tin học căn bản pcworldhtb

Để nhập văn bản vào một ô của bảng, Click vào ô đó và nhập văn bản bình thường. Chú ý rằng nếu đến biên phải của ô, Word sẽ tự động tách văn bản xuống dòng dưới và tự động tăng chiều cao[r]

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

I. GIỚI THIỆU:

1) Các chức MicroSoft Word:

Microsoft Word (gọi tắt Word) chương trình soạn thảo văn đa năng cung cấp cho bạn lượng lớn tính độc đáo đa dạng Các cơng việc bạn làm phạm vi Word bao gồm từ việc tài liệu đơn giản thư từ đến việc tạo ấn phẩm chuyên nghiệp sách, báo, tạp chí, … Bạn sử Word để tạo trang Web sinh động bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục

Vì Word phần Microsoft Office, chia xẻ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook

Hiện nay, nước ta đa số văn dùng giao dịch, ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình sử dụng Word để soạn thảo in ấn

2) Khởi động thoát khỏi Word:

Khởi động thoát khỏi Word thực giống chương trình khác chạy môi trường Windows

 Khởi động Word

Có thể thực cách sau:

- D_Click biểu tượng chương trình Word hình - D_Click tên tập tin văn Word tạo

- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word  Thoát khỏi Word

Trước thoát cần phải lưu tập tin làm việc vào đĩa, khơng bị liệu Tuy nhiên trước lưu, Word thông báo nhắc nhở:

 Yes: lưu liệu khỏi chương trình ứng dụng.  No: khỏi chương trình ứng dụng mà khơng lưu liệu.  Cancel: hủy bỏ lệnh, trở chương trình ứng dụng.

Có thể khỏi Word cách:

- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) - Chọn lệnh File/ Exit

- Click vào nút nằm phía trên, bên phải tiêu đề

II. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD:

1) Thanh tiêu đề (Title bar):

Thanh tiêu đề nằm vị trí cửa sổ Word Thanh tiêu đề chứa biểu tượng Word tên tài liệu soạn thảo Bên phải tiêu đề có nút thu nhỏ (Minimize), nút phục hồi (Restore) phóng to (Maximize) nút đóng cửa sổ (Close)

2) Thanh lệnh đơn (Menu bar):

Thanh lệnh đơn chứa lệnh Word, lệnh bố trí theo nhóm, gồm có nhóm lệnh sau:

- File : Nhóm lệnh xử lý tập tin

- Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn - View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn

- Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn đối tượng vào văn - Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn

- Tools : Nhóm công cụ hổ trợ cho việc soạn văn - Table : Nhóm lệnh xử lý biểu bảng

- Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc Word - Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word

Title Bar Menu Bar Standard toolbar Formatting toolbar

Drawing Toolbar Scroll Bar

Ruler

Status Bar

Hộp hội thoại Customize 3) Các công cụ (Toolbars):

Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực thao tác tiện lợi nhanh chóng, Word cung cấp sẵn công cụ Trên công cụ có gắn nút lệnh Mỗi nút lệnh đại diện cho lệnh Muốn biết nút lệnh đại diện cho lệnh trỏ chuột nút đó, trỏ chuột xuất khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh phím gõ tắt (nếu có)

 Bật/ Tắt công cụ:

- Chọn lệnh: View/ Toolbars, sau Click chọn cơng cụ;

- R_Click công cụ bất kỳ, danh sách công cụ xuất hiện, Click chọn công cụ muốn bật/ tắt

 Di chuyển công cụ

Drag biên công cụ (không trỏ vào nút lệnh) đến vị trí  Một số công cụ thường dùng

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm thao tác thông dụng, sử dụng thường xuyên

- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm thao tác dùng định dạng văn

- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ hình hình học, tạo chữ nghệ thuật,

 Tạo công cụ mới:

 Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Toolbars Click chọn New  Nhập tên cho công cụ mục Toolbars name, chọn tập tin đặt

thanh công cụ mục Make toolbars available to

 Click OK để hoàn thành

 Gắn nút lệnh lên thanh công cụ:

 Chọn menu View/

Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Commands

 Chọn nhóm lệnh

danh sách Categories, chọn đến nhóm lệnh nút lệnh nhóm xuất hộp Commands

 Chọn nút lệnh Drag

lên công cụ

Ghi chú:

 Muốn gỡ bỏ nút lệnh cơng cụ Drag khỏi

 Muốn biết ý nghĩa nút lệnh Click vào nút lệnh (trong phần Commands), sau Click vào nút Description

 Loại bỏ công cụ:

 Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Toolbars  Chọn công cụ cần loại bỏ danh sách

 Click chọn Delete

4) Thước đơn vị chia thước (Ruler):

Thước dùng để kiểm soát lề, độ lệch so với lề, điểm dừng tab, Trong Word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía hình - Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái hình

Đơn vị chia thước Inch (") Centimeters (cm) Để thay đổi đơn vị chia thước, chọn lệnh: Tools/ Options/ General/ Measurement units

Để bật/tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler 5) Thanh trạng thái (Status bar):

Thanh trạng thái cho biết thông tin trang (Page) hành (trang chứa dấu nháy), tổng số trang tài liệu, dòng cột hành,

Bật/tắt trang thái: menu Tools/ Options/ View chọn mục  Status bar

6) Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) trượt đứng (Vertical scroll bar):

Trong hình Word có hai trượt: Thanh trượt đứng đặt bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn theo chiều đứng, trượt ngang nằm đáy cửa sổ dùng cuộn văn theo chiều ngang

Bật/tắt trượt lệnh: Tools/ Options/ View Trong nhóm Window, chọn  Horizontal scroll bar để bật/ tắt trượt ngang,  Vertical scroll bar để bật/ tắt trượt đứng

7) Vùng soạn thảo văn điểm chèn

Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn vào Khi nhập văn bản, có từ vượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đem xuống Muốn chủ động xuống dịng gõ phím Enter (ngắt đoạn)

Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành cịn trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

Điểm chèn: dấu nhấp nháy trỏ vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) bạn nhập vào

8) Cách chọn lệnh sử dụng

 Phím gõ tắt gán phím gõ tắt cho lệnh

Phím gõ tắt giúp bạn chọn lệnh cách nhanh chóng, xác tiện lợi Một lệnh có nhiều phím gõ tắt khác nhau, phím gõ tắt xuất Screen tip

Để gán phím gõ tắt cho lệnh, bạn thực theo bước sau:

 Chọn lệnh View/ Toolbars/ Customize  Chọn nút lệnh Keyboard

 Chọn nhóm lệnh danh

sách Categories

 Chọn lệnh cần gán danh

sách Commands

 Gõ phím tắt vào mục Press new

shortcut key.

 Click chọn Assign

 Click chọn Close để hoàn thành

Chú ý: để gỡ bỏ phím gõ tắt nhắp chọn mục Current keys, sau Click chọn lệnh Remove để loại bỏ

 Các cách chọn lệnh: chọn lệnh trong cách sau:

 Dùng chuột/ bàn phím để chọn lệnh hệ thống

menu lệnh

 Dùng chuột nhắp chọn nút công cụ đại diện cho

lệnh (nếu có)

 Sử dụng phím gõ tắt lệnh có gán phím gõ tắt

Ví dụ: để chọn lệnh mở tập tin có sẵn máy, bạn thực hiện:

Cách 1: chọn lệnh File/ Open menu

Cách 2: Click chọn nút công cụ công cụ chuẩn

Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

Cách 4: nhấn Alt_F để mở menu File, nhấn O Click chọn Open

Cách 5: nhấn F10, nhấn F, nhấn O  Các quy ước menu:

 Khi lệnh có màu xám chưa sử dụng được, cần

có số thao tác khác cho sử dụng

 Hình nằm bên trái tên lệnh biểu tượng lệnh đó,

biểu tượng có cơng cụ chọn lệnh cách nhấn chọn vào biểu tượng

Hộp thoại Customize Keyboard

Cách chọn lệnh

 Ký tự có gạch tên lệnh ký tự nhấn tắt để chọn lệnh menu

hiện

 Dấu chấm (…) theo sau tên lệnh cho biết lệnh dẫn đến hộp thoại lấy thêm

thơng tin lệnh thực

 Tổ hợp phím ghi sau tên lệnh phím gõ tắt lệnh  Dấu  sau tên lệnh cho biết cịn có menu lệnh cấp thấp

9) Hệ thống trợ giúp cách sử dụng

Hệ thống trợ giúp Word hoàn hảo, lệnh giải thích tường tận chi tiết, số lệnh cịn có mục Show me hướng dẫn bước sử dụng lệnh

Tuỳ theo công việc bạn thực mà Word cho hiển thị hướng dẫn phù hợp với cơng việc

Muốn gọi trợ giúp gõ F1 hay chọn lệnh menu Help Microsoft Word Help (F1)

 Lớp Contents: cho phép

chọn mục trợ giúp theo chủ đề

 Lớp Answer Wizard: cho

phép tìm theo lệnh/ cơng việc bạn muốn thực

 Lớp Index: cho phép

chọn mục trợ giúp theo mục

What’s this (Shift + F1)

Khi chọn What’s this, trỏ mang theo dấu hỏi Muốn xem hướng dẫn “cái gì” nhắp “cái đó”, Word cho hướng dẫn cho “cái” vừa chọn

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

I. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN:

1) Chọn bảng mã, Font tiếng Việt kiểu gõ:

- Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ) - Chọn chế độ gõ tiếng Việt

- Chọn bảng mã Font chữ thích hợp:

 Bảng mã VietWare_X sử dụng Font chữ VietWare

(VNbook-Antiqua, VNtimes new roman, )

 Bảng mã VNI Windows sử dụng Font chữ VNI (VNI-Times, )  Bảng mã Unicode sử dụng Font chữ Times New Roman, Arial,

- Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, )

2) Cách di chuyển dấu nháy tài liệu

,  : qua trái, qua phải ký tự ,  : lên, xuống dòng Ctrl + , Ctrl +  : qua trái, qua phải từ Ctrl + , Ctrl +  : lên, xuống đoạn văn PageUp, PageDown : lên, xuống trang hình Ctrl + Home, Ctrl + End : đầu, cuối tài liệu

Ghi chú:

Có thể di chuyển dấu nháy đến vị trí tài liệu cách Click vào vị trí sử dụng trượt để cuộn văn

Lệnh Edit/ Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím

3) Các thành phần văn bản

Trong văn (Document) có nhiều trang (Page) Trong trang có nhiều đoạn (Paragraph) Trong đoạn có nhiều câu (Sentence) Trong câu có nhiều từ (Word) Trong từ có nhiều ký tự (Character)

 Một câu phải bắt đầu ký tự in hoa kết thúc dấu chấm câu: ! ?

 Một đoạn văn kết thúc phím Enter

 Một trang kết thúc dấu ngắt trang (Page break) Có hai kiểu ngắt trang:

- Ngắt trang cứng (Hard page): chèn vào văn gõ tổ hợp phím Ctrl+Enter hay chọn lệnh Insert/ Break, dấu ngắt trang cứng có dạng:

Page Break - Ngắt trang mềm (Soft page): Word tự động qua trang văn nhập đầy trang, dấu ngắt trang cứng có dạng:

4) Chế độ viết chèn viết đè

Trong Word có hai chế độ nhập văn bản: Insert (viết chèn) Overtype (viết đè):  Viết chèn (mặc nhiên): bạn nhập vào ký tự chèn vào vị trí trỏ

và đẩy ký tự bên phải trỏ qua phải

 Viết đè: bạn nhập vào ký tự viết đè lên ký tự bên phải trỏ Để chuyển đổi qua lại hai chế độ D_Click vào ký hiệu OVR trạng thái (Status bar) Hoặc nhấn nút Insert lần để đổi chế độ

5) Cách nhập văn bản:

Khi nhập văn trỏ tự động dịch chuyển sang phải, có từ vượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đem xuống dịng (chế độ tự động xuống dịng) Muốn kết thúc đoạn gõ phím Enter (ngắt đoạn)

Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành cịn trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

Các phím xố văn bản:

 Phím Delete: xố ký tự vị trí trỏ xố đối tượng chọn  Phím Backspace: xố ký tự phía trước (bên trái) trỏ

6) Chèn ký tự đặc biệt (Symbol):

Symbol ký tự đặc biệt khơng có bàn phím như:       …



Cách thực hiện:

Đặt dấu nháy vị trí cần chèn Symbol

Vào menu Insert/Symbol, xuất hộp thoại Symbol Hình 9.2:

 Chọn lớp Symbol để chèn ký hiệu lớp Special Characters để chèn ký tự đặc biệt

Chọn ký hiệu cần chèn Nhấn nút Insert để chèn vào Nếu muốn chèn nhiều symbol lặp lại thao tác

Chọn nút Close để thoát (sau chèn ký hiệu nút Cacel đổi thành nút Close)

Ghi chú: Có thể thay đổi kích thước Symbol tương tự ký tự

II. THAO TÁC TRÊN TẬP TIN

1) Mở tập tin

 Mở tập tin mới

Chọn File/New nhấn tổ hợp phím Ctrl + N nhấn nút

 Mở tập tin có đĩa

Chọn File/Open nhấn tổ hợp phím Ctrl + O nhấn nút , xuất hộp thoại sau:

Look in:

cho phép chọn vị

trí tập tin cần mở

Có thể nhập đầy đủ đường dẫn tên tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin cần mở

File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đường dẫn. Files of type: kiểu tập tin cần mở.

2) Lưu tập tin

 Lưu tập tin lần đầu tiên

Chọn File/Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S nhấn nút , xuất hộp thoại:

Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu.

File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo quy tắc). Files of type: kiểu tập tin cần lưu.

 Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi

 Lưu vào tập tin: tương tự lần lưu Word tự động lưu trữ thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hộp thoại Save As)  Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save as xuất hộp thoại Save as

trên cho phép đặt tên tập tin  Lưu tất tập tin

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save All

Dùng để lưu tất tập tin mở Những tập tin có tên Word lưu với tên cũ, tập tin chưa có tên Word xuất hộp hội thoại Save As để đặt tên chọn vị trí lưu

3) Chèn nội dung tập tin từ đĩa vào văn hành  Đặt trỏ vị trí cần chèn

 Chọn lệnh Insert/ File, hộp hội thoại Insert File xuất (giống hộp thoại Open)  Chọn vị trí tập tin cần chèn mục Look in

 Chọn tập tin cần chèn danh sách  Click chọn Insert để hoàn thành

Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưu

Nhập tên tập tin cần lưu

4) Đóng tập tin  Lệnh File/ Close

Dùng để đóng tập tin hành, bạn phải lưu tập tin trước đóng, tập tin có cập nhật mà chưa lưu lại Word thơng báo nhắc nhở:

 Yes: lưu liệu đóng tập tin hành.  No: đóng tập tin hành mà không lưu liệu.  Cancel: hủy bỏ lệnh, trở tập tin hành.  Lệnh File/ Close All

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All

Dùng để đóng tất tập tin mở Những tập tin lưu Word đóng lại, tập tin chưa lưu Word xuất thơng báo chờ xác nhận có lưu lại hay không

5) Đặt tuỳ chọn cho tập tin Lệnh Tools/ Options

Cho phép chọn thay đổi tuỳ chọn làm việc với Word theo ý người sử dụng, theo nội dung công việc cần thực hiện, …

 Lớp View: Cho phép thay đổi tuỳ chọn trình bày hình, cho hiện/ ẩn số thành phần hình làm việc

 Lớp Edit :Cho phép thay đổi tuỳ chọn liên quan nhập, chỉnh sửa văn bản.  Lớp Save: Cho phép thay đổi tuỳ chọn liên quan lưu tập tin.

 Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra tả văn phạm nội dung văn

 Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc tập tin Word. Thơng báo nhắc nhở lưu văn

III. TRÌNH BÀY MÀN HÌNH - TRANG IN 1) Trình bày hình (View)

Word cung cấp chế độ khác để trình bày tài liệu hình:  Chế độ Normal

Vào menu View/Normal Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị tài liệu định dạng bản, cho việc định dạng hiệu chỉnh có hiệu Khơng hiển thị lề, tiêu đề đầu trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer)

 Chế độ Web Layout

Vào menu View/Web Layout Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị tài liệu dễ đọc hình Đây chế độ hiển thị lý tưởng cho trang Web hay cho việc đọc trực tuyến tài liệu Word thơng thường Văn hiển thị khơng có ngắt trang mà có lề nhỏ Các dịng văn chạy ngang qua toàn cửa sổ, mẫu hay hình ảnh gán cho văn nhìn thấy

Lớp ViewLớp Edit

 Chế độ Print Layout

Vào menu View/Print Layout Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn đồ họa cách xác chúng xuất trang in, tất lề, tiêu đề đầu cuối trang Tất lệnh hiệu chỉnh định dạng có hiệu lực, Word chạy chậm so với chế độ hiển thị Normal, việc cuộn hình khơng thật trơi chảy

 Chế độ Outline

Vào menu View/Outline Chế độ hiển thị tổng quan, cấu trúc tài liệu Cho phép bạn xem nhiều mức chi tiết xếp lại văn tài liệu cách nhanh chóng

 Chế độ Print Preview

Vào menu File/Print Preview chọn nút lệnh cơng cụ chuẩn Hiển thị hình ảnh (hoặc nhiều hơn) toàn trang in cho phép bạn điều chỉnh cấu tạo trang

 Phóng to/thu nhỏ hình (Zoom Control)

Ta phóng to/thu nhỏ hình để tiện theo dõi trình soạn thảo văn cách vào menu View/Zoom sử dụng nút Zoom Control

2) Trình bày trang in (Page Setup)

Khi mở tài liệu Word sử dụng thiết lập định sẵn khổ giấy, hướng in, lề, Tuy nhiên ta thay đổi giá trị lại cho phù hợp

Vào menu File/Page Setup, xuất hộp thoại:

a Định lề trang in (Lớp Margin)

Hộp thoại Page Setup

Right Top Left

Bottom

Top Left

Bottom

- Gutter: dùng đóng thành sách, khoảng cách dùng để đóng nẹp sách

- Form Edge: khoảng cách dùng để tạo Header Footer (khoảng cách từ Top/ Bottom đến Header/ Footer )

b Định khổ giấy in hướng trang in (Lớp Paper size)

- Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng A4 (21x29.7 cm) - Orientation: định hướng trang in:

 Portrait: hướng in đứng, hướng in mặc nhiên.  Landscape: hướng in ngang.

- Apply to: áp dụng lựa chọn cho toàn văn (Whole Document) hay phần định dạng (This Section) hay từ vị trí trỏ sau (This point forward)

Chọn:

- OK muốn áp dụng xác lập cho tài liệu hành

- Default, sau chọn Yes nuốn xác lập trở thành mặc nhiên, nghĩa áp dụng vào tất tài liệu tạo từ sau

Top

Bottom

2

Bottom Top

3

1: Trang chẵn 2: Trang lẻ 3: Inside: lề 4: Outside: lề

Lề trang giấy chế độ in mặt

Định lề trang in

IV.

KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI 1) Chọn khối văn bản

 Khối văn bất kỳ

Dùng bàn phím: đặt dấu nháy đầu (cuối) phần văn cần chọn, nhấn giữ phím Shift kết hợp với phím di chuyển để mở rộng khối cần chọn

Dùng chuột: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn cần chọn, nhấn giữ chuột trái kéo đến vị trí cuối (đầu) khối

Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn cần chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển đến vị trí cuối (đầu) khối, Click chọn

 Chọn từ: D_Click lên từ cần chọn.

 Chọn dòng: đưa trỏ chuột vào đầu dịng cần chọn, có dạng  Click chọn  Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl Click vào vị trí câu cần chọn.  Chọn đoạn: D_Click vào khoảng trống bên trái đoạn.

 Chọn toàn văn bản: dùng tổ hợp phím Ctrl + A nhấn giữ phím Ctrl Click

chọn lên đầu dịng chọn lệnh Edit/Select All 2) Xóa khối văn bản

- Chọn khối văn cần xóa

- Nhấn phím Delete phím Backspace Hướng in ngang

Hướng in đứng

3) Cắt (Cut), chép (Copy), dán (Paste)



Cắt, chép đối tượng vào Clipboard

Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ) muốn Cắt (Cut), chép (Copy) - Cắt (Cut): Thực cách:

 Chọn menu Edit/Cut  R_Click/Cut

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

 Click vào nút công cụ Standard

- Sao chép (Copy): Thực cách:

 Chọn menu Edit/Copy  R_Click/Copy

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

 Click vào nút công cụ Standard

Đối tượng sau cắt/sao chép đưa vào lưu trữ Clipboard Lưu ý, Clipboard lưu trữ 12 đối tượng cắt/sao chép sau



Dán đối tượng lưu trữ Clipboard vào tài liệu

Di chuyển dấu nháy đến vị trí cần dán Thực cách:

 Chọn menu Edit/Paste  R_Click/Paste

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

 Hoặc chọn nút cơng cụ Standard

Ghi chú: Có thể dán nhiều lần đối tượng 4) Thao tác Undo, Redo Repeat

- Undo: cho phép hủy bỏ lệnh vừa thực Có thể thực lệnh Undo nhiều lần, lần hủy bỏ lệnh, trình tự Undo ngược lại với trình tự lệnh vừa thực

Muốn thực Undo, bạn chọn thao tác sau: chọn lệnh Edit/Undo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z, Click vào nút

- Redo: cho phép hủy bỏ thao tác Undo vừa thực

Muốn thực Redo, bạn chọn thao tác sau: chọn lệnh Edit/Redo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y, Click vào nút

- Repeat: cho phép lặp lại thao tác vừa thực Lệnh Undo lệnh Repeat chia sẻ vị trí menu Edit

5) Nhập văn tự động (Automatic Writing) a Sử dụng tính AutoText

AutoText cách viết tốc ký soạn thảo văn sử dụng trường hợp có khối văn hay đồ họa lặp lại thường xuyên AutoText thực cách gán cho khối văn hay đồ họa tên tắt Khi soạn thảo cần gõ vào tên tắt Word tự động thay tên tắt nội dung khối văn hay đồ họa vị trí



Tạo mục AutoText

- Chọn phần văn (hình ảnh) cần tạo thành mục AutoText

- Vào menu Insert/ AutoText/AutoText Tools/ AutoCorrect/AutoText,

- Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText Entries here - Click vào nút Add

- Click vào nút OK



Chèn mục AutoText vào tài liệu - Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn - Gõ tên tắt

- Nhấn phím F3 Ctrl + Alt + V



Xóa mục AutoText - Vào lại cửa sổ AutoText

- Click vào nút Delete

b Sử dụng tính AutoCorrect

Chức AutoCorrect giúp bạn tự động sửa lỗi sai thường xuyên xảy soạn thảo văn để đưa nhanh vào tài liệu khối văn hay đồ họa thường xuyên sử dụng AutoCorrect tương tự AutoText nhanh tự động chèn văn vào tài liệu mà khơng cần phải nhấn phím F3



Tạo mục AutoCorrect

- Chọn khối văn hay đồ họa cần tạo thành mục AutoCorrect - Vào menu Tools/AutoCorrect/AutoCorrect :

- Gõ tên tắt vào ô Replace

- Sau Click vào nút Add Click vào nút OK



Chèn mục AutoCorrrect vào tài liệu

Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau gõ tên tắt nhấn phím khoảng trắng, phím Tab Enter



Xóa mục AutoCorrrect - Vào lại cửa sổ AutoCorrect

- Chọn mục cần xóa bên cột Replace sau Click vào nút Delete 6) Tìm kiếm thay văn (Find and Replace)



Cách thực hiện:

- Vào menu Edit/Find (Ctrl+ F) Edit/Replace (Ctrl+ H), xuất hộp thoại:

- Nếu muốn tìm kiếm, Click chọn mục Find Nếu muốn tìm kiếm thay thế, Click chọn mục Replace

- Nhập phần văn cần tìm vào Find What

- Nhập phần văn cần thay vào ô Replace With

- Chọn phạm vi tìm kiếm mục Search: All (tìm tồn tài liệu), Down (tìm từ vị trí dấu nháy đến cuối tài liệu), Up (tìm từ vị trí dấu nháy đến đầu tài liệu)

 Match Case: chọn tìm phân biệt chữ hoa chữ thường.

 Find whole words only: tìm từ trọn vẹn, nghĩa khơng tìm từ nằm trong từ khác

 Use wildcards: sử dụng ký tự đại diện.

 Sounds like: tìm từ có phát âm giống (chỉ sử dụng cho tiếng Anh)

- Chọn nút Find Next Word dừng lại từ tìm thấy - Chọn nút:

 Replace muốn thay từ tìm tiếp

 Replace All muốn tự động thay tất từ tìm thấy

7) Chèn dấu ngắt

 Khái niệm section

Một văn có nhiều trang, trang phân cách dấu ngắt trang (Page Break) Thơng thường trang văn định dạng giống như: khổ giấy, lề trang, tiêu đề hạ mục, …

Nếu muốn văn có định dạng khác cần phải chia văn abnr thành nhiều phần (Section) khác

Page Break Còn dấu ngắt phần ký hiệu sau:

Section Break (Next Page)

 Chèn dấu ngắt

+ Đặt trỏ vị trí cần chèn dấu ngắt

+ Vào menu Insert/ Break, hộp thoại xuất hiện: + Chọn loại ngắt cần chèn

 Page break: ngắt trang vị trí trỏ.  Column break: ngắt cột vị trí trỏ.

 Next page: ngắt phần vị trí trỏ, phần mới trang kế

 Continuous: ngắt phần vị trí trỏ, phần nằm liên tục với phần cũ

 Even page: ngắt phần vị trí trỏ, phần trang chẵn kế

 Odd page: ngắt phần vị trí trỏ, phần mới trang chẵn lẻ kế

+ Click chọn OK để hồn thành

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Trong chương cung cấp cho bạn ký để định dạng tài liệu Word – điều chỉnh hình thức tài liệu Bạn biết cách định dạng ký tự riêng biệt cách định dạng toàn đoạn văn

I. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

Định dạng ký tự tức nói đặc tính cho ký tự riêng lẻ tài liệu Các đặc tính là: Font chữ (Font), kiểu chữ (Font style: gạch dưới, in nghiêng, in đậm), cỡ chữ (Font size), màu chữ (Font Color)

Ghi chú: muốn định dạng cho nhiều ký tự phải đánh dấu khối chọn tất ký tự trước định dạng



Cách thực hiện:

Chọn phần văn muốn định dạng

 Cách 1: Vào menu Format/Font xuất hộp thoại sau:

- Font: chọn font chữ - Font Color: chọn màu - Font style: chọn kiểu chữ

 Regular: chữ bình thường  Italic: chữ nghiêng  Bold: chữ đậm

 Bold Italic: chữ vừa đậm vừa

nghiêng

- Underline style: chọn kiểu gạch dưới.

 None: không gạch  Single: nét đơn

 Double: nét đôi

 Words Only: gạch từ

- Size: chọn kích cỡ chữ - Underline Color: chọn màu cho nétgạch dưới. - Effects:

Gạch ký tự

Gạch hai nét ký tự

Đặt số trên, tổ hợp phím: Ctrl + Shift + = Đặt số dưới, tổ hợp phím: Ctrl + = Chữ có nét bóng

Chữ có nét viền Chữ chạm Chữ chạm chìm

Định dạng ký tự thành chữ in

Chọn: - OK muốn áp dụng xác lập cho tài liệu hành.

- Default, sau chọn Yes nuốn xác lập trở thành mặc nhiên, nghĩa áp dụng vào tất tài liệu tạo từ sau

 Cách 2: Dùng công cụ định dạng (Formatting Toolbar)

Chọn Font chữ tổ hợp phím Ctrl + Shift + F Chọn size chữ tổ hợp phím Ctrl + Shift + P hoặc: - Ctrl + ] (tăng size chữ lên đơn vị)

- Ctrl + [ (giảm size chữ xuống đơn vị) Chọn chữ đậm tổ hợp phím Ctrl + B Chọn chữ nghiêng tổ hợp phím Ctrl + I Chọn chữ gạch tổ hợp phím Ctrl + U II CHUYỂN ĐỔI LOẠI CHỮ

Word chuyển đổi loại chữ: chữ in hoa thành chữ thường, chữ thường thành chữ in hoa, hay chữ có ký tự đầu chữ in hoa, cách nhanh chóng mà khơng cần phải gõ lại từ bàn phím



Cách thực hiện:

- Chọn phần văn cần chuyển đổi - Vào menu Format/Change Case:

 Sentence case: ký tự đầu câu chữ in hoa, cịn lại chữ thường  lowercase: tồn chữ thường

 UPPERCASE: toàn chữ in hoa

 Title Case: ký tự đầu từ chữ in hoa, lại chữ thường  tOGGLE cASE: đảo ngược chữ thường/chữ in hoa so với ban đầu

- Nhấn OK để kết thúc

Ghi chú: dùng tổ hợp phím Shift + F3 chuyển đổi loại chữ Với tiếng Việt có dấu, việc chuyển đổi loại chữ khơng hồn tồn xác

III. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH)

1) Một số khái niệm

- Trong Word, khái niệm đoạn (paragraph) định nghĩa phần văn (có thể dòng trống) kết thúc ký hiệu cuối đoạn (paragraph mark) Dấu cuối đoạn đưa vào cách nhấn phím Enter

- Khi gõ văn vào, văn trình bày từ lề trái sang phải, đến lề phải tự động xuống dòng Tuy nhiên, trường hợp văn chưa đến lề phải bạn muốn xuống dịng (nhưng khơng muốn sang đoạn mới) nhấn tổ hợp phím Shift + Enter

- Có thể thực định dạng đoạn trước sau gõ văn Trường hợp: + Trước gõ văn bản: gõ Enter, định dạng đoạn trước áp dụng cho đoạn sau, có thay đổi

+ Sau gõ văn bản:

* Nếu định dạng đoạn: cần đưa trỏ vào đoạn cần định dạng * Nếu định dạng nhiều đoạn: phải chọn tất đoạn cần định dạng 2) Canh lề đoạn văn bản

Có cách canh lề đoạn văn sau:

 Left (canh trái): canh thẳng lề trái lề phải so le

 Center (canh giữa): canh thẳng so với lề trái, phải đoạn văn  Right (canh phải): canh thẳng lề phải lề trái so le

 Justify (canh đều): canh thẳng lề trái, phải văn



Cách thực hiện:

- Chọn đoạn văn cần định dạng

- Sử dụng công cụ Formatting, gồm nút:

Canh trái, nhấn tổ hợp phím Ctrl + L Canh giữa, nhấn tổ hợp phím Ctrl + E Canh phải, nhấn tổ hợp phím Ctrl + R Canh đều, nhấn tổ hợp phím Ctrl + J 3) Tạo độ lệch dòng đoạn so với lề

Khi chưa định dạng dòng đoạn hiển thị từ lề trái sang phải đoạn MS Word cho phép thay đổi cách thể dòng đoạn sau:

- First line indent: dòng thụt vào so với dòng lại đoạn. - Left indent: dòng đoạn thụt vào so với lề trái văn bản. - Right indent: dòng đoạn thụt vào so với lề phải văn bản.

- Hanging indent: dòng từ dòng thứ hai đoạn thụt vào so với dòng



Định dạng đoạn văn cách sử dụng thước ngang (Ruler) - Chọn đoạn văn cần định dạng

Ghi chú: Đối với Left indent sử dụng nhanh nút (Increase Indent) (Decrease indent) công cụ Formatting



Định dạng đoạn văn cách sử dụng menu Format/Paragraph - Chọn đoạn văn cần định dạng

- Vào menu Format/Paragraph, xuất hộp thoại: Lớp Indents and Spacing

- Alignment: Canh lề cho đoạn, gồm có mục: Left, Centered, Right, Justified - Indentation: Tạo độ lệch dòng đoạn so với lề:

+ Left : Độ lệch trái + Right : Độ lệch phải

+ Special: Có lựa chọn sau:

 None: lề theo qui định Left Right indent.

 First Line: Đặt độ lệch cho dòng đoạn (được xác định trong

mục By)

 Hanging: Đặt độ lệch cho dịng khơng phải dịng đoạn

(được xác định mục By)

- Spacing: Định khoảng cách đoạn, bao gồm:

+ Before: khoảng cách đoạn hành đoạn phía (mặc nhiên 0) + After: khoảng cách đoạn hành đoạn phía (mặc nhiên 0) + Line Spacing: Định khoảng cách dòng Paragraph

Lớp Line and Page Breaks

Windows/ Orphan Control: chọn đặt tự động điều khiển dòng phụ/ nhi. Dịng phụ dịng đứng lẻ loi đầu trang tiếp theo, dòng khác nằm trang trước Dịng nhi dịng nằm trang cuối trang trước, dòng khác nằm đầu trang sau

Keep lines together: chọn đặt tránh ngắt trang đoạn.

Keep with next: chọn đặt tránh ngắt trang đoạn hành đoạn tiếp theo. Page break before: đặt dấu ngắt trang vào đầu đoạn hành.

Suppress line number: chọn đặt không in số dòng đoạn. Don’t hyphenate: chọn đặt khơng dùng dấu nối ngắt dịng đoạn. 4) Sao chép định dạng (Format Painter)

Nếu vừa định dạng xong khối văn bạn muốn gán định dạng cho hay nhiều khối văn khác, bạn tiết kiệm thời gian cách sử dụng chức chép định dạng (Format Painter)

a Dùng nút Format Painter công cụ Standard



Cách thực hiện:

- Chọn khối văn có định dạng cần chép

- Click vào nút Format Painter Một chổi quét sơn nhỏ cạnh trỏ chuột hình chữ I

- Để gán định dạng chép, chuyển trỏ chuột đến văn muốn chép, quét khối văn

Lưu ý: Để chép định dạng cho nhiều khối văn bản, bạn tiết kiệm thời gian cách D_Click vào nút Format Painter bước Sao thực bước tất khối văn cần định dạng Khi kết thúc Click vào nút Format Painter nhấn phím Escape

b Dùng tổ hợp phím



Cách thực hiện:

Chọn khối văn có định dạng cần chép Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + C

Để gán định dạng chép, chọn văn cần định dạng nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + V

Nếu muốn gán định dạng cho nhiều khối văn bản, lặp lại bước cho khối Khi muốn ngưng định dạng, nhấn phím Esc

IV. TẠO KÝ TỰ DROP CAP

Chức cho phép phóng to ký tự đầu đoạn nằm nhiều dòng liên tiếp đoạn



Cách thực hiện:

- Đưa dấu chèn vào đoạn cần tạo Drop Cap - Vào menu Format/Drop Cap, xuất hộp thoại:

- Position: Định vị trí cho ký tự Drop Cap. - Options: Các tùy chọn:

 Font: chọn Font cho ký tự Drop Cap

 Lines to Drop: chọn chiều cao ký tự Drop Cap nằm dòng (mặc nhiên ba dòng)

 Distance from text: khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến văn

- Chọn nút OK để kết thúc

V. KẺ ĐƯỜNG VIỀN VÀ TÔ NỀN CHO ĐOẠN VĂN

BẢN

Đường viền màu dùng để nhấn mạnh, tổ chức làm phần toàn văn tài liệu Có thể thêm đường viền màu cho khối

ký tự, cho đoạn, ô (Cells) bảng (Table), tồn bảng Bạn in đường viền xung quanh toàn trang tài liệu Xem mô tả trang sau:

Muốn áp dụng đường viền cho ký tự, đoạn, bảng, dùng nhanh công cụ Tables and Borders hộp thoại Borders and Shading Để áp dụng đường viền cho trang (Pages), phải sử dụng hộp thoại Borders and Shading

You can apply borders and shading to blocks of characters You can apply borders

and shading to entire paragraphs You can apply borders and shading to tables:

 Kẻ đường viền tô công cụ Tables and Borders

 Chọn khối văn cần kẻ

đường viền tô

 Sử dụng nút

công cụ Tables and Borders sau:

 Lưu ý: Bật/Tắt công cụ Tables and Borders:

Vào menu View/Toolbar/Tables and Borders

 Kẻ đường viền tô hộp thoại Borders and Shading  Chọn khối văn cần kẻ đường viền tô

 Vào menu Format/ Borders and Shading để bật hộp thoại Borders and Shading.

Ngoài chức công cụ Tables and Borders, hộp thoại Borders and Shading (Hình 10.6 Hình 10.7) cịn cung cấp thêm tùy chọn sau:

 Có thể tạo đường viền đổ bóng hiệu ứng 3-D  Có thể qui định khoảng cách đường viền văn  Có thể áp dụng mẫu màu

 Có thể tạo đường viền xung quanh trang tài liệu

 Chọn lớp Borders: Kẻ đường viền 12345

Line Style: Chọn kiểu đường biên (hay khơng có đường biên) Line Weight: Chọn độ dày cho biên

Border Color: Chọn màu cho biên

Border: Gán xóa biên từ bảng sẵn có Shading Color: Gán màu nền

Units Points Picas Centimeters Inches

Points 1/12 035 1/72

Picas 12 42 1/6

Centimeters 28.35 2.38 39

Ý nghĩa:

- None: Không kẻ (Kẻ nét rỗng) - Style: Các kiểu đường kẻ - Box: Kẻ hộp bao quanh - Color: Chọn màu đường kẻ - Shadow: Đường kẻ có nét bóng mờ - Width: Chọn độ rộng đường kẻ

- 3-D: Đường kẻ không gian ba chiều - Apply to: Vẽ cho đối tượng là: Text (khối văn chọn) Paragraph (toàn đoạn văn bản)

- Custom: Đường kẻ tùy ý

 Chọn lớp Shading: Tô màu

Ý nghĩa:

- Fill: Chọn màu

- Patterns: + Style: Chọn mẫu

Kẻ khung cho đoạn văn

+ Color: Chọn màu cho mẫu

 Chọn lớp PageBorder: Thêm đường viền cho trang, chức lựa chọn tương tự lớp Borders

VI. Đ

ỊNH DẠNG NỀN VĂN BẢN

Lệnh Format/ Background dùng để chọn cho văn Ngoài màu chuẩn Word cung cấp, bạn tự pha chế màu khác qua chức More Colors, chọn mẫu để trang trí qua chức Fill Effects

VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII. VII.

ĐÁNH DẤU (BULLETS) VÀ ĐÁNH SỐ THỨ TỰ (NUMBERING) Có thể tạo danh sách tài liệu

bằng cách thêm dấu tròn (bullet) đánh Chọn đường có

dạng hoa văn

Kẻ khung cho đoạn văn

Chọn màu văn Chọn mẫu văn bản

Bulleted Lists

 Word inserts a bullet character at the

beginning of each paragraph

 You can’t select or edit the bullet

charaters

 Word indents each paragraph

số với kiểu thụt đầu dòng hanging (các dòng thụt lùi trừ dòng đầu tiên) Đánh dấu số tự động phần định dạng đoạn Khác với dấu số gõ tay, bạn chọn hay thực hiệu chỉnh thông thường với dấu số tự động Cũng vậy, Word tự cập nhật lại dấu số tự động có thay đổi

Bạn thiết lập dấu số nhờ công cụ Formatting hộp thoại Bullets And Numbering.

a Đánh dấu (Bullets)



Cách thực hiện:

Chọn đoạn văn cần tạo đánh dấu

 Cách 1: Click vào nút Bullets

 Cách 2: Vào menu Format/Bullets and Numbering, chọn mục Bulleted, xuất

hiện hộp thoại:

Chọn dạng Bullet có sẵn Nếu muốn có ký hiệu (Symbol) khác hay muốn đặt lại lề chọn Customize, xuất hộp thoại:

+ Nút Bullet : mở hộp thoại Symbol

+ Bullet position: thiết lập First line indent cho Bullet + Text position: thiết lập Hanging indent cho Bullet.

b Đánh số thứ tự (Numbering)



Cách thực hiện:

Chọn đoạn văn cần tạo số thứ tự

 Cách 1: Click vào nút Numbering

 Cách 2: Vào menu Format/Bullets and Numbering, chọn mục Numbered, xuất

hiện hộp thoại:

Chọn dạng số thứ tự có sẵn Nếu muốn số thứ tự với dạng khác hay muốn đặt lại lề chọn Customize, xuất hộp thoại:

+ Number Format: nhập vào định dạng cho số thứ tự + Number style: chọn kiểu số thứ tự

+ Start at: số bắt đầu cho số thứ tự

+ Number position: chọn vị trí cho số thứ tự (Left, Centered, Right) + Aligned at: : thiết lập First line indent cho số thứ tự

+ Text position: thiết lập Hanging indent cho số thứ tự + Preview: xem trước kết

Các tuỳ chọn cho Bullet

Ghi chú: để gỡ bỏ Bullets Numbering ta thực hiện: - Chọn đoạn văn cần gỡ bỏ

- Click vào nút Bullets Numbering

VIII. VĂN BẢN DẠNG CỘT (COLUMNS)

Chức cho phép trình bày tài liệu dạng cột (như cách trình bày báo)

Nếu muốn xem văn dạng báo chí hình, bạn phải chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout Print Preview Trong chế độ hiển thị khác Word, văn hiển thị cột đơn

Bạn tạo văn dạng cột hai cách: Sử dụng nút Columns công cụ chuẩn dùng menu Format/Columns.



Cách 1: Sử dụng nút Columns - Chọn phần văn cần chia cột

- Click vào nút , sau Drag để xác định số cột



Cách 2: Sử dụng menu Format/Columns - Chọn phần văn cần chia cột

- Vào menu Format/Columns, xuất hộp thoại: - Presets: mẫu chia cột định sẵn

- Number of columns: chọn số cột muốn chia

- Width and spacing: độ rộng cột (Width) khoảng cách (Spacing) cột - Line between: bật/tắt đường phân cách cột

- Apply to: phạm vi văn chia thành cột

 Selected text: chia cột cho khối văn chọn (mặc nhiên).  Whole document: cho toàn văn bản.

 This Point Forward: từ vị trí dấu nháy trở sau.

Lưu ý: sau thực bước trên, bạn chia lại độ cao cột tay theo ý muốn (cân cột) Bạn thực sau:

 Đặt dấu chèn vị trí muốn chia cột

 Vào menu Insert/Break/chọn mục ColumnBreak Click chọn OK nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

IX. SỬ DỤNG CÁC TAB

Phím Tab dùng để chèn khoảng trắng vào tài liệu ký tự canh lề (Align) Bạn sử dụng phím Tab để xếp số khối văn nhỏ thành hàng cột

Thơng thường nhấn phím Tab dấu nháy nhảy đến dừng khoảng cách (mặc nhiên 0.5 inch tức 1.27 cm) dòng gọi điểm dừng mặc định Tab (được đánh dấu vạch dọc nhỏ đáy thước kẻ hình 10.16) Tuy nhiên bạn thay đổi giá trị sau:

- Chọn menu Format/Tabs - Chọn giá trị hộp Default tab stop Click OK.

Hoặc bạn cài đặt điểm dừng Tab vị trí thước Định dạng văn theo dạng cột

Các điểm dừng Tab mặc định

1) Xác định điểm dừng Tab tùy biến cách sử dụng thước Có loại điểm Tab tương ứng với bốn ký hiệu sau:

Ký hiệu Ý nghĩa

Left Tab: Văn canh trái so với vị trí điểm Tab. Right Tab: Văn canh phải so với vị trí điểm Tab. Center Tab: Văn canh so với vị trí điểm Tab

Decimal Tab: Văn canh theo dấu chấm thập phân vị trí điểm Tab. Ngồi ra, cịn có ký hiệu khác sau:

Bar Tab: Chèn vạch dọc dịng, khơng phải điểm dừng Tab. First Line Indent: Đặt vị trí thụt đầu dịng, khơng phải điểm dừng Tab. Hanging Indent: Tạo chỗ thụt vào cho dòng trừ dòng đoạn, điểm dừng Tab



Cách thực hiện:

- Click vào ký hiệu Tab vị trí giao thước ngang dọc để chọn loại điểm Tab thích hợp

- Click vào vị trí muốn cài điểm Tab thước ngang Lặp lại bước cho điểm Tab khác.

Ví dụ:

Lưu ý:

- Thay đổi vị trí điểm dừng Tab cách Drag đến vị trí thước - Xóa điểm dừng Tab cách Drag khỏi thước

2) Xác định điểm dừng Tab tùy biến hộp thoại Tabs

Bạn xác định điểm dừng Tab hộp thoại Tabs, cung cấp tính phụ sau:

 Có thể nhập vào số đo xác cho vị trí điểm dừng Tab

 Có thể điền vào khoảng trống phía trước điểm dừng Tab ký tự dẫn (Leader), hàng dấu chấm ( ), hay dấu gạch ( ) để dẫn người đọc ngang suốt trang



Cách thực hiện:

Vào menu Format/Tabs , xuất hộp thoại:

- Chọn điểm Tab hộp Tab stop position - Chọn loại điểm dừng Tab vùng Alignment. - Chọn loại ký tự dẫn vùng Leader

- Click vào nút Set

- Tiếp tục lặp lại bước cho điểm Tab khác

- Nút Clear: bỏ điểm Tab chọn hộp Tab stop position - Nút Clear All: bỏ tất điểm Tab

Lưu ý: Để sử dụng điểm dừng Tab bảng (Table) phải nhấn tổ hợp phím Ctrl + Tab

Các thành phần hộp thoại: - Tab Stop Position: vị trí điểm dừng Tab

- Default tab stops: Điểm dừng Tab mặc định

- Alignment: Chọn loại điểm dừng Tab

- Leader: Dùng để thiết lập nét vẽ đến điểm dừng Tab sau lần nhấn phím Tab

THAO TÁC TRÊN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH

Trong chương cung cấp cho bạn cách thêm đồ họa vào trang (như: Text Box, Picture, WordArt, AutoShape, ) định dạng, chỉnh sửa cho đối tượng

Để thêm vào đồ họa, bạn nhập (Import) tranh (picture) từ file chương trình khác (Clip Art), bạn thêm vào trang dạng văn nghệ thuật (WordArt), bạn tự tạo đối tượng đồ họa cách sử dụng cơng cụ vẽ (Drawing) có Word

I. HÌNH ẢNH (PICTURE):

1) Chèn hình ảnh:

Bạn nhập tranh vào tài liệu cách chèn nội dung file đồ họa, từ thư viện có sẵn Word (Clip Art), cách chép khối đồ họa từ chương trình khác (như: Paint, Photoshop, ) dán vào tài liệu Word

Sau đồ họa chèn vào tài liệu đối tượng trở thành phần tử Word gọi picture

a Chèn picture cách chép khối đồ họa từ chương trình khác

- Chọn đồ họa từ chương trình khác (như: Paint, Photoshop, ) Copy từ menu Edit chương trình

- Đặt điểm chèn vị trí muốn chèn picture vào tài liệu Word

- Chọn menu Edit/Paste Ctrl + V đề dán đồ họa vào tài liệu Word b Chèn picture từ file đồ họa

- Đặt điểm chèn vị trí muốn chèn picture vào tài liệu - Chọn menu Insert/Picture/From File, xuất hộp thoại:

- Chọn vị trí chứa file đồ họa mục Look in, kiểu file (File Type) hộp Files of Type Chọn hình cần chèn sau Click vào nút Insert

c Chèn picture từ thư viện có sẵn Word (Clip Art) - Đặt điểm chèn vị trí muốn chèn picture vào tài liệu - Chọn menu Insert/Picture/Clip Art, xuất hộp thoại:

- Click lên hình cần chèn sau Click vào nút Insert (hoặc R_Click/ chọn Insert)

2) Định dạng chỉnh sửa hình ảnh:

Phần cung cấp cho bạn thao tác định dạng chỉnh sửa hình ảnh Các thao tác áp dụng cho đối tượng hình khác (như hộp văn bản, chữ nghệ thuật, hình vẽ theo mẫu, …)



Sử dụng lệnh menu: - Chọn đối tượng cần định dạng

- Vào menu Format/ Object R_Click lên hình/ chọn Format Object (Object là: Text Box, Picture, Object, AutoShape WordArt), xuất hộp thoại hình bên:

Nút Insert

Hình 11.2: Chèn hình từ thư viện hình Word

Ý nghĩa lớp hộp thoại trên:

Colors and Lines: Chọn màu nền, chọn màu, kiểu độ dày cho đường bao quanh đối tượng đường AutoShape

Size: Đặt lại kích cỡ quay đối tượng

Layout: Chọn kiểu bao quanh dóng lề theo phương ngang Để chọn thêm kiểu bao quanh khác, chọn nút Advanced

Picture: Chỉ dành cho tranh, cắt xén tranh, chuyển đổi màu tranh đặt độ sáng độ tương phản

Text Box: Chỉ dành cho hộp văn bản, dùng để thay đổi lề văn cạnh hộp



Sử dụng công cụ Picture: View/ Toolbars/ Picture

Ý nghĩa nút cơng cụ Picture:

1 – Insert Picture: chèn hình ảnh (Insert/ Picture/ From File)

2 – Image Control: cách định màu cho hình ảnh (màu/ xám/ trắng đen) 3 – More/ Less Contrast: tăng/ giảm độ tương phản

4 – More/ Less Brightness: tăng/ giảm độ sáng 5 – Crop: cắt hình

6 – Line Style: kiểu đường viền

7 – Text Wrapping: chọn kiểu bao quanh dóng lề theo phương ngang (tương ứng với lớp Layout hộp thoại Format Object)

8 – Format Object: định dạng cho hình (Format/ Object) 9 – Set Transparent Color: định dạng suốt cho hình 10 – Reset Picture: trở trạng thái ban đầu cho hình

II HỘP VĂN BẢN (TEXT BOX)

Văn thân tài liệu chứa loạt ký tự nối từ dòng đến dòng khác, từ trang đền trang khác Tuy nhiên, bạn cịn đặt ghi vị trí tài liệu như: đặt lề, bên hình ảnh, hộp văn

 Tạo Text box:

- Chọn menu Insert/Text box chọn nút Text box công cụ Drawing

- Drag chuột để xác định vị trí kích thước cho Text box - Nhập định dạng cho văn Text box văn thường

 Định dạng Text box:

1 10

Sử dụng công cụ Picture

 Lệnh Format/ Text Direction: dùng để đổi hướng chữ hộp văn + Chọn hộp văn

+ Vào menu

+ Chọn hướng cho hộp văn + Click chọn OK

 Lệnh Format/ WordArt: tương tự định dạng hình ảnh

 Dùng chức công cụ Drawing (sẽ giới thiệu kỹ phần sau)

III. CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART)

Sử dụng WordArt ta muốn tạo văn nghệ thuật trang trí quảng cáo, bìa sách, tiêu đề,



Cách thực hiện:

- Vào menu Insert/Picture/WordArt Click vào nút Insert WordArt công cụ Drawing, xuất hộp thoại WordArt Gallery hình 11.7

- Chọn kiểu WordArt từ hộp thoại WordArt Gallery Click OK, xuất hộp thoại Edit WordArt Text hình 11.8

- Trong hộp thoại Edit WordArt Text, nhập văn bản, chọn Font chữ, Size kiểu chữ, sau Click vào nút OK

Chữ nghệ thuật có dạng:

Định dạng cho WordArt:

+ Dùng lệnh Format/ WordArt: tương tự định dạng hình ảnh + Dùng cơng cụ Word Art:

Hộp thoại WordArt Gallery Hộp thoại Edit WordArt Text Đổi hướng chữ

Bật/ tắt công cụ WordArt: View/Toolbars/WordArt.

Ý

nghĩa nút lệnh:

1 Insert WordArt: chèn thêm chữ nghệ

thuật 7 Text quanh chữ nghệ thuậtWraping: chọn kiểu văn bao 2 Edit Text: mở cửa sổ soạn thảo chữ

nghệ thuật 8 chiều cao ký tự nhau.WordArt Same Letter Heights: đặt 3 WordArt Gallery: cho phép chọn lại

kiểu khác cho chữ nghệ thuật

9 WordArt Vertical Text: điều chỉnh các ký tự đường

4 Format WordArt: mở cửa sổ Format WordArt (định dạng chữ nghệ thuật)

10 WordArt Alignment: canh lề cho chữ nghệ thuật

5 WordArt Shape: chọn dạng WordArt, như: hình trịn, hình lượn sóng,

11 WordArt Character Spacing: đặt khoảng cách cho ký tự

6 Free Rotate: xoay tự chữ nghệ thuật.

IV TẠO HÌNH VẼ THEO MẪU

Ngoài đối tượng đồ họa phần trên, bạn cịn thêm vào tài liệu hình vẽ như: đường thẳng, hình trịn, hình chữ nhật, gọi đối tượng vẽ cách sử dụng công cụ vẽ (Drawing toolbar)

1) Thanh công cụ vẽ (Drawing toolbar): Bật/ tắt công cụ vẽ: View/ Toolbars/ Drawing Thanh công cụ Drawing:

Ý

nghĩa nút lệnh:

Draw: hiển thị menu vẽ 11 Insert Clip Art: chèn picture

2 Select Object: chọn đối tượng 12 Fill Color: tô màu cho đối tượng 3 Free Rotate: xoay tự đối tượng 13 Line Color: tô màu đường (biên) 4 AutoShape: hình có sẵn 14 Font Color: chọn màu cho Font chữ

1234567891011

5 WordArt Shape Thanh công cụ WordArt

12345678910111213141516171819

5 Line: vẽ đường thẳng 15 Line Style: chọn kiểu đường thẳng 6 Arrow: vẽ mũi tên 16 Dash Style: chọn kiểu đường đứt nét 7 Rectangle: vẽ hình chữ nhật 17 Arrow Style: chọn kiểu cho mũi tên 8 Oval: vẽ hình Ellipse, hình trịn 18 Shadow: tạo bóng mờ chiều 9 Text Box: hộp chứa văn bản 19 3-D: tạo bóng mờ chiều 10 Insert Word Art: chèn chữ nghệ thuật

2) Chèn hình vẽ AutoShape:

AutoShape hình có dạng tự định nghĩa trước như: đường thẳng, hình bầu dục, hình lập phương, ký hiệu biểu đồ, Bạn chèn đường thẳng, mũi tên, hình chữ nhật, cách Click vào nút cơng cụ Drawing Để chèn hình AutoShape khác, Click vào nút AutoShape chọn hình cần vẽ

- Click lên công cụ Drawing để chọn hình vẽ tương ứng - Drag chuột để xác định vị trí kích thước cho hình vẽ

3) Làm việc với đối tượng vẽ

 Chọn đối tượng vẽ

Một đối tượng chọn xung quanh bao quanh nút vuông nhỏ

- Chọn đối tượng: Click vào đối tượng cần chọn dùng nút Select Objects

- Chọn nhiều đối tượng: nhấn giữ phím Shift Click vào đối tượng

 Điều chỉnh kích thước đối tượng vẽ:

- Chọn đối tượng cần điều chỉnh kích thước

- Đưa chuột đến nút đường biên đối tượng đến chuột có hình mũi tên hai đầu Drag chuột để điều chỉnh kích thước

 Di chuyển đối tượng:

Đưa chuột đến đối tượng có hình mũi tên Drag đến vị trí mới, chọn đối tượng dùng phím mũi tên (có thể kết hợp với phím Ctrl để di chuyển nhỏ)

 Sao chép đối tượng

- Chọn đối tượng cần chép

- Kết hợp thao tác Copy Paste Hoặc: nhấn giữ phím Ctrl, đưa chuột đến biên đối tượng (tránh nút để điều chỉnh kích thước), sau Drag chuột đến vị trí

 Xóa đối tượng

Chọn đối tượng cần xóa, nhấn phím Delete

 Nhóm đối tượng thành nhóm

Chức dùng nhóm đối tượng lại thành nhóm nhằm thuận tiện cho việc định dạng, di chuyển đối tượng

- Chọn tất đối tượng cần nhóm (nhấn giữ phím Shift Click vào đối tượng)

- Thực cách:

+ Click vào nút sau chọn mục Group;

+ R_Click lên đối tượng chọn, sau chọn Grouping/Group

 Rã đối tượng nhóm

- Chọn đối tượng cần rã nhóm - Thực cách:

+ Click vào nút sau chọn mục Ungroup;

+ R_Click lên đối tượng chọn, sau chọn Grouping/Ungroup

 Xoay đối tượng

- Chọn đối tượng cần xoay - Click vào nút Free Rotate

 Thay đổi màu kiểu đối tượng

Bạn dùng nút cơng cụ để thay đổi màu mẫu tô đối tượng chọn như: màu nền, màu kiểu cho nét vẽ, màu chữ (Font), thêm bóng đổ hay hiệu ứng chiều cho đối tượng

Ví dụ: hình bên đối tượng AutoShape hình

chữ nhật xuất chèn lần đầu, sau xuất sau đổ màu thêm hiệu ứng chiều

 Chèn văn vào đối tượng AutoShape

Ví dụ:

 Đổi hướng chữ cho văn AutoShape

Để đổi hướng cho văn AutoShape, bạn sử dụng lệnh Format/ Text Direction (tương tự đổi hướng chữ hộp văn bản)

 Canh lề cho văn AutoShape Text box:

- Chọn AutoShape Text box cần canh lề

- Để canh lề theo chiều ngang (horizontal) theo lề trái lề phải AutoShape Text box, sử dụng nút Align Left , Center , Align Right Justify công cụ Formatting

Để canh lề theo chiều dọc (vertical) theo lề (Top) lề (Bottom) AutoShape Text box, sử dụng nút Align Top , Center , Align Bottom , Justify công cụ Formatting

 Định dạng cho AutoShape:

Dùng lệnh Format/ AutoShape: tương tự định dạng hình ảnh 4) Sử dụng menu đối tượng Draw công cụ Drawing



Kiểm soát lớp cho đối tượng Order Trái tim

Trái tim

Trái tim

đến

Chèn văn vào AutoShape

1 2 3 4 5

1 Nhóm đối tượng2 Rã nhóm đối tượng3 Nhóm lại đối tượng4 Kiểm soát lớp cho đối tượng5 Canh lề cho đối tượng

Sử dụng menu đối tượng Draw

Đặt thứ tự cho đối tượng



Canh lề cho đối tượng

Canh lề đối tượng theo chiều ngang (Horizontal)

Canh lề đối tượng theo chiều dọc (Vertical)

LẬP BẢNG - TABLE

I. GIỚI THIỆU VÀ CÁCH TẠO BẢNG:

1) Giới thiệu:

Một bảng Word công cụ đa để xếp văn theo hàng (rows) cột (columns) Giao dịng cột tạo thành (cell)

Sử dụng bảng có nhiều thuận lợi so với việc sử dụng điểm dừng Tab Ví dụ, phần văn khơng vừa khít vào dịng đơn, Word tạo dòng tăng chiều cao thêm hàng (Bảng bên khó tạo sử dụng điểm dừng Tab)

Cũng thao tác định dạng liệu ô, dễ dàng điều chỉnh kích thước hàng cột Dữ liệu bảng xếp lại theo trật tự đó, nhấn mạnh (làm nổi) phần bảng cách sử dụng Borders Background Shading (khung nền) Khi cần thiết chuyển bảng thành văn ngược lại.

Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa

Left Tab: Văn canh trái so với vị trí điểm Tab

Right Tab: Văn canh phải so với vị trí điểm Tab Center Tab: Văn

canh so với vị trí điểm Tab

Decimal Tab: Văn canh theo dấu chấm thập phân vị trí điểm Tab

Bar Tab: Chèn vạch dọc dịng, khơng phải điểm dừng Tab.

2) Cách tạo bảng



Sử dụng nút Insert Table

- Đặt dấu nháy vị trí cần chèn Table

- Click vào nút Insert Table công cụ Standard - Drag chọn số hàng cột cho Table



Sử dụng menu Table/Insert/Table

 Đặt dấu nháy vị trí cần chèn Table  Chọn menu Table/Insert/Table, xuất

hộp thoại hình bên  Number of Columns: số cột  Number of rows: số hàng

 AutoFit behavior: tự động điều chỉnh bảng cho vừa khít với văn

 AutoFormat: dùng để chọn bảng đã định dạng sẵn

 Click OK để tạo bảng

Hình 12.2: Tạo bảng nút công cụ

Tạo bảng menu lệnh

II CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG

a) Di chuyển trỏ bảng

: qua trái, phải, lên xuống Tab: chuyển đến ô kế tiếp.

Shift + Tab: chuyển đến trước đó.

Alt + Home: đầu dịng hành Alt + End: đến cuối dịng hành Alt + Page Up: ô đầu cột hành Alt + Page Down: đến ô cuối cột hành Ghi chú:

 Có thể sử dụng chuột để Click chọn ô cần chuyển tới

 Khi trỏ ô cuối cùng, nhấn phím Tab Word tự động chèn thêm dòng cuối bảng

 Bật tắt lưới phân cách: Table/ Show (Hide) Gridlines b) Nhập văn vào bảng

Để nhập văn vào bảng, Click vào nhập văn bình thường Chú ý đến biên phải ô, Word tự động tách văn xuống dòng tự động tăng chiều cao lên hàng để tiếp tục chứa liệu Nếu nhấn Enter ô, Word chèn thêm đoạn ô

Hiệu chỉnh định dạng văn ô cách sử dụng kỹ định dạng hiệu chỉnh nêu chương trước

c) Chọn hàng, cột ô

Để chọn nhiều hàng, cột Drag chuột theo cách Click vào để

chọn dòng

Click vào để chọn cột

Click vào để chọn ô

Cách chọn hàng, cột ô

d) Chèn hàng, cột ô a Chèn hàng

 Chọn số hàng cần chèn

 Click vào nút Insert Rows ; R_Click, chọn Insert Rows

Lưu ý: hàng chèn vào nằm phía hàng chọn b Chèn cột

 Chọn số cột cần chèn

 Click vào nút Insert Columns ; R_Click, chọn Insert Columns

Lưu ý: cột chèn vào nằm phía bên trái cột chọn c Chèn ô

 Chọn số ô cần chèn

 Click vào nút Insert Cells , xuất hộp thoại:

d Dùng menu Table/Insert

 Xác định số hàng, số cột số ô cần chèn

 Chọn menu Table/Insert, xuất menu đối tượng:

e) Xóa bảng, hàng, cột ô a Xóa hàng

 Chọn số hàng cần xóa  R_Click, chọn Delete Rows

b Xóa cột

 Chọn số cột cần xóa

Chèn thêm ô

Chèn bảng, hàng, cột , ô menu

Các ô chèn vào đẩy ô hành sang phải Các ô chèn đẩy ô hành xuống Chèn hàng đẩy hàng hành xuống Chèn cột đẩy cột hành sang phải

Chèn bảng

 - R_Click, chọn Delete Columns

c Xóa ơ

 Chọn số cần xóa

 R_Click, chọn Delete Cells

d Dùng menu Table/ Delete

 Xác định số hàng, số cột số ô cần xố đặt trỏ vào xố bảng  Chọn menu Table/Delete, xuất menu đối tượng:

f) Điều chỉnh kích cỡ ơ a Điều chỉnh chiều cao hàng

b Điều chỉnh độ rộng cột Xố

Drag chuột vào

Điều chỉnh chiều cao hàng Xoá bảng, hàng, cột , ô menu

Drag chuột vào

Điều chỉnh độ rộng cột

Xố chọn đẩy bên phải sang trái Xố chọn đẩy phía lên Xố hàng đẩy hàng lên

Xoá cột đẩy cột bên phải sang trái

Xoá bảng

a Dùng menu Table/ Table Properties  Lớp Table: cho phép canh lề cho

bảng, chọn đường viền tơ màu, chọn vị trí đặt bảng, …

 Lớp Row: cho phép thay đổi độ cao hàng

 Lớp Column: cho phép thay đổi độ rộng cột

 Lớp Cell: cho phép thay đổi kich thước ô, canh lề liệu ô

Ghi chú:

 D_Click đường lưới (Gridline) bên phải cột để tự động điều chỉnh

(AutoFit) độ rộng cột cho vừa với kích thước văn

 Tự động điều chỉnh (AutoFit) độ rộng cột cho toàn bảng vừa với kích thước

văn bản: chọn tồn bảng, sau D_Click đường lưới (Gridline) bên phải cột

g) Di chuyển điều chỉnh kích cỡ bảng

h) Ghép ô tách ô a Ghép ô

 Chọn ô muốn ghép

 Chọn lệnh Table/Merge Cells; R_Click/ MergeCells b Tách ô

 Chọn cần tách

Thay đổi thuộc tính cho bảng

Di chuyển bảng: Drag vào

 Chọn lệnh Table/Split Cells; R_Click/

Split Cells, xuất hộp thoại:

Number of columns: số cột tạo thành. Number of rows: số hàng tạo thành. Merge cells before split: trộn ô trước tách. i) Tách bảng ghép bảng

a Tách bảng

Đặt trỏ nằm dòng cần tách (dòng bảng mới) chọn lệnh Table/Split Table; gõ tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

b Ghép bảng

Xoá bỏ dịng trống hai bảng bảng ghép lại j) Điền số thứ tự cho bảng

Chọn cột muốn điền số thứ tự chọn lệnh Format/Bullets and Numbering Click vào nút Numbering Formating (tương tự văn thường) k) Sắp xếp liệu Table

- Dữ liệu chứa Table xếp theo trật tự tùy theo yêu cầu người sử dụng Word cho chọn tối đa cột để làm sở cho xếp (gọi khóa xếp) Khóa thứ ưu tiên xếp trước, giá trị khóa thứ xếp theo khóa thứ 2, giá trị khóa thứ khóa thứ xếp theo khóa thứ Trong khóa ta chọn xếp tăng (Ascending) giảm (Descending)

 Sử dụng menu Table/Sort

 Quét chọn khối cần xếp liệu

 Chọn menu Table/Sort, xuất hộp thoại:

Sort By: khóa xếp thứ (khóa chính)

Then By: khóa xếp thứ 2, (khóa phụ)

Header Row: thông báo cho Word biết vùng liệu chọn có dịng tiêu đề

No Header Row: thơng báo cho Word biết vùng liệu chọn dịng tiêu đề

Option: cho phép thay đổi tuỳ chọn xếp liệu

 Chọn có/ khơng có dịng

tiêu đề

 Chọn khoá xếp thứ tự tương ứng với khoá  Click chọn OK để xếp liệu bảng

Tách ô

 Sử dụng nút Sort Ascending Sort Descending công cụ

Tables And Borders

- Đặt trỏ vào cột cần xếp

- Click vào nút Sort Ascending để xếp tăng; Sort Descending để xếp giảm

l) Lặp lại tiêu đề bảng trang

Khi bảng có nhiều hàng nằm nhiều trang liên tục, sang trang hàng tiêu đề bảng không lặp lại Muốn cho Word tự động lặp lại hàng tiêu đề đầu trang thực sau:

- Chọn hàng cần lặp lại trang, bắt đầu hàng bảng - Chọn lệnh: Table/Heading Rows Repeat

m) Thực phép tính bảng

Chức Word dùng để soạn văn nên việc tính tốn bị hạn chế nhiều so với phần mềm chuyên nghiệp EXCEL Tuy nhiên ta thực phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung bình, …

Quy ước tên gọi ô bảng:

A1 B1 C1 D1

A2 B2 C2 D2

A3 B3 C3 D3

 Tên cột: cột cột A, B, C, D, …  Tên hàng: hàng hàng 1, 2, 3, 4, …

 Tên ô: giao cột hàng Ví dụ: giao cột C hàng ô C2.



Cách thực hiện:

Đặt trỏ cần tính tốn chọn lệnh Table/Formula

Công thức bắt đầu dấu =

Nhập trực tiếp hàm cần tính vào Formula chọn hàm liệt kê hộp Paste Function

Tham số hàm Word tự động đề nghị (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) đưa vào tên ô

Chọn dạng hiển thị số mục Number Format Click chọn OK để thực

Ghi chú: ta tính tốn cho cịn lại có phép tính cách:  Sao chép cơng thức vừa tính đến ô khác

 Chọn công thức vừa chép  Nhấn phím F9 để cập nhật lại giá trị

n) Các định dạng bảng

Sau tạo bảng xong, để trang trí thêm cho bảng bạn vẽ thêm bảng khác bảng tại, kẻ đường viền tô nền, thay đổi hướng canh lề cho văn ô Các thao tác định dạng nêu thực công cụ Tables And Borders.

Bật/ tắt công cụ: View/ Toolbars/ Tables And Borders

Ý nghĩa nút công cụ: 1 Draw Table: Vẽ bảng Vẽ Gridline

của bảng 10 Split Cells: Chia ơ

2 Eraser: Xóa Gridline 11 Align: Chọn kiểu canh lề văn trong ô 3 Line Style: Chọn kiểu đường biên 12 Distribute Rows: Đặt hàng nhau 4 Line Weight: Độ dáy nét 13 Distribute Columns: Đặt cột nhau 5 Border Color: Chọn màu đường biên 14 Table AutoFormat: Định dạng bảng tự động 6 Borders: Gán xóa biên 15 Change Text Direction: Thay đổi

hướng văn

7 Shading Color: Màu nền 16 Sort Ascending: Sắp xếp tăng. 8 Insert: Chèn bảng, hàng, cột ô 17 Sort Descending: Sắp xếp giảm. 9 Merge Cells: Nối ơ 18 AutoSum: tự động tính tổng

a Kẻ khung tô màu cho bảng - Chọn ô cần kẻ khung tô

- Dùng nút thứ 5, để kẻ khung tô màu cho bảng

Lưu ý: Có thể kẻ khung tơ màu cho bảng chức Borders and Shading menu Format

b Canh lề cho văn ô - Chọn ô cần canh lề

- Chọn nút thứ 11 (Align) R_Click bên khối chọn tiếp mục Cell Alignment, chọn tiếp kiểu cần canh lề

c Thay đổi hướng văn bản - Chọn ô cần đổi hướng

Canh lề cho văn 1234567891011121314151617 18

- Chọn nút thứ 15 (Change Text Direction) R_Click bên khối chọn tiếp mục Text Direction vào menu Format/ Text Direction

o) Chuyển văn thành bảng

Giả sử có đoạn sau, với khoảng cách cột phím Tab Bây muốn chuyển văn thành bảng có hàng cột



Cách thực hiện:

 Chọn khối văn muốn chuyển thành bảng  Chọn lệnh Table/ Convert/ Text to Table,

Word phân tích văn chọn đề nghị số cột (Number of columns), số hàng (Number of rows) Nếu không đồng ý chọn lại

 Separate text at: chọn dấu phân cách văn bản, Word dựa vào để phân chia số cột, số hàng

Paragraphs: dựa vào đoạn văn bản, mỗi đoạn tạo thành ô

Tabs: dựa vào ký hiệu Tab.

Commas: dựa vào ký hiệu dấu phẩy (,). Others: dựa vào ký hiệu khác bạn tự

nhập vào

 Click OK để thực

p) Chuyển bảng thành văn bản

Lệnh Table/ Convert/ Table to Text sẽ chuyển liệu ô bảng thành văn bản, nghĩa thực cơng việc ngược lại với lệnh Table/ Convert/ Text to Table



Cách thực hiện:

 Chọn khối có liệu cần chuyển thành văn  Chọn lệnh Table/ Convert/ Table to Text

 Separate text with: chọn dấu phân cách văn tạo thành Click OK để thực

Chuyển văn thành bảng

TẬP TIN MẪU VÀ BỘ ĐỊNH DẠNG

I. TẬP TIN MẪU (TEMPLATE):

1) Khái niệm:

Template dạng tập tin văn đặc biệt (có phần mở rộng dot) có chứa định dạng tạo sẵn số nội dung Một tập tin văn bình thường (Document) tạo từ tập tin Template (mặc nhiên Normal.dot) Có thể xem Template “cái sườn”, “văn mẫu” dùng để tạo tập tin văn

Khi chọn lệnh File/ New, hộp thoại New xuất hiện, liệt kê tập tin Template cho phép bạn chọn để làm mẫu cho văn

2) Tạo tập tin mẫu mới

 Chọn lệnh File/ New, hộp thoại New xuất  Trong mục Create New, Click chọn Template  Nhập nội dung thiết lập định dạng cần

dùng cho Template văn thường

 Chọn lệnh File/ Save để lưu lại với phần mở rộng dot

3) Chỉnh sửa tập tin mẫu

 Chỉnh sửa trực tiếp

 Chọn lệnh File/ Open, hộp thoại Open xuất

 Trong mục Files of Type, Click chọn Document Templates  Chọn tập tin cần chỉnh sửa danh sách

 Click chọn Open để mở

 Chỉnh sửa nội dung định dạng cho Template văn thường  Chọn lệnh File/ Save để lưu lại với phần mở rộng dot

 Chỉnh sửa gián tiếp

Là chỉnh sửa tập tin văn thường sử dụng Template Nếu việc chỉnh sửa có ảnh hưởng đến tập tin Template đóng văn Word hỏi có lưu lại tay đổi cho tập tin Template hay không

II. BỘ ĐỊNH DẠNG (STYLE)

1) Khái niệm

Style tập hợp định dạng có sẵn Word người dùng tạo gán cho tên riêng Trong Style chứa định dạng ký tự, đoạn văn bản, điểm dừng Tab, đường viền tô màu,…

Việc sử dụng Style cho phép định dạng văn nhanh, có tính thống cao cho định dạng loại, dễ dàng thay đổi hình thức cấu trúc văn bản, Ngồi Style cịn sử dụng tạo bảng mục lục cho tập tin văn dễ dàng

Có thể dùng Style để định dạng cho đoạn văn Khi áp dụng Style vào văn văn có định dạng giống định dạng Style quy định

Trong Word có sẵn Style xác định trước, gọi Style chuẩn Một số Style chuẩn Normal, Heading 1, Heading 2, … Normal xem Style chuẩn dùng cho đoạn văn tập tin làm Style tảng phép người dùng định nghĩa Style khác

Mở tập tin mẫu

Trên công cụ Formatting, nút thả (tính từ bên trái) nút Style Khi Click vào nút Style Word buông xuống danh sách Style sử dụng tập tin

2) Thao tác Style

a Hộp thoại Style (Format/ Style)

b Tạo Style mới

Chức cho phép tạo style để bổ sung thêm cho style chuẩn MS Word

 Tạo Style từ văn định dạng sẵn

 Đặt trỏ vào đoạn văn muốn tạo Style  Click vào nút Style công cụ Formatting  Nhập tên cho Style cần tạo

 Nhấn Enter để hoàn thành

 Tạo Style từ hộp thoại Style

 Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại Style xuất  Click chọn nút lệnh New, hộp thoại

New Style xuất

 Name: nhập vào tên style mới.  Style type: chọn loại style tạo ra

Bộ định dạng

Danh sách Style

Loại Style liệt kê

Tổ chức Style

Xoá Style chọn Chỉnh sửa Style

đang chọn Tạo Style

Paragraph: Style dùng để định dạng cho đoạn văn bản. Character: Style dùng để định dạng cho ký tự.

 Base on: style định dạng dựa style sẵn có đó.

 Style for following paragraph: chọn Style cho đoạn văn sau đoạn áp dụng Style (thông thường qua đoạn đoạn áp dụng Style đoạn trước)

 Add to template: cho phép lưu lại Style vào tập tin Template sử dụng.

 Automatically update: tự động cập nhật Style trình định dạng Nghĩa là đoạn văn áp dụng Style định dạng lại Style tự động cập nhật, đoạn sử dụng Style tự động cập nhật theo

 Format: định dạng Style.

 Shortcut Key: cho phép gán phím gõ tắt cho Style. c Gán phím gõ tắt cho Style

 Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại Style xuất  Chọn Style cần gán phím tắt

 Click chọn nút lệnh Modify, hộp thoại Modify Style xuất (tương tự hộp thoại New Style)

 Click chọn nút lệnh Shortcut Key, hộp thoại Customize Keyboard xuất hình 13.7

 Press new shortcut key: gõ phím tắt cần gán cho Style

 Save change in: phím gõ tắt áp dụng cho tập tin

 Click chọn nút lệnh Assign.

Ghi chú:

Để gán phím gõ tắt cho Style mới, bạn Click chọn nút lệnh Shortcut Key hộp thoại New Style, không cần thực thao tác nêu

Nếu muốn gỡ bỏ phím gõ tắt gán cho Style, chọn danh sách Current keys, sau Click chọn nút lệnh Remove

d Chỉnh sửa cho Style

 Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại Style xuất  Chọn Style cần chỉnh sửa

 Click chọn nút lệnh Modify, hộp thoại Modify Style xuất (tương tự hộp thoại New Style)

 Thay đổi định dạng cho Style  Click chọn OK để hoàn thành chỉnh sửa

Tạo Style

e Xoá bỏ Style

 Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại Style xuất hình 13.5  Chọn Style cần xoá bỏ danh sách

 Click chọn nút lệnh Delete

Ghi chú: xoá Style đoạn văn áp dụng Style trở định dạng Style làm tảng mục Based on

f Định dạng đoạn văn theo Style  Chọn đoạn văn muốn định dạng  Thực theo cách sau:

+ Nhấn chuột vào nút công cụ Style công cụ Formatting, chọn Style muốn định dạng cho đoạn văn

+ Gõ phím tắt gán cho Style (nếu có)

+ Chọn lệnh Format/ Style, chọn Style muốn định dạng danh sách, Click chọn nút lệnh Apply

f Tổ chức Style

Bạn tổ chức lại Style văn hành tập tin Template để thuận tiện cho việc sử dụng Word cho phép chép Style từ tập tin sang tập tin khác

 Chọn lệnh Format/ Style, hộp thoại Style xuất

 Click chọn nút lệnh Organizer, hộp thoại Organizerxuất

 Chọn lớp

Style

 Tuỳ theo yêu cầu, bạn tổ chức lại Style: Copy: chép Style.

Delete: xố bỏ Style khơng cịn sử dụng. Rename: đổi tên cho Style.

3) Tạo bảng mục lục

Chức cho phép tạo bảng mục lục văn có nhiều trang báo cáo, luận văn, giáo trình,…

Để tạo bảng mục lục ý muốn văn phải định dạng cách quán Những mục văn phải định dạng cách sử dụng Style Heading

 Đặt trỏ vị trí muốn tạo bảng mục lục

 Chọn lệnh Insert/ Index and Tables, xuất hộp hội thoại  Chọn lớp Table of Contents

 Show page numbers: cho phép liệt kê số trang tương ứng bảng mục lục.  Right Align page numbers: số trang lề phải.

 Tab leader: chọn dạng đường kẻ nối tiêu đề với số trang.  Formats: chọn dạng thức dùng để thể bảng mục lục.

 Show level: số mức đề mục hiển thị bảng mục lục.  Click chọn OK để tạo bảng mục lục

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

I. TRỘN THƯ (MAIL MERGE)

Giả sử Phòng Đào Tạo Trường Đại Học X muốn dùng Word để in Giấy Báo Dự Thi cho thí sinh, giấy báo dự thi có phần văn tương tự thư (ví dụ, tiêu đề thư, nột dung thư kết thúc thư), số phần văn khác thay đổi giấy báo (ví dụ, họ tên, số báo danh, ngày sinh, )

Sẽ thời gian tạo thư theo thủ công (tức nhập tên thí sinh Giấy Báo Dự Thi) Sử dụng chức Mail Merge Word giúp bạn tiết kiệm thời gian thực công việc

Mail Merge chức dùng để trộn tập tin lại với Trong đó: tập tin thứ chứa liệu nguồn_phần thay đổi (Data Source, họ tên, số báo danh, ngày sinh, ), thông thường tập tin tạo từ Table Word, bảng tính Excel, Table Access, Tập tin thứ hai mẫu thư_phần cố định (Form Letter) thiết kế hình Word

Ví dụ: Tạo phiếu báo dự thi:



Cách thực hiện:

Bước 1: Tạo tập tin liệu nguồn (Data Source) chức Table Word:

Hoten Sbd Ngsinh Qquan DT Kvuc Phong GC

Sơn Nữ Phà Ca

CTA 01234

23/05/1978 Châu Thành - Cần Thơ

5 0255A X

Trần Thanh Vũ

CTA 01235

30/08/1980 Phụng Hiệp - Cần Thơ

8 0255A

Nguyễn CTA012 02/09/1985 Trà Nóc - 0254A X

TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HĐTS NĂM 2002 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

-

-GIẤY BÁO DỰ THI

-Trường Đại Học X báo tin cho:

- Thí sinh: Sơn Nữ Phà Ca Số báo danh: CTA 01234

- Ngày sinh: 23/05/1978

- Quê quán: Châu Thành - Cần Thơ

- Đối tượng: 5 Khu vực: 1 Phòng thi: 0255A

Đúng 00 ngày 27 tháng 08 năm 2002, có mặt phòng thi 0255A Trường Đại

Học X để nghe phổ biến qui chế thi thủ tục thi

HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH - ĐẠI HỌC X

============================================================

+ Lịch thi: Chiều 27/08/2002: Toán, Sáng 28/08/2002: Hóa, Chiều 28/08/2002: Lý

+ Mọi sai sót giấy báo thi điều chỉnh P.Đào Tạo - Đại Học X trước 27/08/2002

Hoàng Ân 36 Cần Thơ ……

- Lưu đóng tập tin lại với tên Dulieu.doc Bước 2:

- Tạo tập tin (Main Document) để làm mẫu thư, tập tin tạo Word trang trí hoa văn, hình ảnh,

Bước 3: Thực thao tác trộn thư.

- Từ tập tin (mẫu thư) tạo bước 2, vào menu Tools/Mail Merge, xuất hộp thoại Mail Merge Helper :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HĐTS NĂM 2006 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

-

-GIẤY BÁO DỰ THI

-Trường Đại Học X báo tin cho:

- Thí sinh:  Số báo danh: 

- Ngày sinh: 

- Quê quán: 

- Đối tượng:  Khu vực:  Phòng thi: 

Đúng 00 ngày 27 tháng 08 năm 2002, có mặt phịng thi  Trường Đại Học X

để nghe phổ biến qui chế thi thủ tục thi

HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH - ĐẠI HỌC X

============================================================

+ Lịch thi: Chiều 27/08/2002: Tốn, Sáng 28/08/2002: Hóa, Chiều 28/08/2002: Lý

+ Mọi sai sót giấy báo thi điều chỉnh P.Đào Tạo - Đại Học X trước 27/08/2002

- Click vào nút Create chọn mục Form Letter - Chọn tiếp mục Active Window

- Click vào nút Get Data chọn mục Open Data Source

- Chọn tập tin liệu tạo bước từ hộp thoại Open Data Source Word hiển thị thông báo đề nghị bạn chỉnh sửa tập tin (Edit Main Document)

Bước 4: Sử dụng công cụ Mail Merge để trộn thư.

Ý nghĩa nút công cụ: 1 Insert Merge Field: Chọn trường tập tin liệu để chèn vào mẫu thư

7 Next Record: Chuyển đến mẫu tin phía sau

2 Insert Word Field: Chọn trường Word để chèn vào mẫu thư

8 Last Record: Chuyển đến mẫu tin cuối

3 View Merged Data: Xem kết trộn

thư 9 Mail Merge Helper: hộp thoại Mail Merge Helper. 4 First Record: Chuyển mẫu tin đầu

tiên 10 Merge to New Document: thực trộn thư, mẫu tin in trang

Các bước thực trộn thư

Thông báo đề nghị chỉnh sửa tập tin

123456789101112

5 Previous Record: Chuyển mẫu tin

phía trước 11 Merge to Printer: thực trộn thư xuất máy in, mẫu tin in trang

6 Go to Record: Chọn mẫu tin hành. 12 Edit Data Source: Chỉnh sửa tập tin liệu

- Chọn trường tập tin liệu mục Insert Merge Field để chèn vào mẫu thư theo vị trí (1-8)

- Chọn trường Word mục Insert Word Field để chèn vào mẫu thư Xét ví dụ trên:

o Đặt trỏ vị trí

o Click vào nút Insert Word Field chọn If… Then… Else, hộp thoại Insert Word Field xuất hiện, bạn chọn nhập thông tin theo hướng dẫn.

Ghi chú:

- Muốn chuyển kết tập tin Click vào nút Merge to New Document Mail Merge, Word tự động mở tập tin đưa kết vào đó, mẫu tin ghi vào trang Nếu muốn lưu tập tin chọn lệnh File/Save

- Muốn thay đổi tập tin (Main document) hay tập tin liệu (Data source) chọn lại lệnh Tools/Mail Merge, hội thoại Mail Merge Helper xuất hiện, chọn nút lệnh Edit tương ứng để mở tập tin khác.

- Các thành phần nằm cặp dấu móc << >> tên trường (dòng đầu tiên) tập tin liệu

II NHẬP CÁC CÔNG THỨC - Đặt trỏ vị trí cần chèn cơng thức

- Vào menu Insert/Object/Microsoft Equation 3.0, Word chuyển sang hình soạn thảo công thức đồng thời xuất công cụ Equation sau:

- Chọn dạng công thức, ký hiệu biểu tượng tương ứng, sau tiến hành nhập cơng thức vào

- Khi nhập xong, để thoát khỏi cửa sổ Equation (kết thúc việc nhập cơng thức), Click chuột ngồi công thức

Ghi chú:

+ Định dạng công thức: công thức chèn vào văn xem đối tượng nên ta định dạng hình ảnh

+ Chỉnh sửa cơng thức: từ hình soạn thảo văn bản, D_Click vào cơng thức, Word chuyển sang hình soạn thảo cơng thức

III KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ VĂN PHẠM

Kiểm tra lỗi tả văn phạm giúp bạn nhận biết lỗi sai cách nhanh chóng, nhiên nên thực kiểm tra lần cuối mắt hồn thành văn

Word kiểm tra tả dựa vào từ điển chuẩn mức đại học tiếng Anh (CUSTOM.DIC) Khi văn có từ mà Word khơng tìm thấy từ điển Word xem từ sai tả

1) Chọn ngôn ngữ

Cho phép chọn ngôn ngữ, từ điển Word dựa vào để kiểm tra tả văn phạm Thực sau:

- Chọn lệnh Tools/ Language/ Set Language, hộp thoại Language xuất hình 14.6

- Chọn ngơn ngữ sử dụng danh sách - Click chọn OK

2) Kiểm tra tả văn phạm - Đặt trỏ vị trí bắt

đầu kiểm tra

- Chọn lệnh Tools/ Spelling and Gramar (phím gõ tắt F7, nút công cụ ), phát lỗi Word mở hộp thoại Spelling and Gramar xuất

- Chọn cách xử lý theo yêu cầu

Thanh công cụ Equation

Chọn ngôn ngữ

Hộp thoại Spelling and Gramar

IV. MỘT SỐ LỆNH TRONG MENU INSERT

1) Chèn trường liệu

Mỗi trường liệu (Field) xem biến dùng để lưu thơng tin như: FileName để lưu tên tập tin, Page để lưu số trang, NumPages để lưu tổng số trang văn bản, …

Trong Word có nhiều trường phân theo nhóm (Categories), số trường thông dụng:

Categories Field name Ý nghĩa

Document Information

FileName Tên tập tin hành

FileSize Kích thước tập tin hành Page Số trang hành

NumPages Tổng số trang tập tin hành NumChars Tổng số ký tự tập tin hành NumWords Tổng số từ tập tin hành

Date and Time

Date Ngày hành Time Giờ hành

EditTime Tổng thời gian tạo chỉnh sửa tập tin (phút) PrintDate Ngày in văn gần

SaveDate Ngày lưu văn lần cuối Cách thực hiện:

 Đặt trỏ vị trí cần chèn trường liệu  Chọn lệnh Insert/ Field, hộp thoại Field xuất  Chọn nhóm trường mục Categories

 Chọn trường cần chèn mục Field names  Click OK để chèn vào văn

Ghi chú:

 Trường liệu chèn vào văn trình bày dạng giá trị (mặc nhiên) hay dạng tên trường Để chuyển đổi qua lại hai dạng thi R_Click lên tên trường chọn Toggle Field Codes.

 Để cập nhật lại giá trị trường (khi có thay đổi) R_Click lên tên trường chọn Update Field

 Muốn cập nhật tất trường chọn tồn văn bản, sau R_Click chọn Update Field (phím gõ tắt F9)

2) Chèn thích

Chú thích dùng để giải thích thêm cho đổi tượng văn Cách thực hiện:

 Đặt trỏ vị trí cần chèn thích

 Chọn lệnh Insert/ Comment, hộp thoại Commentxuất đáy hình Word

(hình14.9)

 Nhập định dạng cho thích văn thường  Click Close hoàn thành

Ghi chú:

 Khi đưa trỏ tới vị trí chèn thích, nội dung thích Nếu khơng thấy chọn lệnh Tools/ Options/ View và chọn mục Screen Tips

 Chỉnh sửa thích: R_Click lên thích, chọn Edit Comment  Xố thích: R_Click lên thích, chọn Delete Comment 3) Chèn cước cuối trang (Footnote) cuối phần (Endnote)

Word cho phép bạn dễ dàng tạo cước cuối trang cước cuối phần cho tài liệu Nội dung cước cuối trang đặt đáy trang có đánh dấu cước (hoặc đặt cuối văn trang có đánh dấu cước chú) Nội dung cước cuối phần đặt cuối tài liệu (hoặc đặt cuối phần_Section có đánh dấu cước chú)

Cách thực hiện:

- Đặt trỏ vị trí cần tạo cước

- Vào menu

Insert/Footnote, xuất hộp thoại hình 14.10

- Chọn Footnote Endnote để tạo cước cuối trang hay cước cuối phần

- Numbering: Chọn AutoNumber để đánh số tự động (tăng dần cho cước chú) Custom mark để sử dụng cước tùy biến (như ký tự, Symbol, )

- Nhập nội dung cước

Dấu cước

Để thay đổi cách đánh số AutoNumber, để chọn tùy chọn khác cho cước chú, Click vào nút Options, xuất hộp thoại:

- Place at: Chọn vị trí cước

- Number format: Chọn dạng số (number) cho cước - Start at: Chọn giá trị bắt đầu

Chỉnh sửa xóa cước chú

- Chỉnh sửa: Click vào phần cước cuối trang cuối phần để chỉnh sửa - Xóa cước chú: chọn dấu cước văn bản, sau nhấn phím Delete 4) Tạo Bookmark

Có thể xem Bookmark mục tin có tên bạn tạo Mục tin đoạn văn vị trí văn

Bookmark sử dụng để di chuyển nhanh đến vị trí văn bản, tạo tham chiếu chéo (Cross-reference), …

Phân loại Bookmark: có hai loại + Bookmark vị trí, ký hiệu I + Bookmark đoạn văn bản, ký hiệu

bởi [ ], cặp móc đoạn văn Bookmark

Tạo Bookmark

 Đặt trỏ vị trí cần tạo Bookmark

vị trí (hoặc chọn đoạn văn cần tạo Bookmark đoạn văn bản)

 Chọn lệnh Insert/ Bookmark, hộp

thoại Bookmark xuất

 Nhập tên cho Bookmark (mục

Bookmark name)

Chèn cước

Chọn vị trí cho cước

 Click Add để tạo Bookmark

5) Tạo tham chiếu chéo

Nếu muốn tham chiếu đến đối tượng để đảm bảo tính qn cho liệu bạn nên sử dụng tham chiếu chéo

Cách tạo tham chiếu chéo

 Đặt trỏ vị trí cần tạo tham chiếu chéo

 Chọn lệnh Insert/ Cross-reference, hộp thoại Cross-referencexuất  Chọn kiểu tham chiếu

trong mục Reference type

 Chọn đối tượng tham chiếu

trong danh sách For with

 Click Insert để tạo tham

chiếu chéo Ghi chú:

 Khi Click vào tham chiếu trỏ chuyển tới đối tượng tham chiếu

 Muốn cập nhật lại nội dung tham chiếu (khi có thay đổi), bạn R_Click lên tham chiếu chọn Update Field chọn tham chiếu nhấn F9

6) Tạo nhãn cho đối tượng

 Chọn đối tượng cần tạo nhãn  Chọn lệnh Insert/ Caption,

hộp thoại Cross-reference xuất

 Label: chọn tên nhãn.  New Label: tạo nhãn mới.  Position: chọn vị trí cho lời

thuyết minh

Above selected item: nhãn nằm bên đối tượng Below selected item: nhãn

nằm bên đối tượng

 Delete Lable: xóa nhãn

khơng sử dụng

 Numbering: thay đổi cách

đánh số cho nhãn

 AutoCaption: cho phép tự động tạo nhãn đối tượng định trước

(hình ảnh, âm thanh, biểu đồ, …) chèn vào văn

Tạo tham chiếu chéo

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG WORD

I. ĐÁNH SỐ TRANG (PAGE NUMBER)

Để đánh số trang vào tài liệu, vào menu Insert/Page Numbers, xuất hộp thoại:

- Positon: Chọn vị trí cho xuất số trang:

 Top of page (Header): Số trang nằm vùng Header (đầu trang giấy).  Bottom of page (Footer): Số trang nằm vùng Footer (cuối trang giấy).

- Alignment: Canh lề cho số trang

 Left: Số trang nằm bên trái.  Center: Số trang nằm giữa.  Right: Số trang nằm bên phải.

 Inside: Số trang nằm bên (trường hợp đánh số trang cho sách_mục

Mirror margins Page Setup chọn)

 Outside: Số trang nằm bên

ngoài (trường hợp đánh số trang cho sách_mục Mirror margins Page Setup chọn)

Nếu muốn chọn dạng khác cho số trang, Click vào nút Format xuất hiệp hộp thoại sau:

- Number Format: Cho chọn dạng số trang

- Page Numbering: Định số trang đâu văn

- Start At: Số bắt đầu trang văn (tập tin)

II. THÊM TIÊU ĐỀ (HEADER) VÀ HẠ MỤC (FOOTER)

Tiêu đề (Header) hạ mục (Footer) văn xuất phía phía trang

Để thêm tiêu đề hạ mục, vào menu View/Header and Footer, Word hiển thị cửa sổ chế độ Print Layout làm mờ tất văn ngồi vùng Header Footer (bạn khơng thể làm việc với văn này) Cửa sổ có dạng:

Vùng Header

Đánh số trang

Thanh công cụ Header and Footer

1 Insert Page Number: Chèn số trang

7 Show/Hide Document Text: Hiện/Ẩn văn tài liệu

2 Insert Number of Pages: Chèn

tổng số trang tài liệu 8 Same As Previous: Hiển thị giổng phần(Section) trước 3 Format Page Number: Mở hộp

thoại Format Page Number 9 Switch Between Header and Footer:Chuyển đổi Header Footer 4 Insert Date: Chèn ngày tháng. 10 Show Previous: Chuyển qua phần

(Section) trước

5 Insert Time: Chèn thời gian. 11 Show Next: Chuyển qua phần (Section)

6 Page Setup: Cấu hình trang 12 Close: Đóng cửa sổ Header and Footer lại. III. XEM LƯỚT VÀ IN TÀI LIỆU

1) Xem lướt tài liệu (PrintPreview)

Khi vừa hoàn thành việc nhập văn đồ thị, việc hiệu chỉnh, định dạng, dò sửa tả, hay thay đổi cấu trang, bạn in tài liệu Tuy nhiên trước in, bạn muốn xem lướt hình dáng vẻ tài liệu in để điều chỉnh lại lần cuối

Ngoài chế độ hiển thị Print Layout, để xem xác tài liệu in ra, Word cung cấp thêm chế độ Print Preview, chế độ thích hợp cho việc xem tồn cục dáng vẻ tài liệu trước in

Để vào chức này, Click vào nút Print Preview , chọn menu File/Print Preview, hình Print Preview giống hình bên dưới:

Vùng Footer 123456789101112

Thanh công cụ Header and Footer

1 Print: in tài liệu.

2 Magnifier: Bật/tắt chế độ sửa đổi văn

3 One Page: Hiển thị trang.

4 Multipple Pages: Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang)

5 Zoom: Cho chọn tỉ lệ (%) hiển thị trên hình, từ 10% đến 500%

6 View Ruler: Cho bật/ tắt hiển thị thước ngang dọc

7 Close: đóng hình Print Preview, quay hình soạn thảo

2) In tài liệu (Print): Chức dùng để in nội dung văn máy in. Cần phải kiểm tra lại toàn văn trước thực in như: Cách trình bày trang, lề, định dạng, lỗi tả có hợp lý không Nên dùng lệnh File/Print Preview để kiểm tra trước văn bản.

Chọn lệnh File/Print nhấn tổ hợp phím Ctrl+P Click vào nút Print công cụ Standard

- Page range: Chọn trang in:

 All: In tất trang.

 Current Page: In trang hành (trang chứa dấu nháy).

 Pages: Nhập vào số trang cần in Những trang rời rạc viết cách nhau

bằng dấu phẩy, trang liên tục viết theo dạng: Trang đầu - Trang cuối -Copies:

 Number of copy: Số in lần in.  Collate: Kiểm tra thứ tự in.

Xem lướt tài liệu 1234567

Thanh công cụ Print Preview

Ví dụ: Giả sử in trang 1,2 số in Nếu Collate chọn in theo thứ tự sau: trang 1, trang 2, trang 1, trang 2, trang 1, trang Nếu Collate khơng chọn in theo thứ tự sau: trang 1, trang 1, trang 1, trang 2, trang 2, trang