(Luận văn thạc sĩ) giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng xây dựng số 2

    BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM HỒ THỊ THANH NGỌC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2010     BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM HỒ THỊ THANH NGỌC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ HỒ THỊ THANH NGỌC TP Hồ Chí Minh – Năm 2010     MỤC LỤC Trang 1.1/ Lời mở đầu 01 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 03 Vai trị kiểm sốt nội với cơng tác quản lý tổ 03 chức 1.1.1/ Sự đời kiểm soát nội 03 1.1.2/ Khái niệm kiểm soát nội 05 1.1.3/ Vai trò, tác dụng kiểm sốt nội với cơng tác quản lý 06 1.2/ 07 Các yếu tố kiểm soát nội 1.2.1/ Mơi trường kiểm sốt 07 1.2.2/ Đánh giá rủi ro 12 1.2.3/ Hoạt động kiểm sốt 15 1.2.4/ Thơng tin truyền thông 18 1.2.5/ Giám sát 19 1.3/ 21 Đặc điểm kiểm soát nội đơn vị hành nghiệp có thu 1.3.1/ Đặc điểm đơn vị hành nghiệp có thu 1.3.2/ Đắc điểm kiểm sốt nội đơn vị hành nghiệp 21     có thu 24 Kết luận chương 30 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI 31 BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 2.1/ Giới thiệu trường Cao đẳng Xây dựng Số 31 2.1.1/ Lịch sử hình thành phát triển 31 2.1.2/ Quy trình hoạt động đào tạo trường 33 2.1.3/ Mục đích, phạm vi, đối tượng nghiên cứu 35 2.2/ 35 Thực tế kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số 2.2.1/ Môi trường kiểm soát 36 2.2.2/ Đánh giá rủi ro 42 2.2.3/ Hoạt động kiểm sốt 44 2.2.4/ Thơng tin truyền thông 46 2.2.5/ Giám sát 49 2.3/ 52 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng số Kết luận chương 55 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT 56 ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG     XÂY DỰNG SỐ 3.1/ Mục tiêu 56 3.1.1/ Mục tiêu ngắn hạn 56 3.1.2/ Mục tiêu dài hạn 56 3.2/ 57 Giải pháp liên quan đến phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 3.2.1/ Mơi trường kiểm sốt 57 3.2.2/ Đánh giá rủi ro 59 3.2.3/ Hoạt động kiểm sốt 61 3.2.4/ Thơng tin truyền thông 64 3.2.5/ Hoạt động giám sát 65 3.3/ 67 Xây dựng chế vận hành hệ thống kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số 3.3.1/ Xây dựng chế vận hành 67 3.3.2/ Phân công công tác quản lý 72 3.3.3/ Kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội 78 3.4/ 81 Các kiến nghị 3.4.1/ Kiến nghị với Ban Giám hiệu 81 3.4.2/ Kiến nghị với phịng Tài –Kế toán 82     3.4.3/ Kiến nghị với đơn vị có liên quan 82 Kết luận chương 84 Kết luận chung 85 Tài liệu tham khảo 86 Phụ lục 88 ‐ 1 ‐    LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, kinh tế phát triển địi hỏi nhà quản trị phải có biện pháp để quản lý đơn vị tốt Và kiểm soát nội hệ thống giúp nhà quản trị đạt điều Khái niệm kiểm sốt nội trở thành khuân mẫu lý thuyết chuẩn báo cáo COSO năm 1992 Kiểm soát nội trình thực nhà quản lý nhân viên để đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu đơn vị Sự cần thiết đề tài: Bất kỳ đơn vị muốn quản lý tốt, đạt mục tiêu đề cần đến hệ thống kiểm soát nội hoạt động hiệu Các đơn vị hành nghiệp khơng nằm ngồi quy luật Các đơn vị hành nghiệp ngày mở rộng, quy mơ ngày lớn, địi hỏi nhà quản lý đơn vị hành nghiệp phải trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội Và đặc biệt từ có Nghị định 43/2006/NĐ – CP (ban hành ngày 25/04/2006) giao quyền tự chủ tài cho đơn vị hành nghiệp có thu tự trang trải 100% chi phí hoạt động đơn vị nghiệp có thu tự trang trải phần chi phí đơn vị phải phát triển hệ thống kiểm soát nội để giúp nhà quản trị quản lý nguồn lực để đạt mục tiêu cách hợp lý Đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số 2” đời từ cần thiết việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hoạt động hiệu trường ‐ 2 ‐    Mục tiêu luận văn: - Vận dụng lý thuyết kiểm soát nội báo cáo COSO 1992 để tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm sốt nội trường Cao đẳng Xây dựng Số - Đề tài tập chung đưa giải pháp kiến nghị để nâng cao hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài hệ thống kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số (đơn vị hành nghiệp có thu) Phương pháp nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu dựa phương pháp luận khoa học Lý luận nghiên cứu dựa phương pháp khái qt hóa, tổng hợp, phân tích Phần thực tiễn nghiên cứu dựa phương pháp quan sát, vấn, phương pháp sử dụng bảng cân hỏi – trả lời viết, phân tích Kết cấu luận văn gồm chương: - Chương 1: Lý luân chung kiểm soát nội - Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số - Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số ‐ 3 ‐    CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.1 - Vai trị kiểm sốt nội với cơng tác quản lý tổ chức 1.1.1 - Sự đời kiểm soát nội Sự đời hệ thống kiểm soát nội (Internal Control System) chia thành giai đoạn sau: * Giai đoạn tiền COSO (Từ năm 1992 trở trước): Năm 1929, Công bố Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) lần đưa khái niệm kiểm soát nội cơng nhận vai trị hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Vào thời điểm kiểm soát nội hiểu đơn giản biên pháp giúp cho việc như: bảo vệ tiền không bị nhân viên gian lận; bảo vệ tài sản khơng bị thất thốt; ghi chép kế tốn xác; tuân thủ sách nhà quản lý Giữa thập niên năm 1970, kiểm soát nội chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống kiểm soát nội vận dụng kiểm toán Năm 1977, khái niệm kiểm soát nội lần xuất văn pháp luật Điều Luật Hành vi hối lộ nước Điều sau vụ bê bối Watergate (phát khoản tốn bất hợp pháp cho phủ nước ngồi), Quốc hội Mỹ thơng qua Điều Luật Từ năm 1980 - 1988, kiểm soát nội trọng (do kiện nhiều công ty cổ phần niêm yết Hoa Kỳ sụp đổ) nhiều qui định hướng ‐ 4 ‐    dẫn ban hành Những quy định đưa nhằm hướng đến mục tiêu phát triển vai trị kiểm sốt nội tổ chức Tuy nhiên, chưa có hệ thống lý luận có tính chuẩn mực kiểm sốt nội cịn tồn số bất đồng quy định * Giai đoạn Báo cáo COSO (năm 1992): Ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) Ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội Kế tốn Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội nhà quản trị tài (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội (IIA) Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) COSO đưa khn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm sốt nội Báo cáo COSO năm 1992 có phần: - Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý - Phần 2: Khn khổ chung kiểm sốt nội - Phần 3: Báo cáo cho bên - Phần 4: Các cơng cụ đánh giá kiểm sốt nội Báo cáo COSO tài liệu nghiên cứu định nghĩa kiểm soát nội cách đầy đủ có hệ thống * Giai đoạn hậu COSO (Từ năm 1992 đến nay): Từ báo cáo COSO đời, nhiều nghiên cứu mở rộng phát triển nhiều lĩnh vực như: - COBIT _ 1996 (Control Objective For Information and Related Technology) ISACA ban hành COBIT hệ thống kiểm soát nội phát ‐ 83 ‐    Ban Giám hiệu trường kiểm soát khoản thu chi đảm bảo cở sở liên kết địa phương không thu chi sai với chế độ ‐ 84 ‐    KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số Các giải pháp xây dựng vào mục tiêu ngắn hạn dài hạn hệ thống kiểm soát nội trường Về ngắn hạn, giải pháp đưa dựa vào yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội nhằm khắc phục nhược điểm hệ thống kiểm soát nội Về dài hạn, việc xây dựng chế vận hành hệ thống kiểm soát nội trường giúp giúp hoạt động kiểm soát nội phát huy hiệu tối đa việc quản lý phù hợp với phát triển không ngừng nhà trường ‐ 85 ‐    KẾT LUẬN CHUNG Kiểm soát nội hệ thống biện pháp, hoạt động nhà quản lý nhân viên đơn vị nhằm bảo đảm cho hữu hiệu hiệu hoạt động; bảo đảm cho đáng tin cậy hệ thống báo cáo tài chính; bảo đảm cho tuân thủ luật lệ quy định Hoạt động hệ thống kiểm soát nội cần thiết nhà quản trị đơn vị Luận văn đời từ cần thiết Luận văn gồm chương cung cấp lý luận kiểm soát nội từ áp vào nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số Mục đích cuối luận văn từ việc khảo sát thực tế đề biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trường Với việc đưa giải pháp kiến nghị hy vọng giúp Ban Giám hiệu có biện pháp quản lý tốt để phù hợp với pháp triển không ngừng trường ‐ 86 ‐    TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Anh Committee of Sponsing Organisations of Treadway Commision, Internal Contral – Intergrated Framework, Website : www.en.wikipedia.org Tiếng Việt Quốc Cường, Thanh Thảo (2002), Luật Ngân sách Nhà nước văn hướng dẫn thi hành, Nhà xuất TP.HCM Quốc Cường, Thanh Thảo (2005), Hệ thống chế độ kế tốn hành nghiệp, Nhà xuất Tài Phạm Quang Huy, Nguyễn Việt Hưng, Thiều Thị Tâm (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Thống kê Lê Hoàng Lan (2006), Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, Website www.chungta.com Tạ Thị Thùy Mai (2008), Thực trạng giải pháp nâng cao tính hiệu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Lâm Đồng nay, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Nguyễn Trần Huy Tuấn (2004), Hoàn thiện chế độ tài áp dụng cho đơn vị nghiệp có thu Việt Nam, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, khoa Kế toán – Kiểm toán (2004), Kiểm toán, Nhà xuất Thống kê Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, khoa Kế toán – Kiểm tốn (2007), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Thống kê ‐ 87 ‐    Các trang web: www.mof.gov.vn, www.tapchiketoan.com, www.thuatlanhdao.com, www.quantritructuyen.com, ‐ 88 ‐    PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát sử dụng luận văn BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ (Câu hỏi đóng) 1/Thơng tin chung: - Họ tên nhân viên vấn: - Chức vụ: 2/ Câu hỏi: Trả lời Không Câu hỏi Có 1/ Đơn vị có xây dựng yêu cầu tính trực đạo đức đơn vị khơng? 2/ Nhà quản lý có thực nghiêm túc tính trực yêu cầu đạo đức đề đơn vị không? 3/ Đơn vị phổ biến hướng dẫn Không Không trả lời biết ‐ 89 ‐    cụ thể yêu cầu đạo đức khơng? 4/ Đơn vị có tồn áp lực điều kiện để dẫn đến hành vi thiếu trung thực không? 5/ Ban Giám hiệu có họp thường xuyên để đánh giá hoạt động đơn vị khơng? 6/ Ban Giám hiệu có đánh giá cao vai trị kiểm sốt nội khơng? 7/ Ban giám hiệu có cung cấp đầy đủ,kịp thời thơng tin tình hình hoạt động,tài đơn vị khơng? 8/ Ban Giám hiệu phịng ban có bàn bạc để lên kế hoạch hoạt động? 9/ Trong đơn vị có thường xuyên xảy biến động nhân vị trí quản lý cấp cao? 10/ Nhà quản lý có hiểu biết rõ chế độ quản lý tài đơn ‐ 90 ‐    vị hành nghiệp? 11/ Nhà quản lý có kiên chống gian lận giả mạo chứng từ sổ sách 12/ Đơn vị có đề cao tính trung thực, hạnh kiểm tốt có khả chuyên mơn tuyển dụng nhân viên? 13/ Đơn vị có tổ chức thường xuyên huấn luyện nâng cao trình độ cho nhân viên khơng? 14/ Đơn vị có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng ? 15/ Quy chế khen thưởng, kỷ luật có thực triệt để trường? 16/ Đơn vị có yêu cầu bảo mật thông tin với nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm? 17/ Nhân viên kế tốn có bị áp lực khối lượng công việc để dẫn đến không đảm bảo chuẩn bị sổ sách kế toán đáng tin cậy không? ‐ 91 ‐    18/ Năng lực nhân viên kế tốn có đảm bảo để khơng dẫn đến sai sót trọng u lập Báo cáo tài chính? 19/ Trong đơn vị, quyền hạn trách nhiệm có phân chia rõ ràng cho phận văn khơng? 20/ Đơn vị có tổ chức thơng tin đến toàn đơn vị hệ thống nhân sự, quyền hạn trách nhiện phận? 21/ Trách nhiệm quyền hạn phịng ban có bị trùng lặp? 22/ Có kiểm tra giám sát lẫn chức thực không? 23/ Quyền hạn trách nhiệm tài có giao cho nhân viên quản lý cụ thể? 24/ Đơn vị có lập bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên, cụ thể nhiệm vụ thủ tục kiểm sốt có liên quan đến trách nhiệm ‐ 92 ‐    25/ Đơn vị có thường xuyên nhận dạng phân tích rủi ro hoạt động mình? 26/ Việc bảo quản hệ thống liệu không bị hư hỏng, mát có tiến hành thường xuyên? 27/ Ban giám hiệu có đánh giá thay đổi nhân tố sau đến việc lập Báo cáo không? 28/ Nhân 29/ Thay đổi, ứng dụng hệ thống thơng tin? 30/ Các phịng ban hoạt động khác? 31/ Trong đơn vị có phân chia trách nhiệm đầy đủ: không kiêm nhiệm chức phê chuẩn, thực hiện, ghi chép bảo quản tài sản? 32/ Chứng từ có đánh số liên tục trước sử dụng khơng? 33/ Chứng từ có lập kịp thời thời điểm phát sinh nghiệp ‐ 93 ‐    vụ khơng? 34/ Có đầy đủ chứng từ phản ánh cho tất hoạt động kinh tế tài phát sinh? 35/ Đơn vị có quy định rõ ràng trình tự luân chuyển loại chứng từ khơng? 36/ Có kiểm tra số liệu chứng từ với việc ghi chép sổ sách, phần mềm kế tốn? 37/ Chứng từ kế tốn có ghi chép trung thực phê duyệt người có trách nghiệm khơng? 38/ Định kỳ đơn vị có tiến hành đối chiếu sổ sách kế tốn với tài sản thực tế khơng? 39/ Đơn vị có đối chiếu số liệu với kho bạc, với đơn vị liên kết đào tạo 40/ Trong đơn vị việc kiểm tra độc lập có trì? 41/ Thành viên thực kiểm tra có độc lập với đối tượng ‐ 94 ‐    kiểm tra? 42/ Mọi thành viên đơn vị có báo cáo kịp thời cho Ban Giám hiệu cố ? 43/ Các thông tin từ đơn vị liên kết đào tạo với trường có tiếp nhận ghi nhận cách trung thực đầy đủ? 44/ Đơn vị có sử dụng kế tốn thủ cơng (ghi chép tay)? 45/ Các sổ sách cập nhật hàng ngày có cụ thể hóa tài khoản mà chúng phản ánh? 46/ Sổ sách kế tốn viết tay có phân cơng quản lý cho nhân viên phù hợp? 47/ Đơn vị có lập chứng từ riêng cho nghiệp vụ cần chỉnh sửa? 48/ Đơn vị có xác định chu trình kế tốn cụ thể? 49/ Đơn vị có sơ đồ kế tốn mơ tả phương pháp xử lý nghiệp vụ? ‐ 95 ‐    50/ Đơn vị có sổ tay hướng dẫn sử dụng diễn giải chi tiết mục đích nội dung tài khoản? 51/ Hệ thống sổ sổ chi tiết có sử dụng kế tốn có thường xun đối chiếu số liệu hai loại sổ này? 52/ Các hồ sơ kế tốn có lưu trữ sở hành 53/ Ngồi mẫu báo cáo tài bắt buộc phải lập theo quy định, Ban Giám hiệu có u cầu kế tốn lập thêm báo cáo khác để thích hợp với việc quản lý đơn vị? 54/ Ban Giám hiệu có thường xuyên kiểm tra hoạt động kết phận không? 55/ Ban giám hiệu trưởng phịng ban có thường xuyên tổ chức họp giao ban không? 56/ Ban Giám hiệu có kiểm tra lại chứng từ thu-chi để đảm bảo ‐ 96 ‐    khoản thu chi hợp với quy định tài với đơn vị hành nghiệp có thu 57/ Khi có tư vấn kiểm toán yếu kiểm sốt nội bộ, Ban Giám hiệu có sẵn lịng điều chỉnh? 58/ Đơn vị có so sánh số liệu định kỳ sổ sách với thực tế, năm 59/ Các hoạt động khác thường có xét duyệt cụ thể trước ghi sổ? 60/ Đơn vị có phận kiểm sốt nội khơng? 61/ Cơ quan nhà nước có thường xuyên giám sát hoạt động đơn vị? 62/ Ban Giám hiệu có thường xuyên nhận báo cáo tài biên thống kê kịp thời? Phụ lục số 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ HIỆU TRƯỞNG HIỆU PHÓ HIỆU PHĨ PHỊNG ĐÀO TẠO KHOA, BỘ MƠN TRỰC THUỘC BGH THƯ VIỆN PHÒNG QUẢN TRỊ ĐỜI SỐNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỊNG TÀI VỤ HIỆU PHĨ BAN QUẢN LÝ KTX PHÒNG QUẢN LÝ HSSV TRUNG TÂM NGÀNH NƯỚC PHÍA NAM TRUNG TÂM TƯ VẤN XÂY DỰNG ... cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số 2? ?? đời từ cần thiết việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hoạt động hiệu trường ‐? ?2? ?‐    Mục tiêu luận văn: - Vận dụng lý thuyết kiểm. .. luận văn gồm chương: - Chương 1: Lý luân chung kiểm soát nội - Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số - Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội. .. 42 2 .2. 3/ Hoạt động kiểm sốt 44 2. 2.4/ Thơng tin truyền thông 46 2. 2.5/ Giám sát 49 2. 3/ 52 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng số Kết luận chương 55 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG