(Luận văn thạc sĩ) tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố pleiku, tỉnh gia lai

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRẦN XUÂN HUÂN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, Tháng 12, Năm 2020 i BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRẦN XUÂN HUÂN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS TSKH Nguyễn Văn Thâm Hà Nội, Tháng 12, Năm 2020 ii LỜI CAM ĐOAN Luận văn “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai” cơng trình nghiên cứu tơi hướng dẫn Giáo sư, Tiến sĩ khoa học Nguyễn Văn Thâm Các thông tin, số liệu luận văn trung thực, phân tích, thu thập thực tế Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng chưa công bố cơng trình nghiên cứu khác Tác giả luận văn Trần Xuân Huân i LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin chân thành cảm ơn đến quý Thầy, Cơ Khoa Văn thư – Lưu trữ, phịng Đào tạo sau đại học trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho học viên trình học tập trường Vốn kiến thức quý báu không tảng để thực luận văn mà cịn tảng cho q trình nghiên cứu học tập sau Đặc biệt, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Giáo sư, Tiến sĩ khoa học Nguyễn Văn Thâm, người trực tiếp hướng dẫn, bảo động viên, khích lệ nhiều để tơi hồn thành luận văn Tơi xin cảm ơn tập thể lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND thành phố Pleiku, lãnh đạo quan nơi tơi cơng tác, tồn thể anh, chị Văn phòng HĐND-UBND thành phố Pleiku phối hợp giúp tơi hồn thành luận văn Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp quý Thầy, Cơ để học viên hồn thiện luận văn tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt HĐND&UBND UBND Tên viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân iii DANH MỤC CÁC HÌNH Trang Hình số 01:Tài liệu lưu khảo sát đơn vị để tiến hành thu thập 26 Hình số 02:Tủ đựng tài liệu khảo sát đơn vị 26 Hình số 03:Biểu đồ thống kê số mét chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018 28 Hình số 04:Kho lưu trữ bảo quản tài liệu chỉnh lý 29 Hình số 05:Giá kệ, hộp hồ sơ bảo quản tài liệu 30 Hình số 06:Hệ thống đầu báo khói, báo cháy kho lưu trữ 30 Hình số 07:Bộ tổng điều khiển báo cháy, đặt phòng Nội vụ 31 Hình số 08:Mục lục hồ sơ vĩnh viễn 32 Hình số 09:Giao diện phần mềm phục vụ khai thác hồ sơ lưu trữ 33 Hình số 10:Giao diện phần mềm quản lý văn điều hành 34 Hình số 11:Biểu đồ thể số lượt người khai thác từ năm 2013 đến năm 2018 34 Hình số 12:Biểu đồ thể số lượt hồ sơ khai thác từ năm 2013 đến 2018 35 Hình số 13:Phần mềm quản lý khai thác tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý hoàn chỉnh 36 iv DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Trang Bảng số 01:Bản thống kê số liệu thu thập từ năm 2013 đến năm 2018 25 Bảng số 02:Bản thống kê số liệu chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018 27 Bảng số 03:Bản thống kê số liệu hồ sơ chỉnh lý từ năm 2013-2018 28 Bảng số 04:Quy trình quy định trình tự bước cơng việc phục vụ việc sử dụng tài liệu độc giả Phòng đọc 52 v MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT iii DANH MỤC CÁC HÌNH iv DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU v MỤC LỤC vi MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm Tổ chức 1.1.2 Khái niệm Quản lý 1.1.3 Khái niệm Tổ chức tài liệu lưu trữ 1.1.4 Khái niệm Quản lý tài liệu lưu trữ 1.1.5 Nội dung tổ chức Quản lý tài liệu lưu trữ 1.1.6 Nguyên tắc Tổ chức Quản lý tài liệu lưu trữ 17 1.1.7 Mục đích Tổ chức Quản lý tài liệu lưu trữ 19 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 20 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI 23 2.1 Giới thiệu thành phố Pleiku 23 2.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ UBND thành phố Pleiku 23 vi 2.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Pleiku .23 2.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND thành phố Pleiku (phụ lục số 1) 23 2.3 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku .23 2.3.1 Tài liệu khối Tổng hợp 23 2.3.2 Tài liệu khối Kinh tế - Xây dựng 24 2.3.3 Tài liệu khối Văn xã 24 2.3.4 Tài liệu Khối nội 24 2.4 Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku 25 2.4.1 Về nhận thức vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 25 2.4.2 Về thực nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 25 2.4.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27 2.4.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.4.5 Công tác thống kê, tra cứu khai thác liệu lưu trữ 31 2.4.6 Quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên ngành 35 2.4.7 Công tác ứng dụng công nghệ thông tin .35 2.4.8 Công tác đào tạo, bồi dưỡng 37 2.5 Đánh giá công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku 38 2.5.1 Kết đạt 38 2.5.2 Hạn chế 38 2.5.3 Nguyên nhân 38 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND TP.PLEIKU 40 3.1 Nhóm giải pháp chung 40 vii 3.1.1 Tiếp tục nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 40 3.1.2 Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 41 3.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ 42 3.2.1 Đổi việc thực nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 42 3.2.2 Tiếp tục thực có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42 3.2.3 Đặc biệt làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ trình chỉnh lý phân loại hồ sơ 46 3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 46 3.2.5 Xây dựng đa dạng hóa cơng cụ tra cứu để phục vụ cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách tốt 52 3.2 Những kiến nghị 53 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC 58 viii Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bội Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Căn vào Lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; Việc xác định giá trị tài liệu thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ trình chỉnh lý cần theo Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cụ thể hóa cho phù hợp với tình hình thực tế địa phương Bốn là: Đảm bảo sở vật chất cho công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, sở vật chất, trang thiết bị điều kiện cần thiết cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ Do nhiều nguyên nhân khác nên năm qua việc đầu tư sở vật chất cho cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác lưu trữ nói chung chỉnh lý tài liệu nói riêng Hiện nay, kho lưu trữ UBND thành phố kho tạm, không đảm bảo theo yêu cầu kho lưu trữ, trang thiết bị cịn hạn chế, diện tích lại chật hẹp, khơng đủ diện tích để bảo quản tài liệu lưu trữ thu hết phông Đây nguyên nhân gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ quan Vì vậy, xây dựng kho lưu trữ giải pháp giúp UBND thành phố giải khối tài liệu tồn đọng, tích đống quan, đơn vị Kho lưu trữ xây dựng phải đáp ứng yêu cầu theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng tổ chức hoạt động khác hoạt động lưu trữ Bên cạnh đó, cần đầu tư mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu giá, tủ, loại cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc gia Trong kho phải bố trí trang thiết bị máy điều hịa nhiệt độ, máy hút bụi thiết bị phòng cháy chữa cháy theo quy định UBND thành phố cần hỗ trợ mặt kinh phí để thực chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý từ năm 45 2013 đến 2018 Việc lập dự toán kinh phí, vào sơ pháp lý Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị 3.2.3 Đặc biệt làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ trình chỉnh lý vá phân loại hồ sơ Mục đích xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản tài liệu phịng, kho lưu trữ góp phần tối ưu hóa thành phần phơng lưu trữ Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận tài liệu Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu tích xác thận trọng, tránh sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có tài liệu lưu trữ Đồng thời, cần có sở khoa học thực tiễn để không lưu trữ tài liệu khơng có giá trị kho, gây lãng phí khơng cần thiết nhân lực kinh tế Việc thực tốt công tác xác định giá trị tài liệu góp phần lựa chọn tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản lưu trữ quan nguồn bổ sung có chất lượng vào phơng lưu trữ quốc gia, đồng thời lược bớt tài liệu khơng có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ quan Điều góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, nâng cao chất lượng tài liệu phơng Tài liệu phơng có chất lượng cao góp phần nâng cao hiệu cơng tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu 3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Một là: Hoàn thiện hệ thống văn đạo hướng dẫn Để nâng cao chất lượng tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku hệ thống văn đạo quan trọng cần thiết lúc Bởi vì, hệ thống văn đạo sở pháp lý, quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung lãnh đạo quan đảm bảo thực 46 - Hiên hệ thống văn đạo hệ thống thông tin ngành lưu trữ Pleiku cịn khơng chi tiết cụ thể Bởi vậy, hệ thống văn đạo UBND thành phố Pleiku chủ yếu dựa vào văn cấp ban hành đạo nghiệp vụ cần thiết : + Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước + Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số + Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 + Nghị định số 107/2013/NĐ-CP ngày 13/11/2013 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 Chính Phủ + Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ bảo đảm an tồn hệ thống thông tin theo cấp độ + Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử + Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước + Hướng dẫn số 822/HD-VTLT ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, lập hồ sơ môi trường mạng Để bước quản lý thống hoạt động hệ thống thông tin UBND thành phố Pleiku việc ban hành quy định cần thiết Nên, UBND thành phố Pleiku cần xây dựng hồn thiện sách văn liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ xây dựng danh mục hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu thống kê truyền thống đại; ứng dụng công nghệ thông tin giao dịch điện tử, số hóa tài liệu… 47 Hai là: Nâng cao trình độ đội ngũ nhân Thực tiễn q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý khai thác tài liệu lưu trữ cho thấy hạn chế định từ hai phía từ phía cơng ty phần mềm (những người viết lên chương trình phần mềm) đội ngũ cán làm chuyên môn, nghiệp vụ Cả hai bên chuyên sâu nghiệp vụ riêng cịn nghiệp vụ phía đối tác cịn thấp Đối với phía cơng ty phần mềm cần phải nâng cao hiểu biết nghiệp vụ quản lý cán bộ, cơng tác lưu trữ Cần hiểu vai trị công việc lưu trữ, quản lý công việc khai thác Có với chức người xây dựng chương trình có giải pháp tổ chức sở liệu lập trình phần mềm ứng dụng đạt kết khả thi Và người làm chun mơn, nghiệp vụ có nhiệm vụ thiết kế, đặt toán chuyên ngành; cán tin học thiết kế sở liệu xác sở biểu ghi Cần phải tham gia khóa học đào tạo, bồi dưỡng cơng nghệ thơng tin máy tính Có vậy, họ tạo tốn quản lý, khai thác, tra tìm tài liệu thiết kế sở liệu theo mục đích truyền đạt lại ý tưởng cho cán tin học Vấn đề có lẽ khâu yếu người làm chuyên môn, nghiệp vụ, họ thao tác vận hành vào mô tả, xâu chuỗi, tổng hợp vấn đề mang tính logic chưa đạt Đây lý để tơi đưa ý kiến nghị với lãnh đạo UBND thành phố Pleiku cần có biện pháp ý đến công tác đào tạo, bổ túc cán chuyên ngành phải đạt trình độ tin học định Đảm bảo cho việc làm chủ việc ứng dụng công nghệ thông tin chuyên mơn nghiệp vụ Hiện đại hóa, tự động hóa mặt công tác theo chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu cấp thiết đặt cho chúng ta, ngành, lĩnh vực phải cụ thể hóa bước cho sát, cho với mục tiêu yêu cầu đặt Như vậy, để ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác lưu trữ có kết cao khả thi cần thực tốt số nội dung sau: 48 Khuyến khích hỗ trợ việc phổ cập nâng cao trình độ ngoại ngữ cho phận, cán Những người trực tiếp tiếp xúc, làm việc với trang thiết bị đại tạo điều kiện để họ học hỏi có điều kiện sử dụng, ứng dụng kiến thức ngoại ngữ phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin Đẩy mạnh công việc đào tạo sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng phát triển công nghệ thông tin Các quan, đơn vị động viên người tích cực học tập, nâng cao trình độ hiểu biết tin học chủ động tham gia buổi tọa đàm nói ứng dụng tin học Trong trình ứng dụng tin học vào lĩnh vực chun mơn nghiệp vụ nói chung; nghiệp vụ ngành cơng tác lưu trữ nói riêng cần có kết hợp chặt chẽ cán chun mơn có trình độ tin học cách có hệ thống, có khả thiết kế tốn quản lý với chuyên gia tin học giỏi kỹ thuật, am hiểu chuyên ngành lưu trữ Có vậy, sản phẩm phần mềm quản lý có hiệu cao Hằng năm, UBND thành phố cần tổ chức đợt tập huấn chuyên ngành công tác quản lý, khai thác ứng dụng công nghệ thông tin cho cán đặc biệt cán trực tiếp đảm nhận cơng việc có liên quan đến công tác Cần xây dựng ban hành hệ thống văn quy định việc quản lý, ứng dụng phát triển công nghệ thông tin theo phương châm quản lý phải theo kịp tốc độ phát triển, hiệu lâu dài không lãng phí Số hóa tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử UBND thành phố Pleiku Cùng với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ, loại tài liệu đời Nếu trước đây, biết tới loại hình tài liệu truyền thống tài liệu giấy tài liệu điện tử chủ đề xã hội, nhà nghiên cứu, nhà lưu trữ quan tâm Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011 quy định tài liệu tử Trong tài liệu điện tử hiểu tóm tắt ghi tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận, lưu trữ, sử dụng phương tiện điện tử Các liệu 49 số dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng máy tính phương tiện điện tử khác phương tiện nhận biết nhận biết định dạng Nếu xét nguồn gốc, tài liệu điện tử hiểu là, là, ghi thông điệp liệu khởi tạo từ đầu (bản chất sinh tài liệu điện tử); hai là, ghi liệu số từ tài liệu truyền thống (số hóa từ vật mang tin khác giấy, phim…) Bởi vậy, với phát triển tài liệu điện tử số hóa tài liệu trở thành xu hướng chuyển dạng thông tin nhằm thực mục tiêu sứ mệnh khác cơng tác lưu trữ Có nhiều khái niệm số hóa quy định văn luật Cần phải tăng cường công tác số hóa tài liệu cơng tác lưu trữ, vì: Thứ nhất, chuyển đổi tài liệu dạng thông thường, tương tự sang dạng tài liệu số để giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian bảo quản tài liệu lưu trữ Thứ hai, kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc Thứ ba, thống loại hình tài liệu Thứ tư, quản lý khai thác tập trung, giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin cách dễ dàng Thứ năm, tăng khả tiếp cận tài liệu nhanh chóng, xác tiện lợi, linh hoạt việc quản lý khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giao dịch điện tử Trong năm gần đây, để theo kịp với phát triển khoa học kỹ thuật, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước chuyển giao công nghệ công tác văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ cụm từ sử dụng phổ biến nhiều ngành khoa học khác hoạt động ứng dụng công nghệ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hiểu hoạt động đưa kết nghiên cứu khoa học công nghệ, thiết bị vào thực tiễn Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý công tác văn thư quan rút ngắn trình chu chuyển văn tất đơn vị 50 thuộc quan, tổ chức Đồng thời đảm bảo việc tiếp cận cách kịp thời theo phân quyền tiếp cận tới nguồn thông tin quan, tổ chức… mang lại nhiều lợi ích như: giảm thiểu chi phí lao động, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí gián tiếp (phơ tô văn bản, tem thư…), nâng cao chất lượng tính kịp thời quản lý, tạo sở cho việc chuyển đổi quản lý tài liệu điện tử quan… Thứ nhất, xây dựng văn bản: Ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình xây dựng văn nâng cao chất lượng tính kịp thời việc soạn thảo văn bản, đồng thời chuẩn hóa mẫu hình thức thể thức văn thống quan tổ chức có nhiều tiến bộ; thể thức văn chuẩn hóa theo mẫu quy định Ngoài ra, việc xin ý kiến, tham gia đóng góp ý kiến qua q trình soạn thảo thực qua email phần mềm quản lý văn giúp tiết kiệm thời gian văn phòng quan, tổ chức Thứ hai, lập giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ quan: Lập hồ sơ công việc thông qua phần mềm giúp cho người giải công việc thực bước như: tạo lập hồ sơ công việc; phê duyệt lãnh đạo cho công việc xử lý; nhận chuyển hồ sơ công việc cần xử lý Các văn bản, vẽ, hình ảnh, ghi âm… đưa vào hồ sơ việc liên kết (link) đính kèm (attchmens) lưu thư mục q trình xử lý cơng việc cá nhân sau phân loại quản lý thống hệ thống sở liệu Sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc; scan văn đưa vào phần mềm; số hóa hồ sơ, văn hành chính… Thứ ba, lãnh đạo UBND thành phố nên đầu tư phần mềm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ quan Thứ tư, cần xây dựng sách thủ tục quản lý tài liệu môi trường điện tử quan mình, phải thống qui trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải công việc; xây dựng hệ thống kho văn điện tử để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý, cán chuyên môn, cách thuận tiện, xác, đầy đủ kịp thời 51 Thứ năm, cán bộ, công chức viên cần nâng cao trình độ sử dụng cơng nghệ thơng tin, thơng tin điện tử, tạo thói quen làm việc, lập hồ sơ mơi trường mạng nâng cao trình độ quản lý, góp phần thực cải cách hành Do đó, để phát triển ngành lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ UBND thành phố Pleiku nói riêng cần áp dụng cơng nghệ thơng tin để có hệ thống tài liệu quan 3.2.5 Xây dựng đa dạng hóa cơng cụ tra cứu để phục vụ công tác khai thác tài liệu lưu trữ cách tốt Hiện UBND thành phố chưa xây dựng ban hành quy trình quy định trình tự bước cơng việc phục vụ việc sử dụng tài liệu độc giả Phòng đọc Như cần phải xây dựng để quản lý phục vụ tốt hơn, cụ thể sau: STT Trình tự bước công việc - Tiếp nhận giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu độc giả, Giấy CMND/ Thẻ cước hộ chiếu - Hướng dẫn độc giả viết Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu Trình Lãnh đạo quan xem xét, duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu Trách nhiệm Viên chức, phòng Nội vụ Trong ngày Viên chức, phòng Nội vụ Trong ngày Lãnh đạo phòng Nội Duyệt phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, Phiếu vụ, Lãnh đạo UBND yêu cầu đọc tài liệu thành phố - Nhận lại Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu - Chuyển Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, Viên chức, phòng Phiếu yêu cầu đọc tài liệu duyệt đến Nội vụ kho Bảo quản- Khai thác, sử dụng tài liệu để tra tìm, trích lục tài liệu - Thơng báo kết cho độc giả Tài liệu sử dụng rộng rãi Tài liệu theo đề tài, báo cáo; tài liệu năm 1990 trở trước; yêu cầu cung cấp nhiều tài liệu cùng lúc Nhận tài liệu kiểm tra tài liệu Thời gian Viên chức, phòng Nội vụ Viên chức, phòng Trong ngày Trong ngày Trong ngày 03 ngày Trong 52 Bàn giao tài liệu cho độc giả Theo dõi việc nghiên cứu tài liệu Nhận lại tài liệu từ độc giả Trả tài liệu 10 Hoàn thiện hồ sơ độc giả Nội vụ Viên chức, phòng Nội vụ Viên chức, phòng Nội vụ Viên chức, phòng Nội vụ Viên chức, phòng Nội vụ Viên chức,phòng Nội vụ ngày Trong ngày Trong ngày Trong ngày Trong ngày Trong ngày Bảng số 04:Quy trình quy định trình tự bước cơng việc phục vụ việc sử dụng tài liệu độc giả Phòng đọc 3.2 Những kiến nghị - Dưới khuôn khổ Luận văn, đề tài nghiên cứu tổ chức quản ly tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku giai đoạn 2013-2018 - Tổ chức cho cán tham quan học tập sở lưu trữ có kinh nghiệm - Đề nghị UBND thành phố xây dựng văn hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đồng thời tổ chức tập huấn việc lập lưu hồ sơ lưu trữ điện tử cho quan, đơn vị thuộc UBND thành phố - Đề nghị quan chức tăng cường kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Gắn tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng, đánh giá cơng chức cuối năm vào công tác lập hồ sơ công việc cán bộ, cơng chức, viên chức (vì gốc vấn đề yếu tố quan trọng để làm lề cho công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ công việc thực cách nghiêm túc, đồng tài liệu đưa vào kho đầy đủ, giảm bớt kinh phí đầu tư cho dịch vụ chỉnh lý tài liệu sau) 53 KẾT LUẬN Trong xu hội nhập diễn mạnh mẽ, quốc gia trở thành mắt xích kinh tế giới, khơng có quốc gia dù lớn mạnh đến đâu lại ngược với xu mà phát triển Nếu xét phạm vi quan tồn phát triển quan đòi hỏi máy quản lý phải đầy đủ kiến thức tổng hợp chuyên sâu lĩnh vực Tài liệu lưu trữ tài sản tồn quan tổ chức, muốn phát huy cách hiệu cần tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cách chất lượng, phát huy giá trị tồn quan Tài liệu lưu trữ tài sản tồn quan tổ chức toàn quan tổ chức Quốc gia nói chung Muốn phát huy cách hiệu cần tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cách chất lượng phát huy giá trị tồn quan Đối với UBND thành phố Pleiku cơng tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ làm tốt, tồn khơng nhiều Chính thành phố cần tiếp tục phát huy mặt đạt thực giải pháp mà tác giả đưa để tổ chức quản lý tài liệu cách tối ưu Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu có hạn phạm vi nghiên cứu đề tài rộng, nên đề tài chắn cịn số hạn chế định Tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Quý thầy, cô đông đảo độc giả để kết nghiên cứu hồn thiện hơn, đóng góp nhiều vào q trình xây dựng, hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku ngày tốt 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO *** I Các văn kiện Đảng văn quản lý Nhà nước Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006, hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ UBND cấp Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011, quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến họat đợng quan nhà nước Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014, hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014, hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp 10 Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, quy định chi tiết thi hành một số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 11 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, quy định chi tiết thi hành một số điều Luật lưu trữ 12 Cục Lưu trữ Nhà nước (1994), Công văn số 463/NVĐP ngày 19/12/1994, việc ban hành “Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương” 55 13 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19/5/2004, việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 14 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2006), Công văn số 879/VLTLTNNNVTWW ngày 19/12/2006, việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị 15 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/6/2009, Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000 16 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 21/12/2012, ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 17 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015), Báo cáo số 975/BC-VTLTNN ngày 08/10/2015, sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ 18 Quốc hội khóa XIII (2011), Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 II Sách, viết tài liệu tham khảo khác 19 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo 20 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội 21 Vũ Thị Phụng (2008), Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam, Văn thư Lưu trữ Việt Nam 22 Nguyễn Văn Thâm - Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Lưu trữ Việt Nam chặng đường phát triển, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 23 Giáo trình “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” chủ biên: GVC.TS Chu Thị Hậu, trường Đại học Nôi vụ NXB Lao động Hà Nội xuất năm 2016 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 16/5/2014 UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhà nước thành phố Pleiku Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 10/10/2014 UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Quyết định phê duyệt Đề án ”Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng 21 quan, đơn vị thuộc UBND thành phố từ năm 2012 trở trước” 57 PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND thành phố ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU Văn phòng HĐND& UBND Phòng TN –MT Phòng Quản lý thị Phịng Giáo dục Đào tạo Phòng Dân tộc Phòng Nội vụ Phòng Y tế Phòng Tài – Kế hoạch Thanh tra thành phố Phịng Kinh tế Phịng Tư pháp Phịng Văn hóa Thơn tin Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội 80 81 ... đích Tổ chức Quản lý tài liệu lưu trữ 19 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 20 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA. .. thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI... đề lý luận, phương pháp lý luận tổ chức quản lý tài liệu nói chung áp dụng cho tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku + Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Pleiku,