Thông tin tài liệu
THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NHA TRANG Đ 651,3 Qu 105 học oểTH À N H CỒNG I HỌC o ẩ GIÀU QUẦN LÝ CÔNG VIỆC VĂN PHÙNG NÀNG DÂU" TẠO TIÊNG THƠM CHO DOANH NGHIỆP THU VI EN DHI ; 1a „ ì NHAXUÃT bán tré BỘ SÁCH TĂNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CÁ NHÂN QUẢN LỶ CÔNG VIỆC VÃN PHỒNG “NÀNG DÂU” TẠO TIẾNG THƠM CHO DOANH NGHIỆP ỊỊỊịịịjÌ5Ịịj|ịjịlịijfílJỊiB^^ NHÀ XUẤT BẢN TRẺ Mục Lục Giới thiệu cuô'n sách i Cuốn sách cần thiết cho ai? i Giới thiệu chung Mục tiêu học tập Tơi tìm từ sách? i ii iii Phương pháp học iv Hãy đặt mục tiêu học cho mình! vii Phẩn A Vai trò văn phòng việc hoạch định văn phòng 1 Dẩn nhập Vai trò văn phịngtrong quan, đơn vịhaycơng ty Xác định khách hàng (đốitượng phục vụ) văn phòng Hoạch định cơng việc văn phịng Tóm tắt 22 Suy ngẫm 24 Phẩn B Quản lý sở vật châ't văn phòng 25 Dần nhập 25 Tổ chức không gian làm việc 26 Quản lý khu vực tiếp tân 36 Quản trị sở vật chất văn phòng 44 Quản lý việc sử dụng nguồn cung ứng dịch vụ bên ngồi 47 Tóm tắt 53 Suy ngẫm 54 Phẩn c Quản lý thông tin Dẫn nhập Thơng tin có giá 55 55 trị 56 Quản lý thư tín Hệ thơng lưu trữ/quản lýhồ 61 sơ, văn 66 Tiếp nhận xửlý thơngtin qua điện thoại 78 Tóm tắt 89 Suy ngẫm 90 Đánh giá kết 91 Bài kiểm tra nhanh 91 Bài tập tình 95 Tóm lược suy ngẫm 97 Tóm lược suy ngẫm K ế hoạch hành động 97 99 Đáp án tự đánh giá 101 Đáp án kiểm tra nhanh 109 Đáp án tập tinh 113 Cuô'n sách cẩn thiết cho ai? Nằm sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân, Quản Lý Cơng Việc Vãn Phịng thiết kế dành riêng cho: người phụ trách tham gia cơng việc hành chánh, văn phịng thuộc loại hình tổ chức; ■ Cuốn sách cần thiết quan tâm đến việc nâng cao hiệu cơng việc văn phịng; cho ai? ■ Giới thiệu chung chủ doanh nghiệp nhà quản lý doanh nghiệp vừa nhỏ; ■ Mục tiêu học tập ■ Tơi tìm từ với mục đích trang bị cho họ cơng cụ kiến thức quản lý văn phòng sách? ■ Phương pháp học Tuy nhiên, nhân viên làm việc doanh nghiệp vừa nhỏ, sinh viên nghiên cứu lĩnh vực quản trị tham khảo ■ Hãy đặt mục tiêu học cho mình! B Ư ẨN SRV 2701 - BH TScn sách này- Nó giúp bạn có * " nhìn tổng thể vấn đề quản lý Mguyểrt Dinh Chiếu - Nha Trang ,,, ( ! t‘lii' uX: v ) ^ ■- Cuốn sách hữu ích bạn muốn trang bị hiểu biết quản lý văn phịng, từ đề chiến lược quản lý hiệu cơng việc văn phịng bạn Giới thiệu chung Chúng ta thời đại có nhiều thay đổi diễn nhanh chóng Hàng ngày, thường xuyên nghe cụm từ “thời đại kỹ thuật số”, “thời đại công nghệ thông tin - viễn thơng” v.v Điều có ý nghĩa nơi làm việc? Văn phòng khơng cịn hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, cánh cửa khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang, hay tiếng đánh máy i Giới thiệu sách chữ lọc CỌ C Ngày văn phòng mang mặt đa dạng hơn: trang thiết bị đại, không gian mở, trí linh hoạt thích ứng với nhiều nhu cầu phương thức làm việc phong phú Thậm chí có văn phịng làm việc từ xa, văn phòng nhà, văn phòng ảo Cho dù dạng thức nào, xác lập có mặt văn phịng nhà quản lý có mối quan tâm chung chất lượng, tính hiệu từ hệ thơng, quy trình thói quen tập quán làm việc tô't nhằm phát huy tối đa chức nhiệm vụ văn phòng Hơn th ế nữa, nhà quản lý ngày nhận rõ việc tổ chức quản lý tốt hoạt động văn phịng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung, chí đến lợi nhuận cơng ty Các thành tơ' cần quản lý nói đến quản lý cơng việc văn phịng là: người, công nghệ, nguồn lực (bao gồm thời gian, tiền bạc, không gian & sở vật châ't) thông tin Các cuô'n sách khác Bộ sách Business Edge đề cập đến mảng khác quản lý quản lý công việc cá nhân, quản lý thời gian, quản trị nhân v.v Cuốn sách trao đổi với các'táạh phần liên quan dến vai trò văn phòng hành chánh, loại hình văn phịng đặc trưng cho hoạt động văn phòng Chúng ta đề cập đến bước việc hoạch định công việc văn phịng nói chung, tìm hiểu ngun tắc, công cụ kỹ quản lý mảng công việc thường nhật không nhỏ nhặt văn phịng: bơ' trí khơng gian văn phịng, quản lý sở vật chất, quản lý khu vực tiếp tân, quản lý nguồn cung ứng dịch vụ vật phẩm văn phịng, quản lý thơng tin dạng hồ sơ, văn bản, thư tín thơng điệp qua thư điện tử (email) hay điện thoại Mục tiêu học tập Khi hoàn thành sách này, bạn có th ể thực tơ't việc: ■ Mơ tả vai trị văn phịng quản trị hành chánh; ■ Xác định loại khách hàng khác văn phòng; ■ Ap dụng nguyên tắc, quy trình cơng cụ hoạch định cơng việc văn phòng; 11 Giới thiệu sách ■ TỔ chức việc quản lý bố trí khơng gian văn phịng, khu vực tiếp tân, dịch vụ cung ứng cho văn phòng theo nguyên tắc xác lập; ■ Thiết k ế hệ thông hữu dụng để quản lý thông tin văn phịng, Tơi tìm từ cuô'n sách? Cuốn sách chia thành nhiều phần tập trung vào chủ đề cụ thể liên quan đến mục tiêu cuồn sách Trong phần, bạn tìm thấy: ■ lý thuyết bao gồm nội dung chi tiết, giải thích ví dụ khái niệm chủ yếu; ■ thực hành đan xen vào nội dung nhằm giúp bạn chủ động suy nghĩ khái niệm vấn đề thảo luận; ■ tập tự đánh giá nhằm giúp bạn đánh giá kiến thức mà bạn tiếp thu từ phần sách; ■ tóm tắt điểm quan trọng nội dung phần; ■ hội để bạn suy ngẫm điều tâm đắc phần sách, từ xây dựng kế hoạch hành động cho cơng việc bạn Ngồi ra, bạn tìm thấy phần cuối sách: ■ kiểm tra nhanh để kiểm tra hiểu biết bạn khái niệm sách; ■ tập tình hng cho phép bạn áp dụng kiến thức kỹ bạn vào việc phân tích tình cụ thể; ■ hội để suy ngẫm đánh giá mức độ đạt mục tiêu học tập bạn đôi với sách; ■ kê' hoạch hành động nhằm áp dụng kiến thức sách vào thực tiễn công việc bạn; ■ đáp án tham khảo cho tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh tập tình Để giúp bạn tiện theo dõi nội dung sách, biểu tượng sau sử dụng: iii Giới thiệu sách Hãy tập trung nỗ lực làm tập thực hành, kiểm tra nhanh tập tình Hãy tự đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức bạn sau phần học Hãy ghi nhớ nội dung phần học Sau phần học, bạn dành phút ngẫm nghĩ điều bạn tâm đắc muốn áp dụng Hãy lưu ý Phương pháp học 5.1 Tôi nên học đẫu? Bất nơi nào! Cuốn sách thiết k ế đặc biệt theo phương pháp tự học, bạn nghiên cứu sách nơi Tuy nhiên để đạt hiệu cao nhất, bạn nên tập trung, tránh bị phân tâm yếu tô" xung quanh 5.2 Tôi nên học nào? Bất lúc nào! Mỗi người có thời gian thích hợp riêng để nghiên cứu sách cách hiệu Tốt bạn nên lập k ế hoạch trước dành khoảng thời gian nhâ't định để học sách Bạn đừng bỏ qua thực hành phần, chúng giúp bạn củng cổ' lại kiến thức vừa học dẫn dắt bạn sang nội dung tiếp IV Giới thiệu sách theo Cũng không nên lo lắng bạn thời gian cho thực hành lâu so với thời gian dự kiến Hãy nghiên cứu sách theo khả tiếp thu bạn 5.3 Tôi nên học nào? Bất cách nào! Cuốn sách thiết k ế để tự học thời gian 10 tiếng, khơng có nghĩa bạn phải cơ" gắng dành 10 tiếng liên tục để hồn thành sách Tốt bạn nên bắt đầu thời gian biểu đặn, ví dụ lần học tiếng Học đặn có kết tốt nhiều so với học dồn thời gian dài Tuy nhiên, bạn không nên kéo dài thời gian học sách, không bạn cảm thây chán nản Khi sử dụng sách này, bạn nên có sẩn tay bút chì có tẩy (gơm) để ghi chép linh hoạt thay đổi nhiều lần phần tập thực hành tập khác Cuốn sách dẫn dắt bạn qua hoạt động học tập sau: học, đọc, ghi chép, làm thực hành, tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh, tập tình huống, phần tóm lược suy ngẫm Sau phần học, bạn dừng lại phút trang suy ngẫm để điểm lại điều bạn cảm thấy tâm đắc dự định mà bạn muốn áp dụng vào thực tiễn công việc Điều giúp bạn bước xây dựng K ế hoạch Hành động sau nghiên cứu xong sách Hãy thảo luận ý tưởng kinh nghiệm thực tế với đồng nghiệp cộng bạn Điều giúp bạn nâng cao hiểu biết khắc sâu bạn học Nên tìm người học để giúp bạn trì tinh thần học tập kết thúc sách Khi bạn học xong sách, bạn có hội để áp dụng điều bạn học theo hai cách thức sau: ■ giải vân đề đặt tập tình huống; ■ lập k ế hoạch hành động Bài tập tình mơ tả tình thực tế xảy doanh nghiệp Việt Nam Nó giúp bạn xem xét tất V Giới thiệu sách điều bạn học kết hợp với kinh nghiệm bạn để xây dựng giải pháp thực tế cho vâ'n đề phức tạp K ế hoạch hành động hội để bạn áp dụng lý thuyêt vào thực tiễn tạo thay đổi nơi làm việc bạn! Nếu cần thiết, bạn trao đổi với đồng nghiệp cộng để xây dựng k ế hoạch hành động Hãy cụ thể hóa kê hoạch hành động thành bước định lượng thời gian hoàn thành cho bước Lưu ý k ế hoạch hành động công cụ hướng dẫn linh hoạt, khuôn khổ cứng nhắc Hãy treo k ế hoạch hành động nơi làm việc bạn, thường xuyên kiểm tra lại điều chỉnh thấy cần thiết 5.4 A i giúp tơ í? Bất người nào! Bạn tìm giúp đỡ từ nhiều người: ■ Chính thân bạn Khi gặp phải vấn đề chưa hiểu, cố gắng đọc lại Đừng bỏ Nếu bạn chưa hiểu, tạm ngưng, thư giãn đọc lại lần ■ Gia đình, b ạn bè đồng nghiệp Ngay họ không hiểu chủ đề mà bạn trao đổi trình thảo luận câu trả lời lại lóe lên đầu bạn ■ Dịch vụ hỗ trự Một số tổ chức đào tạo giáo dục giúp bạn tiếp cận với nhà chuyên môn để giải đáp câu hỏi vân đề vướng mắc Bạn liên hệ với Business Edge để biết thông tin dịch vụ (Xem địa liên lạc Business Edge bìa sách) 5.5 Việc học đánh nào? N ếu bạn nghiên cứu sách cách độc lập, thực hành, tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh k ế hoạch hành động giúp bạn tự đánh giá tiến Các tập thường khơng có câu trả lời xác nhât Đáp án cho tập mang tính tham khảo hướng dẫn, câu trả lời bạn khơng hồn tồn giống đáp án VI Hãy tóm lược vổ suy ngẫm Đáp án tập tự đánh giá Bài tập tự đánh giá 1 Các việc thường xuyên phòng hành chánh (Dấu X): d đăng ký hội trường để tổ chức tổng kết cuối năm e hướng dẫn khách quay số’ nội để nói chuyện với nhân viên giải thích vấn đề khách thắc mắc f lập quy trình theo dõi hóa đơn mua văn phịng phẩm chưa tốn g phát hành lịch công tác tuần công ty i điều xe đón đồn khách nước ngồi Các việc mà phòng hành chánh thực hỗ trợ phòng ban khác (Dấu V) là: a đặt in thêm tập giới thiệu tài liệu tiếp thị công ty (hỗ trợ phòng marketing) b hướng dẫn nhân viên kỹ thuật điền mẫu hợp đồng thuê dịch vụ lắp máy (hỗ trợ phòng kỹ thuật) c thiết kế thư mời dự hội nghị khách hàng (hỗ trợ phận quan hệ khách hàng) h thông kê cập nhật văn liên quan đến thuế thuộc ngành hàng sản phẩm cơng ty (hỗ trợ phịng tài vụ) j tập hợp catalogue chào giá linh kiện dùng sản phẩm cơng ty (hỗ trợ phịng thu mua) 101 Hãy tóm lược suy ngẫm B A khách hàng nội khách hàng bên ngồi b/ nhóm dự án p hất triển sản phẩm công ty a/ nhóm cơng ty lữ hành chun lo Visa cho nhân viên công tác c/ hai nhân viên tập phòng marketing d/ chuyên gia tư vấn đến làm việc với sếp e/ chuyên gia tư vấn làm việc bán thời gian với phòng kỹ thuật f/ đội nghiên cứu thị trường công ty đa quốc gia tìm hiểu khả ký hợp đồng thầu phụ với công ty Họ làm việc công ty, cộng với nhân viên công ty Họ người đơn vị bên có giao dịch với cơng ty Các bước hoạch định cơng việc tổ chức hội nghị xếp theo thứ tự sau: Thảo luận với phận liên quan nhóm để thống mục , tiêu yêu cầu cụ thể hội nghị lần Ghi bước cần phải tiến hành trước, ừong sau hội nghị Xác lập tiên độ thực bước công việc trình chuẩn bị hội nghị Xác định nguồn kinh phí để tổ chức hội nghị Phân công người chịu trá c h nhiệm mảng công việc lớn (thư mời, danh sách, đặt chỗ & phục vụ thức ăn, liên hệ diễn giả, v.v ) Dự kiến khả có diễn biến cố mưa, cúp điện đột xuất v.v k ế hoạch dự phòng Đ ánh giá mức độ hoàn thành, tổng kết rút kinh nghiệm cho lần khác, thực việc lại sau hội nghị 102 Hãy tóm lược suy ngẫm Bạn dùng lịch công tác tháng (hoặc quý) dành riêng cho s ự kiện lớn diễn từ đến C U Ố I năm Mỗi dự án có bảng tiến độ dự án sơ đồ Gantt, văn phịng lập bảng tiến độ tổng hợp ghi cột mốc thời gian quan trọng nhâ"t dự án để tiện theo dõi Lịch công tác tuần ln hữu dụng giúp văn phịng đảm bảo việc xếp hoạt động thường nhật Bài tập tự đánh giá Các điều cần quan tâm: i Vị trí phịng chuyển tới có thuận tiện thích hợp cho chức hoạt động văn phịng khơng? Hãy trao đổi với sếp bạn bố trí lầu phía sau, cạnh nhà kho Vì thơng thường phịng hành chánh gắn với khu vực tiếp tân tổng đài điện thoại, vị trí gần cửa cơng ty hợp lý ii Diện tích phịng so với nhu cầu bơ" trí theo chức vụ nhiệm vụ cơng việc người Nên có thông tin để xem xét trù liệu iii Các nhu cầu bàn ghế, trang thiết bị, cần thêm gì, thay đổi tủ kệ, ghế bàn, máy vi tính, điện thoại, v.v Lập danh sách, trao đổi vđi đồng nghiệp để khẳng định cần thiết Nên có dự trù cho thay đổi tới dự kiến iv Có ý kiến việc sơn quét màu trần, màu tường, lắp đèn, thơng gió cách trang trí, bố trí vật dụng phịng Tốt có số liệu đo đạc, quy cách yêu cầu, phác thảo qua vài cách bố trí chọn cách tối ưu, trước thật di chuyển V Và dĩ nhiên bạn phải có kế hoạch rõ ràng với thời gian lượng công việc cụ thể, thơng báo với nhân viên, phân cơng phịng cần nhờ hỗ trợ, để giảm thiểu việc gián đoạn cơng việc chung phịng lần “dọn nhà” 103 Hãy tóm lược suy ngẫm Bạn có ý kiến riêng điều tâm đắc nguyên tắc chung đề cập Thông thường bạn ý tìm cách ứng dụng điều mà trước bạn chưa quan tâm, không để ý tới, nghĩ áp dụng được, khơng có trỗ ngại mà lại đem đến tác dụng hữu ích, phải khơng? Chúng tơi xin phép tóm tắt lại điểm mong có nhiều điều thiết thực đối vối bạn: nghiên cứu nhu cầu sử dụng mặt bằng; phân tích mơi quan hệ dịng công việc, người làm việc thiết bị hỗ trỢ; lựa chọn bàn ghế đáp ứng nhu cầu người sử dụng; ý đến yếu tố thống khí, nhiệt độ, chiếu sáng, màu sắc, âm (tiếng ồn) nơi làm việc Khách có ấn tượng tốt đến khu vực tiếp tân do: khang trang, lịch có cách trí nói lên phong cách chung cơng ty tốt lên trân trọng khách có quan tâm chăm sóc giữ gìn cho khu vực tiếp tân ln ngăn nắp, sẽ; tính hiệu chun nghiệp hoạt động văn phịng nhận xét thơng qua thái độ, hành vi cử chỉ, lời nói, trang phục cách thức đón tiếp khách xử lý cơng việc nhân viên Với loại dịch vụ mà văn phịng có nhu cầu, thời điểm, tùy vào nhiều yêu tơ" liên quan đến mơi trường kinh doanh, văn phịng có ưu tiên khác lựa chọn nhà cung ứng Tuy nhiên, yếu tố cân nhắc chung thường là: chất lượng giá phương thức toán dịch vụ hậu mãi/bảo hành thời gian khả cung ứng uy tín nhà cung ứng 104 Hãy tóm lược suy ngẫm Bài tập tự đánh giá Chọn phương án phù hợp A B thư quảng cáo sản phẩm c vứt - nhận nhiều công ty X gửi tới lần biết không sử dụng a lưu - công ty X nhà cung ứng đáng tin cậy thư công ty quảng cáo mời tham gia hội chợ triển lãm c vứt - không thuộc ngành nghề liên quan công ty chủ trương a lưu - cơng ty có kế hoạch cho thời gian tới thư gửi kèm hồ sơ dự thầu d gọi điện báo cho người gửi bì thư bị rách thư từ phòng kỹ thuật gửi e trả lại người soạn, u cầu ký khơng có chữ ký đầy đủ biên lai xác nhận toán hợp f gửi bảo đảm đồng phòng tài vụ gửi cho nhà cung ứng thư thông báo quy định thuế b chuyển cho phịng liên quan (tài chính-kế tốn) Điền vào chỗ trông a Những văn chứng minh tư cách pháp lý công ty điều lệ, quyền, phát minh sáng chế lưu không thời hạn b Việc lưu trữ hồ sơ bao gồm việc xếp, cất giữ truy lục giây tờ, văn bản, liệu tập hồ sơ hay tủ hồ sơ c Nhiệm vụ cơng tác quản lý hồ sơ kiểm sốt, lưu giữ bảo mật d Văn phòng cần huân luyện cho nhân viên thấy quan trọng cần thiết phải bảo vệ thông tin riêng tư liên quan đến khách hàng lợi ích kinh doanh cơng ty 105 Hãy tóm lược suy ngẫm e Khi văn phịng xác lập hệ thơng mã sơ cách lưu trữ tiện dụng phải phổ biến hưởng dẫn nhân viên sử dụng cho thống nhâ't, định kỳ đánh giá cập n h ậ t cách quản lý hồ sơ cho phù hợp với yêu cầu hoạt động công ty Các khâu quan trọng giao dịch qua điện thoại Nhận gọi - chào, tự xưng, xác định người gọi đến, mục đích gọi, ghi nhận yêu cầu thực Chuyển gọi - báo chuyển, xác định đồng ý, báo với người tiếp nhận, kiểm ưa kết nối thông suốt Nhận & chuyển tin nhắn - chủ động đề nghị, ghi lại thông tin thiết yếu, chuyển tin nhắn Thực gọi - chọn thời gian gọi thích hợp, tự xưng, nêu mục đích, nói ngắn gọn có chuẩn bị Hành vi a Hỏi lại cho rõ tên số điện thoại người để lại tin nhắn b Y cầu giữ m để b n chạy tìm sếp khơng biết đâu 106 Nên Không nên X Lý Luôn cần xác định rõ người để lại tin nhắn ai, từ đâu gọi đến cần liên lạc lại có số điện thoại xác X K hơng b iế t sếp h iệ n đ âu khơng thể u cầu giữ máy khơng biết khách đầu phải chờ Hơn nữa, việc “không biết sếp đâu” việc riêng bạn, không nên khách đánh giá cơng ty bạn thiếu nề nếp Tốt trả lời sếp khơng có mặt, đề nghị để lại tin nhắn, gọi lại sau Hãy tóm lược suy ngẫm Hành vi Nên Không nên c Giữ điện thoại đầu vai hai tay bận lật tìm sơ" liệu để báo cho khách lúc tiếp tục nói d Gác máy sau cảm ơn chào để kết thúc gọi Lý X Hãy để khách gác máy sau hẹn gọi lại, bình tĩnh tìm số liệu để tránh cập rập, sai sót; vả lại, giữ ơng nghe nói chuyện không rõ, đầu dây không tiếp nhận rõ thông tin X Đây phong cách chuẩn kết thúc gọi e Xin lỗi, che nghe chào người khách vừa bước vào phòng X Cần ghi nhận khách vừa vào phòng dù bận gọi, bày tỏ ý quan tâm, niềm nở tiếp tân f Hỏi khách tên báo người họ cần tìm khơng có X Làm tạo cho khách suy nghĩ ta dặn trước không tiếp người này, vơ tình gây phật ý b - HỒ Sơ lưu theo thời gian “năm 2002” Báo cáo tổng kết công ty năm 2002 kế hoạch hoạt động thời gian tới (Nếu lưu hồ sơ “báo cáo” hay “kế hoạch” khơng bao gồm hết nội dung; loại hồ sơ phát sinh theo năm, nên lưu theo năm.) b - Hồ sơ lưu theo “nhân sự” Hợp đồng lao động nhân viên Nguyễn Ngọc Nga (Nếu lưu theo “hỢp đồng” nhầm lẫn với loại hợp đồng giao dịch khác công ty, lưu theo chữ thuận tiện nằm hồ sơ nhân chung.) 107 Hãy tóm lược suy ngẫm c - Hồ sơ lưu theo “pháp lý” Công văn quan quản lý thông báo thời hạn tái đăng ký kinh doanh (Phương án “công văn” chung chung; phương án lưu theo tên quan quản lý tiện dụng cơng ty có nhiều quan quản lý câp khác quan lại phát nhiều công văn thời gian hoạt động.) c - Hồ sơ lưu “chi nhánh c ầ n Thơ” Phương án kinh doanh chi nhánh công ty cần Thơ (Hồ sơ “Phương án kinh doanh” (PAKD) có thư mục PAKD chi nhánh Trong hồ sơ chi nhánh, PAKD thời điểm khác nhau, có, lưu theo số.) c - Hồ sơ lưu “cần theo dõi” Thư khiếu nại công ty gửi cho quan hữu quan (Hai phương án lưu theo ngày gửi theo công văn không giúp lưu ý theo dõi kết khiếu nại.) 108 Hãy tóm lược suy ngẫm Đáp án kiểm ỉra nhanh A Câu Các vai trò văn phịng là: ■ trung tâm tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin phối hợp quy trình hoạt động cơng ty; ■ cánh tay đắc lực cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ quản lý hoàn thành trách nhiệm; ■ trung tâm hoạch định kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhật (quy trình, tiêu, định mức v.v ); ■ trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho cấc phòng, ban chức hoạt động dự án chuyên biệt Câu Những câu hỏi chủ yếu thường đặt cần hoạch định công việc là: ■ Tại làm việc này? Mục đích nhắm tới gì? Thực trạng sao? Kết mong muôn nào? ■ Những bước cơng việc cần làm gì? Thực cách nào? Tiến độ sao? Nguồn lực có gồm gì? Phân cơng trách nhiệm cho ai? ■ Dự phịng tình khác xảy ra? Cách để theo dõi, kiểm tra, chấn chỉnh kịp thời? ■ Kết đạt so với mong muôn nào? Bài học rút từ kinh nghiệm này? Câu Các tác động mà mơi trường làm việc gây cho nhân viên công ty là: ■ Môi trường tốt đem lại yên tâm, tiện nghi, thoải mái để nhân viên đạt hiệu suất tối ưu, góp phần tăng lợi ích cho cơng ty ■ Mơi trường không tốt dễ gây mệt mỏi, bực dọc, căng thẳng, để kéo dài dẫn đến số bệnh mãn tính tai nạn nghề nghiệp, người làm việc suất thấp số ngày nghỉ việc tăng, ảnh hưởng đến hiệu suẩt hoạt động chung tồn cơng ty 109 Hãy tóm lược suy ngẫm Các yếu tổ’ mà người tổ chức không gian làm việc cần đảm bảo là: Câu Tính khoa học hợp lý việc bố trí vật dụng; Sự phù hợp bàn ghế, thiết bị với người sử dụng; Điều chỉnh thích hợp yếu tố nhiệt độ, thống khí, chiếu sáng, tiếng ồn; ■ Câu Đảm bảo an toàn, tiện nghi thoải mái cho người làm việc Để tổ chức tốt khu vực tiếp tân cần: thực nguyên tắc tổ chức bcí trí khu vực tiếp tân theo yêu cầu thể văn hóa cơng ty, ý đến vật dụng, cách trang trí, tiện ích xác lập quy ước chuẩn mực nhiệm vụ, yêu cầu đôi với công việc tiếp tân huấn luyện kỹ lễ tân giao tiếp cho nhân viên tiếp tân (và nhân viên liên quan thuộc phòng hành chánh) thường xuyên theo dõi, ghi nhận phản ánh khách hàng (cả nội bên ngoài) để giúp liên tục cải thiện Câu Văn phòng cần sử dụng dịch vụ bên ngồi? Văn phịng khơng thể có đầy đủ hết kinh nghiệm lực để thực việc Văn phòng cần tập trung nguồn lực đầu tư vào cơng việc mà thực hiệu Với việc văn phịng khơng có kinh nghiệm chun mơn sâu; việc khơng trọng tâm hay khơng thường xun mà lại địi hỏi đầu tư đào tạo máy móc thiết bị nhiều, việc sử dụng dịch vụ bên ngòai đem lại lợi ích chi phí hiệu Câu Để tăng hiệu công tác quản lý-lưu trữ hồ sơ có thể: xác định mục đích đối tượng sử dụng hệ thơng quản lý - lưu trữ thiết lập quy trình chuẩn việc quản lý -lư u trữ phổ biên, hướng dẫn, huấn luyện thường xuyên theo dõi giúp đỡ nhân viên giao nhiệm vụ có k ế hoạch kiểm tra, đánh giá, cập nhật cải tiến hệ thông 110 Hãy tóm lược suy ngẫm Câu Bạn có trình tự riêng phù hợp với u cầu thực tế hoạt động cơng ty Quy trình tổng quát thông thường bao gồm bước: ghi nhận; phân lọai; xử lý sơ bộ; chuyển, phúc đáp lưu Câu Xin nhắc lại số’ cách lưu trữ phổ biến: lưu tên theo thứ tự bảng chữ cái; lưu theo số; lưu kết hỢp chữ số; lưu theo đề tài hay chủng loại; lưu theo địa danh; lưu theo thứ tự thời gian Câu 10 Để trì hình ảnh tốt cơng ty thông qua giao dịch điện thoại, cần: ■ ghi nhận thực tế phát điều cần thay đổi ■ thiết lập quy trình chuẩn yêu cầu công ty đôi với việc giao dịch qua điện thoại ■ đào tạo toàn nhân viên (dĩ nhiên có nhân mạnh việc huấn luyện sâu cho nhân viên tiếp tân trực điện thoại) kỹ giao tiếp qua điện thoại ■ thường xuyên ghi nhận phản ánh khách, tự kiểm tra để chấn chỉnh mực kịp thời, không để xảy giao dịch “không đạt yêu cầu” qua điện thoại B Câu sếp cáu gắt: “Bức fax đóng dấu ‘khẩn’ mà từ chiều thứ Sáu đến sáng thứ Ba tới tay tôi, nghĩa làm sao?” Nguyên nhân: ■ công ty không xác lập quy trình quản lý thư tín, ■ cơng ty có quy trình chưa nhấn mạnh đến yếu tơ” thời gian xử lý thư tín khẩn; ■ người xử lý khơng tn thủ quy trình Biện pháp: tùy theo nguyên nhân mà có biện pháp khắc phục, là: ■ xác lập quy trình quản lý thư tín với đầy đủ yêu cầu tiếp nhận, xử lý, chuyển thư; ■ qui định rõ thời hạn trường hợp khẩn; ■ huân luyện nhân viên có cách theo dõi kiểm tra để đảm bảo quy trình tuân thủ 111 Hãy tóm lược suy ngẫm Câu Khách hàng than phiền: “Tôi bước vô công ty anh, đứng chờ 10 phút chẳng thấy bóng dáng để hỏi thăm câu Hôm gọi tới nhắn anh cho người qua gấp lấy mẫu hợp đồng sửa lại, đợi hồi khơng tới Sáng gọi vô chuông đố hồi không nhấc máy Làm ăn kiểu thiệt ngán quá!" Nguyên nhân: Có thể ■ tiếp tân nghỉ éím, người làm thay lại bận rộn chạy tới chạy lui choàng gánh cơng việc; ■ quy trình kỹ giao tiếp qua điện thoại chưa thiết lập huân luyện cho nhân viên; ■ qui định chế độ trực quầy tiếp tân không làm rõ, không tuân thủ Biện pháp: ■ cần phân công rõ tiếp tân bận tạm thay thế; ■ tuân thủ qui định việc phải nhấc máy vịng ba hồi chng, việc chuyển tin nhắn kịp thời đến người Câu Vị trưởng phịng kinh doanh bực mình: “Vụ mua phần mềm hoãn lại đi, mời ba bốn nơi tư vấn, hỏi thăm tứ phía rốt khơng biêt giá duyệt tới đâu nói chuyên với người ta ” Ngun nhân khơng có thiếu sót quy định sử dụng dịch vụ bên Trường hợp cho thấy họach định việc giải nhu cầu phần mềm phòng kinh doanh, yếu tố nguồn lực (tài chính) chưa đặt đầy đủ B iện pháp khắc phục: Công ty cần có quy định sử dụng dịch vụ bên ngoài, tiêu chuẩn chọn lựa nhà cung ứng có tiêu chí để định giá, bên cạnh yếu tố chất lượng dịch vụ, uy tín nhà cung ứng, khả cung ứng theo yêu cầu công ty Riêng trường hợp này, phịng kinh doanh nên có qui trình sử dụng dịch vụ bên ngồi sau: ■ lấy báo giá từ nhà cung cấp; ■ đánh giá báo giá đó; ■ thơng báo đề xuất với cấp phận liên quan lựa chọn phịng 112 Hãy tóm lược suy ngẫm Câu Nhân viên văn phòng ca cẩm: “Dạo làm việc mau mệt vừa đau lưng, vừa mỏi mắt Ngày khỏi quan muốn sốt râm ran Oải người Cứ tới thứ Hai em thấy sợ!” Bạn ý mệt mỏi xảy thời gian làm việc, khơng gặp phải nhân viên nhà vào cuối tuần Đây ừong biểu “hội chứng bệnh văn phòng” đề cập phần tổ chức không gian làm việc Giải pháp Chú ý đến yếu tố bơ" trí văn phịng bao gồm: ■ ghế, bàn, máy vi tính có bố ữí phù hợp, vừa tầm người làm việc hay khơng, có tựa lưng, gác tay thích hợp khơng; ■ ánh sáng có thiếu lóe mắt khơng; ■ nhiệt độ văn phịng, máy điều hịa mở q lạnh/nóng, thiếu thơng khí; ■ thói quen cách ngồi làm việc nhân viên có hợp lý chưa Chú ý yếu tố cường độ công việc bao gồm: ■ khối lượng cơng việc có q tải; ■ khoảng nghỉ ngơi buổi vừa phải để không tạo căng thẳng mức phải chịu áp lực công việc liên tục Đáp án tập tình hng Có thể bạn đồng ý với Quốc chuyển sở nhổ gia đình quen làm theo kinh nghiệm sang công ty trách nhiệm hữu hạn với yêu cầu giao dịch mở rộng đa dạng hơn, công ty cần phải thiết lập văn phịng Chính văn phịng thực vai trị đầu mơ"! phối hợp hoạt động, hỗ trợ cho khâu chức khác thực nhiệm vụ quản lý, đảm nhận chức họach định (thiết lập quy chuẩn, quy trình đảm bảo cho hoạt động thông suốt), tổ chức, hướng dẫn kiểm tra cơng việc cồng ty Văn phịng tổ chức tốt giúp ông Tâm cậu Quốc nhanh chóng đưa hoạt động vào nề nếp, thích ứng vđi thay đổi mở rộng kinh doanh, chun nghiệp hóa cơng tác quản lý 113 Hãy tóm lược suy ngẫm Chúng ta nghĩ đến người: tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm, đào tạo bản, người giúp cơng ty tổ chức cơng việc văn phịng Thế việc tìm người giỏi giang, biết việc khơng phải ln sấn dàng Hơn nữa, dù có người giỏi, Quốc người đặt yêu cầu phù hợp với nhu cầu quản lý công việc công ty Do vậy, Quốc khâu hoạch định, với phân tích tình hình cơng ty, u cầu gì, cơng việc cần đưa vào nề nếp, quy củ, mục tiêu chung gì, v.v Để từ đưa “đầu bài” cho việc tổ chức văn phòng Như đề cập trên, quản lý văn phòng, quan tâm đến yếu tố liên quan đến nguồn lực sử dụng phục vụ hoạt động (cơ sở vật chất, thông tin, cơng nghệ, tài chính, thời gian, người v.v ) Do đó, điều mà cậu Quốc cần quan tâm là: ■ Thời gian Đối với văn phòng vừa đưa vào hoạt động, cần thời gian để hoạch định, xác lập qui trình hoạt động chuyển đổi chế hoạt động cũ sang chế Việc diễn sớm chiều ■ Các nguồn lực cần thiết: tài chính, người sở vật chất Đây nguồn lực mà Quốc cần ý để văn phịng hoạt động từ đầu ■ Các khâu tạo hiệu tức thời cho hoạt động văn phịng bao gồm quy ưình cần thiết lập nào, tiêu chuẩn cơng việc gì, trao đổi thơng tin văn phịng cơng ty sao, việc cung cấp điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên văn phịng Sự cam kết ủng hộ ơng Tâm đốì với thay đổi hoạt động công ty xuất phận văn phịng Văn phịng Qc đề x't khơng hoạt động ông Tâm nhân viên giữ cung cách làm việc cũ thời sở kinh doanh gia đình Sự thay đổi khơng trọn vẹn có Quốc đơn phương thực Chúng ta tin Quốc thuyết phục ông Tâm 114 QUẢN LÝ CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG “N À N G D Â U ” T Ạ O T IÊ N G TH Ơ M C H O D O A N H N G H IỆ P Chịu trách nhiệm xuất TS QUÁCH THU NGUYỆT Biên tập THÀNH NAM Bìa BÙI NAM Sửa in PHẠM NGUYỄN Kỹ thuật vi tính THU HÀ NHÀ XUẤT BẢN TRẺ 161B, Lý Chính Thắng - Quận - Thành phố Hổ Chí Minh ĐT : 9316289 - 9350973 - 9316211 - 8465595 - 8465596 Fax : 08.8437450 - E-mail : nxbtre@icm.vnn.vn Website : http://www.nxbtre.com.vn CHI NHÁNH NHÀ XUẤT BẢN TRẺ TẠI HÀ NỘI Số 20 ngõ 91 Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội ĐT : (04) 7734544 - Fax : (04) 7734544 E-mail : vanphongnxbtre@hn.vnn.vn Khổ 16 X 24cm, Số 47-2006/CXB/46-05/ĐKKH/Tre Quyết đinh xuất số: 411A/QĐ-Tre, ngày 10 tháng 03 năm 2006 In 3.000 cuốn, Nhà in Thanh Niên, 62 Trần Huy Liệu - Q PN-TP.HCM In xong nộp lưu chiểu tháng năm 2006 ... Làm Việc Cá Nhân Busi ness Edge Bạn vừa qua bưđc việc hoạch định công việc văn phòng Bạn nhận biết vai trò văn phòng khách hàng mà văn phòng phục vụ Bạn học bước hoạch định công việc văn phòng. .. thảo, tổ chức kiện công ty a Sắp xếp lịch, chuẩn bị hẹn v.v cho sếp ■ xử lý thông tin, liệu ■ quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ, xử lý văn ■ quản lý vật tư, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, vật... việc văn phịng Tóm tắt 22 Suy ngẫm 24 Phẩn B Quản lý sở vật châ't văn phòng 25 Dần nhập 25 Tổ chức không gian làm việc 26 Quản lý khu vực tiếp tân 36 Quản trị sở vật chất văn phòng 44 Quản lý việc
Ngày đăng: 17/02/2021, 10:25
Xem thêm:
