Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Sau thời gian ảnh hưởng của dịch bệnh Covid – 19, sự phục hồi của nền kinh tế và đặc biệt là thị trường bất động sản qua là một dấu hiệu tích cực tác động mạnh lên đời sống xã hội bao gồm cả hoạt động công chứng. Nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của người dân cũng vì thế mà tăng lên đáng kể. Luật công chứng năm 2014 đã có những sự điều chỉnh mới trong quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch để tạo điều kiện hơn cho cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu công chứng, tuy nhiên không phải ai cũng có thể biết và nắm được những điều này để thực hiện. Bởi vậy, tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam – Đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật” cho bài báo cáo của mình.

Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC - BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CƠNG CHỨNG Chun đề: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam – Đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật Họ tên: L.L.T Sinh ngày tháng … năm … Số báo danh: … Lớp: Đào tạo nghề công chứng Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam K H, ngày 19 tháng 09 năm 2020 MỤC LỤC I Mở đầu - Tính cấp thiết việc nghiên cứu - Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu - Cơ cấu báo cáo II Chương Nội dung Khái quát chung hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch Khái niệm công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch Đặc điểm hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch Các nguyên tắc thực công chứng hợp đồng, giao dịch Chương Loại hợp đồng bắt buộc công chứng giá trị văn công chứng Loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc công chứng Đặc điểm hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch Các nguyên tắc thực công chứng hợp đồng, giao dịch Chương Quy trình thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch Khái niệm quy trình, thủ tục Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch Quy trình cơng chứng Một số vấn đề có liên quan Chương Vướng mắc thực Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật III Kết luận IV Danh mục tài liệu tham khảo Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu: Trong kinh tế thị trường phát triển nhanh mạnh mẽ, nhu cầu giao dịch, trao đổi không ngừng tăng, công chứng thực công cụ pháp lý gần gũi trực tiếp, giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho cá nhân, tổ chức Xuất phát từ nội dung, chức cơng chứng, thấy, hoạt động cơng chứng có vai trị to lớn, cơng cụ đảm bảo an tồn pháp lý phịng ngừa tranh chấp xảy ra; công cụ quản lý Nhà nước số lĩnh vực; đồng thời công chứng tạo lập cung cấp chứng cho hoạt động tố tụng Với đời Luật Công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật hoạt động công chứng khác góp phần tạo nên hồn thiện hệ thống pháp luật công chứng nước ta Có thể khẳng định Luật Cơng chứng 2014 đánh dấu bước quan trọng trình xây dựng, hồn thiện chế định cơng chứng nước ta Số lượng tổ chức hành nghề công chứng công chứng viên hành nghề ngày tăng số lượng chất lượng, chất lượng phục vụ nhân dân ngày tốt chuyên nghiệp Sau thời gian ảnh hưởng dịch bệnh Covid – 19, phục hồi kinh tế đặc biệt thị trường bất động sản qua dấu hiệu tích cực tác động mạnh lên đời sống xã hội bao gồm hoạt động công chứng Nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch người dân mà tăng lên đáng kể Luật cơng chứng năm 2014 có điều chỉnh quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch để tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu cơng chứng, nhiên khơng phải biết nắm điều để thực Bởi vậy, lựa chọn đề tài: “Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam – Đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật” cho báo cáo Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu: a Mục đích nghiên cứu: Trong thời gian qua, hoạt động cơng chứng nước ta có bước chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng vào phát triển kinh tế - xã hội đất nước, dần khẳng định vị trí, vai trị cơng chứng đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân Hoạt động công chứng góp phần tạo an tồn pháp lý cần thiết giao kết hợp đồng giao dịch dân khác, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Tuy nhiên vấp phải nhược điểm định, xã hội ngày phát triển dẫn đến nhiều trường hợp phức tạp phát sinh mà luật không dự liệu hết trường hợp Chính gây khó khăn cho quan hoạt động cơng chứng việc công chứng hợp đồng việc áp dụng Luật công chứng vào giải trường hợp cụ thể Do mục đích nghiên cứu mục đích nghiên cứu đề tài kiến nghị hồn thiện quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch tương lai b Nhiệm vụ nghiên cứu: Với khuôn khổ báo cáo, tập trung sâu phân tích bước cụ thể quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên, chưa có thời gian thực tập nhiều tổ chức hành nghề công chứng việc thu thập thông tin, tài liệu có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu chưa đầy đủ nên báo cáo chắn cịn có thiếu sót định Do vậy, việc đề xuất kiến nghị giải pháp hồn thiện quy trình chưa hoàn hảo đáp ứng yêu cầu đặt báo cáo c Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề có tính lý luận thực tiễn quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch nước ta giai đoạn Cơ cấu báo cáo: - Phần mở đầu - Chương I: Khái quát chung hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch - Chương II: Loại hợp đồng bắt buộc công chứng giá trị văn công chứng - Chương III: Quy trình thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch - Chương IV: Vướng mắc thực Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật - Kết luận Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH Khái niệm công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch: - Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch); tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng (Theo Khoản Điều Luật Công chứng 2014) Như vậy: Công chứng hợp đồng, giao dịch việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Đặc điểm hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch: 2.1 Hoạt động cơng chứng mang tính chất dịch vụ công: Hoạt động công chứng mang tính chất dịch vụ cơng, tức thực loại dịch vụ Nhà nước Nhà nước giao cho tổ chức hành nghề công chứng đảm nhiệm Cơng chứng viên phịng cơng chứng hay văn phịng cơng chứng Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng, thay mặt nhà nước thực việc công chứng hợp đồng, giao dịch tổ chức, công dân theo qui định pháp luật Điều hoàn toàn phù hợp với chủ trương Đảng Nhà nước thực xã hội hóa dịch vụ cơng chứng, nhằm mục đích đưa dịch vụ đến với người dân, tạo thuận tiện cho người dân có nhu cầu công chứng Người dân tiếp cận sử dụng dịch vụ công chứng dễ dàng, thuận tiện đồng nghĩa với việc rủi ro pháp lý xã hội hạn chế, giảm thiệt hại cho xã hội, giảm tải cho hệ thống quan điều tra, xét xử 2.2 Hoạt động công chứng thể tính chun mơn cao: Cơng chứng hoạt động đặc thù, địi hỏi cơng chứng viên phải có kiến thức pháp luật chuyên sâu nhiều lĩnh vực, hoạt động cơng chứng viên phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật 2.3 Hoạt động công chứng chịu quản lý chặt chẽ nhà nước: Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Các tổ chức hành nghề công chứng Nhà nước chuyển giao số quyền để thực chức thay Nhà nước công việc cụ thể công chứng hợp đồng, giao dịch Tuy vậy, tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm nghĩa vụ to lớn, thực hoạt động cơng chứng pháp luật đảm bảo lợi ích Nhà nước Các nguyên tắc thực công chứng hợp đồng, giao dịch: Với mục đích xây dựng đội ngũ công chứng viên hành nghề công chứng phải ln tn thủ pháp luật, có đạo đức tốt, thành thạo chuyên môn nghiệp vụ, tận tụy với cơng việc, có trình độ chun mơn sâu có đủ lực để thi hành tốt nhiệm vụ giao, Điều Luật Công chứng 2014 quy định nguyên tắc hành nghề công chứng, cụ thể là: - Tuân thủ Hiến pháp pháp luật - Khách quan, trung thực - Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng - Chịu trách nhiệm trước pháp luật người yêu cầu công chứng văn công chứng Hiện với chủ trương xã hội hóa, hoạt động cơng chứng ngày phát triển mang lại nhiều kết trình triển khai, việc quy định ngun tắc hành nghề công chứng lại cần thiết quan trọng hoạt động cơng chứng Bởi thơng qua hoạt động nghề cơng chứng, cơng chứng viên người góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp người yêu cầu công chứng tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tổ chức hành nghề công chứng 3.1 Nguyên tắc Nhà nước quản lý tổ chức hoạt động công chứng: Theo Luật Cơng chứng 2014 tổ chức hành nghề cơng chứng bao gồm Phịng cơng chứng Văn phịng cơng chứng tổ chức hoạt động theo quy định Luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Theo quy định Khoản Điều 69 Luật Cơng chứng 2014 “Chính phủ thống quản lý nhà nước cơng chứng” Để thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, Chính phủ giao cho bộ, ngành, quan địa phương chịu trách nhiệm quản lý Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, UBND cấp tỉnh Sở Tư pháp quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực nhiệm vụ quản lý hoạt động công chứng địa phương 3.2 Nguyên tắc độc lập thực công chứng chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật: Nguyên tắc quy định Khoản Điều Thông tư số 11/2012/TTBTP ngày 30/10/2012 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng: “Chịu trách nhiệm trước pháp luật văn công chứng, bồi thường thiệt hại lỗi trường hợp việc cơng chứng dẫn đến thiệt hại cho người yêu cầu công chứng” Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Nguyên tắc độc lập hiểu tự hoạt động, suy nghĩ cách độc lập không chịu tác động từ người khác Trong hoạt động công chứng, việc công chứng chủ thể thực cơng chứng viên Do ngun tắc độc lập hoạt động công chứng hiểu việc công chứng viên dựa tài liệu người yêu cầu công chứng bên liên quan cung cấp, am hiểu kiến thức pháp luật kinh nghiệm thân để đưa định xác nhất, khách quan không bị ảnh hưởng người khác hay mối quan hệ xã hội tác động, nhiên độc lập phải khuôn khổ quy định pháp luật Sau xem xét hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên đánh giá đầy đủ, xác mặt pháp lý, không trái quy định pháp luật … tiến hành cơng chứng hợp đồng, giao dịch Công chứng viên phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật văn thực “Văn cơng chứng có hiệu lực từ ngày cơng chứng viên ký đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng” (Điều Luật công chứng 2014) Khi văn cơng chứng có hiệu lực, có tranh chấp phát sinh, khiếu nại lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện người ký hợp đồng… cơng chứng viên người tham gia ký kết hợp đồng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật; chí chịu trách nhiệm mặt dân sự, hình … 3.3 Ngun tắc giữ bí mật nội dung công chứng thông tin có liên quan đến việc cơng chứng: Hoạt động cơng chứng theo nguyên tắc mang tính đặc thù, giao tiếp với người có u cầu cơng chứng cơng chứng viên phải nghiêm túc, khách quan, thiện chí phải giải thích cho người có u cầu cơng chứng hiểu rõ hậu pháp lý phát sinh sau hợp đồng, giao dịch cơng chứng Ngồi việc đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên cịn phải giải đáp cho cá nhân, tổ chức có u cầu cơng chứng thắc mắc nhằm đảm bảo hợp đồng, giao dịch cơng chứng với ý chí họ đảm bảo bên có nhận thức quyền nghĩa vụ hợp đồng hay giao dịch công chứng Công chứng viên phải tuyệt đối giữ bí mật thơng tin hồ sơ người yêu cầu công chứng tất thông tin biết chủ thể yêu cầu công chứng trước kể trường hợp cơng chứng viên khơng cịn hành nghề không tiết lộ thông tin, trừ trường hợp quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ công tác kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến vụ việc mà cơng chứng 3.4 Ngun tắc bảo đảm tính khách quan, trung thực, xác hoạt động cơng chứng: Công chứng viên người Nhà nước giao quyền, thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch mà theo quy định pháp luật phải công chứng tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng Thông qua hoạt động cơng chứng, cơng chứng viên góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp người yêu cầu công chứng Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch…Do đó, việc tuân thủ hiến pháp, pháp luật, khách quan, trung thực, chịu trách nhiệm trước pháp luật văn công chứng, tuân theo đạo đức hành nghề công chứng nguyên tắc thiếu hoạt động hành nghề công chứng Trong trường hợp biết phải biết nội dung công chứng trái với quy định pháp luật, trái với đạo đức xã hội công chứng viên từ chối thực việc công chứng, nội dung mang tính xác thực hoạt động cơng chứng Trong thực cơng chứng công chứng viên phải khách quan, trung thực, không thiên vị bên yêu cầu công chứng; phải coi trọng uy tín cơng việc chun môn, không thực hành vi ảnh hưởng đến danh dự cá nhân, khơng sử dụng trình độ chun mơn, hiểu biết để trục lợi, gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng CHƯƠNG II LOẠI HỢP ĐỒNG BẮT BUỘC CÔNG CHỨNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA VĂN BẢN CÔNG CHỨNG I Loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc công chứng: Các hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng quy định nhiều văn luật chuyên ngành khác Thông thường giao dịch liên quan tới bất động sản, động sản có đăng ký quyền sở hữu; loại giao dịch thừa kế (khai nhận, phân chia, từ chối nhận di sản…) phải thực công chứng chứng thực; cụ thể sau: Stt Tên gọi hợp đồng, giao dịch Cơ sở pháp lý Ghi Điều 122 Luật Nhà Hợp đồng mua bán nhà Phải thực công chứng, 2014 Điều 430 Bộ chứng thực hợp đồng luật Dân 2015 Phải thực công chứng, Điều 122 Luật Nhà chứng thực hợp đồng Hợp đồng tặng cho nhà 2014 Khoản ở, bất động sản Điều 459 Bộ luật Trừ trường hợp: tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, Dân 2015 nhà tình thương Hợp đồng tặng cho Khoản Điều quyền sử dụng đất, quyền Phải công chứng 167 Luật Đất đai sử dụng đất tài sản chứng thực 2013 gắn liền với đất Hợp đồng đổi nhà Hợp đồng góp vốn Khoản Điều 122 Phải thực công chứng, nhà Luật Nhà 2014 chứng thực hợp đồng Người báo cáo: L.L.T Khoản Điều 122 Phải thực công chứng, Luật Nhà 2014 chứng thực hợp đồng Lớp Đào tạo nghề công chứng …… Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất, quyền Khoản Điều 167 Phải công chứng sử dụng đất tài sản Luật Đất đai 2013 chứng thực gắn liền với đất Hợp đồng chấp nhà Hợp đồng chấp quyền Khoản Điều 167 Phải công chứng sử dụng đất Luật Đất đai 2013 chứng thực Hợp đồng chuyển Khoản Điều Phải thực công chứng, nhượng mua bán nhà 122 Luật Nhà chứng thực hợp đồng thương mại 2014 Khoản Điều 122 Phải thực công chứng, Luật Nhà 2014 chứng thực hợp đồng Phải công chứng chứng thực Trừ trường hợp: Các bên Hợp đồng chuyển nhượng Khoản Điều 167 chuyển nhượng quyền sử 10 dụng đất, quyền sử dụng đất quyền sử dụng đất Luật Đất đai 2013 tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà bên tổ chức kinh doanh bất động sản 11 Hợp đồng tặng cho BĐS Tặng cho bất động sản phải lập thành văn có cơng chứng, chứng thực Khoản Điều 459 phải đăng ký, bất Bộ luật Dân 2015 động sản phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định luật Hợp đồng trao đổi tài sản Khoản Điều 455 phải lập thành văn Hợp đồng trao đổi tài 12 Bộ luật Dân bản, có cơng chứng, chứng sản 2015 thực đăng ký, pháp luật có quy định Di chúc văn khơng có công chứng, Di chúc người bị hạn Khoản Điều 630 chứng thực coi 13 chế thể chất Bộ luật Dân 2015 hợp pháp, có đủ người khơng biết chữ điều kiện quy định khoản Điều 630 BLDS 14 Di chúc lập Khoản 5, điều 647 Trường hợp di chúc BLDS 2015 tiếng nước lập tiếng nước Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam di chúc phải dịch tiếng Việt phải có cơng chứng chứng thực Khoản Điều 122 Văn thừa kế nhà ở, Luật Nhà 2014 quyền sử dụng đất, quyền 15 Điểm c Khoản sử dụng đất tài sản Điều 167 Luật Đất gắn liền với đất đai 2013 * Lưu ý: - Trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà xã hội, nhà phục vụ tái định cư; góp vốn nhà mà có bên tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho nhờ, ủy quyền quản lý nhà khơng bắt buộc phải cơng chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp bên có nhu cầu - Điều 122 Luật Nhà 2014 quy định trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà thương mại phải thực cơng chứng, chứng thực hợp đồng - Điều 459 Bộ luật Dân 2015 quy định tặng cho bất động sản phải lập thành văn có cơng chứng, chứng thực phải đăng ký, bất động sản phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định luật II Giá trị pháp lý văn công chứng: Trong giao dịch đơn bên dân hoạt động kinh doanh, thương mại, thiếu am hiểu luật pháp, thiếu thông tin tình trạng pháp lý đối tượng giao dịch hai bên… khiến cho giao dịch chứa đựng nhiều rủi ro, dẫn đến hậu bất lợi, tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích bên tham gia giao dịch đồng thời đẩy gánh nặng phía quan chức việc giải hậu Cơng chứng dịch vụ cơng ích quan trọng, thể chế thiếu Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, an tồn giao dịch nói Theo Khoản Điều Luật Cơng chứng 2014 văn cơng chứng gồm hai nhóm: - Hợp đồng, giao dịch công chứng viên chứng nhận theo quy định Luật Công chứng - Bản dịch công chứng viên chứng nhận theo quy định Luật Công chứng Theo khoản Điều Luật Cơng chứng 2014 có qui định giá trị pháp lý văn công chứng sau: “Hợp đồng, giao dịch cơng chứng có hiệu lực thi hành bên liên quan; trường hợp bên có nghĩa vụ khơng thực nghĩa vụ Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… 10 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Tuy nhiên, giá trị chứng nói chung hợp đồng, giao dịch cơng chứng tình tiết, kiện chứng minh hợp đồng, giao dịch khơng cịn bị Tịa án tun bố vơ hiệu Theo Khoản Điều 131 Bộ luật Dân năm 2015 “Giao dịch dân vô hiệu không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân bên kể từ thời điểm xác lập” quy định “khi giao dịch dân vơ hiệu bên khơi phục lại tình trạng ban đầu, hồn trả cho nhận ” ghi nhận Khoản Điều 131 Bộ luật Dân năm 2015 CHƯƠNG III QUY TRÌNH THỦ TỤC CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH I Khái niệm quy trình thủ tục: - Quy trình quy định trình tự, cách thức thực công việc cụ thể, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng mục tiêu cụ thể hoạt động quản trị Những hoạt động bao gồm tất dạng thức hoạt động (hoặc trình) đời sống xã hội người, ví dụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh - Thủ tục cách thức giải cơng việc theo trình tự định, thể lệ thống nhất, quy định để tiến hành cơng việc có tính chất thức Hiểu cách đơn giản thủ tục việc cần phải làm theo trình tự định sẵn để giải công việc, vấn đề Như vậy, thấy khơng có phân biệt rõ ràng hai khái niệm quy trình thủ tục, nhiều trường hợp hiểu với nghĩa gần tương đương II Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch: Hiện chưa có quy định cụ thể quy trình cơng chứng Luật Cơng chứng 2014 có đề cập đến thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch Chương VThủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Từ phân tích khái niệm nêu theo quy định Khoản Điều Luật cơng chứng 2014 hiểu quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định trình tự thực bước để cơng chứng hợp đồng, giao dịch mà bên tham gia vào hoạt động công chứng phải tuân thủ theo quy định pháp luật Thủ tục chung công chứng quy định Điều 40, Điều 41; quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể quy định Điều 54, Điều 55, Điều 56, Điều 57, Điều 58, Điều 59 Điều 60 Luật Cơng chứng 2014 Để đảm bảo tính hợp pháp văn cơng chứng quy trình cơng chứng, bên tham gia giao dịch, công chứng viên, người có quyền nghĩa vụ liên Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… 12 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam quan phải đảm bảo thủ tục quy định Điều 42, Điều 43, Điều 44, Điều 45, Điều 46, Điều 47, Điều 48, Điều 49, Điều 50 Điều 51 Luật Công chứng 2014 III Quy trình cơng chứng: Quy trình cơng chứng phân chia thành bước cụ thể sau: - Tiếp nhận yêu cầu công chứng - Nghiên cứu, xử lý hồ sơ - Ký cơng chứng - Hồn tất thủ tục công chứng Tiếp nhận yêu cầu công chứng: Đây bước bước vơ quan trọng hoạt động cơng chứng sở để thực bước nhanh chóng, thuận lợi pháp luật Cơng chứng viên phải có trao đổi thơng tin với người u cầu cơng chứng để làm rõ ba vấn đề: + Thứ nhất: Xác định ý chí chủ quan bên tham gia hợp đồng, giao dịch Điều giúp cho công chứng viên xác định xác u cầu cơng chứng; làm rõ loại hợp đồng, giao dịch mà bên đề nghị cơng chứng Thực tế, có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng đề nghị công chứng hợp đồng tặng cho sau trao đổi nội dung liên quan đến hợp đồng cơng chứng viên hiểu họ yêu cầu công chứng di chúc hợp đồng tặng cho ban đầu + Thứ hai: Trên sở nắm yêu cầu công chứng cụ thể, công chứng viên phải xác định việc u cầu cơng chứng có thuộc thẩm quyền công chứng tổ chức hành nghề công chứng hay khơng? + Thứ ba: Nội dung u cầu cơng chứng có bảo đảm khơng vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội Trên sở tìm hiểu, xác định quy định pháp luật để áp dụng hồ sơ yêu cầu công chứng cụ thể Sau xác định xác yêu cầu cơng chứng cụ thể loại việc gì, có thuộc thẩm quyền tổ chức hành nghề xác định quy định pháp luật điều chỉnh quan hệ xác lập bên tham gia giao dịch, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng Theo quy định Khoản Điều 40 Luật Cơng chứng 2014 hồ sơ u cầu cơng chứng lập thành bộ, gồm giấy tờ sau đây: a) Phiếu u cầu cơng chứng: Trong phải đảm bảo có nội dung: Thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng; nội dung cần công chứng; danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; thời điểm tiếp nhận hồ sơ b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 13 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Tùy theo việc công chứng thuộc trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn hay trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng, văn theo đề nghị người yêu cầu công chứng mà hồ sơ yêu cầu cơng chứng có khác biệt định - Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo văn bản, hợp đồng bên tham gia giao dịch cung cấp dự thảo hợp đồng, giao dịch - Đối với trường hợp mà pháp luật có quy định mẫu hợp đồng, giao dịch hợp đồng, văn phải tuân thủ mẫu c) Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng: Tại Điều 117 Bộ luật Dân 2015 quy định điều kiện có hiệu lực giao dịch dân gồm: - Người tham gia giao dịch có lực pháp luật dân hành vi dân - Mục đích nội dung giao dịch không vi phạm điều cấm pháp luật, không trái đạo đức xã hội - Người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện Với quy định trên, khẳng định lực hành vi dân yếu tố quan trọng, yếu tố định đến hiệu lực giao dịch dân Để xác định lực hành vi dân chủ thể tham gia giao dịch, công chứng viên trước hết cần vào giấy tờ tùy thân người cung cấp Giấy tờ tùy thân có giá trị xác định xác người u cầu cơng chứng, giúp người xuất trình giấy tờ khẳng định chủ thể có quyền xác lập, thực giao dịch trước công chứng viên Thông qua giấy tờ tùy thân, công chứng viên xác định người u cầu cơng chứng có đáp ứng quy định pháp luật độ tuổi xác lập giao dịch Như phương diện thực chức công chứng công chứng viên, giấy tờ tùy thân quan trọng giúp công chứng viên xác thực chủ thể tham gia giao dịch Mặc dù giấy tờ tùy thân có ý nghĩa quan trọng hoạt động công chứng Luật Công chứng 2014 văn hướng dẫn từ trước đến công chứng chưa đưa quy định, hướng dẫn cụ thể vấn đề Tại Khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch có nêu: “Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp trích lục hộ tịch xuất trình giấy tờ hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ cước cơng dân giấy tờ khác có dán ảnh thông tin cá nhân quan có thẩm quyền cấp, cịn giá trị sử dụng (sau gọi giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân” Tuy vậy, công chứng viên không nên sử dụng khái niệm số loại giấy tờ khác chứa đựng thông tin cá nhân (Thẻ Đảng viên, Thẻ ngành ) giấy tờ tùy thân Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… 14 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Thực tế nay, công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng thường chấp nhận sử dụng số loại giấy tờ sau giấy tờ tùy thân: + Chứng minh nhân dân (Theo Điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 Chính phủ Về chứng minh nhân dân) + Căn cước công dân (Theo Luật Căn cước công dân Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân) + Hộ chiếu (Theo Điều Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/08/2007 Chính phủ Về xuất cảnh, nhập cảnh công dân Việt Nam) + Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên chức quốc phòng (Theo Nghị định số 59/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ Quy định chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên chức quốc phịng) + Chứng minh cơng an nhân dân (Theo Nghị định số 59/2008/NĐ-CP ngày 08/05/2008 Chính phủ Về giấy chứng minh công an nhân dân) d) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Đây giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng, giao dịch người yêu cầu công chứng sở để công chứng viên xác định đối tượng hợp đồng, giao dịch hợp đồng, giao dịch có đối tượng tài sản Thông qua loại giấy tờ này, người u cầu cơng chứng chứng minh chủ sở hữu, người sử dụng tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch đ) Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có Khi người u cầu cơng chứng nộp giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu cơng chứng hiểu chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực Khi nộp người u cầu cơng chứng phải xuất trình để đối chiếu Ngồi việc nộp giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản người u cầu cơng chứng cịn phải xuất trình giấy tờ khác; có nghĩa hợp đồng, giao dịch ngồi hai loại giấy tờ quy định điểm c d Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014, bên tham gia hợp đồng, giao dịch cịn phải xuất trình giấy tờ hợp pháp khác cho việc thực công chứng Việc đưa quy định loại giấy tờ khác hoàn toàn hợp lý, nhiều trường hợp giấy tờ tùy thân giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản chưa đủ chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực hợp đồng, giao dịch có u cầu cơng chứng Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 15 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Ví dụ: Trong trường hợp mua bán nhà, bên bán nhà vợ chồng ông A, bà B với bên mua chị H (chưa kết với ai) ngồi giấy tờ tùy thân bên, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất bên bán phải xuất trình Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn để chứng minh quan hệ vợ chồng ông A với bà B Bên mua phải xuất trình Giấy xác nhận tình trạng nhân để chứng minh tài sản tạo lập không nằm thời kỳ nhân Nhìn chung, với nhóm giấy tờ này, khơng thể đưa tiêu chí xác định giấy tờ khác loại giấy tờ nào, lẽ với hợp đồng, giao dịch cụ thể vấn đề, nội dung cần chứng minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch có sở pháp lý, sở thực tế lại khác Nhưng thông thường, hoạt động công chứng, “các loại giấy tờ khác có liên quan” mà thường thấy bao gồm: + Giấy khai sinh + Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn + Giấy chứng tử + Sổ hộ + Giấy nhận nuôi + Giấy tờ đăng ký kinh doanh + Giấy tờ người làm chứng, người phiên dịch Nghiên cứu, xử lý hồ sơ: a Kiểm tra, xem xét giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp: Khi tiếp nhận giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên phải tiến hành việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, tài liệu Cơ sở để xác định hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ hay khơng hoạt động xác định yêu cầu công chứng thành phần hồ sơ cần thiết tương ứng với yêu cầu công chứng Theo quy định Khoản Điều 40 Luật Cơng chứng 2014 thì: “3 Cơng chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch” Kết việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ hồ sơ yêu cầu cơng chứng có 03 trường hợp: Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 16 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam + Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng rơi vào trường hợp không đủ điều kiện để thực công chứng (Người yêu cầu cơng chứng khơng có lực hành vi dân phù hợp với hợp đồng, giao dịch xác lập; tài sản bị cấm giao dịch; có dấu hiệu bên bị lừa dối, đe dọa ) cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng + Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ cơng chứng viên hướng dẫn người u cầu cơng chứng bổ sung + Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ cơng chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng vào sổ công chứng Trong trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết, công chứng viên phải hướng dẫn bên tham gia hợp đồng, giao dịch tuân thủ quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng; giải thích rõ quyền nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ hậu pháp lý phát sinh từ việc xác lập hợp đồng, giao dịch b Nghiên cứu hồ sơ: Cùng với việc nghiên cứu giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu cơng chứng, cơng chứng viên cần có biện pháo trao đổi với bên tham gia giao dịch để làm rõ ý chí họ tham gia giao dịch, lực hành vi dân người yêu cầu công chứng, đối tượng hợp đồng, giao dịch Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu cơng chứng có nghi ngờ đối tượng hợp đồng, giao dịch khơng có thật công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ có quyền từ chối cơng chứng (Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014) c Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng: - Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn, công chứng viên tiến hành kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế cơng chứng viên phải giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng biết để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối công chứng - Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị cơng chứng viên soạn thảo giúp cơng chứng viên tiến hành soạn thảo dự thảo hợp đồng, văn Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người u cầu cơng chứng nghe để có ý kiến nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch Ký công chứng: Theo quy định Khoản 7, Điều 40 Luật Công chứng 2014 thì: Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… 17 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam “7 Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch” Do vậy, sau hoàn thành việc soạn thảo hợp đồng kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng viên cung cấp dự thảo cho bên đọc, trường hợp người u cầu cơng chứng khơng đọc công chứng viên đọc co họ nghe để đảm bảo tất người tham gia giao dịch nắm thông tin, hiểu nội dung hợp đồng, văn Nếu người yêu cầu công chứng đồng ý với toàn nội dung dự thảo hợp đồng, văn cơng chứng viên hướng dẫn họ ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu bên tham gia hợp đồng, giao dịch xuất trình giấy tờ nộp để đối chiếu trước ghi lời chứng Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch (Theo quy định Điều 46 Luật Công chứng 2014; mẫu lời chứng Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/06/2015 Bộ Tư pháp Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Cơng chứng) Hồn tất thủ tục công chứng: Thực xong bước quy định Điều 40 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề cơng chứng phải thực tiếp bước để hồn tất thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, cụ thể: + Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng 2014 + Đóng dấu, phát hành văn cơng chứng cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch + Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Điều 64 Luật Công chứng IV Một số vấn đề có liên quan: So sánh thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn (Điều 40) thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng (Điều 41) cho thấy quy định giấy tờ cần thiết cung cấp cho cơng chứng viên khơng có khác biệt Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn phải có dự thảo hợp đồng, cơng chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng có sai sót, vi phạm phải cho người u cầu cơng chứng sửa chữa Cịn hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên soạn thảo người u cầu cơng chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch thấy không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội cơng chứng viên soạn thảo Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 18 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam * Riêng Công chứng hợp đồng chấp bất động sản (Điều 54), việc thực theo quy định chung thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch cịn có quy định riêng sau: - Nhiều bất động sản thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác muốn chấp để bảo đảm thực nghĩa vụ việc cơng chứng hợp đồng chấp cơng chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng có trụ sở đặt tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có số bất động sản thực - Một bất động sản chấp để bảo đảm thực nghĩa vụ hợp đồng chấp cơng chứng mà sau tiếp tục chấp để bảo đảm cho nghĩa vụ khác phạm vi pháp luật cho phép hợp đồng chấp phải công chứng viên công chứng hợp đồng chấp lần đầu thực công chứng Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề cơng chứng khác, khơng cịn hành nghề cơng chứng khơng thể thực việc cơng chứng công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hợp đồng chấp công chứng hợp đồng * Về hình thức hợp đồng, giao dịch: Để hợp đồng, giao dịch có hiệu lực pháp luật cần phải ý nội dung mà hình thức khơng phần quan trọng Đó chữ viết văn công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không viết tắt viết ký hiệu, khơng viết xen dịng, viết đè dịng, khơng tẩy xố, khơng để trống Văn cơng chứng có từ hai trang trở lên trang phải đánh số thứ tự Văn công chứng có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai tờ Đây vấn đề quy định thành điều Luật * Về thời điểm công chứng: Luật công chứng quy định phải ghi ngày, tháng, năm; ghi giờ, phút người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên thấy cần thiết Các số phải ghi số chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác * Việc ký, điểm văn công chứng: quy định Luật chặt chẽ người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn công chứng trước mặt công chứng viên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đăng ký chữ ký mẫu tổ chức hành nghề công chứng người ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký họ hợp đồng với chữ ký mẫu trước thực việc công chứng Việc điểm thay việc ký văn công chứng trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; khơng điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp sau đây: - Công chứng di chúc; Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 19 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam - Theo đề nghị người yêu cầu công chứng; - Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng * Thời hạn trả hồ sơ công chứng: vấn đề người yêu cầu công chứng quan tâm Do vậy, Luật công chứng quy định: thời hạn công chứng xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết công chứng Thời gian xác minh, giám định khơng tính vào thời hạn công chứng Thời hạn công chứng không hai ngày làm việc Đối với hợp đồng, giao dịch u cầu cơng chứng phức tạp thời hạn cơng chứng kéo dài khơng q mười ngày làm việc Từ quy định Luật công chứng cho nhìn nhận cách khách quan trách nhiệm công chứng viên việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch Bởi vì, cơng chứng viên người kiểm tra giấy tờ hồ sơ, xem xét hồ sơ thấy đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý Những hồ sơ có vấn đề chưa rõ, thấy việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có nghi ngờ hành vi dân người yêu cầu công chứng, nghi ngờ vê đối tượng hợp đồng, giao dịch khơng có thật cơng chứng viên phải đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ công chứng viên phải xác minh yêu cầu giám định Khi quy định cho công chứng viên soạn thảo hợp đồng theo đề nghị người yêu cầu công chứng người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn đưa đến cơng chứng viên phải chấp hành thủ tục, trình tự chặt chẽ theo quy định Luật phải chấp thuận đồng ý bên tham gia hợp đồng, giao dịch Cần phải nói thêm rằng, trách nhiệm công chứng viên hợp đồng giao dịch khơng có điểm nêu mà cịn liên quan đến nhiều vấn đề khác như: văn cơng chứng có lỗi kỹ thuật sai sót đánh máy, ghi chép, in ấn mà làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích người tham gia hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên người thực việc sửa lỗi kỹ thuật Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch có thoả thuận, cam kết tất người tham gia hợp đồng, giao dịch phải công chứng Người thực việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải công chứng viên Đối với việc công chứng di chúc công chứng viên phát thấy việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe doạ, cưỡng ép nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hay bị bệnh khác mà làm chủ hành vi cơng chứng viên có quyền từ chối theo đề nghị người lập di chúc tiến hành xác minh yêu cầu giám định Trách nhiệm công chứng viên việc công chứng văn thoả thuận phân chia di sản phải kiểm tra để xác định người để lại di sản người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản người yêu cầu công chứng người hưởng di sản Trong kiểm tra thấy chưa rõ có cho việc để lại di sản hưởng di sản khơng pháp luật phải từ chối công chứng phải tiến hành xác minh Ngồi ra, để phịng tránh lạm dụng quyền hạn công chứng viên làm ảnh hưởng đến công sai phạm thực nhiệm vụ công chứng, Luật Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… 20 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam cơng chứng có quy định nghiêm cấm số hành vi công chứng viên như: không tiết lộ thông tin nội dung công chứng mà biết hành nghề, khơng sử dụng thơng tin để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp người khác; khơng nhận địi hỏi khoản tiền, lợi ích khác ngồi phí cơng chứng, thù lao cơng chứng thoả thuận; không thực công chứng mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch trái với đạo đức xã hội, vi phạm pháp luật Công chứng viên không công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, lợi ích thân gia đình Như vậy, Luật cơng chứng ràng buộc trách nhiệm công chứng viên chương, điều thực việc công chứng Công chứng viên chủ thể hoạt động công chứng người có nhiệm vụ bảo đảm an tồn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch Nhiệm vụ cơng chứng viên góp phần phịng ngừa tranh chấp quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại quan hệ giao dịch khác đời sống xã hội Văn công chứng cơng chứng viên chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch Do vậy, công chứng viên địa tin cậy cho cá nhân, tổ chức có u cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch CHƯƠNG IV VƯỚNG MẮC TRONG THỰC HIỆN QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT I Vướng mắc thực Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch: Trình tự thực Quy trình cơng chứng: Việc nắm rõ thủ tục công chứng quan trọng không với công chứng viên mà cịn với người u cầu cơng chứng Nếu người yêu cầu công chứng không nắm rõ thủ tục cơng chứng cần làm bước cơng chứng viên khơng giải thích đầy đủ cho người u cầu cơng chứng hiểu quyền, lợi ích họ khơng thực đảm bảo Chính chưa có quy định cụ thể quy trình cơng chứng nên việc thực quy trình cơng chứng văn phịng cơng chứng có khác theo cách hiểu từ quy định Khoản Điều Luật công chứng 2014 Đa số văn phịng cơng chứng xác định quy trình cơng chứng theo trình tự gồm bước sau: * Bước 1: Nộp hồ sơ Người u cầu cơng chứng hồn thiện hồ sơ nộp trực tiếp trụ sở văn phịng cơng chứng * Bước 2: Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ - Trường hợp việc tiếp nhận thông qua phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 21 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam - Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận: Thực kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng * Bước 3: Soạn thảo ký văn * Bước 4: Ký chứng nhận * Bước 5: Trả kết công chứng Trong kiểm tra giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng: Mặc dù giấy tờ tùy thân có ý nghĩa quan trọng hoạt động công chứng Luật Công chứng 2014 văn hướng dẫn từ trước đến công chứng chưa đưa quy định, hướng dẫn cụ thể vấn đề Việc ghi hồ sơ vào sổ công chứng: Trong q trình tiếp nhận, hồ sơ u cầu cơng chứng đầy đủ, hợp lệ cơng chứng viên tiếp nhận vào sổ cơng chứng Tuy nhiên, có nhiều lý khách quan chủ quan, người yêu cầu công chứng lại không đồng ý ký hợp đồng, văn cơng chứng rút hồ sơ u cầu cơng chứng khơng thực Thực tế nay, sau thụ lý giải hồ sơ, văn công chứng bên ký tên trước mặt công chứng viên, công chứng viên ký tên chuyển hợp đồng, văn tới phận thu phí, lệ phí, đóng dấu, lúc tiến hành ghi vào sổ công chứng Quy định thời điểm ghi lời chứng: Tại Khoản Điều 40 quy định, sau người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên u cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ theo quy định khoản Điều 40 để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch chưa phù hợp trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người u cầu cơng chứng Vai trị thư ký nghiệp vụ công chứng: Thư ký nghiệp vụ công chứng (Giúp việc cho công chứng viên) chủ thể có vai trị quan trọng thực tiễn hoạt động công chứng Hầu hết văn phịng cơng chứng tuyển chọn nhân viên chưa đào tạo nghiệp vụ công chứng viên để làm nhân viên đánh máy, giúp việc “đảm đương” hết công việc từ nhận hồ sơ soạn thảo văn Tuy nhiên, Luật Công chứng 2014 văn pháp luật có liên quan chưa có quy định yêu cầu, quyền nghĩa vụ thư ký nghiệp vụ công chứng Ký, điểm văn công chứng: Tại Khoản Điều 48 Luật Công chứng 2014 quy định: “Việc điểm thay việc ký trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 22 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam phải; không điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay nào.” Quy định chưa bao quát hết trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch bị cụt hai bàn tay, họ ký điểm cơng chứng viên phải giải tình II Đề xuất hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch: Thứ nhất, cần có quy định cụ thể quy trình cơng chứng Luật công chứng để thuận tiện công chứng hợp đồng, giao dịch, đảm bảo việc tuân thủ cách thống văn phịng cơng chứng, đồng thời giúp cho người yêu cầu công chứng dễ dàng nắm nội dung công việc cần phải làm tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch, bảo đảm quyền nghĩa vụ Thứ hai, cần bổ sung quy định, hướng dẫn cụ thể giấy tờ tùy thân Thứ ba, việc ghi hồ sơ vào sổ công chứng nên thực sau phát hành văn công chứng lẽ vừa đảm bảo tính khoa học việc quản lí hồ sơ công chứng vừa giúp việc công chứng tiến hành gọn gàng, nhanh chóng cho người yêu cầu công chứng Thứ tư, trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng nên quy định cơng chứng viên tiến hành ghi lời chứng với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch Bởi lẽ, khoản 2, điều 46 Luật công chứng 2014 quy định: “Bộ trưởng Bộ tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch” nên việc chờ đến người yêu cầu công chứng ký xong hợp đồng, giao dịch công chứng viên ghi lời chứng quy định không cần thiết Thứ năm, Luật cơng chứng cần có quy định cụ thể yêu cầu, quyền nghĩa vụ thư ký nghiệp vụ công chứng Việc quy định đảm bảo đồng bộ, thống quy định luật thực tế; bên cạnh nâng cao tính chun nghiệp cho hoạt động cơng chứng, khơng thể để xảy thực trạng Thứ sáu, cần quy định bổ sung để người có khuyết tật thân thể thực đầy đủ quyền cơng dân người khác có nhu cầu giao dịch lĩnh vực đời sống, xã hội; thực ý chí giao dịch dân thông qua người làm chứng để họ ký điểm vào văn công chứng nhằm xác nhận ý chí người có khuyết tật nêu Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 23 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam KẾT LUẬN Xét phương diện “thủ tục hành chính”, quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch có nhiều ưu điểm như: đơn giản, minh bạch, linh hoạt Tuy nhiên trình thực quy định cịn khơng khó khăn vướng mắc Trên số trao đổi quan điểm cách nhìn nhận kiến giải vấn đề với mong muốn đóng góp chút kiến thức vào việc nâng cao hiệu việc hồn thiện quy trình thủ tục công chứng Hi vọng qua phần nghiên cứu tôi, người dân đồng nghiệp thể nắm bắt phần điểm vướng mắc tồn quy định pháp luật hành quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch để qua có trao đổi để đề tài nghiên cứu tơi hồn thiện Thực tế cho thấy việc quy định trình tự, thủ tục thực việc công chứng thiếu sở khoa học, từ dẫn đến tình trạng khơng thống thao tác công chứng viên việc thực việc công chứng cụ thể Chúng ta biết rằng, cải cách hành khơng có nghĩa phải cắt bớt, thu hẹp thủ tục mà nên cắt bỏ thủ tục rờm rà, không cần thiết; đồng thời phải giữ lại, chí bổ sung thêm thủ tục pháp lý cần thiết, đảm bảo cho hoạt động máy nhà nớc đợc đồng bộ, nhịp nhàng, thuận tiện Chính vậy, pháp luật cơng chứng phải sớm có quy định cách cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục thực việc công chứng Mỗi công chứng viên phải tự trau dồi kiến thức pháp luật, nắm vững kiến thức loại quan hệ dân sự, kinh tế, thơng mại quan hệ xã hội khác Đặc Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 24 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam biệt, công chứng viên phải nắm vững quy định Bộ luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp, Luật Đất đai văn dới luật Chính phủ UBND tỉnh, thành phố nh ngành chức trung ơng địa phương ban hành Bên cạnh đó, công chứng viên phải không ngừng rèn luyện đạo đức tác phong để có phơng pháp làm việc khoa học, tận tuỵ xác, có thái độ tận tình, chu đáo tiếp khách u cầu cơng chứng./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Công chứng năm 2014 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ Về cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 Chính phủ Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 Bộ Tư pháp Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Giáo trình Kỹ hành nghề cơng chứng - Tập , Nhà xuất Tư pháp (2020) - Nguyễn Thanh Đình (Trưởng phịng Cơng chứng số TP Cần Thơ), Lợi dụng công chứng để giao kết hợp đồng giả tạo hậu pháp lý Bộ luật Dân ngày 24 tháng 11 năm 2015 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017); Luật Nhà ngày 25 tháng 11 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2015); Luật Đất đai ngày 29 tháng 11 năm 2013 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2014); Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề cơng chứng …… 25 Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam 10 Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016); 11 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016); 12 Luật Cư trú ngày 29 tháng 11 năm 2006 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2007); 13 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Cư trú ngày 20 tháng 06 năm 2013 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2014); 14 Nghị định số 31/2014/NĐ-CP ngày 18 tháng 04 năm 2014 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Cư trú (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 06 năm 2014); 15 Luật Căn cước công dân năm 2014 ngày 20 tháng 11 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016); 16.Nghị định 106/2013/NĐ-CP ngày 17 tháng 09 năm 2013 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 1999 Chính phủ chứng minh nhân dân sửa đổi, bổ sung Nghị định số 170/2007/NĐ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2007 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 1999 Chính phủ (có hiệu lực kể từ ngày 02 tháng 11 năm 2013); 17 Nghị định số 130/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 12 năm 2008 Chính phủ Giấy chứng minh sĩ quan Quân đội nhân dân Việt Nam (có hiệu lực kể từ ngày 16 tháng 01 năm 2009); 18 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 08 năm 2007 Chính phủ xuất cảnh, nhập cảnh cơng dân Việt Nam (có hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 09 năm 2007); 19 Nghị định số 170/2007/NĐ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2007 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 1999 Chính phủ chứng minh nhân dân (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2007); 20 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 1999 Chính phủ chứng minh nhân dân (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng năm 1999); 21 Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 22 (398), tháng 11/2019 (http://www.lapphap.vn/Pages/TinTuc/210438/Kien-nghi-hoan-thien-motso-quy-dinh-cua-Luat-Cong-chung.html) Người báo cáo: L.L.T Lớp Đào tạo nghề công chứng …… 26 ... mắc Trên số trao đổi quan điểm cách nhìn nhận kiến giải vấn đề tơi với mong muốn đóng góp chút kiến thức vào việc nâng cao hiệu việc hoàn thiện quy trình thủ tục cơng chứng Hi vọng qua phần nghiên... xã hội, giảm tải cho hệ thống quan điều tra, xét xử 2.2 Hoạt động công chứng thể tính chun mơn cao: Cơng chứng hoạt động đặc thù, địi hỏi cơng chứng viên phải có kiến thức pháp luật chuyên sâu... nước quản lý tổ chức hoạt động công chứng: Theo Luật Cơng chứng 2014 tổ chức hành nghề cơng chứng bao gồm Phịng cơng chứng Văn phịng công chứng tổ chức hoạt động theo quy định Luật văn quy phạm