn

- Tools : Nhóm cơng cụ hổ trợ cho việc soạn văn - Table : Nhóm lệnh xử lý biểu bảng

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

3) Các công cụ (Toolbars):

Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực thao tác tiện lợi nhanh chóng, Word cung cấp sẵn cơng cụ Trên cơng cụ có gắn nút lệnh Mỗi nút lệnh đại diện cho lệnh Muốn biết nút lệnh đại diện cho lệnh trỏ chuột nút đó, trỏ chuột xuất khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh phím gõ tắt (nếu có)

9 Bật/ Tắt cơng cụ:

- Chọn lệnh: View/ Toolbars, sau Click chọn công cụ;

- R_Click công cụ bất kỳ, danh sách công cụ xuất hiện, Click chọn công cụ muốn bật/ tắt

9 Di chuyển công cụ

Drag biên công cụ (khơng trỏ vào nút lệnh) đến vị trí

Hộp hội thoại Customize thuậ

thanh công cụ mới:

lbars/ Customize/ Chọn lớp Toolbars Click chọn New

g cụ:

Drag lên e để kết thúc

9 Một số công cụ thường dùng

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm thao tác thông dụng, sử dụng thường xuyên

- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm thao tác dùng định dạng văn

- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ hình hình học, tạo chữ nghệ

9 Tạo t,

− Chọn menu View/ Too

− Nhập tên cho công cụ mục Toolbars name, chọn tập tin đặt thanh công cụ mục Make toolbars available to

− Click OK để hoàn thành 9 Gắn nút lệnh lên côn

− Chọn menu View/ Toolbars/

Customize/ Chọn lớp Commands

− Chọn nhóm lệnh danh sách Categories, chọn đến nhóm lệnh nút lệnh nhóm xuất hộp Commands

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD hi chú:

Muốn gỡ bỏ nút lệnh công cụ Drag khỏi

biết ý nghĩa nút lệnh Click vào nút lệnh (trong phần Comm

9 L

Chọn lớp Toolbars

n loại bỏ danh sách

soát lề, độ lệch so với lề, điểm dừng tab, Tron

l Ruler) nằm dọc phía bên trái hình

Đơn vị chia m) Để thay đổi đơn vị

chia tr units

g (Page) hành (trang chứa dấu nháy),

t

scroll bar) trượt đứng (Vertical

s văn b

hảo văn bản: dùng để nhập văn vào Khi nhập văn bản, có từ

v đem xuống Muốn chủ động

xu G # # Muốn

ands), sau Click vào nút Description oại bỏ công cụ:

− Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ − Chọn công cụ cầ

− Click chọn Delete

4) Thước đơn vị chia thước (Ruler): Thước dùng để kiểm

g Word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía hình - Thước đứng (Vertica

Thước ngang chia theo đơn vị Centimeters thước Inch (") Centimeters (c

nh: Tools/ Options/ General/ Measurement ên thước, chọn lệ

Để bật/tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler 5) Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái cho biết thông tin tran số trang tài liệu, dòng cột hành,

Bật/tắt trang thái: menu Tools/ Options/ View chọn mục ; Status bar 6) Thanh trượt ngang (Horizontal

scroll bar):

Trong hình Word có hai trượt: Thanh trượt đứng đặt bên phải cửa ổ dùng để cuộn văn theo chiều đứng, trượt ngang nằm đáy cửa sổ dùng cuộn

ản theo chiều ngang

Bật/tắt trượt lệnh: Tools/ Options/ View Trong nhóm Window, chọn … Horizontal scroll bar để bật/ tắt trượt ngang, … Vertical scroll bar để bật/ tắt trượt đứng

7) Vùng soạn thảo văn điểm chèn Vùng soạn t

ượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đó ống dịng gõ phím Enter (ngắt đoạn)

Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành cịn trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

ắt cho lệnh

nhanh chóng, xác tiện lợi Một lệnh u tiên xuất Screen tip

se để hoàn thành

Chú ý: để gỡ bỏ phím gõ tắt nhắp c

h n ệnh Remove để loại bỏ

)

nh mở tập tin có sẵn máy, bạn 8) Cách chọn lệnh sử dụng

9 Phím gõ tắt gán phím gõ t

Phím gõ tắt giúp bạn chọn lệnh cách có nhiều phím gõ tắt khác nhau, phím gõ tắt đầ

Để gán phím gõ tắt cho lệnh, bạn thực theo bước sau: − Chọn lệnh View/ Toolbars/ Customize

− Chọn nút lệnh Keyboard − Chọn nhóm lệnh danh sách

Categories

− Chọn lệnh cần gán danh sách Commands

− Gõ phím tắt vào mục Press new shortcut key

− Click chọn Assign − Click chọn Clo

Hộp thoại Customize Keyboard

họn mục Current keys, sau Click c ọ l

Các cách chọn lệnh: chọn lệnh cách sau:

− Dùng chuột/ bàn phím để chọn lệnh hệ thống menu lệnh

− Dùng chuột nhắp chọn nút cơng cụ đại diện cho lệnh (nếu có

− Sử dụng phím gõ tắt lệnh có gán phím gõ tắt Ví dụ: để chọn lệ

có thể thực hiện: Cách chọn lệnh

Cách 1: chọn lệnh File/ Open menu Cách 2: Click chọn nút công cụ

cụ chuẩn

công

để mở menu File, nhấn O

9 Các

sử dụng ần cho sử dụng

− Hình nằm bên trái tên lệnh biểu tượng lệnh đó, Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

Cách 4: nhấn Alt_F Click chọn Open Cách 5: nhấn F10, nhấn F, nhấn O quy ước menu:

− Khi lệnh có màu xám chưa được, c có số thao tác khác

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

biểu tượng có cơng cụ chọn lệnh cách nhấn chọn vào biểu tượng

− Ký tự có gạch tên lệnh ký tự nhấn tắt để chọn lệnh menu

lệnh thực

nu lệnh cấp thấp

ất tường tận

ch bước sử dụng lệnh

p

Help (F1)

chọn mục trợ giúp

lệnh/ công

ục trợ giúp

9 What’s this (Shift + F1)

hi chọn What’s this, trỏ m ng dẫn “cái ord cho hướng dẫn cho “cái” vừa chọn

− Dấu chấm (…) theo sau tên lệnh cho biết lệnh dẫn đến hộp thoại lấy thêm thơng tin

− Tổ hợp phím ghi sau tên lệnh phím gõ tắt lệnh − Dấu  sau tên lệnh cho biết cịn có me

9) Hệ thống trợ giúp cách sử dụng

Hệ thống trợ giúp Word hồn hảo, lệnh giải thích r i tiết, số lệnh cịn có mục Show me hướng dẫn

Tuỳ theo công việc bạn thực mà Word cho hiển thị hướng dẫn phù hợ với cơng việc

Muốn gọi trợ giúp gõ F1 hay chọn lệnh menu Help 9 Microsoft Word

− Lớp Contents: cho phép theo chủ đề

− Lớp Answer Wizard: cho phép tìm theo

việc bạn muốn thực

− Lớp Index: cho phép chọn m

theo mục

K

Trợ giúp theo nội dung dấu hỏi Muốn xem hướ ang theo

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN I NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN:

1) Chọn bảng mã, Font tiếng Việt kiểu gõ:

- Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ) - Chọn chế độ gõ tiếng Việt

- Chọn bảng mã Font chữ thích hợp:

• Bảng mã VietWare_X sử dụng Font chữ VietWare (VNbook-Antiqua, VNtimes new roman, )

• Bảng mã VNI Windows sử dụng Font chữ VNI (VNI-Times, ) • Bảng mã Unicode sử dụng Font chữ Times New Roman, Arial, - Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, )

2) Cách di chuyển dấu nháy tài liệu

←, → : qua trái, qua phải ký tự

↑, ↓ : lên, xuống dòng

Ctrl + ←, Ctrl + → : qua trái, qua phải từ Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ : lên, xuống đoạn văn PageUp, PageDown : lên, xuống trang hình Ctrl + Home, Ctrl + End : đầu, cuối tài liệu

Ghi chú:

Có thể di chuyển dấu nháy đến vị trí tài liệu cách Click vào vị trí sử dụng trượt để cuộn văn

Lệnh Edit/ Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím

Di chuyển nhanh với Edit/ Goto 3) Các thành phần văn

Trong văn (Document) có nhiều trang (Page) Trong trang có nhiều đoạn (Paragraph) Trong đoạn có nhiều câu (Sentence) Trong câu có nhiều từ (Word) Trong từ có nhiều ký tự (Character)

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

9 Một câu phải bắt đầu ký tự in hoa kết thúc dấu chấm câu: ! ?

9 Một đoạn văn kết thúc phím Enter Một trang kết thúc dấu ngắt trang (Page break)

Có hai kiểu ngắt trang:

- Ngắt trang cứng (Hard page): chèn vào văn gõ tổ hợp phím Ctrl+Enter hay chọn lệnh Insert/ Break, dấu ngắt trang cứng có dạng:

Page Break - Ngắt trang mềm (Soft page): Word tự động qua trang văn nhập đầy trang, dấu ngắt trang cứng có dạng:

4) Chế độ viết chèn viết đè

Trong Word có hai chế độ nhập văn bản: Insert (viết chèn) Overtype (viết đè): ) Viết chèn (mặc nhiên): bạn nhập vào ký tự chèn vào vị trí trỏ

và đẩy ký tự bên phải trỏ qua phải

) Viết đè: bạn nhập vào ký tự viết đè lên ký tự bên phải trỏ Để chuyển đổi qua lại hai chế độ D_Click vào ký hiệu OVR trạng thái (Status bar) Hoặc nhấn nút Insert lần để đổi chế độ

5) Cách nhập văn bản:

Khi nhập văn trỏ tự động dịch chuyển sang phải, có từ vượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đem xuống dịng (chế độ tự động xuống dòng) Muốn kết thúc đoạn gõ phím Enter (ngắt đoạn)

Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành cịn trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

Các phím xố văn bản:

− Phím Delete: xố ký tự vị trí trỏ xố đối tượng chọn − Phím Backspace: xố ký tự phía trước (bên trái) trỏ

6) Chèn ký tự đặc biệt (Symbol):

Symbol ký tự đặc biệt khơng có bàn phím như: ← ↑ → ↓ ± ≥ ∝ ♣ ♦ ♥ ♠ ) ( …

Cách thực hiện:

) Đặt dấu nháy vị trí cần chèn Symbol

) Vào menu Insert/Symbol, xuất hộp thoại Symbol Hình 9.2:

) Chọn lớp Symbol để chèn ký hiệu lớp Special Characters để chèn ký tự đặc biệt

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

Chèn ký tự đặc biệt ) Chọn ký hiệu cần chèn Nhấn nút Insert để chèn vào ) Nếu muốn chèn nhiều symbol lặp lại thao tác

) Chọn nút Close để thoát (sau chèn ký hiệu nút Cacel đổi thành nút Close)

Ghi chú: Có thể thay đổi kích thước Symbol tương tự ký tự

II THAO TÁC TRÊN TẬP TIN 1) Mở tập tin

• Mở tập tin

ChọnFile/New nhấn tổ hợp phím Ctrl + N nhấn nút

• Mở tập tin có đĩa

ChọnFile/Open nhấn tổ hợp phím Ctrl + O nhấn nút , xuất hộp thoại sau:

Có thể nhập đầy đủ đường dẫn tên tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin cần mở

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở

File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đường dẫn Files of type: kiểu tập tin cần mở

2) Lưu tập tin

9 Lưu tập tin lần

Chọn File/Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S nhấn nút , xuất hộp thoại:

Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu

File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo quy tắc) Files of type: kiểu tập tin cần lưu

Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưu

Nhập tên tập tin cần lưu

Hộp hội thoại Save As

9 Lưu tập tin từ lần thứ hai trở

+ Lưu vào tập tin: tương tự lần lưu Word tự động lưu trữ thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hộp thoại Save As) + Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save as xuất hộp thoại Save as

trên cho phép đặt tên tập tin 9 Lưu tất tập tin

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save All

Dùng để lưu tất tập tin mở Những tập tin có tên Word lưu với tên cũ, tập tin chưa có tên Word xuất hộp hội thoại Save As để đặt tên chọn vị trí lưu

3) Chèn nội dung tập tin từ đĩa vào văn hành ) Đặt trỏ vị trí cần chèn

) Chọn lệnh Insert/ File, hộp hội thoại Insert File xuất (giống hộp thoại Open) ) Chọn vị trí tập tin cần chèn mục Look in

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

) Click chọn Insert để hồn thành

) Đóng t 9 Lệnh Fil

Dùng để

lại Word thông báo nhắc nhở:

9 Yes: lưu liệ

9 No: đóng tập tin ệu

9 Cancel: hủy b

tập tin lưu Word hưa lưu Word xuất thơng báo chờ xác nhận có lưu lạ

5)

ọn thay đổi tuỳ chọn làm việc với Word theo ý người sử thực hiện, …

9 Lớ đổi tuỳ chọn trình bày hình, cho hiện/ ẩn số quan nhập, chỉnh sửa văn 9 Lớp Save: Cho phép thay đổi tuỳ chọn liên quan lưu tập tin

Hộp hội thoại Insert File

4 ập tin

e/ Close

đóng tập tin hành, bạn phải lưu tập tin trước đóng, tập tin có cập nhật mà chưa lưu

Thông báo nhắc nhở lưu văn u đóng tập tin hành

hiện hành mà không lưu li ỏ lệnh, trở tập tin hành 9 Lệnh File/ Close All

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All

Dùng để đóng tất tập tin mở Những đóng lại, tập tin c

i hay không

Đặt tuỳ chọn cho tập tin Lệnh Tools/ Options Cho phép ch

dụng, theo nội dung công việc cần p View: Cho phép thay

thành phần hình làm việc

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

9 Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra tả văn phạm nội dung văn

9 Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc tập tin Word

III ÌNH BÀY MÀN HÌNH - TRANG IN 1) Tr h bày hình (View)

ord cung cấp chế độ khác để trình bày tài liệu hình:

Vào menu View/Normal Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị tài liệu định dạng bản, cho việc định dạng hiệu chỉnh có hiệu Khơng hiển thị lề,

TR ìn W

Lớp View Lớp Edit

Lớp Save Lớp Spelling & Grammar

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 9 Chế độ Web Layout

Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị tài liệu dễ đọc

trên m ệc đọc trực

tuyến g mà có

g văn chạy ngang qua toàn cửa sổ, mẫu hay h

iết, hiển thị văn đồ họa húng xuất trang in, tất lề, tiêu đề đầu v

chỉ cấu trúc tài liệu Cho phép iết xếp lại văn tài liệu cách nhanh chóng 9 C

Vào menu View/Web Layout

àn hình Đây chế độ hiển thị lý tưởng cho trang Web hay cho vi tài liệu Word thông thường Văn hiển thị ngắt tran lề nhỏ Các dịn

ình ảnh gán cho văn nhìn thấy 9 Chế độ Print Layout

Vào menu View/Print Layout Chế độ hiển thị chi t cách xác c

à cuối trang Tất lệnh hiệu chỉnh định dạng có hiệu lực, Word chạy chậm so với chế độ hiển thị Normal, việc cuộn hình khơng thật trơi chảy

9 Chế độ Outline

Vào menu View/Outline Chế độ hiển thị tổng quan, bạn xem nhiều mức chi t

hế độ Print Preview

Vào menu File/Print Preview chọn nút lệnh công cụ chuẩn Hiển thị hình ảnh (hoặc nhiều hơn) toàn trang in cho phép bạn điều chỉnh cấu tạo trang

9 Phóng to/thu nhỏ hình (Zoom Control)

Ta phóng to/thu nhỏ hình để tiện theo dõi trình soạn thảo văn bản cách vào menu View/Zoom sử dụng nút Zoom Control

2) Trình bày trang in (Page Setup)

c o menu File/Page Setup, xuất hộp thoại:

Khi mở tài liệu Word sử dụng cá thiết lập định sẵn khổ giấy, hướng in, lề, Tuy nhiên ta thay đổi giá trị lại cho phù hợp

Và

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

Định lề trang in (Lớp Margin)

khoảng c

- Form Edge: khoảng cách dùng để tạo Hea hoảng cách từ Top/ Bottom đến Header/ Footer )

b Định khổ gi in hư trang in (Lớp Paper size) per size: định khổ giấy in, khổ giấy ng

- Orientation: định hướng trang in:

• Portrait: hướng in đứng, hướng in m dscape: hướng in ngang

to: áp dụng lựa chọn c n v ument) hay phần định dạng (This Section) hay từ vị trí trỏ s ard)

Chọn:

- OK muốn áp dụng xác lập cho tài liệu hành

- Default, sau chọn Yes nếu p trở thành mặc nhiên, nghĩa p dụng vào tất tài liệu tạo từ sau

a

- Gutter: dùng đóng thành sách, là ách dùng để đóng nẹp sách der Footer (k

ấy ớng

- Pa thườ dùng A4 (21x29.7 cm)

ặc nhiên • Lan

- Apply ho ăn (Whole Doc

au (This point forw

nuốn xác lậ

Top

Bottom

2

Bottom T op

3

1: Trang chẵn 2: Trang lẻ 3: Inside: lề

tside: lề 4: Ou

Lề trang giấy chế độ in mặt

Định lề trang in Right Top Left

Bottom

Left

Lề trang giấy chế độ in trang

Top

Bottom

Right

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

IV KHỐI VĂ 1) Chọn khối v • Khối văn b

Dùng bàn p Shift kết hợp vớ

Dùng chuộ kéo đến vị trí cu

Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn cần chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển đến vị trí cuối (đầu) khối, Click chọn

• Chọn từ: D_Click lên từ cần chọn

• Chọn dịng: đưa trỏ chuột vào đầu dịng cần chọn, có dạng Ü Click chọn • Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl Click vào vị trí câu cần chọn • Chọn đoạn: D_Click vào khoảng trống bên trái đoạn

• Chọn tồn văn bản: dùng tổ hợp phím Ctrl + A nhấn giữ phím Ctrl Click chọn lên đầu dòng chọn lệnh Edit/Select All

2) Xóa khối văn

- Chọn khối văn cần xóa

N BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI ăn

ản

hím: đặt dấu nháy đầu (cuối) phần văn cần chọn, nhấn giữ phím i phím di chuyển để mở rộng khối cần chọn

t: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn cần chọn, nhấn giữ chuột trái ối (đầu) khối

Hướng in ngang

Hướng in đứng

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

- Nhấn phím Delete phím Backspace 3) Cắt (Cut), chép (Copy), dán (Paste)

¾ Cắt, chép đối tượng vào Clipboard

Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ) muốn Cắt (Cut), chép (Copy) - Cắt (Cut): Thực cách:

• Chọn menu Edit/Cut • R_Click/Cut

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

• Click vào nút công cụ Standard - Sao chép (Copy): Thực cách:

• Chọn menu Edit/Copy • R_Click/Copy

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

• Click vào nút công cụ Standard

Đối tượng sau cắt/sao chép đưa vào lưu trữ Clipboard Lưu ý, Clipboard lưu trữ cắt/sao chép sau

¾ Dán đối tượng lưu trữ Clipboard vào tài liệu Di chuyển dấu nháy đến vị trí n Thực cách:

• Chọn menu E • R_Click/Paste

12 đối tượng

cần dá

dit/Paste

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

• Hoặc chọn nút cơng cụ Standard

ck vào nút

Ghi chú: Có thể dán nhiều lần đối tượng

4) Thao tác Undo, Redo Repeat

- Undo: cho phép hủy bỏ lệnh vừa thực Có thể thực lệnh Undo nhiều lần, lần hủy bỏ lệnh, trình tự Undo ngược lại với trình tự lệnh vừa thực

Muốn thực Undo, bạn chọn thao tác sau: chọn lệnh Edit/Undo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z, Cli

it/Redo,

- Redo: cho phép hủy bỏ thao tác Undo vừa thực

Muốn thực Redo, bạn chọn thao tác sau: chọn lệnh Ed nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y, Click vào nút

- Repeat: cho phép lặp lại thao tác vừa thực Lệnh Undo lệnh Repeat chia sẻ vị trí menu Edit

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

5) ing)

hảo văn sử dụng trường

hợp c iện

cách vào tên tắt

này th dung khối văn hay đồ họa

ext

ạo thành mục AutoText

- Vào menu Insert/ AutoText/AutoText Tools/ AutoCorrect/AutoText, Nhập văn tự động (Automatic Writ

a Sử dụng tính AutoText

AutoText cách viết tốc ký soạn t

ó khối văn hay đồ họa lặp lại thường xuyên AutoText thực h gán cho khối văn hay đồ họa tên tắt Khi soạn thảo cần gõ

ì Word tự động thay tên tắt nội vị trí

¾ Tạo mục AutoT

- Chọn phần văn (hình ảnh) cần t

- Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText Entries here - Click vào nút Add

- Click vào nút OK ¾ C

V ¾ X

- Vào lại cửa sổ AutoText

hèn mục AutoText vào tài liệu - Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn - Gõ tên tắt

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

s here b Sử

n vào tài liệu mà khơng cần phải nhấn phím F3

t - Chọn mục cần xóa Enter AutoText Entrie

- Click vào nút Delete dụng tính AutoCorrect

Chức AutoCorrect giúp bạn tự động sửa lỗi sai thường xuyên xảy soạn thảo văn để đưa nhanh vào tài liệu khối văn hay đồ họa thường xuyên sử dụng AutoCorrect tương tự AutoText nhanh tự động chèn vă

¾ Tạo mục AutoCorrect

- Chọn khối văn hay đồ họa cần tạo thành mục AutoCorrec - Vào menu Tools/AutoCorrect/AutoCorrect :

- Gõ tên tắt vào ô Replace

t Add Click vào nút OK iệu

u gõ tên tắt nhấn phím khoảng trắng, phím Tab h

¾ X AutoCorrrect

ột Replace sau Click vào nút Delete - Sau Click vào nú

¾ Chèn mục AutoCorrrect vào tài l Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sa oặc Enter

óa mục

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 6)

thế cho phép tìm từ nhóm từ thay

- Vào menu Edit/Find (Ctrl+ F) Edit/Replace (Ctrl+ H), xuất hộp thoại:

- Nếu muốn tìm kiếm, Click chọn mục Find Nếu muốn tìm kiếm thay thế, Click chọn mục Replace

- Nhập phần văn cần tìm vào Find What - Nhập phần văn cần thay vào ô Replace With

- Chọn phạm vi tìm kiếm mục Search: All (tìm tồn tài liệu), Down (tìm từ vị trí dấu nháy đến cuối tài liệu), Up (tìm từ vị trí dấu nháy đến đầu tài liệu)

+ Match Case: chọn tìm phân biệt chữ hoa chữ thường

+ Find whole words only: tìm từ trọn vẹn, nghĩa khơng tìm từ nằm từ khác

+ Use wildcards: sử dụng ký tự đại diện

g từ có phát âm giống (chỉ sử dụng cho tiếng tìm thấy

ce muốn thay từ tìm tiếp

động thay tất từ tìm thấy 7)

• K

Tìm kiếm thay văn (Find and Replace) Chức tìm thay

một từ nhóm từ khác

Cách thực hiện:

Tìm kiếm thay văn

+ Sounds like: tìm nhữn Anh)

- Chọn nút Find Next Word dừng lại từ - Chọn nút:

• Repla

• Replace All muốn tự Chèn dấu ngắt

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

hân cách dấu ngắt trang (Page

có định dạng khác cần phải chia văn abnr

đó n) khác

Ở chế độ hiển thị Normal, dấu ngắt trang ký hiệu sau:

Page Break Còn dấu ngắt phần ký hiệu sau:

Section Break (Next Page) • Chèn dấu ngắt

+ Đặt trỏ vị trí cần chèn dấu ngắt ất hiện: + Chọn loại ngắt cần chèn

) Page break: ngắt trang vị trí trỏ ) Column break: ngắt cột vị trí trỏ ) Next page: ngắt phần vị trí trỏ, phần

bắt đầu từ trang kế

mới nằm liên tục với phần cũ

mới +

Một văn có nhiều trang, trang p

Break) Thơng thường trang văn định dạng giống như: khổ giấy, lề trang, tiêu đề hạ mục, …

Nếu muốn văn nh nhiều phần (Sectio

+ Vào menu Insert/ Break, hộp thoại xu

) Continuous: ngắt phần vị trí trỏ, phần ) Even page: ngắt phần vị trí trỏ, phần

mới trang chẵn kế

) Odd page: ngắt phần vị trí trỏ, phần trang chẵn lẻ kế

Click chọn OK để hoàn thành

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

a tài liệu Bạn biết cách định dạng ký tự riêng biệt c

ng tài liệu ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Trong chương cung cấp cho bạn ký để định dạng tài liệu Word – điều chỉnh hình thức củ

ũng cách định dạng toàn đoạn văn I ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

Định dạng ký tự tức nói đặc tính cho ký tự riêng lẻ tro

Các đặc tính là: Font chữ (Font), kiểu chữ (Font style: gạch dưới, in nghiêng, in đậm), ỡ chữ (Font size), màu chữ (Font Color)

c

phải đánh dấu khối chọn tất ký tự trước định dạng

n:

p thoại sau:

- Font: chọn font chữ

Ghi chú: muốn định dạng cho nhiều ký tự

Cách thực hiệ

Chọn phần văn muốn định dạng

• Cách 1: Vào menu Format/Font xuất hộ

Định dạng văn

- Font Color: chọn màu

- Font style: chọn kiể • Regular: chữ • Italic: chữ nghiê • Bold: chữ đậm • Bold Italic: c

nghiêng

ác từ u chữ

bình thường ng

hữ vừa đậm vừa

- Underline style: chọn kiểu gạch • None: khơng gạch • Single: nét đơn • Double: nét đơi

• Words Only: gạch c

- Size: chọn kích cỡ chữ - Underline Color: chọn màu cho nét gạch

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ạch ký tự G

Gạch hai nét ký tự

Đặt số trên, tổ hợp phím: Ctrl + Shift + = Đặt số dưới, tổ hợp phím: Ctrl + =

Chữ có nét bóng Chữ có nét viền Chữ chạm Chữ chạm chìm

Định dạng ký tự thành chữ in

Chọn: - OK muốn áp dụng xác lập cho tài liệu hành

y trở thành mặc nhiên, Cách 2: Dùng công cụ định dạng (Formatting Toolbar)

- Default, sau chọn Yes nuốn xác lập nà ngh a áp dụng vào tất tài liệu tạo từ sau ĩ

•

Chọn Font chữ tổ hợp phím Ctrl + Shift + F Chọn size chữ tổ hợp phím Ctrl + Shift + P hoặc: - Ctrl + ] (tăng size chữ lên đơn vị)

- Ctrl + [ (giảm size chữ xuống đơn vị) Chọn chữ đậm tổ hợp phím Ctrl + B

nghiêng tổ hợp phím Ctrl + I Chọn chữ

gạch tổ hợp phím Ctrl + U Chọn chữ

II CHUYỂN ĐỔI LOẠI CHỮ ord có th yển đổi loại chữ: chữ in hoa thành chữ th , chữ thường thành chữ in hoa, hay chữ có ký t u chữ in hoa, cách nhanh chóng khơng c hải gõ lại từ bàn phím

Cách thực hiện: Chọn phần văn cầ

t/Change Case:

ự đầu câu chữ ữ th oàn c

ý tự đầu từ ườ

để kết thúc

m Shift + F3

ti ổi loại chữ kh xác

W ể chu

ường ự đầ

m ần p

- n chuyển đổi

- Vào menu Forma

• Sentence case: ký t in hoa, cịn lại chữ thường • lowercase: tồn ch ường

• UPPERCASE: t hữ in hoa

• Title Case: k chữ in hoa, lại chữ th

Chuyển đổi loại chữ

ng • tOGGLE cASE: đảo ngược chữ th

- Nhấn OK

ường/chữ in hoa so với ban đầu

Ghi chú: dùng tổ hợp phí ếng Việt có dấu, việc chuyển đ

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

III ĐỊNH DẠNG ĐOẠN V RAPH)

1) Một số khái niệm

- Trong Word, khái ni m (có

thể dòng trống) đượ ph mark) Dấu

cuối đoạn đưa vào bằ

- Khi gõ văn vào, vă h bày từ lề trái sang phải, đến lề phải tự động xuống dòn trường hợp văn chưa đến lề phải bạn muốn xuống dịng ơng muốn sang đoạn mới) nhấn tổ hợp phím Shift + Enter

- Có thể thực hiệ định d ặc sau gõ văn Trường hợp:

+ Trước g văn b đoạn trước áp dụng

cho đoạn sau, có thay đổi

nh dạng 2) Canh lề đoạn văn

Có cách canh lề đoạ • Left (canh trái): canh

• Center (canh giữa): c

• Righ (canh phải): ca • Justi (canh đều): c

Cách thực hiện: - Chọn

ĂN BẢN (PARAG

ệ đoạn (paragraph) định nghĩa phần văn c kết thúc ký hiệu cuối đoạn (paragra

ách nhấn phím Enter ng c

n trìn g Tuy nhiên,

(nhưng kh n ạng đoạn trước ho

õ ản: gõ Enter, định dạng + Sau gõ văn bản:

* Nếu định dạng đoạn: cần đưa trỏ vào đoạn cần định dạng * Nếu định dạng nhiều đoạn: phải chọn tất đoạn cần đị

n văn sau:

thẳng ề trái lề phải so le l anh thẳng so với lề trái, phải đoạn văn t nh thẳng lề phải lề trái so le fy anh thẳng lề trái, phải văn

đoạn văn cần định dạng

- Sử dụng công cụ Formatting, gồm nút:

Canh trái, nhấn tổ hợp phím Ctrl + L Canh giữa, nhấn tổ hợp phím Ctrl + E Canh phải, nhấn tổ hợp phím Ctrl + R Canh đều, nhấn tổ hợp phím Ctrl + J

3) o với lề

ang phải o so với dòng lại đoạn

o so với lề trái văn ản o với dòng đầu ti

Tạo độ lệch dòng đoạn s

Kh hi c ưa định dạng dịng đoạn hiển thị từ lề trái s đoạn MS Word cho phép thay đổi cách thể dòng đoạn sau:

- First line indent: dòng thụt và - Left indent: dòng đoạn thụt và

- Right indent: dòng đoạn thụt vào so với lề phải văn b - Hanging indent: dòng từ dòng thứ hai đoạn thụt vào s ên

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

- Chọn canh lề nút công cụ thước ngang

Ghi chú: Đối với Left indent sử dụng nhanh nút (Increase Indent) (Decrease indent) công cụ Formatting

Định dạng đoạn văn cách sử dụng menu Format/Paragraph

- Và

+ Right : Độ lệch phải

- Chọn đoạn văn cần định dạng

o menu Format/Paragraph, xuất hộp thoại: Lớp Indents and Spacing

- Alignment: Canh lề cho đoạn, gồm có mục: Left, Centered, Right, Justified - Indentation: Tạo độ lệch dòng đoạn so với lề:

+ Left : Độ lệch trái

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

+ Special : Có lựa chọn sau:

• None: lề theo qui định Left Right indent

• First Line: Đặt độ lệch cho dịng đoạn (được xác định mục By)

• Hanging: Đặt độ lệch cho dịng khơng phải dòng đoạn (được xác định mục By)

- Spacing: Định khoảng cách đoạn, bao gồm:

+ Before: khoảng cách đoạn hành đoạn phía (mặc nhiên 0) ướ

òng Paragraph

Windows/ Orpha Dòng phụ dò trang trước Dòng đầu trang sau

Keep lines together: chọn đặt tránh ngắt trang đoạn

Keep with next: chọn đặt tránh ngắt trang đoạn hành đoạn Page break before: đặt dấu ng iện hành

) Suppress line number: chọ ỉ dòng đoạn

4)

Nế ột khối văn bạn muốn gán định dạng cho hay ản khác, bạn tiết kiệm thời gian cách sử

dụng ch (Format Painter)

+ After: khoảng cách đoạn hành đoạn phía d i (mặc nhiên 0) + Line Spacing: Định khoảng cách d

Lớp Line and Page Breaks

Cách ngắt dòng ngắt trang

) n Control: chọn đặt tự động điều khiển dịng phụ/ nhi ng đứng lẻ loi đầu trang tiếp theo, dòng khác nằm nhi dịng nằm trang cuối trang trước, dòng khác nằm )

)

ắt trang vào đầu đoạn h n đặt không in số ch )

) Don’t hyphenate: chọn đặt không dùng dấu nối ngắt dòng đoạn Sao chép định dạng (Format Painter)

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

a Dùng nút Format Painter công cụ Standard

Cách thực hiện:

- Chọn khối văn có định dạng cần chép

- Click vào nút Format Painter Một chổi quét sơn nhỏ cạnh trỏ chuột hữ I

hình c

đến văn muốn chép, qué

Lư

bằng

- Để gán định dạng chép, chuyển trỏ chuột t khối văn

i gian

u ý: Để chép định dạng cho nhiều khối văn bản, bạn tiết kiệm thờ

h D_Click vào nút Format Painter bước Sao thực hi ng Khi kết thúc Click vào nút Form

ện bước

tất khối văn cần định at Painter

hoặc

b Dùng tổ hợp phím

ực hiện:

) họn khối văn có định dạng cần chép ) hấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + C

) ể gán định dạng chép, chọn văn cần định dạng nhấn tổ hợp phím trl + Shift + V

) ếu muốn gán định dạng cho nhiều khối văn bản, lặp lại bước cho khối hi muốn ngưng định dạng, nhấn phím Esc

IV T O KÝ TỰ DROP CAP

hức cho phép phóng to ký tự đầu đoạn nằm nhiều dòng liên tiếp đoạ

ực hiện:

- Đưa dấu chèn vào đoạn cần tạo Drop Cap - Vào menu Format/Drop Cap, xuất hộp thoại:

- Position: Định vị trí c

: chọn chiều cao ký tự

ấn mạnh, tổ chức làm phần t

C

nhấn phím Escape

Cách th C N Đ C N K Ạ n Cách th

ho ký tự Drop Cap - Options: Các tùy chọn:

+ Font: chọn Font cho ký tự Drop Cap + Lines to Drop

Drop Cap nằm dòng (mặc nhiên ba dòng)

+ Distance from text: khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến văn

Tạo ký tự Drop Cap - Chọn nút OK để kết thúc

V KẺ ĐƯỜNG VIỀN VÀ TÔ NỀN CHO ĐOẠN VĂN BẢN Đường viền màu dùng để nh

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Muốn áp dụng đường vi cho ký tự, đoạn, bảền ng, dùng nhanh công cụ Tables and Borders hộp thoại Borders and Shading Để áp dụng đường viền cho trang (Pages), phải sử dụng hộp thoại Borders and Shading

ou can apply borders and shadin to g blocks of characters You can apply borders and shading to entire paragraphs You can apply borders and shading to tables:

es and Borders

n tô

and Shading n

t hộp thoại Borders and Shading

s and Borders, hộp thoại Borders

Hình 10.7) cịn cung cấp th đổ bóng hiệu ứng 3-D

Y

• Kẻ đường viền tơ cơng cụ Tabl − Chọn khối văn cần kẻ đường viề

− Sử dụng nút công cụ Tables and Borders sau:

) Lưu ý: Bật/Tắt công cụ Tables and Borders:

Vào menu View/Toolbar/Tables and Borders • Kẻ đường viền tô hộp thoại Borders

− Chọn khối văn cần kẻ đường viền tô nề − Vào menu Format/ Borders and Shading để bậ Ngoài chức công cụ Table

and Shading (Hình 10.6 và êm tùy chọn sau: • Có thể tạo đường viền

• Có thể qui định khoảng cách đường viền văn • Có thể áp dụng mẫu màu

• Có thể tạo đường viền xung quanh trang tài liệu

Units Points Picas Centimeters Inches

Points 1/12 035 1/72 Picas 12 42 1/6 Centimeters 28.35 2.38 39 Inches 72 2.54

Add a border to text

1 Do one of the following:

text

or Text — is selected under Apply to To add a border to a paragraph, click anywhere in the paragraph To add a border only to specific text, select the 2 On the Format menu, click Borders

and Shading, and then click the Borders tab

3 Select the options you want, and make sure the correct option — Paragraph F H l ti li k th

1 Line Style: Chọn kiểu đường biên (hay khơng có đường biên) 2 Line Weight: Chọn độ dày cho biên

3 B àu cho biên

4 B n có

order Color: Chọn m

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Ch

ghĩa:

- None: K

ọn lớp Borders: Kẻ đường viền

Kẻ khung cho đoạn văn

Ý n

hông kẻ (K nét rỗng) ẻ - Style: Các kiểu đường kẻ - Box: Kẻ hộp bao quanh - Color: Chọn màu đường kẻ - Shadow: Đường kẻ có nét bóng mờ - Width: Chọn độ rộng đường kẻ

- 3-D: Đường kẻ không gian ba chiều - Apply to: Vẽ cho đối tượng là: Text (khối văn bản chọn) Paragraph (toàn đoạn văn bản)

- Custom: Đường kẻ tùy ý

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Ý nghĩa:

ill: Chọn màu

tterns: + Style: Chọn mẫu

+ Color: Chọn màu cho mẫu

Chọn lớp Page Border: Thêm đường viền cho trang, chức lựa chọn tương tự lớp Borders

V W

chọ mẫu để trang trí qua chức Fill Effects - F

- Pa

Chọn đường có dạng hoa văn

Kẻ khung cho đoạn văn I ĐỊNH DẠNG NỀN VĂN BẢN

Lệnh Format/ Background dùng để chọn cho văn Ngoài màu chuẩn ord cung cấp, bạn tự pha chế màu khác qua chức More Colors,

n

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

VII ẤU (BULLETS) VÀ ĐÁNH SỐ THỨ TỰ (NUMBERING)

ách tài liệu

bằng c h

số cùn dòng dấ s đo

bằng t o chọn hay thực

hiện hiệu chỉnh thông thường với dấu số tự động Cũng vậy, Word tự cập nhật lại dấu số tự động có thay đổi

Bạn thiết lập dấu số nhờ công cụ Formatting hộp thoại Bullets And Numbering

a Đánh dấu (Bullets)

Cách thực hiện:

Chọn đoạn văn cần tạo đánh dấu • Cách 1: Click vào nút Bullets ĐÁNH D

Có thể tạo danh s

cách thêm cá dấu tròn (bullet) đán g với kiểu thụt đầu dòng hanging (các thụt lùi trừ dòng đầu tiên) Đánh u ố tự động phần định dạng ạn Khác với dấu số gõ

ay, bạn nà

Bulleted Lists

Œ Word inserts a bullet character at the beginning of each paragraph You can’t select or edit the bullet

Numbered Lists

1 Word inserts a number at the beginning of each paragraph and indents the paragraph You can’s select or edit numbers If you add Office delete a paragraph from

the list, Word automatically updates the numberin

Œ

charaters

ΠWord indents each paragraph

g

• Cách 2: Vào menu Format/Bullets and Numbering, chọn mục Bulleted, xuất p thoại:

Chọn dạng Bullet có sẵn Nếu muốn có ký hiệu (Symbol) khác hay muốn đặt lại các lề chọn Customize, xuất hộp thoại:

+ Nút Bullet : mở hộp thoại Symbol

+ B irst line indent cho

hiện hộ

Tạo dấu hoa thị (Bullet)

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

+ Text position: thiết lập Hanging indent cho Bullet

o nút Numbering b Đánh số thứ tự (Numbering)

Cách thực hiện:

Các tuỳ chọn cho Bullet

Chọn đoạn văn cần tạo số thứ tự • Cách 1: Click

• Cách 2: Vào menu Format/Bullets and Numbering, chọn mục Numbered, xuất hộp thoại:

cho số thứ tự : Tạo số thứ tự (Numbering)

Chọn dạng số thứ tự có sẵn Nếu muốn số thứ tự với dạng khác hay muốn đặt lại các lề chọn Customize, xuất hộp thoại:

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Number position: chọn vị trí cho số thứ tự (Left, Centered, Right) Aligned at: : thiết lập First line indent cho số thứ tự

Text position: thiết lập Hanging indent cho số thứ tự Preview: xem trước kết

Ghi chú: để gỡ b

- Chọ

VIII VĂN BẢN DẠNG CỘT (COLUMNS)

Chức cho phép trình bày tài liệu dạng cột (như cách trình bày báo)

Nếu muốn xem văn dạng báo chí hình, bạn phải chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout Print Preview Trong chế độ hiển thị khác Word, văn hiển thị cột đơn

Bạn tạo văn dạng cột hai cách: Sử dụng nút Columns công cụ chuẩn dùng menu Format/Columns

Cách 1: Sử dụng nút Columns + Start at: số bắt đầu cho số thứ tự +

+ + +

Các tuỳ chọn cho số thứ tự (Numbering) ỏ Bullets Numbering ta thực hiện:

n đoạn văn cần gỡ bỏ - Click vào nút Bullets Numbering

- Chọn phần văn cần chia cột

- Click vào nút , sau Drag để xác định số cột

Cách 2: Sử dụng menu Format/Columns - Chọn phần văn cần chia cột

- Vào menu Format/Colu

hia

ch (Spacing) cột ch cột

mns, xuất hộp thoại:

- Presets: mẫu chia cột định sẵn - Number of columns: chọn số cột muốn c

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Định dạng văn theo dạng cột

- Equal column width: Nếu chọn, cột có độ rộng Apply to: phạm vi văn chia thành cột

c chọn (mặc nhiên) ăn

nháy trở sau

chia lại độ cao cột tay ) Đặt dấu chèn vị trí muốn chia cột

IX

vào t

(Alig sắ ếp số khối văn nhỏ thành

các hà

phím áy

đến 1.27 c nh T dọc n 10.16 giá tr

-

+ Selected text: chia cột cho khối văn đượ + Whole document: cho toàn v

+ This Point Forward: từ vị trí dấu

Lưu ý: sau thực bước trên, bạn

theo ý muốn (cân cột) Bạn thực sau:

) Vào menu Insert/Break/chọn mục Column Break Click chọn OK hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

SỬ DỤNG CÁC TAB

Phím Tab dùng để chèn khoảng trắng ài liệu ký tự canh lề n) Bạn sử dụng phím Tab để p x

ng cột

Thông thường nhấn Tab dấu nh nhảy dừng khoảng cách (mặc nhiên 0.5 inch tức

Các điểm dừng Tab mặc định m) dòng gọi

ững điểm dừng mặc định ab (được đánh dấu vạch

hỏ đáy thước kẻ hình ) Tuy nhiên bạn thay đổi ị sau:

- Chọn menu Format/Tabs

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

- Chọn giá trị hộp Default tab stop Click OK

Hoặc bạn cài đặt điểm dừng Tab vị trí thước 1) Xác định điểm dừng Tab tùy biến cách sử dụng thước

Có loại điểm Tab tương ứng với bốn ký hiệu sau:

Ký hiệu Ý nghĩa

Left Tab: Văn canh trái so với vị trí điểm Tab t Tab: Văn canh phải so với vị trí điểm Tab Righ

Center Tab: Văn canh so với vị trí điểm Tab

Decimal Tab: Văn canh theo dấu chấm thập phân vị trí điểm Tab Ngồi ra, cịn có ký hiệu khác sau:

: Chèn vạch dọc dòng, điểm dừng Tab Bar Tab

First Line Indent: Đặt vị trí thụt đầu dịng, nhưng điểm dừng Tab đoạn, Hanging Indent: Tạo chỗ thụt vào cho dòng trừ dòng đầu tiên

nhưng điểm dừng Tab

Cách thực hiện:

- Click vào ký hiệu Tab vị trí giao thước

Ví

ch Drag

ểm dừng Tab tùy biến hộp thoại Tabs

iểm dừng Tab hộp thoại Tabs, cung cấp xác cho vị trí điểm dừng Tab

ngang dọc để chọn loại điểm Tab thích hợp

Ký hiệu Tab - Click vào vị trí muốn cài điểm Tab thước ngang

Lặp lại bước cho điểm Tab khác dụ:

Lưu ý:

- Thay đổi vị trí điểm dừng T - Xóa điểm dừng Tab cá

2) Xác định đi Bạn xác định đ tính phụ sau:

Œ Có thể nhập vào số đo

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

dừng Tab ký tự dẫn ể dẫn

- Nút Clear: bỏ điểm Tab chọn hộp Tab stop position - Nút Clear All: bỏ tất điểm Tab

Lưu ý: Để sử dụng điểm dừng Tab bảng (Table) phải nhấn tổ hợp

phím Ctrl + Tab

Œ Có thể điền vào khoảng trống phía trước điểm

(Leader), hàng dấu chấm ( ), hay dấu gạch ( ) đ người đọc ngang suốt trang

Cách thực hiện:

Vào menu Format/Tabs , xuất hộp thoại:

- Chọn điểm Tab hộp Tab stop position - Chọn loại điểm dừng Tab vùng Alignment - Chọn loại ký tự dẫn vùng Leader

o nút Set - Click

- Tiếp tục lặp lại bước cho điểm Tab khác Các thàn

- Tab St điểm ng Tab - Def l Tab m c

- Alignment: Chọn loại điểm dừng

- Leader: vẽ đ lần n ấ

Đ h phần hộp thoại:

dừ

op Position: vị trí au t tab stops: Điểm dừng

ặ định Tab

Dùng để thiết lập nét điểm dừng Tab sau ến

h n phím Tab

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH Trong chương

Picture, WordArt, AutoSha

cung cấp cho bạn cách thêm đồ họa vào trang (như: Text Box, pe, ) định dạng, chỉnh sửa cho đối tượng

t) tranh (picture) từ file chương trình khác (Clip Art), bạn thêm vào trang dạng văn nghệ thuật ác đối tượng đồ họa cách sử dụng công cụ vẽ

(PICTURE):

ể nhập tranh vào tài liệu cách chèn nội dung file đồ họa, Art), cách chép khối đồ họa từ h khác (như: Paint, Photoshop, ) dán vào tài liệu Word

hèn vào tài liệu đối tượng trở thành phần tử

e cách chép khối đồ họa từ chương trình khác

- Chọn đồ họa từ chương trình khác (như: Paint, Photoshop, ) Copy từ menu

Edit chương trình

- Đặt điểm chèn vị trí muốn chèn picture vào tài liệu Word

- Chọn menu Edit/ Paste Ctrl + V đề dán đồ tài liệu Word

iệu ất hộp thoại:

- Chọn vị trí chứa file đồ họa mục Look in, kiểu file (File Type) hộp

Files of Type Chọn hình cần chèn sau Click vào nút Insert

Để thêm vào đồ họa, bạn nhập (Impor (WordArt), bạn tự tạo c

(Drawing) có Word I HÌNH ẢNH

1) Chèn hình ảnh: Bạn có th

từ thư viện có sẵn Word (Clip chương trìn

Sau đồ họa c của Word gọi picture

a Chèn pictur

họa vào b Chèn picture từ file đồ họa

- Đặt điểm chèn vị trí muốn chèn picture vào tài l - Chọn menu Insert/Picture/From File, xu

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH c Chèn pi

2) tác nà

các hình vẽ theo mẫu, …) Sử dụng lệnh menu: Chọn đối tượng cần định dạng

o menu Format/

Object R_Click lên hình/

chọn ormat Object (Object có thể Text Box, Picture, Object, AutoShape WordArt), xuất h p thoại hình bên:

cture từ thư viện có sẵn Word (Clip Art)

- Đặt điểm chèn vị trí muốn chèn picture vào tài liệu - Chọn menu Insert/Picture/ Clip Art, xuất hộp thoại:

- Click lên hình cần chèn sau Click vào nút Insert (hoặc R_Click/ chọn Insert)

Định dạng chỉnh sửa hình ảnh:

Phần cung cấp cho bạn thao tác định dạng chỉnh sửa c y áp dụng cho đối tượng hình khác (như hộp v

ác hình ảnh Các thao ăn bản, chữ nghệ thuật,

- - Và

F

: ộ

Nút Insert

Hình 11.2: Chèn hình từ thư viện hình Word

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH Ý nghĩa lớp hộp thoại trên:

Colors and Lines: Chọn màu nền, chọn màu, kiểu độ dày cho đường bao

quanh

ayout: Chọn kiểu bao quanh dóng lề theo phương ngang Để chọn thêm

kiểu bao quanh khác, chọn nút Advanced

icture: Chỉ dành cho tranh, cắt xén tranh, chuyển đổi màu tranh đặt

độ sá độ tương phản

ext Box: Chỉ dành cho hộp văn bản, dùng để thay đổi lề văn cạnh

hộp

Sử dụng công cụ Picture: View/ Toolbars/ Picture

nghĩa nút tr

)

– Image Control: cách định màu cho hình ảnh (màu/ xám/ trắng đen)

3 ng phản

g viền

iểu bao quanh dóng lề theo phương ngang (tương i Format Object)

ng cho hình (Format/ Object) định dạng suốt cho hình ạng thái ban đầu cho hình VĂN BẢN (TEXT BOX)

iệu chứa loạt ký tự nối từ dòng đến dòng khác, từ trang đền trang khác Tuy nhiên, bạn đặt ghi vị trí tài liệu như: đặt lề, bên hình ảnh, hộp văn

• Tạo Text box:

- Chọn menu Insert/Text box chọn nút Text box đối tượng đường AutoShape

Size: Đặt lại kích cỡ quay đối tượng L

P

ng

T

Ý

1 10

Sử dụng công cụ Picture ên công cụ Picture:

1 – Insert Picture: chèn hình ảnh (Insert/ Picture/ From File 2

– More/ Less Contrast: tăng/ giảm độ tươ 4 – More/ Less Brightness: tăng/ giảm độ sáng 5 – Crop: cắt hình

6 – Line Style: kiểu đườn 7 – Text Wrapping: chọn k ứng với lớp Layout hộp thoạ 8 – Format Object: định dạ 9 – Set Transparent Color: 10 – Reset Picture: trở tr II HỘP Văn thân tài l

trên công cụ Drawing

- Drag chuột để xác định vị trí kích thước cho Text box - Nhập định dạng cho văn Text box văn

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH • Đ

)

)

) g chức công cụ Drawing (sẽ đư

III CHÈN C T (W

ử dụng WordArt kh trang trí quảng cáo, bìa

sách,

rt

trên t

Click OK, xuất hộp thoại Edit W

WordArt Text, nhập văn bản, chọn Font chữ, Size kiểu

chữ, s

: ịnh dạng Text box:

Lệnh Format/ Text Direction: dùng để đổi hướng chữ hộp văn + Chọn hộp văn

+ Vào menu

+ Chọn hướng cho hộp văn + Click chọn OK

Lệnh Format/ WordArt: tương tự định dạng hình ảnh

Dùn ợc giới thiệu kỹ phần sau)

HỮ NGHỆ THUẬ ORDART)

S i ta muốn tạo văn nghệ thuật nh tiêu đề,

Cách thực hiện:

- Vào menu Insert/Picture/WordArt Click vào nút Insert WordA hanh công cụ Drawing, xuất hộp thoại WordArt Gallery hình 11.

- Chọn kiểu WordArt từ hộp thoại WordArt Gallery và ordArt Text hình 11.8

- Trong hộp thoại Edit au Click vào nút OK

Đổi hướng chữ

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH rdArt:

định dạng hình ảnh

g cụ WordArt: View/Toolbars/WordArt

Định dạng cho Wo

+ Dùng lệnh Format/ WordArt: tương tự + Dùng công cụ Word Art:

Bật/ tắt côn

1 2 3 10 11

5 WordArt Shape Thanh công cụ WordArt

Ý nghĩa nút lệnh:

1 Insert WordArt: chèn thêm chữ nghệ

thuật 7 Text Wraping: chọn kiểu văn bao quanh chữ nghệ thuật

2 Edit soạn thảo chữ

nghệ t

8 WordArt Same Letter Heights: đặt chiều cao ký tự Text: mở cửa sổ

huật

3 WordArt Gallery: cho phép chọn lại kiểu khác cho chữ nghệ thuật

9 WordArt Vertical Text: điều chỉnh ký tự đường

4 Format WordArt: mở cửa sổ Format

WordArt (định dạng chữ nghệ thuật) 10 WordArt Alignment: canh lề cho chữ nghệ thuật 5 WordArt Shape: chọn dạng WordArt,

như: hình trịn, hình lượn sóng,

11 WordArt Character Spacing: đặt khoảng cách cho ký tự

6 Free Rotate: xoay tự chữ nghệ thuật

IV TẠO HÌNH VẼ THEO MẪU

Ngồi đối tượng đồ họa phần trên, bạn cịn thêm vào tài liệu hình vẽ như: đường thẳng, hình trịn, hình chữ nhật, gọi đối tượng vẽ cách sử dụng công cụ vẽ (Drawing toolbar)

1) Thanh công cụ vẽ (Drawing toolbar): Bậ

Th

t/ tắt công cụ vẽ: View/ Toolbars/ Drawing anh công cụ Drawing:

5 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH Ý ngh

Dr èn picture

ĩa nút lệnh:

aw: hiển thị menu vẽ 11 Insert Clip Art: ch

2 Select Object: chọn đối tượng 12 Fill Color: tô màu cho đối tượng 3 Free Rotate: xoay tự đối tượng 13 Line Color: tô màu đường (biên) 4 AutoShape: hình có sẵn 14 Font Color: chọn màu cho Font chữ 5 Line: vẽ đường thẳng 15 Line Style: chọn kiểu đường thẳng 6 Arrow: vẽ mũi tên 16 Dash Style: chọn kiểu đường đứt nét 7 Rectangle: vẽ hình chữ nhật 17 Arrow Style: chọn kiểu cho mũi tên 8 Oval: vẽ hình Ellipse, hình trịn 18 Shadow: tạo bóng mờ chiều 9 Text Box: hộp chứa văn 19 3-D: tạo bóng mờ chiều 10 Insert Word Art: chèn chữ nghệ thuật

2) Chèn hình vẽ AutoShape:

ng tự định nghĩa trước như: đường thẳng, hình bầu h cách Click vào c cụ Drawing Để chèn

lên công cụ Drawing để c

3) ợng vẽ

• Chọn đối tượng vẽ

Một đối tượng chọn xung quanh bao quanh nút vuông nhỏ

- Chọn đối tượng: Click vào đối tượng cần chọn dùng

nút Se j

AutoShape hình có dạ

dục, hình lập phương, ký hiệu biểu đồ, chữ nhật,

Bạn chèn đường thẳng, mũi tên, hìn ác nút cơng

các hình AutoShape khác, Click vào nút Auto - Click

Shape chọn hình cần vẽ họn hình vẽ tương ứng - Drag chuột để xác định vị trí kích thước cho hình vẽ

Làm việc với đối tư

lect Ob ects

- Chọn nhiều đối tượng: nhấn giữ phím vào đối tượng

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH • Điều chỉnh kích thước đối tượng vẽ:

iều chỉnh kích t đường b - Chọn đối tượng cần đ hước

- Đưa chuột đến nút iên đối tượng đến chuột có hình mũi tên hai đầu t

ối tượng

hì Drag chuột để điều chỉnh kích thước

• Di chuyển đối tượng:

có hình mũi tên Đưa chuột đến đ

Drag đến vị trí mới, chọn đối tượng huyển nh

ặ nhấn giữ phím Ctrl, đưa chuột đến biê đố u chỉnh kích thước), sau Drag chuột đến vị trí i

ằm thuận tiện cho việc đ

- Chọn tất đối tượng cần nhóm (nhấn giữ phím Shift Click vào đối tượng)

- Thực cách: + Click vào nút

dùng phím mũi tên (có thể kết hợp với phím Ctrl để di c ỏ)

• Sao chép đối tượng

- Chọn đối tượng cần chép

- Kết hợp thao tác Copy Paste Ho c: n

của i tượng (tránh nút để điề mớ

• Xóa đối tượng

Chọn đối tượng cần xóa, nhấn phím Delete • Nhóm đối tượng thành nhóm

Chức dùng nhóm đối tượng lại thành nhóm nh ịnh dạng, di chuyển đối tượng

sau chọn mục Group;

+ R_Click lên đối tượng chọn, sau chọn Grouping/Group • Rã đối tượng nhóm

- Chọn đối tượng cần rã nhóm - Thực cách:

+ Click vào nút sau ục Ungroup;

+ R_Click lên đối tượng chọn, sau chọn Grouping/ Ungroup • Xoay đối tượng

-te

chọn m

Chọn đối tượng cần xoay - Click vào nút Free Rota

c mẫu tơ đối

tượng t), thêm bóng

iều cho đối tượng • Thay đổi màu kiểu đối tượng

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH

AutoShape hình ất sau •

n đối tượng AutoShape, sau chọn mục

Ví dụ: hình bên đối tượng

chữ nhật xuất chèn lần đầu, sau xu đổ màu thêm hiệu ứng chiều

Chèn văn vào đối tượng AutoShape + R_Click lê

n AutoShape

Ví dụ:

ho v

pe, bạn sử dụng lệnh Format/ Text ăn bản)

và Text box: + Nhập định dạng vă

• Đổi hướng chữ c

Trái tim

Trái tim

đến

Chèn văn vào AutoShape ăn AutoShape Để đổi hướng cho văn AutoSha

Direction (tương tự đổi hướng chữ hộp v

• Canh lề cho văn AutoShape - Chọn AutoShape Text box cần canh lề

- Để canh lề theo chiều ngang (horizontal) theo lề trái lề phải AutoShape Text box, sử dụng nút Align Left , Center , Align Right Justify trên công cụ Formatting

Để canh lề theo chiều dọc (vertical) theo lề (Top) lề (Bottom) Shape

Auto hoặc Text box, sử dụng các nút Align Top , Center , Align Bottom , Justify cơng cụ Formatting

• Định dạng cho AutoShape:

e: tương tự định dạng hình ảnh

4) aw công cụ Drawing

Dùng lệnh Format/ AutoShap Sử dụng menu đối tượng Dr 1

2

1 Nhóm đối tượng Rã nhóm đối tượng

3 Nhóm lại đối tượng

4 Kiểm soát lớp cho đối tượng 4

5

5 Canh lề cho đối tượng

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH

Chuyển đối tượng lên lớp ¾ Kiểm sốt lớp cho đối tượng Order

i tượng xuống lớp sau Chuyển đố

Chuyển đối tượng lên lớp trước Chuyển đối tượng xuống lớp sau Chuyển đối tượ

¾

ng lên trước văn Chuyển đối tượng xuống sau văn Đặt thứ tự cho đối tượng

Canh lề cho đối tượng

Canh l ngan

ề đối tượng theo chiều g (Horizontal)

Canh lề đối tượng theo chiều dọc (Vertical)

LẬP BẢNG - TABLE

I GI I THIỆU VÀ CÁCH TẠO BẢNG: 1) Gi i thiệu:

ột bảng Word côn theo hàng

(rows cột (columns) Giao d

ử dụng bảng có nhiều thuận lợi b Ví dụ,

một p ần văn khơng vừa k dòng

tăng c iều cao thêm hàng (B sử dụng điểm dừng Tab) ũng thao tác định dạng liệu ơ, dễ dàng điều chỉnh kích thước bảng xếp lại theo trật tự đó, có thể hấn mạnh (làm nổi) phần bảng cách sử dụng Borders Background Shadi g (khung nền) Khi cần thiết chuyển bảng thành văn ngược lại

LẬP BẢNG - TABLE Ớ

ớ

M g cụ đa để xếp văn

) òng cột tạo thành ô (cell)

S so với việc sử dụng điểm dừng Ta

hít vào dòng đơn, Word tạo h

h ảng bên khó tạo

C

hàng cột Dữ liệu n

n

Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa

Left Tab: Văn canh trái so với vị trí điểm Tab

được canh ải so với vị trí điểm Tab Right Tab: Văn ph

De

b

cimal Tab: Văn canh theo dấu chấm thập phân vị trí điểm Ta

Center Tab: Văn canh so với vị trí điểm Tab

r Tab: Chèn vạch dọc dịng, kh ải điểm dừng Tab

Ba ơng ph

2) Cá o bảng

¾ Sử dụng nút Insert Table

- Đặ háy vị trí cần chèn Table - Click vào nút Insert Table

ch tạ t dấu n

công cụ Standard - Drag chọn số hàng cột cho Table

¾ Sử dụng menu Table/Insert/Table ) Đặt dấu nháy vị trí cần chèn Table ) Chọn menu Table/Insert/Table, xuấ

hộp thoại hình bên ) Number of Columns: số cột ) Number of rows: số hàng

) AutoFit behavior: tự động điều chỉnh bảng cho vừa khít với văn

) AutoFormat: dùng để chọn bảng định dạng sẵn

) Click OK để tạo bảng

Một bảng(Table) Word hình

bằng nút cơng cụ Hình 12.2: Tạo bảng

t

LẬP BẢNG - TABLE

II CÁ NG

: qua trái, phải, lên xuống

thể s họn ô ển tới

nế èn

ê

9 Bật tắt lưới phân cách: w (Hide) Gr

b)

Để nh ng

Chú ý r g tự

ộng tăng chiều cao lên m ếu nhấn Enter ô,

Word chèn thêm đ

H h dạng văn ô cách sử dụng kỹ định dạng ương trước

c)

C THAO TÁC TRÊN BẢ a) Di chuyển tr bng

ặ ầ ẩ

Tab: chuyển đến ô

Shift + Tab: chuyển đến trước Alt + Home: đầu dịng hành Alt + End: đến cuối dịng hành Alt + Page Up: ô đầu cột hành Alt + Page Down: đến ô cuối cột hành Ghi chú:

9 Có Kh

ử dụng chuột để Click c cần chuy u nhấn p i trỏ ô cuối cùng,

m dòng cuối bảng

Table/ Sho

hím Tab Word tự động ch th

idlines

nhập văn bả Nhập văn vào bảng

ập văn vào ô bảng, Click vào n bình thườ đến biên phải ô, Word tự động tách văn xuống dòng và ằn

đ ột hàng để tiếp tục chứa liệu N oạn ô

iệu chỉnh địn

và hiệu chỉnh nêu ch Chọn hàng, cột ô

Click vào để chọn dòng

Click vào để chọn cột

Click vào để chọn ô

LẬP BẢNG - TABLE d) Chèn hàng, c

−

ột ô a Chèn hàng

− Chọn số hàng cần chèn

Click vào nút Insert Rows ; R_Click, chọn Insert Rows hàng chọn b C

− −

Lưu ý: hàng chèn vào nằm phía trên

hèn cột

Chọn số cột cần chèn

Click vào nút Insert Columns ; R_Click, chọn Insert Columns

: cột chèn vào nằm phía bên trái cột chọn

c

Lưu ý

Chèn ô

− Chọn số ô cần chèn

− Click vào nút Insert Cells , xuất hộp thoại:

− cột số ô cần chèn

− ọn ert, xuất menu đối tượng:

e) Xóa bảng, hàng, cột a X a hàng

− ọn số hàng cần xóa − họn Delete Rows

ác ô chèn vào đẩy ô hành sang phải C

d D

Các ô chèn đẩy ô hành xuống Chèn hàng đẩy hàng hành xuống Chèn cột đẩy cột hành sang phải

ùng menu Table/Insert Xác định số hàng, số

menu Table/Ins Ch

ó Ch R_Click, c

Chèn bảng

Chèn cột, cột chèn vào nằm bên trái Chèn cột, cột chèn vào nằm bên phải Chèn hàng, hàng chèn vào nằm phía Chèn hàng, hàng chèn vào nằm phía Chèn ô

Chèn thêm ô

LẬP BẢNG - TABLE b Xóa cột

− Chọn số cột cần xóa

olumns

chọn Delete Cells

d Dùng

− Xác ặ ô cần xố đặt trỏ vào xoá bảng − Chọn menu Table/Delete, x

a Đ ều chỉnh chiều ca

b iều chỉnh độ rộng

hải sang trái − - R_Click, chọn Delete C

c Xóa

− Chọn số cần xóa − R_Click,

Xố chọn đẩy bên p Xố ô chọn đẩy ô phía d

menu Table/ Delete định số hàng, số cộ ht o c số

uất menu đối tượng:

f) Điều chỉnh kích cỡ

i o hàng

Đ của cột

ưới lên Xoá hàng đẩy hàng lên Xoá cột đẩy cột bên phải sang trái

Xoá bảng

Xoá cột đ cột bên phải sang trái ẩy Xoá hàng đẩy hàng lên Xố

Xố

Drag chuột vào

Xố bảng, hàng, cột , menu

Điều chỉnh chiều cao hàng

LẬP BẢNG - TABLE

a Dùng menu Table/ Table Properties ép canh lề cho

àu, ow: cho phép thay đổi độ cao y đổi độ rộng cột

9 Lớp Cell: cho phép thay đổi kich thước ô, canh lề liệu tro ô

Ghi chú:

ới (Gridline) bên phải củ

toàn bảng vừa với kích thước ờng lưới (Gridline) bên phải bất k

g) Di chuyển điều

h)

a Ghép ô

) Chọn ô muốn ghép

) Chọn lệnh Table/Merge Cells; R_Click/ Merge Cells b ch ô

) Chọn ô cần tách

Tha 9 Lớp Table: cho ph

bảng, chọn đường viền tô m chọn vị trí đặt bảng, …

9 Lớp R hàng

9 Lớp Column: cho phép tha

ng

y đổi thuộc tính cho bảng

• D_Click đường lư a cột để tự động điều chỉnh (AutoFit) độ rộng cột cho vừa với kích thước văn

• Tự động điều chỉnh (AutoFit) độ rộng cột cho văn bản: chọn toàn bảng, sau D_Click đư

ỳ cột

chỉnh kích cỡ bảng Di chuyển bảng: Drag vào

Drag vào để điều chỉnh kích cỡ bảng Di chuyển điều chỉnh kích cỡ bảng Ghép ô tách ô

LẬP BẢNG - TABLE

R_Click/

nh tạo thành

tách

ghép bảng

dòng bảng m

le; gõ tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

hép bảng

ố bỏ dịng trống hai bảng bảng ghép lại j) Điền số thứ tự cho bảng

ột muốn điền số thứ tự chọn l Click

k)

t ưu tiên xếp trước, giá trị khóa thứ ng khóa thứ khóa thứ thể chọn xếp tăng (Ascending) oặc giảm (Descending)

• Sử dụng menu Table/Sort − Quét chọn khối cần xếp liệu − Chọn menu Table/Sort, xuất hộp thoại:

Sort By: khóa xếp thứ hất (khóa chính)

Then By: khóa xếp thứ , (khóa phụ)

Header Row: thông báo ho Word biết vùng liệu họn có dịng tiêu đề

No Header Row: thông áo cho Word biết vùng liệu

họn

: cho phép thay đổi

các t

thứ tự tương ứng với khoá ) Chọn lệnh Table/Split Cells;

Split Cells, xuất hộp thoại:

Number of columns: số cột tạo thà Number of rows: số hàng

Merge cells before split: trộn ô trước

i) Tách bảng và Tách ô

a Tách bảng

Đặt trỏ nằm dòng cần tách (

Table/Split Tab

ới) chọn lệnh b G

X

Chọn c ệnh Format/Bullets and Numbering

vào nút Numbering Formating (tương tự văn thường) Sắp xếp liệu Table

- Dữ liệu chứa Table xếp theo trật tự tùy theo yêu cầu người sử dụng Word cho chọn tối đa cột để làm sở cho xếp (gọi khóa xếp) Khóa thứ nhấ

bằng xếp theo khóa thứ 2, giá trị tro hau xếp theo khóa thứ Trong khóa ta có n h n c c b

đã c khơng có dịng tiêu đề Option

uỳ chọn xếp liệu − Chọn có/ khơng có dịng

tiêu đề Sắp xếp liệu Table

LẬP BẢNG - TABLE

− Click chọn OK để xếp liệu bảng

• Sử dụng nút Sort Ascending Sort Descending công cụ - Đ

ick vào nút Sort Ascending Tables And Borders

ặt trỏ vào cột cần xếp

- Cl để xếp tăng; Sort Descending để

sắp x ảm

ỗi trang

nhiều hàng nằm nhiều trang liên tục, sang trang hàng tiêu đề củ

àng cần lặp lại trang, bắt đầu hàng bảng

rong bảng

ác p tín , chia, tính tổng, tính trung bình, …

ếp gi

l) Lặp lại tiêu đề bảng m Khi bảng có

a bảng không lặp lại Muốn cho Word tự động lặp lại hàng tiêu đề đầu trang thực sau:

- Chọn h

- Chọn lệnh: Table/Heading Rows Repeat m) Thực phép tính t

Chức Word dùng để soạn văn nên việc tính tốn bị hạn chế nhiều so với phần mềm chuyên nghiệp EXCEL Tuy nhiên ta thực c phé h đơn giản như: cộng, trừ, nhân

Quy ước tên gọi ô bảng:

A1 B1 C1 D1 A2 B2 C2 D2 A3 B3 C3 D3 9 Tên cột: cột cột A, B, C, D, …

ng 1, 2, 3, 4, …

Ví dụ: giao cột C hàng C2

tốn chọn

) o ô

được liệt kê

) Word tự

, BELOW, ó thể đưa

ục Number Format

Gh tính tốn cho cịn lại có phép tính cách:

+ Chọn cơng thức vừa chép 9 Tên hàng: hàng hà 9 Tên ô: giao cột hàng

Cách thực hiện: ) Đặt trỏ cần tính

lệnh Table/Formula ) Cơng thức bắt đầu dấu =

Nhập trực tiếp hàm cần tính Formula chọn hàm

trong hộp Paste Function Tham số hàm động đề nghị (ABOVE LEFT, RIGHT) c vào tên ô

) Chọn dạng hiển thị số m ) Click chọn OK để thực

i chú: ta

Thực phép tính

LẬP BẢNG - TABLE

+ Nhấn phím F9 để cập nhật lại giá trị n) Các định dạng bảng

Sau tạo bảng xong, để trang trí thêm cho bảng bạn vẽ thêm bảng khác nền, thay đổi hướng canh lề cho văn hể thực công cụ Tables And Bord

anh công cụ: View/ Toolbars/ Tables And Borders bảng tại, kẻ đường viền tô

ô Các thao tác định dạng nêu có t ers

Bật/ tắt th

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Thanh công cụ Tables And Borders Ý nghĩa nút công cụ:

1 Draw Table: Vẽ bảng Vẽ Gridline

của bảng 10 Split Cells: Chia

2 Eraser: Xóa Gridline tr11ong ô Align: Chọn kiểu canh lề văn 3 Line Style: Chọn kiểu đườ n 1 strib ows: Đặt hàng

n

2 Di ute R hau

ng biê

4 Line Weight: Độ dáy nét 13 Distribute Colunhau mns: Đặt cột 5 Border Color: Chọn màu đường biên động 14 Table AutoFormat: Định dạng bảng tự 6 Borders: Gán xóa biên 15 Change Text Direction: Thay đổi

ng văn hướ

7 Shading Color: Màu 16 Sort Ascending: Sắp xếp tăng 8 Insert: Chèn bảng, hàng, cột ô 17 Sort Descending: Sắp xếp giảm 9 Merge Cells: Nối ô 18 AutoSum: tự động tính tổng

a Kẻ khung tơ màu cho bảng

tô màu cho bảng

hung tô màu cho bảng chức Borders and

- C kh

- Chọn ô cần kẻ khung tô - Dùng nút thứ 5, để kẻ khung

Lưu ý: Có thể kẻ k Shading menu Format

b Canh lề cho văn ô - Chọn ô cần canh lề

họn nút thứ 11 (Align) R_Click bên

LẬP BẢNG - TABLE kiểu cần canh lề

c Thay đổi hướng văn

o)

Giả sử có đoạn sau, với khoảng cách cột phím Tab Bây muốn chuyển văn thành bảng có hàng cột

) Chọn lệnh Table/ Convert/ Text to Ta ản chọn nghị số cột (Number of columns), số ng ý n dấu phân để phân chia s số hàng

bản đoạn tạo thành ô

hiệu dấu phẩy (, b n

p)

sẽ chuyển liệu

công

) hành văn

) t/ Table to Text

) n tạo

- Chọn ô cần đổi hướng

- Chọn nút thứ 15 (Change Text Direction) R_Click bên khối chọn tiếp mục Text Direction vào menu Format/ Text Direction

Chuyển văn thành bảng

Cách thực hiện:

) Chọn khối văn muốn chuyể bảng

n thành

ble,

và đề hàng Word phân tích văn b

(Number of rows) Nếu khơng đồ thể chọn lại

thì có ) Separate text at: chọ

bản, Word dựa vào

h văn ố cột, Paragraphs: dựa vào đoạn văn , Tabs: dựa vào ký hiệu Tab

Commas: dựa vào ký ) Others: dựa vào ký hiệu khác

nhập vào

ạn tự

Chuyển văn thành bảng ) Click OK để thực hiệ

Chuyển bảng thành văn Lệnh Table/ Convert/ Table to Text

ô bảng thành văn bản, nghĩa thực việc ngược lại với lệnh Table/ Convert/ Text to Table

Cách thực hiện:

Chọn khối có liệu cần chuyển t Chọn lệnh Table/ Conver

Separate text with: chọn dấu phân cách vă

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG

I T E):

1) K

t tập tin văn bình thường cum late (mặc nhiên Normal.dot) Có thể xem Tem

ất hiện, liệt kê tập tin emplate cho phép bạn chọn để làm mẫu cho văn

2)

) C iện

) Trong e New, Click chọn Template

) t lập định dạng cần

ăn thường

dot

3)

chọn Document Templates ẬP TIN MẪU (TEMPLAT

hái niệm:

Template dạng tập tin văn đặc biệt (có phần mở rộng dot) có chứa định dạng tạo sẵn số nội dung Mộ

(Do ent) tạo từ tập tin Temp

plate “cái sườn”, “văn mẫu” dùng để tạo tập tin văn Khi chọn lệnh File/ New, hộp thoại New xu

T

Tạo tập tin mẫu

họn lệnh File/ New, hộp thoại New xuất h mục Creat

Nhập nội dung thiế Ch

dùng cho Template v

) Chọn lệnh File/ Save để lưu lại với phần mở rộng là

Chỉnh sửa tập tin mẫu

ọn tập tin mẫu

• Chỉnh sửa trực tiếp

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG ) Chọ

ội dung định dạng cho Template văn thường

• Chỉnh sửa gián tiế Là chỉnh sửa

có ản ưởng đến tập tin Template đóng văn Word hỏi có lưu lại tay đổi cho tập tin Template hay khơng

à tự, đoạn văn b n, đ m dừng Tab, đường viền tô màu,…

ệc sử dụng Style cho phép định dạng văn nhanh, có tính thống cao c hững định dạng loại, dễ dàng thay đổi hình thức cấu trúc văn bản, Ngồi Style cịn sử dụng tạo bảng mục lục cho tập tin văn dễ dàng

Có ạng cho đoạn văn Khi áp dụng Style có định dạng giống định dạng Style quy định

ược gọi Style chuẩn Một số m Style chuẩn dùng Mở tập tin mẫu

n tập tin cần chỉnh sửa danh sách ) Click chọn Open để mở

) Chỉnh sửa n

) Chọn lệnh File/ Save để lưu lại với phần mở rộng dot

p

tập tin văn thường sử dụng Template Nếu việc chỉnh sửa h h

Nhắc nhở lưu tập tin mẫu II BỘ ĐỊNH DẠNG (STYLE)

1) Khái niệm

Style tập hợp định dạng có sẵn Word người dùng tạo v gán cho tên riêng Trong Style chứa định dạng ký

ả iể Vi ho n

thể dùng Style để định d vào văn văn

Trong Word có sẵn Style xác định trước, đ

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG

ời dùng định

k vào nút Style Word bng xuống danh sách Style sử dụng tập tin

2) Thao tác Style

a H hoại Style (Format/ Style)

này cho phép tạo style để bổ sung thêm cho style

)

T

cho đoạn văn tập tin làm Style tảng phép ngư

nghĩa Style khác

Trên công cụ Formatting, nút thả (tính từ bên trái) nút Style

Bộ định dạng Khi Clic

ộp t Danh ách

các yle s St

b Tạo Style Chức chuẩn MS Word

• Tạo Style từ văn định dạng sẵn Đặt trỏ vào đoạn văn muốn tạo Style ) Click vào nút Style công cụ Formatting ) Nhập tên cho Style cần tạo

) Nhấn Enter để hồn thành • ạo Style từ hộp thoại Style

) Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại Style xuất Loại Style

được liệt kê

Tổ chức Style

Chỉnh sửa Style chọn

Xoá Style chọn Tạo Style

mới

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG

Base on: style định dạng dựa style sẵn có ) Style for following paragraph:

chọn Style cho đoạn văn sau đoạn áp dụng Style (thông thường qua đoạn đoạn áp dụng Style đoạn trước)

) phép lưu lại Style vào tập tin

g cập nhật Style trình định dạng Nghĩa đoạn văn áp dụng Style đượ

cập nhật, đoạn sử dụng Style ) Format: định dạng Style

) Shortcut Key: cho phép gán phím gõ c Gán phím gõ tắt cho Style

) Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại S ) Chọn Style cần gán phím tắt ) Click chọn nút lệnh Modify, hộp tho

thoại New Style)

) Click chọn nút lệnh Shortcut Key, h hình 13.7

) Press new shortcut key: gõ phím tắt cần gán cho Style

: phím

danh sách Current keys, sau Tạo Style

) Name: nhập vào tên style ) Style type: chọn loại style tạo

Paragraph: Style dùng để định dạng cho đoạn văn

Character: Style dùng để định dạng cho ký tự

)

Add to template: cho Template sử dụng

) Automatically update: tự độn

c định dạng lại Style tự động tự động cập nhật theo

tắt cho Style

tyle xuất

ại Modify Style xuất (tương tự hộp ộp thoại Customize Keyboard xuất

) Save change in gõ tắt áp dụng cho tập tin

) Click chọn nút lệnh Assign

Ghi chú:

Để gán phím gõ tắt cho Style mới, bạn Click chọn nút lệnh Shortcut Key hộp thoại

New Style, khơng cần thực Gán phím gõ tắt cho Style thao tác nêu

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG d Chỉnh sửa cho Style

Style xuất

fy, hộp thoại Modify Style xuất (tương tự hộp

) T định dạng cho Style sửa

tyle xuất hình 13.5 ch

Style đoạn văn áp dụng Style trở định dạng

ng cụ Style cơng cụ Formatting, chọn Style Style (nếu có)

lại Style văn hành tập tin

ộp thoại Style xuất

nizer, hộp thoại Organizer xuất

) Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại ) Chọn Style cần chỉnh sửa

) Click chọn nút lệnh Modi thoại New Style)

hay đổi

) Click chọn OK để hồn thành chỉnh e Xố bỏ Style

) Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại S ) Chọn Style cần xoá bỏ danh sá ) Click chọn nút lệnh Delete

Ghi chú: xoá

Style làm tảng mục Based on f Định dạng đoạn văn theo Style

) Chọn đoạn văn muốn định dạng ) Thực theo cách sau:

+ Nhấn chuột vào nút cô

muốn định dạng cho đoạn văn + Gõ phím tắt gán cho

+ Chọn lệnh Format/ Style, chọn Style muốn định dạng danh sách, Click chọn nút lệnh Apply

f Tổ chức Style Bạn tổ chức

Template để thuận tiện cho việc sử dụng Word cho phép chép Style từ tập tin sang tập tin khác

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG ) Chọn lớp Style

) Tuỳ theo yêu cầu, bạn tổ chức lại Style: le

ên cho Style

y đổi

ày cho phép tạo bảng mục lục văn có nhiều trang n phải định dạng cách ản phải định dạng cách sử dụng Style

s, xuất hộp hội thoại

9 Show 9 Righ 9 Tab le 9 For 9 Show ) Click ch

Copy: chép Sty

Delete: xố bỏ Style khơng cịn sử dụng Rename: đổi t

) Click chọn Close để hoàn thành tha 3) Tạo bảng mục lục

Chức n

như báo cáo, luận văn, giáo trình,…

Để tạo bảng mục lục ý muốn vă quán Những mục văn b

Heading

) Đặt trỏ vị trí muốn tạo bảng mục lục ) Chọn lệnh Insert/ Index and Table

) Chọn lớp Table of Contents

page numbers: cho phép liệt kê số trang tương ứng bảng mục lục t Align page numbers: số trang lề phải

ader: chọn dạng đường kẻ nối tiêu đề với số trang mats: chọn dạng thức dùng để thể bảng mục lục

level: số mức đề mục hiển thị bảng mục lục ọn OK để tạo bảng mục lục

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC TRỘN THƯ (MAIL MERGE)

iả sử Phòng Đào Tạo Trường Đại Học X muốn dùng Word để in Giấy Báo D Thi cho thí sinh, giấy báo dự thi có phần văn tương tự thư (ví dụ, tiêu đề thư, nột dung thư kết thúc thư), số phần văn b hác thay đổi giấy báo (ví dụ, họ tên, số báo danh, ngày sinh, )

ẽ thời gian tạo thư theo thủ công (tức nhập tên thí sinh t g Giấy Báo Dự Thi) Sử dụng chức Mail Merge Word giúp bạn tiết ki hời gian thực công việc

ail Merge chức dùng để trộn tập tin lại với Trong đó: tập tin thứ nhất c ứa liệu nguồn_phần thay đổi (Data Source, họ tên, số báo danh, ngày sinh, , thông thường tập tin tạo từ Table Word, bảng tính Excel, Table Access, Tập tin thứ hai mẫu thư_phần cố định (Form etter) thiết kế hình Word

áo dự thi:

Cách thực hiện: I

G ự ản k

S ron ệm t M

h ) L

Ví dụ: Tạo phiếu b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HĐTS N p - Tự - Hạnh phúc

- -

GIẤY BÁO DỰ THI

cho:

Khu vực: Phòng thi: 0255A

Đúng 00 ngày 27 tháng 08 năm 2002, có mặt phịng thi 0255A Trường Đại Học X để nghe phổ biến qui chế thi thủ tục thi

HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH - ĐẠI HỌC X ============================================================

+ Lịch thi: Chiều 27/08/2002: Tốn, Sáng 28/08/2002: Hóa, Chiều 28/08/2002: Lý + Mọi sai sót giấy báo thi điều chỉnh P.Đào Tạo - Đại Học X trước 27/08/2002 + Chú ý: Khi nhớ mang theo giấy chứng nhận ưu tiên giấy tờ khác.

ĂM 2002 Độc lậ

-

- Trường Đại Học X báo tin

- Thí sinh: Sơn Nữ Phà Ca Số báo danh: CTA 01234 - Ngày sinh: 23/05/1978

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

Bước 1: Tạo tập tin liệu nguồn (Data Source) chức Table Word:

Hoten Sbd Ngsinh Qquan DT Kvuc Phong GC

S n Nữ Phà Ca

CTA 01234

23/05/1978 Châu Thành - Cần Thơ

5 0255A X

ơ

T ần Thanh V

CTA 01235

30/08/1980 Phụng Hiệp - Cần Thơ

8 0255A r

ũ Nguyễn Hoàng Ân

CTA012 36

02/09/1985 Trà Nóc - Cần Thơ

9 0254A X

……

- Lưu đóng tập tin lại với tên Dulieu.doc

Bước 2:

- Tạo tập tin (Main Document) để làm mẫu thư, tập tin tạo Wo trang trí hoa văn, hình ảnh, rd

TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HĐ

- Thí sinh: n anh: o

ạo - Đại Học X trước 27/08/2002 + Chú ý: Khi nhớ mang theo v

TS NĂM 2006 Độc lập - Tự - Hạnh phúc -

-

-GIẤY BÁO DỰ THI

- Trường Đại Học X báo tin cho:

Số báo d - Ngày sinh: p

- Quê quán: q

- Đối tượng: r Khu vực: s Phòng thi: t

Đúng 00 ngày 27 tháng 08 năm 2002, có mặt phòng thi u Trường Đại Học X để nghe phổ biến qui chế thi thủ tục thi

HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH - ĐẠI HỌC X ============================================================

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

n thư

- Từ tập tin (mẫu thư) tạo bước 2, vào menu Tools/Mail Merge, xuất hộp thoại Mail Merge Helper :

- Click vào nú - Chọn tiếp mụ - Click vào nú - Chọn tập tin d thị thông báo đề ngh

n a hư

Các bước thực trộn thư

Bước 3: Thực thao tác trộ

t Create chọn mục Form Letter c Active Window

t Get Data chọn mục Open Data Source

ữ liệu tạo bước từ hộp thoại Open Data Source Word hiển ị bạn chỉnh sửa tập tin (Edit Main Document)

Bước 4: Sử dụng tha h công cụ M il Merge để trộn t

Thơng báo đề nghị hỉnh sửa tập tin chc ính

10 11 12

1 2 3 8

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

của tập tin liệu để chèn vào mẫu thư

t Record: Chuyển đến mẫu tin phía sau

Ý nghĩa nút công cụ: 1 Insert Merge Field: Chọn trường 7 Nex 2 Insert Word Field: Chọn trường

của Word để chèn vào mẫu thư 8 Last Record: Chuyển đến mẫu tin cuối cùng 3 View Merged Data: Xem kết trộn

thư

9 Mail Merge Helper: hộp thoại Mail Merge Helper

4 First Record: Chuyển mẫu tin đầu tiên

10 Merge to New Document: thực trộn thư, mẫu tin in trang

5 Previous Record: Chuyển mẫu tin phía trước

11 Merge to Printer: thực trộn thư xuất máy in, mẫu tin in trang

6 Go to Record: Chọn mẫu tin hành 12 Edit Data Source: Chỉnh sửa tập tin liệu

- Chọn trường tập tin liệu mục Insert Merge Field để chèn vào mẫu thư theo vị trí (1-8)

- Chọn trường Word mục Insert Word Field để chèn vào mẫu thư Xét ví dụ trên:

o Đặt trỏ vị trí

o Click vào nút Insert Word Field chọn If… Then… Else, hộp thoại Insert Word Field xuất hiện, bạn chọn nhập thông tin theo hướng dẫn

hú:

uốn chuyể

thanh ail Merge, Word tự động mở tập tin đưa kết vào đó, mẫu tin đư c ghi vào trang Nếu muốn lưu tập tin chọn lệnh File/Save

Muốn thay đổi tập tin (Main document) hay tập tin liệu (Data source) chọn lại lệnh Tools/Mail Merge, hội thoại Mail Merge Helper xuất hiện, chọn nút lệnh Edit t ơng ứng để mở tập tin khác

ành phần nằm cặp dấu móc << >> tên trường (dòng đầu tiên) tập tin liệu

hộp thoại Insert Word Field

Ghi c

- M M

n kết tập tin Click vào nút Merge to New Document ợ

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

II NHẬP CÁC CƠNG THỨC Đặt trỏ vị trí cần chèn công thức

Vào menu Insert/Object/Microsoft Equation 3.0, Word chuyển sang hình soạn ảo cơng thức đồng thời xuất công cụ Equation sau:

C

nhập ng thức vào

Khi nhập xong, để thoát khỏi cửa sổ Equation (kết thúc việc nhập cơng thức), Click huột ngồi cơng thức

+ Định dạng công thức: công thức chèn vào văn đư đối tượng nên ta định dạng hình ảnh

+ Chỉnh sửa cơng thức: từ hình soạn thảo văn bản, D_Click vào c đó Word chuyển sang hình soạn thảo cơng thức

III KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ VĂN PHẠM Kiểm tra lỗi tả văn phạm giúp bạn nhận biết lỗi sai m chóng, nhiên nên thực kiểm tra lần cuối mắt hoàn

điển chuẩn mức đại học tiếng Anh ữn

n ó để kiểm tra tả văn phạm T - Chọn lệnh Tools/ Language/ Set La thoại Language xuất hình 14.6

s - Click chọn OK

- - th

Thanh công cụ Equation

- họn dạng công thức, ký hiệu biểu tượng tương ứng, sau tiến hành

- c

Ghi chú:

ợc xem ông thức,

ột cách nhanh nh văn Word kiểm tra tả dựa vào từ

(CUSTOM.DIC) Khi văn có nh Word xem từ sai tả

g từ mà Word khơng tìm thấy từ điển 1) Chọn ngôn ngữ

Cho phép chọn ngôn ngữ, từ điể vào đ

Word dựa hực sau:

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

2) Kiểm tra tả văn phạm

and G F7, nút

công cụ

- Đặt trỏ vị trí bắt đầu kiểm tra

- Chọn lệnh Tools/ Spelling

ramar (phím gõ t

), phát lỗi m

Word

Chọn xử lý theo yêu c u

IV ỘT SỐ LỆNH

RONG MENU INSERT 1) Chèn trường liệu

ỗi trường liệu (Field) xem nh như: FileName để lưu tên tập tin, Page để lưu s văn b …

Trong Word có nhiều trường phân theo nhóm (Categories), ây ờng thơng dụng:

ở hộp thoại Spelling and Gramar xuất

- cách

ầ

M T

M biến dùng để lưu thơng tin

ố trang, NumPages để lưu tổng số trang ản,

đ số trư

Categories Field name Ý nghĩa

FileName Tên tập tin hành FileSize Kích thước tập tin hành Page Số trang hành

NumPages Tổng số trang tập tin hành Document Information

NumChars Tổng số ký tự tập tin hành NumWords Tổng số từ tập tin hành Date Ngày hành

Time Giờ hành

EditTime Tổng thời gian tạo chỉnh sửa tập tin (phút) PrintDate Ngày in văn gần

Date and Time

SaveDate Ngày lưu văn lần cuối Cá thực hiện:

− Đặt trỏ vị trí cần chèn trường liệu − Chọn lệnh Insert/ Field, hộp thoại Field xuất − Chọn nhóm trường mục Categories − Chọn trường cần chèn mục Field names − Click OK để chèn vào văn

Hộp thoại Spelling and Gramar

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Ghi chú:

) Trường liệu chèn vào văn trình bày dạng giá trị (mặc nhiên) hay dạng tên trường Để chuyển đổi qua lại hai dạng thi R_Click

) p nhật tất trường

Chú thích dùng

rd dạng cho thích văn thường

hú thích Nếu không

tions/ View chọn mục Screen Tips

lên tên trường chọn Toggle Field Codes

) Để cập nhật lại giá trị trường (khi có thay đổi) R_Click lên tên trường và chọn Update Field

Muốn cậ

chọn tồn văn bản, sau R_Click và chọn Update Field (phím gõ tắt F9)

Chèn trường liệu 2) Chèn thích

để giải thích thêm cho đổi tượng văn Cách thực hiện:

− Đặt trỏ vị trí cần chèn thích

− Chọn lệnh Insert/ Comment, hộp thoại Comment xuất đáy hình Wo (hình14.9)

− Nhập định

− Click Close hoàn thành

Hình 14.9: Chèn thích Ghi chú:

) Khi đưa tr ới vị trí ch

thấy chọn lệnh Tools/ Opỏ t èn thích, nội dung c ) Chỉnh sửa thích: R_Cli

) Xố thích: R_Click lên

ck lên thích, chọn Edit Comment chú thích, chọn Delete Comment 3) Chèn cước cuối trang

Word cho phép bạn dễ dàng t liệu Nội dung cướ

(Footnote) cuối phần (Endnote)

ạo cước cuối trang cước cuối phần cho tài c cuối trang đặt đáy trang có đánh dấu cước (hoặc ng có đánh dấu cước chú) Nội dung cước cuối

sẽ đặt cuối tài liệu (hoặc đặt cuối phần_Section có đánh dấu cước chú)

được đặt cuối văn tra phần

Comment [BMTH1]: Nhập định dạng cho thich văn thường

Click Close hoàn thành

Comment [BMTH2]: Nhập định dạng cho thich văn thường

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Cá thực hiện:

- g: Ch

AutoNumber để đánh số động (tăng dần cho cư chú) Custom mark

sử b

(nh

- Nhập nội dung cước Để thay đổi cách

AutoNumber, để chọ ùy chọn cho cước chú, Click vào nú ns, xuất hộp th

ị trí ú

- Number format ạng

(number) cho cước

n giá trị bắt đầu

ối trang cuối phần để chỉnh sửa - Xóa cước chú: chọn dấu cước văn bản, sau nhấn phím Delete ch

- Đặt trỏ vị trí cần tạo cước

- Vào menu

Insert/Footnote, xuất

hộp thoại hình 14.10 - Chọn Footnote Endnote để tạo cước cuối trang hay cước cuối phần

Numberin

Dấu cước

ọn tự ớc để

iến Cước

dụng cước tùy ký tự, Symbol, )

đánh số n t khác

Chèn cước t Optio

oại:

- Place at: Chọn v cước ch : Chọn d số - Start at: Chọ

Chọn vị trí cho cước Chỉnh sửa xóa cước

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC ) Tạo Bookmark

Có rk mục tin có tên bạn tạo Mục tin c sử dụng để di chuyển nhanh đến vị trí văn bản, ho iếu chéo (Cross-reference), …

h

Tạo Bookmark

− Đặt trỏ vị trí cần tạo Bookmark vị trí (hoặc chọn đoạn văn cần tạo Bookmark đoạn văn bản) − Chọn lệnh Insert/ Bookmark, hộp

thoại Bookmark xuất

− Nhập tên cho Bookmark (mục Bookmark name)

ểu tham chiếu ục Reference type

am chiếu danh sách For with

am Gh

u ợng h ung tham i), bạn chọn ọn tham 4

thể xem Bookma

một đoạn văn vị trí văn Bookmark đượ

ặc tạo tham ch

P ân loại Bookmark: có hai loại + Bookmark vị trí, ký hiệu I + Bookmark đoạn văn bản, ký hiệu

bởi [ ], cặp móc đoạn văn Bookmark

− Click Add để tạo Bookmark

Tạo Bookma 5) Tạo tham chiếu chéo

Nếu muốn tham chiếu đến đối tượng để đảm bảo tính nh liệu bạn nên sử dụng tham chiếu chéo

ất quán cho Cách tạo tham chiếu chéo

− Đặt trỏ vị trí cần tạo tham chiếu chéo

− Chọn lệnh Insert/ Cross-reference, hộp thoại Cross-reference xuất − Chọn ki

trong m

− Chọn đối tượng th

− Click Insert để tạo th chiếu chéo

i chú:

) Khi Click vào tham chiế trỏ chuyển tới đối tư t am chiếu

) Muốn cập nhật lại nội d chiếu (khi có thay đổ R_Click lên tham chiếu v Update Field ch chiếu nhấn F9

rk

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC 6)

−

−

− New Label: tạo nhãn − Position: chọn vị trí cho lời

thuyết minh

Above selected item: nhãn nằm bên đối tượng Below selected item: nhãn

nằm bên đối tượng − Delete Lable: xóa nhãn

không sử dụng

− Numbering: thay đổi cách đánh số cho nhãn

− AutoCaption: cho phép tự động tạo nh (hình ảnh, âm thanh, biểu đồ, …) ch − Nhấn OK để kết thúc

Tạo nhãn cho đối tượng Chọn đối tượng cần tạo nhãn − Chọn lệnh Insert/ Caption,

hộp thoại Cross-reference xuất

Label: chọn tên nhãn

ãn đối tượng định trước èn vào văn

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG WORD

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG WORD I ĐÁNH SỐ TRANG (PAGE NUMBER)

Để đánh số trang vào tài liệu, vào menu Insert/Page Numbers, xuất hộp thoại:

nằm vùng Header (đầu trang giấy) ng nằm vùng Footer (cuối trang giấy)

eft: Số trang nằm bên trái

ong (trường hợp đánh số trang cho sách_mục up chọn)

n ch_mục Mirror

ố t hiệp ormat: Cho chọn dạng ố trang

g đầu in)

II T R) VÀ HẠ MỤC (FOOTER)

Ti ooter) văn xuất phía phía c

ánh số trang Đ

- Positon: Chọn vị trí cho xuất số • Top of page (Header): Số trang •

trang:

Bottom of page (Footer): Số tra - Alignment: Canh lề cho số trang

• L

• Center: Số trang nằm • Right: Số trang nằm bên phải • Inside: Số trang nằm bên tr Mirror margins Page Set • Outside: Số trang nằm bê (trường hợp đánh số trang cho sá

margins Page Setup chọn)

Nếu muốn chọn dạng khác cho s trang, Click vào nút Format xuấ hộp thoại sau:

- Number F số trang

- Page Numbering: Định s đâu văn

- Start At: Số bắt đầu tran

tiên văn (tập t Định dạng cho số trang HÊM TIÊU ĐỀ (HEAD

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG WORD

Để thêm tiêu đề hạ mục, vào menu View/Header and Footer, Word hiển

Th

1 Inser trang

thị cửa sổ chế độ Print Layout làm mờ tất văn ngồi vùng Header Footer (bạn khơng thể làm việc với văn này) Cửa sổ có dạng:

Vùng Header

Vùng Footer

anh công cụ Header and Footer

1 10 11 12 Thanh cơng cụ Header and Footer

Hình 15.3: Tạo tiêu đề (Header) hạ mục (Footer)

t Page Number: Chèn số Show/Hide Document Text: Hiện/Ẩn văn tài liệu

2 Inse

tổng số trrt Number of Pages: Chèn ang tài liệu 8 Same As Previous: Hiển thị giổng phần (Section) trước 3 Form

thoại Fo

at Page Number: Mở hộp rmat Page Number

9 Switch Between Header and Footer: Chuyển đổi Header Footer

4 Insert

(Section) trước

Date: Chèn ngày tháng 10 Show Previous: Chuyển qua phần 5 Insert Time: Chèn thời gian 11 Show Next: Chuyển qua phần (Section)

tiếp theo

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG WORD

III XEM LƯỚ

nhiên ước in, bạn muốn xem lướt hình dáng vẻ tài liệu in ế để điều chỉnh lại lần cuối

goài chế độ hiển thị Print Layout, để xem xác tài liệu in ra, Word òn cung cấp thêm chế độ Print Preview, chế độ thích hợp cho việc xem tồn c c dáng vẻ tài liệu trước in

ể vào chức này, Click vào nút Print Preview T VÀ IN TÀI LIỆU

1) Xem lướt tài liệu (Print Preview)

Khi vừa hoàn thành việc nhập văn đồ thị, việc hiệu chỉnh, định dạng, dị sửa tả, hay thay đổi cấu trang, bạn in tài liệu Tuy

tr th N c ụ

Đ , chọn menu File/ Print

Preview, hình Print Preview giống hình bên dưới:

Xem lướt tài liệu

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG WORD 1 P

3 One Page: Hiển thị trang

4 Multipple Pages: Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang)

ler: Cho bật/ tắt hiển thị thước ngang dọc

7 Close: đóng hình Print Preview, quay hình soạn thảo

rint: in tài liệu

2 Magnifier: Bật/tắt chế độ sửa đổi văn

5 Zoom: Cho chọn tỉ lệ (%) hiển thị hình, từ 10% đến 500%

6 View Ru

2) In tài liệu (Print): Chức dùng để in nội dung văn máy in Cần phải kiểm tra lại toàn văn trước thực in như: Cách trình bày trang, lề, định dạng, lỗi tả có hợp lý khơng Nên dùng lệnh File/Print Preview để kiểm tra trước văn

Chọn lệnh File/Print nhấn tổ hợp phím Ctrl+P Click vào nút Print trên công cụ Standard

- Page ra

tra g trang rời rạc viết cách

rong • Collate: Kiểm tra thứ tự in

ố bả

tự sau: trang 1, trang 2, trang 1, trang 2, ng Nếu Collate khơng chọn

sẽ 1, tran

hi chú: Nếu chọn

Hộp thoại Print nge: Chọn trang in:

• All: In tất trang

• Current Page: In trang hành (t • Pages: Nhập vào số

rang chứa dấu nháy) ng cần in Nhữn dấu phẩy, trang liên t

- Copies:

ục viết theo dạng: Trang đầu - Trang cuối

• Number of copy: Số in t lần in

Ví dụ: Giả sử in trang 1,2 s n in Nếu Collate chọn in theo thứ trang 1, tra

in theo thứ tự sau: trang 1, trang g 1, trang 2, trang 2, trang