Kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ sj tech

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM NGUYỄN HỮU HUYNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SJ TECH Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã ngành: 8340101 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.Bùi Bằng Đoàn NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa sử dụng cơng trình khoa học khác Hà Nội, ngày… tháng… năm 2018 Tác giả luận văn Nguyễn Hữu Huynh i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh mình, ngồi nỗ lực cố gắng thân, nhận giúp đỡ nhiệt tình nhiều cá nhân, tập thể Trước hết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể thầy Học viện Nơng nghiệp Việt Nam Khoa Kế tốn & Quản trị kinh doanh trang bị cho kiến thức Đặc biệt xin bày tỏ lịng kính trọng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Bùi Bằng Đồn (Bộ mơn Kế tốn quản trị Kiểm toán) giành nhiều thời gian trực tiếp bảo tận tình, hướng dẫn tơi hồn thành luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn phịng, ban cán cơng nhân viên Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech hợp tác tạo điều kiện giúp đỡ thu thập tài liệu cho đề tài Cuối xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè động viên, khích lệ, giúp đỡ tơi mặt suốt trình học tập nghiên cứu luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày… tháng… năm 2018 Tác giả luận văn Nguyễn Hữu Huynh ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC SƠ ĐỒ viii TRÍCH YẾU LUẬN VĂN ix PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Một số vấn đề chung kiểm soát nội 2.1.2 Kiểm sốt nội chu trình nhân sự- tiền lương doanh nghiệp 18 2.2 CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI 32 2.2.1 Kinh nghiệm kiểm soát nội nhân tiền lương số doanh nghiệp Việt Nam 32 2.2.2 Bài học kinh nghiệm cho Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 33 2.2.3 Một số cơng trình nghiên cứu liên quan 34 PHẦN ĐẶC ĐIỂM ĐƠN VỊ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 35 3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SJ TECH 35 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 35 3.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 36 iii 3.1.3 Tình hình kết sản xuất kinh doanh công ty 37 3.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 42 3.2.1 Phương pháp thu thập tài liệu 42 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 42 3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu 42 PHẦN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 44 4.1 ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY 44 4.1.1 Đặc điểm cơng tác nhân Công ty 44 4.1.2 Đặc điểm công tác tiền lương Công ty 44 4.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY 44 4.2.1 Thực trạng cơng tác nhân Công ty 44 4.2.2 Thực trạng kiểm sốt nội cơng tác tiền lương Công ty 57 4.3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CƠNG TÁC NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY 69 4.3.1 Phương hướng phát triển Công ty 69 4.3.2 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 69 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 77 5.1 KẾT LUẬN 77 5.2 KIẾN NGHỊ 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 iv DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt TNHH Trách nhiệm hữu hạn HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội KSNB Kiểm soát nội HCNS Hành nhân LĐTL Lao động tiền lương QLSX Quản lý sản xuất PGĐ Phó Giám Đốc BCTC Báo cáo tài BHXH Bảo hiểm xã hội v DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Mục tiêu rủi ro chu trình nhân - tiền lương 23 Bảng 2.2 Nội dung quy định quy trình tuyển dụng 24 Bảng 2.3 Quy định nội dung bước quy trình đánh giá công việc 25 Bảng 2.4 Quy định nội dung bước đào tạo nhân 28 Bảng 3.1 Tình hình lao động Công ty 38 Bảng 3.2 Tình hình vốn tài sản Công ty 39 Bảng 3.3 Bảng kết sản xuất kinh doanh năm gần 41 Bảng 4.1 Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phịng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 46 Bảng 4.2 Quy trình tuyển dụng cơng nhân sản xuất Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 47 Bảng 4.3 Dự đốn rủi ro xảy quy trình tuyển dụng Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 50 Bảng 4.4 Những rủi ro khâu tuyển dụng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 51 Bảng 4.5 Điều tra tồn KSNB Cơng ty quy trình tuyển dụng nhân 52 Bảng 4.6 Ý kiến người lao động việc bố trí, xếp nhân lực Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 54 Bảng 4.7 Rủi ro quy trình điều chỉnh nhân Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 55 Bảng 4.8 Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động 58 Bảng 4.9 Quy trình chấm cơng Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 59 Bảng 4.10 Mẫu bảng chấm công Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 60 Bảng 4.11 Bảng quy trình tính lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 61 Bảng 4.12 Quy trình điều chỉnh lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 61 vi Bảng 4.13 Mẫu danh sách điều chỉnh lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 62 Bảng 4.14 Dự đốn rủi ro quy trình chấm cơng tính lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 63 Bảng 4.15 Ý kiến người lao động quy trình tính lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 63 Bảng 4.16 Ý kiến người lao động công tác đối chiếu tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 66 Bảng 4.17 Rủi ro có xảy quy trình tốn lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 67 Bảng 4.18 Ý kiến người lao động công tác tốn lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 68 vii DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Chu trình nhân sự- tiền lương doanh nghiệp 19 Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 36 Sơ đồ 4.1 Quy trình tốn lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 65 viii TRÍCH YẾU LUẬN VĂN Tên tác giả: Nguyễn Hữu Huynh Tên luận văn: Kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 8340101 Tên sở đào tạo: Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam Mục đích nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý luận thực tiễn kiểm soát nội chu trình nhân tiền lương doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech thời gian tới Phương pháp nghiên cứu Số liệu sử dụng cho nghiên cứu thu thập từ báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, hoạt động Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech năm, từ năm 2015 đến năm 2017 Các số liệu thông tin sách báo cơng trình nghiên cứu công bố Các số liệu hoạt động hệ thống kiểm sốt nội bộ, Báo cáo tài cơng ty qua năm; Số liệu tình hình nhân sự, tình hình tiền lương, hợp đồng lao động… nguồn tài liệu liên quan khác Phương pháp phân tích: Phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phương pháp thu thập tài liệu sơ cấp, phương pháp xử lý số liệu, phương pháp so sánh, phương pháp lưu đồ kiểm sốt, phương pháp mơ tả KSNB, phương pháp đối chiếu Kết kết luận Qua q trình nghiên cứu hồn thành luận văn đề tài “Kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech”, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech từ đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đưa hoạt động hệ thống có hiệu lực hiệu trình quản lý, luận văn đạt kết sau: Luận văn nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình nhân tiền - lương Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech Ban lãnh đạo Công ty quan tâm vấn ix phạm khâu cụ thể sau: Trong cơng tác chấm cơng tính lương cịn số hạn chế nhầm lẫn công, nhầm lẫn thời gian làm thêm người lao động, tình trạng ký xác nhận cơng hộ cịn xảy thường xun Trong cơng tác tốn lương xảy vài trường hợp nhầm lẫn tiền lương công nhân viên 4.3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CÔNG TÁC NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY 4.3.1 Phương hướng phát triển Công ty Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt thị trường sản xuất gia công linh kiện điện tử nay, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech không trọng đến việc phát triển mở rộng lượng khách hàng, mở rộng quy mơ sản xuất mà cịn đặc biệt trọng đến phát triển nguồn nhân lực để tạo nên tảng vững cho Công ty tương lai Cụ thể Công ty định tái cấu trúc bồi dưỡng nguồn nhân lực, với mục tiêu hàng đầu xây dựng đào tạo nhân lực để đảm bảo cho cá nhân có đủ lực có trình độ chun mơn, hoạt động chức vị trí khác Cơng ty dự kiến mở rộng thêm xưởng sản xuất xếp dây chuyền sản xuất, để đáp ứng điều công ty dự kiến tuyển dụng khoảng 220 lao động bao gồm QLSX, tổ trưởng; trang bị loạt máy móc thiết bị tiên tiến, đại phục vụ cho sản xuất Mức lương phù hợp với mức lương thị trường, cao không nhiều tùy vào thỏa thuận để thu hút lao động Để thực phương hướng trên, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech tổ chức đẩy mạnh sách đào tạo nghiệp vụ cho nguồn nhân lực Công ty Bên cạnh đó, Cơng ty thiết lập quy trình đánh giá kết nhân để theo dõi đánh giá lực nhân cách khách quan 4.3.2 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 4.3.2.1 Tăng cường công tác truyền thông - Cơ sở giải pháp: Một thực trạng xảy Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech Công ty chưa phổ biến rõ ràng quy chế, quy định Cơng ty, phịng ban, vị trí, nên nhiều công nhân viên không nắm bắt đầy đủ quy định, quy chế thơng tin họ biết nhiều khơng xác, dẫn tới sai phạm xảy ra, điều 69 khiến cho hệ thống KSNB Công ty trở nên hiệu Sau hoạt động giúp hồn thiện cơng tác truyền thơng - Giải pháp: Thứ nhất, hoàn thiện nội quy, quy chế cách rõ ràng minh bạch Các nội quy, quy chế có ảnh hưởng lớn việc hồn thiện kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Cần tạo văn hướng dẫn công khai cách chấm cơng, tính lương để người lao động hiểu tự tính lương cho Ban lãnh đạo dừng việc ban hành nội quy, quy chế chưa thực rõ ràng chưa chế tài chưa đủ mạnh tay Vì thực tế cịn tình trạng lách luật cơng nhân viên, ban lãnh đạo cần quan tâm đến việc hoàn thiện nội quy, quy chế đặc biệt chế tài từ mức cảnh cáo tới buộc việc cho vi phạm theo mức độ, bên cạnh cần quan tâm đến chế động lực chế độ đãi ngộ thoả đáng để bù đắp áp lực công việc; hạn chế rủi ro cho công ty Thứ hai, tổ chức đào tạo nội quy, quy chế phổ biến tới cơng nhân viên Trong quy trình tuyển dụng bổ sung thêm bước đào tạo nội quy trước ký hợp đồng Cụ thể sau: Đối với đợt tuyển dụng số lượng lớn công nhân viên vào làm tổ chức lớp đào tạo trực tiếp, với ứng viên vào số lượng nhỏ chuyển văn tự đào tạo Đối với người lao động làm việc Công ty tổ chức phổ biến nội quy, quy chế giải đáp thắc mắc cách rõ ràng vào buổi không làm thêm Trong thực tế công ty tình trạng cơng nhân viên khơng nắm quy định quy chế cơng ty cịn nhiều công tác tiền lương Thứ ba, In dán nội quy, quy chế phòng ban, phân xưởng Nội quy, quy chế công ty ban hành văn chưa bố trí hợp lý, hầu hết dán bảng tin Tôi xin đưa kiến nghị sau: Nội quy, quy chế chung cho tồn thể cơng nhân viên cơng ty quy định dán ngồi bảng tin Nội quy, quy chế cho riêng phòng ban hay phân xưởng sản xuất dán nơi bắt mắt, dễ nhìn ví dụ trước cửa phịng - Kết giải pháp: Có thể giúp cho cơng nhân viên dễ nắm bắt quy định, quy chế công ty để giảm thiểu sai phạm khơng đáng có đồng thời giúp cơng nhân viên thực tốt quy định, quy chế mà cơng ty đề góp phần nâng cao hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 70 4.3.2.2 Hoàn thiện cấu tổ chức - Cơ sở giải pháp: Hiện công ty gồm tác nhân Cơng ty cịn tồn tình trạng kiêm nhiệm phịng nhân thực ln nhiệm vụ tiền lương thủ quỹ điều ảnh hưởng đến niềm tin người quan tâm, tạo môi trường làm việc thao túng thơng tin che đậy hành vi gian lận, việc phân định rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phịng ban, vị trí cá nhân quan trọng để tránh đùn đẩy trách nhiệm có sai phạm - Giải pháp: Ban lãnh đạo cần tách riêng phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng nhân phòng tiền lương Ban hành văn cụ thể quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phòng nhân phòng tiền lương cụ thể là: Chức phòng nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo hoạch định sách thu hút người tài cho công ty đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu cấp trên, xây dựng sách thăng tiến luân chuyển nhân công ty Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng cơng ty Xây dựng hệ thống quy định, quy chế, quy trình, sách nhân cho cơng ty, giải đáp thắc mắc công nhân viên hợp đồng lao động hay sách cơng ty Chức phịng tiền lương: Hàng tháng dựa vào bảng chấm công phịng ban để lập bảng tốn lương phiếu lương cơng nhân viên để tính lương khoản trích theo lương cho cơng nhân viên Đưa mô tả công việc, yêu cầu công việc với người thực tiêu chuẩn thực cơng việc vị trí Trong mô tả công việc cần xác định rõ ràng công việc, nhiệm vụ, điều kiện làm việc cách cụ thể, ngắn gọn Bản yêu cầu công việc với người thực nêu yêu cầu công việc như: trình độ chun mơn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm vị trí khác Bản tiêu chuẩn công việc cần thể rõ tiêu, tiêu chí phản ánh yêu cầu chất lượng để công nhân viên hiểu rõ chất công việc làm Bên cạnh đó, tổ chức thực đánh giá kết công việc theo định kỳ đảm bảo cho máy hoạt động hiệu quả, phát huy hết khả trí tuệ 71 tập thể cá nhân, tránh chồng chéo nhiệm vụ công việc, đảm bảo cho tập thể cá nhân hoạt động chức năng, nhiệm vụ - Kết giải pháp: Khơng cịn tồn tình trạng kiêm nhiệm, tạo mơi trường làm việc minh bạch khơng có gian lận, thúc đẩy công ty phát triển lành mạnh, tránh lãng phí nguồn lực hạn chế rủi ro xảy khâu chu trình nhân - tiền lương công ty 4.3.2.3 Phối hợp phịng kế tốn quản lý sản xuất để tính lương - Cơ sở giải pháp: Phịng kế tốn cơng ty chưa trang bị phần mềm kế tốn phù hợp Vì cơng tác hạch tốn kế tốn cơng ty thực phần mềm Microsoft excel nên rủi ro cơng tác chấm cơng tính lương tồn Việc ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ việc kế toán khoản tiền lương khoản trích theo lương Trên thực tế cơng ty cơng tác tính lương phịng kế tốn tiến hành dựa sở bảng chấm công QLSX máy chấm cơng vân tay cịn nhiều rủi ro tồn công ty như: nhập sai cơng dẫn đến tính lương sai, nhầm lẫn thời gian làm thêm - Giải pháp: Tổ chức ghi chép, theo dõi thường xuyên, kịp thời đầy đủ, xác tình hình có biến động số lượng, tình hình sử dụng thời gian lao động kết thời gian lao động công nhân viên để tổng hợp cơng hàng ngày cách xác đầy đủ Thực kiểm tra tình hình huy động sử dụng lao động, tình hình chấp hành quy định việc ký xác nhận ngày công làm việc, quản lý chặt chẽ chế độ nghỉ phép, xin thời gian làm việc cách thường xuyên Đối chiếu bảng chấm công QLSX máy chấm công vân tay Thống chấm công lần máy chấm công trước vào công ty sau (trường hợp qn khơng chấm cơng khơng tình cơng ngày hơm đó) - Kết giải pháp: Theo dõi chặt chẽ biến động số lượng lao động thực tế ngày; kiểm soát chặt chẽ việc muộn, sớm, nghỉ phép tính cơng; có đồng bảng chấm cơng kiểm soát lẫn tránh rủi ro việc móc nối gian lận việc chấm cơng, tính lương góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 72 4.3.2.4 Thay đổi hình thức toán lương - Cơ sở giải pháp: Trong cơng tác tiền lương Cơng ty cịn gặp nhiều sai sót đặc biệt tốn lương: tốn tiền lương sai thời hạn, thiếu sót tiền lương cơng nhân viên Vì thực tế cơng ty áp dụng hình thức tốn lương tiền mặt bao gồm khâu: đếm lương, cho vào phong bì lương, trả lương cho QLSX, QLSX trả lương cho công nhân, ký xác nhận, nộp lại bảng toán lương Việc toán lương tiền mặt tốn nhiều thời gian, bất tiện dễ xảy sai sót đồng thời quy trình khâu chứa đựng rủi ro định Căn vào rủi ro đó, giải pháp hiệu để hạn chế rủi ro công tác tốn lương, là: cơng ty chuyển sang hình thức tốn lương qua thẻ Tuy hình thức tốn lương cơng ty phải trả thêm khoản chi phí sử dụng dịch vụ so với rủi ro cơng ty gặp phải giải pháp mang lại hiệu định cho khâu tốn lương cơng ty - Giải pháp: Áp dụng hình thức tốn lương qua thẻ, thủ tục để đăng ký làm thẻ thực theo bước sau: Đối với công nhân viên tuyển dụng mới: Khi công nhân viên tuyển dụng ký hợp đồng lao động với cơng ty, phịng HCNS u cầu người lao động cấp thêm phô tô chứng minh nhân dân lập danh sách đề nghị gửi cho phịng kế tốn để làm thẻ cho cơng nhân viên Đối với công nhân viên làm việc công ty: Các công nhân viên làm việc cơng ty chưa có thẻ cần gửi phô tô chứng minh thư nhân dân cho trưởng phòng ban làm việc, trưởng phòng ban tập hợp thành danh sách chuyển lên phòng kế tốn để làm thẻ cho cơng nhân viên Sau nhận thẻ, công nhân viên kiểm tra thông tin, chưa thông tin như: sai số chứng minh nhân dân, sai họ, sai tên, sai ngày tháng năm sinh,… báo lại cho phòng HCNS để tiến hành điều chỉnh thông tin - Kết giải pháp: Tiết kiệm thời gian trình toán lương đồng thời hạn chế rủi ro mà công ty gặp phải công tác tốn lương góp phần làm tăng hiệu hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 73 4.3.2.5 Hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát - Cơ sở giải pháp: Các nguyên tắc máy kiểm soát nội là: Độc lập với hoạt động nghiệp vụ kiểm soát, với hoạt động điều hành hàng ngày Cơng ty, độc lập đánh giá trình bày ý kiến báo cáo mình; Đảm bảo tính khách quan, trung thực thực nhiệm vụ; Đảm bảo tính chun trách Do đó, để đảm bảo tính khách quan, phận kiểm soát nội phải tách khỏi máy quản lý điều hành Cơng ty - Giải pháp: Thành lập phịng kiểm sốt nội trực tiếp chịu đạo Ban giám đốc Như vậy, phận kiểm soát nội phận tách khỏi máy điều hành Giám đốc Chính độc lập giúp cho kiểm sốt viên có nhìn khách quan không chịu tác động đạo lãnh đạo phòng giao dịch, khả phát sai sót bất hợp lý nâng cao Cần xây dựng ban hành điều lệ kiểm sốt nội dành riêng cho cơng ty với yêu cầu bản: mục tiêu, phương pháp tiến hành kiểm soát nội bộ, xác định rõ nhiệm vụ kiểm soát nội nguyên tắc tiến hành kiểm tốn nhằm tạo điều kiện cho cơng tác kiểm soát nội thực cách thống có hiệu tồn Cơng ty nói riêng Xây dựng sách, quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm sốt nội cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt chế tài, cần quan tâm đến chế động lực: lương, phụ cấp chế độ đãi ngộ khác thoả đáng để bù đắp áp lực công việc kiểm soát viên nội Khi thực cơng việc phải có mục tiêu, nội dung phương pháp thực Tất yếu tố quy định thống quy trình Quy trình mang tính chất hướng dẫn định hướng cho cơng việc kiểm sốt nội mà phần lớn kết kiểm soát nội phụ thuộc vào hệ thống phương pháp kiểm soát Hệ thống phương pháp kiểm sốt chia thành: thử nghiệm kiểm sốt, thử nghiệm tn thủ, thủ tục phân tích thử nghiệm Thử nghiệm kiểm soát bao gồm biện pháp nhằm đánh giá tính hữu hiệu lực hệ thống kiểm soát nội có Thử nghiệm tn thủ nhằm kiểm tra tính tuân thủ quy định Nhà nước quy định nội công ty Thủ tục phân tích giúp kiểm sốt viên khoanh vùng rủi ro nhằm giảm bớt số lượng thử nghiệm Thử nghiệm 74 thực nhằm thu thập chứng kiểm sốt Trong quy trình kiểm sốt nội cần xây dựng chương trình kiểm soát nội chuẩn áp dụng cho nội dung kiểm sốt Chương trình bao gồm: bước thực kiểm soát hệ thống phương pháp kiểm sốt áp dụng cho loại hình nghiệp vụ cần kiểm soát - Kết giải pháp: Với việc thành lập phịng kiểm sốt nội hoạt động Ban kiểm sốt nội nâng cao hiệu hoạt động kiểm tra, kiểm sốt góp phần giúp cho hệ thống kiểm sốt nội tăng cường Việc kiểm tra tiến hành chuyên nghiệp cán có trình độ chun mơn góp phần củng cố, hồn thiện quy chế kiểm soát, giảm thiểu sai sót nghiệp vụ hành vi gian lận, vi phạm nội quy công ty 4.3.2.6 Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin - Cơ sở giải pháp: Do đặc trưng riêng mặt kỹ thuật nghiệp vụ kiểm tra, kiểm sốt nên khơng phải tất cơng việc kiểm sốt xử lý máy tính Tuy nhiên, cơng ty trang bị công nghệ đại việc xử lý chứng từ, sổ sách hầu hết thực thơng qua máy tính việc ứng dụng trợ giúp máy tính vào cơng tác kiểm tra, kiểm soát đảm bảo cho đơn vị thu kết tốt nhiều Vì thế, việc áp dụng máy tính vào cơng tác kiểm sốt xu hướng tất yếu trước thử thách khắc nghiệt kinh tế thị trường, đòi hỏi phải có độ tin cậy cao thơng tin quản lý nội kiểm soát chặt chẽ sai phạm xảy nội công ty - Giải pháp: Tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt quản lý tài chính, quản lý nhân quản lý tài sản, tin học hố hồn tồn hệ thống kế toán đơn vị Điều cho phép xây dựng chế giám sát tự động, thường xuyên liên tục, hoạt động thống cơng ty, có khả phát ngăn chặn kịp thời sai sót phát sinh có biện pháp xử lý kịp thời chu trình nhân - tiền lương cụ thể là: Sự phát triển công nghệ tin học đưa đến đời phần mềm kiểm toán nội chuyên dụng, hỗ trợ cho q trình xử lý cơng việc kiểm sốt viên Các phần mềm có phân hệ như: công cụ đánh giá rủi ro, hệ thống hồ sơ kiểm toán điện tử, hỗ trợ 75 khả tìm kiếm thơng tin internet, Các phần mềm giúp tăng suất lao động phận kiểm soát nội lên nhiều Tuy nhiên, thực tế phần mềm chưa thể thực vào hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Hiện tại, công ty áp dụng công nghệ thơng tin học tập mơ hình tổ chức lao động, quản lý nhân sự, kế toán tiền lương chưa có áp dụng phần mềm kiểm sốt chu trình nhân - tiền lương Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học đặt yêu cầu kiểm sốt cơng nghệ tin học Bởi lẽ quy trình xử lý tự động máy tính, độ xác phù hợp quy trình trước triển khai có ý nghĩa lớn Việc ứng dụng công nghệ tin học hệ thống kiểm soát nội phải vào chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin tổng thể điều kiện sở hạ tầng công nghệ công ty giai đoạn - Kết giải pháp: Tăng suất, hiệu hệ thống nội bộ, hỗ trợ cho cơng tác kiểm tra kiểm sốt đảm bảo phát kịp thời sai sót phát sinh, góp phầm xây dựng chế giám sát tự động, thường xuyên liên tục, hoạt động thống công ty 76 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết tất doanh nghiệp Nó giống chế giám sát, quản lý để giúp doanh nghiệp giảm bớt rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh, bảo vệ nguồn tài sản công ty, đem lại hiệu việc sử dụng tối đa nguồn lực, hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu để đạt mục tiêu đặt Đổi nâng cao hiệu hoạt động, không ngừng hoàn thiện Hệ thống KSNB nhiệm vụ trọng tâm doanh nghiệp Hệ thống KSNB Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech bộc lộ nhiều hạn chế đặc biệt chu trình nhân - tiền lương Vì vậy, hồn thiện việc KSNB chu trình nhân - tiền lương yêu cầu cấp thiết Công ty giai đoạn Qua q trình nghiên cứu hồn thành luận văn đề tài “Kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech”, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB nhằm đưa hoạt động hệ thống có hiệu lực hiệu trình quản lý, luận văn thực nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất, luận văn hệ thống vấn đề lý luận hệ thống KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vai trò hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp Luận văn đưa số đặc điểm công tác nhân - tiền lương mối quan hệ hai nội dung doanh nghiệp Khẳng định chu trình nhân - tiền lương bao gồm nhiều khâu vừa liên quan đến lợi ích doanh nghiệp lợi ích người lao động, vừa phụ thuộc vào quy định doanh nghiệp sách Nhà nước nên dễ xảy sai phạm, rủi ro thực công tác doanh nghiệp Đây vấn đề đưa đến cần thiết phải thiết lập thường xuyên hoàn thiện hệ thống KSNB doanh nghiệp nói chung, khâu nhân - tiền lương nói riêng Hệ thống KSNB hệ thống hoạt động, sách thủ tục nhằm bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực nội quy, quy chế bảo đảm hiệu hoạt động 77 KSNB chu trình nhân - tiền lương KSNB quy trình cụ thể: Quy trình tuyển dụng, quy trình sử dụng lao động, quy trình tính lương quy trình tốn lương KSNB chu trình nhân - tiền lương chức thường xuyên đơn vị, sở xác định làm rõ rủi ro, sai phạm xảy khâu cơng việc quy trình để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu mục tiêu đề quy trình chu trình nhân tiền lương nói riêng, góp phần đạt mục tiêu tồn Cơng ty nói chung Thứ hai, qua nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech cho thấy: - Ban lãnh đạo Công ty quan tâm vấn đề nhân - tiền lương sách giữ chân thu hút người lao động, cịn chưa có sách tác động đến tinh thần người lao động chế độ cho ngày sinh nhật, chế độ thăm hỏi ốm đau, chế độ hiếu hỷ công nhân viên; chưa quan tâm nhiều tới sách đào tạo nhân chưa có quy trình đánh giá cơng việc cho nhân - Công ty ban hành số quy định liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí lao động quy định tiền lương, tiền thưởng… phần hạn chế sai phạm q trình tuyển dụng, bố trí cơng việc giải chế độ tiền lương cho người lao động Những kết giúp Công ty có đội ngũ lao động đáp ứng u cầu cơng việc khuyến khích người lao động đóng góp tích cực hoạt động Cơng ty Tuy nhiên, số quy định, sách cịn thiếu đồng bộ, chưa có chế phối hợp tốt nên xảy số sai phạm công tác nhân tiền lương Công ty thời gian qua Đánh giá cách đầy đủ, công tác nhân - tiền lương hệ thống KSNB “hiện hữu” “hiệu lực” cịn có số hạn chế - Việc phân công chức phòng ban chồng chéo, số nội dung quy định chưa rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phịng ban, cá nhân Nói khác đi, cơng tác tổ chức cịn có mặt hạn chế; chế hay thủ tục kiểm soát chưa rõ ràng, cụ thể dẫn đến chưa có phối hợp chặt chẽ phận nên số sai phạm liên quan đến nhân tiền lương xảy 78 Qua điều tra có tới 87.2% người hỏi cho họ vi phạm quy định Công ty không nắm quy định cách rõ ràng đồng nghĩa với việc công tác truyền thông không tốt - Công ty trang bị công cụ đại phục vụ cho việc chấm cơng tính lương cịn trường hợp nhầm lẫn cơng (51.6% người hỏi q trình điều tra) dẫn tới việc tính sai lương bất cẩn nhân viên chấm cơng Trong q trình tốn lương tồn việc toán nhầm lẫn lương cho người lao động (qua điều tra có 39.5% người lao động bị nhầm lẫn tiền lương) nguyên nhân bất cẩn nhân viên tiền lương, hình thức toán tiền mặt bao gồm nhiều khâu đồng nghĩa với việc chứa đựng nhiều rủi ro Thứ ba, để khắc phục hạn chế, tồn trên, Luận văn đề số giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech cho thời gian tới, bao gồm: a) Tăng cường công tác truyền thơng; b) Hồn thiện cấu tổ chức; c) Phối hợp phịng kế tốn quản lý sản xuất để tính lương; c) Thay đổi hình thức tốn lương; d) Hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát; e) Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin 5.2 KIẾN NGHỊ Đối với nhà nước: Nhà nước cần tạo mơi trường kiểm sốt tốt làm sở để doanh nghiệp thực tốt công tác nhân tiền lương Cụ thể, Nhà nước nên có biện pháp kiểm sốt chặt chẽ việc khám sức khoẻ cho người lao động xin việc để việc khám sức khỏe diễn theo nghĩa Vì lý chi phí, doanh nghiệp vừa nhỏ hầu hết không tổ chức khám sức khỏe cho khâu tuyển dụng, thay vào giấy chứng nhận sức khỏe Trên thực tế kết giấy chứng nhận sức khỏe làm giả nên khơng thể vào để xếp cơng việc cho người lao động theo Luật lao động Điều 102 Bộ Luật Lao động quy định “Khi tuyển dụng xếp lao động, người sử dụng lao động phải vào tiêu chuẩn sức khỏe quy định cho loại việc, tổ chức huấn luyện, hướng dẫn, thông báo cho người lao động quy định, biện pháp an toàn - vệ sinh lao động khả tai nạn cần đề phịng cơng việc người lao động.” 79 Đối với quyền địa phương: Các Sở ban ngành địa phương cần phân chia cụ thể nhiệm vụ quan, tạo điều kiện kinh doanh minh bạch, thuận lợi, khuyến khích doanh nghiệp đầu tư phát triển Đồng thời, cần tiến hành thủ tục nhanh gọn, rà soát kiểm tra quy định hành vấn đề đất đai, thuế, tra kiểm tra phối hợp lồng ghép tránh chồng chéo để hỗ trợ doanh nghiệp Tạo điều kiện hỗ trợ doanh nghiệp thực tốt quy định pháp luật Đối với quan quản lý: Cơ quan BHXH: Cần có phối hợp chặt chẽ quan BHXH doanh nghiệp theo hướng cải cách thủ tục hành theo hướng hồ sơ, biểu mẫu, trình tự đơn giản, gọn nhẹ, xác, quy định; quan BHXH thông tin, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng… Cơ quan BHXH tiếp tục gộp đơn giản hóa thủ tục để tạo thuận lợi cho người lao động doanh nghiệp Thực giải đáp, tháo gỡ kịp thời vướng mắc, tạo điều kiện tốt cho người lao động doanh nghiệp Cơ quan Thuế: Cải cách thủ tục hành hoàn thiện theo hướng ngày minh bạch, cụ thể hơn, giúp người nộp thuế thực sách thuế đầy đủ, nhanh chóng, thuận tiện, góp phần khuyến khích đầu tư 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài (2012) Chuẩn mực kiểm tốn 315 Rủi ro kiểm toán hệ thống kiểm soát nội Hà Văn Hội (2006) Giáo trình Quản trị nhân lực Học viện Cơng nghệ Bưu Chính Viễn thơng, Lưu hành nội Phạm Kim Loan (2013) Hoàn thiện việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội đánh giá rủi ro kiểm soát kiểm toán báo cáo tài cơng ty kiểm tốn vừa nhỏ Việt Nam Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP HCM Trần Thị Thanh Tâm (2011) Hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương công ty TNHH Poongshin Vina Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội Business Edge (2007) Hoạch định kiểm soát công việc Nhà xuất Trẻ Lại Thị Thu Thủy (2012) Xây dựng hệ thống kiểm soát nội hướng đến quản lý rủi ro doanh nghiệp Truy cập ngày 07 tháng 08 năm 2018 trang wed: https:// www.sav.gov.vn/Pages/chi-tiettin.aspx?ItemID=1624&l=Nghiencuutraodoi Nguyễn Phong (2018) Khái niệm tuyển dụng vai trò tuyển dụng nhân doanh nghiệp Truy cập ngày 21/07/2018 tại: https:// luanvan1080.com/khainiem-tuyen-dung-la-gi.html Lê Quân (2010) Bài giảng đánh giá thành tích Đại học Thương Mại Nguyễn Hải Quang (2014) Bài giảng Quản trị rủi ro Truy cập ngày 14/08/2018 http://timtailieu.vn/tai-lieu/bai-giang-quan-tri-rui-ro-nguyen-hai-quang-50856/ 10 Đặng Như Lợi (2014) Quan điểm, nhận thức tiền lương sách tiền lương Truy cập ngày 17/08/2018 http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-traodoi/quan-diem-nhan-thuc-ve-tien-luong-va-chinh-sach-tien-luong-48843.html 11 Phan Thanh Hải (2014) Các yế u tố cấ u thành Hê ̣ thố ng KSNB theo quy đinh ̣ của chuẩ n mực kiểm toán Viê ̣t Nam số 315 Truy cập ngày 22 tháng 08 năm 2018 tại: http://kketoan.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/132/1560/bai-viet-cac-yeuto-cau-thanh-he-thong-ksnb-theo-quy-dinh-cua-chuan-muc-kiem-toan-viet-namso-315-ts-phan-thanh-hai 12 Nguyễn Thị Kim Anh (2018) Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động doanh nghiệp Truy cập ngày 22/08/2018 http://tapchitaichinh.vn/nghiencuu trao-doi/trao-doi-binh-luan/ban-ve-kiem-soat-noi-bo-va-hieu-qua-hoat-dongcua-cac-doanh-nghiep-138421.html 81 PHẦN PHỤ LỤC (Phiếu điều tra) Phụ lục: Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech STT Cơng ty có văn quy định nội quy trình tuyển dụng khơng? Nội quy, quy định Cơng ty có in dán nơi làm việc, nơi nghỉ khơng? Anh/chị có phổ biến nội quy, quy định Công ty sau tuyển dụng khơng? Cơng ty có sử dụng bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu cơng việc tương ứng với vị trí phận, cá nhân không? 10 Câu trả lời Tỷ lệ Có (%) Câu hỏi Anh/chị có điều chuyển sang tổ khác làm việc chưa? Việc điều chuyển công nhân từ tổ có diễn cách cơng khai khơng? Anh/chị có hài lịng với vị trí Tổ trưởng bổ nhiệm khơng? Vị trí cơng việc anh/chị có phù hợp với lực, nguyện vọng khơng? Anh/chị có thấy bảng chấm cơng thường xun bảng tin khơng? Anh/chị có nhờ ký hộ bảng chấm công không? 82 Không 11 12 13 14 15 16 17 18 Anh/chị có để hơm sau ký xác nhận chấm cơng hơm trước khơng? Anh/chị có bị nhầm lẫn cơng khơng? Anh/chị có biết danh sách người điều chỉnh lương khơng? Anh/chị có thấy hài lịng với mức điều chỉnh lương hàng năm khơng? Phong bì lương anh/chị có bị nhầm số tiền khơng? Anh/chị có nhận tiền lương góc, tiền rách hay tiền giả khơng? Tổ trưởng có chứng kiến anh/chị đếm lương phong bì khơng? Cơng ty có toán lương thời hạn vào ngày 15 hàng tháng 100% không? Công ty người thay cho nhân viên tiền lương 19 trường hợp nhân viên tiền lương nghỉ việc hay nghỉ phép đột xuất không? 20 Thắc mắc lương anh/chị có phận tiền lương giải đáp nhanh chóng kịp thời khơng? 83 ... trạng kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech - Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại. .. sở lý luận thực tiễn kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech - Đề xuất số giải... tốn lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 68 vii DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Chu trình nhân sự- tiền lương doanh nghiệp 19 Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ