MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu 1 1.2. Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu 1 1.3. Cơ cấu của bài báo cáo 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 3 1.1 Cơ sở pháp lý hợp đồng giao dịch 3 1.1.1 Khái niệm quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 3 1.1.2. Các văn bản pháp luật quy định về quy trình hợp đồng giao dịch 3 1.2. Quy trình chung về công chứng 4 1.2.1. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn 4 1.2.2. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. 5 1.2.3. Quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM 8 2.1. Sơ đồ quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tại các văn phòng công chứng 8 2.2. Thực trạng quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tại các văn phòng công chứng 8 2.3. Những bất cập trong quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tại các văn phòng công chứng 14 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM 16 KẾT LUẬN 18 LỜI MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu Hiện nay với sự phát triển của các văn phòng công chứng ngày càng tăng, vì thế nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đang ngày càng tăng. Để đáp ứng và hoàn thiện pháp luật về công chứng hợp đồng giao dịch luật công chứng năm 2014 đã có những sự điều chỉnh mới trong quy trình công chứng hợp đồng giao dịch để tạo điều kiện hơn cho cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu công chứng. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể biết và nắm được những điều này Đối với mỗi công chứng viên đang từng bước được nâng cao nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Đối với mỗi công chứng viên cần các kỹ năng cơ bản cần thiết về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch. Để phục vụ tốt hơn cho người dân khi đến công chứng hợp đồng, giao dịch và cũng là để góp phần thực hiện tốt công tác chuyên môn của mình với tư cách một công chứng viên, sau đây tôi xin trao đổi một số quan điểm của mình về: “Quy trình công chứng hợp đồng giao dịch theo pháp luật Việt Nam – hướng hoàn thiện pháp luật” . 1.2. Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu quy trình công chứng hợp đồng giao dịch Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập của quy định pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch Đối tượng nghiên cứu Các quy định quy trình công chứng hợp đồng giao dịch Kỹ năng cần thiết để Công chứng viên thực hiện quy trình công chứng hợp đồng giao dịch 1.3. Cơ cấu của bài báo cáo Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận. Trong đó, Nội dung của báo cáo được chia thành 3 phần như sau: Phần mở đầu Phần Nội dung Chương 1: Quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch Chương 2: Thực trạng và giải pháp để hoàn thiện pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tại các phòng công chứng tại Việt Nam Phần Kết luận NỘI DUNG CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 1.1 Cơ sở pháp lý hợp đồng giao dịch 1.1 .1 Khái niệm quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch Quy trình là những quy định về trình tự, cách thức thực hiện một công việc cụ thể. Hiện nay không có một quy định cụ thể nêu rõ thế nào là quy trình công chứng. Luật công chứng 2014 chỉ đề cập đến thủ tục công chứng được quy định tại Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Theo khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 thì: “ Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản ( sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch là các quy định về trình tự thực hiện các bước để công chứng hợp đồng, giao dịch mà các bên tham gia vào hoạt động công chứng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. 1.1.2. Các văn bản pháp luật quy định về quy trình hợp đồng giao dịch Luật công chứng 2014: Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Trong đó, thủ tục chung về công chứng được quy định tại các Điều 40, Điều 41; quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể được quy định tại Điều 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60. Luật công chứng 2006: Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Chương IV – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong đó, quy trình chung về công chứng được quy định tại các Điều 35, Điều 36; quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể được quy định tại Điều 47, 48, 49, 50, 51, 52. 1.2. Quy trình chung về công chứng 1.2.1. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn Luật công chứng 2014 quy định quy trình công chứng tại điều 40: “1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. 2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. 3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. 4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch. 5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. 6. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. 7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. 8. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.” 1.2.2. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trong trường hợp này về trình tự, thủ tục công chứng giữa luật công chứng 2006 và luật công chứng 2014 cũng có những điểm khác nhau như đã nêu ở trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn ở trên. Luật công chứng 2014 kế thừa quy định: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên trên thực tế việc xác định ý định giao kết hợp đồng là xác thực là một yêu cầu rất cao và khó thực hiện hoặc có thể nói là không khả thi. 1.2.3. Quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể Về công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, Luật công chứng 2014 đã quy định việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản. Loại bỏ quy định: Nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện của luật công chứng 2006. Một điểm khác của Luật công chứng 2014 nữa là: Trường hợp một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu; không yêu cầu bắt buộc phải do chính công chứng viên đã chứng nhận hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng như Luật công chứng 2006. Về việc công chứng di chúc, Luật công chứng 2014 quy định: Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó. Khác với quy định của Luật công chứng 2006: Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Như vậy, công chứng viên không được từ chối ngay khi cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép mà phải đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì mới có quyền từ chối. Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhân di sản: Luật công chứng 2014 đã quy định cụ thể về trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản trước khi thực hiện việc công chứng. Về công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Luật công chứng 2014 quy định: Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản sao di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người yêu cầu công chứng theo pháp luật về thừa kế; giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết. Quy định này đã bổ sung quy định tại Luật công chứng 2006 chỉ quy định: Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân.
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 1.1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu 1.2 Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu .1 1.3 Cơ cấu báo cáo .1 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH .3 1.1 Cơ sở pháp lý hợp đồng giao dịch .3 1.1.1 Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch 1.1.2 Các văn pháp luật quy định quy trình hợp đồng giao dịch .3 1.2 Quy trình chung cơng chứng 1.2.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn 1.2.2 Công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng 1.2.3 Quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM .8 2.1 Sơ đồ quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 2.2 Thực trạng quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 2.3 Những bất cập quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 14 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁP LUẬT QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM 16 KẾT LUẬN 18 LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu Hiện với phát triển văn phịng cơng chứng ngày tăng, nhu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch ngày tăng Để đáp ứng hồn thiện pháp luật cơng chứng hợp đồng giao dịch luật cơng chứng năm 2014 có điều chỉnh quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch để tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu cơng chứng Tuy nhiên khơng phải biết nắm điều Đối với công chứng viên bước nâng cao nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ mình, bảo đảm an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch Đối với công chứng viên cần kỹ cần thiết quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch Để phục vụ tốt cho người dân đến công chứng hợp đồng, giao dịch để góp phần thực tốt cơng tác chun mơn với tư cách cơng chứng viên, sau xin trao đổi số quan điểm về: “Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo pháp luật Việt Nam – hướng hoàn thiện pháp luật” 1.2 Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch - Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập quy định pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch - Đề xuất biện pháp, giải pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch * Đối tượng nghiên cứu - Các quy định quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch - Kỹ cần thiết để Cơng chứng viên thực quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch 1.3 Cơ cấu báo cáo Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận Trong đó, Nội dung báo cáo chia thành phần sau: - Phần mở đầu - Phần Nội dung Chương 1: Quy định pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch Chương 2: Thực trạng giải pháp để hoàn thiện pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch phịng cơng chứng Việt Nam Phần Kết luận NỘI DUNG CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 1.1 Cơ sở pháp lý hợp đồng giao dịch 1.1.1 Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch Quy trình quy định trình tự, cách thức thực công việc cụ thể Hiện khơng có quy định cụ thể nêu rõ quy trình cơng chứng Luật cơng chứng 2014 đề cập đến thủ tục công chứng quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Theo khoản 1, Điều Luật cơng chứng 2014 thì: “ Cơng chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn ( sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện u cầu cơng chứng.” Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch quy định trình tự thực bước để cơng chứng hợp đồng, giao dịch mà bên tham gia vào hoạt động công chứng phải tuân thủ theo quy định pháp luật 1.1.2 Các văn pháp luật quy định quy trình hợp đồng giao dịch - Luật cơng chứng 2014: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương V – Thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Trong đó, thủ tục chung công chứng quy định Điều 40, Điều 41; quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể quy định Điều 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60 Luật cơng chứng 2006: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương IV – Thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch Trong đó, quy trình chung công chứng quy định Điều 35, Điều 36; quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể quy định Điều 47, 48, 49, 50, 51, 52 1.2 Quy trình chung công chứng 1.2.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn Luật công chứng 2014 quy định quy trình cơng chứng điều 40: “1 Hồ sơ yêu cầu công chứng lập thành bộ, gồm giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu cơng chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; d) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có Bản quy định khoản Điều chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác chứng thực Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch 5 Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng Cơng chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Người yêu cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch.” 1.2.2 Công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng Trong trường hợp trình tự, thủ tục cơng chứng luật công chứng 2006 luật công chứng 2014 có điểm khác nêu trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn Luật công chứng 2014 kế thừa quy định: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên thực tế việc xác định ý định giao kết hợp đồng xác thực yêu cầu cao khó thực nói khơng khả thi 1.2.3 Quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể Về công chứng hợp đồng chấp bất động sản, Luật công chứng 2014 quy định việc công chứng hợp đồng chấp bất động sản phải thực tổ chức hành nghề cơng chứng có trụ sở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản Loại bỏ quy định: Nhiều bất động sản thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác chấp để bảo đảm thực nghĩa vụ việc cơng chứng hợp đồng chấp cơng chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng có trụ sở đặt tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có số bất động sản thực luật công chứng 2006 Một điểm khác Luật công chứng 2014 là: Trường hợp bất động sản chấp để bảo đảm thực nghĩa vụ hợp đồng chấp cơng chứng mà sau tiếp tục chấp để bảo đảm cho nghĩa vụ khác phạm vi pháp luật cho phép hợp đồng chấp phải công chứng tổ chức hành nghề công chứng công chứng hợp đồng chấp lần đầu; không yêu cầu bắt buộc phải cơng chứng viên chứng nhận hợp đồng chấp lần đầu thực công chứng Luật công chứng 2006 Về việc công chứng di chúc, Luật công chứng 2014 quy định: Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần mắc bệnh khác mà nhận thức làm chủ hành vi có cho việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa cưỡng ép cơng chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ có quyền từ chối cơng chứng di chúc Khác với quy định Luật công chứng 2006: Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần mắc bệnh khác mà nhận thức làm chủ hành vi có cho việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa cưỡng ép cơng chứng viên từ chối cơng chứng di chúc theo đề nghị người lập di chúc tiến hành xác minh yêu cầu giám định Như vậy, công chứng viên không từ chối cho việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa cưỡng ép mà phải đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối Việc công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản văn khai nhân di sản: Luật công chứng 2014 quy định cụ thể trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản văn khai nhận di sản trước thực việc công chứng Về công chứng văn từ chối nhận di sản Luật công chứng 2014 quy định: Khi yêu cầu công chứng văn từ chối nhận di sản, người u cầu cơng chứng phải xuất trình di chúc trường hợp thừa kế theo di chúc giấy tờ chứng minh quan hệ người để lại di sản người yêu cầu công chứng theo pháp luật thừa kế; giấy chứng tử giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản chết Quy định bổ sung quy định Luật công chứng 2006 quy định: Khi yêu cầu công chứng văn từ chối nhận di sản, người yêu cầu cơng chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM 2.1 Sơ đồ quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 2.2 Thực trạng quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng Bước 1: Nộp hồ sơ Người u cầu cơng chứng hồn thiện hồ sơ nộp trực tiếp trụ sở Văn phịng Cơng chứng, từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 08 00 phút đến 12 00 phút, buổi chiều từ 13 00 phút đến 17 00 phút) sáng thứ bảy (từ 08 00 phút đến 12 00 phút) Bước 2: Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ * Trường hợp việc tiếp nhận thông qua phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng; * Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận: Thực kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng: Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật: thụ lý ghi vào sổ công chứng; Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ); Trường hợp hồ sơ không đủ sở pháp luật để giải quyết: Cơng chứng viên giải thích rõ lý từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng Văn phòng xin ý kiến soạn văn từ chối Bước 3: Soạn thảo ký văn + Trường hợp văn người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, dự thảo văn có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung văn không phù hợp quy định pháp luật, Công chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Nếu người u cầu cơng chứng khơng sửa chữa Cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng; + Trường hợp văn Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch; + Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Trường hợp người yêu cầu cơng chứng có u cầu sửa đổi, bổ 10 sung, Công chứng viên xem xét thực việc sửa đổi, bổ sung ngày hẹn lại; + Trường hợp người u cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung ghi dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào trang hợp đồng Bước 4: Ký chứng nhận Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng chuyển phận thu phí tổ chức hành nghề cơng chứng Bước 5: Trả kết công chứng Bộ phận thu phí Văn phịng cơng chứng hồn tất việc thu phí, thù lao cơng chứng chi phí khác theo quy định, đóng dấu hồn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng Cách thức thực hiện: – Người yêu cầu công chứng nộp nhận kết giải hồ sơ trực tiếp trụ sở Văn phịng Cơng chứng; – Trong trường hợp người già yếu lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng thực ngồi trụ sở tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu cầu người có u cầu cơng chứng Thành phần, số lượng hồ sơ: Bao gồm: + Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu Văn phịng cơng chứng Châu Á) + Bản giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu bên tham gia giao dịch; + Bản giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà 11 tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký xe mô tô, xe máy … giấy tờ thay pháp luật quy định; + Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải có, như: Một Giấy tờ chứng minh tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp cá nhân): Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn tặng cho tài sản…; Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản vợ chồng; Văn cam kết/thỏa thuận tài sản riêng thời kỳ hôn nhân; Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn); Giấy tờ xác định việc tài sản nằm ngồi thời kỳ nhân: Giấy xác nhận tình trạng nhân (trên sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản) … Một Bản Giấy tờ thẩm quyền đại diện: Trong trường hợp giao dịch người chưa thành niên Bản khai sinh; Trong trường hợp người đại diện thực giao dịch: Giấy cam kết việc đại diện lợi ích cho chưa thành niên giao dịch dân liên quan đến tài sản chưa thành niên; Trong trường hợp người chưa thành niên thực giao dịch: Giấy chấp thuận người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân theo quy định pháp luật; Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền lập hình thức quy định Trong trường hợp mất/hạn chế lực hành vi: Án tòa tuyên bố lực hành vi/hạn chế lực hành vi dân sự; Văn thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ; 12 Văn cam kết việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản lợi ích người lực hành vi, có đồng ý người giám sát giám hộ; Một Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch: Cá nhân người Việt Nam cư trú nước: hộ khẩu; Cá nhân người Việt Nam định cư nước ngồi: có giấy tờ chứng minh theo quy định pháp luật quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, giấy tờ chứng minh phép nhập cảnh vào Việt Nam…; Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi (gồm doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp Việt Nam mà nhà đầu tư nước mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo quy định pháp luật đầu tư): có giấy tờ thể tư cách pháp nhân thẩm quyền định thực giao dịch theo pháp luật doanh nghiệp, pháp luật đầu tư: Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư; Con dấu pháp nhân (để đóng dấu vào văn công chứng theo Điều lệ doanh nghiệp); Biên họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên việc chấp thuận hợp đồng giao dịch văn đồng ý chủ sở hữu doanh nghiệp giao dịch không thuộc thẩm quyền định người đại diện theo pháp luật (theo quy định điều lệ doanh nghiệp văn pháp luật)…; Điều lệ doanh nghiệp/hợp tác xã; Báo cáo tài (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã) 13 Bản Giấy tờ chứng minh lực hành vi: giấy khám sức khỏe/tâm thần… (trong trường hợp có nghi ngờ lực hành vi bên tham gia giao kết hợp đồng); Bản Chứng minh nhân dân người làm chứng/người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/người phiên dịch); Bản số giấy tờ khác liên quan đến việc thực quyền người sử dụng đất: Giấy tờ xác nhận nguồn gốc đất giao, cho thuê, nhận chuyển nhượng mà tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, tiền nhận chuyển nhượng khơng có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước (đối với trường hợp bên chuyển nhượng tổ chức có vốn góp nhà nước); Giấy tờ việc nộp tiền thuê đất cho thời gian thuê; Giấy tờ việc hoàn tất nghĩa vụ tài theo quy định; Bản giấy tờ khác có liên quan đến văn yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có; Đối với trường hợp hợp đồng người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: ngồi thành phần nêu kèm theo Dự thảo hợp đồng Số lượng hồ sơ: 01 Thời hạn giải hồ sơ: Không 02 ngày làm việc kể từ nhận đủ hồ sơ hợp lệ; hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thời hạn cơng chứng kéo dài không 10 ngày làm việc Đối tượng thực thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình, tổ chức Cơ quan giải thủ tục hành chính:Văn phịng cơng chứng Kết thực thủ tục hành chính:Hợp đồng công chứng văn từ chối công chứng, có nêu rõ lý Phí, Phí lệ phí: cơng chứng: Theo Thơng tư số 257/2016/TT-BTC 14 Thù lao cơng chứng: Do văn phịng cơng chứng chứng xác định không vượt mức trần thù lao công chứng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016; Chi phí khác: Do thỏa thuận người yêu cầu công chứng tổ chức hành nghề cơng chứng 2.3 Những bất cập quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng Trong quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng cịn bất cập, chưa tuân thủ triệt để Trong q trình cơng chứng văn phịng cơng chứng Thư ký nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; soạn thảo hợp đồng, giao dịch, lời chứng công chứng viên; cho bên đọc lại hợp đồng; người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Sau thư ký nghiệp vụ trình hồ sơ cho Cơng chứng viên đối chiếu ký Có thể thấy tình trạng người u cầu cơng chứng không hướng dẫn thủ tục, quy định pháp luật hay quyền nghĩa vụ họ, ý nghĩa, hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch dễ xảy hiểu nhầm, chứng thực hợp đồng khơng xác theo u cầu người u cầu cơng chứng Ngồi thấy Công chứng viên xem xét hồ sơ ký mà khơng hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng dẫn đến hiểu nhầm cho người u cầu cơng chứng Ngồi việc ghi vào sổ công chứng không tiến hành theo quy định Luật, thay ghi vào sổ cơng chứng sau thụ lý hồ sơ Văn phịng cơng chứng việc thường thực sau văn công chứng phát hành Việc thụ lý hồ sơ chưa thực đúng, nhiều trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ cần thiết , giấy tờ không quy định thụ lý Nguyên nhân việc khơng làm quy địnhvề quy trình cơng chứng tổ chức hành nghề công chứng chủ yếu việc đặt 15 nặng yếu tố lợi nhuận, muốn thu hút khách hàng cách giải “nhanh lẹ”, “ thơng thống” mà qn quy định pháp luật, trách nhiệm mình, quyền lợi ích hợp pháp người dân 16 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁP LUẬT QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM Hồn thiện quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng Việt Nam vấn đề ban lãnh đạo Sở tư pháp lãnh đạo văn phịng cơng chứng quan tâm thực với mục đích phục vụ cho hoạt động văn phịng cơng chứng tốt Hiện để giải bất cập q trình thực quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch cần đưa giải pháp cụ thể sau: - Việc ghi vào sổ công chứng nên thực sau phát hành văn cơng chứng lẽ có nhiều trường hợp sau ghi vào sổ cơng chứng sau việc công chứng không tiến hành Việc ghi vào sổ công chứng sau phát hành văn công chứng vừa đảm bảo tính khoa học việc quản lí hồ sơ cơng chứng vừa giúp việc cơng chứng tiến hành gọn gàng, nhanh chóng cho người yêu cầu công chứng - Trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người u cầu cơng chứng nên quy định công chứng viên tiến hành ghi lời chứng với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch Bởi lẽ, khoản 2, điều 46 Luật công chứng 2014 quy định: “Bộ trưởng Bộ tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch” nên việc chờ đến người yêu cầu công chứng ký xong hợp đồng, giao dịch công chứng viên ghi lời chứng quy định không cần thiết - Luật cơng chứng nên có quy định u cầu, quyền nghĩa vụ thư ký nghiệp vụ công chứng Bởi lẽ chủ thể có vai trị quan trọng thực tiễn hoạt động cơng chứng Việc quy định đảm bảo đồng bộ, thống quy định luật thực tế; bên cạnh nâng cao tính chun nghiệp cho hoạt động công chứng, để xảy thực trạng số văn phịng cơng chứng tuyển chọn nhân viên chưa đào tạo qua pháp luật để làm nhân viên đánh máy “đảm đương” hết công việc từ nhận hồ sơ soạn thảo văn 17 KẾT LUẬN Hiện văn phịng cơng chứng hoạt động đóng góp phần khơng nhỏ hoàn thiện hồ sơ tư pháp cho người yêu cầu công chứng, với ưu điểm thông thống, có tính minh bạch, thủ tục đơn giản, linh hoạt Tuy nhiên q trình hoạt động cịn có vấn đề bất cập xảy dẫn đến sai phạm q trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng Thơng qua thực tiễn văn phịng cơng chứng tơi xin đưa hạn chế đóng góp chút kiến thức vào việc nâng cao hiệu việc hoàn thiện quy trình pháp luật thủ tục cơng chứng Tơi mong nhận góp ý đồng nghiệp thầy giáo để vướng mắc cịn tồn quy định pháp luật hành quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch hồn thiện từ có học kinh nghiệm cho công chứng viên thực công việc tốt 18 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 1.1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu 1.2 Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu .1 1.3 Cơ cấu báo cáo .1 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH .3 1.1 Cơ sở pháp lý hợp đồng giao dịch .3 1.1.1 Khái niệm quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 1.1.2 Các văn pháp luật quy định quy trình hợp đồng giao dịch .3 1.2 Quy trình chung công chứng 1.2.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn 1.2.2 Công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng 1.2.3 Quy trình công chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM .8 2.1 Sơ đồ quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 2.2 Thực trạng quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 2.3 Những bất cập quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch văn phịng cơng chứng 14 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁP LUẬT QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH TẠI CÁC VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM 16 KẾT LUẬN 18 19 20 ... văn pháp luật quy định quy trình hợp đồng giao dịch .3 1.2 Quy trình chung cơng chứng 1.2.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn 1.2.2 Công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng. .. văn pháp luật quy định quy trình hợp đồng giao dịch - Luật cơng chứng 2014: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Trong đó,... QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 1.1 Cơ sở pháp lý hợp đồng giao dịch 1.1.1 Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch Quy trình quy định trình tự, cách