2018 ADB huong dan dau thau trong QLHD

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG HƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU THÁNG 6/2018 NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG HƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU THÁNG 6/2018 NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mại Không phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) @2018 Ngân hàng Phát triển Châu Á Số Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong, 1550 Metro Manila, Philippines ĐT +63 632 4444; Fax +63 636 2444 www.adb.org Bảo lưu số quyền Xuất năm 2018 ISBN 978-92-9262-017-2 (bản in); 978-92-9262-018-9 (bản điện tử) Số lưu chiểu: TIM189664-3 DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM189664-3 Quan điểm trình bày tài liệu thuộc tác giả không phản ánh quan điểm hay sách Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) Hội đồng Thống đốc ADB hay phủ mà Hội đồng đại diện ADB khơng đảm bảo tính xác số liệu trình bày ấn phẩm không chịu trách nhiệm hậu việc sử dụng số liệu Việc đề cập tên cơng ty hay sản phẩm cụ thể nhà sản xuất tài liệu không ám ADB phê duyệt hay khuyến nghị sử dụng so với đơn vị hay sản phẩm có tính khơng đề cập Việc đề cập hay tham chiếu tới lãnh thổ hay khu vực địa lý cụ thể sử dụng thuật ngữ “quốc gia” không ám đánh giá ADB tính pháp lý tình trạng khác lãnh thổ Tài liệu xuất theo Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mạiKhông phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://creativecommons.org/licenses/by-ncnd/3.0/igo/ Với việc sử dụng nội dung tài liệu này, bạn đồng ý tuân thủ điều khoản giấy phép nói Về quyền giấy phép, vui lịng đọc quy định điều kiện sử dụng https://www.adb.org/terms-use#openaccess Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung không áp dụng với nội dung không thuộc quyền ADB tài liệu Nếu tư liệu cần phải ghi nhận tác quyền, xin liên hệ với chủ sở hữu quyền nhà xuất nguồn tư liệu để xin phép sử dụng ADB không chịu trách nhiệm pháp lý khiếu nại việc người đọc sử dụng nguồn tư liệu nêu Nếu có nhận xét câu hỏi khác nội dung tài liệu, muốn xin phép quyền cho việc sử dụng nằm phạm vi nêu trên, hay xin phép sử dụng biểu trưng ADB, xin vui lòng liên hệ pubsmarketing@adb.org Ghi chú: Trong ấn phẩm này, “$” đồng Đô la Mỹ Xem thêm nội dung hiệu đính ấn phẩm ADB phát hành http://www.adb.org/publications/corrigenda MỤC LỤC Danh mục Bảng, Hình Hộp iv Giới thiệu Tài liệu Hướng dẫn v Danh mục từ viết tắt viii Tóm tắt tổng quan ix I Giới thiệu chung II Mục tiêu lợi ích quản lý hợp đồng III Quy trình quản lý hợp đồng IV Báo cáo xin ý kiến không phản đối từ ADB 17 V 18 Các nguồn tham khảo thêm Phụ lục 1: Các vấn đề điển hình quản lý hợp đồng 19 Phụ lục 2: Ví dụ Kế hoạch Quản lý Rủi ro 21 Phụ lục 3: Ví dụ hệ thống quản lý việc thực hợp đồng nhà thầu 23 Phụ lục 4: Ví dụ mẫu Kế hoạch Quản lý Hợp đồng 26 iv DANH MỤC BẢNG, HÌNH VÀ HỘP BẢNG A3 Ví dụ hệ thống quản lý hiệu thực nhà thầu 23 A4.1 Ví dụ danh sách đầu mối liên hệ chính 26 A4.2 Ví dụ quy trình trao đổi thông tin 27 Hình Quản lý hợp đồng chu trình đấu thầu ADB 2 Những lợi ích quản lý hợp đồng hiệu quả 3 Quy trình quản lý hợp đồng bên vay 4 Cân trọng tâm họp rà soát việc thực hợp đồng 13 A4.1 Ví dụ sơ đồ quy trình tốn 28 A4.2 Ví dụ kế hoạch thực hợp đồng từ dự án ADB tài trợ  30 HỢP Ví dụ phân bổ rủi ro hợp đồng Ví dụ quản lý rủi ro chủ đầu tư 3 Hồ sơ thơng thường trì qua quản lý hồ sơ 11 17 Tóm tắt trách nhiệm bên vay v GIỚI THIỆU VỀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN Tháng năm 2017, Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) phê duyệt khung đấu thầu - Chính sách Mua sắm, Đấu thầu ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn Dịch vụ tư vấn (năm 2017, sửa đổi theo thời gian) Quy chế Mua sắm, Đấu thầu cho Bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn Dịch vụ tư vấn (năm 2017, sửa đổi theo thời gian) Các tài liệu thay Hướng dẫn Sử dụng Tư vấn (năm 2013, sửa đổi theo thời điểm) Hướng dẫn Đấu thầu (năm 2015, sửa đổi theo thời điểm) Chính sách Quy chế Đấu thầu điều chỉnh hoạt động đấu thầu quan chủ quản quan thực dự án tài trợ phần hay toàn khoản vay/ viện trợ khơng hồn lại ADB nguồn vốn ADB quản lý ADB thiết kế sách đấu thầu năm 2017 nhằm đảm bảo lợi ích tính linh hoạt đáng kể chu trình đấu thầu dự án để cải thiện hiệu thực dự án cách tập trung vào khái niệm chất lượng, giá trị đồng tiền đầu tư phù hợp với mục đích Ấn phẩm tài liệu Hướng dẫn chi tiết mà ADB phát hành năm 2018 sau phát hành Chính sách đấu thầu Các Quy chế Đấu thầu năm 2017 Mỗi tài liệu hướng dẫn cho bên vay (bao gồm đơn vị nhận viện trợ khơng hồn lại), nhà thầu, tổ chức xã hội dân chủ đề theo khung quy chế (xem danh mục bên dưới) Các Hướng dẫn có dẫn chiếu qua lại cần tham khảo đồng Tất tài liệu tham khảo cho “Các Hướng dẫn” phần không tách rời Hướng dẫn Các Hướng dẫn cập nhật, thay thu hồi lúc Danh sách Hướng dẫn thực Chính sách đấu thầu Các Quy chế Đấu thầu ADB ( 2017) Giá trị Đồng tiền Đầu tư Khung Rủi ro Đấu thầu Lập Kế hoạch Đấu thầu Chiến lược Giám sát Đấu thầu Cơ chế Đấu thầu Thay Đấu thầu Cạnh tranh Rộng rãi Điều chỉnh Giá Hồ sơ Dự thầu Giá thấp Bất thường Ưu đãi Nội địa 10 Sơ tuyển 11 Thầu phụ 12 Dịch vụ Tư vấn Bên vay ADB Quản lý 13 Dịch vụ Phi tư vấn Bên vay ADB Quản lý 14 Công nghệ cao 15 Chất lượng 16 Khiếu nại liên quan đến Đấu thầu 17 Không tuân thủ Đấu thầu 18 Thời gian Tạm hoãn 19 Doanh nghiệp có Vốn Nhà nước 20 Đấu thầu Điện tử 21 Thoả thuận Khung Cung cấp Dịch vụ Tư vấn 22 Hợp tác Công - Tư (PPP) 23 Quản lý Hợp đồng 24 Các trường hợp dễ bị tổn thương, bị tác động xung đột tình khẩn cấp vi Giới thiệu Tài liệu Hướng dẫn Những cải cách đấu thầu ADB hướng đến đảm bảo giá trị đồng tiền đầu tư thông qua cải thiện tính linh hoạt, chất lượng hiệu trình đấu thầu (xem minh hoạ bên Hướng dẫn giá trị đồng tiền đầu tư) Giá trị đồng tiền đầu tư phần cấu trúc đấu thầu thống với ba trụ hỗ trợ chính: hiệu quả, chất lượng linh hoạt Hai nguyên tắc chủ chốt minh bạch công xuyên suốt tất thành phần cấu trúc M i n h b a ̣c h Giá trị đồng tiền đầu tư Là việc sử dụng có hiệu quả, hiệu lực kinh tế nguồn lực, việc đòi hỏi phải thực đánh giá chi phí lợi ích có liên quan đồng thời đánh giá rủi ro, yếu tố phi giá và/hoặc tổng chi phí đầu tư cách phù hợp Hiệu Chất lượng Linh hoạt • Giảm chi phí giao dịch • Cải thiện kỹ • Tăng cường hàm lượng cơng nghệ cao • Cải thiện việc lập kế hoạch đấu thầu • Hỗ trợ khuyến khích hệ thống đấu thầu điện tử • Hỗ trợ quản lý hợp đồng • Giải kịp thời khiếu nại • Cải thiện quy trình đấu thầu nước thành viên phát triển • Cải thiện việc lập kế hoạch đấu thầu • Quản trị tốt • Hợp đồng có tiêu chí thực rõ ràng • Hạn chế tối đa khiếu nại • Quy trình cải tiến ADB • Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi • Đấu thầu phi tập trung • Thực theo chế đấu thầu thay • Quyết định dựa nguyên tắc • Cải thiện việc lập kế hoạch đấu thầu • Phân cấp đấu thầu • Đấu thầu với tiêu chí đánh giá theo trọng số Công băn ̀g Thời gian Thời gian yếu tố quan trọng định giá trị đồng tiền đầu tư Khi dự án hay quy trình hồn thành nhanh chóng, thời gian rút ngắn tạo giá trị lớn cho tất bên liên quan Ví dụ, dự án làm đường hoàn thành sớm mang lại lợi ích kinh tế, an ninh, hay giá trị khác cho cộng đồng mà phục vụ Điều làm tăng tỷ suất lợi nhuận đầu tư cho quan thực đẩy nhanh tiến độ dự án toán cho nhà thầu lựa chọn Tương tự vậy, dự án chậm tiến độ làm giảm giá trị đáng kể cho bên liên quan Khi xem xét giá trị đồng tiền đầu tư bối cảnh đấu thầu, cần lưu ý đến tất yếu tố (i) rút ngắn thời gian chu trình đấu thầu (ii) đẩy nhanh tiến độ thực dự án phát triển Giới thiệu Tài liệu Hướng dẫn Mục đích Tài liệu hướng dẫn nhằm mục đích hỗ trợ người sử dụng thông qua việc diễn giải cụ thể chi tiết sách Quy chế Đấu thầu ban hành năm 2017 ADB cho bên vay (bao gồm đơn vị nhận viện trợ khơng hồn lại) Hướng dẫn đưa thông tin bổ sung để người sử dụng xem xét áp dụng sách Quy chế Đấu thầu ADB trường hợp cụ thể Tài liệu tiếp tục cập nhật, sửa đổi Tài liệu hướng dẫn tiếp tục sửa đổi cập nhật cần thiết Vui lòng kiểm tra trang web ADB, phần Business Center để có phiên cập nhật nhất, https://www.adb.org/business/main Người sử dụng tài liệu Trong nhiều trường hợp, người đọc nên sử dụng hướng dẫn tùy theo nhu cầu cụ thể Để đảm bảo tính quán toàn Tài liệu hướng dẫn, giả định sau áp dụng đối tượng sử dụng: Người sử dụng chuyên gia tham gia vào dự án tài trợ phần hay tồn khoản vay/viện trợ khơng hồn lại ADB nguồn vốn ADB quản lý Câu hỏi thường gặp Các câu hỏi thường gặp, đề nghị giải thích làm rõ, ví dụ, thơng tin bổ sung, liên kết đến trang đào tạo tài nguyên hữu ích khác cung cấp trang web ADB Hãy nhớ kiểm tra trang web ADB, phần Business Center để tìm hiểu thêm thơng tin, https://www.adb.org/business/main Giá trị Pháp lý Thứ tự Ưu tiên Bản hướng dẫn giải thích cụ thể hóa điều khoản Quy chế Đấu thầu cho bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn Dịch vụ tư vấn (năm 2017 sửa đổi theo thời điểm) áp dụng cho quan điều hành (và thực hiện) dự án tài trợ cấp Chính phủ (và cấp địa phương) nhận phần hay toàn vốn đầu tư ADB (nghĩa ngoại trừ khoản vay dựa kết đầu cho vay sách ADB), khoản viện trợ khơng hồn lại (khơng bao gồm dự án hỗ trợ kỹ thuật tư vấn chuyên gia ADB quản lý), nguồn vốn ADB quản lý Trong trường hợp có mâu thuẫn hay khác biệt tài liệu hướng dẫn Quy chế Đấu thầu, Quy chế Đấu thầu ưu tiên áp dụng Hiệp định tài trợ điều chỉnh mối quan hệ pháp lý Bên vay ADB Quyền nghĩa vụ Bên vay nhà cung cấp hàng hóa, xây lắp, dịch vụ tuân theo tài liệu mua sắm cụ thể Bên vay phát hành hợp đồng ký Bên vay nhà cung cấp theo Hướng dẫn vii viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ADB — Ngân hàng Phát triển Châu Á KHQLHĐ — Kế hoạch quản lý hợp đồng KPI — Chỉ số đánh giá thực cơng việc ix TĨM TẮT TỔNG QUAN Hướng dẫn phân biệt hoạt động yêu cầu trước trao hợp đồng sau trao hợp đồng, với trọng tâm quản lý hoạt động sau trao thầu Nhận thức yêu cầu phải mang lại giá trị đồng tiền đầu tư, hướng dẫn tập trung vào lợi ích quản lý hợp đồng hiệu cách áp dụng phương pháp dự án tài trợ toàn phần khoản vay/ viện trợ khơng hồn lại ADB, nguồn vốn ADB quản lý Quản lý hợp đồng bao gồm tất giai đoạn hoạt động hướng tới mục tiêu chung đảm bảo kết dự kiến hợp đồng, bao gồm lập kế hoạch trước trao thầu, quản lý thực hợp đồng, lý hợp đồng Quy trình quản lý hợp đồng tốt Tăng tính hiệu • • • Chuẩn bị kế hoạch quản lý hợp đồng từ bắt đầu huy động nguồn lực tương ứng Hỗ trợ giám sát việc thực nhà thầu Vận hành hệ thống quản trị hợp đồng hiệu trì hệ thống quản lý hồ sơ đáng tin cậy Hạn chế rủi ro • • • Dự đốn trước vấn đề xảy ra, chẳng hạn chậm tốn, vấn đề tiếp cận cơng trường Đưa biện pháp giảm thiểu để giải rủi ro xác định Quản lý quy trình đóng dự án, đảm bảo khơng cịn vấn đề hay nghĩa vụ chưa giải Mang lại giá trị đồng tiền đầu tư • • • Nhà thầu đáp ứng yêu cầu dự án Dự án hoàn thành trước thời hạn Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hành V.  Các nguồn tham khảo thêm 5.1 Có thể tham khảo thêm tài liệu sau quản lý hợp đồng: (i) P Bailly cộng 2015 Procurement Principles and Management Tái lần thứ 11 Cambridge: Pearson (ii) R D Elsey 2007 Contract Management Guide Lincolnshire: Viện Mua sắm Cung ứng (iii) J Glover S Hughes 2012 Understanding the FIDIC Red Book: A Clause-by-Clause Commentary (iv) Tái lần London: Sweet & Maxwell (v) J A Huse 2013 Understanding and Negotiating Turnkey and EPC Contracts Tái lần London: Sweet & Maxwell (vi) A-V Jaeger G-S Hök 2010 FIDIC—A Guide for Practitioners Heidelberg: Springer (vii) R Knutson cộng 2005 FIDIC—An Analysis of International Construction Contracts The Hague: Kluwer Law International (viii) P Loots D Charrett 2009 HPractical Guide to Engineering and Construction Contracts Sydney: CCH Australia (ix) K Lysons B Farrington 2016 Procurement & Supply Chain Management Tái lần thứ Cambridge: Pearson (x) P Marsh 1998 Study Guide: Project and Contract Management Lincolnshire: Viện Mua sắm Cung ứng (xi) P Marsh 2000 Contracting for Engineering and Construction Projects Tái lần London: Nhà xuất Routledge–Gower (xii) Văn phịng Kiểm tốn Quốc gia 2016 Good Practice Contract Management London https://www.nao.org.uk/wp-content/ uploads/2016/12/ Good_practice_contract_management_ framework.pdf Phụ lục 1: Các vấn đề điển hình Quản lý hợp đồng A1.1 Những người có kinh nghiệm quản lý hợp đồng nhận thức vấn đề phát sinh giai đoạn thực hợp đồng từ kinh nghiệm họ Một danh sách khơng đầy đủ vấn đề điển hình cung cấp để nhà quản lý hợp đồng xem xét coi đầu vào đánh giá rủi ro hợp đồng Cần đưa vào kế hoạch quản lý hợp đồng hành động giảm thiểu rủi ro vấn đề xác định đánh giá rủi ro A Đối với Hàng hóa, Cơng trình, Nhà máy Dịch vụ liên quan (i) Nhà thầu sử dụng sai nguồn lực tạm ứng cho mục đích khơng liên quan đến hợp đồng (ii) Chậm bàn giao quyền tiếp cận mặt công trường (iii) Các vấn đề tái định cư gây rối địa phương công trường (iv) Không nộp kế hoạch thực (v) Chậm nộp hồ sơ bảo hiểm (vi) Chậm không nộp kế hoạch đảm bảo chất lượng (vii) Bán khơng thức nhượng lại tồn hợp đồng cho nhà thầu khơng có đủ kỹ lực quản lý hợp đồng (viii) Sử dụng nhà thầu phụ trái phép (ix) Nhà thầu chậm huy động vật liệu thi công thiếu vật liệu tăng giá vật liệu đột ngột thị trường (x) Chậm huy động nhân chủ chốt thiết bị thi cơng (xi) Nhà thầu cung cấp sản phẩm đầu chất lượng không tuân thủ (xii) Thiếu giám định thích hợp hàng hóa trước sau giao hàng (xiii) Nhà thầu không toán cho thầu phụ nhà cung cấp vật liệu (xiv) Không tuân thủ yêu cầu bảo vệ môi trường an tồn (xv) Khơng nộp báo cáo thí nghiệm kỹ thuật (xvi) Thiếu trao đổi và/hoặc không nộp báo cáo hàng tháng (xvii) Cho phép thay đổi gia hạn thời gian hợp đồng mà khơng có lý thỏa đáng (xviii) Không thống yêu cầu toán thêm gia hạn đơn giá hạng mục (xix) Nộp và/hoặc xử lý yêu cầu thay đổi hợp đồng không đầy đủ chậm trễ 20 Phụ lục (xx) Bên vay (hoặc bên nhận viện trợ khơng hồn lại) chậm xử lý toán kỳ toán cuối kỳ (xxi) Chậm khắc phục sai sót (xxii) Đảm bảo áp dụng điều khoản chấm dứt dựa hợp đồng (xxiii) Chậm thực chế giải tranh chấp (ví dụ: ban giải tranh chấp) B Đối với Dịch vụ tư vấn (i) Nhân chủ chốt thiếu kinh nghiệm thực tế lĩnh vực chuyên môn cụ thể (ii) Kiến thức kinh nghiệm thực tế chuyên gia tư vấn lĩnh vực chuyên môn không phù hợp với sơ yếu lý lịch họ (iii) Tư vấn trưởng khơng có mối quan hệ tốt với nhóm quản lý hợp đồng bên vay, chuyên gia khác với thành viên nhóm (iv) Chậm huy động chuyên gia tư vấn (v) Yêu cầu thay đổi có tác động chi phí (vi) Thường xuyên thay nhân (vii) Bên vay thiếu lực quản lý tư vấn, tư vấn chậm bàn giao sản phẩm thống theo thời hạn cách tăng đầu chuyên gia, hợp đồng theo thời gian (viii) Chất lượng sản phẩm bàn giao thấp tiêu chuẩn (ix) Sai lệch so với điều khoản tham chiếu thống (x) Bên vay chậm xử lý toán kỳ toán cuối kỳ (xi) Chậm thực chế giải tranh chấp Phụ lục 2: Ví dụ Kế hoạch Quản lý rủi ro Xác suất xảy Tác động Biện pháp ứng phó Người chịu Mốc thời gian trách nhiệm Nhóm quản lý dự án thiếu kinh nghiệm Cao Cao • Đào tạo tất thành viên nhóm • Huy động tư vấn có kinh nghiệm Giám đốc Quý dự án sau nhóm thực dự án thành lập Nhà thầu kinh nghiệm dự án ADB Trung bình Cao • Trình bày tất thơng tin chi tiết họp khởi động • Yêu cầu đào tạo nhân viên nhà thầu • Khuyến khích nhà thầu thuê quản lý dự án có kinh nghiệm Khi hợp đồng có hiệu lực Thiên tai Thấp Cao • Đảm bảo tất hợp đồng bảo hiểm ký kết, tốn trì đầy đủ Hàng quý sau Giám đốc hợp đồng có dự án hiệu lực Chưa hoàn thành thu hồi đất đến thời hạn bàn giao mặt xây dựng cho nhà thầu Trung bình Cao • Đảm bảo hành động trước để bàn giao mặt thuận lợi cho nhà thầu theo kế hoạch • Đảm bảo tổ chức họp thường xuyên ban điều phối ban đạo dự án giải phóng mặt liên ngành Trước trao thầu liên tục sau Bên vay (hoặc bên nhận viện trợ khơng hồn lại) Giám đốc dự án Nhận thức thấp kế hoạch quản lý môi trường cho công trường Trung bình Cao • Đưa kế hoạch quản lý mơi trường phần hợp đồng Trước đấu thầu Tổ chuyên gia đấu thầu Rủi ro Giám đốc dự án Giám đốc dự án nhà thầu Tiếp trang bên 22 Phụ lục Phụ lục (tiếp theo) Xác suất xảy Tác động Biện pháp ứng phó Người chịu Mốc thời gian trách nhiệm Đơn giá hợp đồng trở nên phi thực tế giá trị trường số vật liệu có biến động cao Trung bình Cao • Thận trọng xem xét rủi ro mà chủ đầu tư nên gánh cách đưa điều khoản điều chỉnh giá thời hạn hợp đồng Trước đấu thầu Nhà thầu nước có kinh nghiệm làm việc nước Thấp Cao • Kỹ sư giám sát chặt chẽ hợp đồng mua vật liệu thỏa thuận thầu phụ khác, đảm bảo nhà thầu phụ đủ lực phê duyệt làm việc công trường Cuộc họp khởi Kỹ sư giám động liên tục sát Giám đốc dự án thực Thành viên liên danh khơng tham gia thực dự án Trung bình Cao • Đảm bảo xây dựng điều khoản phù hợp, nghiêm ngặt hợp đồng, chẳng hạn “giám đốc dự án phía nhà thầu phải nhân viên thành viên liên danh huy động tồn thời gian cơng trường” Giai đoạn đấu thầu giai đoạn ký hợp đồng Tổ chuyên gia đấu thầu giám đốc dự án Nhà thầu không đủ dịng tiền, ảnh hưởng đến tiến độ Cơng việc có nhà thầu vượt khả thực đồng thời cam kết nhà thầu Trung bình Cao • Đánh giá kỹ khả huy động nguồn lực tài nhà thầu giai đoạn đấu thầu • Cần xem xét kỹ cam kết hợp đồng nhà thầu trước trao hợp đồng Giai đoạn đấu thầu Tổ chuyên gia đấu thầu Rủi ro Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á Nhóm đấu thầu Phụ lục 3: Ví dụ hệ thống Quản lý kết thực nhà thầu A3.1 Bảng A3 trình bày ví dụ hệ thống quản lý kết thực nhà thầu Danh sách số đánh giá kết thực (KPI) phải lựa chọn phù hợp với tính chất, khối lượng độ phức tạp cơng trình, số cho điểm từ đến (trong ví dụ bên dưới) đoạn (một nhóm hạng mục) gán trọng số định (trên tổng số 100%) để tính điểm tổng thể KPI thường đánh giá hàng tháng, đánh giá hàng q với cơng trình thực thời gian dài Bảng A3: Ví dụ hệ thống quản lý hiệu thực nhà thầu [THÁNG/NĂM] Các số thực A Kế hoạch thực (5% cho cơng trình hồn thành 10% cho cơng trình thực hiện) Trọng số/Điểm 10% Nhà thầu nộp kế hoạch thực vịng 28 sau lệnh khởi cơng, bao gồm kế hoạch nhà thầu phụ định [Điền điểm: (1/2/3/4)] Kế hoạch hoàn chỉnh với thứ tự thực công việc, thời gian, hồ sơ, xây dựng, trình tự thời gian thí nghiệm, biện pháp thi công, yêu cầu nhân thiết bị với kế hoạch huy động [v.v.] Nhà thầu nộp kế hoạch thực điều chỉnh kế hoạch trước khơng tương ứng với tiến độ thực tế theo thông báo kỹ sư giám sát Tổng A B Nhân (5% cho cơng trình hoàn tất thực hiện) Trong trường hợp liên danh, thỏa thuận liên danh phải tuân thủ đối tác đứng đầu liên danh phải chủ động tham gia công trường Giám đốc dự án phía nhà thầu phải nhân thành viên đứng đầu liên danh việc thay cần hạn chế mức tối thiểu Giám đốc dự án phía nhà thầu thực kịp thời hiệu nhiệm vụ Nhân chủ chốt có lực (theo hợp đồng) huy động theo kế hoạch chất lượng thực đạt yêu cầu 5% Tiếp trang bên Có thể sử dụng hệ thống tính điểm đơn giản trực quan hơn, màu đỏ, màu hổ phách màu xanh dùng để tính điểm KPI (khơng áp dụng trọng số theo KPI) 24 Phụ lục Bảng A3 (tiếp theo) [THÁNG/NĂM] Các số thực Trọng số/Điểm Nhà thầu hỗ trợ kỹ thuật tài cho đại diện ủy quyền công trường Tổng B C Thiết bị (5% cho cơng trình hồn thành 10% cho cơng trình thực hiện) Nhà thầu nộp kế hoạch thực vòng 28 sau lệnh khởi công, bao gồm kế hoạch nhà thầu phụ định Thiết bị điều kiện làm việc tốt có sẵn biện pháp bảo trì Sổ nhật ký thiết bị trì cách 10% Tổng C D Nhà xưởng (5% cho cơng trình hồn tất thực hiện) Phịng thí nghiệm trang bị tất thiết bị thí nghiệm Có sẵn quy trình thiết bị an tồn cơng trường Có sẵn biện pháp sức khỏe an toàn 5% Tổng D E Kế hoạch quản lý (5% cho cơng trình hồn thành 10% cho cơng trình thực hiện) Kế hoạch quản lý công trường, quản lý xây dựng quản lý môi trường lập thực Nhà thầu sử dụng chương trình thi cơng có trợ giúp máy tính để xây dựng biểu đồ Gantt, đường cong S quản lý giá trị thu Có kế hoạch quản lý rủi ro thi công 10% Tổng E F Quy định (5% cho cơng trình hồn tất thực hiện) Tuân thủ đầy đủ quy định lao động, bao gồm tiền cơng, thuế, bình đẳng giới có bảo hiểm Tiền quyền, tiền thuê khoản toán khác chi trả hạn lập thành hồ sơ theo luật pháp nước sở 5% Tổng F G Hợp đồng thầu phụ (5% cho cơng trình hồn tất thực hiện) Tất thầu phụ công trường phải kỹ sư giám sát chấp thuận Kết thực thầu phụ phải nhà thầu giám sát chặt chẽ 5% Tổng G H Năng suất Tiến độ thực công việc (25% cho cơng trình hồn tất thực hiện) 25% Bản vẽ thi công lập hạn đạt yêu cầu kỹ sư giám sát Tiếp theo trang bên Phụ lục 25 Bảng A3 (tiếp theo) [THÁNG/NĂM] Các số thực Nhà thầu ghi chép đầy đủ suất thực công việc huy động nguồn lực hàng ngày Nhà thầu thường xuyên theo dõi hiệu suất nguồn lực, theo dõi tiến độ thông qua báo cáo tiến độ hàng tuần nộp báo cáo tiến độ hàng tháng cho kỹ sư tư vấn hạn Tiến độ phù hợp với kế hoạch thực ban đầu điều chỉnh phê duyệt Các thí nghiệm kiểm soát chất lượng thực theo tiêu chuẩn kỹ thuật hồ sơ thí nghiệm lưu cơng trường Hồ sơ u cầu tốn nộp hạn, với tài liệu hỗ trợ đầy đủ xác Trọng số/Điểm Tổng H I Gia hạn thời gian thực hợp đồng (15% cho cơng trình hồn tất thực hiện) Không gia hạn thời gian, trừ trường hợp chậm trễ chủ đầu tư, thay đổi lớn tình bất khả kháng Bồi thường thiệt hại chậm trễ tính tốn theo hợp đồng, phải gia hạn thời gian chậm trễ nhà thầu 15% Tổng I J Thay đổi (10% cho cơng trình hồn tất thực hiện) Các dẫn thay đổi kỹ sư giám sát giải kịp thời Nhà thầu không lạm dụng việc thay đổi/đưa đề xuất thay đổi có lợi cho dự án chủ đầu tư để kéo dài thời gian thực công việc 10% Tổng J K Hồn thành bàn giao cơng trình (5% cho cơng trình hồn tất, khơng áp dụng cho cơng trình thực hiện) Thử nghiệm hồn thành thực kịp thời Nhà thầu tạo điều kiện để chủ đầu tư nhận bàn giao cơng trình cách đáp ứng tất nghĩa vụ hợp đồng 5% Tổng K L Thời hạn chịu trách nhiệm sai sót (5% cho cơng trình hồn thành 10% cho cơng trình thực hiện) 5% Các cơng trình cịn lại sửa chữa sai sót thực theo hướng dẫn kỹ sư giám sát Tổng L M Tranh chấp (5% cho cơng trình hồn thành, khơng áp dụng cho cơng trình thực hiện) Khơng có tranh chấp Tranh chấp giải theo hợp đồng Tổng M TỔNG CHO [THÁNG/NĂM XX] Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á 5% Phụ lục 4: Ví dụ mẫu Kế hoạch Quản lý hợp đồng A Các thành phần mô tả A4.1 Các thành phần mô tả kế hoạch quản lý hợp đồng (KHQLHĐ) bao gồm loạt lịch trình, bảng biểu đồ sơ đồ minh họa cho số liệu, vai trị trách nhiệm hợp đồng Các thành phần chủ yếu có ý nghĩa mô tả thông thường không thay đổi suốt thời gian hợp đồng (ngoại trừ mục “người liên hệ chính” bên liên quan thay trình thực hợp đồng trừ hợp đồng điều chỉnh) Cụ thể, thành phần bao gồm: Danh sách người liên hệ chính, với mơ tả ngắn gọn vai trị trách nhiệm Mục mô tả cá nhân chịu trách nhiệm dự án, với thông tin liên hệ tất bên liên quan, cập nhật cần thiết suốt thời gian thực hợp đồng (Bảng A4.1) (i) Bảng A4.1: Ví dụ danh sách đầu mối liên hệ Chức vụ Tên Email Điện thoại Nhà thầu XYZ Đại diện nhà thầu Ông/Bà …………… ……… @ com +XX XXX XXX XX Quản lý tài …………………… …………………… …………………… Quản lý hợp đồng …………………… …………………… …………………… Đại diện kỹ sư tư vấn giám sát Ông/Bà …………… ……… @ com +XX XXX XXX XX Kỹ sư trường …………………… …………………… …………………… Kỹ sư khảo sát khối lượng …………………… …………………… …………………… Công ty cấp nước Ông/Bà …………… ……… @ com +XX XXX XXX XX Cơng ty cấp điện Ơng/Bà …………… ……… @ com +XX XXX XXX XX Ông/Bà …………… ……… @ com +XX XXX XXX XX Ông/Bà …………… ……… @adb.org +63 632 XX XX Kỹ sư giám sát Đại diện cơng ty tiện ích Đại diện thành phố Phòng kỹ thuật Đại diện ADB Cán dự án Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á (ii) Quy trình trao đổi thơng tin Quy trình trao đổi thông tin (Bảng A4.2) mô tả cấu trúc quản lý mối quan hệ, bao gồm điểm Phụ lục 27 tương tác bên vay (hoặc bên nhận viện trợ khơng hồn lại) nhà thầu cấp tổ chức khác nhau, vai trò trách nhiệm bên, phương tiện tần suất tương tác cấp Bảng A4.2: Ví dụ quy trình trao đổi thơng tin Loại tương tác Chức vụ Tên Chủ đề Hàng ngày Đại diện nhà thầu Ông/Bà …………… Chủ đề Cuộc họp hàng tuần Đại diện nhà thầu Ông/Bà …………… Các vấn đề kỹ thuật ảnh hưởng đến cơng trình Cuộc họp hàng tháng Đại diện nhà thầu Ông/Bà …………… Đại diện kỹ sư tư vấn Ông/Bà …………… Cán dự án bên vay Ơng/Bà …………… • Tiến độ cơng trình • Kế hoạch thời gian • Thanh tốn • Thảo luận KPI • Khiếu nại [v.v.] Ng̀n: Ngân hàng Phát triển Châu Á (iii) Quy trình tốn tương ứng với quy trình hợp đồng (a) Những quy trình định hình nghĩa vụ chủ chốt (nhưng không nghĩa vụ nhất) chủ đầu tư với nhà thầu; đó, điều quan trọng phải giải thích thơng báo nghĩa vụ cho tất nhân viên phụ trách toán tổ chức bên vay để đảm bảo khoản toán thực hạn (b) Chậm toán thường nguyên nhân gây tranh chấp bên thường cho phép nhà thầu yêu cầu tốn khoản phí (lãi trả chậm) mà khơng ảnh hưởng đến quyền biện pháp khắc phục khác theo hợp đồng (c) KHQLHĐ bao gồm biểu đồ sơ đồ (với khung thời gian) để minh họa quy trình cách trực quan (một số hình thức hợp đồng tiêu chuẩn có bao gồm biểu đồ đó) (Hình A4.1) (iv) Danh sách sản phẩm đầu xác định mô tả phù hợp để dễ dàng theo dõi cập nhật nhằm tính tốn lệnh thay đổi q trình thực hợp đồng (a) Theo tính chất hợp đồng, sản phẩm đầu bao gồm cơng trình, hàng hóa và/hoặc dịch vụ (b) Mô tả sản phẩm đầu đưa vào tiêu chuẩn kỹ thuật (đối với hợp đồng xây dựng cơng trình hợp đồng cung cấp hàng hóa) điều khoản tham chiếu (đối với hợp đồng dịch vụ) 28 Phụ lục Hình A4.1: Ví dụ sơ đồ quy trình tốn Nộp hồ sơ yêu cầu toán hàng tháng (6 bộ) chứng từ kèm < 28 ngày < 56 ngày Kỹ sư tư vấn giám sát phát hành chứng toán tạm thời Bên vay toán số tiền xác nhận Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á (c) Ít hợp đồng xây dựng cơng trình (và đơi hợp đồng cung cấp hàng hóa có tính chất phức tạp), việc giám sát kiểm soát sản phẩm đầu yêu cầu can thiệp chuyên gia để hỗ trợ bên vay (ví dụ điển hình “kỹ sư tư vấn” hợp đồng xây dựng công trình) (v) Cơ chế kiểm sốt thay đổi hợp đồng (a) Đối với quy trình tốn, giải thích chế thay đổi quan trọng thơng báo cho người có liên quan đến việc quản lý hợp đồng tổ chức bên vay, chế kiểm sốt thay đổi có ảnh hưởng quan trọng đến chi phí thời gian (b) Nếu chế thay đổi sử dụng khơng phù hợp xảy tình trì hỗn, gián đoạn, vượt chi phí, chí tranh chấp bên (c) KHQLHĐ bao gồm số biểu đồ sơ đồ (với khung thời gian) minh họa trực quan cho quy trình (vi) Các yêu cầu lưu hồ sơ (a) Mục bao gồm danh sách loại hồ sơ tài liệu thu thập lưu trữ suốt thời hạn hợp đồng (ví dụ: hồ sơ hợp đồng điều chỉnh nào, danh sách lệnh thay đổi, thư từ, sản phẩm bàn giao theo hợp đồng, yêu cầu toán, yêu cầu toán thêm hay gia hạn, v.v.) (b) Cần bao gồm chi tiết hệ thống quy trình lưu trữ hồ sơ sử dụng cho mục đích Phụ lục 29 (vii) Quy trình giải vấn đề Các quy trình đảm bảo xử lý vấn đề cấp độ phù hợp không để leo thang, gây vấn đề mối quan hệ (viii) Quy trình giải tranh chấp Quy trình dành cho tranh chấp chưa giải leo thang B (ix) Quy trình báo cáo Cần tuân thủ yêu cầu báo cáo định kỳ ADB với bên vay (và bên đồng tài trợ, áp dụng) theo phần IV hướng dẫn (x) Hoạt động danh sách kiểm tra lý hợp đồng Các thành phần động A4.2 Các thành phần động KHQLHĐ bao gồm liệu thu thập (và từ) trình thực hợp đồng, với tất thơng tin phân tích phát sinh từ Cấu trúc định dạng thơng tin phân tích phải thiết kế phần KHQLHĐ bắt đầu lập hợp đồng; sau đó, yếu tố cập nhật định kỳ công cụ để theo dõi kết thực tiến độ hợp đồng Các thành phần chủ yếu bao gồm nội dung sau (i) Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm danh sách rủi ro xác định, hậu rủi ro mô tả trách nhiệm chủ đầu tư theo hợp đồng (chẳng hạn chậm bàn giao quyền tiếp cận cơng trường cho nhà thầu, chậm tốn sai sót khác nghĩa vụ hợp đồng bên vay, có khả dẫn đến tranh chấp hợp đồng); với kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro (ii) Các mốc hợp đồng, bao gồm cơng việc có tính chất quan trọng chủ chốt (còn gọi đường găng) Mục thường bao gồm kế hoạch nhà thầu nộp trước bắt đầu công việc cập nhật sau thời gian thực hợp đồng xác định tiến độ thực tế so với tiến độ dự kiến (Hình A4.2) (iii) Các số đánh giá kết thực quy trình đo lường (a) Thiết kế số đánh giá kết thực (KPIs) phần chiến lược quản lý hợp đồng (b) KPI sử dụng theo dõi suốt thời gian thực hợp đồng Hình A4.2: Ví dụ Kế hoạch thực hợp đồng từ dự án ADB tài trợ Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á Quản lý Hợp đồng Hướng dẫn đấu thầu Tài liệu cung cấp hướng dẫn cấp độ điều hành cho bên vay, thông qua quan chủ quản cách áp dụng hoạt động quản lý hợp đồng dự án chu trình đấu thầu cho dự án tài trợ toàn phần khoản vay viện trợ khơng hồn lại ADB, nguồn vốn ADB quản lý để đấu thầu mua sắm hàng hố, cơng trình dịch vụ Quản lý hợp đồng bao gồm ba giai đoạn: hoạt động chuẩn bị lập kế hoạch trước trao thầu, giám sát thực hợp đồng trình thực hợp đồng lý hợp đồng Quản lý hợp đồng đảm bảo nhà cung cấp, nhà thầu và/hoặc nhà tư vấn bàn giao sản phẩm thực nghĩa vụ theo yêu cầu thống hợp đồng Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu khuyến khích tăng giải ngân khoản vay nhiều kịp thời Giới thiệu Ngân hàng Phát triển Châu Á Tầm nhìn ADB phát triển khu vực Châu Á Thái Bình Dương khơng có đói nghèo Nhiệm vụ Ngân hàng hỗ trợ quốc gia thành viên phát triển giảm nghèo cải thiện chất lượng sống người dân Mặc dù đạt nhiều thành công, khu vực nơi cư trú tỷ lệ lớn người dân nghèo giới ADB cam kết giảm nghèo thơng qua phát triển kinh tế tồn diện, tăng trưởng bền vững môi trường hội nhập khu vực ADB có trụ sở đặt Manila với 67 quốc gia thành viên, bao gồm 48 quốc gia khu vực Cơng cụ để Ngân hàng hỗ trợ quốc gia thành viên phát triển đối thoại sách, cho vay vốn, đầu tư cổ phần, bảo lãnh, viện trợ khơng hồn lại hỗ trợ kỹ thuật NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á Số đại lộ ADB, thành phố Mandaluyong 1550 Metro Manila, Philippines www.adb.org ... sử dụng biểu trưng ADB, xin vui lòng liên hệ pubsmarketing @adb. org Ghi chú: Trong ấn phẩm này, “$” đồng Đô la Mỹ Xem thêm nội dung hiệu đính ấn phẩm ADB phát hành http://www .adb. org/publications/corrigenda... đầu tư ADB (nghĩa ngoại trừ khoản vay dựa kết đầu cho vay sách ADB) , khoản viện trợ khơng hồn lại (khơng bao gồm dự án hỗ trợ kỹ thuật tư vấn chuyên gia ADB quản lý), nguồn vốn ADB quản lý Trong. .. hiện) Trong trường hợp liên danh, thỏa thuận liên danh phải tuân thủ đối tác đứng đầu liên danh phải chủ động tham gia công trường Giám đốc dự án phía nhà thầu phải nhân thành viên đứng đầu liên danh