Cải tiến quy trình và chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch dự án tại công ty nguyễn kim

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA - BÙI THỊ MỸ THUẬN CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM Ngành : Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 60.34.04.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA - BÙI THỊ MỸ THUẬN CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM Ngành : Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 60.34.04.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ GVHD: TS.PHAN TRỌNG NHÂN TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2018 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐHQG TP.HCM Cán hướng dẫn khoa học: Tiến sĩ Phan Trọng Nhân (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Cán chấm nhận xét 1: TS Trương Tuấn Anh (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Cán chấm nhận xét 2: PGS.TS Nguyễn Tuấn Đăng (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Luận văn Thạc sĩ bảo vệ trường Đại học Bách khoa, ĐHQG, Tp.HCM Ngày… tháng… năm… Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị Hội đồng chấm bải vệ luận văn Thạc sĩ) PGS.TS Đặng Trần Khánh, Chủ tịch TS Phan Trọng Nhân, Hướng dẫn TS Lê Hồng Trang, Thư ký TS Trương Tuấn Anh, Phản biện PGS.TS Nguyễn Tuấn Đăng, Phản biện PGS.TS Nguyễn Thanh Bình, Ủy viên Xác nhận Chủ tịch Hội đồng đánh giá luận văn Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau luận văn đươc sửa chữa (nếu có) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA KH & KTMT PGS.TS Đặng Trần Khánh i ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: BÙI THỊ MỸ THUẬN MSHV:1570548 Ngày, tháng, năm sinh: 20/09/1984 Nơi sinh: Bình Thuận Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 60.34.04.05 I TÊN ĐỀ TÀI Cải tiến quy trình chức quản lý công việc phần mềm quản lý kế hoạch dự án công ty Nguyễn Kim II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG Tìm hiểu tổng quan phân tích trạng quy trình quản lý cơng việc cho dự án bất động sản Công ty Nguyễn Kim.  Nghiên cứu sở lý thuyết liên quan đến quy trình quản lý cơng việc dự án.  Khảo sát ý kiến cấp lãnh đạo Khối Đầu tư để thống quy trình khai báo công việc phần mềm.  Đề xuất quy trình khai báo cơng việc xác thực chấp thuận triển khai quy trình đề xuất   Triển khai quy trình khai báo cơng việc phần mềm.  Kiến nghị cập nhật lại chức quản lý cơng viêc theo quy trình từ kết khảo sát cấp lãnh đạo.  III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS PHAN TRỌNG NHÂN Tp.HCM, ngày tháng CÁN BỘ HƯỚNG DẪN năm 2018 TRƯỞNG KHOA KH & KTMT TS PHAN TRỌNG NHÂN ii LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, cho xin gởi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến Thầy TS.Phan Trọng Nhân, Thầy tận tình hướng dẫn tơi suốt q trình thực Luận văn Có lúc tơi dường khơng có hướng cho đề tài nghiên cứu Trong trình khảo sát ý kiến người dùng, tơi lại tiếp tục gặp khó khăn phần kết thu thập Nhưng Thầy đồng hành tơi lúc gặp khó khăn Thầy gỡ khó khăn Từ đó, tơi lại có hướng cho luận văn Tơi chân thành cảm ơn Thầy Cô Khoa KH & KTMT tận tình giảng dạy truyền đạt cho tơi nhiều kiến thức q trình học tập để áp dụng vào công việc thực tế Cuối cùng, xin gởi lời cảm ơn đến cấp quản lý, đồng nghiệp Công ty Nguyễn Kim, anh, chị, em lớp MIS – 2015 hỗ trợ tạo điều kiện để tơi hồn thành luận văn TP.HCM, ngày 18 tháng 06 năm 2018 Học viên khóa 2015 BÙI THỊ MỸ THUẬN iii TĨM TẮT Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Ở Việt Nam nói chung cơng ty Nguyễn Kim nói riêng, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý cần thiết cấp bách Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý giúp cho Công ty tiết kiệm nhiều thời gian, nhân sự, chi phí quan trọng giúp cho nhà quản lý có thơng tin nhanh chóng kịp thời Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Nguyễn Kim Công ty hoạt động kinh doanh đa ngành nghề lĩnh vực bất động sản Trong lĩnh vực bất động sản có nhiều vấn đề cần quản lý như: chi phí, nhân cơng, tài sản, tiến độ dự án Tiến độ dự án ảnh hưởng nhiều đến uy tính phát triển cơng ty Hiện tại, Cơng ty có quy trình phê duyệt chấp thuận đầu tư quy trình lập kế hoạch cơng việc Nhưng hai quy trình gây khơng khó khăn cho khối đầu tư, làm ảnh hưởng đến chi phí hoạt động phịng ban Bên cạnh cơng ty có phần mềm Quản lý kế hoạch dự án (PMP) để quản lý công việc dự án Nhưng phần mềm có thiết kế giao diện nhập liệu gây q nhiều khó khăn cơng tác nhập liệu, đánh giá thống kê tổng quan tiến độ thực cơng việc Từ đó, làm cho nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch dự án phòng ban hạn chế, phịng ban chuyển sang báo cáo cơng việc phương pháp nhập tay liệu công cụ như: Microsoft Excel, Microsoft Project Chính khó khăn với vị trí cơng tác tác giả công ty, tác giả định chọn đề tài “CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM” Với đề tài này, tác giả thực nghiên cứu cải tiến quy trình lập kế hoạch cho dự án cải tiến chức quản lý công việc phần mềm quản lý kế hoạch dự án cho tối ưu nhất, nhằm hỗ trợ cấp quản lý công ty việc theo dõi kế hoạch dự án nhanh chóng kịp thời iv ABSTRACT In the context of global economic integration, along with the strong development of information technology, In Vietnam in general and Nguyen Kim company in particular, the application of information technology in the management is very necessary and urgent Applying information technology in management will help the company save a lot of time, personnel, cost and more importantly, help managers get information quickly and in time Nguyen Kim Investment and Development Joint Stock Company is a multi-industry business company, but the main field is real estate In the field of real estate there are many issues that need management, which is indispensable is the work plan in each project The progress of a project greatly influences the prestige and development of the company At present, the company has a process of approval of investment approval and the process of job planning But these two processes have caused many difficulties for the investment block, affecting the operating costs in the department In addition, the company also has Project Management (PMP) software that manages work for each project But because the software has an interface design, it causes too many difficulties in inputting, evaluating and summarizing the progress of the work As a result, the demand for the Project Management Plan software in the departments was limited, and departments gradually switched to manual reporting on tools such as: Microsoft Excel, Microsoft Project Because of these difficulties, along with the current position of the author in the company The author decided to select the topic "Improving the process and task management functionality of the project management plan software at Nguyen Kim company" Under this topic, the author study the planning process for each project and improve the work management function of the software in the most optimal way to support the management level in the company to follow track the project plan quickly and in a timely manner v LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất nội dung luận văn tơi hồn tồn thực nghiên cứu Dữ liệu thu thập, xử lý có nguồn gốc rõ ràng, trung thực khách quan Ngày 18 tháng 06 năm 2018 Bùi Thị Mỹ Thuận vi MỤC LỤC NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ ii LỜI CẢM ƠN iii TÓM TẮT iv ABSTRACT v LỜI CAM ĐOAN vi MỤC LỤC vii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ix DANH MỤC BẢNG xi DANH MỤC HÌNH xii CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI .1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.3 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phương pháp nghiên cứu .2 1.3.2 Mô hình nghiên cứu kế hoạch thực .3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1.1 Tổng quan dự án quản lý dự án? 2.1.1.1 Khái niệm Dự án 2.1.1.2 Vai trò người quản lý dự án 2.1.1.3 Các mô hình quản lý dự án đầu tư 2.1.1.4 Những lựa chọn mơ hình quản lý dự án đầu tư 2.1.2 Lợi ích việc ứng dụng ERP 10 2.1.2.1 Khái niệm ERP 10 2.1.2.2 Lịch sử phát triển ERP 10 2.1.2.3 Lợi ích kinh doanh ERP 12 2.2 CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 15 2.2.1 Lập kế hoạch dự án 15 2.2.1.1 Cấu trúc phân chia công việc lịch biểu sơ đồ GANT .15 2.2.1.2 Sơ đồ mạng 16 2.2.2 Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn .19 2.2.2.1 Phương pháp quan sát 19 2.2.2.2 Phương pháp điều tra 21 2.2.2.3 Phương pháp chuyên gia 26 CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM 29 vii 3.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY 29 3.1.1 Tổng quan hoạt động công ty 29 3.1.2 Giới thiệu ngành Bất động sản công ty 30 3.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 33 3.3 HIỆN TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY 34 3.3.1 Các phân hệ nghiệp sử dụng công ty 34 3.3.2 Quy trình quản lý cơng việc ngành BĐS công ty 35 3.3.2.1 Quy trình xác định đầu tư dự án 35 3.3.2.2 Quy trình lập cơng việc thực dự án 36 3.3.2.3 Chức khai báo công việc phần mềm PMP 37 CHƯƠNG 4: CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 39 4.1 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 39 4.1.1 Xác định liệu cần thu thập 39 4.1.2 Xác định mục đích đối tượng khảo sát ý kiến .42 4.1.3 Khảo sát kết 42 4.1.3.1 Quá trình thu thập thông tin khảo sát 42 4.1.3.3 Đề xuất 45 4.2 CẢI TIẾN CÔNG CỤ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 49 4.2.1 Khảo sát việc sử dụng phần mềm quản lý công việc 49 4.2.2 Đề xuất cải tiến quy trình cập nhật chức quản lý công việc .51 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 53 5.1 KẾT LUẬN 53 5.2 KIẾN NGHỊ 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC 57 PHỤ LỤC 60 PHỤ LỤC 61 PHỤ LỤC 65 PHỤ LỤC 66 PHỤ LỤC 67 PHỤ LỤC 68 PHỤ LỤC 69 PHỤ LỤC 71  viii PHỤ LỤC Bảng liệu công việc thực loại dự án Loại dự án Phát tiềm Kết nối, đàm phán ghi nhớ thỏa thuận hợp tác Hoạch định phương án phê duyệt dự án Ký kết hợp tác/ mua đất CNĐT/Công nhận chủ đầu tư Phê duyệt quy hoạch dự án (1/500) Thiết kế ý tưởng / Thiết kế sở Quyết định giao/thuê đất Xác định tiền sử dụng đất/ tiền thuê đất Thiết kế kỹ thuật thi công / cấp giấy phép xây dựng Thẩm định xác định giá trị thị trường thời điểm hoàn thành pháp lý/ đầu tư/ hợp tác/ Thanh khoản Thông qua phương án nhận chuyển giao/ chuyển nhượng dự án Ký hợp đồng thiết kế chi tiết Hoàn thiện thiết kế chi tiết Ký hợp đồng thi cơng Khởi cơng Hồn thiện phần hầm Hồn thiện 50% Cất Hồn thiện nội thất, M&E khác Hồn công đưa vào sử dụng/Bàn giao Thông qua phương án bán hàng marketing Bán hàng 30% số lượng sản phẩm Bán hàng 60% số lượng sản phẩm Bán hàng 90% số lượng sản phẩm Hoàn tất pháp lý & bàn giao sổ cho khách hàng Báo cáo kết kinh doanh dự án 57 Loại dự án Phát tiềm Kết nối, đàm phán ghi nhớ thỏa thuận hợp tác Hoạch định phương án phê duyệt dự án Ký kết hợp tác/ mua đất Nhận mặt thực địa CNĐT/Công nhận chủ đầu tư Phê duyệt quy hoạch dự án (1/500) Chấp Thuận Đầu tư Dự án Thiết kế ý tưởng / Thiết kế sở Quyết định giao/thuê đất Xác định tiền sử dụng đất/ tiền thuê đất Cấp GCN Quyền sử dụng đất Thiết kế kỹ thuật thi công / cấp giấy phép xây dựng Thẩm định xác định giá trị thị trường thời điểm hoàn thành pháp lý/ đầu tư/ hợp tác/ Thanh khoản Đo vẽ Sở hữu cơng trình đất Xin thơng tin quy hoạch/GPQH Góp vốn thành lập pháp nhân Xin điều chỉnh định thuê đất dài hạn Xác định nghĩa vụ tài Xin cấp phép xây dựng 58 Loại dự án Phát tiềm Kết nối, đàm phán ghi nhớ thỏa thuận hợp tác Hoạch định phương án phê duyệt dự án Ký kết hợp tác/ mua đất Nhận mặt thực địa CNĐT/Công nhận chủ đầu tư Phê duyệt quy hoạch dự án (1/500) Chấp Thuận Đầu tư Dự án Thiết kế ý tưởng / Thiết kế sở Quyết định giao/thuê đất Xác định tiền sử dụng đất/ tiền thuê đất Cấp GCN Quyền sử dụng đất Thiết kế kỹ thuật thi công / cấp giấy phép xây dựng Thẩm định xác định giá trị thị trường thời điểm hoàn thành pháp lý/ đầu tư/ hợp tác/ Thanh khoản 59 PHỤ LỤC Bảng liệu khảo sát chuyên gia GĐ Phát GĐ chuẩn bị Đầu tiềm tư - Phát tiềm - - Kết nối, đàm phán ghi nhớ thỏa thuận hợp tác - - Hoạch định GĐ Thương mại - Ký kết hợp tác/ - Thiết kế ý tưởng / Thiết kế sở - mua đất - - Nhận mặt - Quyết định giao / thuê đất - Công nhận chủ - Xác định tiền sử dụng đất/ tiền thuê đất - 10 đầu tư – - Phê duyệt quy - Xin cấp GCN Quyền sử hoạch dự phê duyệt (1/500) - án - Hồn cơng đưa vào sử dụng/Bàn giao - 17 thực địa - phương án dự án -3 GĐ Đầu tư dụng đất - 11 - Thiết kế kỹ thuật thi công / - Thông qua phương án bán hàng marketing 18 cấp giấy phép xây dựng - - Hoàn tất 12 pháp lý & - Thẩm định xác định giá bàn giao sổ trị thị trường thời điểm cho khách hoàn thành pháp lý/ đầu tư/ hàng - 19 hợp tác/ Thanh khoản - 13 - Báo cáo kết - Nộp hồ sơ xin thông tin kinh doanh quy hoạch -14 - Nộp hồ sơ ĐKQSDĐ cập nhật qua pháp nhân 15 - Xin cấp phép xây dựng 16 60 dự án - 20 PHỤ LỤC Kết thống kê theo số ý kiến đồng thuận chuyên gia công việc giai đoạn dự án 61 62 63 64 PHỤ LỤC Thông tin khảo sát ý kiến để cập nhật quy trình phê duyệt dự án đầu tư Câu hỏi 1: Bạn có hài lịng với quy trình việc phê duyệt chấp thuận đầu tư dự án không  hài lịng  khơng hài lịng  Chỉnh sửa khác Câu hỏi 2: Bước lập thiết kế giai đoạn dự án thực phận  Khối đầu tư  Ban thẩm định dự án  VP.HĐQT Câu hỏi 3: Với quy trình cải tiến bên dưới, bạn có hài lịng khơng  Hài lịng  Khơng hài lịng  Chỉnh sửa khác 65 PHỤ LỤC Bảng danh sách câu hỏi việc đánh giá quy trình lập kế hoạch cơng việc chi tiết cho nhân viên Câu hỏi 1: Sự hài lòng cấp lãnh đạo quy trình cũ  Hài lịng  Khơng hài lịng Câu hỏi 2: Cấp bật tạo kế hoạch công việc chi tiết cho nhân viên  Giám đốc khối  Nhân viên tự tạo Câu hỏi 3: Kế hoạch công việc chi tiết nhân viên vị trí xét duyệt  Giám đốc khối  VP.HĐQT  Ban thẩm định Câu hỏi 4: Cần bổ sung thêm phân cấp công việc kế hoạch cơng việc chi tiết nhân viên khơng  Có  Khơng Câu hỏi 5: Vị trí tạo phân cấp công việc cho cho kế hoạch chi tiết công việc nhân viên  Giám đốc khối  Ban thẩm định Câu hỏi 6: Sự hài lòng cấp lãnh đạo quy trình  Hài lịng  Khơng hài lịng 66 Anh/chị sử dụng chức quản lý công việc công ty Chức quản lý công việc mang lại hiệu thời gian thực công việc anh/chị Sự khuyến khích sử dụng chức quản lý công việc cấp lãnh đạo phịng ban anh/chị Quy trình khai báo công việc phần mềm quản lý dự án cho hiệu Chức quản lý công việc chi tiết phần mềm quản lý dự án có hỗ trợ anh/chị nhìn tổng quan tiến độ tồn kế hoạch Việc khai báo công việc chức quản lý công việc bị lặp lại nhiều lần lần tạo công việc cho dự án Cần cải tiến lại quy trình khai báo cơng việc phần mềm Áp dụng phương pháp đường găng để hiển thị tổng quan tiến độ công việc Tạo công việc mẫu chung để sử dụng cho tất loại dự án 10 Thay chức quản lý công việc phần mềm quản lý dự án 67 Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Câu hỏi Bình thường Số TT Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý PHỤ LỤC Xin cho biết mức độ hài lòng Anh/chị với phát biểu sau đánh dấu  vào ô tướng ứng với cấp độ từ đến Giao diện chức quản lý công việc dễ hiểu dễ dàng sử dụng Quy trình khai báo công việc chức ngắn dễ sử dụng Chức quản lý công việc hỗ trợ anh/chị nhìn tổng quan tiến độ cơng việc Quá trình xử lý (lưu/ sửa) chức quản lý cơng việc nhanh chóng Dễ dàng kiểm tra CBNV thực công việc Thơng tin nhập liệu đủ để kiểm sốt tiến độ thực công việc Chức thiết kế mở rộng đáp ứng nhu cầu quản lý riêng biệt công việc, giai đoạn dự án Tiết kiệm thời gian nhập liệu chức Mức độ hài lòng anh/chị chức cải tiến 68 Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Câu hỏi Bình thường Số TT Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý PHỤ LỤC Khảo sát mức độ hài lòng Anh/chị với phát biểu sau cách đánh dấu  vào ô tướng ứng với cấp độ từ đến PHỤ LỤC Kết khảo sát chức quản lý công việc hệ thống chạy thử nghiệm công ty Nguyễn Kim 69 70 PHỤ LỤC Bảng xác nhận cấp lãnh đạo Công ty Nguyễn Kim 71 ... dự án o Phân tích thực trạng sử dụng chức quản lý công việc phần mềm Quản lý kế hoạch dự án công ty o Đề xuất cải tiến quy trình lập kế hoạch dự án chức quản lý công việc phần mềm quản lý kế hoạch. .. cải tiến quy trình lập kế hoạch cho dự án cải tiến chức quản lý công việc phần mềm quản lý kế hoạch dự án cho tối ưu nhất, nhằm hỗ trợ cấp quản lý công ty việc theo dõi kế hoạch dự án nhanh chóng... công ty, tác giả định chọn đề tài “CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM? ?? Với đề tài này, tác giả thực nghiên cứu cải tiến