KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH NHÂN sự TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ SJ TECH

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM NGUYỄN HỮU HUYNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SJ TECH LUẬN VĂN THẠC SĨ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP - 2018 HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM NGUYỄN HỮU HUYNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SJ TECH Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã ngành : 8.34.01.01 Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS.Bùi Bằng Đoàn HÀ NỘI - NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa sử dụng cơng trình khoa học khác Bắc Ninh, ngày… tháng… năm 2018 Học viên Nguyễn Hữu Huynh i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh mình, ngồi nỗ lực cố gắng thân, tơi nhận giúp đỡ nhiệt tình nhiều cá nhân, tập thể Trước hết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể thầy cô Học viện Nông nghiệp Việt Nam Khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh trang bị cho kiến thức Đặc biệt xin bày tỏ lòng kính trọng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Bùi Bằng Đồn (Bộ mơn Kế toán quản trị Kiểm toán) giành nhiều thời gian trực tiếp bảo tận tình, hướng dẫn tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn phòng, ban cán cơng nhân viên Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech hợp tác tạo điều kiện giúp đỡ thu thập tài liệu cho đề tài Cuối tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè động viên, khích lệ, giúp đỡ tơi mặt suốt q trình học tập nghiên cứu luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn! Bắc Ninh, ngày… tháng… năm 2018 Tác giả luận văn Học viên Nguyễn Hữu Huynh ii MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục từ viết tắt v Danh mục bảng .vi Danh mục sơ đồ viii Trích yếu luận văn ix Phần Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết đề tài .1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .3 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu .3 Phần Cơ sở lý luận thực tiễn .4 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số vấn đề chung kiểm soát nội 2.1.2 Kiểm sốt nội chu trình nhân sự- tiền lương doanh nghiệp 15 2.2 Cơ sở thực tiễn đề tài 29 2.2.1 Kinh nghiệm kiểm soát nội nhân tiền lương số doanh nghiệp Việt Nam 29 2.2.2 Bài học kinh nghiệm cho Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 31 2.2.3 Một số cơng trình nghiên cứu liên quan 31 Phần Đặc điểm đơn vị phương pháp nghiên cứu 33 3.1 Khái quát công ty tnhh thương mại dịch vụ SJ Tech .33 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 33 3.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 34 iii 3.1.3 Tình hình kết sản xuất kinh doanh công ty 35 3.2 Phương pháp nghiên cứu 40 3.2.1 Phương pháp thu thập tài liệu 40 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 40 3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu 40 Phần Kết nghiên cứu thảo luận 42 4.1 Đặc điểm công tác nhân sự, tiền lương công ty 42 4.1.1 Đặc điểm công tác nhân Công ty .42 4.1.2 Đặc điểm công tác tiền lương Công ty 42 4.2 Kiểm sốt nội nhân sự, tiền lương cơng ty 43 4.2.1 Thực trạng công tác nhân Công ty 43 4.2.2 Thực trạng kiểm soát nội công tác tiền lương Công ty 55 4.3 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội công tác nhân sự, tiền lương công ty 67 4.3.1 Phương hướng phát triển Công ty .67 4.3.2 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 67 4.4.3 Hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát .71 4.4.4 Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin 72 Phần Kết luận kiến nghị 74 5.1 Kết luận .74 5.2 Kiến nghị 76 Danh mục tài liệu tham khảo .78 Phần phụ lục 79 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội KSNB Kiểm soát nội HCNS Hành nhân LĐTL Lao động tiền lương QLSX Quản lý sản xuất PGĐ Phó Giám Đốc BCTC Báo cáo tài BHXH Bảo hiểm xã hội v DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Mục tiêu rủi ro chu trình nhân - tiền lương 20 Bảng 2.2: Nội dung quy định quy trình tuyển dụng .21 Bảng 2.3: Quy định nội dung bước quy trình đánh giá cơng việc 22 Bảng 2.4: Quy định nội dung bước đào tạo nhân 25 Bảng 3.1: Tình hình lao động Cơng ty 36 Bảng 3.2: Tình hình vốn tài sản Cơng ty 37 Bảng 3.3: Bảng kết sản xuất kinh doanh năm gần 39 Bảng 4.1: Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 44 Bảng 4.2: Quy trình tuyển dụng công nhân sản xuất Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 45 Bảng 4.3: Dự đoán rủi ro xảy quy trình tuyển dụng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .48 Bảng 4.4: Những rủi ro khâu tuyển dụng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .49 Bảng 4.5: Điều tra tồn KSNB Cơng ty quy trình tuyển dụng nhân 50 Bảng 4.6: Ý kiến người lao động việc bố trí, xếp nhân lực Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .52 Bảng 4.7: Rủi ro quy trình điều chỉnh nhân Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 53 Bảng 4.8: Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động .56 Bảng 4.9: Quy trình chấm cơng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .57 Bảng 4.10: Mẫu bảng chấm công Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .58 Bảng 4.11: Bảng quy trình tính lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .59 Bảng 4.12: Quy trình điều chỉnh lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 59 Bảng 4.13: Mẫu danh sách điều chỉnh lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 60 vi Bảng 4.14: Dự đoán rủi ro quy trình chấm cơng tính lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .61 Bảng 4.15: Ý kiến người lao động quy trình tính lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .61 Bảng 4.16: Ý kiến người lao động công tác đối chiếu tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .64 Bảng 4.17: Rủi ro có xảy quy trình tốn lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .65 Bảng 4.18: Ý kiến người lao động cơng tác tốn lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech .66 vii phát rủi ro Qua điều tra thu ý kiến người lao động công tác tốn lương Cơng ty sau: Bảng 4.18: Ý kiến người lao động cơng tác tốn lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech Câu hỏi Câu trả lời “Có” Tỷ lệ (%) Cơng ty có tốn lương thời hạn vào ngày 15 hàng tháng 100% không? 40 90.4 Công ty có người thay viên tiền lương nghỉ việc không? 37 85.1 Thắc mắc lương anh/chị có phận tiền lương giải đáp nhanh chóng kịp thời khơng? 33 75.4 Anh/chị có bị nhầm lương không? 0,9 Nguồn: Số liệu điều tra 2018 Dựa ý kiến người lao động thấy hệ thống KSNB cơng tác tốn lương hoạt động tốt tồn số trường hợp vi phạm nội quy: khơng tốn lương thời hạn, tốn nhầm lẫn tiền lương cho người lao động nguyên nhân bất cẩn nhân viên đếm lương việc đếm để lương vào phong bì lương 4.2.2.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát nội tiền lương Công ty Với đội ngũ nhân viên có lực chun mơn nghiệp vụ có trách nhiệm giúp cho công tác tiền lương Công ty diễn cách trơn tru Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ cho công tác tiền lương trang bị đầy đủ đại Công ty trọng đến công tác tiền lương công tác điều chỉnh lương hàng năm để kích thích tinh thần người lao động phù hợp với mức lương thị trường chưa có sách nhằm tác động đến tinh thần người lao động (chế độ cho ngày sinh nhật CNV, chế độ thăm hỏi CNV ốm đau, chế độ hiếu hỷ, ) Cơng ty có quy định có tính nội cho khâu công tác tiền lương công nhân viên không nắm bắt được, công tác phổ biến nội quy, quy định tới công nhân viên chưa trọng dẫn tới tồn số sai phạm khâu cụ thể sau: Trong cơng tác chấm cơng tính lương 66 số hạn chế nhầm lẫn công, nhầm lẫn thời gian làm thêm người lao động, tình trạng ký xác nhận cơng hộ xảy thường xun Trong cơng tác toán lương xảy vài trường hợp nhầm lẫn tiền lương công nhân viên 4.3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CƠNG TÁC NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY 4.3.1 Phương hướng phát triển Công ty Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt thị trường sản xuất gia công linh kiện điện tử nay, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech không trọng đến việc phát triển mở rộng lượng khách hàng, mở rộng quy mơ sản xuất mà đặc biệt trọng đến phát triển nguồn nhân lực để tạo nên tảng vững cho Công ty tương lai Cụ thể Công ty định tái cấu trúc bồi dưỡng nguồn nhân lực, với mục tiêu hàng đầu xây dựng đào tạo nhân lực để đảm bảo cho cá nhân có đủ lực có trình độ chuyên môn, hoạt động chức vị trí khác Cơng ty dự kiến mở rộng thêm xưởng sản xuất xếp dây chuyền sản xuất, để đáp ứng điều công ty dự kiến tuyển dụng khoảng 220 lao động bao gồm QLSX, tổ trưởng; trang bị loạt máy móc thiết bị tiên tiến, đại phục vụ cho sản xuất Mức lương phù hợp với mức lương thị trường, cao khơng nhiều tùy vào thỏa thuận để thu hút lao động Để thực phương hướng trên, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech tổ chức đẩy mạnh sách đào tạo nghiệp vụ cho nguồn nhân lực Cơng ty Bên cạnh đó, Cơng ty thiết lập quy trình đánh giá kết nhân để theo dõi đánh giá lực nhân cách khách quan 4.3.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech 4.3.2.1 Tăng cường công tác truyền thông Một thực trạng xảy Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech Công ty chưa phổ biến rõ ràng quy chế, quy định Cơng ty, phòng ban, vị trí, nên nhiều công nhân viên không nắm bắt đầy đủ quy định, quy chế thông tin họ biết nhiều khơng xác, dẫn tới sai phạm xảy ra, điều khiến cho hệ thống KSNB 67 Công ty trở nên hiệu Sau hoạt động giúp hồn thiện cơng tác truyền thơng Thứ nhất, hồn thiện nội quy, quy chế cách rõ ràng minh bạch Các nội quy, quy chế có ảnh hưởng lớn việc hồn thiện kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Cần tạo văn hướng dẫn cơng khai cách chấm cơng, tính lương để người lao động hiểu tự tính lương cho Ban lãnh đạo dừng việc ban hành nội quy, quy chế chưa thực rõ ràng chưa chế tài chưa đủ mạnh tay Vì thực tế tình trạng lách luật cơng nhân viên, ban lãnh đạo cần quan tâm đến việc hoàn thiện nội quy, quy chế đặc biệt chế tài từ mức cảnh cáo tới buộc việc cho vi phạm theo mức độ, bên cạnh cần quan tâm đến chế động lực chế độ đãi ngộ thoả đáng để bù đắp áp lực công việc; hạn chế rủi ro cho công ty Thứ hai, tổ chức đào tạo nội quy, quy chế phổ biến tới cơng nhân viên Trong quy trình tuyển dụng bổ sung thêm bước đào tạo nội quy trước ký hợp đồng Cụ thể sau: Đối với đợt tuyển dụng số lượng lớn cơng nhân viên vào làm tổ chức lớp đào tạo trực tiếp, với ứng viên vào số lượng nhỏ chuyển văn tự đào tạo Đối với người lao động làm việc Cơng ty tổ chức phổ biến nội quy, quy chế giải đáp thắc mắc cách rõ ràng vào buổi không làm thêm Trong thực tế cơng ty tình trạng cơng nhân viên không nắm quy định quy chế cơng ty nhiều công tác tiền lương Thứ ba, In dán nội quy, quy chế phòng ban, phân xưởng Nội quy, quy chế công ty ban hành văn chưa bố trí hợp lý, hầu hết dán bảng tin Tôi xin đưa kiến nghị sau: Nội quy, quy chế chung cho tồn thể cơng nhân viên cơng ty quy định dán bảng tin Nội quy, quy chế cho riêng phòng ban hay phân xưởng sản xuất dán nơi bắt mắt, dễ nhìn ví dụ trước cửa phòng Làm giúp cho công nhân viên dễ nắm bắt quy định công ty giảm thiểu sai phạm khơng đáng có 4.3.2.2 Hồn thiện cấu tổ chức 68 Hiện công ty gồm tác nhân Cơng ty tồn tình trạng kiêm nhiệm phòng nhân thực ln nhiệm vụ tiền lương thủ quỹ điều ảnh hưởng đến niềm tin người quan tâm, tạo môi trường làm việc thao túng thơng tin che đậy hành vi gian lận., việc phân định rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phòng ban, vị trí cá nhân quan trọng để tránh đùn đẩy trách nhiệm có sai phạm Tơi xin đề kiến nghị nhằm hồn thiện cấu tổ chức sau: Ban lãnh đạo cần tách riêng phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng nhân phòng tiền lương Ban hành văn cụ thể quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng nhân phòng tiền lương cụ thể là: Chức phòng nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo hoạch định sách thu hút người tài cho công ty đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu cấp trên, xây dựng sách thăng tiến luân chuyển nhân công ty Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng cơng ty Xây dựng hệ thống quy định, quy chế, quy trình, sách nhân cho cơng ty, giải đáp thắc mắc công nhân viên hợp đồng lao động hay sách cơng ty Chức phòng tiền lương: Hàng tháng dựa vào bảng chấm cơng phòng ban để lập bảng tốn lương phiếu lương cơng nhân viên để tính lương khoản trích theo lương cho cơng nhân viên Đưa mô tả công việc, yêu cầu công việc với người thực tiêu chuẩn thực cơng việc vị trí Trong mô tả công việc cần xác định rõ ràng công việc, nhiệm vụ, điều kiện làm việc cách cụ thể, ngắn gọn Bản yêu cầu công việc với người thực nêu yêu cầu cơng việc như: trình độ chun mơn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm vị trí khác Bản tiêu chuẩn công việc cần thể rõ chit tiêu, tiêu chí phản ánh yêu cầu chất lượng để công nhân viên hiểu rõ chất cơng việc làm Bên cạnh đó, tổ chức thực đánh giá kết công việc theo định kỳ đảm bảo cho máy hoạt động hiệu quả, phát huy hết khả trí tuệ tập thể cá nhân, tránh chồng chéo nhiệm vụ công việc, đảm bảo cho tập thể cá nhân hoạt động chức năng, nhiệm vụ, thúc 69 đẩy công ty phát triển lành mạnh, tránh lãng phí nguồn lực hạn chế rủi ro xảy trình hoạt động 4.3.2.3 Phối hợp phòng kế tốn quản lý sản xuất để tính lương Phòng kế tốn cơng ty chưa trang bị phần mềm kế tốn phù hợp Vì cơng tác hạch tốn kế tốn cơng ty thực phần mềm Microsoft excel nên rủi ro cơng tác chấm cơng tính lương tồn Việc ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ việc kế toán khoản tiền lương khoản trích theo lương Trên thực tế cơng ty cơng tác tính lương phòng kế tốn tiến hành dựa sở bảng chấm công QLSX máy chấm cơng vân tay gặp nhiều rủi ro như: nhập sai cơng dẫn đến tính lương sai, nhầm lẫn thời gian làm thêm Căn vào tơi xin đề xuất kiến nghị: có phối hợp phòng kế tốn quản lý sản xuất đưa vào quy định cơng tác tính lương Thực sau: Tổ chức ghi chép, theo dõi thường xun, kịp thời đầy đủ, xác tình hình có biến động số lượng, tình hình sử dụng thời gian lao động kết thời gian lao động công nhân viên Thực hiện, kiểm tra tình hình huy động sử dụng lao động, tình hình chấp hành quy định việc ký xác nhận ngày công làm việc, quản lý chặt chẽ chế độ nghỉ phép, xin thời gian làm việc Đối chiếu bảng chấm công QLSX máy chấm công vân tay Thống chấm công lần máy chấm công trước vào công ty sau (trường hợp quên khơng chấm cơng khơng tình cơng ngày hơm đó) 4.3.2.4 Thay đổi hình thức tốn lương Trong cơng tác tiền lương Cơng ty gặp nhiều sai sót đặc biệt tốn lương: tốn tiền lương sai thời hạn, thiếu sót tiền lương cơng nhân viên Vì thực tế cơng ty áp dụng hình thức tốn lương tiền mặt bao gồm khâu: đếm lương, cho vào phong bì lương, trả lương cho QLSX, QLSX trả lương cho công nhân, ký xác nhận, nộp lại bảng toán lương Việc toán lương tiền mặt tốn nhiều thời gian, bất tiện dễ xảy sai sót đồng thời quy trình khâu chứa đựng rủi ro định Căn vào đó, tơi xin đề xuất ý kiến: cơng ty áp dụng hình thức tốn lương qua thẻ Các thủ tục để đăng ký làm thẻ sau: 70 Đối với công nhân viên tuyển dụng mới: Khi công nhân viên tuyển dụng ký hợp đồng lao động với cơng ty, phòng HCNS u cầu người lao động cấp thêm phô tô chứng minh nhân dân lập danh sách đề nghị gửi cho phòng kế tốn để làm thẻ cho cơng nhân viên Đối với công nhân viên làm việc công ty: Các công nhân viên làm việc cơng ty chưa có thẻ cần gửi phô tô chứng minh thư nhân dân cho trưởng phòng ban làm việc, trưởng phòng ban tập hợp thành danh sách chuyển lên phòng kế tốn để làm thẻ cho công nhân viên Sau nhận thẻ, công nhân viên kiểm tra thông tin, chưa thông tin như: sai số chứng minh nhân dân, sai họ, sai tên, sai ngày tháng năm sinh,… báo lại cho phòng HCNS để tiến hành điều chỉnh thơng tin 4.4.3 Hồn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát Các nguyên tắc máy kiểm soát nội là: Độc lập với hoạt động nghiệp vụ kiểm sốt, với hoạt động điều hành hàng ngày Cơng ty, độc lập đánh giá trình bày ý kiến báo cáo mình; Đảm bảo tính khách quan, trung thực thực nhiệm vụ; Đảm bảo tính chun trách Do đó, để đảm bảo tính khách quan, phận kiểm soát nội phải tách khỏi máy quản lý điều hành Công ty, Phòng kiểm sốt nội trực tiếp chịu đạo Ban giám đốc Như vậy, phận kiểm soát nội phận tách khỏi máy điều hành Giám đốc Chính độc lập giúp cho kiểm soát viên có nhìn khách quan khơng chịu tác động đạo lãnh đạo phòng giao dịch, khả phát sai sót bất hợp lý nâng cao Với hoạt động Ban kiểm sốt nội giảm cơng việc duyệt tốn, kiểm tra phòng tài chính, phòng tổ chức lao động, phòng kế hoạch phòng nghiệp vụ khác, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động kiểm tra, kiểm soát Việc kiểm tra tiến hành chun nghiệp cán có trình độ chun mơn góp phần củng cố, hồn thiện quy chế kiểm sốt, giảm thiểu sai sót nghiệp vụ hành vi gian lận, vi phạm pháp luật Tổng công ty Cần xây dựng ban hành điều lệ kiểm soát nội dành riêng cho công ty với yêu cầu bản: mục tiêu, phương pháp tiến hành kiểm soát nội bộ, xác định rõ nhiệm vụ kiểm soát nội nguyên tắc tiến hành 71 kiểm toán nhằm tạo điều kiện cho cơng tác kiểm sốt nội thực cách thống có hiệu tồn Cơng ty nói riêng Xây dựng sách, quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm sốt nội cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt chế tài, cần quan tâm đến chế động lực: lương, phụ cấp chế độ đãi ngộ khác thoả đáng để bù đắp áp lực cơng việc kiểm sốt viên nội Khi thực công việc phải có mục tiêu, nội dung phương pháp thực Tất yếu tố quy định thống quy trình Quy trình mang tính chất hướng dẫn định hướng cho công việc kiểm soát nội mà phần lớn kết kiểm soát nội phụ thuộc vào hệ thống phương pháp kiểm sốt Hệ thống phương pháp kiểm sốt chia thành: thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm tuân thủ, thủ tục phân tích thử nghiệm Thử nghiệm kiểm soát bao gồm biện pháp nhằm đánh giá tính hữu hiệu lực hệ thống kiểm sốt nội có Thử nghiệm tn thủ nhằm kiểm tra tính tuân thủ quy định Nhà nước quy định nội Tổng cơng ty, Tập đồn Thủ tục phân tích giúp kiểm sốt viên khoanh vùng rủi ro nhằm giảm bớt số lượng thử nghiệm Thử nghiệm thực nhằm thu thập chứng kiểm sốt Trong quy trình kiểm sốt nội cần xây dựng chương trình kiểm sốt nội chuẩn áp dụng cho nội dung kiểm soát Chương trình bao gồm: bước thực kiểm soát hệ thống phương pháp kiểm soát áp dụng cho loại hình nghiệp vụ cần kiểm sốt Về bước thực kiểm sốt xây dựng mơ hình gồm bước sau: Bước 1: Xác định rủi ro Bước 2: Lập kế hoạch kiểm soát Bước 3: Thực kiểm soát Bước 4: Kết thúc kiểm soát: Lập báo cáo kiểm soát, theo dõi khắc phục Bước 5: Lưu hồ sơ kiểm soát nội 4.4.4 Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin Do đặc trưng riêng mặt kỹ thuật nghiệp vụ kiểm tra, kiểm sốt nên khơng phải tất cơng việc kiểm sốt xử lý máy tính Tuy nhiên, đơn vị trang bị công nghệ đại việc xử lý chứng 72 từ, sổ sách hầu hết thực thơng qua máy tính việc ứng dụng trợ giúp máy tính vào cơng tác kiểm tra, kiểm soát đảm bảo cho đơn vị thu kết tốt nhiều Vì thế, việc áp dụng máy tính vào cơng tác kiểm soát xu hướng tất yếu trước thử thách khắc nghiệt kinh tế thị trường, nơi đòi hỏi phải có độ tin cậy cao thông tin quản lý nội kiểm sốt chặt chẽ sai phạm xảy nội ngân hàng Tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt quản lý tài chính, quản lý nhân quản lý tài sản, tin học hố hồn tồn hệ thống kế toán đơn vị thành viên Điều cho phép xây dựng chế giám sát tự động, thường xuyên liên tục, hoạt động thống cơng ty, có khả phát ngăn chặn kịp thời sai sót phát sinh có biện pháp xử lý kịp thời Sự phát triển công nghệ tin học đưa đến đời phần mềm kiểm toán nội chuyên dụng, hỗ trợ cho q trình xử lý cơng việc kiểm sốt viên Các phần mềm có phân hệ như: công cụ đánh giá rủi ro, hệ thống hồ sơ kiểm toán điện tử, hỗ trợ khả tìm kiếm thơng tin internet, Các phần mềm giúp tăng suất lao động phận kiểm soát nội lên nhiều Tuy nhiên, thực tế phần mềm chưa thể thực vào hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Tại đây, Công ty áp dụng công nghệ thơng tin học tập mơ hình tổ chức lao động, quản lý nhân chưa có áp dụng phần mềm kiểm soát quản ly nhân Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học đặt u cầu kiểm sốt cơng nghệ tin học Bởi lẽ quy trình xử lý tự động máy tính, độ xác phù hợp quy trình trước triển khai có ý nghĩa lớn Việc ứng dụng công nghệ tin học hệ thống kiểm soát nội phải vào chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin tổng thể điều kiện sở hạ tầng công nghệ công ty giai đoạn 73 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết tất doanh nghiệp Nó giống chế giám sát, quản lý để giúp doanh nghiệp giảm bớt rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh, bảo vệ nguồn tài sản công ty, đem lại hiệu việc sử dụng tối đa nguồn lực, hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu để đạt mục tiêu đặt Đổi nâng cao hiệu hoạt động, khơng ngừng hồn thiện Hệ thống KSNB nhiệm vụ trọng tâm doanh nghiệp Hệ thống KSNB Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech bộc lộ nhiều hạn chế đặc biệt chu trình nhân - tiền lương Vì vậy, hồn thiện việc KSNB chu trình nhân - tiền lương yêu cầu cấp thiết Công ty giai đoạn Qua trình nghiên cứu hồn thành luận văn đề tài “Kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech”, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB nhằm đưa hoạt động hệ thống có hiệu lực hiệu q trình quản lý, luận văn thực nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất, luận văn hệ thống vấn đề lý luận hệ thống KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vai trò hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp Luận văn đưa số đặc điểm công tác nhân sự- tiền lương mối quan hệ hai nội dung doanh nghiệp Khẳng định chu trình nhân sự- tiền lương bao gồm nhiều khâu vừa liên quan đến lợi ích doanh nghiệp lợi ích người lao động, vừa phụ thuộc vào quy định doanh nghiệp sách Nhà nước nên dễ xảy sai phạm, rủi ro thực công tác doanh nghiệp Đây vấn đề đưa đến cần thiết phải thiết lập thường xuyên hoàn thiện hệ thống KSNB doanh nghiệp nói chung, khâu nhân sự- tiền lương nói riêng Hệ thống KSNB hệ thống hoạt động, sách thủ tục nhằm bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực nội quy, quy chế bảo đảm hiệu hoạt động 74 KSNB chu trình nhân - tiền lương KSNB quy trình cụ thể: Quy trình tuyển dụng, quy trình sử dụng lao động, quy trình tính lương quy trình tốn lương KSNB chu trình nhân - tiền lương chức thường xuyên đơn vị, sở xác định làm rõ rủi ro, sai phạm xảy khâu cơng việc quy trình để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu mục tiêu đề quy trình chu trình nhân tiền lương nói riêng, góp phần đạt mục tiêu tồn Cơng ty nói chung Thứ hai, qua nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình nhân tiền - lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech cho thấy: - Ban lãnh đạo Công ty quan tâm vấn đề nhân - tiền lương sách giữ chân thu hút người lao động, chưa có sách tác động đến tinh thần người lao động chế độ cho ngày sinh nhật, chế độ thăm hỏi ốm đau, chế độ hiếu hỷ công nhân viên; chưa quan tâm nhiều tới sách đào tạo nhân chưa có quy trình đánh giá cơng việc cho nhân - Công ty ban hành số quy định liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí lao động quy định tiền lương, tiền thưởng… phần hạn chế sai phạm q trình tuyển dụng, bố trí cơng việc giải chế độ tiền lương cho người lao động Những kết giúp Công ty có đội ngũ lao động đáp ứng u cầu cơng việc khuyến khích người lao động đóng góp tích cực hoạt động Cơng ty Tuy nhiên, số quy định, sách thiếu đồng bộ, chưa có chế phối hợp tốt nên xảy số sai phạm công tác nhân tiền lương Công ty thời gian qua Đánh giá cách đầy đủ, công tác nhân sự- tiền lương hệ thống KSNB “hiện hữu” “hiệu lực” có số hạn chế - Việc phân cơng chức Phòng ban chồng chéo, số nội dung quy định chưa rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phòng ban, cá nhân Nói khác đi, cơng tác tổ chức có mặt hạn chế; chế hay thủ tục kiểm soát chưa rõ ràng, cụ thể dẫn đến chưa có phối hợp chặt chẽ phận nên số sai phạm liên quan đến nhân tiền lương xảy Qua điều tra có tới 87.2% người hỏi cho họ vi phạm quy định Công ty không nắm quy định cách rõ ràng đồng nghĩa với việc công tác truyền thông không tốt 75 - Công ty trang bị công cụ đại phục vụ cho việc chấm công tính lương trường hợp nhầm lẫn cơng (51.6% người hỏi trình điều tra) dẫn tới việc tính sai lương bất cẩn nhân viên chấm cơng Trong q trình tốn lương tồn việc toán nhầm lẫn lương cho người lao động (qua điều tra có 39.5% người lao động bị nhầm lẫn tiền lương) nguyên nhân bất cẩn nhân viên tiền lương, hình thức tốn tiền mặt bao gồm nhiều khâu đồng nghĩa với việc chứa đựng nhiều rủi ro Thứ ba, để khắc phục hạn chế, tồn trên, Luận văn đề số giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình nhân - tiền lương Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech cho thời gian tới, bao gồm: - Tăng cường công tác truyền thông; - Hoàn thiện cấu tổ chức; - Tăng cường hoạt động kiểm sốt; - Hồn thiện cơng tác tiền lương 5.2 KIẾN NGHỊ Đối với nhà nước: Nhà nước cần tạo mơi trường kiểm sốt tốt làm sở để doanh nghiệp thực tốt công tác nhân tiền lương Cụ thể, Nhà nước nên có biện pháp kiểm sốt chặt chẽ việc khám sức khoẻ cho người lao động xin việc để việc khám sức khỏe diễn theo nghĩa Vì lý chi phí, doanh nghiệp vừa nhỏ hầu hết không tổ chức khám sức khỏe cho khâu tuyển dụng, thay vào giấy chứng nhận sức khỏe Trên thực tế kết giấy chứng nhận sức khỏe làm giả nên khơng thể vào để xếp công việc cho người lao động theo Luật lao động Điều 102 Bộ Luật Lao động quy định “Khi tuyển dụng xếp lao động, người sử dụng lao động phải vào tiêu chuẩn sức khỏe quy định cho loại việc, tổ chức huấn luyện, hướng dẫn, thông báo cho người lao động quy định, biện pháp an toàn - vệ sinh lao động khả tai nạn cần đề phòng cơng việc người lao động.” Đối với quyền địa phương: Các Sở ban ngành địa phương cần phân chia cụ thể nhiệm vụ quan, tạo điều kiện kinh doanh minh bạch, thuận lợi, khuyến khích doanh nghiệp đầu tư phát triển Đồng thời, cần tiến hành thủ tục nhanh gọn, rà soát kiểm tra quy định hành 76 vấn đề đất đai, thuế, tra kiểm tra phối hợp lồng ghép tránh chồng chéo để hỗ trợ doanh nghiệp Tạo điều kiện hỗ trợ doanh nghiệp thực tốt quy định pháp luật Đối với quan quản lý: Cơ quan BHXH: Cần có phối hợp chặt chẽ quan BHXH doanh nghiệp theo hướng cải cách thủ tục hành theo hướng hồ sơ, biểu mẫu, trình tự đơn giản, gọn nhẹ, xác, quy định; quan BHXH thông tin, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng… Cơ quan BHXH tiếp tục gộp đơn giản hóa thủ tục để tạo thuận lợi cho người lao động doanh nghiệp Thực giải đáp, tháo gỡ kịp thời vướng mắc, tạo điều kiện tốt cho người lao động doanh nghiệp Cơ quan Thuế: Cải cách thủ tục hành hồn thiện theo hướng ngày minh bạch, cụ thể hơn, giúp người nộp thuế thực sách thuế đầy đủ, nhanh chóng, thuận tiện, góp phần khuyến khích đầu tư 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO • Bộ tài (2012) Chuẩn mực kiểm toán 315 Rủi ro kiểm toán hệ thống kiểm sốt nội • Hà Văn Hội (2006) Giáo trình Quản trị nhân lực Học viện Cơng nghệ Bưu Chính Viễn thơng, Lưu hành nội • Phạm Kim Loan (2013) Hồn thiện việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội đánh giá rủi ro kiểm sốt kiểm tốn báo cáo tài cơng ty kiểm tốn vừa nhỏ Việt Nam Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP HCM • Trần Thị Thanh Tâm (2011) Hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương công ty TNHH Poongshin Vina Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Nơng Nghiệp Hà Nội • Business Edge (2007) Hoạch định kiểm sốt cơng việc Nhà xuất Trẻ • Lại Thị Thu Thủy (2012) Xây dựng hệ thống kiểm soát nội hướng đến quản lý rủi ro doanh nghiệp Truy cập ngày 07/08/2018 https://www.sav.gov.vn/Pages/chi-tiet-tin.aspx?ItemID=1624&l=Nghiencuutraodoi • Nguyễn Phong (2018) Khái niệm tuyển dụng vai trò tuyển dụng nhân doanh nghiệp Truy cập ngày 21/07.2018 https://luanvan1080.com/khai-niemtuyen-dung-la-gi.html • Lê Quân (2010) Bài giảng đánh giá thành tích Đại học Thương Mại • Nguyễn Hải Quang (2014) Bài giảng Quản trị rủi ro Truy cập ngày 14/08/2018 http://timtailieu.vn/tai-lieu/bai-giang-quan-tri-rui-ro-nguyen-hai-quang-50856/ • Đặng Như Lợi (2014) Quan điểm, nhận thức tiền lương sách tiền lương Truy cập ngày 17/08/2018 http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-trao-doi/quandiem-nhan-thuc-ve-tien-luong-va-chinh-sach-tien-luong-48843.html • Phan Thanh Hải (2014) Các yếu tố cấu thành Hệ thống KSNB theo quy định chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 Truy cập ngày 22/08/2018 http://kketoan.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/132/1560/bai-viet-cac-yeu-to-cauthanh-he-thong-ksnb-theo-quy-dinh-cua-chuan-muc-kiem-toan-viet-nam-so-315-tsphan-thanh-hai • Nguyễn Thị Kim Anh (2018) Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động doanh nghiệp Truy cập ngày 22/08/2018 http://tapchitaichinh.vn/nghiencuu trao-doi/trao-doi-binh-luan/ban-ve-kiem-soat-noi-bo-va-hieu-qua-hoat-dong-cuacac-doanh-nghiep-138421.html 78 PHẦN PHỤ LỤC (Phiếu điều tra) Phụ lục: Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech Câu trả lời STT Câu hỏi Cơng ty có văn quy định nội quy trình tuyển dụng khơng? Nội quy, quy định Cơng ty có in dán nơi làm việc, nơi nghỉ không? Anh/chị có phổ biến nội quy, quy định Cơng ty sau tuyển dụng khơng? Cơng ty có sử dụng bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu công việc tương ứng với vị trí phận, cá nhân khơng? Anh/chị có điều chuyển sang tổ khác làm việc chưa? Việc điều chuyển cơng nhân từ tổ có diễn cách cơng khai khơng? Anh/chị có hài lòng với vị trí Tổ trưởng bổ nhiệm khơng? Vị trí cơng việc anh/chị có phù hợp với lực, nguyện vọng khơng? Anh/chị có thấy bảng chấm cơng thường xun bảng tin khơng? 10 Anh/chị có nhờ ký hộ bảng chấm cơng khơng? 11 Anh/chị có để hôm sau ký xác nhận chấm công hôm trước khơng? 12 Anh/chị có bị nhầm lẫn cơng khơng? 13 Anh/chị có biết danh sách người điều chỉnh lương khơng? 14 Anh/chị có thấy hài lòng với mức điều chỉnh lương hàng năm khơng? Có 79 Khơng Tỷ lệ (%) 15 Phong bì lương anh/chị có bị nhầm số tiền khơng? 16 Anh/chị có nhận tiền lương góc, tiền rách hay tiền giả khơng? 17 Tổ trưởng có chứng kiến anh/chị đếm lương phong bì khơng? 18 Cơng ty có tốn lương thời hạn vào ngày 15 hàng tháng 100% không? 19 Công ty người thay cho nhân viên tiền lương trường hợp nhân viên tiền lương nghỉ việc hay nghỉ phép đột xuất không? 20 Thắc mắc lương anh/chị có phận tiền lương giải đáp nhanh chóng kịp thời khơng? 80 ... trạng kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ SJ Tech - Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương mại. .. lý luận thực tiễn kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình nhân - tiền lương Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SJ Tech - Đề xuất số giải... điểm công tác nhân sự, tiền lương công ty 42 4.1.1 Đặc điểm công tác nhân Công ty .42 4.1.2 Đặc điểm công tác tiền lương Công ty 42 4.2 Kiểm soát nội nhân sự, tiền lương công ty