Một số giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

Một số giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch I. NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ LÝ LUẬN 1. Khái niệm quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 2. Cơ sở pháp lý II. ĐIỂM MỚI TRONG CÁC QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 1. Quy trình chung về công chứng 1.1. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn 1.2. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. 2. Quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG IV. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG KẾT LUẬN

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội phát triển, nhu cầu giao kết hợp đồng giao dịch ngày càng tăng cao,

và để đảm bảo cho tính xác thực, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch mà công chứng ra đời Giờ đây, hoạt động công chứng trở nên không còn xa lạ đối với tất cả mọi người Các quy định pháp luật về công chứng cũng được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp hơn với thực tiễn đời sống Luật công chứng 2014 ra đời đúng vào thời điểm hoạt động công chứng đang vô cùng sôi động, cùng với đó là hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật liên quan mật thiết đến hoạt động công chứng được ban hành thay thế cho các quy định cũ như: Luật đất đai 2013, Luật hôn nhân và gia đình 2014 Sự ra đời của Luật công chứng 2014 đã phần nào khắc phục được những thiếu sót, bất cập của Luật

chứng

Sự phục hồi của nền kinh tế và đặc biệt là thị trường bất động sản là một dấu hiệu tích cực tác động mạnh lên đời sống xã hội bao gồm cả hoạt động công chứng Nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của người dân cũng vì thế mà tăng lên đáng kể Luật công chứng năm 2014 đã có những sự điều chỉnh mới trong quy trình công chứng hợp đồng giao dịch để tạo điều kiện hơn cho cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu công chứng Tuy nhiên không phải ai cũng có thể biết và nắm được những điều này

Để phục vụ tốt hơn cho người dân khi đến công chứng hợp đồng, giao dịch

và cũng là để góp phần thực hiện tốt công tác chuyên môn của mình với tư cách một công chứng viên, sau đây tôi xin trao đổi một số quan điểm của mình về:

“Một số giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch”.

Hi vọng nhận được những ý kiến đóng góp, phản hồi của các đồng nghiệp

để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn

N I DUNG ỘI DUNG

I NH NG V N Đ V LÝ LU N ỮNG VẤN ĐỀ VỀ LÝ LUẬN ẤN ĐỀ VỀ LÝ LUẬN Ề VỀ LÝ LUẬN Ề VỀ LÝ LUẬN ẬN

1 Khái niệm quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

Hiện nay không có một quy định cụ thể nêu rõ thế nào là quy trình công chứng Luật công chứng 2014 chỉ đề cập đến thủ tục công chứng được quy định tại Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch Xét về mặt ngữ nghĩa thì:

Quy trình là những quy định về trình tự, cách thức thực hiện một công việc

cụ thể

Thủ tục là phương thức cách thức giải quyết công việc theo một trình tự nhất định, một thể lệ thống nhất, gồm các nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được kết quả mong muốn

Như vậy có thể thấy ranh giới phân biệt giữa hai khái niệm quy trình và thủ tục là khá mong manh, trong nhiều trường hợp có thể được hiểu với nghĩa gần như tương đương

Theo khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 thì: “ Công chứng là việc

công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản ( sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”

Từ những phân tích trên, có thể hiểu quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch là các quy định về trình tự thực hiện các bước để công chứng hợp đồng, giao dịch mà các bên tham gia vào hoạt động công chứng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật

2 Cơ sở pháp lý

Luật công chứng 2014: Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được

quy định tại Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch Trong đó, thủ tục chung về công chứng được quy định tại các Điều 40, Điều 41; quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể được quy định tại Điều

54, 55, 56, 57, 58, 59, 60

Để đảm bảo cho tính hợp pháp của Văn bản công chứng thì trong quy trình công chứng, các bên tham gia giao dịch, công chứng viên, người có quyền nghĩa vụ liên quan phải đảm bảo các thủ tục quy định tại Điều 42, 43, 44, 45,

46, 47, 48, 49, 50, 51

Luật công chứng 2006: Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được

quy định tại Chương IV – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch Trong đó, quy trình chung về công chứng được quy định tại các Điều 35, Điều 36; quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể được quy định tại Điều 47,

48, 49, 50, 51, 52

Để đảm bảo cho tính hợp pháp của Văn bản công chứng thì trong quy trình công chứng, các bên tham gia giao dịch, công chứng viên, người có quyền nghĩa vụ liên quan phải đảm bảo các thủ tục quy định tại Điều 37, 38, 39, 40,

41, 42, 43, 44, 45

II ĐIỂM MỚI TRONG CÁC QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

1 Quy trình chung về công chứng

1.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

Luật công chứng 2014 quy định quy trình công chứng tại điều 40:

“1 Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

2 Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

3 Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

4 Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

5 Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng

có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

6 Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

7 Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

8 Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.”

So sánh với quy trình công chứng được quy định tại điều 35, Luật công

chứng 2006: “1 Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công

chứng, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

2 Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính

để đối chiếu.

3 Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

4 Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng

có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

5 Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

6 Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên ghi lời chứng;

ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.”.Ta có thể thấy trong quy trình

công chứng Luật công chứng 2014 đã có những điểm mới sau:

Thứ nhất, Luật công chứng 2006 quy định khi cung cấp bản sao người yêu

cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu Quy định này của luật công chứng 2006 đã tạo ra nhiều khó khăn cho người yêu cầu công chứng như trường hợp sau:

Ông Nguyễn Văn A muốn chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho bà Nguyễn Thị B Hai bên thỏa thuận sẽ giao tiền và giấy tờ đất tại tổ chức hành

nghề công chứng nơi hai bên ký hợp đồng chuyển nhượng, bên mua sẽ làm mọi thủ tục liên quan đến việc chuyển nhượng này Do vậy, khi nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, bà B không xuất trình được bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ( Giấy này hiện ông A còn giữ) Trong trường hợp này nếu theo quy định của Luật công chứng 2006 thì yêu cầu công chứng của bà B không được chấp nhận Để khắc phục sự bất cập này, luật công chứng 2014 quy định: sau khi người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng thì công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Quy định này vừa đảm bảo Công chứng viên có thể xem xét kỹ hồ sơ trước khi ký công chứng, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu công chứng

Thứ hai, Luật công chứng 2014 đã bổ sung thêm quy định tại Khoản 4, đó

là sau khi công chứng viên thụ lý hồ sơ, ghi vào sổ công chứng thì phải: “hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng,

giao dịch” Quy định này nhằm nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp của công

chứng viên, đảm bảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn khi giao kết hợp đồng, giao dịch

Thứ ba, Luật công chứng 2006 quy định: người yêu cầu công chứng tự

đọc lại hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Còn luật 2014 quy định việc công chứng viên đọc lại hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu công chứng nghe chỉ được thực hiện theo đề nghị của người yêu cầu công chứng Quy định này đảm bảo sự tôn trọng tối đa đối với ý chí của người yêu cầu công chứng, cũng như đảm bảo người yêu cầu công chứng thật sự hiểu và đồng ý toàn bộ nội dung của hợp đồng, giao dịch mà họ

sẽ giao kết

Trong quy trình công chứng, Luật công chứng cũng quy định về phạm vi, thời hạn, địa điểm công chứng, chữ viết, ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng Luật công chứng 2014 đã có những điểm mới so với Luật công chứng

2006 như sau:

Về phạm vi công chứng, Luật công chứng 2014 tiếp tục kế thừa nguyên

tắc xác định địa hạt đối với trường hợp đối tượng của hợp đồng giao dịch là bất

động sản : “Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công

chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở ” Các trường

hợp ngoại trừ theo quy định của luật 2014 ngoài trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản như Luật công chứng 2006 thì còn quy định thêm trường hợp là văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản Liên quan đến quy định này, hiện nay có nhiều

tổ chức hành nghề công chứng vẫn tiến hành công chứng hợp đồng đặt cọc không tuân theo nguyên tắc xác định địa hạt bởi vì đối tượng của hợp đồng đặt cọc không phải là bất động sản Nhưng liệu việc công chứng như vậy có trái với Luật công chứng hay không khi mà luật chỉ ngoại trừ 03 trường hợp nêu trên?

Về thời hạn công chứng, Luật công chứng 2014 đã xác định mốc thời hạn

công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng thay vì

kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng như luật cũ và bổ sung thêm quy định thời gian niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhân di sản không tính vào thời hạn công chứng

Mặc dù người phiên dịch là một chủ thể thường gặp khi hành nghề công

chứng nhưng Luật công chứng 2006 lại không hề có quy định về đối tượng này

chính vì vậy Luật công chứng 2014 bổ sung các quy định về người phiên dịch.

Theo đó, Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt

thì họ phải có người phiên dịch.

Người phiên dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng.

Người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình.

1.2 Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Trong trường hợp này về trình tự, thủ tục công chứng giữa luật công chứng

2006 và luật công chứng 2014 cũng có những điểm khác nhau như đã nêu ở trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn ở trên Luật công chứng 2014 kế thừa quy định: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên trên thực tế việc xác định ý định giao kết hợp đồng là xác thực là một yêu cầu rất cao và khó thực hiện hoặc có thể nói là không khả thi

2 Quy trình công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể

Về công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, Luật công chứng 2014

đã quy định việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản phải được thực

hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc

trung ương nơi có bất động sản Loại bỏ quy định: Nhiều bất động sản thuộc

các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện

của luật công chứng 2006 Một điểm khác của Luật công chứng 2014 nữa là: Trường hợp một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa

vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp

để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu; không yêu cầu bắt buộc phải

do chính công chứng viên đã chứng nhận hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng như Luật công chứng 2006

Về việc công chứng di chúc, Luật công chứng 2014 quy định: Trường hợp

công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì

có quyền từ chối công chứng di chúc đó Khác với quy định của Luật công chứng 2006: Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định Như vậy, công chứng viên không được từ chối ngay khi cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép mà phải đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì mới có quyền từ chối

Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhân di sản: Luật công chứng 2014 đã quy định cụ thể về trách nhiệm niêm yết

việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản trước khi thực hiện việc công chứng

Về công chứng văn bản từ chối nhận di sản Luật công chứng 2014 quy

định: Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản sao di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người yêu cầu công chứng theo pháp luật về thừa kế; giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết Quy định này đã bổ sung quy định tại Luật

công chứng 2006 chỉ quy định: Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân

III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Thực tế hoạt động tại các tổ chức hành nghề công chứng, quy trình công chứng vẫn không được tuân thủ triệt để Cụ thể quy trình công chứng thường thấy ở các tổ chức hành nghề công chứng( đặc biệt là tại các Văn phòng công chứng) hiện nay là: Thư ký nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; soạn thảo hợp đồng, giao dịch, lời chứng của công chứng viên; cho các bên đọc lại hợp đồng; nếu người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Sau đó thư ký nghiệp vụ trình hồ sơ cho Công chứng viên đối chiếu và ký

Việc để thư ký nghiệp vụ - đa phần chưa qua đào tạo nghiệp vụ công chứng thực hiện các bước trên đã gây ra tình trạng hầu như người yêu cầu công chứng không được hướng dẫn các thủ tục, quy định của pháp luật hay quyền và nghĩa vụ của họ, ý nghĩa, hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch Thậm chí Công chứng viên cũng chỉ xem xét hồ sơ rồi ký mà không hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng dẫn đến xảy ra vụ việc như sau:

Bà Nguyễn Thị A đến Văn phòng công chứng X trình bày ý địnhlàm hợp đồng tặng cho con trai là Phạm Văn B căn nhà ở địa chỉ C Sau khi hoàn tất hết thủ tục công chứng, đăng bộ sang tên thì anh B bán căn nhà trên Bà A không đồng ý và cho rằng khi nào bà A mất đi anh B mới được quyền bán căn nhà Trong trường hợp này rõ ràng do bà A không am hiểu pháp luật, và Văn phòng công chứng X đã không giải thích rõ hậu quả pháp lý của việc làm hợp đồng tặng cho cho bà A biết và không hướng dẫn bà làm di chúc theo đúng ý định thật sự của bà

Việc ghi vào sổ công chứng cũng không được tiến hành theo như quy định của Luật, thay vì ghi vào sổ công chứng sau khi thụ lý hồ sơ thì ở các Văn phòng công chứng việc này thường được thực hiện sau khi văn bản công chứng

đã phát hành

Việc thụ lý hồ sơ cũng chưa được thực hiện đúng, nhiều trường hợp hồ sơ thiếu những giấy tờ cần thiết , hoặc giấy tờ không đúng quy định nhưng vẫn thụ

lý Nguyên nhân chính của việc không làm đúng quy địnhvề quy trình công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hiện nay chủ yếu là do việc đặt nặng yếu tố lợi nhuận, muốn thu hút khách hàng bằng cách giải quyết “nhanh

lẹ”, “ thông thoáng” mà quên đi các quy định pháp luật, trách nhiệm của mình, quyền và lợi ích hợp pháp của người dân

IV ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG

Thứ nhất, việc ghi vào sổ công chứng nên được thực hiện sau khi phát

hành văn bản công chứng bởi lẽ có rất nhiều trường hợp sau khi ghi vào sổ công chứng thì sau đó việc công chứng không được tiến hành Việc ghi vào sổ công chứng sau khi phát hành văn bản công chứng vừa đảm bảo tính khoa học của việc quản lí hồ sơ công chứng vừa giúp việc công chứng được tiến hành gọn gàng, nhanh chóng hơn cho người yêu cầu công chứng

Thứ hai, trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng

viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì nên quy định công chứng viên được tiến hành ghi lời chứng cùng với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch Bởi lẽ, khoản 2, điều 46 Luật công chứng 2014 đã quy định:

“Bộ trưởng Bộ tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên

đối với hợp đồng, giao dịch” nên việc chờ đến khi người yêu cầu công chứng

ký xong hợp đồng, giao dịch công chứng viên mới ghi lời chứng như quy định hiện nay là không cần thiết

Thứ ba, Luật công chứng nên có các quy định về yêu cầu, quyền và nghĩa

vụ của thư ký nghiệp vụ công chứng Bởi lẽ đây là một chủ thể có vai trò quan trọng trong thực tiễn hoạt động công chứng hiện nay Việc quy định này sẽ đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất giữa quy định của luật và thực tế; bên cạnh đó nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động công chứng, không thể để xảy ra thực trạng như hiện nay là ở một số văn phòng công chứng vẫn tuyển chọn nhân viên chưa hề được đào tạo qua về pháp luật để làm nhân viên đánh máy nhưng vẫn

“đảm đương” hết công việc từ nhận hồ sơ cho đến soạn thảo văn bản

KẾT LUẬN

Xét trên phương diện là một “thủ tục hành chính” công chứng đã có nhiều

ưu điểm thấy rõ, như tính thông thoáng, tính minh bạch và đặc biệt là tính đơn giản, linh hoạt Tuy nhiên trong quá trình thực hiện các quy định cũng còn không ít khó khăn vướng mắc Trên đây là một số trao đổi quan điểm và cách nhìn nhận kiến giải về vấn đề này của tôi với mong muốn đóng góp chút kiến thức vào việc nâng cao hiệu quả trong việc hoàn thiện quy trình thủ tục công chứng Hi vọng qua phần nghiên cứu của tôi, các người dân và đồng nghiệp thể nắm bắt được phần nào đó những điểm mới cũng như những vướng mắc còn