QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH THEO QUY ĐỊNH của PHÁP LUẬT VIỆT NAM

QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAMĐối tượng nghiên cứu của bài báo cáo này là quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam, trong đó tập trung phân tích các quy định của pháp luật Việt Nam về quy trình công chứng, đề xuất một vài định hướng nhằm tiếp tục hoàn thiện các quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch.

MỤC LỤC A Mở đầu I Tính cấp thiết việc nghiên cứu II Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu III Cơ cấu báo cáo B Nội dung I Một số khái niệm chung công chứng quy trình cơng chứng Khái niệm cơng chứng Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch II Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Tiếp nhận yêu cầu công chứng a Tiếp nhận yêu cầu công chứng b Nộp hồ sơ công chứng Nghiên cứu xử lý hồ sơ a Kiểm tra, xem xét giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp b Nghiên cứu hồ sơ Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn công chứng Ký cơng chứng Hồn tất thủ tục công chứng Các nghiệp vụ liên quan khác III Hướng hồn thiện pháp luật quy định quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch C Kết luận D Danh mục tài liệu tham khảo A MỞ ĐẦU I Tính cấp thiết đề tài Tại Việt Nam nay, với lên phát triển đất nước vai trị vị trí pháp luật đời sống ngày nâng cao Các giao dịch dân mua bán, tặng cho, chuyển nhượng ngày phổ biến mang lại nguồn lợi, đồng thời chứa đựng nhiều rủi ro, dẫn đến hậu bất lợi, tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích bên tham gia giao dịch đẩy gánh nặng phía quan chức việc giải hậu Khi xảy tranh chấp, loạt vấn đề phát sinh mà hậu việc làm thời gian, chi phí, gây tổn hại đến uy tín, danh dự tổ chức cá nhân tham gia giao kết, đồng thời gây ổn định xã hội Với chức tham gia vào trình thỏa thuận, giao kết hợp đồng, giao dịch, cơng chứng viên có trách nhiệm giúp bên tham gia giao kết thể ý chí cách vơ tư, khách quan, pháp luật, giải xung đột mặt lợi ích chủ thể này, qua loại bỏ ngun nhân gây tranh chấp Quy trình cơng chứng thể rõ trách nhiệm Công chứng viên quy trình cơng chứng thực cách chặt chẽ, vai trị phịng ngừa nâng cao, ngăn chặn tranh chấp phát sinh giao dịch Với đời Luật công chứng 2014 phần khắc phục thiếu sót, bất cập Luật cơng chứng 2006 có điều chỉnh quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch để tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu cơng chứng Để tìm hiểu kỹ quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch để có sở để đề xuất hướng hồn thiện pháp luật cơng chứng, em xin chọn đề tài “Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam – đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật” làm báo cáo kết thúc học phần II.Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ: Cơng chứng có vai trị quan trọng phát triển kinh tế - xã hội đất nước việc xác nhận tính hợp pháp, xác thực hợp đồng giao dịch mua bán, chuyển nhượng nhằm tránh rủi ro pháp lý cho bên giúp đảm bảo thực pháp luật đắn Vì vậy, với báo cáo này, em phân tích làm rõ thêm quy trình công chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam, từ kiến nghị số giải pháp hồn thiện pháp luật quy trình công chứng hợp đồng giao dịch Việt Nam Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu báo cáo quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam, tập trung phân tích quy định pháp luật Việt Nam quy trình cơng chứng, đề xuất vài định hướng nhằm tiếp tục hoàn thiện quy định pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch III Cơ cấu báo cáo: Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo gồm chương: Chương I: Một số khái niệm chung cơng chứng quy trình cơng chứng Chương II: Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Chương III: Hướng hoàn thiện pháp luật quy định quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch B NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG VÀ QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG Khái niệm cơng chứng Theo quy định khoản Điều Luật công chứng năm 2014 cơng chứng định nghĩa sau: “ Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” Khái niệm công chứng Việt Nam hiểu cách đơn giản nhất, "cơng chứng" việc "cơng" quyền đứng làm "chứng", hành vi cơng chứng viên chịu trách nhiệm tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch công chứng Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch Hiện khơng có quy định cụ thể nêu rõ quy trình cơng chứng Luật cơng chứng 2014 đề cập đến thủ tục công chứng quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Xét mặt ngữ nghĩa thì: Quy trình quy định trình tự, cách thức thực cơng việc cụ thể Thủ tục phương thức cách thức giải cơng việc theo trình tự định, thể lệ thống nhất, gồm nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhằm đạt kết mong muốn Như vậy, hiểu quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định trình tự thực bước để công chứng hợp đồng, giao dịch mà bên tham gia vào hoạt động công chứng phải tuân thủ theo quy định pháp luật CHƯƠNG II: QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM Luật công chứng 2014: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Trong đó, thủ tục chung công chứng quy định Điều 40, Điều 41; quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể quy định Điều 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60 Để đảm bảo cho tính hợp pháp Văn cơng chứng quy trình cơng chứng, bên tham gia giao dịch, cơng chứng viên, người có quyền nghĩa vụ liên quan phải đảm bảo thủ tục quy định Điều 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51 Luật cơng chứng 2006: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương IV – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch Trong đó, quy trình chung cơng chứng quy định Điều 35, Điều 36; quy trình cơng chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể quy định Điều 47, 48, 49, 50, 51, 52 Để đảm bảo cho tính hợp pháp Văn cơng chứng quy trình cơng chứng, bên tham gia giao dịch, cơng chứng viên, người có quyền nghĩa vụ liên quan phải đảm bảo thủ tục quy định Điều 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45 Quy trình cơng chứng phân chia thành bước sau đây: Tiếp nhận yêu cầu công chứng a Tiếp nhận Đây bước bước vô quan trọng hoạt động cơng chứng sở để thực bước nhanh chóng, thuận lợi pháp luật Cơng chứng viên phải có tiếp xúc, trao đổi với người yêu cầu công chứng để tìm hiểu ý chí chủ quan bên tham gia hợp đồng, giao dịch nhằm xác định xác u cầu cơng chứng, làm rõ loại hợp đồng, giao dịch mà bên đề nghị cơng chứng Thực tế, có nhiều trường hợp người u cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng đề nghị tặng cho tài sản cho sau trao đổi, tìm hiểu cơng chứng viên hiểu rõ họ muốn làm di chúc để để lại tài sản cho Việc tiếp nhận yêu cầu công chứng sở để xác định việc u cầu cơng chứng có thuộc thẩm quyền tổ chức hành nghề khơng hay nội dung cơng chứng có bảo đảm khơng vi phạm pháp luật hay trái với đạo đức xã hội hay khơng Sau đó, cơng chứng viên có sở để thực việc công chứng quy định pháp luật hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ b Nộp hồ sơ công chứng “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, văn cơng chứng, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp, giấy tờ xác minh, giám định giấy tờ liên quan khác” theo quy định Điều 63 Luật Công chứng 2014 Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng quy định Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 bao gồm: “a) Phiếu yêu cầu công chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch (đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn); c) Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; d) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có Bản quy định khoản Điều chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác chứng thực” Khi người yêu cầu công chứng nộp giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu cơng chứng hiểu chụp, in đánh máy có đầy đủ nội dụng, xác khơng phải chứng thực Điểm a khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo thể nội dụng: có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; So với quy định trước quy định Luật Công chứng 2014 cụ thể chặt chẽ Ngay Luật Công chứng 2006, Điều 35 quy định mang tính liệt kê, theo thành phần gồm “Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu” Trong văn hướng dẫn Luật Công chứng 2006 không đưa mẫu Phiếu yêu cầu công chứng, hầu hết tổ chức hành nghề công chứng sử dụng dẫy Phiếu yêu câu công chứng ban hành kèm theo Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 hướng dẫn Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực Điều khiến việc tổ chức hành nghề công chứng tự xây dựng mẫu riêng, khiến nội dung không đầy đủ Việc Luật Công chứng 2014 không quy định mẫu mà quy định nội dung cần phải có Phiếu u cầu cơng chứng làm tăng tính chủ động việc xây dựng mẫu áp dụng tổ chức mà đảm bảo thông tin cần thiết Nghiên cứu, xử lý hồ sơ a Kiểm tra, xem xét giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp Khi tiếp nhận giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên phải tiền hành việc định tính hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, tài liệu Cơ sở cho xác định hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ hay chưa hoạt động xác định yêu cầu công chứng thành phần hồ sơ cần thiết tương ứng với u cầu cơng chứng Theo quy định khoản 3, Điều 40 Luật Công chứng thì: “3 Cơng chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch.” Kết việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ hồ sơ u cầu cơng chứng có 03 trường hợp: - Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng không đủ điều kiện thể thực việc cơng chứng (ví dụ: người u cầu cơng chứng khơng có lực hành vi dân phù hợp với hợp đồng, giao dịch xác lập; tài sản bị cấm giao dịch; có dầu hiệu lừa dối, đe dọa…) cơng chứng viên từ chối cơng chứng - Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ cơng chứng viên hướng dẫn người u cầu công chứng bổ sung hồ sơ cho đầy đủ - Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ cơng chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng vào sổ công chứng So với quy định khoản Điều 35 Luật công chứng 2006 quy định: “…Khi nộp người u cầu cơng chứng phải xuất trình để đối chiếu” Luật Cơng chứng 2014 bỏ quy định việc xuất trình để đối chiếu, cụ thể Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định: “Bản quy định khoản Điều chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực” Việc bỏ quy định điều hợp lý, tránh cho người u cầu cơng chứng phải xuất trình hai lần, dễ gây tình trạng phiền tối, nhầm lẫn, giấy tờ gốc, đồng thời tránh trường hợp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản đưa vào giao dịch khác b Nghiên cứu hồ sơ Cùng với việc nghiên cứu giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng, cơng chứng viên cần có biện pháp trao đổi với bên tham gia giao dịch để làm rõ ý chí họ tham gia giao dịch, lực hành vi dân người yêu cầu công chứng, xác định làm rõ đối tượng hợp đồng giao dịch Căn khoản Điều 40 Luật Cơng chứng 2014 thì: “Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người u cầu cơng chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ có quyền từ chối cơng chứng.” Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn cơng chứng Soạn thảo văn cơng chứng có hai trường hợp theo luật định: - Trường hợp 1: người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo quy định Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên phải rõ cho người u cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu cơng chứng khơng sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng” Người u cầu cơng chứng tự soạn thảo hợp đồng giao dịch không trái với quy định pháp luật, không trái với đạo đức xã hội cơng chứng viên xem xét để ký hợp đồng giao dịch theo yêu cầu người u cầu cơng chứng Trong trường hợp có nội dung không phù hợp với quy định pháp luật, công chứng viên rõ yêu cầu người yêu cầu công chứng sửa chữa cho phù hợp người u cầu cơng chứng khơng sửa cơng chứng viên có quyền từ chối khơng chứng nhận hợp đồng giao dịch - Trường hợp 2: Người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn giúp cơng chứng viên tiến hành soạn thảo dự thảo hợp, văn Hợp đồng, giao dịch Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng quy định Khoản Điều 41 Luật Công chứng 2014: “Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch” Trong trường hợp này, sau Công chứng viên thực việc quy định khoản 3, Điều 40 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng không tự soạn thảo hợp đồng mà có u cầu Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng giao dịch Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng giao dịch theo nội dung mà người yêu cầu công chứng yêu cầu, không trái với pháp luật, trái đạo đức xã hội Sau Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng người yêu cầu công chứng tự đọc lại nội dung hợp đồng giao dịch Công chứng viên đọc lại nội dung cho người yêu cầu công chứng nghe Đồng thời, Cơng chứng viên giải thích để người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia giao dịch Ký công chứng Khoản 7, khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định sau: “7 Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch.” Sau hoàn thành việc soạn thảo kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng viên cho bên đọc, trường hợp người u cầu cơng chứng khơng đọc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe để đảm bảo bên tham gia giao dịch hiểu rõ tất điều khoản, nội dung hợp đồng giao dịch Quy định đảm bảo tơn trọng tối đa ý chí người yêu cầu công chứng, đảm bảo người yêu cầu cơng chứng thật hiểu đồng ý tồn nội dung hợp đồng, giao dịch mà họ giao kết Nếu người yêu cầu công chứng đồng ý tất nội dung hợp đồng giao dịch cơng chứng viên hướng dẫn họ ký vào trang hợp đồng, văn công chứng Điều quy định rõ Khoản Điều 48 Luật Công chứng 2014: “1 Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đăng ký chữ ký mẫu tổ chức hành nghề cơng chứng người ký trước vào hợp đồng; cơng chứng viên phải đối chiếu chữ ký họ hợp đồng với chữ ký mẫu trước thực việc công chứng Việc điểm thay việc ký trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng 10 ngón trỏ phải; khơng điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp sau đây: a) Công chứng di chúc; b) Theo đề nghị người yêu cầu công chứng; c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.” Bước tiếp theo, công chứng viên phải yêu cầu bên tham giao hợp đồng, giao dịch xuất trình cính giấy tờ nộp theo khoản Điều 40 Luật Cơng chứng 2014 để đối chiếu xem có đủ điều kiện để thực hợp đồng, giao dịch hay không trước ghi lời chứng Lời chứng công chứng viên quy định khoản Điều 46 Luật Công chứng 2014: “Lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký dấu điểm hợp đồng, giao dịch chữ ký dấu điểm người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm công chứng viên lời chứng; có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề cơng chứng” Lời chứng Công chứng viên hợp đồng, giao dịch quy định theo mẫu Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ tư pháp Hoàn tất thủ tục cơng chứng Phí cơng chứng quy định Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng 2014 “Điều 66 Phí cơng chứng Phí cơng chứng bao gồm phí cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp văn công chứng 11 Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch, lưu giữ di chúc, cấp văn cơng chứng phải nộp phí cơng chứng Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng quản lý phí cơng chứng thực theo quy định pháp luật.” “Điều 67 Thù lao công chứng Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, chụp, dịch giấy tờ, văn việc khác liên quan đến việc công chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng tổ chức hành nghề công chứng địa phương Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao loại việc không vượt mức trần thù lao công chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành niêm yết công khai mức thù lao trụ sở Tổ chức hành nghề cơng chứng thu thù lao cao mức trần thù lao mức thù lao niêm yết bị xử lý theo quy định pháp luật Tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng thù lao công chứng.” “Điều 68 Chi phí khác Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định thực cơng chứng ngồi trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng người u cầu cơng chứng phải trả chi phí để thực việc Mức chi phí người u cầu cơng chứng tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận Tổ chức hành nghề cơng chứng khơng thu chi phí cao mức chi phí thỏa thuận Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng chi phí cụ thể Phí cơng chứng quy định cụ thể theo bảng giá Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng 12 chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng, lệ phí cấp thẻ Cơng chứng viên Sau tính phí người u cầu cơng chứng nộp phí, hồn tất thủ tục theo quy định Văn phịng cơng chứng trả hồ sơ cho người u cầu cơng chứng.” Phí cơng chứng quy định cụ thể theo bảng giá Thơng tư 257/2016/TTBTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng, lệ phí cấp thẻ Cơng chứng viên Sau tính phí người u cầu cơng chứng nộp phí, hồn tất thủ tục theo quy định tổ chức hành nghề cơng chứng đóng dấu, phát hành văn cơng chứng cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch Sau đó, tiến hành lưu trữ hồ sơ cơng chứng theo quy định Khoản Khoản Điều 64 Luật Công chứng 2014: “1 Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực biện pháp an tồn hồ sơ cơng chứng Bản văn cơng chứng giấy tờ khác hồ sơ công chứng phải lưu trữ 20 năm trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng; trường hợp lưu trữ ngồi trụ sở phải có đồng ý văn Sở Tư pháp.” Các nghiệp vụ liên quan khác a Sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng Cơ sở pháp lý để thực việc sửa lỗi ký thuật văn công chứng khoản Điều 50 Luật Công chứng 2014: “1 Lỗi kỹ thuật lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in ấn văn công chứng mà việc sửa lỗi khơng làm ảnh hưởng đến quyền nghĩa vụ người tham gia hợp đồng, giao dịch Việc sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng thực tổ chức hành nghề cơng chứng thực việc cơng chứng Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thực việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển 13 nhượng giải thể tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng thực việc sửa lỗi kỹ thuật Công chứng viên thực việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu lỗi cần sửa với giấy tờ hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau ghi chữ, dấu số sửa vào bên lề kèm theo chữ ký đóng dấu tổ chức hành nghề cơng chứng Cơng chứng viên có trách nhiệm thơng báo việc sửa lỗi kỹ thuật cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.” Quy định trách nhiệm thông báo cơng chứng viên thực tế cịn chưa thực nghiêm túc gây tranh chấp, khiếu nại Do vậy, công chứng viên cần thực nghiêm túc quy định để đảm bảo tính chặt chẽ, xác văn cơng chứng b Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp văn công chứng Được quy định Điều 51 Luật Công chứng 2014: “1 Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực có thỏa thuận, cam kết văn tất người tham gia hợp đồng, giao dịch Việc cơng chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực tổ chức hành nghề cơng chứng thực việc cơng chứng công chứng viên tiến hành Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thực việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng giải thể cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương này.” 14 CHƯƠNG III: HƯỚNG HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH Thực tế hoạt động tổ chức hành nghề công chứng, quy trình cơng chứng khơng tn thủ triệt để Cụ thể quy trình cơng chứng thường thấy tổ chức hành nghề công chứng là: Thư ký nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; soạn thảo hợp đồng, giao dịch, lời chứng công chứng viên; cho bên đọc lại hợp đồng; người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Sau thư ký nghiệp vụ trình hồ sơ cho Công chứng viên đối chiếu ký Việc gây tình trạng người u cầu cơng chứng không hướng dẫn thủ tục, quy định pháp luật hay quyền nghĩa vụ họ, ý nghĩa, hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch Việc thụ lý hồ sơ chưa thực đúng, nhiều trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ cần thiết, giấy tờ không quy định thụ lý Nguyên nhân việc khơng làm quy định quy trình công chứng tổ chức hành nghề công chứng chủ yếu việc đặt nặng yếu tố lợi nhuận mà quên quy định pháp luật, trách nhiệm mình, quyền lợi ích hợp pháp người dân Sau đây, em xin trình bày số quan điểm để hoàn thiện pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch - Về thành phần hồ sơ cơng chứng Có thể nhận thấy quy định pháp luật giấy tờ cần nộp hồ sơ u cầu cơng chứng cịn số điểm chung chung, dẫn đến áp dụng thực tiễn cịn nhiều cách hiểu khác nhau, khơng thống tổ chức hành nghề công chứng Vì vậy, Luật Cơng chứng cần quy định rõ vấn đề giấy tờ tùy thân bảo gồm xác loại giấy tờ Căn theo Điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999 thì: “Chứng minh nhân dân quy định Nghị định loại giấy tờ tùy thân công dân quan Cơng an có thẩm quyền chứng nhận đặc điểm riêng nội dung công dân độ tuổi pháp luật quy định, nhằm bảo đảm thuận 15 tiện việc thực quyền, nghĩa vụ công dân lại thực giao dịch lãnh thổ Việt Nam.” Theo Khoản 3, Điều Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 Chính phủ quy định xuất nhập cảnh thì: “Hộ chiếu quốc gia tài sản Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Hộ chiếu quốc gia sử dụng thay giấy chứng minh nhân dân.” Ngoài ra, theo Nghị định 130/2008/NĐCP điểm b Khoản Điều Chứng minh sỹ quan để: “Phục vụ công tác chiến đấu, bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa thực giao dịch dân sự.” Bên cạnh theo Khoản Điều Luật Căn cước công dân 2014 quy định: “Căn cước công dân thông tin lai lịch, nhân dạng công dân theo quy định Luật này” Như vậy, hiểu Giấy tờ tùy thân gồm: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Giấy chứng minh sĩ quan Tuy nhiên thực tế hành nghề công chứng với lập luận mục đích việc yêu cầu giấy tờ tùy thân để nhận dạng người xem có chủ thể tham gia giao dịch hay không số tổ chức hành nghề công chứng sử dụng giấy tờ khác thay cho giấy tờ tùy thân pháp luật quy định như: giấy hẹn cấp chứng minh nhân dân quan cơng an; thẻ đảng viên Bên cạnh thời hạn sử dụng giấy tờ tùy thân có nhiều cách hiểu khác nhau, mục 4, phần I Thông tư số 04/1999/TT-BCA ngày 29/4/1999 Bộ Công an hướng dẫn số quy định Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999 Chính phủ Chứng minh nhân dân có quy định: “chứng minh nhân dân có giá trị sử dụng 15 năm”, hiểu q thời hạn 15 năm chứng minh nhân dân khơng cịn giá trị sử dụng mang làm giấy tờ tùy thân giao dịch Hiện tại, có quy định Luật Căn cước cơng dân, cước cơng dân có quy định rõ thời hạn sử dụng cước công dân Tuy nhiên, cước công dân chưa phổ biến tồn quốc nên việc áp dụng mang tính chất tương đối Thực tế nhiều tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận sử dụng chứng minh nhân dân hết thời hạn, điều dẫn đến việc bị vênh áp dụng pháp luật, không thống hoạt động công chứng, tổ chức hành nghề công chứng không chấp nhận giấy tờ thay nói trên, khơng chấp nhận chứng minh nhân dân hạn sử dụng bị cho sách nhiễu, phức tạp gây phiền hà cho người dân Để tạo thống nhất, công khai, minh bạch hoạt động công chứng 16 luật cần quy định cụ thể: Giấy tờ tùy thân bao gồm loại giấy tờ tùy thân phải cịn thời hạn sử dụng Có hoạt động cơng chứng áp dụng đồng bộ, thống Điều dần tạo cho người dân ý thức tôn trọng thực thi pháp luật tốt (khi giấy tờ tùy thân hết hạn người dân chủ động cấp đổi) Quy định “Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có” Đây quy định mở, nhằm trao quyền chủ động cho công chứng viên việc đưa yêu cầu làm cho việc chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên, nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng pháp luật tuỳ tiện để lôi kéo khách hàng sách nhiễu khách hàng Luật Công chứng quy định chi tiết giấy tờ cụ thể trường hợp nên việc áp dụng phụ thuộc vào ý chủ quan công chứng viên tạo cho người dân khó khăn việc chuẩn bị hồ sơ yêu cầu cơng chứng Vì vậy, Luật Cơng chứng nên quy định cụ thể loại giấy tờ cần có loại hồ sơ để công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng thực tính xác thực, hợp pháp hợp đồng giao dịch - Nghiên cứu hồ sơ Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định việc thụ lý “Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng” sau bước tiếp nhận hồ sơ chưa phù hợp Có nhiều trường hợp khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, hẹn ngày đến ký lại thay đổi ý định giao kết, để tránh việc tẩy xóa sổ công chứng, việc ghi vào sổ công chứng thực tế thực sau bên tham gia hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch, công chứng viên đối chiếu, ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch ghi vào sổ cơng chứng Vì Luật Công chứng nên sửa quy định việc ghi vào sổ công chứng nên thực sau phát hành văn công chứng Việc ghi vào sổ công chứng sau phát hành văn công chứng vừa đảm bảo tính khoa học việc quản lí hồ sơ công chứng vừa giúp việc công chứng tiến hành gọn gàng, nhanh chóng cho người yêu cầu công chứng 17 - Quy định thời hạn công chứng địa điểm công chứng: Điều 43 Luật Cơng chứng 2014 có quy định: “1 Thời hạn cơng chứng xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết công chứng Thời gian xác minh, giám định khơng tính vào thời hạn cơng chứng Thời hạn công chứng không hai ngày làm việc; hợp đồng, giao dịch yêu cầu cơng chứng phức tạp thời hạn cơng chứng kéo dài không mười ngày làm việc”; Địa điểm công chứng quy định Điều 44 Luật Công chứng 2014: “Việc công chứng phải thực trụ sở tổ chức hành nghề công chứng…” trừ trường hợp “…là người già yếu, lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng….” Những quy định nhằm đảm bảo cho Văn công chứng chứng rõ ràng minh bạch, đảm bảo quyền, lợi ích đáng người u cầu cơng chứng thực theo yêu cầu nguyện vọng họ, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm công chứng viên việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên, từ quy định mang tính chất định tính pháp luật “có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng” lại bị tổ chức hành nghề công chứng lợi dụng để thu hút khách hàng đến tổ chức hành nghề cơng chứng trở nên dễ dãi việc kéo dài ngày ký hợp đồng cho hai bên chí với hợp đồng không phức tạp hợp đồng ủy quyền, hợp đồng mua bán xe, hợp đồng thuê Công chứng viên cho bên hợp đồng, giao dịch ký trước ngày sau bên lên ký tiếp vào hợp đồng Việc ký hợp đồng tồn nhiều rủi ro trường hợp bên ký trước chết lực hành vi dân mà Công chứng viên ký phát hành văn cơng chứng Văn cơng chứng vơ hiệu từ thời điểm ký cơng chứng pháp luật hạn chế trường hợp Để tránh việc áp dụng pháp luật cách tùy tiện quy phạm pháp luật nên quy định cụ thể trường hợp gọi phức tạp? Ví dụ hợp đồng, giao dịch có nhiều chủ thể tham gia hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hộ, văn phân chia, khai nhận di sản thừa kế Bên cạnh đó, gần vấn đề cơng chứng ngồi trụ sở trở thành vấn đề “nóng” đề cập đến nhiều khó quản lý Cơng chứng ngồi trụ sở trở 18 thành dịch vụ tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng cách tùy tiện theo yêu cầu người yêu cầu công chứng Thực trạng xuất phát từ việc giải thích áp dụng pháp luật công chứng viên dựa vào quy định mập mờ pháp luật “có lý đáng khác”, việc hiểu lý đáng khác phụ thuộc vào ý chí chủ quan cơng chứng viên Vì vậy, để áp dụng pháp luật cách thống Luật cơng chứng nên quy định cụ thể trường hợp ký công chứng ngồi, khơng nên quy định theo kiểu chung chung - Quy định thêm vai trò thư ký nghiệp vụ công chứng Luật công chứng nên có quy định yêu cầu, quyền nghĩa vụ thư ký nghiệp vụ công chứng Bởi lẽ chủ thể có vai trị quan trọng thực tiễn hoạt động công chứng Việc quy định đảm bảo đồng bộ, thống quy định luật thực tế; bên cạnh nâng cao tính chun nghiệp cho hoạt động công chứng, để xảy thực trạng số văn phịng cơng chứng tuyển chọn nhân viên chưa đào tạo qua pháp luật để làm nhân viên đánh máy “đảm đương” hết công việc từ nhận hồ sơ soạn thảo văn 19 C KẾT LUẬN Hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa, đại hóa, xã hội hóa cơng chứng Cơng chứng từ chỗ hiểu hoạt động mang tính chất thủ tục hành đơn coi nghề, ngành chun mơn sâu có chức bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch Luật Công chứng 2014 đời phần khắc phục thiếu sót, bất cập Luật cơng chứng 2006 có điều chỉnh quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch để tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu cơng chứng Cơng chứng có nhiều ưu điểm thấy rõ, tính thơng thống, tính minh bạch đặc biệt tính đơn giản, linh hoạt Tuy nhiên trình thực quy định cịn khơng khó khăn vướng mắc Bên cạnh kết đạt được, trình triển khai Luật Cơng chứng bộc lộ bất cập Vì vậy, để để cơng tác cơng chứng thực tốt nữa, Bộ Tư pháp cần tiếp tục đề nghị xây dựng hoàn thiện thể chế công chứng, nghiên cứu, đề xuất sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng nhằm khắc phục hạn chế, bất cập, tạo sở pháp lý phù hợp cho phát triển hoạt động công chứng 20 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ hành nghề công chứng Luật Công chứng năm 2014 Luật Công chứng năm 2006 Luật Căn cước công dân 2014 Nghị định số 130/2008/NĐ-CP Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999 Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài Thơng tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ tư pháp Thông tư số 04/1999/TT-BCA ngày 29/4/1999 21 ... II: QUY TRÌNH CƠNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM Luật cơng chứng 2014: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao. .. chứng quy trình cơng chứng Chương II: Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Chương III: Hướng hoàn thiện pháp luật quy định quy trình cơng chứng hợp đồng, giao. .. nghiên cứu báo cáo quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam, tập trung phân tích quy định pháp luật Việt Nam quy trình công chứng, đề xuất vài định hướng nhằm tiếp